Gestion de l’entretien des installations

S’applique à tous les membres du personnel et les contractuels qui participent aux services d’entretien des installations dont le SCC est le gardien

Responsabilités

1. Le directeur général, Services techniques et installations :
   1. supervisera la planification, la coordination et l’exécution de l’entretien des installations
   2. s’assurera qu’un accord sur les niveaux de service est mis en œuvre pour chaque région, lequel définira les priorités et les attentes opérationnelles quant à la prestation des services d’entretien des installations requis dans chaque établissement du SCC
   3. veillera à la mise en œuvre continue d’un système informatisé de gestion de l’entretien en vue de faciliter la gestion de l’entretien des installations.
2. Le sous-commissaire adjoint, Services intégrés, et le sous-commissaire adjoint, Opérations correctionnelles, signeront l’accord sur les niveaux de service et veilleront à ce que toutes les parties le respectent dans leur région respective.
3. Le directeur, Ingénierie et entretien :
   1. coordonnera les indicateurs et les affectations des ressources d’entretien, en collaboration avec le personnel des Services techniques et des installations œuvrant aux paliers national et régional
   2. rédigera les normes de formation et d’entretien des installations ainsi que toute autre orientation nécessaire
   3. gérera le contrat, la mise en œuvre et l’utilisation du système informatisé de gestion de l’entretien afin que le personnel puisse programmer et assigner tous les biens et activités d’entretien des installations, en faire le suivi et en rendre compte.
4. L’administrateur régional, Services techniques et installations, assurera la prestation de services d’entretien des installations à tous les établissements du SCC dans sa région.
5. Le directeur adjoint, Services de gestion, le directeur de district adjoint, Services de gestion, le directeur adjoint, Opérations de CORCAN, et le directeur régional, Services de santé :
   1. détermineront les priorités opérationnelles pour chaque installation du SCC et les communiqueront au chef, Gestion des installations, au superviseur, Gestion des installations, et à l’ingénieur d’exploitation en chef/au superviseur en ingénierie
   2. collaboreront avec le chef, Gestion des installations, le superviseur, Gestion des installations, et l’ingénieur d’exploitation en chef/le superviseur en ingénierie pour assurer l’efficacité, l’efficience et la prestation en temps voulu des services d’entretien des installations, conformément à l’accord sur les niveaux de service.
6. Le gestionnaire régional, Ingénierie et entretien :
   1. fournira des services d’entretien des installations liés à l’expertise professionnelle en ingénierie, aux conseils stratégiques, aux services, à la direction et à la gestion des installations pour tous les établissements du SCC dans sa région
   2. veillera à ce qu’un plan d’entretien des installations soit en place pour chaque établissement du SCC dans sa région.
7. Le chef, Gestion des installations, planifiera et supervisera la prestation des services d’entretien des installations, en faisant appel à du personnel technique et de soutien et à des contractuels qualifiés et expérimentés, conformément au champ d’application et aux normes définis dans l’accord sur les niveaux de service.
8. Le superviseur, Gestion des installations, et l’ingénieur d’exploitation en chef/le superviseur en ingénierie :
   1. géreront les services sur place d’entretien quotidien des installations nécessaires pour offrir un environnement sûr, sécuritaire et humain aux employés, aux visiteurs aux contractuels et aux délinquants
   2. veilleront à ce que les délinquants qui participent à l’entretien et au fonctionnement des installations soient formés pour la tâche qui leur est confiée.
9. Le personnel d’entretien des installations de l’établissement :
   1. fournira aux délinquants une formation en cours d’emploi pour la tâche d’entretien particulière qui leur est assignée
   2. supervisera les délinquants qui exécutent des tâches d’entretien.

Procédures

Accord sur les niveaux de service

10. Le directeur, Ingénierie et entretien, préparera un accord sur les niveaux de service qui définit clairement les attentes à l’égard du personnel d’entretien des installations et du personnel opérationnel de chaque établissement du SCC.
11. Le directeur, Ingénierie et entretien, veillera à ce que l’accord sur les niveaux de service comprenne, tout au moins, les éléments suivants :
    1. une description détaillée des rôles et des responsabilités du personnel d’entretien des installations et des utilisateurs de l’installation
    2. la portée des services fournis par le personnel d’entretien des installations
    3. les niveaux de service et les objectifs de rendement
    4. les exigences en matière de suivi du rendement et de production de rapports.
12. Le directeur, Ingénierie et entretien, révisera régulièrement, en collaboration avec le personnel des Services techniques et des installations œuvrant aux paliers national et régional, l’accord sur les niveaux de service et le mettra à jour si nécessaire.

Plans d’entretien des installations

13. Le spécialiste de l’entretien sur place préparera, en collaboration avec les spécialistes nationaux et régionaux de l’entretien et le personnel d’entretien des installations sur place, des plans d’entretien des installations pour chaque établissement du SCC sous sa responsabilité, conformément aux codes, aux normes, aux règlements et aux politiques applicables. Ces plans :
    1. consacreront la majorité des ressources et du temps alloués à l’entretien préventif et à l’entretien prescrit par la loi plutôt qu’à l’entretien correctif
    2. incluront un programme complet d’entretien préventif et d’entretien prescrit par la loi afin de préserver les systèmes et le matériel en fonction d’un cycle de vie économique, tout en prolongeant la durée de vie du matériel, en améliorant la sécurité et la conformité environnementale des activités, ainsi qu’en réduisant l’incidence des réparations d’urgence ou des pannes et le remplacement prématuré du matériel
    3. incluront un plan d’entretien correctif qui tient compte de l’économie, du respect de l’environnement et de l’efficacité dans l’utilisation des matériaux et de la main-d’œuvre. Des coûts d’entretien correctif excessifs ne devraient pas être engagés lorsque le remplacement d’un actif est la solution la plus économique, sauf s’il existe des programmes de remplacement prévu à long terme, notamment des marchés de services énergétiques.
14. Le gestionnaire régional, Ingénierie et entretien, effectuera des évaluations régionales des plans d’entretien et présentera annuellement un sommaire de ces évaluations au directeur, Ingénierie et entretien, aux fins de synthèse et d’inclusion dans les modèles nationaux d’indicateurs des ressources servant à la planification et aux affectations financières.
15. Les plans d’entretien des installations seront enregistrés dans le système informatisé de gestion de l’entretien.

Entretien différé des installations

16. Le chef, Gestion des installations, examinera, au moins une fois par année, l’entretien différé des installations enregistré dans le système informatisé de gestion de l’entretien afin de connaître l’état des bâtiments, des systèmes et du matériel quant aux besoins futurs.

Réfection et amélioration des immobilisations

17. Le gestionnaire régional, Ingénierie et entretien, en collaboration avec le chef, Gestion des installations, utilisera la planification et la budgétisation annuelles du programme d’immobilisations conformément au cadre de gestion des biens immobiliers pour financer les besoins relevés en matière de réparation majeure, de remplacement et de mise à niveau des systèmes et du matériel.

Système informatisé de gestion de l’entretien

18. Chacun des spécialistes de l’entretien gérera l’utilisation quotidienne du système au niveau national, régional ou local.
19. Le personnel d’entretien des installations utilisera le système pour planifier et assigner tous les biens et toutes les activités d’entretien, en faire le suivi et en rendre compte.
20. Tous les employés des installations du SCC utiliseront le système pour présenter toutes les demandes d’entretien et en faire le suivi.
21. Le spécialiste de l’entretien sur place veillera à ce que les données sur les biens et les systèmes ci‑dessous soient enregistrées et conservées dans le système :
    1. tous les bâtiments, les systèmes, le matériel et autres biens immobiliers devant être inspectés, testés ou entretenus, y compris les spécifications techniques et les inspections de garantie
    2. l’historique d’entretien des systèmes et du matériel ainsi que les coûts cumulés de l’entretien du matériel et des bâtiments.
22. Pour l’entretien correctif des installations :
    1. les employés du SCC saisiront les demandes de service directement dans le système
    2. le superviseur, Gestion des installations, et l’ingénieur d’exploitation en chef/le superviseur en ingénierie détermineront la validité de chaque demande de service, lui attribueront une priorité conformément à l’accord sur les niveaux de service et désigneront un membre du personnel d’entretien des installations pour exécuter le bon de travail, qui sera suivi dans le système.
23. Le spécialiste de l’entretien sur place établira des plans d’entretien préventif ou prescrit par la loi dans le système informatisé de gestion de l’entretien pour la plupart des biens de l’établissement, lequel générera automatiquement des bons de travail pour toutes les tâches d’entretien préventif ou prescrit par la loi.
24. Les spécialistes nationaux, régionaux et locaux de l’entretien rédigeront les rapports suivants et les archiveront dans GCDocs conformément à la DC 228 – Gestion de l’information, afin qu’ils soient accessibles à tous les employés du SCC :
    1. des rapports pour chaque installation du SCC sur la gestion de l’entretien des installations et le fonctionnement des installations, dans la mesure où cela est jugé nécessaire pour la conduite efficiente et efficace de l’entretien des installations
    2. des analyses du rendement antérieur et de l’entretien des installations pour prévoir les besoins futurs en matière d’entretien
    3. les rapports de synthèse ponctuels jugés nécessaires par les directeurs d’établissement, les administrations régionales et l’administration centrale
    4. les rapports requis en vertu de la réglementation fédérale, provinciale et municipale applicable.

Commissaire,

Original signé par :
Anne Kelly

Annexe A - Renvois et définitions

Renvois

• DC 100 ‒ Délinquants de diverses identités de genre
• DC 228 – Gestion de l’information
• LD 254-1 – Programme de santé et de sécurité au travail
• DC 300 – Biens immobiliers
• DC 318 – Protection de l’environnement et développement durable
• DSI 318-2 – Conservation de l’énergie et de l’eau
• DC 345 – Sécurité-incendie
• DC 550 – Logement des détenus
• DC 564-2 – Sécurité matérielle du ministère
• DC 730 – Affectations des délinquants aux programmes et rétribution des détenus
• DC 735 – Programme d’emploi et d’employabilité
• Formulaire CSC/SCC 1448 – Liste nationale de contrôle de l’état des cellules
  Cadre de gestion des biens immobiliers
• Code canadien du travail
• Loi canadienne sur la protection de l’environnement
• Loi sur l’évaluation d’impact
• Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition
• Loi sur les immeubles fédéraux et les biens réels fédéraux
• Politique sur la gestion des biens immobiliers du Conseil du Trésor
• Politique sur la gestion du matériel du Conseil du Trésor
• Règlement sur les immeubles fédéraux et les biens réels fédéraux

Entretien correctif (également appelé entretien de dépannage) : tâches d’entretien effectuées pour rectifier et réparer les systèmes et le matériel défectueux. L’objectif de l’entretien correctif est de remettre en état les systèmes en panne.

Entretien des installations : activités entreprises pour maintenir les biens immobiliers et le matériel dans un état acceptable, ce qui comprend l’entretien correctif, l’entretien préventif, l’entretien prescrit par la loi ainsi que la réparation et le remplacement des pièces, des systèmes ou des composants. Exclut les activités d’amélioration des immobilisations visant à accroître la capacité ou à améliorer les biens immobiliers et le matériel pour répondre à des besoins différents de leur utilisation actuelle.

Entretien différé : activités d’entretien et de réparation qui visent à maintenir les biens immobiliers et le matériel dans un état acceptable, mais qui sont reportées à une période ultérieure en raison d’un manque de ressources. Exclut les activités discrétionnaires et cosmétiques.

Entretien prescrit par la loi : activités d’entretien prescrites par une loi ou un règlement dont l’objectif principal consiste à assurer la sécurité des occupants, du bien et de l’installation visés.

Entretien préventif :activités d’entretien exécutées régulièrement sur un système ou du matériel afin d’en diminuer les risques de défaillance. Ces activités sont effectuées pendant que le système ou le matériel fonctionne encore, afin qu’il ne tombe pas en panne de manière inattendue. Comprend les activités d’entretien requises en vertu de la loi ou de la réglementation.