ARCHIVÉ - Cadre de conformité : Code de conduite volontaire ou engagement public – éventuelle préoccupation de conformité

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Code de conduite volontaire ou engagement public – éventuelle préoccupation de conformité

Un code de conduite volontaire est un code adopté par une entité financière et accessible au public, conçu pour protéger les intérêts des clients de l’entité financière ou de l’association sectorielle. L’ACFC veille au respect des codes de conduite volontaires par les EFF.

Un engagement public est un engagement pris par une entité financière pour protéger les intérêts des clients de l’institution ou de l’association. L’ACFC veille au respect des engagements publics par les EFF.

Enquête et évaluation

L’enquête et l’évaluation sont un processus suivi par la DCA après qu’une éventuelle préoccupation en matière de conformité a été décelée. Habituellement, la DCA communique avec l’entité financière et lui demande de fournir des renseignements additionnels pour mener l’enquête (p. ex. des copies des documents ou des enregistrements des conversations).

Conformément à l’article 5 de la Loi sur l’ACFC, le commissaire peut recueillir les renseignements personnels qu’il estime nécessaire afin de déterminer si l’EFF est conforme aux différentes dispositions règlementaires. De plus, les EFF doivent faire parvenir cette information au commissaire dans les délais et formats lui permettant d’administrer la Loi sur l’ACFC.

Sauf indication contraire, l’EFF dispose de 30 jours civils pour répondre à la première demande d’enquête.

Si l’enquête ne révèle aucune préoccupation sous-jacente en matière de conformité, le dossier est fermé et l’EFF en est informée.

Par contre, si l’enquête révèle une préoccupation en matière de conformité, la DCA évalue la question compte tenu de nombreux facteurs, notamment ceux-ci :

• préjudice causé aux consommateurs
• risque de réapparition
• contrôles en place/mesures prises à titre préventif
• niveau de communication avec l’ACFC

Lettre « non substantiel »

Une lettre portant la mention « non substantiel » est un outil de conformité administratif qui sert à informer une EFF d’une éventuelle infraction d’une disposition réglementaire, d’un code de conduite ou d’un engagement public. La lettre est signée par le directeur de la conformité et de l’application, et envoyée à l’EFF pour l’informer que l’Agence est consciente qu’une violation a pu être commise, mais a décidé de ne pas poursuivre l’affaire dans l’immédiat.

La DCA continue de suivre la question de près pour déterminer les tendances qui pourraient se dessiner. On s’attend à ce que l’EFF examine la question constatée et évalue la pratique pour assurer la conformité.

Observations

L’EFF qui reçoit une lettre de non-conformité relativement à ses obligations énoncées dans un code de conduite ou un engagement public dispose de 30 jours civils pour y répondre.

Si l’EFF ne présente aucune observation pendant ce délai, ou si elle ne conteste pas les faits qu'on lui reproche dans la lettre, la DCA ferme le dossier en notant qu’il s’agit d’un cas de non-conformité.

Ce genre de cas de non-conformité ne fait pas partie des antécédents de l’entité financière en matière de conformité, comme l’indique l’article 20 de la Loi sur l’ACFC, et par conséquent ne fait pas l’objet d’une sanction administrative pécuniaire.

Envoi au commissaire aux fins de décision

Si l’institution financière présente des observations qui contestent les constatations, la DCA envoie le dossier au commissaire pour qu’il l’examine. Le commissaire examine le dossier, y compris la lettre de non-conformité et les observations. À l’issue de son examen, le commissaire détermine si l’EFF s’est conformée ou ne s’est pas conformée au code de conduite ou à l’engagement public. L’EFF est ensuite informée des résultats de l’examen.

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