Mutation d’entrée dans une organisation intégrée

Cette section décrit les rôles et les responsabilités des diverses parties impliquées dans le processus de mutation d’entrée d’un employé à une organisation visée par l’intégration (utilisant MesRHGC ou SGRHGC) et desservie par le Centre des services de paye.

Sur cette page

• Description du processus
• Responsabilités des employés
• Responsabilités du gestionnaire
• Responsabilités des ressources humaines
• Responsabilités d’une source fiable
• Responsabilités du Centre des services de paye

Description du processus

Une mutation d’entrée est une affectation permanente d’un employé d’une organisation à une autre.

Responsabilités des employés

Les employés doivent :

• signer la lettre d’offre;
• fournir les renseignements et tous les documents requis, sur demande, aux ressources humaines concernées;
• remplir un formulaire TD1 et un formulaire d’impôt provincial, au besoin;
• répondre au questionnaire de l’employé (notamment fournir une adresse courriel du ministère), au besoin;
• actualiser son inscription dans maCLÉ;
• établir un contact avec le gestionnaire (article 34) au moyen de la fonction libre-service des employés dans Phénix;
• saisir les entrées de temps dans le bon dossier de l’employé.

Responsabilités du gestionnaire

Les gestionnaires (article 34) et les pouvoirs de dotation doivent :

• signer la lettre d’offre;
• s’assurer que l’employé a mis à jour maCLÉ;
• effectuer toutes les tâches, telles que l’examen, la création et l’attribution de l’horaire de travail de l’employé dans la fonction libre-service des gestionnaires de Phénix. (Remarque : pour les clients qui utilisent MesRHGC, l’horaire sera créé et ajusté dans le système des RH);
• s’assurer que tous les documents énumérés ci-dessus sont remplis et envoyés à la source fiable, par courriel, et qu’ils sont accompagnés d’un formulaire de demande d’intervention de paye dûment rempli.

Responsabilités des ressources humaines

Le service des ressources humaines doit :

• rédiger la lettre d’offre pour la mutation d’entrée de l’employé;
• s’assurer que le gestionnaire responsable de l’embauche a envoyé tous les documents requis, notamment la lettre d’offre;
• vérifier si le code d’identification de dossier personnel de l’employé est inscrit dans le fichier central;
• Confirmer que la mutation de sortie est terminée.

Après la confirmation, le service des ressources humaines doit :

• entrer la mutation dans le système de gestion des ressources humaines;
• assurer la saisie en temps opportun des données exactes dans les lignes sur les données relatives à l’emploi et les données personnelles dans le système de gestion des ressources humaines, comme une embauche ou une réembauche;
• veiller à ce que les renseignements aient bel et bien été reçus dans Phénix;
  • recueillir les documents suivants et les faire parvenir au Centre des services de la paye au moyen d’une source fiable par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste au Service du courrier du Centre des services de paye. Ces documents doivent être accompagnés d’un formulaire de demande d’intervention de paye rempli : la lettre d’offre et d’acceptation (pour les cas exceptionnels uniquement, par exemple, exceptions liées au salaire et pour certaines indemnités pouvant être accordées à un employé donné) et tout autre document faisant autorité (par exemple, la lettre de nomination);
  • le questionnaire de l’employé;
  • le formulaire TD1 et le formulaire d’impôt provincial remplis (mise à jour seulement).

Responsabilités d’une source fiable

À la réception des documents, la source fiable doit :

• veiller à ce que soient authentifiées les signatures figurant sur les demandes en format papier transmises par les ministères au Centre des services de paye, par exemple :
  • authentification de la signature en vertu de l’article 34 pour toutes les demandes ayant une incidence sur les résultats financiers ou le budget du gestionnaire avant que celle-ci ne soit envoyée au Centre des services de paye;
  • authentification de la signature de la personne disposant de pouvoirs délégués en ressources humaines pour toutes les demandes soumises par les ministères (à l’exception des demandes envoyées directement par les employés).

Responsabilités du Centre des services de paye

Le Centre des services de paye doit :

• vérifier la liste des sources fiables;
• s’assurer que tous les documents nécessaires ont été fournis relativement à l’embauche ou à la réembauche.

À la réception d’un avis de saisie de données dans le Système de gestion des ressources humaines :

• déterminer l’admissibilité de l’employé et l’inscrire pour tous les avantages auxquels il a droit;
• valider et mettre à jour la fonction de déclaration du temps, si nécessaire.

À la réception d’une demande d’intervention de paye et des documents requis :

• saisir tous les versements ou avantages supplémentaires auxquels l’employé a droit selon les documents reçus, notamment appliquer les retenues d’impôt supplémentaires dans Phénix qui ont été demandées par l’employé;
• saisir toute exception liée au salaire;
• calculer et recouvrer toute cotisation ouvrant droit à pension en retard;
• établir tous les congés payés auxquels l’employé a droit.