Gestion du mieux-être - Guide de gestion de l'incapacité à l'intention des gestionnaires de la fonction publique fédérale

1.1  Gestion de l'incapacité dans la fonction publique fédérale

Bien que la pratique de la gestion de l'incapacité varie au sein de la fonction publique fédérale, il est fréquent d'y associer la prévention et la gestion des absences du travail en raison de maladie ou de blessure, et de minimiser l'incidence de la déficience sur la capacité des employés malades ou blessés de participer au monde du travail. Alors qu'une série d'exigences législatives, de politiques du Conseil du Trésor et de conventions collectives dictent ce qui peut et devrait être fait et les avantages à offrir aux employés (consultez la section 2.2), il incombe aux ministères de déterminer la façon dont ces mesures et ressources sont déployées et gérées. Certaines organisations fédérales ont d'ailleurs élaboré des politiques et des programmes sur la gestion de l'incapacité, mais sa pratique diffère de fait d'un ministère à l'autre.

Toutefois, dans toutes les organisations fédérales, le succès de la gestion de l'incapacité repose sur deux facteurs plus que tous les autres : 1) des gestionnaires engagés et proactifs et 2) une approche d'équipe. Peu importe la façon dont les services de ressources humaines (RH) sont fournis dans votre organisation ou la façon dont elle organise ses programmes de gestion de la santé, de la sécurité et de l'incapacité des employés, si vous dirigez des personnes, vous avez des responsabilités précises dans le domaine de la gestion de l'incapacité. Or, pour vous en acquitter, vous devez savoir quelles sont ces responsabilités (consultez la section 3) et qui sont ceux avec lesquels vous collaborerez dans votre organisation.

Assurez-vous de repérer les personnes au sein du service de RH de votre organisation qui peuvent vous aider à exercer ces responsabilités, notamment votre :

conseiller en santé et sécurité au travail (SST)

pour vous guider dans le maintien d'un milieu de travail sain et sécuritaire;

conseiller en rémunération et avantages sociaux

pour vous donner des conseils et des renseignements sur les certificats médicaux pour congé de maladie, sur les droits des employés malades ou blessés, ainsi que sur les exigences administratives, notamment celles concernant les indemnisations des accidents du travail;

conseiller en relations de travail

pour vous guider ou vous appuyer dans l'apport d'aide aux employés (dans les petites organisations du gouvernement fédéral, ce professionnel peut aussi donner des conseils sur les questions touchant la SST, les mesures d'adaptation ainsi que la rémunération et les avantages sociaux);

conseiller en dotation

notamment pour vous donner des conseils éclairés sur les différentes mesures d'adaptation à l'intention d'un employé pour lequel des modifications à son poste actuel, la mutation latérale à un autre poste et/ou l'accès au processus d'administration des priorités sont nécessaires;

conseiller en adaptation au travail

notamment pour vous aider à modifier les tâches en établissant des modalités de travail particulières et à assurer la fourniture d'équipement informatique adapté, de dispositifs d'aide, de matériel ergonomique, etc.

En ce qui concerne les employés qui sont représentés par des agents négociateurs, vous devez également connaître l'identité des représentants syndicaux. Ces personnes peuvent être très utiles à l'égard du maintien d'un milieu de travail sain et sécuritaire, ainsi que de la gestion des cas individuels de maladies et de blessures. À l'instar de la direction, les syndicats ont une obligation d'aider leurs membres malades ou blessés à retourner au travail^{Note de bas de page 2}.

Certains ministères et organismes fédéraux ont des coordonnateurs de retour au travail(également appelés conseillers en gestion de l'incapacité ou gestionnaires de cas d'incapacité). Si vous pouvez recourir à ces professionnels, faites en sorte de les mettre à contribution dès que possible. Ils peuvent vous aider à gérer les cas d'absences prolongées du travail pour cause de maladie ou de blessure, et à déterminer les mesures d'adaptation dont les employés malades, blessés ou handicapés peuvent avoir besoin pour rester au travail ou y retourner. Un certain nombre de ministères fédéraux sont aussi dotés de centres d'expertise sur l'accessibilité et les mesures d'adaptation. Des spécialistes en adaptation dans ces centres peuvent fournir aux gestionnaires et aux employés de précieux conseils sur la modification des fonctions et des postes de travail. Ils peuvent vous aider à accéder aux technologies d'adaptation et aux appareils et accessoires fonctionnels pour répondre aux limitations et aux besoins des employés, tout en assurant que leurs capacités sont pleinement utilisées.

1.2  Organisations visées par le présent guide

Le présent guide est destiné principalement aux gestionnaires des organisations de l'administration publique centrale^{Note de bas de page 3} dont le Conseil du Trésor est l'employeur. Cependant, il peut aussi être utile aux gestionnaires d'autres organisations au sein de l'administration publique fédérale^{Note de bas de page 4}.

Pratiquement tous les instruments relatifs aux maladies professionnelles et accidents de travail dont il est question dans le présent guide s'appliquent à toutes les organisations fédérales. Toutes les organisations de l'administration publique fédérale sont assujetties au Code canadien du travail, partie II : Santé et sécurité au travail et tous les employés du gouvernement fédéral, à l'exception des membres de la force régulière des Forces canadiennes et des policiers et membres civils de la Gendarmerie royale du Canada (GRC), sont protégés en cas d'accidents survenus au travail, causant des blessures ou des maladies, en vertu de la Loi sur l'indemnisation des agents de l'État (LIAE).

Toutefois, pour ce qui est des blessures ou des maladies non liées au travail, les politiques, les lois, les services et les avantages sociaux mentionnés dans le présent guide peuvent ne pas s'appliquer à votre organisation si elle est un « organisme distinct » dont le Conseil du Trésor n'est pas l'employeur.^{Note de bas de page 5} Le fait que votre organisation ne soit peut-être pas assujettie à la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP) détermine si vos employés peuvent participer ou non aux processus de dotation de la fonction publique lorsqu'ils ne peuvent pas reprendre leur poste. Si votre organisation n'est pas assujettie à la Loi sur la pension de la fonction publique (LPFP), les employés n'auront pas droit aux pensions d'invalidité de la LPFP. Finalement, si votre organisation ne participe pas au Régime d'assurance-invalidité (RAI) et/ou au Régime d'assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique (RACGFP) qui offre une protection en cas d'invalidité de longue durée (ILD) aux cadres et à certains autres groupes non syndiqués, cela aura une incidence sur les indemnités de remplacement du revenu pour des employés avec des maladies ou des blessures non liées au travail.

Des symboles de couleur sont utilisés dans le présent guide pour permettre aux gestionnaires des organismes distincts de déterminer ce qui pourrait être applicable à leur organisation. Tout au long du présent guide, l'un de quatre symboles (consultez le tableau 1) apparaît à côté des avantages sociaux, des services et des interventions recommandées qui sont liés à la LIAE/indemnisation des accidents de travail, à la LEFP, à la LPFP et aux régimes d'assurance. Les gestionnaires de toutes les organisations fédérales pourraient trouver utiles les points marqués d'une étoile, notamment des conseils sur la santé et la sécurité au travail et sur l'aide apportée aux employés malades ou blessés à la suite d'un accident de travail ou d'une maladie professionnelle. La question de savoir si les avantages sociaux, les services et les interventions recommandées marqués par les trois autres symboles s'appliquent ou non à votre organisation dépend du fait qu'elle soit assujettie ou non à la LEFP ou la LPFP ou qu'elle participe ou non au RAI et/ou au RACGFP-ILD. En cas de doute, communiquez avec votre conseiller en relations de travail ou en rémunération et avantages sociaux.

Tableau 1. Symboles utilisés dans le présent guide

Symbole	Définition
	LIAE / indemnisation des accidents de travail : s'applique aux employés des organisations de l'administration publique fédérale, à l'exception des membres de la force régulière des Forces canadiennes ou de la GRC. À la GRC, « membre de la force régulière » s'entend d'un agent de police ou d'un membre civil.
	Loi sur l'emploi dans la fonction publique(LEFP) : s'applique non seulement à toutes les organisations de l'administration publique centrale mentionnées à l'annexe I de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et à la plupart des organisations de l'annexe IV de la LGFP, mais aussi à certains organismes distincts énumérés à l'annexe V de la LGFP. De plus amples renseignements sur des organisations fédérales assujetties à la LEFP sont disponibles à l'adresse Rapport sur le rattachement des populations www.tbs-sct.gc.ca/pas-srp/index-fra.asp.
	Loi sur la pension de la fonction publique(LPFP) : s'applique aux organisations dont les employés participent au régime de pension de retraite de la fonction publique fédérale, c'est-à-dire toutes les organisations de l'administration publique centrale, ainsi que la plupart des organismes distincts de l'annexe V de la LGFP et de nombreuses autres organisations fédérales, y compris les sociétés d'État. De plus amples renseignements sont disponibles à l'adresse Rapport sur le rattachement des populations www.tbs-sct.gc.ca/pas-srp/index-fra.asp.
	Régime d'assurance-invalidité (RAI) et Régime d'assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique (RACGFP-ILD) : sont des régimes d'avantages sociaux auxquels contribuent non seulement des organisations de l'administration publique centrale et des organismes distincts, mais aussi de nombreuses autres organisations fédérales qui sont des employeurs distincts. Des renseignements sur les employeurs participants figurent dans les documents du RAI ou du RACGFP qui sont disponibles aux adresses Régime d'assurance-invalidité www.tbs-sct.gc.ca/psm-fpfm/benefits-avantages/disability-invalidite/index-fra.asp et Régime d'assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique www.tbs-sct.gc.ca/psm-fpfm/benefits-avantages/insurance-assurance/summary-sommaire-fra.asp, respectivement.

Si vous êtes gestionnaire au sein d'une organisation de l'administration publique centrale, tous les points du présent guide sont applicables.

2.1  Distinction entre l'incapacité professionnelle et l'incapacité non professionnelle

En tant que concept, une gestion efficace de l'incapacité ne varie pas selon la cause d'une maladie ou d'une blessure. Toutefois, les exigences, en vertu des lois, des politiques relatives à la gestion de l'incapacité et des régimes administratifs qui régissent la prestation des services de gestion de l'incapacité et des avantages sociaux, diffèrent selon qu'une maladie ou une blessure est liée directement ou non au travail.

Il existe deux principaux types d'incapacité : l'incapacité professionnelle et l'incapacité non professionelle.

• Les cas d'accident de travail ou de maladie professionnelle (c.-à-d., des cas directement liés au travail) sont traités dans le cadre de la Loi sur l'indemnisation des agents de l'État qui fait appel aux systèmes d'indemnisation des accidents de travail provinciaux ou territoriaux pour statuer sur les réclamations et fournir des services de réadaptation et autres ainsi que des prestations d'assurance-salaire. À l'exception du Québec, l'incapacité professionnelle comprend des cas de blessure psychologique et de tension mentale à la suite d'un événement traumatique au travail^{Note de bas de page 6}.
• Les cas d'incapacité non professionnelle (c.-à-d., des maladies, des blessures ou des problèmes de santé physique et psychologique non liés au travail) sont traités conformément aux lois, aux politiques de l'employeur, aux conventions collectives et aux ententes conclues avec des administrateurs des régimes d'assurance-invalidité.

En ce qui concerne les composantes du système de gestion de l'incapacité, la plus grande distinction entre les maladies ou blessures professionnelles et non professionnelles est dans le cadre de l'aide au rétablissement. Elle a une incidence sur la source des prestations et des services offerts aux employés ayant une maladie, une blessure ou un problème de santé invalidant. Dans le cadre de la composante d'adaptation, cette distinction a, par contre, peu d'incidence sur les employés malades ou blessés relativement aux mesures qui pourraient et devraient être prises pour les aider à rester au travail ou à y retourner après une maladie ou une blessure. Quant à la composante de prévention, la principale différence est l'obligation d'établir un rapport détaillé sur les maladies professionnelles ou les accidents de travail dans le but de rendre le milieu de travail plus sécuritaire pour tous les employés.

2.2  L'univers des instruments de la gestion de l'incapacité

Le tableau 2 indique les principaux instruments de la gestion de l'incapacité dans la fonction publique fédérale qui découlent des lois, des politiques du Conseil du Trésor et/ou des conventions collectives. Certaines exigences législatives (p. ex., celles en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne, de la Loi sur l'équité en matière d'emploi et du Code canadien du travail, partie II) sont mieux précisées dans la Politique sur l'obligation de prendre des mesures d'adaptation pour les personnes handicapées dans la fonction publique du Conseil du Trésor et ses instruments de politique sur la sécurité et la santé au travail. Le tableau 2 montre les instruments les plus pertinents pour les différentes composantes du système de gestion de l'incapacité. Dans certains cas, les instruments peuvent être appliqués à plus d'un domaine – par exemple, selon les circonstances, les modalités de travail spéciales peuvent être utilisées pour prévenir les maladies ou les blessures ou pour répondre aux besoins d'une personne qui retourne au travail après un congé de maladie prolongé.

Votre organisation peut avoir ses propres politiques de mise en œuvre de ces instruments. Veuillez vérifier auprès des services de RH de votre organisation. Tous les instruments sont examinés plus en détail dans les sections du présent guide sur la prévention, l'aide au rétablissement et l'adaptation.

3.1 Principes de base de la gestion de la santé et du mieux-être des employés

En consultant le présent guide pour obtenir des conseils sur la façon de gérer des cas précis et sur les moyens pour soutenir la santé et le mieux-être de vos employés, vous devez suivre deux principes fondamentaux :

1. Soyez proactif dans le soutien apporté à vos employés pour maintenir leur santé et leur mieux-être.
   • Si un employé montre des signes de tension mentale ou d'inconfort physique, demandez-lui s'il a besoin d'aide. Vous n'avez, à aucun moment, le droit d'obtenir des renseignements médicaux personnels, y compris des renseignements diagnostiques ou des tests de diagnostic. Toutefois, le fait d'offrir de rendre l'aide accessible ne constitue pas une violation de la vie privée : vous n'avez pas besoin de connaître les détails médicaux personnels pour faciliter l'accès des employés à l'aide dont ils ont besoin. Rappelez à vos employés que vous vous souciez de leur santé, parce qu'en tant que leur gestionnaire, il est de votre responsabilité de les aider à réaliser leur plein potentiel. Or, ils ne peuvent pas le faire s'ils sont aux prises avec un problème de santé mentale ou physique.
   • Renseignez-vous sur des sujets comme la conciliation travail-vie personnelle, les facteurs de risque pour la santé mentale au travail, ainsi que sur ce qui peut être fait pour promouvoir et protéger la santé mentale des employés. Cherchez les ressources et les services pour renforcer vos aptitudes, connaissances et compétences en gestion de l'incapacité. Pour de plus amples renseignements, consultez la section 4.0 du présent guide.
   • Si un employé doit prendre congé pour suivre un traitement et se rétablir, maintenez la communication avec lui. Il s'agit de la plus importante mesure que vous prenez pour préparer le terrain en vue d'un retour au travail réussi et en temps opportun. Après une absence du travail pour raison de maladie, de blessure ou de problème de santé (ou pour toute autre raison), il est également de bonne pratique de tenir une « réunion de retour au travail » avec l'employé. La réunion peut être informelle si la période d'absence est de quelques jours. En cas d'absence prolongée, il convient de tenir plusieurs réunions pour planifier le retour au travail.
2. Garder constamment à l'esprit l'état de santé de votre équipe.
   • Lorsqu'un employé est malade ou blessé, son incapacité à accomplir, même temporairement, les fonctions de son poste aura une incidence sur la charge de travail et, par conséquent, sur le niveau de stress des autres membres de votre équipe. Cela est encore plus vrai dans le cas d'une absence prolongée : elle pourrait aussi compromettre la capacité de votre équipe d'atteindre ses objectifs opérationnels. En tant que gestionnaire, vous avez le droit non seulement de savoir que l'employé sera absent du travail pour des raisons de santé, mais aussi d'être informé de la date prévue de retour au travail. Le fait de maintenir la communication vous permettrait d'obtenir des renseignements sur la durée d'absence prévue afin de gérer la charge de travail au sein de votre unité et d'éviter de surcharger le reste de votre équipe.
   • Si l'absence durera vraisemblablement plus d'une semaine, vous devrez peut-être consulter votre conseiller en dotation pour trouver un remplaçant temporaire. Vous pouvez obtenir des ressources temporaires au moyen des programmes d'affectation spéciale, des programmes d'acquisition d'expérience de travail et/ou des programmes d'étudiants. Si l'employé prend un congé de maladie non payé pour une période indéterminée, vous devez, en consultation avec votre conseiller en dotation, décider s'il faut prendre ou non des mesures pour recruter un remplaçant permanent et quand le faire. Cependant, n'oubliez pas que si cela se produit, vous devez toujours maintenir la communication avec l'employé malade ou blessé et l'appuyer jusqu'à ce qu'il soit embauché pour un nouveau poste (relevant d'un autre gestionnaire) ou qu'il cesse d'être employé. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez la section 5.4 du présent guide.

3.2  Protection des renseignements personnels

Au Canada, en vertu des lois fédérales et provinciales, les renseignements médicaux personnels sont confidentiels et les particuliers ont le droit de contrôler qui y a accès. En tant que gestionnaire, vous devez respecter la confidentialité des renseignements médicaux, même lorsqu'un employé les partage volontairement avec vous. En d'autres termes, si vous êtes informé d'un aspect quelconque des antécédents médicaux et de l'état de santé d'un employé, vous ne transmettez cette information à personne sans d'abord demander et obtenir l'autorisation explicite et écrite de l'employé.

Au travail, le respect de la confidentialité des renseignements médicaux est essentiel pour une gestion efficace de l'incapacité. En outre, vous n'avez pas besoin de ces renseignements pour remplir votre rôle et apporter un soutien aux employés malades ou blessés. Votre rôle ne consiste pas à diagnostiquer une maladie ou à statuer sur une demande d'invalidité. L'avis d'un médecin traitant suffit pour vérifier si un employé est incapable de travailler pour des raisons médicales. Vous n'avez pas besoin de connaître ces raisons. Les assureurs et/ou la commission des accidents de travail, avec le consentement de l'employé, recueilleront les renseignements médicaux nécessaires pour traiter une demande de prestations. Vous n'avez pas à décider si une maladie ou une blessure est liée au travail. Si un employé vous dit qu'elle l'est, considérez-la comme telle, à moins ou jusqu'à ce que la Commission en décide autrement. Vous avez toutefois le droit d'être informé des limitations fonctionnelles de vos employés, le cas échéant, pour que vous puissiez vous acquitter de l'obligation de prendre des mesures d'adaptation et de faire les ajustements nécessaires afin de leur permettre de demeurer au travail dans la mesure du possible ou de revenir travailler lorsqu'ils peuvent le faire en toute sécurité.

En ce qui concerne la prévention, les employés sont obligés, dans certaines situations, de divulguer des renseignements médicaux personnels, par exemple lorsqu'ils savent qu'ils ont un problème de santé pouvant être mortel et entraîner une urgence médicale au travail. Les employés sont tenus de prendre toutes les précautions raisonnables et nécessaires pour assurer tant leur santé et leur sécurité que celles de quiconque peut être touché par leur travail ou leurs activités. Si ces conditions exigent la divulgation des renseignements médicaux personnels, ces derniers doivent être traités de manière confidentielle et ne peuvent être communiqués qu'avec le consentement de l'employé, et ce, aux seules fins de prendre des mesures d'adaptation nécessaires pour assurer la santé et la sécurité de l'employé en question. Si un employé ne divulgue pas des renseignements sur la gravité de son état de santé, il ne peut pas reprocher à l'employeur de ne pas intervenir efficacement en cas d'urgence.

4.1 Contexte

La majorité des cas de maladies ou de blessures non professionnelles au sein de la fonction publique fédérale sont attribuables à deux causes principales, à savoir des problèmes d'ordre psychologique et des troubles musculo-squelettiques. Or, de nombreux faits ont révélé que ces causes de maladie ou de blessure  peuvent être évitées. En milieu de travail, encourager les employés présentant des premiers symptômes à prendre des mesures correctives est l'un des moyens les plus efficaces et les moins coûteux pour soutenir la santé et le mieux-être. Le tableau 3 à la fin de la présente section donne un aperçu de ces causes d'incapacité, de leur prévalence dans la fonction publique, ainsi que de quelques interventions en milieu de travail pouvant aider à les prévenir. (D'autres causes importantes de l'incapacité, quoique moins courantes, sont le cancer et les accidents et maladies cardiovasculaires.)

En tant que gestionnaire, vous devez être conscient du « présentéisme ». Ce terme désigne des situations où les employés se présentent au travail, mais pour une série de raisons, notamment des problèmes de santé, ne donnent pas un plein rendement, voire pas du tout. Selon des spécialistes en matière de santé et de productivité, le présentéisme serait une plus grande menace à la productivité au travail que l'absentéisme. Les facteurs qui lui sont associés comprennent des maux de tête, des problèmes d'allergies, d'arthrite, d'asthme, de diabète et de santé mentale, ainsi que d'autres pressions entraînant le manque de sommeil, l'épuisement et la difficulté de concentration.

Exhortez les employés à prendre soin d'eux-mêmes crée un climat qui renforce leur responsabilité individuelle à l'égard du maintien de la santé et du mieux-être. En vertu de la Directive sur les congés et les modalités de travail spéciales, les gestionnaires de l'administration publique centrale doivent veiller à ce que différents types de congés soient utilisés judicieusement. Ainsi, vous pouvez, par exemple, encourager les employés à prendre un ou deux jours de congé de maladie lorsqu'ils ne se sentent pas bien ou encore un congé approprié, payé ou non payé, pour les soins d'un membre de la famille.

Des études montrent que les employés qui mènent une vie saine et équilibrée, et dont les employeurs appuient leurs efforts dans le maintien de leur santé sont plus susceptibles d'être bien portants, résistants et productifs. Les Programmes d'aide aux employés (PAE), par exemple, contribuent à aider les employés ayant des problèmes personnels ou professionnels liés au stress. La clé réside dans l'identification des problèmes dès le début et l'aiguillage vers des services de soutien.

4.2  Votre responsabilité en matière de prévention en vertu de la partie II du Code canadien du travail

Le but de la partie II du Code canadien du travail est de prévenir les accidents et les maladies liés à l'occupation d'un emploi dans tous les lieux de travail de compétence fédérale. Elle énonce dans la section « Obligations des employeurs » les mesures à prendre au travail pour assurer la santé et la sécurité des employés. Parallèlement et conformément au Règlement canadien sur la santé et la sécurité au travail, les employeurs doivent respecter des exigences réglementaires et des normes relatives, par exemple, à la sécurité des bâtiments et de l'équipement, aux limites d'exposition aux substances dangereuses, aux niveaux acoustiques et d'éclairement, ainsi qu'à l'élimination ou au contrôle des risques au travail.

Conformément aux dispositions énoncées dans la partie II du Code, les gestionnaires sont tenus de recevoir une formation adéquate en santé et sécurité, d'être renseignés de leurs responsabilités en vertu de la partie II du Code dans la mesure où ils agissent  le compte de l'employeur. D'une manière générale, les responsabilités des gestionnaires consistent à :

• assurer que des programmes appropriés de prévention des risques sont mis en place;
• informer les employés sous leur supervision de tous les risques connus ou prévisibles auxquels leur santé et leur sécurité peuvent être exposées et leur fournir de l'information, des directives et de la formation nécessaires pour assurer leur santé et la sécurité au travail;
• veiller à ce que tout incident lié à la santé et la sécurité survenu au travail fasse l'objet d'enquête ainsi que de rapport, que des mesures correctives soient mises en œuvre et que le suivi soit effectué. (Consultez votre conseiller en SST sur les procédures de déclaration des accidents qui sont en vigueur dans votre organisation.)

Les employés sont tenus, entre autres :

• d'utiliser des matériels, de l'équipement, des dispositifs et des vêtements destinés à leur protection;
• de suivre les procédures établies en matière de santé et de sécurité;
• de collaborer avec des responsables de la santé et de la sécurité;
• de faire rapport le plus tôt possible à leur supérieur immédiat de tout accident ou incident qui, dans le cadre de leur travail, les ont blessés, eux ou d'autres personnes.

En vertu de la partie II du Code, les lieux de travail ayant moins de 20 employés sont tenus d'avoir un représentant en matière de santé et de sécurité. Ceux occupant 20 employés ou plus doivent mettre sur pied un comité local de santé et de sécurité, et ceux comptant 300 employés ou plus doivent également constituer un comité d'orientation en matière de santé et de sécurité. Les représentants et les comités détiennent différents pouvoirs et obligations en vertu du Code visant à prévenir des risques professionnels et à mettre en œuvre des changements pour améliorer la santé et la sécurité au travail. Pour de plus amples renseignements, consultez l'adresse Santé et sécurité au travail http://www.travail.gc.ca/fra/sante_securite/index.shtml.

La Directive sur la santé et la sécurité au travail s'ajoute à la partie II du Code canadien du travail en ce qui concerne l'administration publique centrale. Élaborée par des représentants des employeurs et des agents négociateurs du Conseil national mixte, la directive précise les responsabilités des employeurs en plus de celles décrites dans la partie II du Code canadien du travail et le Règlement sur la santé et la sécurité au travail, notamment les responsabilités : 

• de consulter le comité local de santé et de sécurité ou le représentant en matière de santé et de sécurité sur les changements en milieu de travail qui peuvent avoir une incidence sur la santé et la sécurité;
• de mettre en œuvre et d'assurer le suivi du programme de prévention des risques;
• de fournir des services de premiers soins aux employés et de voir à la disponibilité des trousses de secours;
• de procéder rapidement à des aiguillages vers des soins médicaux;
• de tenir un registre des maladies ou des blessures au travail;
• de mettre des secouristes qualifiés à la disposition des employés pendant les heures normales de travail (au moins 1 pour 50 employés);
• d'afficher l'information en cas d'urgence (p. ex., hôpitaux, services de pompiers et de police et centre antipoison).

Le conseiller en SST de votre ministère saura vous indiquer non seulement quelles sont vos responsabilités précises en vertu de la présente directive, telles que les interventions de premiers soins, mais aussi comment assurer que votre unité s'en acquitte.

La directive s'ajoute également aux dispositions du Code qui exige la désignation de représentants ou de comités en matière de santé et de sécurité au travail. À l'administration publique centrale, ces entités sont tenues de traiter les plaintes relatives à la santé et la sécurité des employés, de contribuer à la mise en œuvre et à la surveillance du programme de prévention en milieu de travail, de participer aux enquêtes, études et inspections relatives à la santé et la sécurité des employés, de collaborer à la mise en place, dans le milieu de travail, des changements qui peuvent influer sur la santé et la sécurité, et d'inspecter le lieu de travail chaque mois.

Les ministères et les organismes comptant plus de 300 employés doivent aussi se doter d'un comité d'orientation en matière de santé et de sécurité. Ce comité a pour mandat de collaborer à l'élaboration et à la surveillance du programme de santé et de sécurité de l'ensemble du ministère ou de l'organisme et à servir de tribune où des représentants de la direction et des employés peuvent se rencontrer pour échanger de l'information, ainsi que pour examiner et résoudre des problèmes de santé et de sécurité.

En tant que gestionnaire, vous pouvez utiliser ces mécanismes pour inciter les employés à promouvoir un milieu de travail sain. Vous pouvez vous adresser au représentant ou au comité de santé et de sécurité au travail pour obtenir des conseils et de l'aide relativement à l'éducation de vos employés sur la santé et la sécurité, et à la mise en œuvre des programmes de prévention des risques au travail. Quant au comité d'orientation, il peut contribuer à la planification des changements en milieu de travail qui peuvent influer sur la santé et la sécurité des employés, ainsi qu'à l'amélioration et à l'élaboration de nouveaux programmes en matière de santé et de sécurité.

Consultez votre conseiller en SST pour connaître la façon dont ces mécanismes sont utilisés au sein de votre organisation afin de promouvoir la santé et le mieux-être des employés.

4.3  Votre rôle en matière de prévention

De bonnes pratiques de gestion favorisent la bonne santé et le mieux-être. Clarifier les priorités de travail ainsi que les rôles et responsabilités des employés pour chaque tâche à effectuer constitue l'une des meilleures façons de prévenir le stress excessif au travail et de créer un climat favorable à la bonne santé. Encourager des relations de travail positives entre les membres de l'équipe et aider les employés à penser que leur travail est utile sont aussi des moyens importants pour favoriser le mieux-être.

Pour réduire le risque de maladie et de blessure, il est essentiel d'être au courant des pratiques de travail sécuritaires et d'assurer que vos employés les connaissent. Veillez à ce que les employés aient à leur disposition les outils adaptés dont ils ont besoin, entre autres, des chaises et des claviers ergonomiques, de grands écrans, des filtres à air et un éclairage supplémentaire. Cette mesure aura pour incidence de réduire le risque de maladie ou de blessure.

Un de vos rôles les plus importants en tant que gestionnaire est de faire preuve d'attention : soyez à l'écoute des symptômes de stress émotionnel ou physique chez les personnes qui relèvent de vous et intervenez en temps opportun, car ces symptômes peuvent être des signes avant-coureurs de problèmes plus graves.

Votre rôle ne consiste pas à vous engager personnellement ou à devenir le confident de vos employés, ni à diagnostiquer un problème. En tant que gestionnaire, vous devez plutôt créer un environnement de travail qui favorise le mieux-être et le rendement des employés. Il s'agit de permettre aux employés d'obtenir de l'aide si vous voyez des signes d'un problème de santé possible.

En témoignant de la sollicitude et du soutien, vous prouverez aux employés que vous vous préoccupez d'eux. Maintenir une politique de « porte ouverte » – p. ex., en encourageant vos employés à venir vous voir à tout moment pour obtenir de l'aide – renforce votre engagement à l'égard de leur santé et mieux-être. Plus vous êtes déterminé à soutenir vos employés dans l'adoption des mesures pour conserver leur santé, plus vous gagnerez la confiance de ceux qui ont besoin d'aide pour se remettre d'une maladie ou d'une blessure et retourner au travail lorsqu'ils peuvent le faire en toute sécurité.

Soyez attentif aux signes avant-coureurs d'éventuels problèmes de santé mentale. Il pourrait s'agir de changements de personnalité et d'humeur; de tristesse, de pleurs, de fatigue et de fragilité émotionnelle; de comportements impatients, négatifs et perturbateurs; de crises imprévisibles et de menaces verbales et de changements dans les taux d'absentéisme.

Lorsque vous constatez ces signes :

• Mentionnez à l'employé les comportements que vous avez observés et leurs conséquences au travail, parlez-lui de votre préoccupation, rappelez-lui le PAE de votre organisation ainsi que les services offerts et fournissez-lui les coordonnées.
• Surveillez la situation et si vous ne voyez pas d'amélioration, prévoyez une rencontre pour discuter de vos préoccupations avec l'employé en examinant des incidents particuliers, des changements de comportement, des questions d'assiduité ou de rendement, ainsi que de l'aide dont il peut avoir besoin.
• Au cours de cette rencontre, tenez-vous-en aux faits, mais assurez-vous d'exprimer votre préoccupation. Lorsque vous discutez avec l'employé de l'aide dont il a besoin, ne lui posez pas de question sur ses problèmes de santé. Les renseignements médicaux sont confidentiels et même si l'employé vous les fournit spontanément, traitez-les avec confidentialité. Fournissez de nouveau à l'employé les coordonnées du PAE et examinez la façon dont le PAE peut l'aider. Le cas échéant, suggérez-lui d'en parler à son représentant syndical qui peut également l'aiguiller vers d'autres services.
• Selon les propos de l'employé, examinez sa charge de travail et envisagez des changements à son horaire ou ses tâches. Explorez les moyens vous permettant de contribuer à sa satisfaction professionnelle.

L'Agence du revenu du Canada a élaboré un guide sur les Premiers soins en santé mentale au travail pour aider les gestionnaires à prendre des mesures appropriées en cas de maladie mentale. Les suggestions sur ce qu'il faut dire aux employés à utiliser le PAE sont résumées dans le tableau 4 à la fin de la présente section.

Soyez conscient des signes précurseurs de troubles musculo-squelettiques. Il s'agit notamment de postures anormales ou inconfortables à l'ordinateur ou de rares « pauses exercices » – ou de longues périodes d'immobilité. Tenez compte des plaintes d'engourdissement et de sensation de brûlure dans la main, de douleurs dans les poignets, les avant-bras, les coudes, le cou ou le dos, et de fréquentes céphalées de tension.

Lorsque vous constatez les signes mentionnés :

• Prenez le temps de demander à l'employé s'il souffre ou s'il a besoin d'une pause.
• Encouragez-le à s'éloigner de son bureau et à prendre des pauses plus fréquentes.
• Si vous ne voyez aucune amélioration, décidez d'une réunion afin de discuter des options pour modifier ses tâches ou sa charge de travail, pour remanier son poste de travail ou changer son horaire, ainsi que pour examiner le bien-fondé d'une évaluation ergonomique de son travail, ses tâches ou son poste de travail.
• Encouragez l'employé à effectuer une auto-évaluation à l'aide de l'outil de détermination des risques de lésions musculo-squelettiques du Programme du travail (EDSC). Selon les résultats, commandez une évaluation ergonomique. Consultez votre conseiller en SST sur les procédures à suivre au sein de votre organisation pour obtenir une évaluation ergonomique.

Le Programme du travail de EDSC offre un certain nombre de ressources utiles pour vous aider à travailler avec vos employés afin de réduire les risques de blessure musculo-squelettique. Ceux-ci comprennent :

• Guide général pour l'identification des risques liés à l'ergonomie;
• Guide pour les enquêtes relatives à des lésions musculo-squelettiques;
• Guide sur la prévention des lésions musculo-squelettiques;
• Grille d'évaluation de l'employé sur les risques liés à l'ergonomie – poste d'ordinateur;
• Guide de formation des employés sur les lésions musculo-squelettiques.

Si une évaluation ergonomique recommande des modifications aux tâches ou au poste de travail, et/ou l'utilisation de technologies d'assistance, vous pouvez consulter le Programme d'accessibilité, d'adaptations et de technologie informatique adaptée (AATIA) d'Environnement Canada. Il offre, selon le principe du recouvrement des coûts, des conseils et de l'aide aux organisations du gouvernement du Canada pour faciliter l'intégration des employés ayant une invalidité, des blessures ou des exigences ergonomiques à leur milieu de travail. (La section 6.4 du présent guide donne de plus amples renseignements au sujet de ce programme.)

4.4  Liste de contrôle en matière de prévention à l'intention des gestionnaires

4.4.1  Pratiques de prévention qui favorisent la santé en milieu de travail

Apprenez des pratiques efficaces de prévention au travail. Santé Canada offre aux gestionnaires, dans tous les types de lieux de travail, un vaste éventail de renseignements en ligne sur promotion de la santé en milieu de travail. Vous y trouverez de l'information détaillée non seulement sur des stratégies de santé en milieu de travail que vous pouvez utiliser afin de formuler, en collaboration avec vos employés, des approches pour maintenir et promouvoir une bonne santé, mais aussi sur la façon de faire valoir auprès de la haute direction les avantages de l'investissement dans des programmes de santé au travail.

Le site Web du Centre canadien d'hygiène et de sécurité au travail donne des renseignements et des conseils sur des moyens simples et peu coûteux pour atténuer les incidences sur la santé de tous les facteurs, allant du travail par roulement, de l'abus d'alcool ou d'autres drogues aux mécanismes d'adaptation et au stress attribuable à des incidents critiques au travail. Plus particulièrement, vous pouvez recourir à ces ressources pour comprendre l'importance des conditions de travail souples et des programmes de conditionnement physique en milieu de travail et connaître les mesures à prendre afin de réduire le stress au travail et les risques de blessures musculo-squelettiques ainsi que de faire le pont entre la maladie mentale et le fonctionnement du milieu de travail.

5.1  Contexte

Plus longtemps un employé s'absente du travail pour cause de maladie ou de blessure, plus faible est la probabilité qu'il revienne à toute forme d'emploi. Selon de nombreuses études, seuls 50 % des employés retourneront au travail après 6 mois d'absence. L'étude d'où est tiré le tableau 2 est encore plus inquiétante. Ce tableau illustre la courbe de décroissance des cas d'indemnisation des employés d'une grande entreprise manufacturière des États-Unis : après 3 mois d'absence, seuls 50 % des employés retournent au travail, après 6 mois, leur nombre tombe à 20 %, et après 12 mois, 2 % ou moins retournent sur le marché du travail, s'ils y retournent. Sans aucun doute, aider les personnes à garder leur emploi peut prévenir des cas d'invalidité.

Figure 2 - Version textuelle

Laps de temps	% Retour au travail
3 mois	50%
6 mois	20%
12 mois	2%

[Référence (disponible en anglais seulement): American College of Occupational & Environmental Medicine, Preventing Needless Work Disability by Helping People Stay Employed, 2005, Graphique adapté: Time is of the essence]

Plus longtemps un employé malade ou blessé est absent du travail, plus il est susceptible de perdre son « identité d'employé » et, partant, bon nombre de ses relations sociales, ainsi que son estime de soi. Les conséquences pour l'employé handicapé comprennent l'isolement social, la diminution des perspectives économiques et un risque plus élevé de dépression et de suicide. Les conséquences pour l'employeur sont la perte de compétences et d'expérience et une hausse des coûts associés au recrutement, à la dotation et au recyclage des remplaçants. Les conséquences pour l'économie et la société dans l'ensemble sont une réduction de la capacité et de la productivité de la main-d'œuvre.

5.2  Vos responsabilités pendant les premiers jours d'absence

Assurez-vous que vos employés savent qu'ils doivent tout faire pour vous informer s'ils ne peuvent se présenter au travail, et ce, dès le premier jour d'absence dans la mesure du possible. Si votre organisation ne dispose pas d'une politique établie en matière de notification d'absence, établissez votre propre procédure selon le mode de fonctionnement de votre unité et communiquez-la à votre personnel. Par exemple, demandez aux employés qu'ils vous informent d'abord et précisez le mode de communication. Des études montrent que la clé la plus importante d'une gestion efficace de 'incapacité réside dans l'établissement de contacts précoces et soutenus par le gestionnaire, et ce, dès le premier jour d'absence.

Expliquez clairement à vos employés qu'il y a deux principales raisons d'une prompte notification d'absence de leur part, à savoir l'application de la politique sur les congés et la protection de leur santé et sécurité. En tant que gestionnaire au sein de l'administration publique centrale, il est de votre responsabilité, en vertu de la Directive sur les congés et les modalités de travail spéciales, d'autoriser et approuver toutes les absences du travail, y compris les congés de maladie. Pour se prévaloir d'un congé de maladie, l'employé doit être malade et obtenir votre accord de considérer l'absence comme un congé de maladie payé. Pour ce faire, il doit, au moins, vous prévenir dès que possible qu'il ne peut pas se présenter au travail pour des raisons de santé. Si vous n'êtes pas certain que le congé est utilisé de façon appropriée, consultez votre conseiller en relations de travail ou en rémunération et avantages sociaux.

La raison la plus importante pour laquelle les employés doivent vous informer le plus tôt possible de leur absence est leur propre sécurité. Si une situation d'urgence, comme un incendie ou un déversement de produits chimiques, se déclare au travail, vous êtes, en tant que gestionnaire, responsable de tous les employés qui relèvent de vous. D'autre part, en tant que supérieur direct de vos employés, vous êtes l'une des rares personnes qui sont tenues de rendre compte de leurs allées et venues, ce qui peut avoir des incidences sur la vie ou la mort, surtout des employés qui vivent seuls. Le fait de ne pas se présenter au travail est l'un des premiers signes qu'une personne pourrait avoir de graves ennuis. Il vous incombe donc d'insister pour savoir si un employé qui ne se présente pas au travail comme prévu est en sécurité et de l'appeler, ainsi que la personne avec qui communiquer en cas d'urgence, le cas échéant, pour vous en assurer.

Si un employé qui a peu ou pas de crédits de congé de maladie accumulés est absent en raison d'un grave problème de santé, vous devez être mis au courant le plus tôt possible. Vous pourrez ainsi l'informer du nombre de jours de congé de maladie qu'il a accumulés. Consultez votre conseiller en relations de travail ou en rémunération et avantages sociaux pour savoir si vous devez lui accorder ou non un congé de maladie anticipé s'il en fait la demande. Il serait bon d'agir au cas par cas. (La Politique sur les conditions d'emploi ainsi que la plupart des conventions collectives contiennent des dispositions relatives à l'avance discrétionnaire de congé de maladie payé, laquelle sera, dans le cas des employés syndiqués, recouvrée au moyen de déductions des crédits de congé de maladie obtenus ultérieurement.)

Que vous établissiez ou non le premier contact, vous devez vous demander si la maladie ou la blessure d'un employé est liée au travail afin d'en faire rapport au Programme du travail de EDSC dans les trois jours. Si un employé vous rapporte que sa maladie ou blessure est liée au travail, vous devez le signaler au Programme du travail, que vous soyez d'accord ou non ou que vous ayez terminé ou non votre enquête. (Consultez la section 5.3 du présent guide pour en savoir davantage.) Il est important de noter que si vous avez été témoin de l'incident au travail qui a causé la blessure ou en avez été informé au moment de l'accident, le processus de rapport devrait être déjà bien amorcé.

• Si l'employé vous informe que sa maladie ou blessure est causée par un incident ou accident au travail, signalez-le immédiatement à la personne compétente dans votre ministère afin de lancer le processus en vertu de la Loi sur l'indemnisation des agents de l'État (LIAE) aux fins de l'accès aux indemnités pour accidents du travail (selon le processus que votre ministère a mis en place, vous pouvez aussi le signaler à votre conseiller en SST).
• Veillez à ce que l'employé soit au courant que s'il a accumulé moins de 13 semaines de crédits de congé de maladie, il devrait demander immédiatement des prestations de maladie de l'assurance-emploi ainsi que des prestations du RAI ou du RACGFP-ILD en attendant la décision de la commission des accidents du travail (CAT) provinciale, afin de réduire le risque de subir une interruption de revenu. Assurez-vous qu'il a accès aux formulaires dont il a besoin pour demander ces prestations.

Vous devez ensuite déterminer la durée approximative de l'absence de l'employé malade ou blessé afin de prendre des mesures qui s'imposent pour gérer la charge de travail de votre unité.

• Si l'employé ne peut pas ou ne veut pas répondre à cette question, demandez-lui s'il reçoit les soins nécessaires et s'il a besoin d'aide. Assurez-vous de lui rappeler que le PAE est disponible à tout moment et de lui en fournir les coordonnées. Suggérez-lui de demander de l'aide médicale s'il ne l'a pas encore fait. Dites-lui que vous le rappellerez dans un ou deux jours pour avoir de ses nouvelles et n'oubliez pas de le faire. Vous pouvez envisager, avec le consentement de l'employé, d'établir un réseau de soutien de collègues qui sont prêts à consacrer du temps (en dehors des heures de travail) pour lui rendre visite à l'hôpital, lui acheter de la nourriture, etc. Ce réseau peut être èrement utile, surtout lorsque l'employé vit seul et/ou n'a pas de membres de la famille élargie vivant à proximité qui peuvent lui donner un coup de main.
• Enfin et surtout, si vous avez des raisons de croire qu'un employé peut être gravement malade ou blessé et incapable de trouver de l'aide ou de s'aider lui-même, n'hésitez pas à communiquer avec la personne-ressource en cas d'urgence et à lui exprimer vos préoccupations. Dans des cas de maladie mentale grave, par exemple, ce type d'intervention peut sauver des vies.

5.3  Vos responsabilités en vertu de la Loi sur l'indemnisation des agents de l'État

Conformément à la Loi sur l'indemnisation des agents de l'État et à la Politique sur l'indemnisation pour accident de travail du Conseil du Trésor, vous devez vous assurer qu'une maladie professionnelle ou un accident de travail qui nécessite des soins médicaux soit signalé au bureau régional concerné du Programme du travail de EDSC dans les trois jours civils suivant l'accident ou la manifestation de la maladie. Dans les cas où la maladie ou la blessure de l'employé ne se manifeste que plus tard, alors qu'au moment de l'accident, l'employé ne nécessitait pas et/ou ne recevait pas de soins médicaux immédiats, ou dans les cas où la maladie professionnelle n'est associée à aucun incident précis,vous devez toujours vous assurer d'en faire rapport dans les trois jours suivant le moment où vous en avez pris connaissance.

Pour vous acquitter de cette obligation de faire rapport, assurez-vous que vos employés savent qu'ils sont tenus de vous signaler toute blessure ou toute maladie liée au travail. Les employés doivent faire part à vous, leur supérieur immédiat, d'une maladie ou d'une blessure liée au travail aussitôt que possible. S'ils ont besoin d'une aide médicale en dehors des heures de travail pour une blessure survenue au travail, ils doivent également vous en informer.

Il est important de noter que vous n'êtes pas tenu de faire rapport au Programme du travail de EDSC des accidents au travail qui nécessitent seulement des premiers soins. Toutefois, vous devez vous assurer que des accidents causant des blessures mineures sont consignés par l'employé qui a fourni les premiers soins, y compris la date, le type de blessure et les premiers secours fournis, et que ces dossiers sont conservés pendant deux ans.

Vous, votre conseiller en SST ou, selon le processus mis en place au sein de votre organisation, votre coordonnateur de retour au travail, conseiller en gestion de l'incapacité ou gestionnaire de cas d'incapacité, travaillerez avec le bureau régional du Programme du travail. Ce bureau veillera à ce que le formulaire de demande d'indemnisation soit dûment rempli et transmis, et signé par vous en tant que supérieur de l'employé et/ou par une autre personne responsable qui a une connaissance directe de l'incident. (Vous pouvez également devoir remplir des formulaires de l'enquête sur l'accident menée par le service de SST de votre organisation, conformément aux exigences du Code canadien du travail en matière d'enquêtes et de rapports sur des situations comportant des risques. Consultez votre conseiller en SST sur ce processus au sein de votre organisation.)

Une fois que vous et l'employé avez tous les renseignements nécessaires, le Programme du travail soumettra le formulaire de demande d'indemnisation à la CAT de la province où le demandeur est employé, déclenchant ainsi la procédure de règlement des demandes. (Veuillez noter qu'il peut ne pas s'agir de la province de résidence de l'employé. Par exemple, les demandes des employés du gouvernement fédéral dans la région de la capitale nationale qui travaillent en Ontario, mais qui résident au Québec seraient traitées par la Commission de la sécurité professionnelle et de l'assurance contre les accidents de travail (CSPAAT) de l'Ontario. Les demandes des employés nommés au Canada, mais affectés à l'étranger sont également traitées par la CSPAAT de l'Ontario. Les employés du gouvernement fédéral au Yukon, au Nunavut et dans les Territoires du Nord-Ouest sont considérés comme étant employés dans la province de l'Alberta, et leurs demandes sont traitées par la Commission des accidents de travail de l'Alberta.

La CAT mènera l'enquête et déterminera si la maladie ou la blessure est liée au travail. Si la CAT en décide ainsi et que l'employé a été ou est en congé de maladie (payé ou non payé) en raison de la maladie ou de la blessure en question, il est admissible au congé pour accident de travail, avec effet rétroactif au premier jour d'absence ée à la maladie ou à la blessure. La CAT vérifiera la période d'incapacité et vous informera de sa décision. Vous autoriserez donc le congé pour accident du travail.

Consultez votre conseiller en RH au sujet du moment où l'employé devrait demander des prestations de maladie de l'assurance-emploi, ainsi que des prestations du RAI ou du RACGFP-ILD, selon le régime d'assurance couvrant l'employé. Le moment de présentation des demandes variera selon le nombre de crédits de congé de maladie que l'employé a accumulés. En règle générale, si l'employé a accumulé moins de 13 semaines de congé, ce qui correspond à la période d'attente avant qu'un employé puisse commencer à recevoir un remplacement du revenu du RAI ou du RACGFP-ILD, il devrait alors présenter sa demande immédiatement, et ce, pour deux raisons. Premièrement, il n'y a aucune garantie que la CAT concernée acceptera la demande de l'employé. La CAT pourrait déterminer que la maladie, la blessure ou la condition médicale de l'employé n'est pas liée au travail. Demander des prestations de maladie de l'assurance-emploi et des prestations du RAI ou du RACGFP-ILD aide à réduire le risque qu'un employé malade ou blessé subisse une interruption de revenu dans cette éventualité. Deuxièmement, dans certaines situations, les prestations de remplacement du revenu octroyées par la CAT pourraient équivaloir à moins de 70 p. cent du salaire de base de l'employé. Le cas échéant, les employés peuvent se voir accorder des prestations additionnelles de remplacement du revenu du RAI ou du RACGFP-ILD pour combler la différence.

Le plus tôt votre ministère déclarera la maladie professionnelle ou l'accident de travail et le Programme du travail soumettra les documents requis à la CAT provinciale concernée, plus tôt la demande sera traitée et les services de réadaptation et autres seront fournis à l'employé. Par ailleurs, s'il y a une possibilité que la maladie ou la blessure soit liée au travail, une déclaration rapide fait en sorte qu'on peut agir plus rapidement pour protéger la sécurité et la santé des autres employés.

La plupart des CAT facilitent l'accès aux services médicaux et de réadaptation, ce qui améliore grandement le délai de rétablissement et le retour à la santé. Les CAToffrent également des services en vue d'un retour réussi au travail, y compris des évaluations de la capacité fonctionnelle et des évaluations ergonomiques. De plus, elles favorisent l'accès à des services de conditionnement au travail – des programmes de traitement individualisés pour renforcer mentalement et physiquement les employés en vue de leur réintégration au travail après une longue absence pour recevoir des soins médicaux intensifs. Dans les cas où un employé est atteint d'une incapacité permanente à la suite d'un accident de travail ou d'une maladie professionnelle et qu'il est incapable de reprendre son ancien emploi, certaines CAT offrent également des services de réadaptation et de recyclage professionnels.

5.4  Appui aux employés pendant une absence prolongée

Les gestionnaires de la fonction publique fédérale doivent prendre en compte plusieurs facteurs pour soutenir des travailleurs qui s'absentent du travail pendant une période prolongée en raison d'un grave problème de santé. Comme dans tous les domaines de la gestion, la réalisation à bien de cette responsabilité repose sur un leadership axé sur les valeurs de respect et d'intégrité, ainsi que sur le professionnalisme, le discernement et le bon sens. Il est important de maintenir la communication avec l'employé. Toutefois, pendant la durée de l'absence, vous aurez également besoin de gérer les conséquences sur les autres membres de votre unité, notamment leur niveau de stress. Rappelez-vous que vous n'êtes pas seul. Dans la plupart des organisations fédérales, il y a des conseillers en RH qui peuvent vous aider. Dans les cas des employés syndiqués, les représentants syndicaux peuvent également vous fournir de l'aide.

Après la période de rétablissement, qui varie d'une situation à l'autre, vous devez établir si l'employé pourra ou non revenir au travail dans un avenir prévisible et, dans l'affirmative, s'il reprendra ou non son poste. Si l'employé peut retourner à son poste, vous devrez vous assurer que toutes les mesures d'adaptation nécessaires sont déterminées et mises en place. Si l'employé ne peut pas retourner à son poste, vous devrez examiner s'il y a un autre poste qui lui convient et si ses besoins d'adaptation peuvent être satisfaits, éventuellement dans une autre organisation. Tout au long de ce processus, vous devez respecter la vie privée de l'employé, notamment lorsque vous communiquez avec ses collègues. (Consultez la section 6.0 du présent guide pour en savoir davantage sur l'adaptation.)

Pour obtenir le soutien dont vous avez besoin afin de prendre les bonnes mesures au bon moment, adoptez une approche de gestion de cas. Une gestion proactive des cas vous permet de vous assurer que la communication est maintenue et que le soutien est fourni pour aider l'employé à se rétablir et, si possible, à retourner à un emploi gratifiant et productif. En tant que gestionnaire, vous pouvez mettre sur pied une « équipe de gestion de cas » à l'intention de l'employé malade ou blessé. Ainsi, vous pourrez, d'une part, déterminer clairement qui fait quoi, qui doit prendre les décisions pour s'assurer que l'employé reçoit des prestations d'invalidité et des services et, d'autre part, de suivre les progrès de l'employé. Vous pouvez également déterminer rapidement les besoins d'adaptation de l'employé et vous assurer que les mesures sont en place lorsque l'employé est prêt à retourner au travail. Il convient de verser tous les renseignements sur les personnes-ressources liées à la gestion de cas ainsi que des renseignements connexes au dossier, lequel doit être rangé en sécurité (c.-à-d., mis sous clé) et dont l'accès doit être contrôlé de près.

L'équipe de gestion de cas devrait être composée, entre autres, de vous-même, de l'employé, de tous vos conseillers en RH (voir la section 1.1) et du représentant syndical (s'il y a lieu). Comme chaque cas est unique, votre équipe peut également inclure d'autres professionnels qui peuvent contribuer à un retour rapide au travail. Il peut s'agir :

• du médecin traitant de l'employé et d'autres professionnels de la santé, dont le spécialiste de l'évaluation de santé professionnelle, pour assurer qu'on a déterminé les limitations fonctionnelles et les capacités fonctionnelles et qu'on les a recoupées avec les exigences fonctionnelles de l'emploi en vue de la planification des mesures d'adaptation et du retour au travail;
• de l'évaluateur de la CAT ou de l'infirmier gestionnaire de cas ou encore du gestionnaire de sinistres de l'assureur si l'employé demande des prestations en vertu du RAI ou du RACGFP-ILD;
• des experts en installations et en TI qui peuvent donner des conseils sur la logistique pour mettre en œuvre les mesures d'adaptation nécessaires;
• d'un agent d'approvisionnement et/ou de gestion du matériel de la direction des services ministériels de votre organisation pour s'assurer que les appareils et accessoires fonctionnels, les services et d'autres mesures d'adaptation sont en place pour le retour au travail de l'employé en question.

Chaque équipe sera différente pour chaque cas. Selon la gravité de la maladie, de la blessure ou de l'état de santé et le temps de rétablissement de l'employé, chaque cas fera probablement appel à différentes gammes de services et de soutien. Vous devriez vous assurer que toutes les ressources qui pourraient aider l'employé dans son rétablissement sont pleinement mises à profit afin de maximiser la probabilité d'un retour réussi au travail.

5.5  Lorsque le retour au travail n'est pas possible

Dans certaines situations, lorsque le pronostic est très mauvais et/ou que le médecin traitant fait rapport de limitations graves et permanentes qui rendent un retour au travail très peu probable, il peut être évident dès le début que le retour au travail ne sera pas possible. En tant que gestionnaire, en faisant preuve de leadership, de sensibilité et de compassion dans la gestion de ces cas, vous envoyez un signal puissant à tous vos employés. Pour un employé dont le retour au travail n'est pas possible et selon la gravité des limitations fonctionnelles causées par la maladie ou la blessure, il n'est peut-être pas en mesure de discuter des options relatives à la cessation de son emploi. Dans ce cas, son mandataire sera sans doute votre principal point de contact.

Normalement, dans les cas où il est très peu probable que l'employé soit en mesure de retourner au travail, conformément aux Lignes directrices concernant le licenciement ou la rétrogradation pour rendement insatisfaisant; le licenciement ou la rétrogradation pour des raisons autres qu'un manquement à la discipline ou une inconduite; et le licenciement en cours de stage, il convient d'examiner un certain nombre d'options liées au départ de la fonction publique. Néanmoins, après que l'employé a épuisé ses crédits de congé de maladie, vous devez, d'abord et avant tout, lui accorder suffisamment de congés de maladie non payés pour permettre à l'employé en question et/ou à son mandataire de travailler avec vous et votre équipe de conseillers en RH afin de préparer sa cessation d'emploi pour des raisons médicales. L'équipe devrait comprendre au moins vos conseillers en relations de travail et en rémunération et avantages sociaux, ainsi que le représentant syndical de l'employé (le cas échéant).

Voici les options à présenter aux employés :

• la démission, auquel cas il a droit à une indemnité de départ qui est fonction des années de service et de la convention collective (mais qui perd son droit aux avantages médicaux et dentaires, ainsi qu'à d'autres avantages en vertu du RACGFP si l'employé n'est pas syndiqué);
• la cessation d'emploi pour incapacité médicale, auquel cas il peut avoir droit à une indemnité de départ plus importante que l'indemnité de démission, surtout si l'employé a moins d'années de service;
• le départ à la retraite pour des raisons médicales avec demande d'une pension d'invalidité en vertu de la LPFP, auquel cas Santé Canada atteste si l'état de l'employé correspond à la définition d'invalidité de la LPFP;
• la présentation d'une demande de pension de retraite en vertu de la LPFP, si l'employé est âgé de 50 ans ou plus : sa pension peut être réduite en raison de l'âge et/ou du nombre insuffisant d'années de service ouvrant droit à pension.

Chacune de ces options aura des répercussions différentes sur le revenu et les prestations qu'un employé handicapé reçoit après la cessation d'emploi. Des facteurs, comme son âge, ses années de service ouvrant droit à pension, ainsi que son admissibilité ou non à l'indemnisation pour accident de travail, aux prestations du RPC ou du RRQ et aux indemnités de remplacement du revenu en vertu du RAI et/ou du RACGFP-ILD selon la définition de l'« invalidité totale » des assureurs, doivent tous être pris en considération. Par exemple, selon l'option choisie, l'employé peut ne plus être admissible à une couverture continue au titre du Régime de soins de santé ou du Régime de soins dentaires de la égime de prestations supplémentaires de décès et ses survivants peuvent ne plus être admissibles à certaines prestations de survivant en vertu de la LPFP. Consultez le site Pension et avantages sociaux de la fonction publique www.tbs-sct.gc.ca/psm-fpfm/pb-pa/index-fra.asp pour en savoir davantage sur le calcul des pensions, y compris en cas de départ à la retraite pour cause d'invalidité. Des renseignements précis sur la LPFP sont disponibles à l'adresse Renseignements particuliers au sujet de la Loi sur la pension de la fonction publique www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/pensions/psppg-corprfp-fra.asp.

Vous devriez vous assurer que l'employé (ou son mandataire) comprend parfaitement les conséquences des différentes options de cessation d'emploi, avant de prendre une décision définitive. L'objectif devrait être de veiller à ce que l'employé et/ou son mandataire reçoivent tous les renseignements nécessaires pour prendre la meilleure décision possible tant pour l'employé que pour sa famille.

6.1  Contexte

Les employés ne doivent pas nécessairement être absents du travail pendant une période de temps prolongée en raison de problèmes de santé pour se prévaloir des modifications des fonctions ou des mesures d'adaptation au travail. Des mesures d'adaptation appropriées et en temps opportun peuvent prévenir la maladie chez les employés et éviter les blessures. Des suggestions sur le moment où les gestionnaires devraient envisager prendre des mesures de prévention pour répondre aux besoins des employés, ainsi que sur la façon de s'y prendre, sont abordées à la section 4.0 du présent guide.

Dans les cas d'absence prolongée du travail, les objectifs de la composante d'adaptation consistent à créer un milieu de travail accueillant pour les employés qui retournent au travail et à favoriser un retour réussi au travail. La réintégration au travail est une étape essentielle du processus de rétablissement après une maladie ou une blessure. Dans la plupart des cas, le fait de renouer avec des collègues de travail contribue à bâtir la confiance en soi et le sentiment d'appartenance et de détermination, deux facteurs qui contribuent au rétablissement et au maintien d'une santé optimale.

6.2  Obligations de prendre des mesures d'adaptation

Tous les employeurs de l'administration publique fédérale ont l'obligation de prendre des mesures d'adaptation. Il s'agit d'une obligation juridique en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne, qui a été confirmée et précisée par les tribunaux, y compris la Cour suprême du Canada.

Pour les organisations de l'administration publique centrale, l'obligation de prendre des mesures d'adaptation est précisée en vertu de la Politique sur l'obligation de prendre des mesures d'adaptation pour les personnes handicapées dans la fonction publique fédérale du Conseil du Trésor. La Loi sur l'équité en matière d'emploi, dont le but est de réaliser l'égalité en milieu de travail, renforce également l'obligation de prendre des mesures d'adaptation. Elle stipule qu'au sein de l'administration publique centrale, les désavantages que subissent les personnes handicapées dans le domaine de l'emploi doivent être corrigés afin d'appliquer le principe selon lequel l'équité en matière d'emploi requiert, outre un traitement identique des personnes, des mesures spéciales et des aménagements adaptés aux différences.

Vous pourriez avoir besoin de demander une évaluation de santé professionnelle ou une évaluation de l'aptitude au travail (EAT) pour vous aider à déterminer les mesures d'adaptation appropriées si les renseignements fournis dans un certificat médical ne sont pas suffisants. Conformément à la Norme d'évaluation de santé professionnelle, si l'employé est absent pour une longue période et une date de retour n'a pas été fixée ou s'il s'apprête à retourner au travail, mais que vous avez de graves préoccupations quant à son aptitude au travail, vous pouvez demander une EAT pour vérifier si l'employé peut retourner en toute sécurité au travail.

Cette évaluation vous indiquera les limitations fonctionnelles de l'employé pour lesquelles il faudra prendre des mesures d'adaptation afin d'assurer un retour au travail réussi. Avec le consentement de l'employé, l'évaluation peut être effectuée  :

• par son médecin traitant ou par un professionnel d'évaluation de la santé référé par le médecin;
• par l'assureur ou la commission des accidents de travail, si l'employé reçoit des prestations d'invalidité (il s'agit, dans ce cas, d'une évaluation des capacités fonctionnelles);
• par Santé Canada dans le cadre du Programme de la santé des fonctionnaires fédéraux, pour les organisations de l'administration publique centrale (dans ce cas, il s'agit d'une EAT).

Il est important de noter que Santé Canada n'effectuera pas une EAT si l'employé reçoit des prestations au titre de l'AI ou du RACGFP-ILD ou s'il est en congé pour accident de travail ou reçoit des indemnités pour accident de travail. Dans ces situations, une évaluation de santé professionnelle peut être organisée par l'assureur ou la CAT provinciale concernée afin d'aider à planifier le retour au travail de l'employé.

Veillez à ce que le professionnel qui procède à l'évaluation de santé professionnelle reçoive une description des fonctions et tâches professionnelles courantes de l'employé qui fait état des exigences physiques et psychologiques de l'emploi. Consultez votre conseiller en santé et sécurité et/ou en adaptation sur les procédures à suivre pour demander une évaluation (ou une évaluation des capacités fonctionnelles si l'employé reçoit des prestations). Dans les ministères et les organismes fédéraux qui ont créé des postes de coordonnateur de retour au travail ou de conseiller en incapacité, la prise de dispositions relatives à l'évaluation de santé professionnelle peut être une des fonctions de ces professionnels.

Veuillez noter que le rapport de l'évaluation de santé professionnelle ou de l'EAT peut fournir à l'employé des renseignements supplémentaires qui, pour des raisons de confidentialité, ne vous seront pas transmis. Ces renseignements pourraient porter sur des affections qui n'ont pas été diagnostiquées auparavant, ainsi que sur des recommandations relatives à des traitements ou à des enquêtes complémentaires – lesquels peuvent être d'une aide précieuse pour permettre à l'employé de maintenir et d'améliorer sa santé.

En tant que gestionnaire, veillez à explorer toutes les options d'adaptation et d'en discuter à fond avec l'employé, son représentant syndical (le cas échéant) et vos conseillers en ressources humaines (RH). L'option choisie devrait être compatible avec les recommandations du médecin traitant de l'employé et/ou avec les résultats de l'évaluation de santé professionnelle. Elle devrait être celle qui répond le mieux aux besoins tant de l'employé que de l'employeur et celle qui, dans des situations concernant aussi des collègues de travail, la moins susceptible d'interférer avec les droits prévus dans des conventions collectives. Si l'employé ne veut pas inclure son représentant 'adaptation, il est important de noter qu'il faudra quand même le consulter si les modalités de l'adaptation ont des conséquences sur la convention collective applicable. Pour en savoir davantage sur l'obligation de prendre des mesures d'adaptation, consultez le Guide de la gestion du retour au travail de la Commission canadienne des droits de la personne à l'adresse.

6.3  Contrainte excessive

En vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne, les employeurs et les fournisseurs de services sont tenus d'intégrer des mesures d'adaptation dans leurs politiques et pratiques et de répondre aux besoins de certains employés qui ont besoin de mesures d'adaptation individuelles au travail jusqu'à la contrainte excessive. La Commission canadienne des droits de la personne (CCDP) entend par contrainte excessive « la limite au-delà de laquelle un employeur ne peut plus faire d'accommodements sans qu'il en résulte pour lui des difficultés extrêmes^{Note de bas de page 9}. »

Il n'existe aucune définition juridique précise de la contrainte excessive ni aucune formule type pour déterminer s'il y a ou non contrainte excessive. Chaque situation doit être évaluée indépendamment. Selon le paragraphe 15(2) de la Loi canadienne sur les droits de la personne, des adaptations sont considérées comme étant un fardeau, « s'il est démontré que les mesures destinées à répondre aux besoins d'une personne ou d'une catégorie de personnes visées constituent, pour la personne qui doit les prendre, une contrainte excessive en matière de coûts, de santé et de sécurité ».

Lorsque le fait de prendre des mesures d'adaptation pour répondre aux besoins d'une personne pose un risque excessif pour la santé ou la sécurité de cette personne ou d'autres personnes, l'employeur peut évoquer la contrainte excessive.Au sein de l'administration publique fédérale, les coûts ne constituent souvent pas une raison valable. Selon la CCDP, le coût d'une mesure d'adaptation peut être considéré comme si « la survie même de l'organisation ou de l'entreprise est menacée, ou si son essence même risque d'être changée exagérément^{Note de bas de page 10} ». Or, il est fort peu probable que ce seuil soit atteint dans l'administration publique fédérale.

Un employé qui se voit refuser une mesure d'adaptation peut déposer un grief en vertu de sa convention collective (s'il est syndiqué) ou une plainte auprès de la Commission canadienne des droits de la personne. Les plaintes peuvent porter sur tout aspect de l'emploi, dont le dépistage avant l'emploi, l'environnement de travail, la formation et l'avancement.

6.4  Scénarios d'adaptation

Dans la plupart des cas de maladie ou de blessure, l'employé peut retourner au travail. Or, en tant que gestionnaire, vous pouvez faire face à l'un des nombreux scénarios. (Consultez la section 5.5 sur les mesures à prendre lorsque le retour au travail n'est pas envisageable.) Les circonstances diffèrent selon les limitations fonctionnelles qui empêchent l'employé d'accomplir les fonctions normales ou modifiées de son emploi, ainsi que selon le fait que son poste a été ou non comblé pour une période indéterminée ou qu'il a été aboli, pendant son absence.

Des ressources et des services sont disponibles pour vous aider. Collaborez étroitement avec vos conseillers en adaptation, en relations de travail et en dotation, ainsi qu'avec votre coordonnateur de retour au travail, conseiller en gestion de l'incapacité et/ou gestionnaire des cas d'incapacité si votre organisation en est dotée.

Dans tous les cas, il est fortement conseillé d'élaborer un plan de retour au travail. Ce plan devrait être élaboré par vous et l'employé avec la contribution de vos conseillers en RH et, le cas échéant, du représentant syndical de l'employé, ainsi que de son médecin traitant et/ou de l'assureur ou de l'évaluateur ou gestionnaire de cas de la CAT. Le tableau 6 présente quatre scénarios de base ainsi que les mesures correspondantes, notamment un plan de retour au travail.

6.5  Services d'adaptation et options

Prévention

Rétablissement (y compris des prestations d'invalidité)

Mesures d'adaptation

Considérations globales

Experts-conseils et examinateurs

Recherchiste, rédactrice et réviseure