Gérer : Réaménagement des effectifs

Cette section décrit les rôles et les responsabilités des parties impliquées dans la gestion du réaménagement des effectifs.

Sur cette page

• Description du processus
• Responsabilités de l’employé
• Responsabilités du gestionnaire
• Responsabilités de l’administrateur général ou du détenteur des pouvoirs délégués
• Responsabilités des ressources humaines
• Responsabilités des finances
• Responsabilités de la source fiable
• Responsabilités du Centre des services de paye
• Responsabilités du Centre des pensions

Description du processus

Le réaménagement des effectifs est une situation qui survient lorsque l’administrateur général décide que les services d’un ou de plusieurs employés nommés pour une période indéterminée ne sont plus requis après une certaine date pour les raisons suivantes :

• manque de travail
• suppression d’une fonction
• réinstallation à laquelle l’employé ne veut pas participer
• recours à un autre mode d’exécution

Renseignements supplémentaires

• Dispositions des conventions collectives concernant le réaménagement des effectifs
• Directive sur le réaménagement des effectifs du Conseil national mixte
• Archivé : Directive sur la transition dans la carrière des cadres supérieurs

Responsabilités de l’employé

L’administrateur général peut offrir une garantie d’offre d’emploi raisonnable aux employés touchés. S’il ne peut le faire, il doit communiquer ce fait aux employés.

Si un employé optant (l’employé qui est mis en disponibilité) souhaite rester dans l’administration publique centrale, il peut échanger son poste avec un employé non touché (le remplaçant) qui désire quitter l’administration publique centrale. Ce processus s’appelle le « processus d’échange de postes ».

Si un employé optant ne reçoit aucune garantie d’offre d’emploi raisonnable de la part de l’administrateur général, ou qu’il ne trouve aucun autre employé qui souhaite échanger son poste, l’employé optant dispose de 3 options. Pour en savoir plus sur le processus d’échange de postes et sur les options offertes aux employés, consultez le service des ressources humaines ou votre directive sur le réaménagement des effectifs.

L’employé est responsable :

• de communiquer avec son gestionnaire pour lui demander des renseignements sur sa situation :
  • exemple : touché ou excédentaire
• d’évaluer les options que lui présente l’administrateur général et d’en choisir une
• de communiquer par écrit l’option choisie à son gestionnaire dans les délais prescrits

Statut d’employé optant : Employé sans garantie d’offre d’emploi raisonnable

Si aucune offre d’emploi raisonnable n’est disponible, l’employé recevra une lettre confirmant son statut (touché ou excédentaire). Il recevra également de l’information sur les options qui lui sont offertes.

Si l’employé choisit l’option A (statut de priorité d’employé excédentaire de 12 mois) ou l’option B (mesure de soutien à la transition) et qu’il souhaite une exonération de la réduction des prestations de retraite (l’employé doit avoir entre 55 et 59 et compter au moins 10 ans de service), l’employé est responsable :

• de remplir un formulaire de demande d’exonération de la réduction à une pension :
  • Demande d'exonération de la réduction à une pension (2429) (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) pour les employés de l’administration publique centrale
• d’envoyer le formulaire au service des ressources humaines

Responsabilités du gestionnaire

Le gestionnaire est responsable :

• de communiquer avec les ressources humaines avant de communiquer avec l’employé
• de communiquer l’information à l’employé touché par le réaménagement des effectifs
• de répondre aux préoccupations soulevées par l’employé
• d’indiquer à l’employé de communiquer avec les ressources humaines pour obtenir de l’information et des clarifications sur les options de réaménagement des effectifs

Le gestionnaire avisera les ressources humaines si l’employé est déclaré excédentaire ou si une garantie d’offre d’emploi raisonnable lui est offerte. Le gestionnaire transmettra :

• l’avis de cessation d’emploi de l’employé aux ressources humaines
• l’avis de cessation d’emploi de l’employé, accompagné d’un formulaire de demande d'intervention de paye, au service du courrier du Centre des services de paye par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste

Au besoin, le gestionnaire apportera son soutien au processus d’échange de postes.

Responsabilités de l’administrateur général ou du détenteur des pouvoirs délégués

Le détenteur des pouvoirs délégués est responsable d’autoriser le congé non payé aux fins d’études lorsque l’option est offerte aux employés.

L’administrateur général ou le détenteur des pouvoirs délégué est responsable de confirmer :

• que l’employé n’a pas bénéficié d’une indemnité pour congé d’études
• n’a pas reçu d’offre d’emploi raisonnable et ni de garantie d'offre d'emploi raisonnable

Responsabilités des ressources humaines

Les ressources humaines sont responsables :

• d’être le premier point de contact pour les gestionnaires et les employés
• de communiquer et de mettre en commun l’information sur le réaménagement des effectifs avec les gestionnaires et les employés
• de coordonner la communication de renseignements aux employés entre le ministère, les finances et le Centre des services de paye en ce qui concerne les options de l’employé
• de saisir les données dans le système de gestion des ressources humaines

Garanties d’offres d’emploi raisonnables

S’il y a des garanties d’offres d’emploi raisonnables, les ressources humaines sont responsables d’informer l’employé à propos des différentes options associées à ces dernières.

Aucune garantie d’offres d’emploi raisonnables

S’il n’y a pas de garanties d’offres d’emploi raisonnables, les ressources humaines sont responsables :

• d’émettre une lettre d’employé touché ou excédentaire aux employés :
  • des copies doivent être envoyées, accompagnées d’un formulaire de demande d'intervention de paye, au service du courrier du Centre des services de paye par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste
• d’expliquer les dispositions de l’option A
• de coordonner la mise en commun des renseignements si l’employé choisit l’option C
• de tenir à jour et fournir une liste des noms des employés excédentaires ou remplaçants au Centre des services de paye
• valider si un gestionnaire (article 34) détient également des pouvoirs délégués de dotation qui lui permettent de signer une lettre d’offre à l’intention des employés touchés ou excédentaires

Échange de postes

Les échanges de postes doivent avoir lieu pendant la période de 120 jours qui suit l’annonce à l’employé que ses services ne sont plus requis. Les ressources humaines sont responsables :

• d’émettre une lettre d’offre dans le délai de 120 jours
• d’envoyer une lettre, accompagnée d’un formulaire de demande d'intervention de paye, au service du courrier du Centre des services de paye par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste

Responsabilités des finances

Les finances sont responsables d’autoriser le mouvement en vertu de l’article 33 dans Phénix.

Périodes de priorité d’employés excédentaires ou de mise en disponibilité

Dans les cas où l’organisation n’offre pas de garanties d’offres d’emploi raisonnables, les finances sont responsables d’émettre les paiements connexes en son nom. Ces paiements connexes peuvent être liés aux déplacements, à la réinstallation, au recyclage professionnel ou à tout autre coût autorisé assumé par les employés excédentaires et les personnes mises en disponibilité.

Responsabilités de la source fiable

À la réception de l’avis de cessation d’emploi, la source fiable est chargée d’authentifier les signatures figurant sur les demandes présentées en format papier par les ministères au Centre des services de paye, par exemple :

• la signature en vertu de l’article 34 pour toutes les demandes ayant une incidence sur les résultats financiers ou le budget du gestionnaire
• la signature de la personne disposant de pouvoirs délégués en ressources humaines pour toutes les demandes

Responsabilités du Centre des services de paye

Le cas échéant, le Centre des services de paye est responsable :

• d’effectuer les calculs pour la mesure de soutien à la transition et les options offertes à l’employé
• de traiter l’indemnité de départ
• de traiter le congé non payé pour l’employé et toutes les activités liées à ce processus :
  • consulter la section Gérer le départ temporaire - Congé non payé (plus de 5 jours)
• de traiter la cessation d’emploi pour l’employé et toutes les activités liées à ce processus :
  • consulter Gérer les départs
• de confirmer les années de service
• de rembourser les frais de scolarité et le coût des livres

Responsabilités du Centre des pensions

Si l’employé choisit l’option A ou l’option B, le Centre des pensions est responsable de déterminer la façon dont le formulaire de demande d’exonération de la réduction à une pension doit être soumis :

Demande d'exonération de la réduction à une pension (2429) (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) pour les employés de l’administration publique centrale