Directive du commissaire 568-6 : création, contrôle et manipulation des dossiers de la Sécurité préventive et du renseignement de sécurité

Responsabilités

1. Le directeur général, Sécurité, veillera à ce que le Protocole sur la communication de renseignements au Bureau de l'enquêteur correctionnel soit respecté.
2. Le directeur d'établissement/directeur de district veillera à ce que la gestion des informations de sécurité préventive et des renseignements de sécurité respecte la Politique sur la sécurité du gouvernement du Conseil du Trésor.
3. Le membre du personnel chargé de la fonction du renseignement de sécurité (c.-à -d. l'agent du renseignement de sécurité en établissement, l'agent du renseignement de sécurité dans la collectivité, le responsable des agents de libération conditionnelle) :
   1. est responsable de la tenue et de la bonne garde des dossiers de la Sécurité préventive ainsi que de la prévention de l'accès non autorisé à ces dossiers
   2. divulguera des informations de sécurité préventive aux membres du personnel en fonction de leur besoin de savoir
   3. est responsable de la communication des informations de sécurité préventive
   4. rédigera un résumé des renseignements de sécurité protégés selon les besoins
   5. vérifiera les documents classés » Protégé C » avant qu'ils soient transmis à la Commission des libérations conditionnelles du Canada (CLCC), s'il y a lieu
   6. examinera les dossiers de la Sécurité préventive lors de l'admission du délinquant, du transfèrement du délinquant et aux divers points de décision, selon le cas.

Procédures

Emplacement et contenu des dossiers

4. Les classeurs utilisés pour ranger les dossiers de la Sécurité préventive et du renseignement de sécurité seront conformes aux normes définies par la GRC conformément à la Politique sur la sécurité du gouvernement du Conseil du Trésor.
5. Normalement, les dossiers de la Sécurité préventive et du renseignement de sécurité ne contiendront pas de rapports/documents qui se trouvent dans d'autres banques de dossiers sur les délinquants. Seule une copie de l'information pertinente provenant de ces rapports/documents devrait être versée au dossier de la Sécurité préventive et du renseignement de sécurité, pour autant que l'information se rapporte à des renseignements de sécurité précis.
6. Les informations contenues dans les dossiers de la Sécurité préventive et du renseignement de sécurité seront pertinentes et, dans la mesure du possible, confirmées par recoupement et corroboration conformément à la DC 568-2 Consignation et communication de l'information et des renseignements de sécurité.
7. Les conclusions tirées des informations de sécurité préventive et des renseignements de sécurité reçus et analysés, de même que les mesures prises en conséquence, seront consignées au complet dans le dossier de la Sécurité préventive et du renseignement de sécurité.

Contrôle des dossiers

8. Lorsque l'agent du renseignement de sécurité ou le membre du personnel chargé de la fonction du renseignement de sécurité au bureau communautaire donne accès à un dossier de la Sécurité préventive et du renseignement de sécurité, l'information requise sera inscrite sur la chemise du dossier et la personne qui reçoit le dossier y apposera ses initiales.
9. On accordera au Bureau de l'enquêteur correctionnel un accès raisonnable aux dossiers de la Sécurité préventive et du renseignement de sécurité.
10. Toutes les demandes d'accès de la Division des recours des délinquants, des organismes d'application de la loi ou d'autres partenaires du système de justice pénale (à l'exception de la CLCC) au Rapport sur les renseignements de sécurité (CSC/SCC 0232) seront transmises au directeur, Opérations, politiques et programmes de renseignement.
11. Dans chaque cas o๠un Rapport sur les renseignements de sécurité est communiqué à un partenaire, l'auteur du rapport en sera informé, et les précisions sur le demandeur ainsi que le motif de la demande seront inscrits sur la chemise du dossier de sécurité préventive.
12. Tout document qu'il est autorisé de copier ou de retirer d'un dossier de la Sécurité préventive et du renseignement de sécurité sera enregistré par le personnel de la Sécurité préventive et du renseignement de sécurité, qui indiquera clairement ce qui a été copié, le nom de la personne qui a demandé ou reçu la copie ainsi que le motif de la demande en fonction du besoin de savoir établi.
13. L'avis suivant sur la protection des renseignements personnels sera estampillé clairement sur chaque Rapport sur les renseignements de sécurité (CSC/SCC 0232), Rapport d'observation ou de déclaration ou Rapport d'incidents inusités (CSC/SCC 0869) qui est communiqué :

AVIS ’ LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Transmission des dossiers

14. Conformément à la Politique sur la sécurité du gouvernement du Conseil du Trésor :
    1. on suivra le Guide de l'utilisateur du Système de documents sur les délinquants pour transmettre le dossier de la Sécurité préventive et du renseignement de sécurité à la nouvelle unité opérationnelle responsable du délinquant lors de son transfèrement ou de sa mise en liberté sous condition
    2. les bureaux de libération conditionnelle respecteront les normes minimales régissant le matériel utilisé pour l'entreposage des renseignements classifiés ou protégés.

Disposition des dossiers

15. Conformément à l'Autorisation de disposition des documents 96/048, la disposition de tous les dossiers de Sécurité préventive et du renseignement de sécurité doit se faire lorsque l'ex-détenu atteint l'âge de 70 ans ou après que ce soit écoulée une période de cinq ans depuis la date d'expiration du dernier mandat, le plus long de ces deux délais s'appliquant. Ces dossiers seront envoyés au dépôt régional conformément aux procédures régionales en matière d'archivage énoncées dans le Guide de l'utilisateur du Système de documents sur les délinquants.
16. à€ la suite du décès d'un délinquant, la disposition du dossier de Sécurité préventive et du renseignement de sécurité, s'il en existe un, se fera conformément aux procédures régionales en matière d'archivage.
17. Dans les cas o๠le délinquant est visé par une ordonnance de surveillance de longue durée (OSLD), la disposition du dossier de Sécurité préventive et du renseignement de sécurité, s'il en existe un, se fera conformément aux procédures régionales énoncées dans le Guide de l'utilisateur du Système de documents sur les délinquants. Ces dossiers seront envoyés au dépôt régional lorsque l'OSLD aura pris fin.

Demandes de renseignements

18. Division de la politique stratégique
    Administration centrale
    Courriel : Gen-NHQPolicy-Politi@csc-scc.gc.ca

Le Commissaire,

Original signé par :
Don Head

Annexe A : Renvois et définition

Renvois

• DC 568 Gestion de l'information et des renseignements de sécurité
• DC 568-2 Consignation et communication de l'information et des renseignements de sécurité
• DC 701 Communication de renseignements

Besoin de savoir : information qui est pertinente et dont une personne a besoin pour exécuter ses fonctions.