Directive du commissaire 266 : cérémonies et protocole

Responsabilités

1. Le chef du protocole :
   1. supervisera la coordination de tous les aspects des cérémonies et du protocole, y compris des activités autorisées visées par la présente directive
   2. orientera, aidera et conseillera les gestionnaires et les coordonnateurs d’événements sur les cérémonies et le protocole, notamment les cérémonies de reconnaissance, les cérémonies de passation des pouvoirs, les cérémonies de remise de diplômes dans le cadre du Programme de formation correctionnelle, le protocole de mise en berne ou de déploiement des drapeaux ainsi que les événements publics
   3. élaborera et tiendra à jour des procédures connexes et veillera à la diffusion en temps opportun de l’information et de la documentation concernant les programmes
   4. agira comme agent de liaison auprès du Bureau du secrétaire du gouverneur général, du Patrimoine canadien, des organismes centraux et des autres ministères responsables des programmes et des directives au chapitre des cérémonies et du protocole
   5. examinera toutes les utilisations des armoiries du SCC, formulera des recommandations connexes au commissaire adjoint, Communications et engagement, et fournira des conseils au coordonnateur du Programme fédéral de l’image de marque (PFIM), Secteur des communications et de l’engagement à l’administration centrale, relativement aux identificateurs du PFIM au SCC
   6. supervisera l’Unité de services de cérémonie
   7. aidera à commander les uniformes des cadres ainsi que conseillera les membres du Comité de direction et les responsables du Secteur des services corporatifs en ce qui concerne les lignes directrices et les politiques relatives aux uniformes
   8. fournira de l’aide, de l’orientation et des conseils à la Division des relations intergouvernementales et aux délégations du SCC à l’étranger en ce qui concerne le protocole, l’étiquette liée au déploiement du drapeau, les souvenirs, les uniformes et l’établissement de calendriers.
2. Le commandant national de la garde de cérémonie, le cornemuseur-major national et le sergent-major du commandement national verront à ce que les membres dont ils sont directement responsables respectent les politiques et les directives du SCC et fourniront une orientation et des conseils sur les questions liées au protocole cérémoniel, en consultation avec le chef du protocole.
3. Les commandants régionaux de la garde de cérémonie, les cornemuseurs-majors régionaux et les sergents-majors régionaux verront à ce que les membres dont ils sont directement responsables respectent les politiques et les directives du SCC et fourniront une orientation et des conseils sur les questions liées au protocole cérémoniel, en consultation avec le commandant national de la garde de cérémonie, le cornemuseur-major national et le sergent-major du commandement national.
4. Le chef de brigade de l’établissement signalera toutes les activités et tous les événements autorisés à l’adresse GEN-NHQ Ceremonial-Ceremonie au moyen du Rapport sur l'événement faisant l'objet d'une cérémonie (CSC/SCC 1458f). Ce formulaire aidera à faire le suivi des événements et des coûts et fournira des données utiles pour le perfectionnement continu de l’Unité de services de cérémonies.
5. Les membres du personnel qui consultent la présente directive se référeront aussi au document Normes du SCC - Cérémonies et protocole, lequel contient des instructions additionnelles concernant les procédures décrites dans la présente politique.

Procédures

Services funèbres ou commémoratifs

6. Dans le cas du décès d’un membre du personnel du SCC dans l’exercice de ses fonctions, le chef du protocole :
1. dirigera les commandants des Unités de services de cérémonie nationale et régionales ainsi que fournira des conseils et une orientation aux administration centrale et régionales
2. fournira une orientation aux membres du personnel du SCC qui assistent à l’événement
3. fournira le drapeau du Canada qui sera présenté à un membre de la famille pendant le service funèbre ou commémoratif
4. aidera à la préparation du service en étroite collaboration avec la famille.
7. Le chef du protocole veillera à ce que le service funèbre ou commémoratif tenu en cas de décès dans l’exercice des fonctions respecte les souhaits de la famille, et, afin de faciliter l’organisation de la cérémonie, pourra s’inspirer du déroulement approuvé d’un service funèbre ou commémoratif décrit dans le document Normes du SCC - Cérémonies et protocole.
8. Le chef du protocole s’assurera que la mise en berne des drapeaux est effectuée et que les protocoles relatifs aux drapeaux sont respectés, conformément à la DC 266-1 - Mise en berne du drapeau national du Canada et d’autres drapeaux et aux Normes du SCC - Cérémonies et protocole.
9. Le chef du protocole recommandera au sous-commissaire régional concerné les demandes de participation de membres du personnel du SCC à des services funèbres ou commémoratifs pour des policiers ou des agents de la paix d’organismes partenaires.
10. Dans le cas du décès d’un membre du personnel du SCC qui ne se produit pas dans l’exercice de ses fonctions au sein du SCC, le chef de brigade de l’établissement sera responsable de la coordination de la participation du SCC au service funèbre ou commémoratif, en consultation avec le commandant régional ou national de cérémonie ou le chef du protocole. Dans ces circonstances, le chef de brigade de l’établissement doit tenir compte des souhaits de la famille lors de la planification de la cérémonie ou du service fourni.
11. Dans le cas du service funèbre ou commémoratif pour un membre d’un organisme national, provincial ou municipal (p. ex., la Gendarmerie royale du Canada ou l’Agence des services frontaliers du Canada), l’agent principal de cérémonie du SCC qui est présent le jour du service funèbre ou commémoratif dirigera la délégation du SCC et veillera au respect de l’orientation à suivre par les membres du personnel du Service qui participent à l’événement.

Services commémoratifs annuels des policiers et des agents de la paix

12. Le chef du protocole coordonnera les activités liées à la cérémonie nationale.
13. Le sous-commissaire régional et, sous réserve de son approbation, les commandants régionaux de cérémonie coordonneront la participation des membres du personnel du SCC aux cérémonies nationales et provinciales en consultation avec le commandant de la Garde nationale.

Événements nationaux, internationaux et externes

14. La participation de tout membre d’une Unité de services de cérémonie aux :
1. événements nationaux ou internationaux est coordonnée par le commandant national de la garde de cérémonie et/ou le cornemuseur-major national, en collaboration avec le chef du protocole, et est approuvée par le commissaire
2. événements régionaux est coordonnée par le commandant régional de la garde de cérémonie et/ou le cornemuseur-major régional, avec l’approbation du sous-commissaire régional
3. événements locaux est coordonnée par le chef de brigade de l’établissement pour la garde d’honneur et/ou le cornemuseur-sergent local/de l’établissement pour le corps de cornemuses et de tambours du SCC, avec l’approbation du directeur de l’établissement ou du directeur.
15. Les commandants des Unités de services de cérémonie régionales coordonneront les événements auxquels participent plus d’un établissement ou plus d’une garde d’honneur.
16. L’approbation du commissaire doit être obtenue pour toute participation d’un membre d’une Unité de services de cérémonie à un événement à l’extérieur du Canada, y compris aux États-Unis d’Amérique.
17. Dans le cas d’une participation à un événement international, le demandeur soumettra la demande d’autorisation de voyager à la Division des relations intergouvernementales, à l’adresse GEN-NHQ Intergov-Intergouv, au moins six semaines avant l’événement ou dès que possible s’il s’agit d’un service funèbre ou commémoratif.
18. Afin de faciliter le processus d’autorisation, le coordonnateur local doit fournir dès que possible les renseignements suivants au chef du protocole en vue de la participation à un événement international d’un employé ou d’un bénévole civil autorisé membre du corps de cornemuses et de tambours du SCC :
1. date de l’événement
2. lieu de l’événement
3. but de l’événement et lien avec le mandat du SCC
4. nombre de participants et, si possible, nom de ceux-ci
5. tout coût imputé au SCC, y compris pour le remplacement des ressources des tableaux de service
6. dispositions liées au transport.

Cérémonies de remise de diplômes, de reconnaissance et de passation des pouvoirs du SCC

19. Le chef du protocole commencera à coordonner toute cérémonie de passation des pouvoirs dès qu’un changement est annoncé.
20. Si une région désire inviter le lieutenant-gouverneur à présider ou accueillir un événement du SCC, comme une cérémonie de reconnaissance, ou à y participer, le sous-commissaire régional en informera le bureau du commissaire.
21. Le sous-commissaire régional ou le responsable de secteur enverra au commissaire une invitation à présider l’événement ou à y participer.
22. Le chef du protocole examinera l’invitation, la note sur le déroulement, le discours du président de la cérémonie, le texte du maître de cérémonie et le programme souvenir dans le cas de toute cérémonie à laquelle participera le commissaire, le sous-commissaire régional ou un représentant vice-royal.
23. Avant la cérémonie, le coordonnateur de l’événement ou le chef du protocole fournira au président de la cérémonie et aux autres personnes qui l’accompagnent l’information requise quant au rôle qu’ils assumeront durant la cérémonie et aux attentes connexes.

Événements en établissement, locaux ou privés

24. Le directeur de l’établissement ou le directeur autorisera la participation d’un employé ou d’un bénévole civil autorisé membre du corps de cornemuses et de tambours du SCC à tout événement local, comme les cérémonies du jour du Souvenir, les campagnes annuelles du coquelicot, les collectes d’aliments ou autres festivals ou parades communautaires.
25. Le chef de brigade de la garde d’honneur et/ou le cornemuseur-sergent locaux consulteront le directeur de l’établissement ou le directeur au début de tout processus de planification.
26. Le directeur de l’établissement ou le directeur approuvera tout événement privé auquel un employé du SCC ou un bénévole civil autorisé membre du corps de cornemuses et de tambours du SCC a été invité à participer avec l’uniforme du SCC. Au besoin, le directeur de l’établissement ou le directeur devrait demander des clarifications au commandant régional ou national de la garde de cérémonie, ou encore au chef du protocole à l’administration centrale.
27. Les employés et les bénévoles civils autorisés membres du corps de cornemuses et de tambours du SCC qui reçoivent une invitation à participer à un événement local ou privé en informeront le directeur de l’établissement ou le directeur, selon le cas.
28. Tous les employés qui portent l’uniforme du SCC pour assister à un événement doivent se conformer au Code de valeurs et d’éthique du secteur public et à la DC 060 - Code de discipline.

Formes de cérémonie

29. Le coordonnateur de l’événement consultera le document Normes du SCC - Cérémonies et protocole pour toutes les formes de cérémonies proposées, et pour la cérémonie de passation des pouvoirs, la page Cérémonies.
30. Le coordonnateur de l’événement consultera le chef du protocole dans le cas de tout écart du protocole proposé ou pour obtenir des clarifications.

Armoiries du SCC

31. Le commissaire autorisera toute utilisation des armoiries sur l’avis du chef du protocole et du commissaire adjoint, Communications et engagement.
32. Le coordonnateur du PFIM, Secteur des communications et de l’engagement à l’administration centrale, approuvera l’utilisation de la signature organisationnelle et du mot‑symbole « Canada » du PFIM, conformément à la DC 026 - Communications.
33. Le coordonnateur PFIM, en consultation avec le chef du protocole, veillera à ce que les utilisations du mot-symbole et de la signature organisationnelle soient conformes les unes avec les autres.
34. Les membres du personnel ou autres personnes qui demandent à utiliser les armoiries du SCC veilleront à ce que l’usage qui en sera fait au sein de l’organisme ou auprès du public respecte le Code de valeurs et d’éthique du secteur public et la DC 001 - Cadre de la mission, des valeurs et de l'éthique du Service correctionnel du Canada.
35. Les membres du personnel du SCC qui ont obtenu l’autorisation d’utiliser et/ou de porter les armoiries du SCC le feront d’une manière cohérente qui présentera une image positive d’eux‑mêmes et du Service, conformément à la DC 060 - Code de discipline et d’une façon qui respecte les domaines d’intérêts principaux pour l’image de marque.
36. Les membres du personnel s’assureront que tout document imprimé, document Web ou document de présentation utilisé ou communiqué à l’interne ou à l’externe est conforme aux gabarits de l’image de marque organisationnelle afin de garantir une présentation uniforme, conformément à la DC 026 - Communications.

Tenue vestimentaire et conduite

31. Les membres du personnel du SCC, les membres civils ou retraités et les bénévoles qui portent les uniformes du SCC se présenteront d’une manière cohérente qui donnera une image positive du Service. Conformément à la DC 351 - Barème de distribution des vêtements des employés et aux LD 351-1 - Uniformes du SCC, code vestimentaire et barème de distribution, la conduite et l’apparence des personnes en uniforme seront le reflet du professionnalisme de l’ensemble des membres du personnel du SCC et de son mandat.

Annexe A - Renvois et définitions

Renvois

• DC 001 - Cadre de la mission, des valeurs et de l’éthique du Service correctionnel du Canada
• DC 003 - Désignation des agents de la paix
• DC 026 - Communications
• DC 060 - Code de discipline
• DC 265 - Programme de reconnaissance du SCC
• LD 265-1 - Administration du Programme de reconnaissance du SCC
• DC 266-1 - Mise en berne du drapeau national du Canada et d’autres drapeaux
• DC 351 - Barème de distribution des vêtements des employés
• LD 351-1 - Uniformes du SCC, code vestimentaire et barème de distribution
• Énoncé des valeurs du SCC
• Événements et activités d’accueil du SCC
  Normes du SCC - Cérémonies et protocole
• Code de valeurs et d’éthique du secteur public du Conseil du Trésor du Canada
• Directive sur les conflits d’intérêts du Conseil du Trésor du Canada
• Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements du Conseil du Trésor du Canada
• Domaines d’intérêts principaux pour l’image de marque du Conseil du Trésor du Canada
• Information relative aux marques de commerce canadiennes de l’Office de la propriété intellectuelle du Canada
• Protocole pour les événements et cérémonies de Patrimoine canadien
• Registre public des armoiries, drapeaux et insignes du Gouverneur général du Canada
• Règles pour la mise en berne du drapeau national du Canada de Patrimoine canadien
• Règles sur le déploiement du drapeau national du Canada de Patrimoine canadien

Définitions

Activités autorisées : cérémonies, services et événements auxquels participe le SCC ou dans le cadre desquels il joue un rôle de coordination, entre autres :

• le service funèbre ou commémoratif d’un membre du personnel du SCC décédé dans l’exercice de ses fonctions
• la participation du SCC au service funèbre ou commémoratif d’un membre d’un organisme national, provincial ou municipal, décédé dans l’exercice de ses fonctions (p. ex., la Gendarmerie royale du Canada, l’Agence des services frontaliers du Canada ou Parcs Canada)
• le service funèbre ou commémoratif d’un membre du personnel d’un établissement correctionnel (non décédé dans l’exercice de ses fonctions) relevant du gouvernement du Canada, d’une province ou d’un territoire canadien, ou d’un employé retraité du SCC
• le Service commémoratif annuel des policiers et des agents de la paix canadiens à Ottawa ou dans les provinces
• les événements provinciaux, nationaux ou internationaux organisés par le SCC ou auxquels il participe qui nécessitent des considérations cérémonielles ou protocolaires
• les cérémonies commémoratives régionales, nationales et internationales
• les cérémonies régionales du SCC (p. ex., les cérémonies de remise des diplômes du Programme de formation correctionnelle, les cérémonies de reconnaissance et les cérémonies de passation des pouvoirs)
• les événements locaux, communautaires et en établissement auxquels le SCC peut avoir ou a été invité et qui sont conformes au Code de valeurs et d’éthique du secteur public (Code du secteur public) et à la DC 060 - Code de discipline
• les cérémonies personnelles, publiques ou privées, approuvées par un fondé de pouvoir délégué en collaboration avec le chef du protocole.

Agent de la paix : membre du personnel du SCC suivant la définition fournie dans le Code criminel du Canada, la Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition et la DC 003 - Désignation des agents de la paix.

Armoiries : insigne organisationnel du SCC (étoile à six branches, couronne royale, clé et flambeau croisés derrière une feuille d’érable rouge, anneau vert sur lequel sont inscrits les mots CORRECTIONAL SERVICE CORRECTIONNEL DU CANADA et la devise FUTURA RECIPERE) et insigne du SCC (ou drapeau). Les armoiries sont enregistrées comme marque de commerce auprès de l’Office de la propriété intellectuelle du Canada et figurent dans le Registre public des armoiries, drapeaux et insignes. Les emblèmes héraldiques du Registre ne peuvent être reproduits sous aucune forme ou par quelque procédé que ce soit sans l’autorisation écrite de l’Autorité héraldique du Canada et/ou du récipiendaire.

Décès dans l’exercice des fonctions : décès d’un membre du personnel du SCC, désigné comme un agent de la paix, qui est directement attribuable (excluant toutes les causes extérieures non connexes) à un incident, à une blessure ou à une activité survenu pendant qu’il exerçait les fonctions qui lui avaient été confiées dans un établissement, dans la collectivité ou lors de sa participation à une mission internationale.

Décès en cours d’emploi : décès d’un membre du personnel du SCC survenu alors qu’il n’était pas à son lieu de travail et dont la raison n’est pas liée à une de ses fonctions au sein du Service.

Décès en service : décès d’un membre du personnel du SCC alors qu’il était en service, mais qui n’est pas attribuable à une cause extérieure indépendante.

Délégués officiels : groupe de personnes, dont le président de la cérémonie, qui entrent dans la pièce après avoir été annoncées. La délégation officielle devrait compter au plus six personnes et comprendre, s’ils sont présents, le lieutenant-gouverneur, le commissaire, le sous-commissaire régional, les directeurs de l’établissement/directeurs du district/sous-commissaires régionaux entrants en fonction et sortants (s’il s’agit de passation des pouvoirs) ainsi qu’un Aîné autochtone.

Directeur de l’établissement ou directeur : personne nommée qui est légalement responsable de l’établissement, du bureau sectoriel de libération conditionnelle ou du pavillon de ressourcement.

Président de la cérémonie : invité qui présente le discours principal ainsi que les prix et les certificats.

Programme fédéral de l’image de marque (PFIM) : mot-symbole « Canada », constitué du mot « Canada » surmonté du drapeau canadien, et signature organisationnelle, constituée du drapeau canadien suivi de « Service correctionnel Canada Correctional Service Canada ».

Unité de services de cérémonie : groupe d’employés du SCC et de bénévoles civils sélectionnés faisant partie de la garde d’honneur, du corps communautaire de cornemuses et de tambours du SCC et de la garde de cérémonie. Leur mission est d’inspirer la fierté, de promouvoir la discipline, de rendre honneur et de créer un « esprit de corps » pour le SCC et au sein de son effectif dans le cadre d’activités autorisées. La participation de l’Unité de services de cérémonie sera apolitique.

Vice-royal : qualificatif utilisé pour le représentant dûment nommé de Sa Majesté la Reine au Canada, les personnes qui accompagnent ce représentant et la musique jouée en sa présence.