Directive financière 350 : marchés et gestion du matériel

Directive financière

1. Le contrôleur national veillera à ce que :
   1. les activités de gestion du matériel soient surveillées adéquatement et respectent les exigences obligatoires précisées dans les cadres de politiques des organismes centraux et du SCC
   2. des politiques, des procédures et des contrôles soient en place pour soutenir les employés dans l’exécution de leurs responsabilités liées à la gestion des marchés et du matériel
   3. des mesures correctives soient prises, au besoin.
2. Le directeur, Services de contrats et de gestion du matériel, est l'autorité fonctionnelle ministérielle pour toutes les questions concernant la gestion des marchés, des biens et des cartes d'achat. Le directeur :
   1. élaborera et examinera les politiques et procédures nationales
   2. assurera une fonction de conseil et de supervision auprès des Services de contrats et de gestion du matériel des régions
   3. favorisera la conformité aux politiques et procédures parmi le personnel
   4. dirigera une structure de gouvernance nationale composée de comités d'examen dans les régions et les unités opérationnelles dans le but de soumettre ces fonctions à la surveillance nécessaire
   5. veillera à ce que les membres du personnel concernés suivent la formation obligatoire comme le prévoit la Directive sur l'administration de la formation indispensable du Conseil du Trésor
   6. travaillera en étroite collaboration avec la Vérification interne pour examiner périodiquement les activités du SCC et fera rapport au dirigeant principal des finances et aux autres membres de la haute direction.
3. Les employés :
   1. veilleront à bien connaître les politiques et procédures de gestion du matériel du SCC qui ont une incidence sur leurs fonctions
   2. veilleront à ce que les méthodes d'approvisionnement appropriées soient utilisées, et notamment à ce que les cartes d'achat soient utilisées correctement
   3. veilleront à ce que l'acquisition, la gestion et l'aliénation des biens se fassent en conformité avec les politiques
   4. protégeront et sauvegarderont les investissements en biens.

4. Le cadre de gestion des marchés et du matériel du SCC est décrit dans les directives suivantes :
   1. Directive financière 350-1 – Gestion des biens
   2. Directive financière 350-3 – Passation de marchés
   3. Directive financière 350-4 – Cartes d'achat.
5. La présente directive constitue un document cadre de la gestion du matériel, excluant le contrôle financier des immobilisations qui est régi par la Directive financière FOps 2014-333 – Comptabilisation des immobilisations.
6. La présente directive constitue un document cadre de la gestion du matériel, excluant la gestion du parc automobile qui est régie par la Directive sur les services internes 335 – Gestion du parc automobile.
7. CORCAN suivra les politiques et procédures énoncées dans la présente directive.
8. Le SCC mènera les activités de gestion des biens et de passation de marchés d'une façon qui :
   1. respecte les responsabilités ministérielles
   2. incarne de solides pratiques de passation de marchés, de gestion des biens et de gestion financière en général
   3. fait preuve de diligence raisonnable
   4. produit un avantage économique à long terme pour le gouvernement
   5. protège et conserve l’environnement et le patrimoine canadien
   6. est juste, transparente et financièrement responsable
   7. respecte la législation et les politiques applicables.
9. Les politiques et procédures du SCC s'appliquent :
   1. à tous les biens ayant une valeur d'acquisition de 1 000 $ ou plus ainsi qu'aux articles attrayants visés à l'annexe F de la Directive financière 350-1 – Gestion des biens
   2. à tous les stocks que gère et tient le SCC
   3. à toutes les activités d'approvisionnement et de passation de marchés dans les limites des pouvoirs délégués du SCC, ainsi qu'aux achats effectués par le SCC pour le compte des détenus avec des fonds qui ne proviennent pas de l'État
   4. à toutes les activités d'approvisionnement et de passation de marchés de CORCAN
   5. aux cartes d'achat.
10. Les personnes auxquelles est délégué le pouvoir de gérer les biens, les marchés et l'utilisation des cartes d'achat pour le compte du SCC s'acquitteront de ces responsabilités en respectant les solides principes de la gestion du cycle de vie des biens et de la passation des marchés définis ci-dessous :
    1. Étape de la définition des besoins
       1. les personnes auxquelles le SCC a délégué le pouvoir de gérer les marchés et les biens dans leurs domaines de responsabilité doivent s'assurer que des services et des biens sont acquis uniquement dans le but d'appuyer les besoins et le mandat du SCC
       2. le coût total des acquisitions – de la mise en service des biens jusqu'à leur aliénation – et tous les coûts associés aux marchés de services sont pris en compte
    2. Étape de l'acquisition
       1. les personnes auxquelles est délégué le pouvoir d'acquérir des services et des biens doivent suivre les procédures et processus conformément aux politiques du SCC et à toutes les lois et directives applicables
    3. Étape de l’exploitation et de l’entretien
       1. tous les gardiens des biens (gestionnaires et employés) géreront et protégeront les biens tout au long de leur vie utile et veilleront à ce que des registres exacts des biens soient tenus en tout temps
       2. tous les biens appartiennent au ministère et à l'État et ne doivent jamais servir à des fins personnelles
    4. Étape de l'aliénation
       1. les personnes auxquelles est délégué le pouvoir de procéder à l'aliénation des biens s'acquitteront de cette tâche à la fin de la vie utile des biens conformément aux processus et procédures d'aliénation prévus dans la Directive financière 350-1 – Gestion des biens.
11. Les défauts de conformité seront examinés par la structure de gouvernance appropriée, et des mesures correctives seront recommandées, s'il y a lieu.

12. Les employés des Services de contrats et de gestion du matériel du SCC doivent suivre la formation obligatoire comme le prévoit la Directive sur l'administration de la formation indispensable du Conseil du Trésor.
13. Les membres du personnel du SCC auxquels est délégué le pouvoir d'exercer des activités liées à la gestion des marchés, des biens et/ou des cartes d'achat, et/ou qui participent à ces activités, doivent suivre la formation obligatoire requise du SCC, conformément aux directives pertinentes.

La Commissaire adjointe intérimaire,
Services corporatifs,

Original signé par :
Denis Bombardier

• DSI 335 – Gestion du parc automobile
• DF 350-1 – Gestion des biens
• DF 350-3 – Passation de marchés
• DF 350-4 – Cartes d'achat
• DF FOps 2014-333 – Comptabilisation des immobilisations

• Loi sur les biens de surplus de la Couronne

• Directive sur les cartes d'achat du Conseil du Trésor
• Politique sur la sécurité du gouvernement du Conseil du Trésor
• Politique d'achats écologiques de Services publics et Approvisionnement Canada
• Stratégie fédérale de développement durable d’Environnement et Changement climatique Canada

Aliénation : le fait de soustraire à la garde d'un ministère ou d'un organisme sous forme de transfert de propriété ou de recyclage à titre de rebut.

Bien : éléments d'actifs corporels ou incorporels du gouvernement du Canada. Ce terme s'applique, sans toutefois s'y limiter, aux renseignements, sous toutes leurs formes et quel que soit leur support, aux réseaux, aux systèmes, au matériel, aux biens immobiliers, aux ressources financières, à la confiance des employés et du public, et à la réputation internationale.

Carte d'achat : carte de paiement émise en vertu d’un marché conclu entre une société émettrice de cartes de crédit et le gouvernement du Canada pour l’achat et le paiement de biens et services, opérations officielles autorisées pour le compte du gouvernement.

Gestion du cycle de vie : gestion efficace et efficiente des biens tout au long du continuum des démarches, allant de la détermination d'un besoin jusqu'à l'aliénation et au remplacement du bien acquis afin de répondre au besoin. Les étapes de la gestion du cycle de vie comprennent : l'évaluation des besoins; l'analyse des options; la planification des acquisitions; l'acquisition; l'exploitation, l'utilisation et l'entretien; ainsi que l'aliénation et le remplacement d'un bien.

Gestion du matériel : toutes les activités nécessaires pour acquérir, posséder, utiliser et aliéner le matériel, comprenant également l'idée d'atteindre une plus grande efficience au cours du cycle de vie des biens mobiliers.

Marché : accord conclu entre une autorité contractante et un particulier ou une entreprise, pour la fourniture d'un bien, l'exécution d'un service, la construction d'un ouvrage ou la location à bail d'un bien immobilier, moyennant une contrepartie.

Matériel : tous biens meubles acquis par Sa Majesté du chef du Canada, à l’exception de l’argent et des dossiers.