Directive du commissaire 026 Communications

• Responsibilitiés
• Planification des communications
• Insigne du SCC et image de marque
• Langues officielles
• Langage clair et simple
• Utilisation de l’appellation légale et du titre d’usage du SCC
• Consentement à être identifié
• Messages internes
• Intranet
• Internet
• Films et vidéos
• Médias sociaux
• Entre Nous Express
• Graphisme
• Photographie et demandes de photos
• Articles promotionnels
• Édition
• Événements et annonces
• Visites d’unités opérationnelles
• Discours et notes d’allocution
• Communications avec les délinquants
• Communications avec d’autres auditoires
• Publicité
• Recherche sur l’opinion publique
• Communications en cas d’urgence
• Utilisation du GCannuaire et du bloc-signature officiel
• Droit d’auteur
• Évaluation
• Annexe A - Renvois et définitions
• Annexe B - Produits et outils de communication
• Annexe C - Niveaux d’approbation en matière de communications
• Annexe D - Lignes directrices sur le langage clair et simple
• Annexe E - Mot-symbole « Canada » et signature ministérielle
• Annexe F - Processus d’élaboration et d’approbation des produits de communication

Responsibilitiés

1. Le commissaire adjoint, Communications et engagement, s’assurera :
   1. que les activités de communication respectent la Politique sur les communications et l’image de marque et autres directives pertinentes du gouvernement du Canada
   2. que les produits, activités et initiatives de communication sont dirigés et orientés par le personnel du Secteur des communications et de l’engagement à l’administration centrale (AC), en particulier le personnel de la Division des affaires publiques, ainsi que le personnel des Communications aux administrations régionales (AR)
   3. que le personnel des Communications à l’AC est ultimement responsable de tous les produits, activités et initiatives de communication d’envergure nationale du Service correctionnel du Canada (SCC)
   4. que tous les produits, activités et initiatives relevant de sa responsabilité reçoivent son approbation définitive ou celle de son délégué
   5. que la sous-commissaire pour les femmes approuve tous les produits, activités et initiatives de communication d’envergure nationale liés à la gestion des délinquantes.
2. Chaque sous-commissaire régional s’assurera :
   1. que les activités de communication régionales respectent la Politique sur les communications et l’image de marque du gouvernement du Canada
   2. que les produits, activités et initiatives de communication d’envergure régionale sont dirigés et orientés par le personnel des Communications à l’AR
   3. qu’il est ultimement responsable de tous les produits, activités et initiatives de communication d’envergure régionale dans sa région
   4. que tous les produits, activités et initiatives relevant de sa responsabilité reçoivent son approbation définitive ou celle de son délégué
   5. que la sous-commissaire pour les femmes sera consultée en ce qui concerne tous les produits, activités et initiatives de communication d’envergure régionale liés à la gestion des délinquantes.
3. Le personnel des Communications à l’AC/Communications régionales :
   1. respectera la Politique sur les communications et l’image de marque et s’assurera que tous les produits, activités et initiatives de communication d’envergure nationale sont conformes à cette politique et à toutes les directives connexes
   2. dirigera l’élaboration et l’approbation de tous les produits, activités et initiatives de communication d’envergure nationale ou régionale et en assumera la responsabilité
   3. fournira, au besoin, des conseils et du soutien en matière de communications à l’ensemble du personnel
   4. fournira des conseils et/ou une rétroaction au personnel opérationnel quant aux produits qui ne relèvent pas de la responsabilité des Communications à l’AC/Communications régionales (p. ex., les rapports ministériels et les outils utilisés pour répondre aux exigences opérationnelles, tels que les affiches de planification stratégique et le matériel de formation)
   5. consultera les membres du personnel concernés (c.-à-d. les experts en la matière) aux fins de l’élaboration de produits, d’activités et d’initiatives de communication et leur donnera l’occasion d’exprimer leurs opinions et leurs commentaires
   6. sollicitera les conseils du personnel des Communications à l’AC ou des Communications régionales, au besoin.
4. Le personnel d’un établissement ou d’une installation qui a des tâches précises en matière de communications (p ex., le directeur adjoint, Services de gestion, et le porte-parole désigné des opérations) :
   1. respectera les exigences de la présente DC et de la DC 022 – Relations avec les médias
   2. consultera les Communications régionales pour s’assurer que tous les produits, activités et initiatives de communication respectent la Politique sur les communications et l’image de marque et les autres directives connexes
   3. consultera les Communications régionales en ce qui concerne les produits qui ne relèvent pas de la responsabilité du personnel des Communications de la région (p. ex., les rapports et les outils utilisés pour répondre aux exigences opérationnelles, tels que les directives à l’intention du personnel, les notes de service, le matériel de formation, les communications avec les partenaires, les présentations dans la collectivité)
   4. exécutera ses tâches (p. ex., rédiger des communiqués sur les opérations ou agir comme porte-parole du SCC) selon les directives du directeur de l’établissement et/ou du sous-commissaire régional, en collaboration avec les Communications régionales.

Planification des communications

5. Les Communications à l’AC et/ou les Communications régionales sont responsables de la planification des communications en fonction des besoins à court et à long terme d’une région, d’un secteur ou d’une direction.
6. Le personnel communiquera avec le conseiller en communications à l’AC ou le conseiller en communications régional lorsqu’il lance une nouvelle initiative ou un nouveau projet, produit ou programme, afin de déterminer si un soutien en matière de communications est nécessaire. Cette consultation devrait avoir lieu au début de l’initiative, du projet, du produit ou du programme.
7. Sauf en ce qui concerne le contenu factuel du sujet traité, le personnel adhérera et donnera suite aux décisions prises par le conseiller en communications à l’AC/conseiller en communications régional ou le commissaire adjoint, Communications et engagement, ou son délégué, quant aux produits de communication, y compris les décisions relatives à la langue, au style, à la présentation et à d’autres questions en matière de communications.
8. Il incombe aux responsables des Communications à l’AC/Communications régionales de déterminer s’il est nécessaire d’établir un plan, une stratégie ou une approche en matière de communications à leur niveau (national ou régional). Le personnel des Communications à l’AC/Communications régionales est également chargé de produire la version préliminaire de chaque plan, stratégie ou approche, incluant toutes les activités de communication subséquentes, en consultation avec les experts en la matière. Ces derniers vérifieront le contenu (c.-à-d. qu’ils s’assureront de l’exactitude des faits).
9. Tous les produits, activités et initiatives de communication devraient prendre en compte la mission, les valeurs et l’éthique du SCC, comme il est indiqué dans la DC 001 – Cadre de la mission, des valeurs et de l’éthique du Service correctionnel du Canada.
10. Les communications du SCC seront représentatives et inclusives et refléteront les considérations liées à la diversité et au genre. Cela comprend l’utilisation d’un langage et d’une formulation neutres (p. ex., « membre du personnel » au lieu d’« employé/employée ») plutôt que d’un langage binaire (incluant seulement les hommes ou les femmes). Cela comprend également l’élaboration de produits de communication qui respectent la diversité (p. ex., représenter visuellement des membres des minorités visibles et des personnes s’identifiant au sexe féminin et s’assurer que les symboles ou les signifiants culturels des Autochtones sont utilisés de manière appropriée).
11. De plus, tous les efforts devraient être déployés pour assurer la qualité de la langue et l’exactitude des termes dans les produits de communication autant en français qu’en anglais.

Insigne du SCC et image de marque

12. Dans la présente DC, le terme « insigne » désigne l’image graphique qui figure dans le Registre public des armoiries, drapeaux et insignes, et non les insignes en métal/numérotés/de retraite/de casquette/d’épaule ou tout autre élément des uniformes du SCC.
13. L’insigne du SCC est le symbole unificateur de l’organisme. Il sert d’image de marque uniforme et il est facilement reconnaissable dans tous les produits, publications et autres articles conçus par le SCC et lui appartenant. L’insigne du SCC figure dans le Registre public des armoiries, drapeaux et insignes et est enregistré comme une marque déposée auprès de l’Office de la propriété intellectuelle du Canada.
14. Tous les produits de communication et toutes les publications seront conformes au Programme fédéral de l’image de marque, lequel comprend deux éléments principaux : le mot symbole « Canada » et la signature ministérielle du SCC (voir les exemples à l’annexe E). Le mot-symbole « Canada » et la signature ministérielle seront les seuls identificateurs utilisés sur les produits destinés à des publics de l’extérieur (p. ex., les membres du public, les partenaires, les intervenants et les médias). L’insigne du SCC ne sera utilisé que sur des produits destinés au personnel et aux délinquants.
15. Il est interdit au personnel de modifier l’insigne de quelque façon que ce soit ou encore de le masquer au moyen d’autres éléments graphiques dans les publications ou sur n’importe quel autre média ou produit. Il est également interdit au personnel de modifier le mot-symbole ou la signature ministérielle.
16. Il est interdit aux membres du personnel de créer ou d’utiliser des logos, des identificateurs ou des symboles pour leur administration, leur établissement, leur pavillon de ressourcement visé à l’article 81, leur district, leur bureau de libération conditionnelle, leur centre correctionnel communautaire, leur direction ou leur secteur. Le logo actuel du programme CORCAN est exempté des exigences de la présente directive.
17. Toutes les demandes d’utilisation de l’insigne du SCC dans un format, sur un article ou sur un support quelconque seront acheminées au chef du protocole et aux Communications à l’AC, où leur conformité aux normes du Programme fédéral de l’image de marque sera vérifiée. Les Communications à l’AC/Communications régionales fourniront les éléments graphiques de l’insigne, le mot-symbole et la signature ministérielle dans le format requis (p. ex., jpeg) au personnel qui en fait la demande.
18. Le personnel soumettra les produits non liés aux communications (p. ex., les rapports ministériels et les affiches de planification stratégique) qui seront diffusés à grande échelle (p. ex., dans l’ensemble du SCC, à tous les délinquants ou à des organisations partenaires) au conseiller en communications à l’AC/conseiller en communications régional, qui s’assurera de leur conformité au Programme fédéral de l’image de marque.
19. Les documents organisationnels (p. ex., le Plan ministériel et le Rapport sur les résultats ministériels) qui sont produits et publiés conformément aux gabarits du Secrétariat du Conseil du Trésor ne sont pas visés par la présente DC. Les gabarits de l’image de marque organisationnelle du SCC seront utilisés dans la conception de tous les autres produits, afin d’assurer une présentation uniforme de ces produits.

Langues officielles

20. Tous les produits et le matériel de communication créés par le SCC seront conformes à la Loi sur les langues officielles.
21. Tous les produits et le matériel de communication diffusés à l’échelle nationale seront simultanément publiés dans les deux langues officielles.
22. Toutes les activités de communication comprendront du matériel et/ou des services (p. ex., disponibilité de porte-parole du SCC pour donner des entrevues aux médias ou des discours) de niveaux similaires, en fonction de ce qui est requis à l’emplacement prévu pour l’activité dans la région.
23. Le personnel des Communications régionales, en collaboration avec les coordonnateurs régionaux des langues officielles, conseillera l’administration, les établissements, les pavillons de ressourcement visés à l’article 81, les districts, les bureaux de libération conditionnelle et les centres correctionnels communautaires de sa région quant aux exigences linguistiques qui s’appliquent à la diffusion des produits et du matériel de communication.

Langage clair et simple

24. Tous les produits et le matériel de communication respecteront les exigences de la Politique sur les communications et l’image de marque relativement au langage clair (de plus amples renseignements sont fournis à l’annexe D). Ils seront rédigés dans un style clair, concis, facile à comprendre et correspondant au niveau de scolarité le plus bas possible tout en convenant aux publics cibles. Les produits de communication en français et en anglais devraient respecter ces exigences.
    1. Les produits destinés aux délinquants devraient être faciles à comprendre par un élève de 8e année (13 à 14 ans).
    2. Les produits destinés aux employés, au public, aux médias et aux intervenants/partenaires ne devraient pas être d’un niveau supérieur à celui de la 10e année (facile à comprendre par un élève de 15 à 16 ans).
25. Dans le cas des produits conçus pour un créneau étroit (p. ex., des rapports de recherche ou une demande provenant d’une revue scientifique/technique), on peut utiliser un langage plus recherché que le langage convenant normalement à des élèves de 10e année.
26. Tout le contenu diffusé sur le Web doit être conforme au Guide de rédaction du contenu du site Canada.ca. Tous les autres contenus et/ou produits de communication écrite devraient être conformes à l’ouvrage Le guide du rédacteur.
27. Le personnel des Communications à l’AC/Communications régionales évaluera si les produits et le matériel de communication sont rédigés dans un langage clair et fournira de la rétroaction ainsi que des services de révision en langage clair dans le cadre du processus habituel de révision et d’approbation.
28. Pour tout contenu ou produit de communication interne, il n’est pas nécessaire d’écrire le titre du SCC au long – on peut utiliser l’acronyme seulement (« SCC »). Pour tout contenu ou produit de communication externe, le titre complet (« Service correctionnel du Canada ») doit être utilisé à la première mention, suivi de l’acronyme entre parenthèses. On devrait utiliser l’acronyme seul pour toutes les mentions subséquentes.
29. Sauf en ce qui concerne les modifications ayant une incidence sur l’exactitude factuelle du contenu, le personnel adhérera et donnera suite aux décisions prises par le conseiller en communications à l’AC/conseiller en communications régional ou le commissaire adjoint, Communications et engagement, ou son délégué, relativement à la révision en langage clair.

Utilisation de l’appellation légale et du titre d’usage du SCC

30. Conformément à l’article 2 de la LSCMLC, l’appellation légale du SCC est « Service correctionnel du Canada ». Cette appellation légale figure dans la loi habilitante du Service (la LSCMLC) et dans toute proclamation, tout décret ou tout autre instrument utilisé pour créer une direction au sein du gouvernement.
31. Le titre d’usage est le titre autorisé qui sert couramment à désigner un ministère, un programme ou une activité. Le titre d’usage du SCC, tel qu’il a été approuvé par le président du Conseil du Trésor, est « Service correctionnel Canada ».
32. Dans les directives du commissaire (DC), les bulletins et les autres documents officiels (p. ex., les documents se rapportant à la politique et au cadre juridique du SCC, les accords d’échange de services, les protocoles d’entente et les rapports organisationnels), on utilisera l’appellation légale.
33. Dans tous les autres cas, bien que le titre d’usage puisse être employé, il est fortement recommandé d’utiliser l’appellation légale afin d’assurer l’uniformité et la traduction adéquate des documents.

Consentement à être identifié

1. Les membres du personnel et les délinquants donneront leur consentement écrit pour que leur photographie ou tout autre renseignement permettant de les identifier soient diffusés ou publiés à l’interne ou à l’externe. Cette directive ne s’applique pas aux photographies de personnes prises à des fins opérationnelles et pour les dossiers officiels du SCC (p. ex., identification des détenus).
2. Une image (p. ex., une photo ou une vidéo) peut être utilisée ou publiée seulement si toutes les personnes identifiables sur cette image, excluant les spectateurs dans un lieu public, ont donné leur consentement à cet effet et ont signé le formulaire Consentement à être identifié dans des publications du SCC et de la CLCC (CSC/SCC 1305). Le conseiller en communications à l’AC/ conseiller en communications régional ou le responsable de l’administration, de l’établissement, du pavillon de ressourcement visé à l’article 81, du district, du bureau de libération conditionnelle ou du centre correctionnel communautaire qui demande le consentement conservera une copie du formulaire de consentement signé. Si un formulaire de consentement n’est pas signé, le consentement peut également être fourni par écrit (p. ex., dans un courriel). Cette preuve écrite du consentement doit également être conservée par le conseiller en communications à l’AC/ conseiller en communications régional ou le responsable de l’administration, de l’établissement, du pavillon de ressourcement visé à l’article 81, du district, du bureau de libération conditionnelle ou du centre correctionnel communautaire qui demande le consentement.
3. Pour prendre connaissance des procédures relatives au consentement à être identifié par les médias, veuillez consulter la DC 022 – Relations avec les médias.

Messages internes

37. Les questions d’une grande importance, comme les événements d’envergure touchant l’ensemble du personnel, la mise en application de nouvelles lois et la célébration de journées ou d’événements spéciaux, font l’objet de Messages du commissaire. Le personnel des Communications à l’AC déterminera si un Message du commissaire est requis et il rédigera, en collaboration avec les experts en la matière, tous les Messages du commissaire.
38. Les communiqués généraux (gen-comm) importants, urgents ou d’envergure nationale seront expédiés par courriel, le cas échéant. C’est le commissaire adjoint, Communications et engagement, qui décide si un communiqué général doit être envoyé. Ces communiqués peuvent notamment porter sur les sujets suivants :
    1. la sécurité du personnel et du public
    2. les activités de l’organisation
    3. les changements importants apportés aux politiques
    4. des questions relatives aux ressources humaines, dont le personnel sera informé pour des raisons juridiques ou de santé
    5. les messages opérationnels courants et/ou liés à la sécurité concernant les annulations d’activités, certains problèmes du système de technologie de l’information et/ou les pannes des services de communications.
39. Tous les autres messages nationaux destinés à l’ensemble du personnel sont diffusés dans Cette semaine au SCC. Ces messages portent notamment sur les sujets suivants :
    1. sujets d’intérêt humain
    2. annonces concernant des publications ou des ressources
    3. changements apportés aux politiques et bulletins de gestion des cas
    4. appels de candidatures.
40. Les communiqués généraux régionaux peuvent aussi être envoyés par le sous-commissaire régional à sa région. Ces messages doivent être rédigés par le personnel des Communications régionales ou en collaboration avec celui-ci.
41. Les secteurs et les régions fourniront aux Communications à l’AC/Communications régionales une liste des journées/événements spéciaux qui les touchent, aux fins de coordination des messages.
42. Les articles à diffuser dans Cette semaine au SCC seront approuvés par le commissaire adjoint ou le sous-commissaire régional et traduits avant d’être soumis au conseiller en communications à l’AC. Les articles à diffuser dans Cette semaine au SCC qui sont rédigés par des employés ne faisant pas partie des Communications seront examinés par le conseiller en communications à l’AC/conseiller en communications régional avant d’être approuvés. Le conseiller en communications à l’AC veillera à ce que les articles soient soumis à l’examen et à l’approbation du commissaire adjoint associé, Communications et engagement, ou de son délégué.
43. Les articles à diffuser dans Cette semaine au SCC seront affichés le plus tôt possible dans la section réservée aux annonces du site intranet (national ou régional), puis publiés dans l’édition suivante de Cette semaine au SCC, le cas échéant.
44. Les messages instantanés (c.-à-d. un court texte écrit et/ou message multimédia qui s’affiche instantanément lorsqu’un utilisateur ouvre le bureau) sont utilisés pour s’assurer que les membres du personnel reçoivent un message particulier.
45. La décision d’envoyer un message instantané est prise à la discrétion des Communications, en collaboration avec le ou les bureaux de première responsabilité (BPR). Ces messages doivent être approuvés par le responsable de secteur/sous-commissaire régional et le commissaire adjoint associé, Communications et engagement.
46. Les messages instantanés diffusés mettront en évidence des initiatives ministérielles importantes qui s’adressent à tous les membres du personnel des régions ciblées ou de l’ensemble du Canada.
47. Les messages du gouvernement du Canada (p. ex., du Secrétariat du Conseil du Trésor) seront distribués promptement au personnel, le cas échéant.

Intranet

48. Chaque secteur et chaque région élaborera, approuvera et téléchargera du contenu dans le site intranet du SCC, nommé le Hub, en utilisant le modèle de mise en page normalisé établi. Chaque administration, établissement, pavillon de ressourcement visé à l’article 81, district, bureau de libération conditionnelle et centre correctionnel communautaire nommera au moins un éditeur qui gérera son contenu dans l’intranet.
49. Le personnel des Communications à l’AC coordonnera la section réservée aux annonces de l’intranet (c.-à-d. la page d’accueil). Tout article destiné à cette section doit être soumis au conseiller en communications à l’AC/conseiller en communications régional. Il incombe également au personnel des Communications à l’AC d’examiner le contenu du site intranet produit par d’autres membres du personnel du SCC et allant au-delà de brèves mises à jour des faits (comme les coordonnées de personnes-ressources), ainsi que de leur donner des conseils.
50. Tout le contenu diffusé dans l’intranet doit être conforme au Guide de rédaction du contenu du site Canada.ca (une version abrégée pour le Hub est également disponible). Le contenu doit d’abord respecter le Guide de rédaction du contenu du site Canada.ca, et ensuite le Guide stylistique du Hub. À titre de pratique exemplaire, le contenu devrait aussi être conforme à la Norme sur l’accessibilité des sites Web du gouvernement du Canada (p. ex., description des images pour les personnes qui utilisent des lecteurs d’écran).
51. Le contenu des sites intranet sera à jour, concis, clair et considéré nécessaire à l’exécution des rôles et des responsabilités du personnel. Les sites intranet ne devraient pas servir de dépôts pour l’ensemble des documents créés par le personnel. Dans la mesure du possible, on devrait inclure dans les nouveaux contenus des liens menant aux contenus existants plutôt que de créer des contenus en double.
52. Le contenu des sites intranet sera revu en entier par l’éditeur du secteur ou de la région tous les 18 mois, grâce aux messages d’incitation automatiques dans le Hub, afin de déterminer s’il est encore à jour et pertinent.
53. Le personnel des Communications à l’AC coordonnera, en collaboration avec l’équipe du site intranet, la formation de toute personne chargée d’assumer la fonction d’éditeur. La formation obligatoire doit être suivie avant qu’une personne puisse obtenir des droits de révision.
54. Il ne revient pas au personnel des Communications à l’AC de produire de nouveaux contenus. Les membres du personnel devraient toutefois consulter le conseiller en communications à l’AC/ conseiller en communications régional lorsqu’ils créent du nouveau contenu qui va au-delà de brèves mises à jour des faits (p. ex., les coordonnées de personnes-ressources). Ils devraient également s’adresser aux Communications lorsqu’ils apportent des modifications importantes aux contenus déjà diffusés, afin d’obtenir leur avis sur l’utilisation du langage clair et d’autres questions en matière de communications.

Internet

55. Tous les contenus produits aux fins de diffusion sur Internet doivent être conformes au Guide de rédaction du contenu du site Canada.ca et aux exigences énoncées dans la Politique sur les communications et l’image de marque, y compris la Norme sur l’accessibilité des sites Web et la Loi sur les langues officielles.
56. Tous les contenus diffusés sur Internet seront élaborés par le personnel des Communications à l’AC et le secteur concerné. Les membres du personnel communiqueront avec le conseiller en communications à l’AC avant d’élaborer de nouveaux contenus aux fins de diffusion sur Internet ou de mettre à jour le contenu en ligne.
57. Le contenu diffusé sur Internet sera à jour, concis, clair, facile à comprendre et facilement accessible, et fournira des renseignements utiles aux Canadiens (notamment sur les programmes, les initiatives et les services du SCC qui présentent un intérêt pour les personnes n’appartenant pas au SCC).
58. Les Communications à l’AC demeurent propriétaires de tous les contenus élaborés aux fins de diffusion sur Internet. Le commissaire adjoint, Communications et engagement, doit rendre compte de toute l’information affichée sur le site Internet du SCC.

Films et vidéos

59. Pour les demandes relatives à des propositions de tournage de films ou de vidéos, les membres du personnel consulteront le conseiller en communications à l’AC/conseiller en communications régional. Les demandes de l’extérieur seront évaluées par le personnel des Communications conformément à la DC 022 – Relations avec les médias.
60. Le personnel des Communications à l’AC/Communications régionales déterminera les possibilités de tournage de films et de vidéos dans le but de favoriser l’innovation et de répondre aux besoins en matière de communications, dans le cadre du processus courant et continu de planification des communications. De plus, il s’assurera que les ressources et les fonds seront mis à sa disposition par le secteur/la région qui présente la demande.

Médias sociaux

61. Veuillez consulter la DC 227 – Usage de la technologie Web 2.0 et la DC 226 – Utilisation des ressources électroniques pour prendre connaissance des directives sur l’utilisation individuelle des médias sociaux.
62. Les membres du personnel peuvent créer et utiliser des comptes de médias sociaux à des fins professionnelles (p. ex, réseautage et partage de contenus relatifs aux services correctionnels). Toutefois, ils ne devraient pas se présenter comme des porte-parole officiels du SCC sur leurs comptes. Conformément à la DC 227 – Usage de la technologie Web 2.0, les membres du personnel n’utiliseront pas d’images de l’insigne du SCC ou tout autre identificateur du SCC de quelque façon que ce soit sur leurs comptes personnels de médias sociaux.
63. Conformément à la DC 227 – Usage de la technologie Web 2.0, les membres du personnel doivent veiller à ce que leurs communications sur les médias sociaux respectent toutes les politiques régissant la conduite professionnelle, ainsi que s’assurer de protéger les renseignements personnels et la sécurité des renseignements et de respecter les droits à la protection de la vie privée.
64. Les membres du personnel qui souhaitent diffuser du contenu dans les comptes de médias sociaux du SCC pour faire la promotion notamment d’une activité, d’une initiative ou d’un rapport s’adresseront aux Communications à l’AC/Communications régionales. Ils transmettront tout contenu à diffuser dans les comptes de médias sociaux au conseiller en communications à l’AC/ conseiller en communications régional, aux fins d’examen. Ce contenu sera ensuite soumis à l’approbation du commissaire adjoint du secteur ou du sous-commissaire régional, ou de leur délégué.
65. Une fois approuvé par le commissaire adjoint du secteur, le sous-commissaire régional ou leur délégué, le contenu à diffuser dans les comptes de médias sociaux sera soumis au conseiller en communications à l’AC/conseiller en communications régional. Suivant la soumission du contenu à diffuser dans les comptes de médias sociaux, le personnel des Communications à l’AC obtiendra les dernières autorisations du commissaire adjoint associé, Communications et engagement, ou de son délégué, puis publiera le contenu dans les comptes du SCC.
66. Les Communications à l’AC demeurent propriétaires de tous les contenus élaborés aux fins de diffusion dans les comptes de médias sociaux du SCC. Le commissaire adjoint, Communications et engagement, doit rendre compte de toute l’information diffusée dans les comptes de médias sociaux du SCC.
67. Les comptes de médias sociaux du SCC sont administrés conformément aux conditions d’utilisation du SCC. Le SCC se réserve le droit de bloquer des utilisateurs ou de supprimer des commentaires qui ne respectent pas les conditions d’utilisation.
68. Les demandes des médias faites par l’entremise des réseaux sociaux seront traitées conformément à la DC 022 – Relations avec les médias.
69. GCconnex est la plateforme de réseautage social professionnel du gouvernement du Canada qui vise à permettre aux fonctionnaires de tisser des liens et de collaborer selon leurs connaissances, leurs expériences et leurs intérêts communs.
70. GCconnex sert à mener des activités ayant trait au milieu de travail et il ne devrait pas remplacer les réseaux sociaux personnels. Il existe plusieurs groupes GCconnex liés au SCC, et tous les membres du personnel peuvent se joindre à un groupe ou en créer un et inviter leurs collègues.
71. Si vous voulez un guide détaillé sur la façon d’utiliser GCconnex, veuillez consulter la page Ressources d’apprentissage de GCpédia ou communiquer avec l’équipe des Communications à l’AC.

Entre Nous Express

72. Les membres du personnel peuvent soumettre des idées d’articles ou des articles aux Communications à l’AC en les envoyant à l’adresse GEN-NHQ Let’s Talk Express – Entre Nous Express. Le personnel des Communications à l’AC évaluera chaque sujet proposé et chaque article soumis en vue d’une éventuelle publication, et il conserve le plein contrôle éditorial de tout le contenu d’Entre Nous Express. Les articles à publier dans Entre Nous Express seront approuvés par le commissaire adjoint ou le sous-commissaire régional.
73. Il peut arriver que les membres de l’équipe d’Entre Nous Express demandent à des employés de leur accorder des entrevues ou de leur fournir des renseignements qui serviront à la rédaction d’articles. Les membres du personnel ne sont pas tenus d’acquiescer à ces demandes. Toutefois, si un employé accepte d’apporter sa collaboration, il donnera son consentement par écrit et pourra vérifier l’exactitude de l’article avant que celui-ci soit soumis au processus d’approbation et publié.

Graphisme

74. Les membres du personnel consulteront leur conseiller en communications à l’AC/conseiller en communications régional s’ils souhaitent demander des services de graphisme qui excèdent les gabarits disponibles en matière d’image de marque organisationnelle.
75. Le personnel des Communications à l’AC fournira les services de graphisme demandés. Au besoin, le conseiller en communications à l’AC/conseiller en communications régional demandera aux contractuels figurant sur la liste des contractuels autorisés tenue par les Communications de présenter des soumissions relatives à la demande. En pareil cas, il incombera à la direction, au secteur ou à la région concerné d’obtenir le financement nécessaire pour payer les services de graphisme.
76. Le conseiller en communications à l’AC/conseiller en communications régional travaillera en collaboration avec les contractuels et dirigera les travaux de graphisme.
77. Toutes les demandes de services de graphisme doivent répondre aux exigences du Programme fédéral de l’image de marque et de la Loi sur les langues officielles.

Photographie et demandes de photos

78. Les membres du personnel ayant besoin de services de photographie dans le cadre d’une activité (parce qu’ils n’ont pas à l’interne les ressources pour prendre des photos) communiqueront avec le conseiller en communications à l’AC/conseiller en communications régional au moins 10 jours ouvrables avant la tenue de l’activité. Le personnel des Communications à l’AR/Communications régionales fournira les services demandés dans la mesure du possible (p. ex., les frais sont couverts, aucun déplacement n’est requis et le personnel est disponible) lorsque l’activité en question répond aux critères d’un événement d’importance pour le SCC.
79. Les membres du personnel ayant besoin de photos qu’ils pourront utiliser dans des produits de communication consulteront le conseiller en communications à l’AC/conseiller en communications régional. Le personnel des Communications à l’AC fournira aux employés les photos disponibles qui répondent à leurs besoins, dans les limites du raisonnable (p. ex., nombre de photos et délais raisonnables). Les Communications à l’AC se réservent le droit de restreindre une demande si les photos ne sont pas aisément accessibles ou si la quantité de ressources requises pour les obtenir est trop élevée.
80. Des images d’archives sont également disponibles auprès des Communications à l’AC. Les membres du personnel du SCC ne devraient pas utiliser d’autres images d’archives pour les produits liés ou non aux communications.
81. Des photos seront ajoutées au compte Flickr du SCC, s’il y a lieu. Le personnel des Communications à l’AC, en collaboration avec la région ou le secteur concerné, déterminera si une image devrait être publiée.
82. Toutes les photos d’établissement/d’installation du SCC aux fins de communication (p. ex., celles qui sont affichées sur le compte Flickr, fournies aux médias ou utilisées dans des produits de communication) doivent être approuvées par le commissaire adjoint, Opérations et programmes correctionnels, ou son délégué.
83. Toutes les photos sur lesquelles apparaissent des personnes devraient, dans la mesure du possible, refléter l'inclusion et la diversité.
84. Voir la section Consentement à être identifié dans la présente DC.

Articles promotionnels

85. Les articles promotionnels achetés avec les fonds du gouvernement du Canada seront appropriés, utiles et peu dispendieux, et ils devraient être produits dans le cadre d’une stratégie ou d’une initiative de communication. Les articles promotionnels doivent être financés par le BPR (soit la division, la direction ou le secteur concerné).
86. Les articles promotionnels proposés répondront à au moins un des critères suivants :
    1. faire partie d’un plan de communication et en soutenir les objectifs
    2. être en lien direct avec le programme ou le service et avec le public cible
    3. appuyer le message véhiculé par l’initiative de communication.
87. Pour proposer l’achat d’articles promotionnels :
    1. le formulaire d’approbation pour les articles promotionnels et l’impression de masse sera rempli pour toutes les demandes, en collaboration avec le conseiller en communications à l’AC/conseiller en communications régional
    2. le formulaire rempli, accompagné d’une image ou d’une photo de l’article promotionnel proposé, sera acheminé au responsable du secteur/sous-commissaire régional aux fins d’approbation et de financement, puis aux Communications à l’AC pour obtenir les approbations finales
    3. le commissaire adjoint, Communications et engagement, présentera la demande et les recommandations au commissaire, aux fins d’approbation
    4. le personnel des Communications à l’AC fera savoir au secteur ou à la région si la demande d’article promotionnel est approuvée.

Édition

88. Tous les produits destinés à être imprimés seront conformes aux Procédures sur l’édition du Conseil du Trésor, y compris aux lignes directrices suivantes :
    1. l’impression sur demande (impression limitée au nombre d’exemplaires requis) sera à privilégier dans presque tous les cas; l’impression de masse (nombre prédéterminé de produits imprimés nécessitant un entreposage) n’est autorisée que dans des circonstances exceptionnelles
    2. le contenu de ces produits sera également accessible sur Internet.
89. Si l’on propose de recourir à l’impression de masse, le commissaire adjoint ou le sous-commissaire régional donnera son accord de principe à la réalisation des travaux, y compris le financement requis (qui doit provenir du BPR, soit la division, la direction ou le secteur concerné). Le conseiller en communications à l’AC/conseiller en communications régional remplira ensuite le formulaire d’approbation pour les articles promotionnels et l’impression de masse, qu’il soumettra au commissaire adjoint, Communications et engagement, aux fins d’approbation.
90. Une fois la demande approuvée, le personnel consultera les Communications à l’AC pour obtenir des soumissions et choisir un imprimeur externe. Si possible, on devrait choisir les services d’imprimerie de CORCAN comme l’une des options envisagées. Le conseiller en communications à l’AC/conseiller en communications régional travaillera en collaboration avec les contractuels et supervisera les travaux d’impression de masse. Toute demande d’édition de plus de 10 000 $ (excluant celle traitée par CORCAN) sera soumise aux Services de contrats et de gestion du matériel, aux fins d’approbation et de traitement.
91. Il incombe également aux Communications à l’AC de demander un numéro international normalisé du livre, un numéro international normalisé des publications en série et/ou un numéro de catalogue, et de remettre l’ouvrage imprimé au personnel du Programme des services de dépôt.

Événements et annonces

92. Le personnel des Communications à l’AC dirigera les activités de soutien en communication relatives aux événements qui touchent le ministre ou des parlementaires représentant le ministre (comme les députés) et/ou le commissaire (p. ex., les cérémonies de reconnaissance du mérite et l’ouverture de nouvelles installations). Les membres du personnel communiqueront avec les Communications à l’AC dès le début du processus de planification de l’événement. Les Communications régionales peuvent également soutenir ces événements.
93. Le personnel des Communications régionales coordonnera la logistique ayant trait aux activités ministérielles qui se déroulent dans des installations situées dans sa région. Le personnel des Communications à l’AC se chargera de la planification, et les autres responsabilités (p. ex., l’élaboration des produits de communication) seront réparties à la suite de discussions entre l’AC et les Communications régionales. Le personnel des Communications à l’AC coordonnera le processus d’approbation jusqu’à l’échelon de Sécurité publique Canada et du Cabinet du ministre.
94. Le personnel des Communications régionales planifiera et coordonnera la logistique et élaborera des produits de communication relatifs aux événements d’envergure régionale (comme les cérémonies de passation des pouvoirs du sous-commissaire régional).
95. Dans le cas d’événements organisés dans un établissement ou un district, comme les cérémonies de passation des pouvoirs habituelles, le personnel du BPR travaillera en collaboration avec le conseiller en communications régional pour coordonner et élaborer les produits de communication. Le personnel consultera également le chef du protocole du SCC dans le cas de cérémonies.

Visites d’unités opérationnelles

96. Le personnel des Communications régionales planifiera et coordonnera les visites dans les établissements et les unités opérationnelles dans la collectivité qui sont effectuées par des représentants des médias, des photographes, des équipes de tournage ou du personnel des Communications à l’AC. Voir la DC 022 – Relations avec les médias pour de plus amples renseignements.
97. Dans le cas de visites par des membres du Parlement, le personnel des Communications régionales fournira un préavis à l’Unité des relations parlementaires (URP). L’organisateur de la visite fournira un résumé de la visite à l’URP.
98. Lorsqu’il s’agit de visites par des comités parlementaires, l’Unité des relations parlementaires communiquera avec le personnel des Communications régionales pour coordonner cette activité, et les responsabilités en matière de communications varieront au cas par cas.
99. Dans le cas de visites par des groupes ou délégués de l’étranger, le personnel des Communications régionales coordonnera l’événement en collaboration avec les responsables des Relations intergouvernementales (RI).
100. Les membres du personnel qui souhaitent organiser une visite dans une unité opérationnelle s’adresseront aux Communications régionales.

Discours et notes d’allocution

101. Le personnel des Communications à l’AC rédigera les discours et les notes d’allocution du commissaire. Les employés qui désirent qu’un discours ou des notes d’allocution soient rédigés à l’intention du commissaire consulteront le conseiller en communications à l’AC/conseiller en communications régional.
102. L’Unité des relations parlementaires rédigera les remarques préliminaires du commissaire lorsque ce dernier comparaîtra devant des comités de la Chambre des communes et du Sénat.
103. S’il y a lieu, le personnel des Communications à l’AC rédigera des notes d’allocution d’envergure nationale à l’intention d’autres membres du personnel (notamment les directeurs d’établissement et les directeurs de district) dans le cadre de projets particuliers, et ce, en collaboration avec le personnel des Communications régionales au besoin. Il pourra par exemple s’agir de notes d’allocution visant à informer les membres du personnel de modifications apportées à la loi, de l’adoption de nouvelles procédures ou du lancement d’une nouvelle initiative. Les membres du personnel qui désirent que des notes d’allocution soient rédigées consulteront le conseiller en communications à l’AC/conseiller en communications régional. La décision finale quant à la rédaction de notes d’allocution portant sur des questions d’intérêt national revient aux Communications à l’AC.
104. Le personnel des Communications régionales rédigera, en collaboration avec les experts en la matière au besoin, les discours et les notes d’allocution du sous-commissaire régional sur des questions touchant la région. Il peut aussi réviser les discours et notes d’allocution destinés à d’autres cadres régionaux et/ou leur donner des conseils à ce sujet. Les membres du personnel qui désirent qu’un discours ou des notes d’allocution soient rédigés pour le sous-commissaire régional consulteront le conseiller en communications régional.

Communications avec les délinquants

105. Tous les produits, activités et initiatives de communication élaborés à l’intention des délinquants, tant dans les établissements que dans la collectivité, tiendront compte de leur situation particulière. Les produits seront créés en format facilement imprimable sur demande aux fins de diffusion par le personnel.
106. Des produits, des activités et des initiatives de communication destinés aux délinquants devraient être élaborés pour leur fournir de l’information sur les questions pouvant les toucher ou présenter un intérêt particulier pour eux, comme l’adoption d’une nouvelle loi, le lancement de nouvelles initiatives ou de nouveaux programmes et des changements opérationnels.
107. Tous les produits et le matériel de communication d’envergure nationale conçus pour les délinquants seront approuvés par les Communications à l’AC avant d’être distribués aux Comités de détenus, aux bureaux de libération conditionnelle dans la collectivité et autres endroits appropriés. Tous les produits et le matériel de communication de la région ou de l’établissement conçus pour les délinquants seront approuvés par les Communications régionales, en collaboration avec les Communications à l’AC au besoin.

Communications avec d’autres auditoires

108. Dans la mesure du possible et s’il y a lieu, le personnel des Communications à l’AC/ Communications régionales devrait prendre des mesures pour communiquer avec les autres auditoires externes, y compris les partenaires et les intervenants, les visiteurs des établissements et les membres de la famille des délinquants
109. Les communications devraient, autant que possible, se faire dans la langue de l’auditoire et tenir compte de ses besoins culturels et autres besoins.
110. Le personnel des Communications à l’AC/Communications régionales n’est pas responsable de l’élaboration, de la fourniture ou de l’approbation de matériel pour des présentations externes faites par des employés (p. ex., dans des écoles ou à des conférences). Si des ressources sont disponibles, le personnel des Communications peut examiner ces présentations et fournir des conseils à leur sujet.
111. Le personnel des Communications régionales peut coordonner, de concert avec le personnel du Bureau des conférenciers, toutes les demandes présentées par des personnes n’appartenant pas au SCC et désireuses d’obtenir les services d’un conférencier. Les membres du personnel qui souhaitent participer aux activités du Bureau des conférenciers en discuteront avec le conseiller en communications régional ou les responsables de l’Engagement des citoyens à l’AC.
112. Le personnel des Communications à l’AC fournira, s’il y a lieu, des produits de communication concernant des annonces ou la publication de rapports (p. ex., des communiqués de presse, des infocapsules ou du contenu à diffuser dans les médias sociaux) à la Direction des communications de Sécurité publique Canada le plus tôt possible avant la tenue de l’événement ou la publication du rapport.
113. Les membres du personnel informeront à l’avance le conseiller en communications à l’AC/ conseiller en communications régional des consultations et/ou des événements externes prévus. Les Communications à l’AC transmettront ces renseignements à Sécurité publique Canada aux fins d’inscription au calendrier de planification du Bureau du Conseil privé.
114. Au besoin, le personnel des Communications à l’AC assurera la liaison et coordonnera les communications avec d’autres ministères et organismes afin de partager des produits de communication relatifs aux consultations et/ou d’obtenir des renseignements. Il obtiendra l’approbation du commissaire adjoint associé, Communications et engagement, ou de son délégué, avant de diffuser des produits de communication à l’extérieur du SCC.

Publicité

115. Lorsqu’un avis public est requis aux fins de diffusion dans les médias et qu’il faut procéder à l’achat d’espace publicitaire, il incombe au personnel de remplir le modèle d’avis public et de dresser le plan média connexe en se servant des gabarits de planification média.
116. Le personnel de la région rédigera l’avis public et le plan média en collaboration avec le personnel des Communications régionales, qui les soumettra à l'approbation du sous-commissaire régional. Le personnel des Communications régionales soumettra ensuite l’avis public et le plan média approuvés aux Communications à l’AC aux fins d’examen et d’approbation. Une fois approuvés, les documents seront retournés au conseiller en communications régional pour fins de traitement et de publication. Le personnel de l’AC soumettra l’avis public et le plan média à l’approbation du commissaire adjoint du secteur, puis les acheminera aux Communications à l’AC.
117. Le personnel des Communications à l’AC communiquera chaque année avec les employés qui font paraître des avis publics nécessitant l’achat d’espace publicitaire, afin de confirmer certains renseignements en vue de la rédaction d’un rapport annuel (Système d’information de gestion de la publicité [GESPUB]).

Recherche sur l’opinion publique

118. Les enquêtes, les questionnaires ou autres initiatives de même nature que l’on prévoit mener à l’interne ou à l’externe seront soumis au conseiller en communications à l’AC/conseiller en communications régional, aux fins d’évaluation.
119. Le personnel des Communications à l’AC examinera chaque initiative afin de déterminer s’il s’agit d’une recherche sur l’opinion publique. Il conseillera le personnel des Communications régionales, s’il y a lieu, afin de l’aider à déterminer si les initiatives de cette nature constituent des recherches sur l’opinion publique.
120. Si l’initiative constitue une recherche sur l’opinion publique, le personnel des Communications à l’AC tentera d’obtenir les approbations requises de Services publics et Approvisionnement Canada et du Bureau du Conseil privé. Tout projet de recherche sur l’opinion publique que l’on prévoit confier à un contractuel de l’extérieur sera soumis aux Services de contrats et de gestion du matériel, aux fins d’approbation et de traitement.

Communications en cas d’urgence

121. En cas d’urgence (p. ex., évacuation d’un immeuble ou panne de courant), les responsables des Communications à l’AC/Communications régionales fourniront le soutien fonctionnel nécessaire pour assurer des communications continues avec différents publics à l’interne comme à l’externe. Les sous-commissaires régionaux donneront aux administrations, aux établissements, aux pavillons de ressourcement visés à l’article 81, aux districts, aux bureaux de libération conditionnelle et aux centres correctionnels communautaires une orientation relativement à leurs responsabilités concernant les communications en cas d’urgence. Les Plans de continuité des opérations propres à chaque unité opérationnelle (administration, établissement, pavillon de ressourcement visé à l’article 81, district, bureau de libération conditionnelle ou centre correctionnel communautaire) comprennent des renseignements détaillés. Les cadres supérieurs veilleront à ce que les employés concernés aient accès aux Plans de continuité des opérations.
122. Si un incident majeur se produit, le Plan de communications en cas d’urgence (PCU) du SCC sera mis en œuvre. Le PCU est géré par les Communications à l’AC et mis en application par le commissaire adjoint, Communications et engagement, ou son délégué. Il vise à guider toutes les communications de haut niveau avec le personnel, le public et les médias pendant et après un incident majeur, aussi bien à court terme qu’à long terme. L’équipe des communications d’urgence (ECU), qui met en œuvre le PCU, comprend le conseiller en communications à l’AC, le conseiller en communications régional, des membres du personnel de l’unité opérationnelle ainsi que d’autres membres du personnel opérationnel, selon les besoins.
123. Dans le cas d’un incident majeur ayant une incidence sur les processus ou les installations du SCC, le PCU sera mis en œuvre conjointement avec les plans de continuité des activités en vigueur, s’il y a lieu.
124. Dans le cas d’un incident majeur ayant une incidence sur plusieurs ministères, les communications d’urgence seront dirigées par Sécurité publique Canada. Dans une telle situation, le SCC participera à une intervention pangouvernementale.

Utilisation du GCannuaire et du bloc-signature officiel

125. Les blocs-signatures de courriel de tous les membres du personnel du SCC seront conformes à la Norme sur la gestion du courriel du gouvernement du Canada.
126. Tous les membres du personnel du SCC devraient s’assurer que leurs coordonnées personnelles sont à jour dans le GCannuaire. Pour obtenir de plus amples renseignements à ce sujet, veuillez consulter la page http://thehub/Fr/milieu-travail/communication/Pages/outils-communication.aspx.

Droit d’auteur

127. Toutes les demandes de reproduction d’œuvres protégées par des droits de propriété intellectuelle (p. ex., des photographies, des articles et des rapports) seront traitées par le personnel des Communications à l’AC, qui consultera les Services juridiques. Les employés achemineront toutes les demandes de l’extérieur relatives au droit d’auteur au conseiller en communications à l’AC/conseiller en communications régional.
128. Veuillez consulter la section Insigne du SCC et image de marque pour obtenir des directives concernant les demandes de reproduction de l’insigne du SCC.

Évaluation

129. Le personnel des Communications à l’AC/Communications régionales effectuera le suivi du rendement de ses produits et activités de communication, en mesurera les résultats et en évaluera l’efficacité.
130. Le personnel des Communications à l’AC/Communications régionales devrait se servir de tous les outils disponibles pour évaluer les activités de communication. Il devrait également, dans la mesure du possible, être à l’affût de nouveaux moyens lui permettant de suivre et de mesurer l’impact du travail de communication. Voici quelques exemples de ces outils : analyse des médias, statistiques sur les appels des médias, commentaires du personnel acheminés par courrier ou courriel internes, mesures et participation des médias sociaux, mesures de visionnement interne des vidéos et mesures Web.
131. Les résultats des évaluations devraient guider l’élaboration des produits, activités et initiatives de communication futurs ou être utilisés pour mettre à jour les initiatives et les produits actuels, au besoin.

Commissaire,

Original signé par :

Anne Kelly

Annexe A - Renvois et définitions

• DC 001 – Cadre de la mission, des valeurs et de l’éthique du Service correctionnel du Canada
• DC 022 – Relations avec les médias
• DC 023 – Comités consultatifs de citoyens
• DC 083 – Comités de détenus
• DC 226 – Utilisation des ressources électroniques
• DC 227 – Usage de la technologie Web 2.0
• DF 350-3 – Passation de marchés
• DC 559 – Visites
• DC 701 – Communication de renseignements
• DC 767 – Délinquants ethnoculturels : Services et interventions
• Directive sur l’application du Règlement sur les langues officielles – Communications avec le public et prestation des services
• Directive sur les langues officielles pour les communications et services
• Norme sur la gestion du courriel
• Politique sur les communications et l’image de marque
• Procédures sur l’édition
• Programme des services de dépôt (ISBN et numéro de catalogues)

Articles promotionnels : produits (tels que stylos, clés USB et blocs-notes) utilisés dans le cadre d’une stratégie de communication pour promouvoir les institutions et les programmes du gouvernement du Canada. Les publications imprimées assorties d’un numéro ISBN, le matériel d’exposition, le matériel de présentoir, les affiches et les dépliants en sont exclus.

Avis publics : annonces payées comme celles concernant les appels d’offres, les ventes, les audiences publiques, les séances d’information, les offres d’emploi pour des postes précis (non génériques), les heures de travail et les adresses, les déménagements de bureaux et les autres activités courantes. Le gouvernement a également recours aux avis publics pour des campagnes publicitaires nationales en vue d’informer la population canadienne de changements apportés à des règlements et de donner des conseils de santé.

Bureau des conférenciers : moyen utilisé par le SCC afin de mieux faire connaître au public le système correctionnel fédéral, en établissant la communication entre des membres du public et des experts du système correctionnel fédéral qui peuvent donner des conférences lors d’événements, d’activités en classe ou de réunions de groupes communautaires.

Communication d’envergure nationale : produit ou message qui est destiné à tous les membres du personnel ou aux membres du personnel dans au moins deux régions ou qui les concerne.

Communication d’envergure régionale : produit ou message qui est destiné aux membres du personnel d’une seule région ou qui les concerne.

Communications externes : produits, activités et/ou initiatives de communication expressément destinés à des publics externes (grand public, médias, partenaires, intervenants et délinquants). Ils comprennent notamment les contenus diffusés sur Internet et dans les médias sociaux, les infocapsules et les questions et réponses, ainsi que les fiches de renseignements destinées aux délinquants.

Communications internes : produits, activités et/ou initiatives de communication expressément destinés aux employés. Ils comprennent notamment les messages à l’ensemble du personnel, les contenus diffusés sur intranet, les bulletins d’information internes, les fiches de renseignements et les foires aux questions destinées au personnel.

Communications proactives : activités de sensibilisation visant des publics internes et externes (p. ex., médias, partenaires et intervenants) au moyen de produits, d’activités et d’initiatives de communication qui font la promotion du SCC et de ses programmes, de sa mission, de son mandat ou de ses réussites. Ces activités de sensibilisation peuvent notamment prendre la forme de propositions ou de suggestions de sujets de publication ou de reportages aux médias.

Conseiller en communications à l’AC : membre du personnel des Communications en poste dans le Secteur des communications et de l’engagement à l’AC, qui est chargé de fournir du soutien et des conseils en matière de communications au personnel des secteurs et des directions à l’AC ainsi qu’au personnel des Communications régionales.

Conseiller en communications régional : membre du personnel des Communications en poste dans une AR et relevant d’un sous-commissaire régional, qui fournira du soutien et des conseils en matière de communications au personnel de sa région ainsi qu’aux Communications à l’AC sur des sujets touchant sa région.

Événement : activité ou rassemblement à souligner, qui se déroule à l’extérieur des activités courantes. Il s’agit, sans s’y limiter, des annonces ministérielles, des passations de pouvoirs, des cérémonies protocolaires et des visites de dignitaires.

Incident majeur : événement soudain et inattendu pouvant nuire gravement au fonctionnement de l’ensemble du SCC en causant des pertes en vies humaines, des dommages matériels importants à une installation ou un établissement du SCC ou une interruption majeure des activités normales du SCC, notamment en cas d’une longue prise d’otages, d’une alerte à la bombe ou d’une importante émeute.

Logo ou identificateur : symbole qui sert à identifier une organisation. Il apparaît sur les produits de communication.

Média : organisation, groupe ou personne s’occupant de la collecte et de la transmission de renseignements en vue de la publication ou de la diffusion, y compris la presse écrite, la radio, la télévision, la presse électronique et la webdiffusion.

Médias sociaux : plateformes en ligne permettant aux participants d’avoir un profil d’utilisateur distinct, de créer et de diffuser du contenu généré par les utilisateurs, notamment des textes, des images et des segments vidéo et audio, et d’y réagir (p. ex., Facebook, Twitter et YouTube).

Personnel : aux fins de la présente directive du commissaire, le terme « personnel » comprend tous les employés nommés pour une période indéterminée ou déterminée, les contractuels ainsi que les étudiants et, dans certaines situations, les bénévoles.

Produit, activité ou initiative de communication : veuillez consulter la liste des responsabilités qui incombent au Secteur des communications et de l’engagement, à l’annexe B.

Programme fédéral de l’image de marque : programme d’image de marque du gouvernement du Canada. Les exigences de ce programme sont rendues obligatoires par les politiques et les normes approuvées par les ministres du Conseil du Trésor. (Cette définition est tirée du Programme fédéral de l’image de marque.)

Recherche sur l’opinion publique : collecte systématique, planifiée et unidirectionnelle d’information fondée sur l’opinion de particuliers des secteurs public ou privé et de représentants d’entreprises ou d’autres entités, par ou pour le gouvernement du Canada.

Site Internet : site Web externe du SCC, accessible au public.

Site intranet : site Web interne du SCC, auquel seuls les employés et certains partenaires peuvent accéder.

Annexe B - Produits et outils de communication

Liste non exhaustive

• Documents d’information
• Biographies
• Brochures (copie papier et copie électronique)
• Plans, stratégies et approches de communications
• Messages du commissaire
• Foire aux questions (FAQ)
• Communiqués généraux, y compris les messages des commissaires adjoints et des sous-commissaires régionaux
• Graphisme
• Fiches d’information
• Contenu à diffuser dans l’intranet
• Entre Nous Express
• Avis aux médias
• Infocapsules et Questions et réponses
• Messages aux partenaires et aux intervenants
• Communiqués de presse
• Demandes de photos
• Affiches
• Articles promotionnels
• Avis publics
• Recherche sur l’opinion publique
• Faits en bref
• Rapports
• Notes de scénario
• Signalisation, toiles de fond et kiosques d’exposition (et non l’affichage dans les établissements)
• Contenu pour diffusion dans les médias sociaux
• Notes d’allocution
• Cette semaine au SCC
• Vidéos
• Contenu Web

Annexe C - Niveaux d’approbation en matière de communications

Communications externes

Annexe D - Lignes directrices sur le langage clair et simple

Rédiger en langage clair et simple ne veut pas dire simplifier outre mesure ou omettre des renseignements essentiels. L’utilisation d’un langage simple contribue à rendre l’information essentielle accessible et lisible pour tout le monde.

En utilisant un langage clair et simple, vous :

• augmentez les chances que l’information soit trouvée, lue et comprise, peu importe l’appareil utilisé
• rendez l’information plus accessible aux personnes handicapées
• permettez aux lecteurs qui utilisent un petit écran de voir l’information essentielle en premier
• économisez les ressources pour l’édition et la traduction de votre contenu
• améliorez l’exécution des tâches et diminuez les coûts en réduisant, par exemple, le nombre de demandes de renseignements.

Pour rédiger en langage clair et simple :

1. commencez par les renseignements les plus importants
2. utilisez des mots simples et courants
3. utilisez la voix active et la forme positive
4. utilisez des verbes plutôt que des noms formés à partir de verbes
5. évitez le jargon et les expressions familières ou imagées
6. utilisez des phrases simples
7. utilisez des phrases et des paragraphes courts
8. expliquez les références aux lois
9. vérifiez la lisibilité de votre contenu.

Un guide de rédaction en langage clair et simple est disponible sur le site Canada.ca.

Annexe E - Mot-symbole « Canada » et signature ministérielle

Versions en haute résolution disponibles auprès du conseiller en communications à l’AC.

Annexe F - Processus d’élaboration et d’approbation des produits de communication

Création/révision

• Le BPR communique avec les Communications à l’AC/Communications régionales pour demander du soutien en matière de communications relativement à une initiative/un projet à venir.

ou

• Le personnel des Communications à l’AC/Communications régionales communique avec le BPR pour lui offrir du soutien en matière de communications.
• Le BPR fournit le contenu/les renseignements.
• Le conseiller en communications à l’AC/conseiller en communications régional rédige une première version du produit. (Dans certains cas, l’ébauche est rédigée par le BPR.)
• Le BPR examine le contenu du produit et donne une rétroaction au conseiller en communications à l’AC/conseiller en communications régional.
• Examen supplémentaire du BPR (gestionnaire, directeur et/ou directeur général du BPR), selon la décision du BPR.

Approbations officielles

• Approbation du gestionnaire des Communications ou de son homologue régional.
• Approbation du commissaire adjoint du secteur du BPR ou du sous-commissaire régional.
• Approbation d’autres commissaires adjoints de secteurs concernés/sous-commissaires/sous-commissaires régionaux (si le sujet touche plus d’un secteur ou plus d’une région.)
• Approbation du commissaire adjoint associé, Communications et engagement (pour les communications nationales).
• Approbation du commissaire adjoint, Communications et engagement (pour les communications nationales et conformément au mandat confié par le commissaire).
• Approbation du commissaire (s’il y a lieu).
• Approbation de Sécurité publique Canada, du Cabinet du ministre ou du Bureau du Conseil privé (s’il y a lieu).

Mise en œuvre

• Le conseiller en communications à l’AC/conseiller en communications régional envoie le ou les produits aux services de traduction (s’il y a lieu).
• Le conseiller en communications à l’AC/conseiller en communications régional prend les mesures nécessaires pour faire imprimer ou produire le matériel (s’il y a lieu).
• Le conseiller en communications à l’AC/conseiller en communications régional distribue les produits selon les besoins (p. ex., il les soumet à Cette semaine au SCC, les envoie au moyen d’une note de service du commissaire adjoint, Communications et engagement, ou les fournit au BPR).
• Le conseiller en communications à l’AC/conseiller en communications régional veille au classement électronique des versions finales et des approbations des produits, ainsi que des dossiers non éphémères du projet.