Ressource pour les gestionnaires : Gestion des équipes hybrides
À mesure que la situation pandémique de la COVID-19 évolue, le ministère de la Défense nationale (MDN) a exigé une transition vers un modèle de travail hybride, c'est-à-dire qui combine le travail en présentiel au bureau et le télétravail de la maison, afin d'assurer la continuité de l'efficacité des activités tout en offrant la plus grande flexibilité possible. La présente ressource a pour but d'outiller les gestionnaires à l'aide de compétences, de stratégies, d'informations et de ressources en matière d'inclusion afin qu'ils soient prêts pour passer au nouveau modèle et à répondre aux questions potentielles des employés.
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Principales recommandations aux gestionnaires pour diriger et soutenir leurs employés lors de la transition vers un modèle de travail hybride :
- Assurez une journée de travail significative sur place : Le travail sur place permet aux employés d'établir des liens sociaux, de favoriser la collaboration, de tenir des réunions en personne, d'avoir des discussions de groupe en face à face, etc. Les gestionnaires doivent planifier à l’avance pour s'assurer que leurs employés profitent des avantages du travail sur place.
- Collaborez avec d'autres gestionnaires - Les gestionnaires sont encouragés à avoir des discussions ouvertes sur le lieu de travail physique, ses défis et les opportunités qu'il présente, afin de pouvoir élaborer un plan d'action qui indique comment atténuer les défis et tirer le meilleur parti des opportunités.
- Envoyer les renseignements sur la santé et la sécurité au travail : Avant de permettre à leur équipe de retourner au bureau, les gestionnaires doivent leur fournir des informations détaillées sur les protocoles et les attentes en matière de sécurité au travail, y compris le plan de sécurité générale et les mesures de santé publique provinciales. Il est particulièrement utile de faire cela, car les employés pourront mieux visualiser le retour au bureau.
- Prendre connaissance des accords de travail flexible à venir : Les gestionnaires doivent avoir des conversations opportunes et régulières avec leurs employés au sujet du changement de modèle de travail et prendre connaissance des lignes directrices pour le travail sur place et le télétravail afin d'éclairer la prise de décisions relatives au télétravail et de s'assurer que tout autre facteur supplémentaire est pris en compte (p. ex. l'hébergement). De plus, les gestionnaires doivent encourager leurs employés à explorer et à essayer différentes façons de travailler à la fin de l'été et au début de l'automne afin de pouvoir faire les ajustements nécessaires lorsque nous passerons entièrement au travail hybride à la fin de l'automne.
- Logistique de stationnement (à l'exception de la RCN) : Il est important que les gestionnaires évaluent les besoins en stationnement des employés, qui prévoient de travailler sur place à temps plein ou une partie de la semaine, et en informent les services respectifs (tels que les OEMM responsables de leurs régions respectives). Il s'agit d'une étape importante pour organiser et gérer la rotation des stationnements.
- Besoins ergonomiques des employés : L'ergonomie est un élément essentiel de la sécurité sur le lieu de travail et du bien-être des employés, donc il faut déterminer les besoins des employés et les satisfaire dans la mesure du possible. Pour ce faire, vous pouvez communiquer avec les employés en télétravail de votre équipe et les interroger sur l'évolution de leurs besoins et de leurs préférences par rapport à leurs évaluations ergonomiques précédentes.
- Dépersonnalisation des espaces de travail : Informez les employés de la transition vers le travail hybride et du nouveau mandat pour la dépersonnalisation des espaces de travail afin de permettre un flux rotatif de travail sur place, comme déterminé par les approbations des modalités de travail flexible, qui seront publiées à l'automne*.
* Les employés peuvent disposer d'un casier pour leurs effets personnels lorsque des politiques de bureau partagé ou de lieu de travail non attribué sont en place, afin de faciliter la réaffectation du poste de travail à d'autres personnes lorsqu'il est vacant.
Autres directives importantes à prendre en compte pendant cette transition :
- Déterminer les raisons du retour : Alors que les gestionnaires expérimentent le retour au bureau, il est important pour eux de connaître la raison derrière les demandes de travail en personne. Les gestionnaires doivent ouvrir le dialogue avec leurs employés sur la valeur du temps passé au bureau et encourager l'essai de tâches autonomes et en équipe. Dans certains cas, les gestionnaires peuvent être amenés à prendre l'initiative de déterminer à l'avance les occasions de travail en présentiel et à demander la présence de leurs employés lors de celles-ci.
- Il faut également tenir compte des circonstances uniques des employés afin d'assurer un environnement de travail sain et sécuritaire pour tous les employés du MDN. Il est également important de reconnaître que les membres des groupes dignes d'équité ont tendance à subir la discrimination au travail de manière disproportionnée, et que des considérations et des conversations supplémentaires peuvent éclairer les décisions qui mènent à un lieu de travail plus équitable pour tous.
- Les gestionnaires doivent également s'assurer que les lieux de travail sont inclusifs et permettent aux employés qui font partie des groupes protégés par la Loi canadienne sur les droits de la personne de participer pleinement en éliminant les obstacles, en prévenant ou en réduisant la discrimination et en s'engageant à mettre en place des mesures d'adaptation.
- Apprenez à reconnaître les dangers liés au travail sur le site et hors du site, et éliminez-les ou contrôlez-les.
- Examinez les mesures de santé publique régionales pour vous assurer de bien comprendre les exigences en matière de santé et de sécurité au travail pour vous et vos employés.
- Mettez l'accent sur le travail accompli plutôt que sur le temps passé au travail, que ce soit au bureau ou en télétravail. Il est important de faire preuve de souplesse et de cohérence, en communiquant clairement les attentes, les résultats souhaités et les dates pertinentes.
- Reconnaissez le stress non lié au travail dans un monde post-pandémique. De nombreuses responsabilités personnelles ont évolué au cours des deux dernières années et peuvent obliger les employés à assumer des rôles et des responsabilités supplémentaires, y compris la prestation de soins, l'éducation des enfants, la tutelle, le bénévolat, le service communautaire, et plus encore. En outre, les employés travaillant dans des fuseaux horaires différents peuvent être confrontés à des obstacles épuisants, tels que les attentes en matière de temps de travail, les délais de l'équipe, etc., et des mesures d'adaptation doivent être prises pour ces situations.
- Il est important de réduire le biais de proximité personnel et de veiller à ce que les employés, qu'ils travaillent au bureau près de l'équipe ou en télétravail localement ou dans un fuseau horaire différent, aient un accès équitable aux responsabilités et aux possibilités au sein de l'équipe.
10 pratiques exemplaires pour être un bon gestionnaire d'employés hybrides
- Répéter et encore répéter : En tant que dirigeant, vous devrez évaluer, modifier et réévaluer vos flux de travail, votre façon de communiquer et vos outils.
- Demander l'avis des employés : Faites-le tout au long de la transition vers le travail hybride, par le biais de discussions ou sondages mensuels ou bimensuels.
- Adapter le flux de travail : Grâce à la technologie et aux outils de gestion des programmes, nous sommes mieux préparés à travailler virtuellement que jamais auparavant. Veillez à ce que les tâches soient réparties équitablement et uniformément entre les employés.
- Mettre en place des équipes inclusives : Permettez à chaque membre de s'exprimer à chaque réunion, en réservant une période de discussion collaborative pour obtenir les avis de vos employés.
- Pour les chefs d'équipe dont les employés travaillent partout au Canada, vous pourriez annoncer des « heures de travail pancanadiennes » dans vos journées de travail. Par exemple, pour les réunions collaboratives, fixez des heures dans la journée qui sont compatibles avec tous les fuseaux horaires canadiens et où tout le monde prévoit d'être disponible en même temps.
- Se débarrasser des réunions non essentielles : Les réunions peuvent causer une mauvaise utilisation du temps. Certaines réunions sont importantes, tandis que d'autres n'apportent pas grand-chose et nous laissent moins d'heures dans la journée pour nous concentrer sur des aspects plus importants de notre travail.
- Déceler aux comportements toxiques sur le lieu de travail et y mettre fin : Dans des situations extrêmes, la productivité des employés peut être affectée par des interactions négatives avec leurs coéquipiers ou leurs responsables. En tant que gestionnaire ou superviseur, il vous incombe de repérer et de gérer ces situations lorsqu'elles se produisent. Tous les employés doivent respecter le Code de valeurs et d'éthique.
- Veiller à l'équité : Assurez-vous que les occasions sont équitablement accessibles par tous les membres de votre équipe afin de donner à chacun et chacune la même chance d'acquérir de nouvelles expériences lorsque cela est possible.
- Penser à votre propre santé mentale : En tant que dirigeants, vous êtes tenus de veiller à la santé mentale et au bien-être de votre personnel, mais vos besoins peuvent parfois être mis au second plan.
Il est en outre recommandé à tous les responsables de prendre connaissance à nouveau des ressources suivantes :
- Directive sur les conditions d’emploi
- Stratégies de gestion des conflits
- Directive sur la prévention et résolution du harcèlement et de la violence au travail
- Code de valeurs et d’éthique du secteur public
- FlexGC
Modalités de travail flexible :
Au fur et à mesure que nous expérimentons le retour sur au bureau, on assistera à une transformation du style de travail basée sur les préférences des employés et les leçons que vous aurez tirées. À l'heure actuelle, nous encourageons les gestionnaires à ouvrir le dialogue avec leur équipe au sujet des modalités de travail flexible et de leurs préférences. Il n'est pas nécessaire de mettre à jour les modalités de travail flexible existantes pendant cette phase d'essai. Des directives mises à jour à l'appui des nouvelles modalités de travail flexible seront publiées plus tard dans l'automne. Vous trouverez ci-dessous quelques rappels et ressources pour vous aider, vous et votre équipe :
- Veillez à ce que les employés connaissent leurs droits et leurs responsabilités.
- Prenez connaissance du document Orientation du SMA(RH-Civ) sur la gestion d'un effectif civil moderne, flexible et varié.
- Cherchez proactivement diverses approches et solutions d'adaptation pour les employés.
- Veillez à ce que toutes les informations et tous les dossiers médicaux et personnels restent confidentiels.
- Communiquez de manière constante avec les employés en télétravail.
- Contrôlez l'efficacité des modalités de travail flexible et prenez des notes sur les aspects des modalités qui fonctionnent pour vous et votre équipe, et sur ceux qui ne fonctionnent pas.
Il est important de noter que les modalités de travail flexible sont des accords volontaires qui peuvent être résiliés ou modifiés par l'une ou l'autre des parties à tout moment en raison d'exigences opérationnelles ou de raisons personnelles. Dans les cas où les modalités de travail flexible doivent être modifiées, un préavis d'au moins quatre semaines sera donné par la partie à l'origine du changement.
Soutenir le bien-être des employés dans un milieu de travail hybride :
Alors que les risques pour la santé physique de la pandémie de COVID-19 sont traités par des directives de santé publique et des protocoles sur le lieu de travail, l'aide à la santé mentale des employés est plutôt un effort conjoint de la direction et leurs employés. À ce titre, les ressources destinées à favoriser le bien-être mental des employés du MDN sont les suivantes :
- Santé Canada : Services d'aide aux employés (SAE) Des conseils en cas de crise et à court terme sont offerts aux employés et aux membres admissibles de leur famille 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 :
- Composez le 1 800 268-7708 OU le 1 800 567-5803 (téléscripteur)
- Clavardez du lundi au vendredi de 8 h à 19 h 30 (HNE) :
- par le biais du service de clavardage de SC SAE à www.canada.ca/eap-chat/ (mot de passe : canada)
- Les conseillers du PAE sont prêts à vous aider à vous familiariser avec les ressources en santé mentale et en bien-être. Envoyez un courriel à EAP-PAE@forces.gc.ca pour être mis en relation avec un collègue du MDN dans votre région qui vous aidera.
- LifeSpeak est une plateforme de santé mentale et de bien-être qui offre formation et conseils d'experts sur des sujets qui concernent la vie quotidienne. Pour y accéder :
- Visitez canada.lifespeak.com. Sélectionnez « Forces armées canadiennes (militaires) » ou « Ministère de la Défense nationale (fonction publique) » et tapez l'ID de l'organisation (canada) puis le mot de passe (Canada).
- Ou téléchargez l'application : nom du client : canada/mot de passe client : Canada
- Le Catalogue de ressources pour la santé mentale et le bien-être (RED seulement) fournit aux employés plus de 600 ressources de soutien et d'éducation sur une variété de sujets.
- La Trousse d'outils du gestionnaire de la CSMC : La Trousse d'outils Diriger dans un environnement de travail hybride est conçue pour aider les gestionnaires et les employés à réduire la stigmatisation associée à la santé mentale et à favoriser les solutions collaboratives pour surmonter les défis uniques que présentent les milieux de travail hybrides.
Pour obtenir de l'aide :
Communiquez avec HR Connect RH pour toutes vos questions relatives aux ressources humaines.
- Numéro sans frais : 1-833-RHR-MDND (1 833 747-6363) entre 8 h et 16 h, heure normale de l'Est.
- Par le biais de HR Connect RH (lien accessible uniquement sur le RED) ou en téléchargeant l'application HR Go RH App.
Nous encourageons les gestionnaires à faire part des leçons tirées lors de leur passage au modèle de travail hybride en les envoyant à la boîte de réception sur l'avenir du milieu de travail.
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