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Gouvernement du Canada / Government of Canada

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Gestion des biens

Instruments habilitants

But

  • Assurer la gestion et la protection appropriées des biens meubles et établir des procédures particulières pour certaines classes de biens et de marchandises

Champ d'application


Directive financière

Correctional Service Canada badge

Numéro : 350-1

En vigueur : 2016-05-16

Sujets connexes

CONTENU

RESPONSABILITÉS

  1. Le contrôleur national veillera à ce que :
    1. une vérification physique des biens soit effectuée au moins une fois par année
    2. les biens soient utilisés aux fins pour lesquelles ils ont été acquis et qu’ils soient protégés
    3. les établissements ou les unités opérationnelles nomment un coordonnateur des biens chargé de superviser leurs activités de gestion des biens
    4. les certifications régionales de fin d’exercice concernant les biens soient examinées et approuvées à l’échelle nationale.
  2. Les contrôleurs régionaux :
    1. veilleront à ce que les établissements ou les unités opérationnelles nomment un coordonnateur des biens chargé de superviser leurs activités de gestion des biens
    2. s’assureront qu’une vérification physique régionale des biens est effectuée dans les délais prescrits
    3. approuveront les résultats de la certification de fin d’exercice relativement aux biens et en rendront compte au directeur, Imputabilité et rapports financiers, dans les délais prescrits
    4. s’assureront de conserver les documents appropriés concernant le travail effectué afin d’appuyer l’approbation de la certification
    5. présideront le Comité d’inspection des biens et le Comité d’étude sur la disposition des biens.
  3. Le directeur général, Direction de la sécurité :
    1. surveillera l’exécution des Évaluations de la menace et des risques pour toutes les installations du SCC, y compris les entrepôts et les aires de stockage, au besoin
    2. fournira du soutien pendant les enquêtes du SCC sur les pertes ou vols de biens
    3. communiquera avec d’autres organismes gouvernementaux pour assurer la sécurité des biens contrôlés
    4. élaborera des politiques et fournira des conseils et des directives concernant la protection des biens protégés et classifiés
    5. donnera des conseils et des directives concernant la protection des biens de valeur.
  4. La Direction de l’imputabilité et des rapports financiers à l'administration centrale (AC) :
    1. s’assurera que toutes les immobilisations sont bien enregistrées dans les comptes publics en les consignant de façon exacte dans le Système intégré de gestion des finances et du matériel (SIGFM)
    2. soutiendra la fonction de gestion des biens en validant la classification des immobilisations et les périodes d’amortissement
    3. examinera les constatations et la Certification du dénombrement des stocks pour confirmer que l'inventaire physique ne contient pas d’erreur relativement au matériel
    4. vérifiera s'il y a eu des arrivages, des sorties ou des transferts au cours de la prise d'inventaire.
  5. Le responsable des Finances à l’administration régionale/l’unité opérationnelle :
    1. observera sélectivement les activités de vérification physique, vérifiera la conformité avec les dates de démarcation des vérifications et cosignera la Certification du dénombrement des stocks
    2. effectuera des vérifications aléatoires/dénombrements par sondages des biens
    3. siégera à titre de membre au sein des Comités d’examen des biens, lorsqu’il y a lieu.
  6. Le directeur, Services de contrats et de gestion du matériel :
    1. agira à titre d'autorité fonctionnelle du SCC responsable de toutes les questions ayant trait aux biens visés par la présente directive
    2. veillera à ce que les politiques et directives des organismes centraux soient communiquées aux employés
    3. amorcera et soutiendra le processus de vérification physique annuelle des biens et recommandera des méthodes d’échantillonnage afin de tester les résultats des vérifications
    4. formulera des recommandations concernant les améliorations à apporter aux processus et procédures de gestion des biens et des stocks
    5. supervisera le gestionnaire national, Services de gestion du matériel
    6. siégera à titre de membre au sein des Comités d’examen des biens, lorsqu’il y a lieu.
  7. Le gestionnaire national, Services de gestion du matériel :
    1. guidera et supervisera la gestion des biens et les vérifications physiques
    2. supervisera l’équipe nationale des Services de gestion du matériel, qui relève de la Direction des services de contrats et de gestion du matériel à l’AC, y compris le Dépôt national
    3. travaillera en étroite collaboration avec les coordonnateurs des biens afin de valider et de vérifier les données sur l’acquisition des biens
    4. s’assurera que quelqu’un s’acquitte du rôle de coordonnateur des biens à l’AC.
  8. Les gestionnaires régionaux, Services de contrats et de gestion du matériel :
    1. superviseront une structure de gouvernance régionale composée de trois Comités d’examen des biens
    2. fourniront une expertise régionale en la matière et se tiendront en liaison avec le directeur, Services de contrats et de gestion du matériel, ou avec le gestionnaire national, Services de gestion du matériel, relativement à toutes les questions concernant la gestion des biens et des stocks
    3. établiront avec les coordonnateurs des biens un calendrier de prise d’inventaire (qui variera en fonction de la nature des biens) en veillant à ce que des vérifications soient effectuées au moins une fois par année
    4. surveilleront la conformité aux politiques dans leur région.
  9. Les coordonnateurs régionaux des biens :
    1. suivront la formation obligatoire sur la gestion des biens destinée aux coordonnateurs des biens, qui est décrite dans la section sur la formation de la présente directive
    2. veilleront à ce que toutes les immobilisations et tous les articles attrayants relevant de leur responsabilité soient identifiés, étiquetés, documentés et enregistrés et que tout changement concernant leur état ou l’endroit où ils se trouvent fasse l'objet d'une mise à jour dans le SIGFM
    3. sauvegarderont tous les formulaires relatifs aux biens pertinents sous forme électronique dans les dossiers de la gestion de l’information, créés par les Services de contrats et de gestion du matériel à l’AC sur le disque partagé du SCC (à accès restreint)
    4. superviseront les vérifications annuelles et périodiques des biens relevant de leur responsabilité
    5. conseilleront les gestionnaires de budget sur les questions concernant les biens, les stocks et les vérifications
    6. fourniront des renseignements et des conseils aux coordonnateurs des biens des unités opérationnelles, au besoin
    7. siégeront à titre de membres au sein des Comités d’examen des biens, lorsqu'il y a lieu.
  10. Les coordonnateurs des biens de l’unité opérationnelle :
    1. suivront la formation obligatoire sur la gestion des biens destinée aux coordonnateurs des biens, qui est décrite dans la section sur la formation de la présente directive
    2. veilleront à ce que toutes les immobilisations et tous les articles attrayants relevant de leur responsabilité soient identifiés, étiquetés, documentés et enregistrés et que tout changement concernant leur état ou l’endroit où ils se trouvent fasse l'objet d'une mise à jour dans le SIGFM
    3. sauvegarderont tous les formulaires relatifs aux biens pertinents sous forme électronique dans les dossiers de la gestion de l’information, créés par les Services de contrats et de gestion du matériel à l’AC sur le disque partagé du SCC (à accès restreint)
    4. superviseront les vérifications annuelles et périodiques des biens relevant de leur responsabilité
    5. consulteront les coordonnateurs régionaux des biens pour tout problème et/ou question en matière de vérification, d’inventaire ou de bien.
  11. Les gestionnaires de budget :
    1. consulteront les bureaux de première responsabilité (BPR) concernés lorsqu’ils planifient des acquisitions
    2. prévoiront et justifieront les acquisitions dans le cadre de la gestion du cycle de vie, conformément à l’annexe E
    3. seront chargés d’effectuer une gestion saine des fonds publics qui leur sont confiés et d’analyser les risques liés au fait de ne pas mettre en œuvre les mesures de contrôle appropriées
    4. veilleront à ce que tous les biens pertinents, y compris ceux achetés au moyen d'une carte d'achat en vertu des pouvoirs qui leur ont été délégués, soient consignés correctement dans le SIGFM ou autres systèmes appropriés servant à gérer les biens
    5. soumettront le formulaire Enregistrement et transaction de biens (CSC/SCC 0958) dûment rempli et la documentation à l’appui au coordonnateur des biens pour les nouveaux biens ou changements aux biens dans les délais prescrits [soit un jour ouvrable suivant la réception du nouveau bien et cinq jours ouvrables dans le cas d’un changement aux renseignements touchant un bien (p. ex., emplacement, code financier et gardien)]
    6. veilleront à ce que les biens assignés à leurs employés soient protégés adéquatement et conservés en lieu sûr
    7. veilleront à ce que les biens prêtés aux employés (dans le but de répondre à une exigence opérationnelle du SCC) ou aux conseillers (dans le but de répondre à une obligation contractuelle du SCC) soient retournés sur demande, une fois les exigences satisfaites ou à la date de fin du contrat
    8. signaleront toute perte de biens, tout dommage aux biens ou tout vol présumé de biens et fourniront les renseignements pertinents sur les circonstances ayant mené à la perte ou au dommage aux autorités compétentes et au Comité d’examen des biens, le plus tôt possible
    9. communiqueront avec le Comité d’étude sur la disposition des biens pour disposer de tout bien excédentaire (la disposition doit être effectuée conformément à l'annexe D)
    10. participeront activement aux vérifications périodiques et annuelles des biens.
  12. Les gardiens :
    1. seront responsables des biens qu'ils utilisent dans le cadre de leurs fonctions au SCC
    2. veilleront à ce que des aires de stockage, des entrepôts ou d’autres installations adéquats soient disponibles pour les biens inutilisés
    3. veilleront à ce que les stocks et les biens soient protégés et que des mesures raisonnables soient prises pour protéger les investissements
    4. signaleront promptement tout changement d’emplacement, toute perte et tout dommage aux biens et fourniront les renseignements pertinents sur les circonstances ayant mené à la perte ou au dommage au gestionnaire de budget et aux autorités compétentes
    5. veilleront, lorsqu'il y a lieu, à ce qu'une copie signée du formulaire Permission de retirer du matériel de l'immeuble (CSC/SCC 1026) et du formulaire Prêt de biens de l'État aux employés (CSC/SCC 1216) soit conservée au dossier afin d'y inscrire toutes les activités liées au retrait de tout article, bien ou matériel d'un endroit quelconque
    6. aviseront le coordonnateur régional des biens ou le coordonnateur des biens de l’unité opérationnelle du départ d’un employé, de la suspension de ses fonctions ou de sa mutation régionale, conformément aux procédures de départ des employés du SCC, lesquelles nécessitent que l’employé remplisse le formulaire Autorisation de départ pour l’employé(e), contractuel(le) et autre personne (CSC/SCC 0816).
  13. Les preneurs d'inventaire :
    1. effectueront les dénombrements des biens ainsi que les rapprochements, selon les besoins
    2. rédigeront des rapports, selon les besoins.

GOUVERNANCE

  1. Le SCC favorisera l’optimisation des ressources et une saine gérance dans la gestion des biens. À cette fin, il aura recours à :
    1. des processus stratégiques et intégrés de prise de décisions et de gestion pour optimiser l'utilisation des biens
    2. une approche axée sur le risque et la complexité en ce qui concerne les processus, les systèmes, la capacité, le ressourcement, la surveillance et l'établissement de rapports, à l'appui des résultats des programmes
    3. une approche fondée sur la gestion du cycle de vie qui tient compte des coûts directs et indirects des biens, de façon à assurer la capacité de payer, la rentabilité et le rendement
    4. la prise en considération du rendement des biens et de l'utilisation des biens dans les décisions liées à leur conservation ou à leur aliénation prises en vue d'appuyer la prestation des programmes
    5. la délégation des pouvoirs fondée sur le besoin, la capacité et un régime efficace de reddition de comptes et de responsabilités
    6. une gestion efficiente et efficace des processus opérationnels ainsi que des renseignements exacts et fiables pour la gestion du rendement et l’attribution des coûts.
  2. La présente directive s’applique à tous les biens et tous les stocks que gère le SCC, en particulier :
    1. aux immobilisations [dont la valeur d’acquisition est de plus de 10 000 $ (taxes exclues)], tel qu’il est indiqué dans la Directive financière FOps-DIR-2014-333 – Comptabilisation des immobilisations
    2. aux articles attrayants, définis dans la section sur les articles attrayants de la présente directive et le document SCM-INST-2015-019 – Lignes directrices sur les articles attrayants
    3. à tous les stocks du SCC.
  3. La présente directive exclut le financement et le traitement comptable de transactions liées à des immobilisations, qui sont régis par la Directive financière FOps-DIR-2014-333 – Comptabilisation des immobilisations.
  4. CORCAN respectera les politiques et les procédures énoncées dans la directive, sauf si l’organisme a lui-même des principes directeurs.

Comités d’examen des biens

  1. Le SCC doit se doter d’un régime de contrôle pour surveiller la conformité aux politiques en matière de gestion des biens ainsi qu’aux procédures connexes. Il doit également avoir en place des structures appropriées pour la reddition de comptes et la prise de décisions.
  2. Les Comités d’examen des biens prennent des décisions et formulent des recommandations concernant des modifications au registre des biens et des aliénations. Seules les personnes détenant les pouvoirs délégués peuvent donner des approbations, conformément à l’Instrument de délégation des pouvoirs de signer des documents financiers.
  3. Les trois comités d’examen décrits ci-après supervisent la gestion des biens.
    1. Le Comité d’examen des biens considère, examine et approuve les modifications aux biens détenus dans son domaine de responsabilité, d'une valeur égale ou inférieure à 25 000 $, comme il est indiqué à l’annexe B.
    2. Le Comité d’inspection des biens considère, examine et approuve les modifications aux biens détenus dans son domaine de responsabilité, d'une valeur de plus de 25 000 $, comme il est indiqué à l’annexe C.
    3. Le Comité d’étude sur la disposition des biens examine et approuve les propositions visant l’aliénation de biens, comme il est indiqué à l’annexe D.

Classes de biens

  1. Voici les classes de biens et leur BPR respectif :
    1. matériel de technologie de l’information et appareils audio et visuels (autres que ceux liés à la sécurité) – le dirigeant principal de l’information
    2. véhicules du parc automobile – le directeur général, Direction des services techniques et des installations
    3. terrains et bâtiments – le directeur général, Direction des services techniques et des installations
    4. appareils de sécurité servant à la vidéosurveillance et à l’audiosurveillance – le directeur général, Direction de la sécurité, et le directeur général, Direction des services techniques et des installations
    5. biens non durables, y compris les services d’alimentation – le directeur général, Direction des services techniques et des installations
    6. matériel lié à la santé – le directeur général, Direction des services de santé.
    7. armes et armes à feu – le directeur général, Direction de la sécurité
    8. autres appareils vidéo (non liés à la sécurité du Service) – le dirigeant principal de l’information
    9. biens de protection personnelle (excluant les uniformes et les vêtements d’usage général) – le directeur général, Direction de la sécurité (ou le représentant régional).
  2. Pour la classe de biens dont il est responsable, chaque BPR :
    1. s’il y a lieu, veillera à ce que la planification des investissements pour les acquisitions soit assurée et que des stratégies de développement durable soient adoptées
    2. mettra en œuvre un mécanisme de contrôle adéquat aux fins de la planification, de l'identification et de la gestion de ces biens dans le SIGFM ou autres systèmes appropriés servant à gérer les biens
    3. pour certains biens précis (p. ex., biens immobiliers, véhicules et armes à feu), désignera le titulaire d’un poste chargé de gérer et d’enregistrer les biens dans le SIGFM ou autres systèmes appropriés servant à gérer les biens
    4. s’il y a lieu, travaillera en étroite collaboration avec les coordonnateurs régionaux des biens et les coordonnateurs des biens des unités opérationnelles qui gèrent et enregistrent les biens dans le SIGFM ou autres systèmes appropriés servant à gérer les biens au nom des BPR, et veillera à ce que les documents adéquats soient fournis pour appuyer l’entrée des biens dans les registres
    5. établira, définira et communiquera clairement une stratégie de contrôle des stocks et de vérification des biens axée sur le risque, laquelle sera mise en application de façon uniforme dans l’ensemble du SCC
    6. participera activement aux vérifications annuelles et périodiques des biens et certifiera les avoirs du SCC, sur demande
    7. demandera l’aliénation de biens applicables par l’entremise du Comité d’étude sur la disposition des biens approprié et de programmes pertinents (p. ex., le Programme des ordinateurs pour les écoles), ), et informera chaque année la haute direction des stratégies d’aliénation
    8. suivra les pratiques d’aliénation établies pour les biens qui ne font pas partie du mandat du Comité d’étude sur la disposition des biens (p. ex., biens immobiliers et armes à feu).

ARTICLES ATTRAYANTS

  1. Les articles attrayants sont les articles dont le coût unitaire est supérieur à 1 000 $ et inférieur à 10 000 $ (taxes exclues) et qui sont utilisés couramment dans leur forme actuelle ou légèrement modifiée. Normalement, de tels articles peuvent être transportés à la main, facilement dérobés ou convertis à un usage personnel. Comme ces articles sont particulièrement susceptibles d'être perdus, de faire l'objet d'une fraude ou d'être volés, un registre doit être établi à des fins de contrôle.
  2. Pour obtenir des directives détaillées sur la façon de déterminer quels biens sont des articles attrayants et connaître les procédures à suivre, veuillez vous reporter au document SCM INST 2015 019 – Lignes directrices sur les articles attrayants.
  3. Les articles attrayants seront enregistrés au moyen du formulaire Enregistrement et transaction de biens (CSC/SCC 0958). Tous les changements à l’état d’un bien, qu’il s’agisse d’une perte, d’un vol, d’un prêt, d’un transfert ou d’une aliénation, nécessiteront une mise à jour à l’aide du même formulaire Enregistrement et transaction de biens (CSC/SCC 0958) afin que la modification soit enregistrée.
  4. Les articles attrayants sont désignés comme des « biens imputés à l'exercice » dans le SIGFM (Module sur les immobilisations).
  5. Le SCC enregistrera dans son SIGFM certaines catégories précises de biens classés comme articles attrayants, sans égard au prix. Les catégories de biens sont les suivantes :
    1. toutes les armes et armes à feu et certains articles du matériel de sécurité, comme il est indiqué dans le document SCM-INST-2015-019 – Lignes directrices sur les articles attrayants
    2. tous les biens de protection personnelle qui ne sont pas destinés à l’usage du public
    3. tous les défibrillateurs externes automatisés
    4. tout le matériel de surveillance vidéo.

GESTION DU CYCLE DE VIE

  1. Les stratégies de gestion du matériel doivent toujours tenir compte des coûts totaux du cycle de vie et des avantages des solutions de rechange permettant de satisfaire aux exigences du programme.
  2. Grâce aux techniques de détermination des coûts durant le cycle de vie, le SCC peut évaluer les coûts totaux pour l'État en ce qui concerne la location ou l'achat d'un bien avant son acquisition. Pour mener cette évaluation, on étudie des facteurs tels que la valeur actuelle des coûts de l’exploitation future, de l’entretien et de l’aliénation, en plus des coûts initiaux et continus en capital.
  3. En adoptant cette approche pour gérer le matériel, le SCC peut s'assurer que ses décisions en matière de gestion du matériel et de gestion des biens sont prudentes sur le plan financier et qu'elles permettent à l'État d'obtenir le meilleur rapport qualité-prix qui soit.
  4. L'identification et l'aliénation du matériel excédentaire sont des éléments importants de la gestion du cycle de vie des biens.
  5. Des stratégies et des renseignements détaillés sur la gestion du cycle de vie, y compris la façon de traiter les transferts, les prêts et l’enregistrement des biens, sont fournis à l’annexe E.

VÉRIFICATIONS DES BIENS

  1. Le SCC appuie l'utilisation de différentes approches et méthodes d’inventaire physique.
  2. Les vérifications ont lieu périodiquement et annuellement, selon l'analyse du risque.
  3. Les procédures à suivre pour la planification et l'exécution de vérifications physiques périodiques et annuelles des biens, y compris l’analyse du risque et l’établissement du calendrier, se trouvent dans le document CMS-INST-2014-005 – Instructions relatives à la vérification physique des biens.
  4. Les différents types d’inventaire sont décrits ci-après.
    1. Inventaire cyclique – Cette méthode consiste à dénombrer un petit groupe prédéterminé de biens et de matériels fréquemment, selon un calendrier récurrent, tout au long de l’année afin de réduire ou d’éliminer les erreurs d’inventaire (p. ex., les fournitures médicales sont dénombrées à la fin et au début des quarts de travail). Les gardiens doivent s’assurer qu'il existe des documents adéquats et complets à l'appui des résultats ou conclusions.
    2. Inventaire complet – Dans le cadre de cette méthode, le coordonnateur des biens supervise le dénombrement physique de tous les stocks détenus à l’unité opérationnelle relevant du gestionnaire de budget. Les résultats ou conclusions sont certifiés par le coordonnateur des biens et par une tierce partie indépendante (p. ex., les Finances).
    3. Inventaire aléatoire (par échantillonnage) – Cette méthode, selon la nature des biens (taille, lieu, investissement, risque, etc.), est utilisée lorsqu'un coordonnateur des biens propose l’utilisation d’un échantillon de documents comptables pour déterminer si les registres sont exacts et complets. Si un coordonnateur des biens propose cette méthode pour un prochain inventaire des stocks, il faut consulter l’autorité fonctionnelle du SCC et les responsables des Finances. Une fois que les résultats sont disponibles et que des conclusions ont été tirées à partir du modèle d’échantillonnage, l’inventaire sera certifié par le coordonnateur des biens et une tierce partie indépendante (p. ex., les Finances). Cependant, si le taux d’erreurs excède un seuil acceptable, ce qui indique la possibilité que les registres ne soient pas exacts, une vérification intégrale devra être effectuée.
    4. Inventaire hybride – Cette méthode combine l'inventaire complet et l'inventaire aléatoire (par échantillonnage). Par exemple, une région, un établissement ou une unité opérationnelle peut choisir d'effectuer une vérification aléatoire d'un échantillon de ses biens d'une valeur de 1 000 $ à 9 999,99 $, et une vérification complète de toutes ses immobilisations et tous ses articles attrayants. Dans un tel cas, l'échantillon de biens autres que des immobilisations utilisé aux fins de la vérification aléatoire doit être assez grand pour permettre de tirer une conclusion sur les registres de tous ces biens dans la base de données. L'approche et la méthode utilisées doivent être consignées, de même que les résultats.
    5. Inventaire d’enquête – Cette méthode est utilisée pour établir les faits et n’est pas prévue ni planifiée. Elle a pour objet de répondre à des préoccupations précises soulevées par un gardien ou une autorité interne ou externe. Seuls les employés autorisés par leur BPR principal y prendront part. Il est nécessaire de consulter au préalable l’autorité fonctionnelle du SCC, et les résultats du processus de vérification détermineront les étapes ultérieures.

Vérifications périodiques des biens

  1. Une vérification périodique des biens peut être effectuée à tout moment, lorsqu’un gestionnaire de budget estime qu'il est nécessaire de faire le rapprochement de son propre registre des biens et/ou si l'autorité fonctionnelle du SCC estime qu'il est nécessaire de le faire.
  2. Les conclusions des vérifications permettront :
    1. de confirmer l’exactitude des registres
    2. d’identifier les nouveaux biens trouvés
    3. de signaler les biens manquants, perdus ou volés.
  3. Dans le cas où des biens manquent, le coordonnateur des biens consultera le Comité d’examen des biens ou le Comité d’inspection des biens (selon la valeur des biens en question) avant de prendre d’autres mesures.
  4. Une fois que la vérification est terminée et que toutes les mesures correctives ont été prises, il faut mettre les données à jour dans le SIGFM.
  5. Les documents à l'appui de la vérification doivent être conservés aux dossiers dans le secteur de responsabilité et, en cas de besoin, être présentés sur demande.

Vérifications annuelles des biens

  1. L’autorité fonctionnelle du SCC amorcera, par l’envoi d’une lettre d’appel, la vérification annuelle des biens enregistrés dans le SIGFM en ce qui a trait aux biens en main, et ce, le 31 mars de chaque année afin que des rapports à jour puissent être présentés à la Direction de l’imputabilité et des rapports financiers à l'AC dans les délais prescrits et conformément au document SCM INST 2014 005 – Instructions relatives à la vérification physique des biens.
  2. Les méthodes d'inventaire suivantes sont approuvées pour la vérification annuelle des biens :
    1. vérification complète
    2. vérification aléatoire (par échantillonnage)
    3. vérification hybride.
  3. Les certifications régionales de fin d’exercice finales et à jour relativement aux biens sont signées par les contrôleurs régionaux et le directeur, Opérations financières à l’AC, puis présentées au directeur, Imputabilité et rapports financiers, dans les délais prescrits et conformément au document SCM INST 2014 005 – Instructions relatives à la vérification physique des biens. Le contrôleur national les examinera et donnera son approbation à l’échelle nationale. La certification de fin d’exercice finale approuvée et consolidée concernant les biens est présentée au dirigeant principal des finances du SCC, qui la soumettra au commissaire. Une copie des résultats doit être envoyée au directeur général, Direction de la sécurité.

STOCKS

  1. Il y a deux types de stocks au SCC :
    1. ceux qui sont financés par l’État, et dont le SCC est le propriétaire
    2. ceux qui sont créés au moyen de fonds non publics et qui, par conséquent, ne relèvent pas directement du SCC (p. ex., les cantines de détenus).
  2. Même si le SCC n’est pas responsable des inventaires ou des stocks non financés par l’État, il tiendra des dossiers exhaustifs et exacts de tous les inventaires.

Catégories de stocks

  1. Les catégories de stocks et leurs BPR respectifs sont décrits ci-après.
    1. Matériel de construction - Direction des services techniques : comprend le matériel utilisé pour l’entretien des établissements. Des dénombrements physiques doivent être effectués conformément aux procédures de la Direction des services techniques.
    2. Articles de cantine des détenus - Directeur adjoint, Services de gestion  : comprend tous les articles de cantine approuvés achetés par le SCC avec les fonds publics ou par la cantine des détenus en vue de les revendre à ceux-ci dans le cadre de ses activités. Les dénombrements physiques doivent être effectués conformément à la DC 890 - Cantines appartenant aux détenus .
    3. Matériel consommable - Directeur adjoint, Services de gestion : comprend tout le matériel qui doit être consommé au cours d’une année à venir directement ou indirectement dans le cadre de la prestation d’extrants de programme, pour lequel on ne tient pas de dossiers une fois qu’il a été livré à l’usager (p. ex., matériaux de construction, fournitures d’impression et de bureau, articles d’hygiène, produits de nettoyage non dangereux, pétrole, huile et lubrifiants).

      Nota 1 : cette catégorie englobe les articles emmagasinés en vrac par les Services en établissement, pour lesquels les consommateurs sont les détenus ou les agents du SCC.

      Nota 2 : les inventaires du matériel consommable doivent seulement être exacts à 95 p. 100 en raison de la nature des articles, du risque de perte, du volume des opérations et de l'effort qu'exige le contrôle de ces articles en regard des avantages que procure ce contrôle.
    4. Articles entreposés appartenant à l'établissement - Directeur adjoint, Services de gestion : comprend tous les articles temporairement entreposés par la Division de la gestion du matériel dont les gestionnaires de budget sont responsables. Les dénombrements physiques doivent être effectués conformément aux procédures des Services de contrats et de gestion du matériel.
    5. Alimentation - Direction des services techniques : les dénombrements physiques des aliments doivent être effectués conformément aux IP 880-01 – Services d'alimentation centralisés et aux IP 880-02 – Services d'alimentation Préparation de repas en petits groupes
    6. Matériel dangereux - Direction des services techniques : comprend tout matériel qui est inflammable, corrosif, oxydant, explosif, toxique ou radioactif. Les dénombrements physiques doivent être effectués conformément aux procédures de la Direction des services techniques.
    7. Matériel industriel - Direction des services techniques : il s'agit des articles de matériel qui ne peuvent être consommés que par la dépréciation et l'usage. Même si ces articles peuvent être fixés ou mis en place dans des endroits prescrits, ils ne perdent pas leur identité ni ne deviennent des parties intégrantes d'autres installations ou matériel. Normalement, les articles de cette catégorie requièrent des services d'entretien réguliers. Ils incluent tous les articles contrôlables des ateliers industriels et professionnels. Les dénombrements physiques doivent être effectués conformément au Guide des procédures financières de CORCAN.
    8. Lingerie en établissement, fournitures et articles connexes - Directeur adjoint, Services de gestion : comprend des articles comme des vêtements et de la lingerie de base pour les établissements, des vêtements liés à l’emploi (p. ex., blouses, tabliers et vêtements liés aux services alimentaires pour les employés et les détenus), des uniformes et des fournitures. Les dénombrements physiques doivent être effectués conformément aux procédures de la Direction des services techniques.
    9. Articles du Dépôt national - Services de contrats et de gestion du matériel : comprend tous les articles entreposés à l’échelle nationale au Dépôt national, comme les vêtements, la literie, la lingerie et les uniformes. Les dénombrements physiques doivent être effectués conformément aux procédures des Services de contrats et de gestion du matériel.
    10. Stupéfiants et drogues – Direction des services de santé : comprend les médicaments non contrôlés (sans ordonnance) et contrôlés (avec ordonnance). Les dénombrements physiques doivent être effectués conformément aux Services offerts par les pharmacies régionales – Guide sur les opérations et les normes.
    11. Matières premières : comprend les matériaux utilisés dans la production primaire ou la fabrication d’un bien. Les dénombrements physiques doivent être effectués conformément au Guide des procédures financières de CORCAN.
    12. Véhicules, équipement de construction et autres - Direction des services techniques : comprend tous les véhicules motorisés et peut comprendre des véhicules non motorisés conçus pour être associés à un véhicule motorisé. Les dénombrements physiques doivent être effectués conformément à la DSI 335 – Gestion du parc automobile .

Stocks à ne pas dénombrer

  1. Il ne faut pas dénombrer un groupe limité de stocks afin de :
    1. retirer les articles de faible valeur (et dont le volume de consommation est élevé) de la liste d’inventaire
    2. réduire la charge de travail liée aux dénombrements des stocks de fin d’exercice
    3. réduire le temps d’administration sans influer sur l’information financière ou en matière de coûts requise pour le processus décisionnel.
  2. Toutes les fournitures qui sont considérées comme ayant une valeur négligeable (p. ex., les fournitures de bureau qui sont gardées en lieu sûr) doivent être comptabilisées dans l’exercice au cours duquel elles sont achetées et, par conséquent, ne devraient pas être considérées comme des articles d’inventaire.
  3. Les articles en stock qui ne font pas partie de l’inventaire devraient être clairement étiquetés, de sorte qu’ils soient facilement repérables au moment d’effectuer le dénombrement des stocks.
  4. Lorsqu’on ne sait pas si un article d’inventaire doit être comptabilisé, il convient de consulter le BPR et/ou le coordonnateur des biens approprié.

FORMATION

  1. On recommande que les gestionnaires de budget et les gardiens terminent le module d'apprentissage en ligne Aperçu de la gestion des biens à l'intention des gestionnaires de budget et des gardiens (AM1).
  2. Les coordonnateurs des biens, les responsables de la gestion du matériel et autres employés devant créer et mettre à jour des dossiers dans le SIGFM doivent terminer avec succès :
    1. le module obligatoire d'apprentissage en ligne Aperçu de la gestion des biens à l'intention des coordonnateurs des biens et des responsables de la gestion du matériel (AM2)
    2. le jeu-questionnaire à l’intention des utilisateurs du module Gestion des immobilisations du SIGFM.

CONSÉQUENCES

  1. Des mesures correctives sont requises pour gérer l’omission de se conformer à la présente directive. Les mesures correctives peuvent comprendre de la formation additionnelle, des modifications aux procédures et aux systèmes, l’annulation ou la modification de l’accès au système, la suspension ou le retrait du pouvoir délégué, des mesures disciplinaires et toute autre mesure jugée appropriée.

Commissaire adjointe,
Services corporatifs

Original signé par :
Liette Dumas-Sluyter

ANNEXE A - RENVOIS ET DÉFINITIONS

RENVOIS

DÉFINITIONS

Acquisition: transaction qui ajoute au registre des biens du SCC des biens matériels; cela inclut les dons, les commandites et les locations.

Aliénation : le fait de soustraire à la garde d’un ministère ou d’un organisme sous forme de transfert de propriété ou de recyclage à titre de rebut.

Aliénation en vue de réduire les coûts: lorsque les coûts totaux estimatifs [y compris les frais de manutention, de transport et d’entreposage directs et les coûts liés à la Direction de la distribution des biens de la Couronne (DDBC) et aux Centres de distribution des biens de la Couronne exploités par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, etc.] d’une aliénation sont susceptibles de dépasser les recettes provenant de la vente. Les biens de faible valeur ou sans valeur marchande peuvent être donnés, recyclés ou détruits d’une manière acceptable sur le plan environnemental s’il s’agit du moyen d’aliénation le plus rentable, qui peut résister à l’examen du public. Dans la majorité de ces cas, le SCC devrait conclure des accords d’offres à commandes par l’intermédiaire de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada ou faire des arrangements avec la DDBC pour aliéner des produits en bois, en métal, en papier ou en carton, des tissus ou chiffons et même des étuis de cartouche, etc. L’aliénation en vue de réduire les coûts ne doit être utilisée qu’en cas d’exception.

Améliorations : toute modification, conversion, amélioration, addition ou autre altération qui rehausse ou par ailleurs accroît la fonctionnalité, l’efficacité ou la capacité d’un bien original ou de l’une de ses composantes. Les dépenses d’amélioration englobent les dépenses se rapportant à la modification ou à la modernisation d’un bien pour en prolonger sensiblement la durée de vie utile ou en accroître la fonctionnalité.

Appareils de sécurité servant à la vidéosurveillance : biens mobiles ou fixes utilisés pour la surveillance de sécurité (p. ex., télévisions en circuit fermé et caméras de l’équipe d’intervention en cas d’urgence) Aux fins de la présente directive, les caméras manuelles de faible valeur (de moins de 1 000 $) ne sont pas incluses dans cette catégorie.

Articles attrayants : articles dont le coût unitaire est supérieur à 1 000 $ et inférieur à 10 000 $ (taxes exclues) et qui sont utilisés couramment dans leur forme actuelle ou légèrement modifiée. Habituellement, de tels articles peuvent être transportés à la main, facilement dérobés ou convertis à un usage personnel. Comme ils peuvent aisément être perdus, faire l’objet d’une fraude ou être volés, il faut établir un dossier sur ceux-ci à des fins de contrôle.

Biens contrôlés: biens indiqués dans l'Annexe – Liste des marchandises contrôlées de la Loi sur la production de défense.

Biens corporels : biens ayant une existence physique, ce qui comprend les biens meubles et immeubles (p. ex., terrains, équipement, immeubles et logiciels informatiques).

Biens incorporels: biens qui n’ont pas d’existence physique, ce qui comprend les noms de marque, les droits d’auteur, les franchises, les permis, les brevets, les listes d’abonnés, les marques de commerce, les droits fonciers et les servitudes.

Biens meubles: biens corporels très variés, comme de l’équipement (p. ex., de bureau, de technologie de l’information, de télécommunications, scientifique), des meubles et des accessoires, ainsi que des biens de plus grande taille (p. ex., des véhicules et des bateaux).

Biens de protection personnelle : matériel de protection personnelle utilisé par les employés pour certaines tâches précises dans le cadre de leur travail. Aux fins de la présente directive, ces biens font partie de la catégorie équipement de protection ou équipement de protection personnelle dans le Manuel du matériel de sécurité du SCC (p. ex., gilet pare-balles, matériel de sécurité et équipement de l’équipe d’intervention en cas d’urgence).

Certification du dénombrement des stocks : document signé à l'appui de la Lettre de déclaration concernant la vérification annuelle des biens. Le document signé certifie que le dénombrement physique concorde avec les registres d'inventaire.

Contrôle des stocks : inventaire du matériel au moyen de méthodes et de procédures reconnues de comptabilité et de gestion du matériel.

Gardien : le détenteur d'un bien.

Gestion du cycle de vie : gestion efficace et efficiente des biens tout au long du continuum des démarches, allant de la détermination d'un besoin jusqu'à l'aliénation et au remplacement du bien acquis afin de répondre au besoin. Les étapes de la gestion du cycle de vie comprennent : l'évaluation des besoins; l'analyse des options; la planification des acquisitions; l'acquisition; l'exploitation, l'utilisation et l'entretien; ainsi que l'aliénation et le remplacement d'un bien.

Immobilisations : aux fins de la présente directive, comprennent généralement les biens corporels acquis, construits ou mis au point dans l'intention d'être utilisés de façon continue et qui ne sont pas destinés à être revendus dans le cours normal des activités. Elles englobent également les améliorations. Les ministères comptabiliseront comme une immobilisation les biens qui, en plus de satisfaire aux conditions précitées, possèdent une vie utile supérieure à un exercice et dont le coût unitaire excède 10 000 $, taxes exclues.

Jetable : destiné à être jeté après son utilisation ou sa consommation (p. ex., piles et munitions).

Juste valeur marchande: prix dont conviendraient deux parties compétentes n'ayant aucun lien de dépendance, agissant en toute liberté et en pleine connaissance de cause dans un marché où la concurrence peut librement s'exercer.

Lettre de déclaration : attestation écrite par laquelle la direction confirme au vérificateur général et aux signataires des états financiers consolidés du gouvernement du Canada qu'elle assume la responsabilité des données financières à inclure dans les états financiers consolidés vérifiés du gouvernement du Canada qui apparaissent dans les Comptes publics du Canada. La Lettre de déclaration confirme également que la direction a déclaré toute l'information importante et pertinente au vérificateur externe.

Matériel: tous les biens meubles acquis par Sa Majesté du chef du Canada, à l’exception de l’argent et des dossiers.

Programme des ordinateurs pour les écoles: initiative nationale, dirigée par le gouvernement fédéral et réalisée en collaboration avec toutes les provinces et tous les territoires, le secteur privé et le secteur bénévole. Les organismes financés dans le cadre du programme recueillent, réparent et remettent à neuf des ordinateurs excédentaires provenant des administrations publiques et du secteur privé, puis les distribuent aux écoles, aux bibliothèques publiques, aux organismes d’apprentissage sans but lucratif et aux collectivités autochtones dans l'ensemble du Canada.

Radiation : processus par lequel un bien est retiré des stocks du ministère et n’est pas vendu pour un profit ni échangé (contrairement à une réduction de la valeur). On entreprend habituellement une radiation lorsqu’un bien est perdu ou volé, lorsqu’on s’attend à ce que, à long terme, le bien ne contribue plus à la capacité ministérielle de fournir des biens et des services, ou lorsqu’il y a une perte de valeur permanente en raison d’un vol, d’un incendie, d’un accident, d’une destruction, d’une catastrophe naturelle ou d’une désuétude qui rend le bien inutilisable.

Rapprochement : comparaison faite entre deux ensembles de données visant à constater leur exactitude et leur concordance (p. ex., vérifier que chaque bien dénombré dans le cadre d'une vérification physique des biens est correctement inscrit dans le SIGFM).

Réduction de la valeur: mesure comptable où la valeur comptable nette d’un bien immobilisé est réduite afin de refléter un déclin permanent de sa valeur. Lorsque la valeur d’un bien immobilisé est réduite, celui-ci demeure dans les livres comptables ministériels.

Registre des biens : registre créé dans un système de gestion des biens du SCC qui permet de faire le suivi des caractéristiques d’un bien (p. ex., valeur, amortissement, lieu, gardien, statut et catégorie). Ce registre est également utilisé lors de la vérification des biens physiques par rapport aux actifs du SCC.

Rendement des biens : mesure du rendement qui tient compte des coûts de fonctionnement et d’entretien d’un bien en fonction de normes ou d'objectifs fixés.

Stocks: articles en stock dans les établissements ou conservés dans des installations d'entreposage. Cela comprend les articles en réparation ou qui figurent dans le SIGFM ou autres systèmes appropriés servant à gérer les biens.

ANNEXE B - COMITÉ D’EXAMEN DES BIENS

MANDAT

  1. Le Comité d'examen des biens (CEB) procède à une évaluation indépendante de toutes les pertes de biens et autres propositions de modifications au registre des biens, d’une valeur inférieure à 25 000 $.
  2. Dans le cas de pertes, le CEB étudiera les faits ou les événements qui ont mené à la perte et formulera des recommandations quant aux mesures correctives à prendre.
  3. Lorsqu’une demande de modification au registre des biens est reçue, le CEB se penchera sur les justifications à l’appui de la proposition, puis approuvera la demande ou recommandera qu’une enquête approfondie soit effectuée.
  4. Le CEB informera le chef régional, Services financiers, ou le contrôleur régional de toute situation ou tout incident qui pourrait indiquer une anomalie du système à l’échelle nationale.

MEMBRES

  1. Les membres prendront des décisions au nom de l’unité opérationnelle qu’ils représentent et posséderont les pouvoirs délégués nécessaires pour approuver ou, dans le cas des établissements, recommander au gestionnaire de budget des mesures concernant les pertes ou les modifications au registre des biens de moins de 10 000 $, tel qu’il est indiqué à la colonne 35 – Radiation d’actifs de l’Instrument de délégation des pouvoirs de signer des documents financiers du SCC.
  2. Le chef, Services financiers, à l'unité opérationnelle sera le président du CEB.
  3. Les membres peuvent comprendre les personnes suivantes :
    • chef, Gestion du matériel à l’unité opérationnelle (ou un poste équivalent)
    • agents financiers
    • coordonnateur des biens.

EXIGENCES

  1. Le CEB recommandera la radiation de tout bien d’une valeur inférieure à 10 000 $ au gestionnaire de budget.
  2. Le CEB recommandera la radiation de tout bien d’une valeur supérieure ou égale à 10 000 $ et inférieure à 25 000 $ au contrôleur régional.
  3. Les décisions doivent être communiquées à la Direction de l’imputabilité et des rapports financiers de l’AC relativement aux exigences en matière d’établissement de rapports.

MANIÈRE DE PROCÉDER

  1. Lorsque le président pourrait être perçu comme étant en conflit d’intérêts relativement à une demande dont est saisi le CEB, un autre membre régional sera prié d'assumer le rôle de président.
  2. Au besoin, le chef régional, Services financiers, ou la personne désignée agira à titre de conseiller auprès du CEB, lui fournira un soutien et/ou l'aidera à interpréter les politiques financières.
  3. Des services de secrétariat seront fournis au CEB par le chef de la Gestion du matériel à l’unité opérationnelle.
  4. En plus de réunions ad hoc visant à examiner les pertes de biens et autres propositions de modifications au registre des biens au fur et à mesure qu’elles surviennent, les membres du CEB se rencontreront au moins une fois par année pour analyser les tendances en matière de gestion des biens et se pencher sur les résultats des vérifications annuelles. Ces réunions annuelles peuvent être coordonnées par téléconférence avec les réunions annuelles du Comité d’inspection des biens en vue de permettre une perspective régionale globale
  5. Le CEB veillera à ce que toutes les décisions soient documentées et consignées officiellement. Les formulaires approuvés seront sauvegardés dans le dossier national sur la gestion de l’information du CEB, créé par les Services de contrats et de gestion du matériel à l’AC sur le disque partagé du SCC (à accès restreint).
  6. À l’occasion, il se peut que le Comité d'inspection des biens demande au CEB de justifier certaines décisions ou de mener une enquête approfondie sur une situation particulière.
  7. Suivant la prise de décisions, les membres du CEB veilleront à ce que toute modification à apporter aux bases de données sur les biens et les renseignements financiers soit effectuée dès que possible.

PROCESSUS DE RAPPORT

  1. Pour que le CEB entreprenne l'examen d’une perte ou autre proposition de modification aux registre biens, les documents suivants doivent lui être soumis :
    1. le formulaire Enregistrement et transaction de biens (CSC/SCC 0958) qu'a rempli le coordonnateur des biens et qui contient suffisamment de renseignements pour décrire clairement les biens devant être analysés par le CEB
    2. dans le cas de la perte de biens, un exposé détaillé des événements qui ont entraîné la perte (ces renseignements peuvent être fournis par le coordonnateur des biens et/ou le gestionnaire de budget)
    3. pour les autres propositions de modifications au registre des biens, une justification du changement demandé (ces renseignements peuvent être fournis par le coordonnateur des biens et/ou le gestionnaire de budget).
  2. Le chef de la Gestion du matériel à l’unité opérationnelle ou le coordonnateur des biens vérifiera les renseignements et présentera une recommandation au président.
  3. Le président veillera à ce que le processus soit suivi avec une probité et une prudence raisonnables.
  4. Lorsque le CEB aura pris une décision et/ou aura formulé une recommandation au sujet de la modification des biens, le formulaire Enregistrement et transaction de biens (CSC/SCC 0958) approuvé sera retourné au gestionnaire de budget, et une copie sera conservée au dossier national.
  5. Le CEB peut recommander qu'une enquête approfondie soit menée par le gestionnaire de budget afin de localiser des biens avant l’approbation de la modification.
  6. Des procédures particulières s’appliquent aux marchandises indiquées ci-après.
    1. Dans le cas de la perte ou du vol de marchandises contrôlées (armes et/ou articles de protection personnelle), aucune approbation ne sera donnée à moins que le CEB ait consulté le directeur général, Direction de la sécurité, au sujet de la situation et ait reçu l'appui de celui-ci pour sa décision finale. La perte de biens contrôlés doit être immédiatement signalée, et la Sécurité doit entreprendre une enquête.
    2. Dans le cas du vol ou de la radiation d'un véhicule du parc automobile, aucune approbation ne sera donnée à moins que le CEB ait consulté les responsables des Services de soutien à l’AC et ait reçu leur appui pour sa décision finale.
    3. Dans le cas de la perte ou du vol de biens de technologie de l’information signalé, le dirigeant principal de l'information en sera officiellement avisé et prié de modifier la base de données du Système de gestion de l'information et de technologie de l'information de manière à ce qu'elle reflète les changements apportés aux avoirs du SCC.

ANNEXE C- COMITÉ D’INSPECTION DES BIENS

MANDAT

  1. Le Comité d'inspection des biens (CIB) procède à une évaluation indépendante de toutes les pertes de biens et autres propositions de modifications au registre des biens, d’une valeur égale ou supérieure à 25 000 $ et ne relevant pas du mandat du Comité d'examen des biens.
  2. Dans le cas de pertes, le CIB étudiera les faits ou les événements qui ont mené à la perte et formulera des recommandations quant aux mesures correctives à prendre.
  3. Lorsqu’une demande de modification au registre des biens sera reçue, le CIB se penchera sur les justifications à l’appui de la proposition, puis approuvera la demande ou recommandera qu’une enquête approfondie soit effectuée.
  4. Le CIB informera le directeur, Services de contrats et de gestion du matériel, de toute situation ou tout incident qui pourrait, selon le CIB, indiquer une anomalie du système.

MEMBRES

  1. Les membres prendront des décisions au nom de la région qu’ils représentent et devront avoir les pouvoirs délégués nécessaires pour approuver des mesures concernant les pertes ou les modifications au registre des biens d’un maximum de 100 000 $, conformément à la colonne 35 – Radiation d’actifs de l’Instrument de délégation des pouvoirs de signer des documents financiers du SCC.
  2. Le contrôleur régional sera le président du CIB.
  3. Le gestionnaire régional, Services de contrats et de gestion du matériel, doit faire partie du CIB.
  4. Les autres membres peuvent comprendre les personnes suivantes :
    • chef, Gestion du matériel à l'unité opérationnelle (ou un poste équivalent)
    • superviseur d’entrepôt régional (ou un poste équivalent)
    • coordonnateur des biens.

EXIGENCES

  1. Le CIB enquête sur les pertes d’une valeur supérieure ou égale à 25 000 $ et inférieure à 100 000 $. Une copie du rapport et des recommandations doit être envoyée aux cadres supérieurs pertinents dans la région.
  2. Tout rajustement d’une valeur de plus de 100 000 $ exige l’approbation du contrôleur national. Une copie du rapport et des recommandations doit être envoyée aux cadres supérieurs pertinents dans la région et au contrôleur national.
  3. Toutes les décisions doivent être envoyées à la Direction de l’imputabilité et des rapports financiers à l’AC relativement aux exigences en matière d’établissement de rapports.

MANIÈRE DE PROCÉDER

  1. Lorsque le président pourrait être perçu comme étant en conflit d’intérêts relativement à une demande dont est saisi le CIB, un autre membre régional sera prié d'assumer le rôle de président.
  2. Au besoin, le directeur, Services de contrats et de gestion du matériel, ou la personne désignée agira à titre de conseiller en politiques auprès du CIB, lui fournira un soutien et/ou l'aidera à interpréter les politiques.
  3. Des services de secrétariat seront fournis au CIB par le gestionnaire régional, Services de contrats et de gestion du matériel.
  4. En plus de réunions ad hoc visant à examiner les pertes de biens et autres propositions de modifications au registre des biens au fur et à mesure qu’elles surviennent, les membres du CIB se rencontreront au moins une fois par année pour analyser les tendances en matière de gestion des biens dans leur région et se pencher sur les résultats des vérifications annuelles.
  5. Le CIB veillera à ce que toutes les décisions soient documentées et consignées officiellement. Les formulaires approuvés seront sauvegardés dans le dossier national sur la gestion de l’information du CIB, créé par les Services de contrats et de gestion du matériel à l’AC sur le disque partagé du SCC (à accès restreint).
  6. À l’occasion, il se peut que les Services de contrats et de gestion du matériel à l’AC demandent au CIB de justifier certaines décisions ou de mener une enquête approfondie sur une situation particulière.
  7. Suivant la prise de décisions, les membres du CIB veilleront à ce que toute modification à apporter aux bases de données sur les biens et les renseignements financiers soit effectuée dès que possible.

PROCESSUS DE RAPPORT

  1. Pour que le CIB entreprenne l'examen d’une perte ou autre proposition de modification au registre des biens, les documents suivants doivent lui être soumis :
    1. le formulaire Enregistrement et transaction de biens (CSC/SCC 0958) qu’a rempli le coordonnateur des biens, qu’a signé le Comité d'examen des biens et qui contient suffisamment de renseignements pour décrire clairement les biens devant être analysés par le CIB
    2. dans le cas de la perte de biens, un exposé détaillé des événements qui ont entraîné la perte (ces renseignements peuvent être fournis par le Comité d'examen des biens, le coordonnateur des biens et/ou le gestionnaire de budget au moyen d’une note de service ou d’un courriel adressé au président du CIB)
    3. pour les autres propositions de modifications au registre des biens, une justification du changement demandé (ces renseignements peuvent être fournis par le Comité d'examen des biens, le coordonnateur des biens et/ou le gestionnaire de budget au moyen d’une note de service ou d’un courriel adressé au président du CIB).
  2. Le gestionnaire régional, Services de contrats et de gestion du matériel, vérifiera les renseignements et présentera une recommandation au président.
  3. Le président veillera à ce que le processus soit suivi avec une probité et une prudence raisonnables.
  4. Lorsque le CIB aura pris une décision et/ou aura formulé une recommandation au sujet de la modification des biens, le formulaire Enregistrement et transaction de biens (CSC/SCC 0958) approuvé sera retourné au Comité d'examen des biens, et une copie sera conservée au dossier national de gestion de l'information du CIB.
  5. En tout temps, le CIB peut recommander qu'une enquête approfondie soit menée par le gestionnaire de budget afin de localiser des biens avant l’approbation de la modification.
  6. Des procédures particulières s’appliquent aux marchandises indiquées ci-après.
    1. Dans le cas de la perte ou du vol de marchandises contrôlées (armes et/ou articles de protection personnelle), aucune approbation ne sera donnée à moins que le CIB ait consulté le directeur général, Direction de la sécurité, au sujet de la situation et ait reçu l'appui de celui-ci pour sa décision finale. La perte de biens contrôlés doit être immédiatement signalée, et la Sécurité doit entreprendre une enquête.
    2. Dans le cas du vol ou de la radiation d'un véhicule du parc automobile, aucune approbation ne sera donnée à moins que le CIB ait consulté les responsables des Services de soutien à l’AC et ait reçu leur appui pour sa décision finale.
    3. Dans le cas de la perte ou du vol de biens de technologie de l’information signalé, le dirigeant principal de l’information en sera officiellement avisé et prié de modifier la base de données du Système de gestion de l’information et de technologie de l'information de manière à ce qu'elle reflète les changements apportés aux avoirs du SCC.
    4. Toute approbation des radiations de biens immobiliers se fera conformément à l’Instrument de délégation des pouvoirs de signer des documents financiers du SCC, colonne 33 – Biens immobiliers – Aliénations et radiations.

ANNEXE D - COMITÉ D’ÉTUDE SUR LA DISPOSITION DES BIENS

MANDAT

  1. Le Comité d’étude sur la disposition des biens (CEDB) est responsable de l’examen critique et de l’approbation des stratégies proposées pour l’aliénation des biens. Il doit veiller à ce que les politiques du SCC en matière d’aliénation soient respectées. De plus, le CEDB supervise et gère le Programme des ordinateurs pour les écoles au nom du SCC.
  2. Conformément à l’Instrument de délégation des pouvoirs de signer des documents financiers du SCC, les régions ne peuvent déléguer à leurs unités opérationnelles les pouvoirs visant l’aliénation de biens immobiliers ou les dons nécessitant l’approbation du ministre. Les pouvoirs associés à ces aliénations sont restreints aux postes indiqués dans l’Instrument de délégation des pouvoirs de signer des documents financiers
  3. Tous les biens dont le coût de remplacement individuel dépasse 100 $ doivent faire l’objet d’une demande de disposition. Les biens dont le coût de remplacement individuel est inférieur à 100 $ doivent être mis au rebut de façon sécuritaire, selon leur nature.

MEMBRES

  1. Les membres prendront des décisions au nom de la région qu’ils représentent et posséderont les pouvoirs délégués nécessaires pour approuver ou, dans le cas des établissements, recommander au gestionnaire de budget des aliénations.
  2. L’approbation des aliénations se fera conformément à l’Instrument de délégation des pouvoirs de signer des documents financiers du SCC, colonne 32 – Aliénation de biens – Autres que des biens immobiliers et des espèces.
  3. Le contrôleur régional sera le président, sauf à l’AC, où le directeur, Services de contrats et de gestion du matériel, sera le président.
  4. Les membres doivent comprendre les personnes suivantes :
    • agent(s) financier(s)
    • responsables de la gestion du matériel
  5. Les autres membres peuvent comprendre les personnes suivantes :
    • gestionnaire régional, Services de contrats et de gestion du matériel
    • superviseur d’entrepôt régional (ou un poste équivalent)
    • Chef, Gestion du matériel à l’unité opérationnelle
    • coordonnateur des biens.

MANIÈRE DE PROCÉDER

  1. Lorsque le président pourrait être perçu comme étant en conflit d’intérêts relativement à une demande dont est saisi le CEDB, un autre membre régional sera prié d’assumer le rôle de président.
  2. Le directeur, Services de contrats et de gestion du matériel, agira à titre de conseiller en politiques auprès du Comité, lui fournira un soutien et/ou l'aidera à interpréter les politiques.
  3. Des services de secrétariat seront fournis au CEDB par un représentant des Services de contrats et de gestion du matériel.
  4. Les membres du CEDB se réuniront uniquement après avoir reçu une proposition visant l'aliénation de biens.
  5. Le CEDB veillera à ce que toutes les décisions soient documentées et consignées officiellement. Les formulaires approuvés seront sauvegardés dans le dossier national sur la gestion de l’information du CEDB, créé par les Services de contrats et de gestion du matériel à l’AC sur le disque partagé du SCC (à accès restreint).
  6. Suivant la prise de décisions, les membres du CEDB veilleront à ce que les modifications à apporter aux bases de données sur les biens et les renseignements financiers soient effectuées dans les plus brefs délais.

PROCESSUS DE RAPPORT

  1. Pour que le CEDB entreprenne un examen, il doit disposer des documents suivants : les formulaires Enregistrement et transaction de biens (CSC/SCC 0958), Page couverture du rapport du Comité d'étude sur la disposition des biens (CSC/SCC 0577) et Demande de disposition des biens et documents d'approbation (CSC/SCC 0578) dûment remplis et contenant suffisamment de renseignements pour décrire clairement les biens devant être analysés par le CEDB.
  2. Le chef de la Gestion du matériel à l’unité opérationnelle ou le coordonnateur des biens vérifiera les renseignements et présentera une recommandation au président.
  3. Le président veillera à ce que le processus soit suivi avec une probité et une prudence raisonnables.
  4. Lorsque le CEDB aura pris une décision et/ou formulé une recommandation, des copies des formulaires Enregistrement et transaction de biens (CSC/SCC 0958), Page couverture du rapport du Comité d’étude sur la disposition des biens (CSC/SCC 0577) et Demande de disposition des biens et documents d'approbation (CSC/SCC 0578) approuvés seront retournés au gestionnaire de budget, une copie sera conservée au dossier national sur la gestion de l'information du CEDB et une copie sera envoyée au contrôleur régional. Le formulaire original approuvé sera envoyé à l’agent d’aliénation concerné en version papier ou en version électronique (p. ex., Centre de distribution des biens de la Couronne ou Programme des ordinateurs pour les écoles).
  5. Dans la mesure du possible, le CEDB travaillera en étroite collaboration avec les responsables des opérations des entrepôts du SCC afin de garder les biens en lieu sûr et de coordonner la logistique.
  6. Pour l’aliénation de biens généraux, y compris la vente, les biens de technologie de l’information destinés au Programme des ordinateurs pour les écoles et les aliénations en vue de réduire les coûts, le CEDB examinera et appuiera l’aliénation recommandée.
  7. Les procédures particulières suivantes s’appliquent à l’aliénation de biens excédentaires au moyen de dons et à l'aliénation de biens contrôlés :
    1. le CEDB analysera les propositions de dons en vue de réduire les coûts et examinera celles qui nécessitent l’approbation du ministre
    2. les biens contrôlés (p. ex., matériel militaire sensible) visés par l’International Traffic in Arms Regulations ne doivent pas être aliénés comme les autres; leur aliénation sera gérée par le directeur général, Direction de la sécurité
    3. les Services de soutien à l’AC doivent fournir l’approbation finale.
  8. Les procédures particulières suivantes s’appliquent à l’aliénation des armes à feu :
    1. l’aliénation des armes à feu doit être effectuée selon la DC 570 – Matériel de sécurité, la Loi sur les armes à feu, le Règlement sur les armes à feu des agents publics et un protocole d’entente entre le SCC et la Gendarmerie royale du Canada (GRC)
    2. la GRC gère les pratiques d’aliénation des armes à feu au nom du SCC.
  9. Les procédures particulières suivantes s’appliquent à l’aliénation des véhicules :
    1. l’aliénation des véhicules doit être effectuée selon la DSI 335 – Gestion du parc automobile
    2. il faut remettre les formulaires Page couverture du rapport du Comité d'étude sur la disposition des biens (CSC/SCC 0577) et Demande de disposition des biens et documents d'approbation (CSC/SCC 0578) aux Services de soutien à l’AC
    3. les membres du CEDB examineront les propositions d’aliénations de véhicules du parc automobile et présenteront des recommandations aux Services de soutien à l’AC
    4. les Services de soutien à l’AC fourniront l’approbation finale pour l’aliénation et la vente à un autre ministère.
  10. Les procédures particulières suivantes s’appliquent à l’aliénation des biens immobiliers :
    1. toutes les transactions d’aliénation de biens immobiliers exigent l’approbation de principe du directeur général, Services techniques et installations
    2. l’approbation des aliénations de biens immobiliers se fera conformément à l’Instrument de délégation des pouvoirs de signer des documents financiers du SCC, colonne 33 – Biens immobiliers – Aliénations et radiations.

ANNEXE E - GESTION DU CYCLE DE VIE

PLANIFICATION DES INVESTISSEMENTS ET ÉVALUATION DES BESOINS

  1. Le plan d’investissement du SCC énonce des attentes claires quant à l’acquisition de biens et de services connexes. Les BPR, désignés dans la section sur les classes de biens de la présente directive, et les gestionnaires de budget sont responsables de la planification et de la justification de leurs acquisitions. Dans le cadre des processus de prise de décisions ou de planification, ils doivent se charger des éléments suivants :
    1. établissement d’orientations : comprend l’établissement de priorités stratégiques à l’aide de commentaires provenant des responsables de domaines clés du SCC tels que les risques organisationnels et fonctionnels, les analyses de l’environnement, la sécurité et les plans d’urgence remettant en question les besoins en matière de biens et les stratégies de remplacement
    2. besoins en matière d’investissement : utilisation des données et des renseignements opérationnels et organisationnels clés du SCC pour valider les besoins réels en ce qui concerne les acquisitions proposées, et remise en question des investissements planifiés par rapport aux critères établis
    3. crédits budgétaires : obtention ou affectation des ressources financières nécessaires pour soutenir les acquisitions de biens prévues
    4. exécution : élaboration de plans de travail et d’acquisition, et surveillance des acquisitions.
  2. Les facteurs environnementaux seront examinés au cours de l’étape de planification et pris en compte au cours du processus décisionnel, conformément à la DF 350-3 – Passation de marchés et au document SCM INST 2014 001 – Instructions relatives à l'approvisionnement écologique.
  3. Pendant l’étape de planification, les BPR et les gestionnaires de budget veilleront à ce que les coordonnateurs des biens ou les gestionnaires d’entrepôt soient informés des acquisitions prévues et soient en mesure de recevoir et d’enregistrer des biens en leur nom.

ACQUISITION

  1. Toutes les acquisitions seront effectuées conformément aux responsabilités et aux procédures énoncées dans la DF 350-3 – Passation de marchés et la DF 350-4 – Cartes d’achat.
  2. Les biens peuvent être acquis au moyen :
    1. d’une carte d’achat
    2. d’une commande ou d’un contrat
    3. d’un transfert.
  3. Peu importe la méthode utilisée pour acquérir le bien, si l’achat vise un article attrayant mentionné dans la section sur les articles attrayants de la présente directive, ou si l’article possède une valeur d’acquisition de plus de 1 000 $ (taxes exclues), le gestionnaire de budget conservera les renseignements et documents suivants :
    1. description de l’article
    2. numéro de série (si disponible)
    3. accusés de réception (bordereau de marchandises, facture et/ou pièce justificative de paiement signées, etc.)
    4. formulaire Enregistrement et transaction de biens (CSC/SCC 0958).
  4. Si un bien est acquis au moyen d’un transfert au sein du SCC, le bénéficiaire au SCC doit obtenir les données sur le bien indiquées au paragraphe 6 de la présente annexe et s’assurer que le coordonnateur des biens est au courant du transfert et reçoit des copies des documents. La demande est ensuite envoyée au Comité d’examen des biens approprié en vue d’une décision. Une fois que la décision est reçue, le coordonnateur des biens doit s’assurer que l’information sur les biens est promptement mise à jour dans le SIGFM. La Direction de l’imputabilité et des rapports financiers à l’AC doit être informée du transfert et recevoir des copies des documents, de sorte qu’elle puisse effectuer une vérification afin de s’assurer que les données qui ont été enregistrées sont exactes.
  5. Si une immobilisation est acquise au moyen d’un transfert interministériel, les ministères concernés doivent se consulter et consulter le receveur général pour coordonner l’échange de renseignements par écrit, établir les sommes en cause, déterminer le codage à l’échelle du gouvernement devant être utilisé et définir la période comptable liée au traitement des écritures comptables ministérielles qui sont requises. Une demande doit être présentée au Comité d’examen des biens approprié en vue d’une décision. Le bénéficiaire au SCC doit obtenir les données indiquées au paragraphe 6 de la présente annexe et s’assurer que la Direction de l’imputabilité et des rapports financiers à l'AC ainsi que le coordonnateur des biens sont au courant du transfert et reçoivent des copies des documents afin que des données exactes puissent être enregistrées dans le SIGFM.

ENREGISTREMENT DES BIENS

  1. Le Conseil du Trésor exige que les ministères conservent des renseignements quantitatifs et qualitatifs sur l’efficacité de la gestion des biens.
  2. Des renseignements exacts sur toutes les immobilisations et tous les articles attrayants pertinents doivent être enregistrés dans le SIGFM. Comme le SIGFM est le seul registre officiel des immobilisations du SCC, il est essentiel de procéder à un rapprochement de tous les renseignements dans les différents modules sur les biens.
  3. Le coordonnateur des biens, de même que le superviseur d’entrepôt régional ou le gestionnaire de budget, est chargé de veiller à ce que les renseignements nécessaires sur les biens soient recueillis et saisis dans le SIGFM. Au besoin, la Direction de l’imputabilité et des rapports financiers à l'AC avisera le coordonnateur des biens de toute modification à apporter dans le SIGFM.
  4. Les biens et les articles attrayants seront enregistrés à l’aide du formulaire Enregistrement et transaction de biens (CSC/SCC 0958). Tous les changements à l’état d’un bien (p. ex., perte, vol, prêt, transfert ou aliénation) nécessiteront une mise à jour à l’aide du même formulaire Enregistrement et transaction de biens (CSC/SCC 0958) afin que la modification soit enregistrée.
  5. Les exceptions comprennent, entre autres, les stocks de pièces de rechange de sécurité électronique, les ordinateurs, les meubles et les accessoires de bureau. Il n'est pas nécessaire de consigner ces articles dans le SIGFM, sauf si leur valeur unitaire est égale ou supérieure à 10 000 $.
  6. Les biens achetés en grandes quantités (p. ex., ordinateurs de bureau, ordinateurs portatifs, imprimantes et projecteurs) et dont le prix total est supérieur à 10 000 $, mais le prix unitaire est inférieur à 10 000 $, ne seront pas considérés comme des immobilisations. Il ne faut pas les consigner dans le SIGFM, sauf s'ils correspondent à la définition d'articles attrayants fournie dans la section sur les articles attrayants de la présente directive ou le document SCM-INST-2015-019 – Lignes directrices sur les articles attrayants. Le suivi de ces biens sera effectué par le BPR (p. ex., le suivi des ordinateurs portatifs se fera au moyen du système de gestion des biens de TI). Voir la Directive financière FOps DIR 2014 333 – Comptabilisation des immobilisations pour plus d’information concernant les biens achetés en grande quantité et l’arbre décisionnel en vue de déterminer le statut d’un bien et les exigences en matière de financement.

PRÊTS

  1. Les prêts de biens du SCC à un employé doivent être autorisés par le gestionnaire de budget de l’employé. Le gestionnaire de budget signera le formulaire Permission de retirer du matériel de l’immeuble (CSC/SCC 1026) pour enregistrer le retrait d’un bien d’un immeuble.
  2. Les prêts temporaires de moins de 30 jours civils n'ont pas besoin d'être enregistrés. Le courriel d’autorisation envoyé par le gestionnaire de budget à l’employé doit être conservé au dossier afin de protéger les parties en cas de perte, de vol ou de dommages.
  3. Les prêts de matériel de technologie de l’information seront coordonnés par le représentant local du dirigeant principal de l'information.
  4. Les prêts à une personne autre qu’un employé du SCC doivent être enregistrés à l’aide du Contrat de prêt de matériel (CSC/SCC 1217) et, s'il y a lieu, du Contrat de prêt de matériel (suite) (CSC/SCC 1217 1). Les deux parties signeront le ou les formulaires remplis et en conserveront une copie dans leurs dossiers.
  5. L’utilisation d’un véhicule du SCC (prêt) à des fins personnelles n’est pas permise conformément à la DSI 335 – Gestion du parc automobile.

PERTE OU VOL

  1. Dans le cas de la perte ou du vol d’un bien, le gestionnaire de budget préparera les documents nécessaires aux fins d’examen par le Comité d’examen des biens compétent, tel qu'il est indiqué à l’annexe B et à l’annexe C.
  2. Les représentants de la Sécurité ministérielle de l’AC ou de la région ou encore les responsables de la Sécurité de l’unité opérationnelle peuvent être priés d’enquêter sur les événements ayant mené à la perte ou au vol.

DOMMAGES

  1. En cas de dommages réduisant la valeur d’un bien, le gestionnaire de budget préparera les documents nécessaires aux fins d’examen par le Comité d’examen des biens compétent, tel qu’il est indiqué à l’annexe B et à l’annexe C.
  2. Les dommages à un bien ne sont pas prévus et peuvent être causés par un feu, un accident, une émeute, une catastrophe naturelle, etc

ALIÉNATION

  1. Les gestionnaires de budget devraient demander l’aliénation rapide et efficace des biens dès que ceux-ci sont jugés excédentaires pour les programmes ou les activités. Les biens excédentaires ne doivent pas être conservés en cas d’utilisation ultérieure possible.
  2. Le SCC procédera à l'aliénation des biens excédentaires (sauf s’il s’agit de biens dont le coût de remplacement individuel est inférieur à 100 $) conformément aux processus gouvernementaux établis et d'une manière qui résistera à l’examen du public.
  3. Les biens inactifs sont dispendieux pour le SCC. Par conséquent, les gestionnaires de budget aliéneront les biens rapidement et efficacement dès qu’ils seront jugés excédentaires pour les programmes ou les activités.
  4. Toutes les aliénations pertinentes seront coordonnées par le Comité d’étude sur la disposition des biens (CEDB) conformément à l’annexe D. Le CEDB examinera la méthode optimale pour l’aliénation, et les possibilités qui s’offrent à ce comité sont les suivantes :
    1. vente par l’entremise du Centre de distribution des biens de la Couronne
    2. possibilités d’aliénation en vue de réduire les coûts qui s’offrent au SCC (recyclage, destruction, rebut ou récupération)
    3. dons
    4. aliénation au moyen d’ententes avec les gouvernements provinciaux
    5. transferts
    6. échanges.
  5. Dans le cas des biens de technologie de l’information et de périphériques fonctionnels excédentaires, l’aliénation sera coordonnée par la Technologie de l’information à l’AC ou dans les régions. Les biens seront donnés dans le cadre du Programme des ordinateurs pour les écoles. Le BPR concerné veillera à ce que tous les renseignements sur les disques durs soient détruits conformément au paragraphe 28 de la DC 564-2 – Sécurité matérielle du Ministère.
  6. Dans le cas de tous les terrains et bâtiments excédentaires, l’aliénation sera coordonnée par la Direction des services techniques et des installations à l’AC qui demandera le soutien de la Société immobilière du Canada.
  7. L’aliénation ou la destruction de toutes les armes et munitions excédentaires sera coordonnée par le directeur général, Direction de la sécurité, qui collaborera avec la GRC afin de procéder aux aliénations
  8. Dans la mesure du possible, le SCC mettra les biens excédentaires à la disposition d’autres ministères ou organismes fédéraux gratuitement, à leur valeur comptable ou à leur juste valeur marchande, avant de procéder à leur aliénation.
  9. Dans le cas d’un changement de personnel ou de la mutation d’un employé, les biens adaptatifs ou ergonomiques acquis expressément pour un employé peuvent être transférés gratuitement à la nouvelle unité ou au nouveau ministère.
  10. Les dons de biens excédentaires seront conformes à l’Instrument de délégation des pouvoirs de signer des documents financiers du SCC en vigueur. Seuls les titulaires de postes auxquels ce pouvoir est délégué sont autorisés à approuver les dons. Une aliénation en vue de réduire les coûts au moyen d’un don à des organisations philanthropiques reconnues du Canada est permise si d’autres possibilités ont d’abord été examinées. Dans le cas d’un don, tous les coûts associés au don (p. ex., coûts de transport) seront facturés au bénéficiaire. Le SCC doit obtenir des conseils juridiques pour les dons afin de s’assurer que la Couronne a été libérée de ses responsabilités et autres obligations.
  11. Si un bien excédentaire autre qu'un bien de technologie de l’information possède une valeur d'échange, le gestionnaire de budget peut proposer de faire des dons à titre de mécanisme d’aliénation. Les Services de contrats et de gestion du matériel du SCC ou Travaux publics et Services gouvernementaux Canada négocieront l'échange.
  12. L’aliénation de déchets dangereux doit être examinée scrupuleusement. Plusieurs codes fédéraux, provinciaux et municipaux régissent de telles aliénations. L’autorité fonctionnelle ministérielle ou le représentant régional doit être consulté sur toutes les questions liées à l’aliénation de déchets dangereux.
  13. Dans le cas de véhicules qui ne répondent plus aux besoins opérationnels du SCC, il faut envisager de les réaffecter à une autre unité opérationnelle ou un autre ministère avant de procéder à leur aliénation. Les Services de soutien à l’AC fourniront l’approbation finale pour les aliénations et les transferts. Les procédures d’aliénation des véhicules sont décrites dans la DSI 335 – Gestion du parc automobile.

Pour plus de renseignements

Pour vous renseigner sur les consultations à venir ou en cours au sujet des règlements fédéraux proposés, visitez les sites Web Gazette du Canada et Consultations auprès des Canadiens.

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