Messages clés/Points de conversation

Conformément à la Directive du CEMD et de la SM sur la reprise des activités, les membres de l'Équipe de la Défense doivent être contactés individuellement afin de bien comprendre toute répercussion, de prendre note des mesures d’atténuation nécessaires relatives à un retour au travail, et d’exposer les attentes concernant le retour, la formation obligatoire demandée et les mesures de santé publique qui sont en place et qui devront être respectées.

En tant que superviseurs, assurez-vous d’avoir un dialogue ouvert et des conversations franches avec les membres de votre personnel sur la façon dont ils se sentent et sur les circonstances personnelles qui peuvent toucher leur travail. Chaque personne est confrontée à une réalité différente et certaines peuvent être touchées par l’accessibilité (ou le manque d’accessibilité) des infrastructures sociales, par exemple la disponibilité des garderies, la reprise de l’année scolaire, la capacité à tirer parti des plans de garde familiaux, et les transports publics, entre autres.

Les messages clés suivants peuvent être utilisés lors des réunions et des communications d’équipe pour discuter de la reprise des activités, et sont utilisés aussi dans les produits de communication qui sont partagés à l’échelle de la Défense :

Messages du gouvernement du Canada

• Les autorités de santé publique ont signalé que les exigences en matière d’éloignement physique resteront en vigueur. Nombreux sont ceux et celles qui travailleront à domicile pendant un certain temps encore.
• Nous agirons avec prudence lorsque nous examinerons le moment où il convient d’accroître l’accès aux lieux de travail. La réouverture de l’accès aux bureaux fédéraux sera progressive.
• La santé et la sécurité des fonctionnaires fédéraux sont primordiales. Nous serons guidés par les décisions des autorités de santé publique, y compris l’administratrice en chef de la santé publique du Canada, et par les directives des provinces et des territoires. La planification sera fondée sur les orientations de l’ensemble du gouvernement et tiendra compte de la situation locale en matière de santé publique et de la priorité des travaux.
• Les organisations, en collaboration avec leurs agents négociateurs, par l’intermédiaire des comités de santé et de sécurité au travail, élaboreront leurs plans spécifiques selon ces considérations.

Messages généraux

• Face à la propagation du nouveau coronavirus (COVID-19), le MDN et les FAC prennent des mesures sans précédent pour protéger la santé et le bien-être de leur personnel, en s’appuyant sur les meilleures pratiques recommandées par les autorités sanitaires canadiennes et le Chef – Services de santé des Forces canadiennes.
• L’adoption des meilleures pratiques est une obligation pour assurer la disponibilité opérationnelle, car les FAC et ses militaires doivent être en mesure de poursuivre les opérations en cours, et d’être prêts pour les opérations et les éventualités futures ainsi que pour tout défi inconnu auquel ils pourraient être confrontés.
• Le MDN et les FAC maintiendront les activités essentielles de base et d’administration pour poursuivre les opérations en cours, tout en prenant toutes les mesures de précaution pour éviter toute maladie ou exposition supplémentaire au personnel du MDN et aux membres des FAC, ce qui comprend l’arrêt des activités non essentielles et l’interdiction de voyager à l’extérieur du Canada.

Dépistage, respect par le personnel des mesures prises, etc.

Messages clés

• Le personnel qui retourne sur le lieu de travail ne sera pas automatiquement soumis à un test de dépistage pour la COVID-19. Toutefois, tout membre de l’Équipe de la Défense qui présente des symptômes de la COVID-19 est encouragé à se faire tester, en suivant les conseils des autorités sanitaires de sa province ou de son territoire.
• Si un membre du personnel se sent malade et présente des symptômes de la COVID-19, il lui est demandé d’en informer son supérieur, de se rendre à son domicile ou d’y rester, et de contacter les autorités sanitaires locales. Cette démarche sera soutenue par la direction pour l’ensemble de l’Équipe de la Défense.
• Tous les superviseurs, y compris moi-même, seront chargés de veiller à ce que le personnel respecte les exigences en matière d’éloignement physique, les directives concernant l’EPI et les mesures de santé publique sur le lieu de travail.

Atténuer la peur, le scepticisme et les inquiétudes liées au retour au travail

Messages clés

• La direction de l’Équipe de la Défense comprend l’importance de soutenir le personnel dans ce changement. Pour les membres du personnel qui éprouvent de la peur, du scepticisme ou des inquiétudes à l’idée de retourner sur le lieu de travail ou de continuer à travailler à distance, assurez-vous que des ressources sont accessibles.
• Merci à ceux et à celles qui ont répondu au sondage de l’Équipe de la Défense 
  concernant la COVID-19. Alors que nous continuons à analyser les données afin d’éclairer nos actions dans le cadre du processus de reprise des activités, vos préoccupations sur les défis qui touchent le retour au travail, y compris votre santé et votre situation personnelle, seront entendues.
• Soyez assurés qu’aucune réduction immédiate n’est prévue en raison de la COVID-19.

Réaffirmer les mesures en place pour la sécurité des personnes

Messages clés

• La santé, la sécurité et le bien-être général de vous et de vos familles sont notre priorité absolue et sont pris très au sérieux.
• La direction de l’Équipe de la Défense a pris de nombreuses précautions et mis en œuvre diverses mesures pour protéger notre personnel, tout en se tenant prête à aider le GC lorsqu’on le lui demande.
• Étant donné la nature évolutive de cette crise, le MDN et les FAC continueront à fournir des directives et des conseils à jour à leur personnel en ce qui concerne les mesures de santé publique (MSP) et l’utilisation de l’équipement de protection individuelle (EPI).
• À votre retour, vous remarquerez qu’à l’intérieur de tous les établissements de défense, on a désigné – ou on désignera – des voies et des escaliers à sens unique. De plus, seules les personnes à mobilité réduite pourront utiliser les ascenseurs.
• Il y aura du désinfectant pour les mains à chaque entrée/sortie, et celui-ci sera remplacé dans la mesure du possible, compte tenu de la forte demande pour ce produit. Surtout, on encourage le personnel à se laver souvent les mains avec du savon et de l’eau pendant au moins 20 secondes, car il s’agit du moyen le plus efficace de se désinfecter les mains.
• Nous avons reçu des directives sur la façon dont les bureaux à cloison peuvent et doivent être occupés de sorte à maintenir une certaine distance physique. Vous constaterez également des différences quant à l’accès aux aires communes et à leur utilisation. Par exemple, vous verrez que dans la plupart des cas, les toilettes ne peuvent désormais être occupées que par une seule personne à la fois.
• En tant que membre de l’Équipe de la Défense, nous vous encourageons à continuer de parler à votre superviseur(e) si vous devez travailler à domicile à l’occasion ou de façon continue pour des raisons liées à la COVID-19 (p. ex., garde d’enfants, prestation de soins à une personne âgée, symptômes, etc.).

Soutien de la part des superviseurs

• En tant que votre directeur/directrice ou superviseur(e), je serai, avec notre équipe de direction, là pour vous soutenir tout au long de ce processus de reprise des activités. Nous reconnaissons que nous vivons une période difficile, incertaine et éprouvante, mais nous vous assurons que vous n’êtes pas seuls. Notre Équipe de la Défense est agile, résiliente et surtout, nous vivons cette situation ensemble.

Bien-être

• Toute l’équipe de direction de la Défense est à vos côtés à chaque étape de la reprise des activités. Vous êtes encouragé à tirer parti des ressources de bien-être mental et physique qui sont à votre disposition en tant que militaire ou civil. Consultez la page Santé mentale et bien-être de l’Équipe de la Défense en période de COVID-19.
• N’oubliez pas que vous n’êtes pas seul. Chacun de nous a un rôle important à jouer et nous nous en sortirons comme une Équipe de la Défense forte.
• Plusieurs ressources sont à votre disposition en tant que membre de l’Équipe de la Défense. Si vous avez du mal à faire face à la situation ou si vous souhaitez simplement obtenir plus d’informations sur ce qui existe, je peux vous orienter ou vous diriger vers Canada.ca pour des ressources sur le bien-être.
• Des améliorations à court terme ont également été apportées au Régime de soins de santé de la fonction publique afin d’aider davantage le personnel à l’heure actuelle. L’obligation de disposer d’une ordonnance pour les services psychologiques est temporairement suspendue et le nombre de professionnels de la santé mentale qui qualifient est élargi, et ce, jusqu’à ce que les activités non critiques soient autorisées à reprendre, ou selon les indications.
• Le gouvernement du Canada est fermement résolu à soutenir les fonctionnaires et leur santé mentale, notamment lorsque les mesures de santé publique sont assouplies et que nous revenons à une nouvelle façon de travailler.

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Veiller à ce que le lieu de travail soit sûr pour un retour physique (par exemple, tests de dépistage pour la COVID-19, éloignement physique, directives/exigences ainsi que changements réels qui seront apportés au bâtiment)

• [Besoin des détails spécifiques sur la manière dont le lieu de travail s’adapte :]
  • le protocole concernant l’attribution des places assises ;
  • des plexiglas aux postes de commissionnaires ;
  • la disponibilité et la commande de désinfectants ;
  • la réduction du nombre de sièges dans les salles de réunion ;
  • les protocoles concernant les cuisines et cuisinettes ;
  • le marquage des espaces au sol, entre autres.
• Les membres du personnel qui retournent dans leur milieu de travail ne seront pas automatiquement testés pour la COVID-19. Toutefois, si un membre de l’Équipe de la Défense présente des symptômes de la COVID, nous l’encourageons à passer le test, en fonction de l’avis des autorités en matière de santé publique de leur province ou territoire.
• Si un membre du personnel se sent malade et présente des symptômes de la COVID-19, il doit en informer son superviseur ou sa superviseure, retourner à la maison, ou y rester et communiquer avec les autorités en matière de santé publique locales. Cette mesure recevra l’appui de la gestion dans toute l’Équipe de la Défense.
• Chaque superviseur, y compris moi-même, sera tenu de voir à ce que les membres du personnel respectent les exigences de distanciation physique ainsi que les directives relatives à l’EPI et aux MSP dans le milieu de travail.

Personnel civil uniquement – Soutien continu malgré l’infrastructure sociale diminuée (service de garde d’enfant, congé 699, transport en commun, etc.)

Principaux messages

• Je reconnais que certains de vous continuez de vivre des difficultés à concilier le travail avec la vie familiale, où parce que vous devez prendre soin des enfants ou de la famille, ou pour d’autres raisons médicales. Je vous appuie si vous devez utiliser un congé 699 ou si vous souhaitez conclure une entente de travail différente. Nous pouvons en discuter et déterminer le meilleur plan.
• Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) continuera de fournir des directives concernant le congé 699. Ce congé demeure en vigueur à l’heure actuelle. Le SCT le réévaluera vers la fin de juin. Je tiendrai l’équipe au courant de tout changement à cet effet dès que nous en serons informés.
• De façon générale, étant donné que les services de garde d’enfants sont maintenant ouverts et sécuritaires, les personnes qui utilisent le « congé 699 » devraient pouvoir recommencer à travailler selon l’horaire ordinaire. Or, chaque situation est unique, et certaines peuvent être plus compliquées que d’autres. Vous avez accès à d’autres options, comme un horaire de travail flexible, que nous pouvons également envisager. Nous pouvons discuter de la meilleure approche pour faire en sorte que nous répondons à vos besoins, et que nous atteignons nos objectifs d’équipe.
• Je communiquerai des détails supplémentaires à notre équipe dans les prochaines semaines. Je m’attends à ce que vous ayez beaucoup de questions. Comme superviseur(e), je serai votre principal point de contact pour vos questions et préoccupations. J’espère que vous serez à l’aise de parler des incertitudes que vous pourriez avoir, et sachez que vous avez mon appui. Je vous encourage également à consulter les questions et réponses Demandez n'importe quoi - COVID-19, et les nombreuses autres ressources à votre disposition.

Accueil ou accueil renouvelé (formation obligatoire et Défense O365)

• Selon la Directive commune du CEMD et de la SM sur la reprise des activités, tout le personnel doit faire l’objet d’un accueil dans les règles, qu’il soit virtuel ou autre. Cela devrait comprendre l’accueil renouvelé du personnel qui retourne au milieu de travail après avoir travaillé à distance.
• Pour faire en sorte que tous les membres de l’Équipe de la Défense retournent au travail avec une idée adéquate des exigences relatives au milieu de travail, vous devrez suivre une formation d’accueil sur Défense O365 ainsi que le cours de formation d’équipes virtuelles efficaces (X175) (voir l’annexe H).

Arc narratif de la reprise des activités

• l’Équipe de la Défense continue d’adapter sa réponse au coronavirus (COVID-19), en étroite consultation et coordination avec d’autres ministères et organismes du gouvernement du Canada, et se prépare parallèlement aux phases subséquentes de la pandémie.
• Le MDN, les FAC et nombre de ministères et organismes du gouvernement ont continué leurs activités pendant la phase initiale de la crise – et dans certains cas, de façon plus intense et plus ciblée pour répondre à la pandémie de la COVID-19.
• Pendant la réponse initiale, nous avons été obligés de suspendre ou de reporter certaines activités parce qu’elles ne pouvaient plus avoir lieu dans les circonstances actuelles ou que les ressources attribuées à ces activités étaient requises de toute urgence ailleurs dans le cadre de la réponse à la pandémie.
• Dans notre transition vers la prochaine phase de la crise, l’Équipe de la Défense se prépare à la reprise à court terme de certaines activités opérationnelles désignées dans l’ensemble du MDN et des FAC qui avaient été précédemment suspendues ou reportées. Plus particulièrement, d’importantes activités liées à l’instruction, au recrutement et au soutien essentiel institutionnel reprendront de manière limitée lorsqu’il sera sécuritaire et approprié de le faire.
• Ces activités reprendront pour donner suite aux priorités que le gouvernement du Canada a fixées en réponse à la crise, ainsi que pour soutenir les efforts continus de rétablissement et pour respecter le mandat du MDN et ses engagements associés tels que décrits dans Protection, Sécurité, Engagement – la politique de défense du Canada.
• Ces activités seront réalisées dans le contexte d’un environnement de COVID-19 persistant dans un avenir prévisible, étant donné qu’il n’existe pas encore de traitement ou de vaccin, et que nos connaissances au sujet de cette maladie et de ses répercussions stratégiques continuent d’évoluer.

Reprise des activités opérationnelles

• À mesure que la situation actuelle continue d’évoluer, le MDN et les FAC, en étroite collaboration avec d’autres ministères et organismes du gouvernement du Canada, déterminent le meilleur plan d’action pour reprendre les activités, tant pour les membres militaires que civils. À court terme, différentes activités de mise sur pied de la force essentielles, liées à l’instruction, au recrutement et à l’administration, reprendront lorsqu’il sera sécuritaire et approprié de le faire.
• L’Équipe de la Défense reprendra ses activités d’une manière à la fois progressive, réfléchie et sécuritaire dans le but d’assurer l’efficacité opérationnelle continue et future des FAC tout en protégeant la santé, la sécurité et le bien-être général du personnel. Le Ministère continuera de maintenir et d’appuyer une main-d’œuvre considérable s’acquittant de ses fonctions à distance lorsqu’il est possible et pragmatique de le faire. De plus, il doit veiller à ce que les personnes qui ne travaillent pas à domicile aient accès à un milieu de travail sécuritaire dans les installations du MDN et des FAC.
• Défense O365 fournira une plateforme de niveau protégé A soutenue par le MDN et les FAC, afin que l’Équipe de la Défense puisse continuer de travailler et de collaborer.
• À mesure que les activités reprendront, les membres de l’Équipe de la Défense seront tenus de respecter des précautions supplémentaires de sécurité afin de limiter la probabilité d’infection, par exemple, le maintien d’une posture de télétravail lorsque possible, le respect de la distanciation physique et le port de masque non médicaux ou EPI.
• La santé et la sécurité des membres de l’Équipe de la Défense continuent d’être notre principale priorité, à l’échelle individuelle et collective. L’état de santé des membres du personnel de l’Équipe de la Défense, de même que les besoins en matière de services de garde, l’accès au transport en commun, et la disponibilité des services sociaux et communautaires sont soigneusement examinés. Pareillement, nous allons continuer de surveiller les conditions de santé publique dans les collectivités, et nous prendrons les mesures requises rapidement au besoin.

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