ARCHIVÉ - Cadre de conformité : Outils de conformité et d’application
Cette version n'est plus en vigueur
Le cadre de conformité est archivé. Le cadre de surveillance est entré en vigueur le 1er octobre 2018.
Outils de conformité et application
Outils de promotion de la conformité
Les outils utilisés pour promouvoir la conformité ne feront pas partie des antécédents d’une EFF en matière de conformité, comme le précise l’article 20 de la Loi sur l'ACFC; il en sera toutefois tenu compte dans le Modèle d’évaluation des risques pour, établir le niveau de risque d’une EFF.
Lettre « non substantiel »
Une lettre portant la mention « non substantiel » est un outil de conformité administratif qui sert à informer une EFF d’une éventuelle infraction d’une disposition réglementaire, d’un code de conduite ou d’un engagement public. La lettre est signée par l’agent principal de la conformité et de l’application, et envoyée à l’EFF pour l’informer que l’Agence est consciente qu’une violation a pu être commise, mais a décidé de ne pas poursuivre l’affaire dans l’immédiat.
La DCA continue de suivre la question de près pour déterminer les tendances qui pourraient se dessiner. On s’attend à ce que l’EFF examine la question constatée et évalue la pratique pour assurer la conformité.
Lettre faisant état d’une préoccupation
Ce genre de lettre est un outil administratif officiel destiné aux EFF pour les sensibiliser davantage à une question de conformité éventuelle. L’Agence peut adresser une lettre de sensibilisation dans un cas de contravention apparente à une disposition réglementaire, un code de conduite ou un engagement public. Une lettre de sensibilisation peut aussi être adressée dans une situation où les conséquences sont lourdes pour les consommateurs et lorsque l’Agence est d’avis que le processus de divulgation, les procédures ou les pratiques de l’EFF pourraient ne pas être acceptables ou induire les consommateurs en erreur.
Ce type de lettre informe l’EFF des préoccupations de la DCA concernant les résultats de son enquête et lui indique que des mesures réglementaires plus strictes pourraient être prises lors de la prochaine contravention. En outre, la DCA continue de suivre la question de près pour déterminer les tendances qui pourraient se dessiner.
On s’attend à ce que l’EFF examine la question constatée, évalue la pratique pour assurer la conformité et rende compte à l’ACFC des changements qui ont été apportés.
Lettre avec plan d’action
Une lettre faisant état d’une préoccupation qui s’accompagne de mesures recommandées (p. ex. un plan d’action) est un outil de conformité administratif qui sert à s’assurer que l’EFF améliore son niveau de conformité à une disposition réglementaire, un code de conduite ou un engagement public dans un délai fixé. La lettre indique également à l’EFF qu’une mesure réglementaire plus stricte pourrait être prise lors d’une prochaine contravention du même genre. La DCA continue de suivre la question de près pour déterminer les tendances qui pourraient se dessiner.
Un plan d’action oblige l’EFF à fournir des renseignements sur la cause de son manque de conformité ainsi que les mesures qu’elle prévoit prendre pour éviter que la situation se reproduise. On s’attend à ce que l’EFF examine les questions constatées, évalue la pratique pour assurer la conformité et rende compte à la DCA, dans un délai établi, de la façon dont elle s’y prend pour régler la question.
Lettre de non-conformité
Une lettre de non-conformité est un outil de conformité administratif qui sert à informer l’EFF qu’elle pourrait avoir enfreint un code de conduite ou un engagement public assujetti à la surveillance de la DCA. La lettre est signée par le directeur de la conformité et de l’application, et elle informe l’EFF que l’Agence est consciente du fait qu’un code ou un engagement pourrait ne pas avoir été respecté et qu’elle fermera le dossier en précisant qu’il s’agit d’un cas de non-conformité.
Dans certains cas, la DCA demandera à l’EFF de prendre les mesures qui s’imposent pour assurer la conformité totale au code de conduite ou à l’engagement public. L’EFF a le droit de présenter des observations au commissaire pour contester la lettre de non-conformité si elle le juge nécessaire.
Outils de mise en œuvre de la conformité
Les outils utilisés pour la mise en œuvre de la conformité ne feront pas partie des antécédents d’une EFF en matière de conformité, comme le précise l’article 20 de la Loi sur l’ACFC; il en sera toutefois tenu compte dans le Modèle d’évaluation des risques, pour établir le niveau de risque d’une EFF. En outre, les résultats découlant de l’utilisation des outils conçus pour la mise en œuvre de la conformité sont communiqués au ministre des Finances.
Entente de conformité
En tant qu’outil de conformité, une entente de conformité est une entente conclue en bonne et due forme entre le commissaire et la haute direction de l’EFF. L’entente précise les mesures correctives à prendre pour renforcer la conformité aux dispositions réglementaires et indique le délai dans lequel elles doivent être mises en œuvre. La DCA travaille habituellement avec l’EFF pour établir les paramètres de l’entente ainsi que le délai dont l’EFF dispose pour donner suite aux principales mesures adoptées.
Le non-respect des conditions de l’entente de conformité peut donner lieu à des mesures d’exécution, y compris des procès-verbaux de violation et l’établissement d’une sanction administrative pécuniaire.
Conformément à la législation, les sanctions administratives pécuniaires ne s’appliquent pas aux OETP.
Examen sur place
Un examen sur place est un outil de conformité formel. Il s’agit d’un examen complet et approfondi qui est mené lorsque la DCA a décelé à plus d’une reprise un manque de conformité de la part de l’EFF, ou un cas de non-conformité particulièrement flagrant dans un ou plusieurs domaines. Pour recueillir l’information essentielle pour mener ce type d’examen, la DCA peut demander des documents précis, y compris mais pas exclusivement des documents d’information, des politiques et des procédures, ainsi que des manuels de formation. La DCA peut aussi interviewer les employés de l’EFF sur les lieux de travail pour évaluer la mesure dans laquelle la procédure de conformité est connue à l’interne.
Après l’examen, un rapport est rédigé pour faire état des lacunes décelées en matière de conformité au sein de l’organisation et énoncer des recommandations spécifiques quant aux mesures de conformité que l’EFF doit prendre pour être pleinement conforme. L’ACFC travaillera avec l’EFF pour établir un délai convenable pour la mise à exécution de toutes les recommandations.
On s’attend à ce que l’EFF donne suite à toutes les recommandations et informe la DCA de la façon dont elle entend aller de l’avant pour assurer la conformité. Si les recommandations découlant d’un examen sur place ne sont pas mises à exécution par l’EFF, l’affaire pourrait prendre de l’ampleur et des mesures d’exécution pourraient alors être prises (p. ex. un procès-verbal de violation).
Examen sur dossier
Un examen sur dossier est un outil de conformité officiel qui est utilisé lorsque plusieurs lacunes en matière de conformité sont décelées au sein de l’EFF. Un examen sur dossier suit la même procédure qu’un examen sur place, la différence étant que l’examen de l’information se déroule dans les bureaux de l’Agence.
Après l’examen, la DCA rédige un rapport d’examen qui fait état des lacunes en matière de conformité décelées au sein de l’organisation et énonce des recommandations précises concernant les mesures de conformité que l’EFF doit prendre pour assurer une conformité intégrale. L’ACFC travaillera avec l’EFF pour établir un délai convenable pour la mise à exécution de toutes les recommandations.
On s’attend à ce que l’EFF donne suite à toutes les recommandations et informe la DCA de la façon dont elle entend assurer la conformité. Si les recommandations découlant d’un examen sur dossier ne sont pas mises à exécution par l’EFF, l’affaire pourrait prendre de l’ampleur et des mesures d’exécution pourraient alors être prises (p. ex. un procès-verbal de violation).
Outils d’exécution de la conformité
Les outils utilisés pour l’exécution de la conformité feront partie des antécédents d’une EFF en matière de conformité, comme le précise l’article 20 de la Loi sur l’ACFC, il en sera également tenu compte dans le Modèle d’évaluation des risques, pour établir le niveau de risque d’une EFF. En outre, les résultats découlant de l’utilisation des outils conçus pour l’exécution de la conformité sont communiqués au ministre des Finances.
Procès-verbal de violation
Un procès-verbal de violation est un outil d’exécution prévu par l’article 22 de la Loi sur l’ACFC. Il sert à informer l’EFF qu’il existe des motifs raisonnables de croire qu’elle a enfreint une disposition réglementaire.
La Loi sur l’ACFC exige que le procès-verbal de violation indique le nom de l’entité qui a commis la violation, la nature de la violation et le montant proposé de la sanction administrative pécuniaire que l’ACFC impose à l’institution.
L’EFF peut, dans un délai de 30 jours suivant la signification de l’avis, verser la sanction administrative pécuniaire (s’il y a lieu) ou présenter des observations au commissaire concernant la violation et la sanction administrative pécuniaire proposée.
Si une EFF ne présente pas d’observations ou ne verse pas la sanction administrative pécuniaire conformément au procès-verbal de violation, elle est réputée avoir commis la violation.
Les procès-verbaux de violation sont d’ordinaire établis par le commissaire adjoint auquel le commissaire de l’ACFC a délégué le pouvoir requis pour le faire.
Conformément à la législation, les sanctions administratives pécuniaires ne s’appliquent pas aux OETP.
Avis de décision
Un avis de décision est un outil d’exécution établi par le commissaire pour informer une EFF de sa décision concernant une violation et confirmant le montant de la sanction administrative pécuniaire, le cas échéant, comme le prévoit l’article 23 de la Loi sur l’ACFC.
L’avis de décision est établi après que le commissaire a examiné les faits d’une enquête en matière de conformité ainsi que les observations présentées par l’EFF à l’issue du procès-verbal de violation. Si l’EFF est réputée avoir commis la violation, le commissaire décide du montant de la sanction administrative pécuniaire à imposer et informe l’EFF de la décision au moyen d’un avis de décision.
En vertu de l’article 31 de la Loi sur l’ACFC, le commissaire peut procéder à la publication de la nature de la violation, du nom de son auteur et du montant de la sanction administrative pécuniaire imposée. L’avis de décision indique également que l’EFF peut en appeler de la décision devant la Cour fédérale, conformément à l’article 24 de la Loi sur l’ACFC.
Conformément à la législation, les sanctions administratives pécuniaires ne s’appliquent pas aux OETP.
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