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Guide pour la rédaction de mémoires au Cabinet — Analyse des incidences sur les langues officielles

Attention : cet outil est en révision pour refléter les changements à la partie VII dans la Loi sur les langues officielles modernisée. Veuillez diriger vos questions à OLCEInformationCELO@tbs-sct.gc.ca

Avis aux lecteurs et lectrices

Ce guide a été préparé par le ministère du Patrimoine canadien en collaboration avec le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et Justice Canada. Il propose des conseils afin de procéder à l’analyse qui est exigée au chapitre des langues officielles lors de la rédaction des mémoires au Cabinet. Il est destiné aux personnes appelées à contribuer à l’élaboration de mémoires au Cabinet (MC) qui doivent effectuer une analyse liée aux langues officielles et d’autres formes de diligence requise. Le présent guide ne constitue pas un avis juridique. Pour obtenir un avis de cette nature, veuillez consulter les services juridiques de votre institution fédérale qui, à leur tour, communiqueront avec la Direction des langues officielles du ministère de la Justice, conformément au Protocole sur les services juridiques consultatifs en droit des langues officielles.

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Guide pour la rédaction de mémoires au Cabinet — Analyse des incidences sur les langues officielles [Version PDF - 1.80 Mo]

Liste des acronymes et abréviations

ACFAS
Association francophone pour le savoir
ACS+
Analyse comparative entre les sexes plus
AEC
Association d’études canadiennes
AFO
Assemblée de la francophonie de l’Ontario
ANEL
Association nationale des éditeurs de livres
CALDECH
Centre d'avancement et de leadership en développement économique communautaire de la Huronie
CEDEC
Corporation d’employabilité et de développement économique communautaire
CELO
Centre d’excellence en langues officielles
CLOSM
Communautés de langue officielle en situation minoritaire
CPF
Canadian Parents for French
ELAN
English-Language Arts Network
FAAFC
Fédération des aînées et aînés francophones du Canada
FAJEF
Fédération des associations de juristes d’expression française de common law
FCCF
Fédération culturelle canadienne-française
FCFA
Fédération des communautés francophones et acadienne
FJCF
Fédération de la jeunesse canadienne-française
LLO
Loi sur les langues officielles
MC
Mémoire au Cabinet
PRLO
Personnes responsables des langues officielles
QCGN
Quebec Community Groups Network
RCSSS
Réseau communautaire de services de santé et de services sociaux
RDÉE
Réseau de développement économique et d’employabilité
RDN
Réseau de développement régional
SANB
Société de l'Acadie du Nouveau-Brunswick
SCT
Secrétariat du Conseil du Trésor
SSF
Société Santé en français

1. Directives générales

La rédaction d’un mémoire au Cabinet (MC) est le point culminant d’un processus long et souvent complexe de consultation, d’analyse et de réflexion. Tôt dans le processus d’élaboration d’une initiative – loi, politique, programme ou autre – l’institution doit examiner s’il y a des incidences, positives ou négatives, sur les langues officielles et rapporter les conclusions de cette analyse dans le MC. Les propositions doivent ainsi être conformes aux droits et obligations décrits dans les différentes parties de la Loi sur les langues officielles (LLO), dont ceux abordés dans ce Guide :

Note : Au sein de l’appareil fédéral, la coordination de la mise en œuvre des parties IV, V et VI de la LLO relève du Centre d’excellence en langues officielles du Secrétariat du Conseil du Trésor tandis que la coordination de la mise en œuvre de la partie VII relève de la Direction générale des langues officielles de Patrimoine canadien.

Tout au long du cycle des activités d’une institution, que ce soit lors de la planification stratégique, l’élaboration, la mise en œuvre et l’évaluation de politiques et programmes, ou la reddition de comptes, l’institution devrait démontrer les incidences d’une initiative sur l'épanouissement des minorités de langues officielles. Si une décision avait des effets négatifs, l’institution fédérale devra pallier ces effets ou les atténuer, dans la mesure du possible.

L’analyse des incidences sur les langues officielles d’un MC en particulier relève du programme ou de la direction de l’institution fédérale qui prépare le MC. Lorsque plusieurs ministres sont cosignataires du MC, l’analyse devrait être réalisée conjointement selon la contribution respective de chacun.

Les personnes responsables de la préparation des MC peuvent s’aider des outils et personnes suivantes :

L’analyse des incidences sur les langues officielles sera utile pour les prochaines étapes si le MC est approuvé et ratifié (notamment pour la présentation au Conseil du Trésor, la mise en œuvre, l’accord de contribution, la reddition de comptes, les communications, etc.).

2. Sections à remplir dans un mémoire au Cabinet

Afin de connaître la structure d’un MC, veuillez vous référer aux lignes directrices et gabarits pour la rédaction d’un mémoire au cabinet préparés par le Bureau du Conseil privé, disponibles auprès des affaires du Cabinet de votre ministère. Voici les sections du MC qui devraient contenir des considérations liées aux langues officielles.

2.1 Recommandation ministérielle

En raison de l’espace limité dans la section « Recommandation ministérielle », il est souvent nécessaire d’indiquer uniquement l’information la plus pertinente dont les ministres ont besoin pour prendre une décision éclairée sur une proposition. Cette section doit inclure les informations expliquant le niveau d’incidence de la proposition sur les langues officielles. La liste de vérification à l’annexe A de ce Guide permet d’aider les responsables de la rédaction des MC à évaluer l’ampleur de l’incidence de la proposition sur les langues officielles.

2.2 Annexe E – Conclusions des évaluations obligatoires

L’annexe E est destinée à offrir de l’espace supplémentaire pour fournir d’autres détails sur les principaux éléments stratégiques et expliquer la façon dont l’analyse et les conclusions ont orienté la formulation des options proposées. L’objectif de cette annexe consiste à expliciter l’information présentée dans la Recommandation ministérielle (et non à la répéter). Par ailleurs, puisque l’annexe E a une limite de quatre pages pour l’ensemble des obligations (Analyse comparative entre les sexes plus (ACS+), évaluation environnementale, langues officielles, mise en œuvre des traités modernes, etc.), il se peut qu’elle ne présente qu’un résumé de l’analyse sur les langues officielles. Il est alors fortement recommandé de systématiser et documenter l’ensemble de votre analyse.

2.3 Autres sections du mémoire au Cabinet

Bien qu’une analyse sur les langues officielles soit demandée à l’annexe E, certains éléments concernant les langues officielles pourraient également être inclus dans les sections suivantes du MC :

3. Description de l’approche

La liste de vérification à l’annexe A de ce Guide permet d’aider les responsables de la rédaction des MC à remplir les sections du MC et à déterminer si des répercussions sur les langues officielles sont prévues, qu’elles soient positives ou négatives. Elle devrait orienter les réflexions et servir à documenter l’analyse. Nul besoin de la joindre au MC.

3.1 Incidences sur les communications avec le public et la prestation des services (partie IV)

Si l’initiative comporte des incidences sur les communications ou les services au public, celle-ci doit être conforme à la Partie IV de la LLO, au Règlement sur les langues officielles – communications avec le public et prestation de services, à la Politique sur les langues officielles, ainsi qu’aux autres instruments de politiques du Conseil du Trésor relatifs aux langues officielles. De plus, l’institution fédérale doit veiller à ce que, tant au Canada qu’à l’étranger, les services offerts au public par des tiers pour leur compte le soient dans l’une ou l’autre des langues officielles (article 25 de la LLO).

L’institution doit aussi prendre en considération les conclusions de la Cour suprême du Canada dans l’affaire DesRochers c. Canada (Industrie) – affaire CALDECH – et appliquer le principe d’égalité réelle dans la prestation de ses services.

Égalité réelle

Il y a égalité réelle lorsque l’on tient compte des différences qui existent entre les groupes de langues officielles de la majorité linguistique et de la minorité linguistique. Pour offrir des services de même qualité à ces deux groupes, une institution peut donc être obligée d’adapter ses services aux besoins particuliers de chacun, notamment en offrant un contenu distinct ou au moyen d’un mode de prestation différent.

Égalité formelle

Il y a égalité formelle lorsqu’un service est offert de manière identique en français et en anglais aux deux groupes de langues officielles, sans tenir compte de leurs différences.

3.2 Incidences sur la langue de travail (partie V)

Si l’initiative implique la dotation en personnel ou comporte des incidences sur le caractère bilingue du milieu de travail dans les régions désignées bilingues aux fins de la langue de travail, celle-ci doit être conforme à la partie V de la LLO, à la Politique sur les langues officielles et aux autres instruments de politiques du Conseil du Trésor relatifs aux langues officielles. Sans s’y limiter, les incidences sur la langue de travail peuvent inclure : la disponibilité des instruments de travail, des services personnels et centraux ainsi que de la formation et du perfectionnement dans les deux langues officielles, la supervision dans la langue officielle de choix de l’employé lorsque celui-ci occupe un poste bilingue dans une région désignée bilingue désignée aux fins de la langue de travail, la tenue de réunions bilingues, etc.

Par ailleurs, dans les régions unilingues, des instruments de travail dans les deux langues officielles doivent être mis à la disposition des employés qui communiquent ou fournissent des services en français et en anglais au public ou aux employés.

3.3 Incidences sur la participation des Canadiens d’expression française et d’expression anglaise à la fonction publique (partie VI)

Si l’initiative implique la dotation en personnel et comporte des incidences sur l’égalité des chances d’emploi et d’avancement au sein de l’institution fédérale des Canadiens d’expression française et d’expression anglaise de sorte à refléter la présence des deux collectivités de langue officielle au Canada, celle-ci doit être conforme à la partie VI de la LLO, à la Politique sur les langues officielles, ainsi qu’aux autres instruments de politiques du Conseil du Trésor relatifs aux langues officielles.

3.4 Incidences sur le développement des communautés de langue officielle en situation minoritaire (CLOSM) et sur la promotion du français et de l’anglais dans la société canadienne (partie VII)

En vertu du paragraphe 41(2) de la partie VII de la LLO, l’ensemble des institutions fédérales ont l’obligation de veiller à ce que des mesures positives soient prises pour : 1. favoriser l’épanouissement des minorités francophones et anglophones du Canada et appuyer leur développement et 2. promouvoir la pleine reconnaissance et l’usage du français et de l’anglais dans la société canadienne.

3.4.1 Qu’est-ce qu’une mesure positive

Selon le jugement de la Cour d'appel fédérale dans l'affaire Fédération des francophones de la Colombie-Britannique c. Canada (Emploi et Développement social), 2022 CAF 14, la Cour a conclu que l’obligation de prendre des mesures positives :

  1. demeure discrétionnaire quant au choix des mesures;
  2. est continue; et
  3. implique l’obligation de favoriser et ne pas nuire aux CLOSM.

Elle a imposé une analyse en deux temps pour déterminer si les institutions fédérales se sont acquittées de leur obligation de prendre des mesures positives :

  1. les institutions fédérales doivent être sensibles à la situation des minorités de langues officielles et déterminer l’impact de leur décisions et initiatives sur ces dernières; et
  2. les institutions fédérales doivent agir afin de favoriser l’épanouissement des minorités et pallier les effets négatifs de leurs décisions ou les atténuer dans la mesure du possible.

Tout au long du cycle des activités d’une institution, que ce soit lors de la planification stratégique, l’élaboration, la mise en œuvre et l’évaluation de politiques et programmes, ou la reddition de comptes, l’institution devrait démontrer les incidences d’une initiative sur l’épanouissement des minorités de langues officielles. Si une décision avait des effets négatifs, l’institution fédérale devrait pallier ces effets ou les atténuer, dans la mesure du possible. .

La mise en œuvre des mesures positives peut donc prendre des formes diverses en fonction de la taille et des différents mandats des institutions fédérales. Une institution peut établir que toute mesure qui contribue à l’épanouissement des CLOSM ou à la reconnaissance des deux langues officielles est une mesure positive. Une mesure positive peut donc être prise en fonction de l’un ou l’autre de ces volets et parfois des deux. Il faut demeurer à l’écoute des communautés et des autres intervenants clés, notamment à travers des mécanismes de consultation, et faire preuve de leadership, pour être apte à identifier des mesures qui soient réellement positives.

Enfin, une mesure positive peut être prise en complémentarité avec d’autres lois ou parties de la LLO, mais ne doit pas répondre uniquement aux obligations d’autres parties de la LLO. Par exemple, une mesure générale prise en vertu de la partie IV ne peut tenir lieu de mesure positive qui, elle, doit s’inscrire dans la partie VII. Afin d’illustrer ce dernier exemple, la traduction d’un site Web d’une institution ne saurait constituer une mesure positive en vertu de la partie VII, car elle relève des communications et services au public et ne cible pas spécifiquement les CLOSM, même si ces dernières bénéficient de l’information traduite.

3.4.2 Qui sont les CLOSM

De façon générale, ce sont les Québécois d’expression anglaise et les francophones dans chacune des provinces et dans les trois territoires. Ces communautés sont souvent représentées par des organisations nationales et régionales telles que la Fédération des communautés francophones et acadienne (FCFA), le Quebec Community Groups Network (QCGN). Elles œuvrent à faire connaître, entre autres, la réalité de leurs communautés, leurs priorités de développement et les formes d’appui dont elles ont besoin. Elles sont représentées à l’échelle du pays dans des secteurs prioritaires comme la culture, la santé, le développement économique, l’immigration et les communications.

Voici quelques exemples d’organisations représentant les CLOSM:

3.4.3 Quels sont les organismes qui font la promotion du français et de l’anglais dans la société canadienne

Ce sont des organismes ou groupes qui, par leur mandat et leurs actions, font la promotion de la pleine reconnaissance et de l’usage du français et de l’anglais dans la société canadienne.

En voici quelques exemples :

4. Conseillers en langues officielles

N’hésitez pas à communiquer avec les experts en langues officielles dès le début du processus d’élaboration du MC. Ils sont là pour vous guider et vous aider.

Pour obtenir des conseils liés aux parties IV, V et VI de la LLO, vous pouvez communiquer avec la personne responsable des langues officielles (PRLO) de votre institution qui, au besoin, pourrait communiquer avec le Centre d’excellence en langues officielles du Secrétariat du Conseil du Trésor (CELO).

Pour obtenir des conseils sur la partie VII de la LLO, vous pouvez communiquer avec le coordonnateur ou coordonnatrice de la mise en œuvre de l’article 41 de la LLO (coordonnateur 41) de votre institution ou avec la Direction des relations interministérielles et de la responsabilisation, Direction générale des langues officielles de Patrimoine canadien : portail41-gateway41@pch.gc.ca.

Pour obtenir des conseils juridiques sur la LLO, vous pouvez communiquer avec les services juridiques de votre institution fédérale qui, à leur tour, communiqueront avec la Direction des langues officielles du ministère de la Justice, conformément au Protocole sur les services juridiques consultatifs en droit des langues officielles.

5. Pour en savoir plusNote de bas de page 1

(par ordre alphabétique)

Information générale sur la Loi sur les langues officielles

Informations sur les parties IV, V et VI de la Loi sur les langues officielles

Informations sur la partie VII de la Loi sur les langues officielles

Annexe A - Liste de vérificationNote de bas de page 2

Cette liste de vérification devrait aider les responsables de la rédaction des MC à cibler les éléments pouvant avoir une incidence, positive ou négative, sur les langues officielles et à réfléchir à des stratégies d’atténuation, le cas échéant. À noter que certaines questions de la liste seront davantage applicables selon le type d’initiative élaborée dans le MC.

Partie IV - Communication avec le public et prestation des services

Exemples de questions à se poser

Étape 1 - Déterminer si le service ou le programme peut être concerné par l'égalité réelle
  • S’agit-il d’un service ou programme visant le développement des collectivités par opposition à un service ou programme fourni aux membres du public à titre individuel? (Oui/Non)
  • S’agit-il d’un service ou d’un programme qui requiert la prise en compte de caractéristiques régionales? (Oui/Non)
  • S’agit-il d’un service ou d’un programme visant à assurer des bénéfices à moyen ou à long terme et impliquant une relation continue avec les bénéficiaires du service (par opposition à un service ponctuel)? (Oui/Non)
  • La participation de la population cible est-elle requise dans l’élaboration et/ou la mise en œuvre du service et/ou du programme afin d’en atteindre les objectifs? (Oui/Non)

Si vous avez répondu « Non » à toutes les questions de l’étape 1, l’analyse démontre qu’il n’est pas nécessaire d’adapter ce service ou programme aux besoins des minorités de langue officielle visées par le service ou le programme. Si vous avez répondu « Oui » à au moins une question de l’étape 1, passez à l’étape 2.

Étape 2 - Déterminer si un service uniforme est adéquat
  • Prenant en considération la clientèle visée et la nature du service ou du programme, s’agit-il d’un service ou d’un programme pour lequel un service uniforme (le même mode de prestation et contenu) procure le même avantage aux membres des deux collectivités de langue officielle? (Oui/Non)

Pour être en mesure de répondre à cette question, vous devez savoir si les minorités de langue officielle ont des besoins particuliers par rapport à ce service ou programme. Si vous ne connaissez pas leurs besoins, vous devriez les consulter.

Si vous avez répondu « Oui » à cette question, vous avez déterminé qu’un service uniforme est adéquat pour les membres des deux collectivités de langue officielle. Si vous avez répondu « Non » à cette question, passez à l’étape 3 pour déterminer comment il faut adapter le service ou le programme.

Étape 3 - Déterminer comment il faut adapter le service ou le programme aux besoins des minorités de langue officielle
  • Est-il nécessaire d’adapter le contenu afin de tenir compte des besoins particuliers de la minorité de langue officielle? (Oui/Non)
  • Est-il nécessaire d’adapter le mode de prestation de services afin de tenir compte des besoins particuliers de la minorité de langue officielle? (Oui/Non)

Si vous avez répondu « Oui » à l’une ou l’autre des questions de l’étape 3, le service ou le programme doit être adapté aux besoins des minorités de langue officielle afin que son contenu ou son mode de prestation en tienne compte. Si le programme ou le service a déjà fait l’objet d’adaptations, les modifications apportées devraient être consignées dans l’analyse.

Partie V - Langue de travail

Exemples de questions à se poser

Partie VI - Participation des Canadiens d'expression française et d'expression anglaise à la fonction publique

Exemples de questions à se poser

Partie VII - Développement des CLOSM et promotion du français et de l'anglais dans la société canadienne

Exemples de questions à se poser

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