Utilisation d'un intermédiaire afin de mener les activités d'un organisme de bienfaisance au Canada

Lignes directrices

Numéro de référence
CG-004

Date de publication
Le 20 juin 2011 (Révisé le 27 novembre 2020)

Ce guide met à jour et remplace la version précédente des lignes directrices CG-004, Utilisation d’un intermédiaire afin de mener les activités d’un organisme de bienfaisance au Canada.

1. Introduction

Ces lignes directrices fournissent des renseignements aux organismes de bienfaisance qui réalisent leurs fins de bienfaisance au Canada avec l’aide d’intermédiaires. Elles expliquent comment ces organismes de bienfaisance peuvent s’assurer que leurs ressources sont consacrées à des activités de bienfaisance et qu’ils satisfont aux exigences de la Loi de l’impôt sur le revenu.

Pour obtenir des renseignements sur la façon de travailler avec un intermédiaire pour mener des activités de bienfaisance à l’extérieur du Canada, consultez les lignes directrices CG-002, Les organismes de bienfaisance canadiens enregistrés qui mènent des activités à l’extérieur du Canada.

1.1 Terminologie

Dans les lignes directrices :

Le terme « organisme de bienfaisance » désigne un organisme de bienfaisance canadien qui est enregistré en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu. Il comprend les œuvres de bienfaisance et les fondations de bienfaisance.

Le terme « organisme » comprend les demandeurs d’enregistrement à titre d’organisme de bienfaisance et les organismes de bienfaisance enregistrés.

1.2 Comment les lois du Canada contre le terrorisme s’appliquent-elles aux organismes de bienfaisance?

Comme tous les particuliers et les organisations au Canada, les organismes de bienfaisance sont tenus de s’assurer qu’ils ne mènent pas leurs activités en collaboration avec des personnes ou des groupes qui participent à des activités terroristes ou qui les soutiennent.

L’Agence du revenu du Canada a produit une Liste de contrôle : Comment protéger votre organisme de bienfaisance contre l’abus à des fins terroristes.

En vertu de la Loi sur l’enregistrement des organismes de bienfaisance (renseignements de sécurité) et de la Loi de l’impôt sur le revenu, l’enregistrement d’un organisme de bienfaisance peut être révoqué si les activités de l’organisme de bienfaisance rendent ses ressources disponibles, soit directement ou indirectement, à une entité inscrite, comme définie au paragraphe 83.01(1) du Code criminel, ou à toute autre entité (personne, groupe, fiducie, société de personnes ou fonds, ou association ou organisation non constituée en société) qui participe à des activités terroristes ou à des activités à l’appui de ces dernières.

Les organismes de bienfaisance sont également assujettis à des interdictions concernant le financement ou l’appui d’activités terroristes qui sont comprises dans le Code criminel et dans une panoplie de règlements établis en vertu de la Loi sur les Nations Unies. Pour en savoir plus, allez à Sensibiliser les organismes de bienfaisance à l’abus à des fins terroristes.

2. Restrictions quant à la façon dont un organisme de bienfaisance peut utiliser ses ressources

La Loi de l’impôt sur le revenu permet à un organisme de bienfaisance d’administrer ses affaires seulement de deux façons ^{Note de bas de page 1} :

• en menant ses propres activités de bienfaisance;
• en faisant des dons à des donataires reconnus^{Note de bas de page 2}.

Pour en savoir plus sur les types d’organismes qui sont des donataires reconnus, consultez les lignes directrices CG-010, Donataires reconnus.

2.1 Que sont les activités de bienfaisance?

Les activités d’un organisme relèvent de la bienfaisance lorsqu’elles réalisent ses fins de bienfaisance. Les fins, ou objets, d’un organisme sont les buts ou objectifs pour lesquels il a été créé. Ces fins devraient être énoncées dans le document constitutif de l’organisme^{..Note de bas de page 3}.

Voici des exemples de fins de bienfaisance : soulager la pauvreté en fournissant des logements aux sans-abris, promouvoir l’éducation en offrant des bourses aux étudiants ou promouvoir la santé en fournissant des soins médicaux aux malades.

Pour en savoir plus, consultez les lignes directrices CG-019, Comment rédiger des fins qui satisfont aux exigences de la bienfaisance en matière d’enregistrement.

2.2 Satisfaire au critère des « propres activités » afin d’être admissible à l’enregistrement à titre d’organisme de bienfaisance

La Loi de l’impôt sur le revenu exige qu’un organisme de bienfaisance consacre toutes ses ressources à des activités de bienfaisance qu’il mène lui-même. Cette exigence correspond au critère des « propres activités »^{Note de bas de page 4}.

Les ressources d’un organisme de bienfaisance comprennent ses ressources matérielles et financières, ainsi que son personnel et ses bénévoles^{.Note de bas de page 5}.

Un organisme de bienfaisance peut satisfaire au critère des « propres activités » en menant ses activités à l’aide de son personnel ou en travaillant avec un intermédiaire. Dans certains cas bien précis, un transfert de biens de bienfaisance peut également satisfaire à ce critère.

2.2.1 Mener des activités à l’aide de son personnel

Un organisme de bienfaisance peut mener ses activités à l’aide de son personnel, y compris ses bénévoles, ses administrateurs et ses employés. Il s’agit de la façon la plus simple pour un organisme de bienfaisance de satisfaire au critère des « propres activités ».

2.2.2 Mener des activités au moyen d’un intermédiaire

Un organisme de bienfaisance peut également mener ses activités au moyen d’un intermédiaire. Il s’agit d’une personne ou d’un organisme qui est un donataire non reconnu^{Note de bas de page 6}  et qui n’est pas lié à l’organisme de bienfaisance. L’organisme de bienfaisance travaille avec un intermédiaire pour que celui-ci mène les activités de l’organisme de bienfaisance.

Lorsqu’un organisme de bienfaisance travaille avec un intermédiaire, il doit diriger et contrôler les activités menées en son nom ainsi que l’utilisation de ses ressources^{Note de bas de page 7}. Par exemple, un organisme de bienfaisance peut faire ce qui suit :

• retenir les services d’une entreprise ou d’un entrepreneur du secteur privé;
• conclure un accord avec un organisme à but non lucratif afin que celui-ci mène certains programmes de bienfaisance en son nom;
• mettre ses ressources en commun avec un autre organisme afin de mener un projet à bien.

Pour en savoir plus sur l’utilisation d’un intermédiaire, consultez la section 4.

2.2.3 Transfert des biens de bienfaisance

Dans certains cas bien précis, l’Agence peut considérer qu’un organisme de bienfaisance mène ses propres activités lorsqu’il transfère certaines ressources (autres qu’en espèces) à un donataire non reconnu.

Il est important de noter que, s'il transfère de l’argent à un donataire non reconnu, l’organisme de bienfaisance doit toujours assurer la direction et le contrôle de l’argent.

Lorsque l’Agence évalue si un transfert des ressources non financières d’un organisme de bienfaisance satisfait au critère des « propres activités », elle tient compte de tous les faits pertinents. Le transfert doit au moins satisfaire aux trois conditions suivantes :

• Les ressources transférées peuvent raisonnablement être utilisées seulement à des fins de bienfaisance. Par exemple, des fournitures médicales, comme des antibiotiques et des instruments, seraient probablement utilisées uniquement pour traiter les malades, tandis que des fournitures scolaires, comme des manuels, seraient sans doute utilisées uniquement dans le cadre de l’enseignement.
• Le donataire non reconnu qui reçoit les ressources comprend et convient qu’elles doivent être utilisées uniquement pour les activités de bienfaisance précisées, tel qu’il a été énoncé par l’organisme de bienfaisance.
• Après avoir examiné le statut et les activités du donataire non reconnu qui recevra les ressources (y compris les résultats de tout transfert précédent par l’organisme de bienfaisance), l’organisme de bienfaisance peut raisonnablement s’attendre à ce que le donataire non reconnu utilise les ressources pour les activités de bienfaisance auxquelles elles ont été destinées^{Note de bas de page 8}.

Les registres comptables de l’organisme de bienfaisance doivent démontrer qu’il a examiné le statut et les activités de l’intermédiaire. Cet examen comprend habituellement les fins et les activités énoncées par l’intermédiaire, son historique et sa réputation, et les rapports pertinents des médias. 

Si un transfert de ressources ne répond pas à ces trois conditions, la seule façon dont un organisme de bienfaisance peut satisfaire au critère des « propres activités » est en dirigeant et en contrôlant l’utilisation des ressources transférées.^{Note de bas de page 9} S’il ne le fait pas, il risque de subir des sanctions en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu, comme des pénalités financières ou la révocation de son enregistrement.

Voici des exemples de situations qui pourraient satisfaire aux conditions liées au transfert de ressources à un donataire non reconnu :

• le transfert de livres et de rapports scientifiques d’un organisme de bienfaisance qui se consacre à la recherche à une bibliothèque ou à une école de bonne réputation qui n’est pas un donataire reconnu;
• le transfert de nourriture et de couvertures à un organisme à but non lucratif qui apporte sa contribution lors d’une catastrophe naturelle, et qui mène depuis longtemps des activités fructueuses.

Si un organisme de bienfaisance a l’intention de construire ou d’acheter des biens immobiliers (terrains et biens sur un terrain, comme des immeubles) en partenariat avec un intermédiaire, l’organisme de bienfaisance doit conserver la propriété de sa part du bien. S’il est impossible pour l’organisme de le faire, il devrait consulter l’Agence pour connaître les options qui s’offrent à lui.

Si un organisme de bienfaisance transfère des ressources directement aux bénéficiaires de ses fins de bienfaisance, il n’a pas à diriger et à contrôler l’utilisation de ces ressources. Par exemple, un organisme de bienfaisance pourrait donner des fournitures scolaires, comme des livres ou du matériel pour écrire, à des élèves qui vivent dans la pauvreté sans avoir à diriger et à contrôler la façon dont ils utilisent ces ressources.

Pour en savoir plus sur la façon dont les organismes de bienfaisance peuvent diriger et contrôler leurs ressources, consultez la section 5.

2.3. Qu’est-ce qu’un don à un donataire reconnu?

En plus de mener ses propres activités, un organisme de bienfaisance peut faire des dons à des donataires reconnus.^{Note de bas de page 10}

Un don est un transfert d’argent ou d’autres ressources sans contrepartie. Le terme « donataire reconnu » est défini dans la Loi de l’impôt sur le revenu comme un organisme qui peut remettre des reçus officiels aux particuliers et aux sociétés qui lui font des dons.

Voici certains types de donataires reconnus :

• les organismes de bienfaisance enregistrés au Canada;
• Sa Majesté du chef du Canada, d'une province ou d'un territoire;
• une municipalité canadienne enregistrée;
• certaines universités enregistrées situées à l’étranger;
• l’Organisation des Nations Unies et ses organismes.

Pour en savoir plus, consultez les lignes directrices CG-010, Donataires reconnus.

2.4 Qu’est-ce qu’un canalisateur?

Dans ces lignes directrices, un canalisateur est un organisme de bienfaisance qui transfère ses ressources à un donataire non reconnu sans les diriger ni les contrôler. Le fait d’agir à titre de canalisateur contrevient à la Loi de l’impôt sur le revenu et pourrait compromettre l’enregistrement d’un organisme de bienfaisance^{Note de bas de page 11}.

Un organisme de bienfaisance peut également agir à titre de canalisateur lorsqu’il transfère des ressources à une filiale ou à un organisme-cadre qui n’est pas un donataire reconnu. Dans de tels cas, un organisme de bienfaisance et sa filiale peuvent créer une entente écrite qui donne l’impression que la filiale est l’intermédiaire de l’organisme de bienfaisance. Toutefois, pour déterminer si un organisme de bienfaisance agit à titre de canalisateur dans cette situation, l’Agence peut prendre en considération les éléments suivants :

• l’organisme de bienfaisance démontre qu’il exerce toujours une direction et un contrôle sur l’utilisation de ses ressources;
• il tient des registres comptables adéquats et les conserve à une adresse canadienne qui figure au dossier de l’Agence;
• il reçoit des biens et des services de valeur proportionnelle à l'argent ou à toute autre ressource qu’il envoie à un donataire non reconnu;
• il a besoin d’obtenir la permission d’un donataire non reconnu pour entreprendre des activités, ou son approbation sur la façon d’exercer ses activités.

3. Comment un organisme de bienfaisance peut-il travailler avec un intermédiaire?

En général, un organisme de bienfaisance travaille avec un intermédiaire lorsqu’il n’est pas en mesure de mener ses propres activités à l’aide de son personnel. L’intermédiaire peut habituellement fournir des ressources dont l’organisme de bienfaisance a besoin, comme une compétence précise, la connaissance d’une région ou de l’équipement spécialisé.

Lorsqu’il travaille avec un intermédiaire, un organisme de bienfaisance doit diriger et contrôler l’utilisation de ses ressources^{Note de bas de page 12}.  S’il ne le fait pas, il risque de subir des sanctions en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu, comme des pénalités financières ou la révocation de son enregistrement.

Un intermédiaire peut aussi être le bénéficiaire des programmes d’un organisme de bienfaisance par le fait qu’il renforce sa propre capacité. Par exemple, il pourrait acquérir des compétences et de l’expertise tout en menant les activités de l’organisme de bienfaisance. Pour en savoir plus sur cette situation, consultez l’annexe A.

3.1 Quels sont les types communs d’intermédiaires?

Les trois types les plus communs d’intermédiaires sont décrits ci-dessous. Toutefois, un organisme de bienfaisance peut prendre d’autres dispositions pour mener ses propres activités en travaillant avec un intermédiaire, pourvu qu’il dirige et contrôle l’utilisation de ses ressources.

3.1.1 Consultant ou entrepreneur

Un consultant ou un entrepreneur est une personne ou un organisme qui mène des activités précises au nom d’un organisme de bienfaisance. Ce type d’intermédiaire peut être un organisme à but non lucratif ou un entrepreneur à but lucratif.

Un organisme de bienfaisance fait souvent appel à un consultant pour que ce dernier agisse à titre d’intermédiaire lorsque le personnel de l’organisme de bienfaisance ne peut pas mener l’activité. Il peut également embaucher un entrepreneur pour fournir des biens ou des services. Dans ces situations, l’organisme de bienfaisance assure habituellement la direction et le contrôle au moyen d’un accord avec le consultant ou l’entrepreneur.

3.1.2 Participant à une coentreprise

Le participant à une coentreprise est une organisation avec laquelle un organisme de bienfaisance travaille en vue de mener une activité de bienfaisance. L’organisme de bienfaisance et un ou plusieurs autres participants à une coentreprise mettent leurs ressources en commun afin d’atteindre un objectif selon les modalités d’un accord de coentreprise.

Contrairement aux cas où il fait appel à un consultant ou à un entrepreneur, l’organisme de bienfaisance ne s’en remet pas entièrement au participant à une coentreprise pour mener les activités en son nom. L’organisme de bienfaisance collabore plutôt avec le participant à une coentreprise pour mener l’activité de bienfaisance. Habituellement, l’organisme de bienfaisance compte des membres qui siègent au conseil d’administration de la coentreprise pour l’ensemble du projet. De cette façon, l’organisme de bienfaisance peut prendre des décisions quant à l’utilisation de ses ressources. La structure d’une coentreprise peut varier selon le cas.

Un organisme de bienfaisance doit être en mesure de démontrer que sa part de pouvoir décisionnel et de responsabilité dans un projet lui permet de diriger la façon dont ses ressources sont utilisées et d’en rendre compte. S’il n’a pas assez de pouvoir décisionnel pour s’assurer que ses ressources sont utilisées comme il le demande, il pourrait avoir de la difficulté à démontrer qu’il mène ses propres activités.

L’Agence examinera le projet dans son ensemble afin de s’assurer que les ressources de l’organisme de bienfaisance sont utilisées uniquement pour réaliser ses fins de bienfaisance.

Pour obtenir une liste des facteurs que l’Agence prend en compte lors de l’examen d’un accord de coentreprise, consultez l’annexe B.

3.1.3 Participant à un partenariat coopératif

Un participant à un partenariat coopératif est un organisme qui collabore étroitement avec un organisme de bienfaisance en vue de mener une activité de bienfaisance donnée. Contrairement à une coentreprise, où les participants mettent leurs ressources en commun et partagent les responsabilités de l’ensemble d’un projet, l’organisme de bienfaisance et les autres organismes assument chacun seulement la responsabilité d’un aspect particulier du projet.

4. Qu’est-ce que la direction et le contrôle?

Afin de satisfaire au critère des « propres activités », l’organisme de bienfaisance qui transfère des ressources à son intermédiaire doit en diriger et en contrôler l’utilisation^{Note de bas de page 13}. Autrement dit, l’organisme de bienfaisance doit, de façon continue, prendre les décisions et établir les paramètres pour les enjeux importants relatifs aux activités en question, notamment:

• la façon dont l’activité sera menée;
• les objectifs généraux de l’activité;
• le secteur ou la région où l’activité sera menée;
• les personnes qui profiteront de l’activité;
• les biens et les services qui seront payés par l’organisme de bienfaisance;
• la durée de l’activité.

Un organisme de bienfaisance peut accepter les conseils de ses intermédiaires et n’a pas à prendre toutes les décisions nécessaires pour mener une activité. Toutefois, il doit être en mesure d’intervenir dans toute décision.

Un organisme de bienfaisance peut déléguer la responsabilité des décisions opérationnelles courantes à un intermédiaire, qui est souvent mieux placé pour prendre ce type de décision. Par exemple, un organisme de bienfaisance peut déléguer le pouvoir de prendre les décisions suivantes :

• choisir le fournisseur local auprès duquel acheter des fournitures;
• embaucher et gérer le personnel;
• repérer les bénéficiaires potentiels d’une activité;
• entretenir les immeubles détenus par l’organisme ou dans lesquels ont lieu les activités.

4.1 Comment un organisme de bienfaisance devrait-il diriger et contrôler l’utilisation de ses ressources?

En règle générale, lorsqu’un organisme de bienfaisance choisit le type et le nombre de mesures de direction et de contrôle qu’il utilisera, il devrait tenir compte de la nature de l’activité, y compris ce qui suit :

• la quantité de ressources concernées;
• la complexité de l’activité;
• l’endroit où aura lieu l’activité;
• le type de ressources transférées;
• toute expérience de travail précédente avec l’intermédiaire;
• la capacité et l’expérience de l’intermédiaire.

Bien qu’il puisse y avoir d’autres façons de démontrer la direction et le contrôle de l’utilisation des ressources d’un organisme de bienfaisance, l’Agence recommande que les organismes de bienfaisance adoptent les mesures suivantes :

• conclure un accord écrit et mettre en œuvre ses modalités;
• communiquer une description claire et détaillée de l’activité à l’intermédiaire;
• surveiller et superviser l’activité, notamment en exigeant des rapports réguliers;
• fournir de façon continue des directives claires et détaillées à l’intermédiaire;
• effectuer des transferts périodiques de ressources à l’intermédiaire, en fonction du rendement;
• prendre les dispositions nécessaires pour que l’intermédiaire conserve les fonds de l’organisme de bienfaisance séparément des siens ou tienne des registres comptables distincts.

Un organisme de bienfaisance doit consigner dans ses registres comptables toutes les mesures prises pour maintenir la direction et le contrôle. Cela permet à l’Agence de vérifier que les ressources de l’organisme de bienfaisance ont été utilisées pour mener ses propres activités.

Puisque chaque situation est différente, il est impossible de fournir à l’avance des lignes directrices précises qui traiteront de toutes les situations. Si un organisme de bienfaisance a des questions, il peut communiquer avec la Direction des organismes de bienfaisance.

4.2 Établissement d’un accord écrit

Un accord écrit est un document qui établit la relation entre un organisme de bienfaisance et son intermédiaire. L’accord devrait également donner à l’organisme de bienfaisance le pouvoir et les moyens de diriger et de contrôler l’utilisation de ses ressources et les actions de l’intermédiaire concernant ses activités^{Note de bas de page 14}.

La nature d’un accord avec un intermédiaire peut avoir des répercussions importantes sur un organisme de bienfaisance. Plus particulièrement, l’organisme de bienfaisance peut être tenu responsable des actes de l’intermédiaire. Cela souligne l’importance d’avoir un accord clair (de préférence par écrit) qui énonce la nature de la relation, y compris les attentes de l’organisme de bienfaisance et les obligations de l’intermédiaire.

L’Agence recommande aux organismes de bienfaisance de conclure un accord écrit avec leurs intermédiaires. Bien que la loi n’exige pas la conclusion d’un accord écrit, et que le même résultat peut être obtenu par d’autres moyens^{Note de bas de page 15} , la bonne exécution d’un tel accord est un moyen efficace pour un organisme de satisfaire au critère « des propres activités ». Il témoigne également de la diligence raisonnable de l’organisme de bienfaisance à l’égard de l’utilisation de ses fonds.

Toutefois, la signature d’un accord ne suffit pas pour prouver qu’un organisme de bienfaisance répond au critère des « propres activités ». L’organisme de bienfaisance doit également être en mesure de démontrer dans ses registres comptables qu’il a une relation réelle, continue et active avec son intermédiaire^{Note de bas de page 16}. L’Agence recommande qu’un organisme de bienfaisance ait un système en place pour examiner périodiquement ses accords écrits afin de s’assurer qu’ils demeurent à jour.

Toutefois, l’Agence reconnaît que dans le cas où les ressources utilisées sont minimes et qu’il s’agit d’une activité ponctuelle, les difficultés liées à l’établissement d’un accord écrit complet et formel peuvent l’emporter sur les avantages. Ainsi, lorsqu’un organisme de bienfaisance dépense 5 000 $ ou moins pour une activité ponctuelle, d’autres documents peuvent être suffisants pour démontrer que l’organisme dirige et contrôle l’utilisation de ses ressources par l’intermédiaire. Ces documents peuvent comprendre des instructions écrites, des courriels, des procès-verbaux et des rapports réguliers.

Si un organisme de bienfaisance entend répéter l’activité de façon continue (p. ex., chaque année), l’Agence recommande de conclure un accord écrit avec l’intermédiaire afin d’assurer une bonne compréhension de l’accord au cours de sa durée.

Lorsqu'un organisme fait une demande d’enregistrement à titre d’organisme de bienfaisance et qu'il a l’intention de mener une activité en faisant appel à un intermédiaire, il devrait joindre une copie de l’accord écrit à sa demande. Cela démontre à l’Agence que la relation que l’organisme établira avec son intermédiaire lui permettra de satisfaire aux exigences en matière d’enregistrement.

L’Agence ne fournit pas de modèle d’accords écrits. Toutefois, vous trouverez une liste des renseignements qui devraient y être inclus à l’annexe C.

Certains organismes disposent d’ententes écrites qui prennent la forme de contrats de mandant avec leurs intermédiaires. Ces accords peuvent convenir, à condition qu’ils démontrent que l’utilisation des ressources de l’organisme de bienfaisance est dirigée et contrôlée, tel qu’il est indiqué dans les présentes lignes directrices.

4.3 Description des activités

Avant de débuter une activité, l’organisme de bienfaisance et son intermédiaire devraient s’entendre sur une description détaillée de l’activité à mener. L’organisme devrait inclure cette description dans ses dossiers. Selon la nature et la complexité de l’activité, la description devrait en général comprendre les éléments suivants :

• en quoi consiste l’activité, son but et le bienfait de bienfaisance qu’elle procure;
• les personnes qui profiteront de l’activité;
• l’endroit exact où aura lieu l’activité;
• un budget détaillé de l’activité, y compris le calendrier des paiements;
• les dates de début et de fin de l’activité ainsi que les autres échéanciers pertinents;
• une description des produits livrables et des critères de rendement;
• la façon dont l’organisme de bienfaisance surveille l’activité et l’utilisation de ses ressources (y compris ses exigences quant à l’établissement de rapports réguliers);
• la façon dont l’organisme de bienfaisance peut modifier la nature ou la portée de l’activité, et même y mettre fin, si nécessaire (p. ex., si des fonds ne sont pas comptabilisés);
• les plans quant aux éventuels revenus résultant de l’activité (p. ex., lorsque des frais de scolarité sont perçus pour l’exploitation d’une école, ou lors de la vente d’articles fabriqués par des artisans pauvres de régions défavorisées sur le plan économique^{Note de bas de page 17} );
• toute contribution qu’il est prévu que les intermédiaires fassent.

4.4 Surveillance et supervision (y compris l’établissement de rapports réguliers)

La surveillance et la supervision désignent le processus par lequel l’organisme de bienfaisance reçoit des renseignements exacts et ponctuels, y compris des rapports réguliers^{Note de bas de page 18} , qui lui permettent de s’assurer que ses ressources sont utilisées pour ses propres activités. Selon la nature et la complexité de l’activité, les rapports peuvent comprendre ce qui suit : 

• des rapports d’étape réguliers;
• des reçus des dépenses et des états financiers;
• des comptes-rendus des communications par téléphone, par vidéoconférence ou par courriel;
• des photographies;
• des rapports de vérification;
• des inspections sur les lieux par le personnel de l’organisme de bienfaisance. 

4.5 Directives continues

Les organismes de bienfaisance doivent continuellement fournir aux intermédiaires les directives nécessaires pour régler les problèmes qui se posent.

La documentation des directives continues aidera l’organisme de bienfaisance à démontrer qu’il mène ses propres activités de bienfaisance conformément à la Loi de l’impôt sur le revenu. Les procès-verbaux ou autres rapports de décisions de réunions, les comptes-rendus de conférences téléphoniques et d’appels téléphoniques permettent à l’organisme de bienfaisance de démontrer qu’il a fourni des directives à son intermédiaire. Lorsque cela est possible, l’Agence recommande d’utiliser des directives écrites, comme des lettres, des courriels ou des télécopies, pour communiquer avec un intermédiaire.

Les organismes de bienfaisance et les organismes qui servent d’intermédiaires nomment à l’occasion un administrateur, un fiduciaire, un bénévole ou un employé qui travaille à la fois pour les deux. Bien que ce type d’arrangement puisse faciliter la communication des rapports et des directives continues, il ne suffit probablement pas à démontrer que l’organisme de bienfaisance garde la direction et le contrôle de l’utilisation de ses ressources.

Par exemple, si un membre du personnel de l’organisme de bienfaisance siège aussi au conseil d’un intermédiaire, son contrôle sur les ressources de l’organisme de bienfaisance pourrait être limité à un vote parmi tant d’autres. Le conseil d'administration de l’intermédiaire pourrait décider d’utiliser l’argent de l’organisme de bienfaisance pour des activités autres que celles convenues avec l’organisme, malgré le désaccord du membre de son personnel.

4.6 Transferts périodiques

L’Agence recommande aux organismes de bienfaisance d’envoyer des ressources à leur intermédiaire au moyen de versements périodiques, en fonction du rendement, plutôt que de transférer le montant total.

Un organisme de bienfaisance devrait conserver le droit d’interrompre les transferts de fonds si les circonstances l’exigent, et de se faire rembourser les fonds non dépensés s’il n’est pas satisfait de la progression ou du résultat d’une activité. Ainsi, il pourra cesser de financer une activité si ses ressources sont utilisées d’une mauvaise façon ou pour toute autre raison acceptable.

4.7 Activités et fonds distincts

Lorsqu’un organisme de bienfaisance mène des activités à l’aide d’un intermédiaire, il doit s’assurer de pouvoir distinguer les activités que l’intermédiaire mène en son nom des activités propres à l’intermédiaire^{Note de bas de page 19}.  Un organisme de bienfaisance ne peut pas simplement payer les dépenses qu’un intermédiaire a engagées pour mener les programmes et les activités de l’intermédiaire.

Si un intermédiaire gère une activité continue au nom de l’organisme de bienfaisance, il devrait conserver les fonds qu’il reçoit de l’organisme séparément de ses propres fonds. Cela signifie que l’intermédiaire devrait conserver les fonds dans un compte bancaire distinct ou qu’il devrait les comptabiliser séparément de ses fonds dans ses registres comptables. Les registres comptables de l’intermédiaire doivent contenir suffisamment de détails pour permettre que les fonds de l’organisme de bienfaisance puissent toujours faire l’objet d’un suivi et être comptabilisés.

L’intermédiaire devrait utiliser les fonds seulement lorsque l’organisme de bienfaisance l’autorise à le faire ou lorsqu’il respecte certains critères de rendement.

5. Tenue de registres comptables

En vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu, un organisme de bienfaisance doit tenir des registres comptables adéquats au Canada. Les registres comptables doivent contenir suffisamment de renseignements pour permettre à l’Agence de déterminer si l’organisme de bienfaisance est administré conformément à la Loi de l’impôt sur le revenu^{Note de bas de page 20}.  L’Agence recommande que les registres comptables soient tenus en français ou en anglais^{Note de bas de page 21}.

Les registres comptables d’un organisme de bienfaisance doivent permettre à l’Agence de vérifier ce qui suit : 

• les fonds de l’organisme de bienfaisance sont consacrés à ses propres activités ou servent à faire des dons à des donataires reconnus;
• l’organisme de bienfaisance dirige et contrôle l’utilisation de ses ressources;
• les revenus, y compris les dons de bienfaisance, peuvent être vérifiés;
• les activités et les fins de l’organisme de bienfaisance relèvent toujours de la bienfaisance. 

Un organisme de bienfaisance qui ne tient pas des registres comptables adéquats s’expose à des sanctions en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu, comme la suspension du privilège de remettre des reçus ou la révocation de son enregistrement^{Note de bas de page 22}.

Lorsque l’Agence cherche à déterminer si les registres comptables d’un organisme de bienfaisance sont adéquats, elle examine le risque d’inobservation relatif à certaines activités. Le niveau de risque peut être lié à l’emplacement, à l’activité ou au type de ressources. Pour en savoir plus sur les registres comptables, notamment sur les renseignements qu’ils doivent comporter, allez à Registres comptables.

6. Respecter le contingent des versements

Le contingent des versements fait référence au montant minimal qu’un organisme de bienfaisance enregistré doit dépenser chaque année pour ses propres activités de bienfaisance ou qu’il doit remettre sous forme de dons à des donataires reconnus.

En règle générale, tous les montants dépensés par un organisme de bienfaisance pour mener ses activités de bienfaisance iront à l’atteinte de son contingent des versements, peu importe si les activités ont été menées par le personnel de l’organisme ou par un intermédiaire.

Lorsqu’un organisme de bienfaisance déclare des dépenses sur le formulaire T3010, Déclaration de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés, il doit déclarer tous les montants dépensés par ses intermédiaires en son nom comme s’il les avait dépensés lui-même.

L’Agence considère les éléments suivants, entre autres, comme des montants dépensés pour mener des activités de bienfaisance :

• le coût des biens transférés à un intermédiaire pour aider les bénéficiaires admissibles;
• les paiements pour l’achat de biens et de services utilisés pour aider les bénéficiaires admissibles;
• l’achat ou l’entretien des installations, de l’équipement et des autres éléments utilisés pour mener les activités de bienfaisance;
• les frais, permis ou droits qui sont nécessaires pour mener les activités de bienfaisance;
• les salaires versés à ceux qui aident directement les bénéficiaires admissibles.

Pour en savoir plus sur le calcul du contingent des versements, consultez le guide T4033, Comment remplir la déclaration de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés.

Annexe A - Activités de renforcement des capacités

Dans ce document, le renforcement des capacités consiste à travailler en partenariat avec des organismes, des communautés ou d’autres groupes en vue de perfectionner leurs compétences et de leur fournir les outils et les ressources nécessaires pour résoudre leurs problèmes. Le renforcement des capacités peut relever de la bienfaisance s’il soulage la pauvreté, promeut l’éducation, ou réalise une autre fin de bienfaisance reconnue.

Un organisme de bienfaisance peut mener des activités de renforcement des capacités, pourvu qu’il continue de satisfaire à toutes les exigences de la Loi de l’impôt sur le revenu. Un organisme de bienfaisance doit, entre autres, s’assurer que ses activités réalisent ses propres fins de bienfaisance, diriger et contrôler l’utilisation de ses ressources, et éviter de conférer un bienfait d’intérêt privé plus qu’accessoire. Pour en savoir plus sur le bienfait d’intérêt public et le bienfait d’intérêt privé, consultez l’énoncé de politique CPS-024, Lignes directrices pour l’enregistrement d’un organisme de bienfaisance : satisfaire au critère du bienfait d’intérêt public.

L’un des principes du renforcement des capacités est que les solutions à long terme découlent rarement du simple fait de transférer de l’argent à un groupe ou à une communauté sans un soutien continu. Dans le cadre d’une approche axée sur le renforcement des capacités, une relation à long terme entre un organisme de bienfaisance et son partenaire peut mener à la prise en charge du programme par le partenaire, de façon à ce que l’organisme de bienfaisance puisse entièrement retirer ses ressources du projet et laisser les opérations fructueuses aux mains de son ancien partenaire.

Dans une telle situation, la distinction entre intermédiaire et bénéficiaire peut devenir plus ambigüe. Bien que les présentes lignes directrices décrivent habituellement un intermédiaire comme un moyen par lequel un organisme de bienfaisance peut mener ses propres activités, dans certains cas, un intermédiaire peut aussi être un bénéficiaire des activités de l’organisme de bienfaisance. Par exemple, l’intermédiaire peut recevoir de la formation ou des ressources opérationnelles qui accroîtront sa capacité tout en permettant la réalisation de l'activité de bienfaisance principale.

Avant de lancer un programme de renforcement des capacités, les organismes de bienfaisance doivent s’assurer que leurs fins énoncées leur permettent de mener les activités de bienfaisance qu’ils prévoient être nécessaires.

Pour en savoir plus sur les activités de renforcement des capacités, consultez les lignes directrices CG-014, Activités de développement économique communautaire et enregistrement à titre d’organisme de bienfaisance.

Annexe B - Lignes directrices à l’intention des coentreprises

L’Agence tient compte des éléments suivants pour savoir si un organisme de bienfaisance dirige et contrôle l’utilisation de ses ressources dans une coentreprise : 

• la présence de membres de l’organisme de bienfaisance dans le conseil de direction de la coentreprise;
• la présence du personnel de l’organisme de bienfaisance sur le terrain;
• le contrôle conjoint de l’embauche et du licenciement du personnel qui participe au projet;
• la propriété conjointe des actifs et des biens immobiliers;
• la participation de l’organisme de bienfaisance au lancement et à la réalisation du projet, y compris la capacité de l’organisme de bienfaisance à diriger ou à modifier le projet et à fixer des délais ou d’autres critères de rendement;
• la signature des prêts et des contrats issus du projet par l’organisme de bienfaisance;
• l’examen ou l’approbation du budget du projet par l’organisme de bienfaisance, l’existence d’une vérification externe et la possibilité d’arrêter son financement;
• la participation par l’organisme à la rédaction des manuels de procédures, des guides de formation et des normes de conduite;
• l’identification, sur le terrain, de l’organisme de bienfaisance en tant que réalisateur du projet, ou au moins en tant que participant au projet. 

Lorsqu’il fait partie d’une coentreprise, l’organisme de bienfaisance devrait s’assurer qu’il reçoit régulièrement des données financières exactes pour l’ensemble du projet. Il devrait également conserver assez de documents pour démontrer dans quelle mesure sa contribution cadre avec l’ensemble du projet et la façon dont ses ressources ont été consacrées à des activités qui contribuent à réaliser ses propres fins de bienfaisance.

Annexe C - Que devrait contenir un accord écrit?

Un accord écrit devrait comprendre les éléments suivants :

• les nom et prénom officiels et l’adresse municipale de toutes les parties;
• une description détaillée des activités que l’intermédiaire doit mener, et une explication de la façon dont celles-ci contribuent à la réalisation des fins de bienfaisance de l’organisme;
• l’endroit où les activités seront menées (p. ex., l’adresse municipale, la ville);
• les calendriers et les échéances;
• des dispositions prévoyant l’obligation de produire régulièrement des rapports écrits afin de rendre compte des rentrées et sorties de fonds ainsi que de la progression de l’activité;
• une disposition précisant le droit d’inspecter les programmes d’activité et les registres comptables qui s’y rapportent, dans un court délai raisonnable;
• une disposition prévoyant le financement en versements échelonnés, fondé sur un rendement satisfaisant (le financement comprend le transfert de toutes les ressources), ainsi que des dispositions concernant le retrait ou la retenue de fonds, s’il y a lieu;
• des dispositions prévoyant l’émission de directives, au besoin;
• une obligation de conserver les fonds de l’organisme de bienfaisance séparément de ceux de l’intermédiaire, au moyen de comptes en banque distincts ou en les comptabilisant séparément dans les registres comptables de l’intermédiaire;
• dans le cas où il est prévu d’utiliser les ressources de l’organisme de bienfaisance pour acquérir, construire ou rénover des biens immobiliers, le titre de propriété reviendra à l’organisme de bienfaisance; si ce n’est pas le cas, il y aura une disposition indiquant la façon dont le titre juridique de la propriété est détenu par un donataire reconnu;
• dans le cas où un organisme de bienfaisance fait partie d’une coentreprise, une disposition qui accorde à l’organisme de bienfaisance un rôle actif dans le projet et un degré de direction et de contrôle dans l’ensemble du projet au moins proportionnel à sa contribution, et qui lui permet d’établir ce qui suit :
  • ses ressources sont consacrées uniquement aux activités qui contribuent à l’atteinte de ses objectifs;
  • il tient et reçoit régulièrement les états et dossiers financiers pour l’ensemble du projet;
• la date d’entrée en vigueur et les clauses de résiliation;
• la signature de toutes les parties et la date.

Notes