Modèles de courriel

Les chefs et les superviseurs militaires et civils (chaîne de commandement) sont chargés de tenir leur personnel informé, d’avoir des conversations continues pour confirmer qu’ils sont à l’aise avec la marche à suivre et de s’assurer que les mesures de santé publique locales sont respectées lorsque les employés effectuent des tâches sur place au travail.

Le texte ci-dessous propose des modèles de messages qui peuvent être utilisés/adaptés pour communiquer de l’information au personnel de l’équipe sur notre posture actuelle et son incidence sur chaque N1 et commandant.

Veuillez les modifier selon les besoins.

• Message aux gestionnaires d’employés de la fonction publique sur la Directive de mise en œuvre concernant la transition vers un effectif hybride pour soutenir la reprise complète des activités. Calendrier de mise en œuvre suggéré : août/septembre

  Chers gestionnaires,

  La directive de mise en œuvre concernant la transition vers un effectif hybride pour soutenir la reprise complète des activités a été lancée. Je demande à tous les gestionnaires du N1 de prendre un moment pour lire la directive afin de comprendre l'impact qu'elle a sur eux.

  Cette nouvelle directive soutient la modernisation de l'expérience de travail avec l'introduction du travail hybride. Pour faciliter cette transition, nous demandons aux gestionnaires de prendre les mesures suivantes :

  Évaluer la faisabilité du télétravail pour leurs employés – Cet exercice consistera à prendre le temps d'examiner les critères d'orientation pour le télétravail et de réfléchir aux tâches communes qui sont nécessaires pour soutenir les opérations de l'organisation et déterminer le lieu de travail le plus approprié où ces tâches peuvent être effectuées. Au fur et à mesure que des tâches mieux adaptées pour le travail sur place sont identifiées, les gestionnaires mèneront la discussion avec leurs employés pour déterminer et convenir d'un horaire de travail hybride.

  Répartition des bureaux – N1 examinera la répartition des bureaux existants au sein des espaces de travail avoisinants afin de favoriser le travail collaboratif et horizontal. Les aires de bureaux comprendront un mélange de postes de travail non attribués, d'espaces de bureaux partagés et de postes de travail attribués ainsi que des espaces de travail collaboratifs hybrides qui permettront aux gestionnaires de réunir les équipes physiquement et virtuellement.

  Campagne de nettoyage des bureaux – du 10 août au 5 septembre 2022, je demande à tous les gestionnaires d'inviter leurs employés à retirer tout objet personnel (photos, certificats, plantes, etc.) de leur poste de travail. Il s'agit d'un effort collaboratif à l'échelle du Ministère et cette initiative permettra la répartition efficace et opportune des bureaux pour mieux soutenir les styles de travail futurs. Les employés sont donc invités à retirer leurs biens personnels le plus tôt possible. Les gestionnaires peuvent aussi encourager leurs employés qui sont sur place à utiliser l'un des postes non attribués ou les bureaux de passage, selon les directives de l'agent des services de gestion.

  Participer à la phase d'exploration du retour en milieu de travail – Il s'agit notamment d'encourager les employés à se rendre sur place pour accomplir leurs tâches de manière autonome ou avec d'autres personnes et d'essayer le nouveau modèle d'espace de bureau, ce qui nous aidera finalement à évaluer l'efficacité de cette nouvelle façon de travailler. Les commentaires peuvent être partagés par l'entremise de la boîte de courriel générique de l'Avenir du travail.

  Je suis consciente que ces directives soulèveront une multitude de défis et de questions sur ce que cela signifie pour vous et votre équipe. Que ces questions proviennent de vos employés, de vos collègues ou qu'elles soient les vôtres, je vous encourage à utiliser les outils mis en place pour répondre à vos questions et à vos besoins, que vous trouverez sur la page Directive sur le travail hybride : FAQ et conseils pour gérer des équipes hybrides.

  Enfin, si vous avez d'autres questions, n'hésitez pas à envoyer vos commentaires à la nouvelle adresse courriel générique de l'Avenir du travail des RH-Civ.

  Merci de votre soutien alors que nous naviguons dans cette nouvelle façon de collaborer.

  Sincèrement,

  N1

• Message au personnel sur les ressources en matière de santé mentale. Calendrier suggéré : Semaine suivant l’annonce de la posture de travail de N1

  À : Personnel de l’unité
  De : Gestionnaires et superviseurs
  Objet : Rappel des ressources de soutien de l’Équipe de la Défense

  English follows.

  Bonjour,

  Il y a eu beaucoup de discussions récemment au sujet du retour à la situation pré-pandémique et de l’avenir de notre milieu de travail à la lumière de la Directive du CEMD/SM sur le fonctionnement et la reconstitution du MDN/des FAC dans un environnement COVID-19 persistant. Bien qu’il s’agisse d’une occasion importante pour nous de redéfinir le mode de fonctionnement de l’Équipe de la Défense, il s’agit également d’un moment de changement important; le changement n’est pas toujours facile.

  Les décisions que nous prenons maintenant en tant qu’équipe auront une incidence différente sur chacun d’entre nous. Pour certains, il s’agira d’un changement bienvenu, pour d’autres, il pourrait aggraver le stress et l’anxiété existants. Nous devons travailler ensemble pour trouver des solutions qui maintiennent l’état de disponibilité opérationnelle et la productivité, tout en nous soutenant et en nous protégeant mutuellement.

  Je tiens à vous rappeler que je suis là pour vous soutenir. Si vous vous sentez incertain, stressé, ou si vous souhaitez simplement en savoir plus, je vous encourage à consulter les ressources en ligne Santé mentale et bien-être de l’Équipe de la Défense en période de COVID-19, la Foire aux questions, à tirer parti de l’outil Demandez n’importe quoi : boîte de soumission COVID-19, de l’application mobile HR Go RH et de l’application mobile des FAC (Apple/Android), et surtout, à vous adresser à moi-même ou à quelqu’un de la chaîne de commandement. J’espère que vous faites ce qu’il faut pour préserver votre santé mentale et physique, et sachez que je vous soutiendrai autant que nécessaire au cours des prochains mois.

  Nous relevons ces défis ensemble et nous vous remercions de votre patience et de votre résilience. Personne n’est censé traverser cette épreuve seul et chacun d’entre nous doit pouvoir compter sur le soutien des autres.

  [Insérer la signature]

• Message au personnel sur le respect de l’EPI et des MSP. Délai suggéré : au fur et à mesure que progresse le retour du personnel dans les installations

  À : Personnel de l’unité retournant au lieu de travail
  De : Gestionnaires et superviseurs
  Objet : Retour dans le lieu travail – respect des MSP et de l’EPI

  English follows.

  Bonjour,

  Avant tout, je tiens à vous remercier pour votre patience tout au long de cette période.
  Comme nous continuons de mener nos activités dans un environnement marqué par la COVID-19, il est de ma responsabilité, en tant que votre [superviseur/superviseuse], de m’assurer que vous ayez l’équipement de protection nécessaire pour pouvoir entrer en toute sécurité dans les installations du MDN et des FAC.

  Ainsi, en nous appuyant sur le Cadre de comparaison qualitative des mesures de santé publique (MSP), nous avons pris la décision de continuer à respecter les MSP suivantes et à utiliser l’équipement de protection individuel (EPI) indiqué ci-dessous dans les installations du MDN et des FAC :

  • [Insérer les messages propres au bâtiment ou à l’unité, comme l’endroit où trouver des masques, etc. auprès de son représentant local en matière de santé et de sécurité]

  N’oubliez pas que la Directive 003 du CEMD sur la vaccination contre la COVID‑19 et la Politique sur la vaccination contre la COVID‑19 du gouvernement du Canada demeurent la principale orientation pour les membres de l’Équipe de la Défense au sujet de la vaccination contre la COVID‑19. À ce point-ci, la majorité des membres de l’Équipe de la Défense ont reçu deux doses de vaccin, et nous encourageons toutes ces personnes à poursuivre cette lancée et à recevoir leurs doses de rappel.

  Nous continuerons à adapter nos MSP en milieu de travail en fonction de l’évolution de la situation locale et en nous fondant sur les directives régionales en matière de santé publique.
  Si vous avez des questions sur les MSP et l’EPI ou sur l’accès au lieu de travail, veuillez consulter la page  Continuation du travail : COVID-19, la Directive 003 du CEMD sur la vaccination contre la COVID-19 , Directive du CEMD/SM sur le fonctionnement et la reconstitution du MDN/des FAC dans un environnement COVID-19 persistantPour toute autre question ou préoccupation, n’hésitez pas à communiquer avec moi à tout moment ou à les transmettre à la boîte de réception Demandez n’importe quoi : COVID‑19.

  Merci,
  [Insérer la signature]