Directive du commissaire 568-2 : consignation et communication de l’information et des renseignements de sécurité

S’applique à tous les membres du personnel, y compris les contractuels et les bénévoles

18. Les renseignements fournis par la police et des partenaires de la justice seront examinés, et leur niveau de sensibilité sera pris en considération. Si le document comme tel doit être versé au(x) dossier(s) de sécurité préventive approprié(s), il portera clairement une mention précisant qu’il s’agit de renseignements à diffusion restreinte requérant la notification du tiers concerné si cela est nécessaire et/ou identifié par l’organisme d’origine. Dans le cas où le document comme tel ne peut être versé au dossier de sécurité préventive, l’agent du renseignement de sécurité préparera un résumé de l’information en utilisant le Rapport d’observation sur les renseignements (CSC/SCC 1445), lequel pourrait devoir porter une mention précisant qu’il s’agit de renseignements à diffusion restreinte requérant la notification du tiers concerné.

19. Le Rapport sur les renseignements de sécurité (CSC/SCC 0232), le Rapport d’observation sur les renseignements (CSC/SCC 1445) et le Document pour séance d’information – renseignements de sécurité (CSC/SCC 1443) dûment remplis ainsi que les supports d’information seront sauvegardés sur le lecteur réseau partagé applicable, conformément aux instructions fournies dans les formulaires.

Commissaire,

Original signé par :

Anne Kelly

Responsabilités

1. Le sous-directeur d’établissement/directeur de district associé/sous-directeur ou le directeur de secteur :
   1. veillera à la consignation et à la communication en temps opportun de l’information et des renseignements de sécurité
   2. veillera à ce que les rapports énumérés dans la présente politique soient téléversés aux lecteurs réseau partagés appropriés du renseignement de sécurité
   3. veillera à ce que l’agent du renseignement de sécurité communique, à la demande de son gestionnaire, l’information/les renseignements de sécurité locaux pertinents au personnel de l’unité opérationnelle et/ou du district dans le cadre de séances d’information. Le moment de tenir des séances, leur fréquence et leur format seront déterminés en fonction de la dynamique de l’établissement/du district, des horaires et des lieux de travail du personnel, des types d’incidents de sécurité/événements de sécurité et des besoins de communication propres à l’unité opérationnelle/au district
   4. veillera à ce que l’information/les renseignements de sécurité locaux pertinents soient communiqués, selon les besoins, aux autres unités opérationnelles du Service correctionnel du Canada, au coordonnateur régional du renseignement et aux organismes partenaires, conformément à la loi et la politique.
2. L’agent du renseignement de sécurité/responsable des agents de libération conditionnelle :
   1. recueillera, évaluera et consignera l’information et les renseignements de sécurité et les communiquera au directeur d’établissement/de district, au sous-directeur d’établissement/ directeur de district associé/sous-directeur et à d’autres membres du personnel et responsables, selon les besoins
   2. fournira des conseils et des recommandations au sous-directeur d’établissement/directeur de district associé/sous-directeur ou au directeur de secteur sur les questions ayant trait au renseignement de sécurité
   3. contribuera activement au processus de gestion des cas, y compris en préparant des résumés des renseignements protégés et de nature délicate contenus dans le dossier de sécurité préventive lorsqu’ils sont requis par les responsables de la gestion des cas aux fins de communication
   4. avisera le coordonnateur régional du renseignement au début de l’enquête lorsque celle-ci touche plus d’une unité opérationnelle.
3. Suivant la réception d’information concernant un membre du personnel, l’agent du renseignement de sécurité communiquera immédiatement l’information reçue au directeur d’établissement/de district ou au sous-directeur d’établissement/directeur de district associé qui fournira des directives sur la gestion de l’information concernant un membre du personnel.
4. Tous les membres du personnel/contractuels/bénévoles consigneront les activités, les comportements ou l’information qu’ils considèrent comme étant importants ou qui sortent de l’ordinaire dans un Rapport d’observation ou déclaration. Le gestionnaire correctionnel aidera les contractuels et les bénévoles qui ont besoin d’aide pour remplir le rapport.

Procédures

5. Les instructions pour la rédaction des rapports de sécurité et des comptes rendus de renseignements de sécurité seront présentées en détail dans la partie des instructions et/ou les annexes des rapports en question.
6. Les membres du personnel en établissement et dans la collectivité procéderont normalement à la consignation et à la communication des renseignements de sécurité en se servant des rapports décrits dans les sections ci-après.

Rapport d’observation ou déclaration

7. Le Rapport d’observation ou déclaration sera normalement utilisé par les membres du personnel en établissement et/ou dans la collectivité (y compris les contractuels et les bénévoles) dans les circonstances suivantes :
   1. lorsqu’un membre du personnel observe des activités ou des comportements ou reçoit de l’information qu’il considère comme étant importants ou qui sortent de l’ordinaire
   2. lorsqu’un membre du personnel reçoit de l’information ou observe des comportements qu’il juge de nature potentiellement sensible
   3. pour consigner les fréquentations, les affiliations, les incompatibilités ou les contacts des délinquants.
8. Selon la nature et le niveau de sensibilité de l’information contenue dans le Rapport d’observation ou déclaration, l’auteur du rapport, en consultation avec l’agent du renseignement de sécurité/responsable des agents de libération conditionnelle au besoin, désignera le document comme Protégé A, B ou C, et le gérera de manière appropriée conformément à la Politique sur la sécurité du gouvernement du Conseil du Trésor.

Rapport d’incident

9. L’information concernant les incidents de sécurité sera signalée, puis consignée dans le Système de gestion des délinquant(e)s, conformément à la DC 568-1 - Signalement et consignation des incidents de sécurité, par le personnel du Renseignement de sécurité en établissement et dans la collectivité et/ou par des directeurs de district associés/responsables des agents de libération conditionnelle ou leurs délégués, en fonction de l’endroit où se trouve le bureau et de la disponibilité du personnel du Renseignement de sécurité.

Rapport sur les renseignements de sécurité

10. L’agent du renseignement de sécurité/responsable des agents de libération conditionnelle utilisera le Rapport sur les renseignements de sécurité (CSC/SCC 0232) pour consigner et communiquer les renseignements de sécurité qui ont été examinés dans le cadre du processus du renseignement de sécurité et pour lesquels des déductions et des conclusions découlant logiquement des diverses étapes du processus du renseignement de sécurité ont été tirées.
11. L’agent du renseignement de sécurité/responsable des agents de libération conditionnelle rédigera le Rapport sur les renseignements de sécurité (CSC/SCC 0232) pour consigner et communiquer des sommaires et des résumés d’autres documents (tels qu’un Rapport d’observation sur les renseignements [CSC/SCC 1445]), ou pour résumer des enquêtes.
12. La marche à suivre pour établir le code normalisé de fiabilité du Rapport sur les renseignements de sécurité est décrite à l’annexe B.

Rapport d’observation sur les renseignements

13. Le Rapport d’observation sur les renseignements (CSC/SCC 1445) doit être utilisé uniquement par le personnel de la Sécurité préventive et du renseignement de sécurité, ou toute autre personne qui exerce une fonction liée au renseignement. Le rapport est utilisé pour consigner toute information qui n’a pas été examinée dans le cadre du processus du renseignement de sécurité. Il pourrait s’agir de renseignements de sources humaines, de communications interceptées, de notes, de photographies ou d’éléments d’information brute.
14. L’auteur du Rapport d’observation sur les renseignements (CSC/SCC 1445) évaluera la fiabilité de l’information et de la source (le cas échéant), tel qu’il est décrit à l’annexe B.
15. Le Rapport d’observation sur les renseignements (CSC/SCC 1445) sera sauvegardé sur le lecteur réseau partagé approprié du renseignement de sécurité. Le document original rempli sera versé au dossier opérationnel 3200-14. À la discrétion de l’auteur, une copie du Rapport d’observation sur les renseignements (CSC/SCC 1445) peut également être versée au(x) dossier(s) de sécurité préventive approprié(s).
16. Chaque fois qu’un Rapport d’observation sur les renseignements (CSC/SCC 1445) est mentionné ou utilisé comme document source dans un Rapport sur les renseignements de sécurité (CSC/SCC 0232), ou qu’il est pris en considération dans le processus décisionnel, une copie doit être versée au(x) dossier(s) de sécurité préventive approprié(s).

Document pour séance d’information – Renseignements de sécurité

17. Le personnel chargé de la fonction du renseignement de sécurité utilisera le Document pour séance d’information – renseignements de sécurité (CSC/SCC 1443) pour consigner la tenue des séances d’information de cette nature qui sont présentées aux gestionnaires, aux membres du personnel ou à des membres d’organismes externes, lorsqu’il n’existe pas d’autres documents ou supports d’information.

Information d’autres sources

18. Les renseignements fournis par la police et des partenaires de la justice seront examinés, et leur niveau de sensibilité sera pris en considération. Si le document comme tel doit être versé au(x) dossier(s) de sécurité préventive approprié(s), il portera clairement une mention précisant qu’il s’agit de renseignements à diffusion restreinte requérant la notification du tiers concerné si cela est nécessaire et/ou identifié par l’organisme d’origine. Dans le cas où le document comme tel ne peut être versé au dossier de sécurité préventive, l’agent du renseignement de sécurité préparera un résumé de l’information en utilisant le Rapport d’observation sur les renseignements (CSC/SCC 1445), lequel pourrait devoir porter une mention précisant qu’il s’agit de renseignements à diffusion restreinte requérant la notification du tiers concerné.

Téléchargement des renseignements de sécurité sur le réseau partagé

19. Le Rapport sur les renseignements de sécurité (CSC/SCC 0232), le Rapport d’observation sur les renseignements (CSC/SCC 1445) et le Document pour séance d’information – renseignements de sécurité (CSC/SCC 1443) dûment remplis ainsi que les supports d’information seront sauvegardés sur le lecteur réseau partagé applicable, conformément aux instructions fournies dans les formulaires.

Commissaire,

Original signé par :

Anne Kelly

Annexe A - Renvois et définitions

Renvois

• DC 087 - Langues officielles
• DC 228 - Gestion de l’information
• DC 568 - Gestion de l’information et des renseignements de sécurité
• DC 568-1 - Signalement et consignation des incidents de sécurité
• DC 701 - Communication de renseignements
• Loi sur les langues officielles

Définitions

Incident de sécurité : toute situation réelle ou soupçonnée qui est illégale, interdite ou perturbatrice et qui peut compromettre la sécurité d’individus, de la collectivité ou de l’établissement, ou tout autre incident qui, par sa nature, pourrait attirer l’attention défavorable des médias.

Information : connaissances acquises sur des situations ou événements particuliers.

Notification du tiers : lorsque des renseignements sont échangés entre des organismes, ils peuvent être assujettis au règlement touchant une tierce personne, ce qui signifie qu’ils ne peuvent être communiqués davantage sans l’autorisation de l’organisme d’origine. La notification du tiers concerné est l’exigence selon laquelle il faut contacter l’organisme d’origine avant de communiquer des renseignements.

Processus du renseignement de sécurité : approche systématique utilisée pour tirer des déductions valides à partir de l’information disponible, grâce à la collecte, à l’évaluation, au regroupement, à l’analyse et à la diffusion de cette information.

Renseignement de sécurité : produit de la collecte, de l’évaluation, du regroupement, de l’interprétation et de l’analyse de l’information disponible concernant les intentions, les capacités et les objectifs d’autres personnes, groupes ou entités.

Résumé : sommaire écrit de l’essentiel des renseignements sans divulguer de renseignements qui répondent aux critères de non-divulgation et que l’on peut donc légitimement refuser de communiquer. Des renseignements sur la rédaction et l’utilisation d’un résumé sont fournis dans la DC 701 – Communication de renseignements.

Séance d’information - renseignements de sécurité : séance d’information comportant la communication de renseignements de sécurité à des membres du personnel, des gestionnaires ou des membres d’organismes externes. Elle peut viser la communication de renseignements sur les groupes menaçant la sécurité et sur les situations émergentes susceptibles de compromettre la sécurité des personnes, de l’établissement ou des opérations dans la collectivité, ou de tout autre renseignement provenant des responsables du renseignement de sécurité ou recueilli par ces derniers. Les séances d’information sont présentées par l’agent du renseignement de sécurité ou tout autre membre du personnel chargé de la fonction du renseignement de sécurité, incluant les coordonnateurs régionaux du renseignement, les analystes du renseignement de sécurité et les responsables des agents de libération conditionnelle