Guide de demande pour la désignation des établissements et des administrations

En vertu de la Loi sur l’exportation et l’importation de biens culturels

Sur cette page

• Liste des acronymes
• Introduction
• Désignation des établissements et des administrations
• Annexe 1 Liste des documents requis pour la Catégorie A
• Annexe 2 Liste des documents requis pour la Catégorie B
• Annexe 3 Liste des documents requis pour les biens culturels exposés à l’extérieur

Liste des acronymes

Liste des acronymes et des abréviations utilisées dans ce document

PCH

Ministère du Patrimoine canadien

ICC

Institut canadien de conservation

CCEEBC

Commission canadienne d’examen des exportations de biens culturels

LEIBC

Loi sur l’exportation et l’importation de biens culturels

Introduction

Ce guide de demande donne les grandes lignes du processus de désignation ainsi que les critères à respecter pour qu'un organisme soit désigné conformément à la Loi sur l’exportation et l’importation de biens culturels (la Loi) par le ministre du Patrimoine canadien.

Les demandeurs potentiels doivent utiliser l’Outil d'auto-évaluation pour la désignation afin d’évaluer l'admissibilité de leur organisme.

Loi sur l’exportation et l’importation de biens culturels

La LEIBC encourage la préservation au Canada d'exemples importants de notre patrimoine culturel, historique et scientifique. Conformément à la Loi, le ministre du Patrimoine canadien peut désigner les établissements et les administrations ayant démontré leur capacité à préserver à long terme les biens culturels et à les rendre accessibles au public notamment, entre autres, par des expositions.

La LEIBC prévoit des incitatifs fiscaux destinés à encourager la population canadienne à donner ou à vendre des objets importants à des établissements désignés. Des subventions peuvent également être accordées, sous certaines conditions, pour aider les organismes désignés à acquérir des biens culturels. La LEIBC contient également des dispositions visant à contrôler l'exportation et l'importation de biens culturels afin de respecter les obligations aux termes de la convention de l'UNESCO dont l'objectif est de prévenir le trafic illicite de biens culturels.

La LEIBC est appliquée par le ministère du Patrimoine canadien (PCH) par l’entremise de la Direction des politiques et des programmes du patrimoine et de la Commission canadienne d’examen des exportations de biens culturels (CCEEBC), un tribunal administratif quasi judiciaire indépendant. La Direction est responsable de deux programmes, à savoir le Programme de désignation des établissements et des administrations, et le Programme de subventions pour l’acquisition de biens culturels mobiliers. La CCEEBC est responsable de l’attestation de biens culturels aux fins de l’impôt. La désignation, les subventions et l’attestation disposent chacune d’un processus de demande distinct.

Désignation des établissements et des administrations

1. Objectif

L‘objectif de la désignation est d'établir quels sont les organismes canadiens pouvant présenter à la CCEEBC une demande d'attestation de bien culturel aux fins de l'impôt. La désignation permet également aux organismes de soumettre à PCH une demande de subvention pour l'acquisition d'un bien culturel mobilier.

Pour être désignés, les organismes doivent démontrer leur capacité à conserver de manière adéquate et à long terme les biens culturels d’importance exceptionnelle attestés par la CCEEBC, ou acquis grâce à une subvention pour l'acquisition d'un bien culturel mobilier. Les organismes désignés doivent également démontrer leur capacité à rendre les biens culturels accessibles au public au moyen d'expositions, de publications, de travaux de recherche ou en ligne.

La désignation est accordée à une entité juridique (un établissement ou une administration) pour des installations ou des espaces précis faisant l’objet d’une évaluation dans le cadre de la demande, et pour des classes précises de biens culturels.

2. Avantages

Les organismes désignés sont reconnus pour l'utilisation de normes professionnelles et de pratiques exemplaires dans leurs activités et pour la conservation de leurs collections. La reconnaissance de pratiques professionnelles exemplaires comporte les avantages suivants :

• permet d'établir des relations positives avec les donateurs et les donateurs potentiels;
• rassure les donateurs en ce qui concerne la crédibilité et les normes de l'organisme;
• facilite le prêt d'œuvres par des collectionneurs privés et institutionnels en vue d'une exposition;
• permet de mieux faire connaître l'organisme;
• contribue à une meilleure situation financière.

Les demandeurs reçoivent également les rapports préparés par l'Institut canadien de conservation (ICC) sur les questions relatives à la gestion des installations, la protection contre l’incendie et les mesures de sécurité. Les analyses d'experts et les recommandations de l'ICC aident les organismes à planifier et mettre en œuvre des améliorations à leurs installations afin d'assurer la conservation à long terme de leurs collections.

3. Date limite

Il n'y a pas de date limite pour la présentation de demandes de désignation, qui peuvent être soumises au Programme de désignation tout au long de l'année.

Il faut toutefois noter qu'on ne peut présenter qu'une seule demande de désignation dans la Catégorie B par demandeur par année civile. La demande peut porter sur une ou plusieurs propositions d’acquisitions.

4. Admissibilité

Pour être admissibles à une demande de désignation, les demandeurs doivent être une administration ou un établissement selon la définition donnée dans la LEIBC.

La Loi définit une administration de la manière suivante :

Sa Majesté du chef du Canada ou d’une province, un mandataire de Sa Majesté de l’un ou l’autre de ces chefs, une municipalité du Canada, un organisme municipal ou public remplissant une fonction d’administration publique au Canada ou une personne morale s’acquittant de certaines fonctions pour le compte de Sa Majesté du chef du Canada ou d’une province.

Les administrations comprennent les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux ainsi que les administrations municipales et régionales. Les organismes de la Couronne, les sociétés d’État, les corps dirigeants autochtones^{Note de bas de page 1} et les autres organismes publics qui exercent une fonction gouvernementale au Canada peuvent également présenter une demande.

Les administrations doivent correspondre à la définition ci-dessus et satisfaire à tous les critères suivants :

• avoir été en activité au cours des deux dernières années;
• être propriétaire des bâtiments où les œuvres attestées biens culturels seront conservées ou détenir un bail de location à long terme des lieux (minimum de dix ans);
• avoir un mandat éducatif ou culturel qui englobe des activités de collecte et de conservation ou une raison ou un objectif particulier justifiant l'acquisition d'un bien culturel, ainsi qu’un budget qui y est consacré^{Note de bas de page 2};
• offrir des services au public liés à la réalisation de ce mandat ou de l’objectif et assurer la surveillance et la protection des biens culturels tout au long de l’année;
• avoir la capacité de remettre des reçus officiels de dons aux fins de l’impôt sur le revenu;
• s’engager à garder en sa possession tout bien culturel qui a été attesté par la CCEEBC ou acheté avec l’aide d’une subvention de biens culturels mobiliers.

Dans des circonstances exceptionnelles, si une administration n’est plus en mesure de conserver le bien culturel en question, elle doit le transférer à un autre organisme désigné au titre de la Loi sur l’exportation et l’importation de biens culturels. Si l’autre organisme désigné est dans l’impossibilité d’accepter le bien culturel, il est conseillé de le transférer à un autre organisme public dont le but et le mandat sont semblables. Pour les œuvres attestées biens culturels, les organismes doivent consulter la Direction des organismes de bienfaisance de l’Agence du revenu du Canada avant de prendre des dispositions en matière de transfert, car il peut y avoir des pénalités en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu.

La LEIBC définit un établissement de la manière suivante :

Établissement public créé à des fins éducatives ou culturelles et géré dans l’intérêt exclusif du public, qui conserve certains objets et les met à la disposition du public, notamment par des expositions.

Aux fins de l’application de la LEIBC, un établissement public est un établissement auquel ont le droit d’adhérer toutes les personnes majeures qui en appuient les buts et les objectifs. Lorsque l’adhésion doit être approuvée par un conseil, le demandeur doit indiquer les critères d’adhésion utilisés. Les limites de durée d'adhésion doivent également être énoncées. Les établissements doivent avoir un mandat public, avoir des objectifs pédagogiques ou culturels et être gérés exclusivement dans l’intérêt public. Certains établissements sont des organismes à but non lucratif ou des sociétés à but non lucratif à charte provinciale ou fédérale.

Les établissements qui peuvent être admissibles à la désignation comprennent les musées, les galeries d’art, les archives, les bibliothèques avec des collections spéciales, ainsi que des centres scientifiques et d’interprétation. D'autres institutions, notamment les universités ou les entités culturelles établies dans des universités (comme les musées universitaires ou les bibliothèques) peuvent également être admissibles s'ils correspondent à la définition ci-dessus. Les organismes œuvrant pour le patrimoine qui sont affiliés à des organisations religieuses ou ethnoculturelles peuvent également être admissibles, sous réserve que l’affiliation ou l’utilisation des installations ne soient pas restreintes sur la base de critères religieux ou ethnoculturels.

Les organismes et les fondations privés et à but lucratif ne sont pas admissibles à la désignation.

Les organismes doivent satisfaire à tous les critères suivants :

• avoir été en activité au cours des deux dernières années^{Note de bas de page 3};
• être propriétaire des bâtiments où les œuvres attestées biens culturels seront conservées ou détenir un bail de location à long terme des lieux (minimum de dix ans);
• avoir un mandat éducatif ou culturel qui englobe des activités de collecte et de conservation ainsi qu’un budget qui y est consacré;
• offrir des services au public liés à la réalisation de ce mandat et assurer la surveillance et la protection de sa collection tout au long de l’année;
• avoir un processus d’adhésion ouvert (les critères doivent être présentés);
• être un organisme de bienfaisance enregistré auprès de l’Agence du revenu du Canada, et avoir la capacité de remettre des reçus officiels de dons aux fins de l’impôt sur le revenu;
• s’engager à préserver à long terme les biens culturels attestés par la CCEEBC ou acquis grâce à une subvention de biens culturels mobiliers;
• avoir le mandat, au moment de la liquidation ou dissolution, de transférer à un autre organisme désigné en vertu de la Loi tout bien culturel qui a été attesté par la CCEEBC ou acheté avec l’aide d’une subvention de biens culturels mobiliers. Les demandeurs doivent indiquer leur volonté de changer leurs règlements administratifs ou, le cas échéant, le document juridique instituant l'organisme (les statuts, lettres patentes, constitution, charte) sur leur formulaire de demande. Ce changement doit être finalisé avant que la désignation puisse être accordée. Ce critère ne vise pas les entités établies dans des universités ou collèges publics.

Dans des circonstances exceptionnelles, si une administration n’est plus en mesure de conserver le bien culturel en question, elle doit le transférer à un autre organisme désigné au titre de la Loi sur l’exportation et l’importation de biens culturels. Si un autre organisme désigné est dans l’impossibilité d’accepter le bien culturel, il est conseillé de le transférer à un autre organisme public dont le but et le mandat sont semblables. Pour les œuvres attestées biens culturels, les organismes doivent consulter la Direction des organismes de bienfaisance de l’Agence du revenu du Canada avant de prendre des dispositions en matière de transfert, car il peut y avoir des pénalités en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu.

5. Catégories de désignation

Un organisme peut être désigné dans la Catégorie A ou la Catégorie B.

Catégorie A :

La désignation dans la Catégorie A est accordée pour une durée illimitée aux organismes admissibles qui collectionnent, conservent et rendent les biens culturels accessibles au public au moyen d'expositions, de publications, de travaux de recherche ou en ligne. Ces organismes doivent démontrer leur capacité à conserver leurs collections à long terme. Un établissement peut être désigné dans la Catégorie A pour une ou plusieurs classes de biens culturels en fonction de son mandat de collection. La désignation repose sur le mandat de collection de l'organisme.

Catégorie B :

La désignation dans la Catégorie B est accordée aux organismes admissibles qui démontrent la capacité de conserver un objet particulier ou une collection en particulier^{Note de bas de page 4} et de les rendre accessibles au public. Une fois désigné dans cette catégorie, l’organisme peut demander à la CCEEBC d’attester l’objet ou la collection comme bien culturel aux fins de l’impôt. La désignation dans la Catégorie B vise également les organismes non désignés qui souhaitent demander une subvention visant les biens culturels mobiliers. Cette désignation ne vise que la collection ou l’objet particulier et ne s’applique pas à une quelconque acquisition future.

Les organismes peuvent demander la désignation dans la Catégorie B dans les cas suivants :

• lorsque l'organisme ne dispose pas du mandat de collection justifiant l'octroi de la désignation dans la Catégorie A, mais qu'il a une raison ou un objectif justifiant l'acquisition d'un objet ou d'une collection.
• lorsque l'organisme souhaite obtenir la désignation dans la Catégorie A, mais qu'il ne satisfait pas encore pleinement à l'ensemble des critères. Toutes les demandes subséquentes de désignation dans la Catégorie B devraient démontrer que l'organisme a progressé sur la voie de la désignation dans la catégorie A, par exemple, régulation de l’ambiance améliorée ou mises à jour des politiques.
• lorsqu'un organisme désigné dans la Catégorie A désire acquérir un bien culturel ne relevant pas de son mandat de collection courant et de la classe d’objets sous laquelle il est désigné (se reporter au tableau de la section 6 pour la liste des classes). Par exemple, un établissement désigné pour des objets relevant des beaux-arts et qui souhaite acquérir un objet de culture matérielle ethnographique doit demander une désignation dans la Catégorie B pour acquérir l'objet en question.^{Note de bas de page 5}
• lorsqu’un organisme souhaite acquérir un objet qui sera exposé à l’extérieur. La désignation dans la Catégorie B est requise pour tous les objets à l’extérieur, même si l’organisme est déjà désigné dans la Catégorie A pour la catégorie d’objets en cours d’acquisition.
• lorsqu’un organisme n’est pas en activité depuis deux ans, mais qu’il l’est depuis au moins un an et qu’il souhaite présenter une demande de subvention pour l’acquisition de biens culturels mobiliers concernant des biens culturels auxquels un délai d’exportation a été imposé par la CCEEBC ou pour le rapatriement de biens culturels.

Pour les deux catégories A et B, la désignation doit être accordée avant que l'objet soit donné à l'organisme ou acquis par ce dernier. Autrement dit, une demande de désignation ne peut concerner un bien culturel appartenant déjà à l'organisme.

6. Biens culturels

Pour des raisons administratives, les organismes sont désignés pour des « classes » de biens culturels. Ces classes correspondent grosso modo au mandat de collection de l'organisme (pour la Catégorie A) ou au type de biens culturels à acquérir (pour la Catégorie B). Les organismes peuvent demander une désignation pour une ou plusieurs de ces classes :

Remarque sur le matériel audiovisuel

Les collections audiovisuelles englobent un large éventail de technologies et de formats, tant analogiques que numériques. Les matériels audiovisuels et les nouveaux médias nécessitent le recours à des approches distinctes en vue de l’entretien des collections afin d’en assurer la conservation et l’accessibilité à long terme. Ces approches doivent comprendre une stratégie pour la numérisation des collections et la conservation du matériel électronique. Les organismes qui demandent à être désignés pour du matériel audiovisuel seront évalués en fonction de leur capacité de préserver la portée des documents analogiques et l’intégrité du contenu des données numérisées et du matériel issu de la numérisation.

Les organismes doivent démontrer un engagement continu à l’égard de l’équipement technique ainsi que des ressources humaines et financières, entre autres, qui sont nécessaires pour assurer la stabilité à long terme du matériel et atténuer le risque de perte, par exemple en prévoyant un entreposage à basse température pour les matériaux chimiquement instables. Les demandeurs doivent démontrer qu’ils disposent d’une stratégie de conservation adéquate et qu’ils sont prêts à faire un investissement à long terme. Ils doivent également démontrer leur compréhension des questions liées à l’accès (droits d’auteur, droits de propriété intellectuelle, numérisation, migration vers d’autres formats, etc.) afin de veiller à l’accès continu à la collection.

Remarque sur les biens culturels exposés à l’extérieur

Le Programme de désignation reconnaît que l’exposition à l’extérieur de biens culturels présente des défis différents sur le plan de la conservation. Ainsi, il faut présenter une demande de désignation dans la Catégorie B pour chaque objet ou groupe d’objets à exposer à l’extérieur, même si l’organisme a déjà un statut de désignation dans la Catégorie A. Les organismes qui souhaitent acquérir de tels biens doivent démontrer leur capacité de les conserver à long terme et de les rendre accessibles au public. Dans certains cas, l’exposition à l’extérieur peut ne pas être acceptable aux fins de la désignation.

Lorsqu’un bien culturel est exposé à l’extérieur, le demandeur doit soumettre un plan du site, une description de l’installation proposée, un plan d’entretien et une stratégie globale de conservation des objets. Les responsables du Programme de désignation établiront si les risques pour les objets à exposer sur le site proposé, comme les conditions météorologiques, l’exposition au soleil, la pollution, les produits de déglaçage, les fientes d’oiseaux, les dommages accidentels et le vandalisme, ont été pris en compte et traités de manière adéquate.

Il existe un processus de demande simplifié pour les organismes déjà désignés dans la Catégorie A. Pour de plus amples renseignements au sujet des exigences en matière de désignation des biens culturels exposés à l’extérieur, veuillez consulter l’annexe 3.

7. Comment présenter une demande

Avant de soumettre une demande, les organismes doivent lire le Guide de demande dans son intégralité et remplir l’Outil d’auto-évaluation de la désignation afin d’établir s’ils sont admissibles et prêts à présenter une demande.

Les organismes doivent répondre à toutes les exigences en matière d’admissibilité et soumettre un dossier de demande complet pour être pris en compte en vue d’une désignation. Les demandes incomplètes ne seront pas évaluées. Un dossier de demande complet comprend les éléments ci-dessous :

• le formulaire de demande de désignation d'un établissement ou d'une administration
• le formulaire d'évaluation des installations
• tous les documents requis figurant sur la liste de l'annexe 1 (pour la catégorie A), de l’annexe 2 (pour la catégorie B) ou de l’annexe 3 (pour demander la désignation d’un bien culturel exposé à l’extérieur)

Une demande est considérée complète lorsque le Programme de désignation confirme avec le demandeur que toute la documentation rattachée à l’admissibilité, le profil organisationnel, les installations ou informations sur le site, les politiques et plans, les ressources financières et l’accès a été reçue.

Le formulaire de demande et le formulaire d’évaluation des installations sont disponibles en ligne. Les formulaires remplis peuvent être transmis par les demandeurs au Programme par voie électronique au moyen d’une voie de communication protégée de leur choix.

8. Normes de service

PCH a établi des normes de service pour la prestation rapide des processus de programme.

Les normes de service pour le processus de désignation sont les suivantes :

Accusé de réception : accuser réception des demandes dans les deux semaines suivant la date de réception de la demande par le Programme de désignation.

Décision : une fois la demande jugée complète, un avis officiel écrit est émis dans les 38 semaines. Les dossiers plus complexes peuvent prendre plus de temps à traiter. Cela vaut pour les demandeurs des catégories A et B.

Dans des circonstances exceptionnelles, une demande de désignation dans la Catégorie B peut être traitée de façon urgente. Ces cas se limitent aux demandes de subvention pour l’acquisition de biens culturels mobiliers lorsque le temps peut être un facteur essentiel.

9. Processus et critères de l’évaluation

Processus d'évaluation

L'évaluation de la demande repose sur l’information fournie. L’évaluation se fera en fonction de la situation actuelle du demandeur, de sa santé financière et des conditions matérielles existantes (les responsables du programme n’évalueront pas les projets pour les installations futures ou les bâtiments en construction, ni les dons ou les mesures de soutien financier de quelque nature que ce soit, ni tout autre élément qui serait conditionnel à l’obtention de la désignation).

Les demandes seront évaluées au cas par cas.

Les demandeurs qui ne respectent pas les critères d'admissibilité en seront informés par écrit et leur dossier sera clos.

Les demandeurs sont invités à communiquer avec le Programme de désignation avant de soumettre leur demande afin de discuter des critères d'évaluation pertinents. Dans certains cas, par exemple une demande portant sur une sculpture extérieure, certains critères d'évaluation peuvent ne pas s'appliquer.

Les responsables du Programme de désignation procéderont à un examen préliminaire de la demande et pourront demander des documents supplémentaires pour réaliser l’évaluation. Si les renseignements ne sont pas transmis à l’intérieur d’un délai de deux mois, les responsables du programme se réservent le droit de clore le dossier. Le demandeur peut présenter une nouvelle demande lorsque toute l’information demandée est disponible.

Les demandes complètes sont évaluées au regard des critères d'évaluation énoncés dans la section Critères d'évaluation. Les demandes sont évaluées pour s'assurer que la structure de gouvernance, les installations, les politiques, le personnel et les ressources financières de l'organisme sont appropriés pour conserver les biens culturels et les rendre accessibles au public.

Les demandeurs visant une désignation dans la Catégorie A sont évalués sur leur capacité globale à respecter ces critères. Les demandeurs souhaitant obtenir une désignation dans la Catégorie B sont évalués sur leur capacité à conserver et à rendre accessible l'objet ou la collection visée dans la demande.

Dans le cadre de l’évaluation, l'ICC procède à une évaluation technique des installations du demandeur, de ses systèmes et politiques de protection incendie et de sécurité. Dans de rares cas, le Programme pourrait demander à l’ICC d’effectuer une visite sur place. Veuillez noter que l’ICC impose des frais de recouvrement des coûts liés à une visite sur place.

Les rapports produits par l'ICC dans le cadre de l'évaluation technique sont transmis au demandeur. Dans le cas où les rapports techniques font état de problèmes concernant les installations et la capacité du demandeur à conserver le bien culturel à long terme, ce dernier dispose de deux mois pour y répondre. Si l’organisme n’est pas en mesure de résoudre de manière satisfaisante aux problèmes soulevés dans le rapport de l’ICC dans un délai de deux mois, la demande sera considérée comme infructueuse et sera close. Dans certains cas, s’il est évident que les problèmes cernés dans le rapport ne peuvent être corrigés ou traités dans un délai de deux mois, le Programme de désignation remettra au demandeur un rapport final de l’ICC qui précisera les éléments à améliorer.

Lorsqu'une décision concernant la désignation est prise, les demandeurs en sont informés par écrit. Les organismes retenus reçoivent un « instrument de désignation », c'est-à-dire un document stipulant que l'organisme a été désigné par le ministre. En cas de refus de la demande, le demandeur doit attendre un an après la date du refus avant de présenter une nouvelle demande. On s’attend à ce que le demandeur traite de tout enjeu ou problème ciblé dans la demande refusée avant de pouvoir présenter une nouvelle demande.

Critères d'évaluation

La capacité du demandeur de gérer les risques associés à la préservation à long terme du bien culturel et de le rendre accessible au public sera soigneusement évaluée au moment de traiter une demande. Lorsque des risques figurent dans la demande, le Programme de désignation tiendra compte de la façon dont les politiques et les processus de surveillance de l’organisme atténuent ces risques.

Les demandes sont évaluées en fonction des critères suivants :

Structure de gouvernance

Un établissement ou une administration doit démontrer qu’il a la capacité organisationnelle d’appuyer l’objectif poursuivi, soit de préserver à long terme les biens culturels et de les rendre accessibles au public. Les organismes devraient pouvoir démontrer une gestion stable, une bonne structure de gouvernance et de bonnes pratiques financières sur une période de 2 ans.

Les établissements doivent, par le biais de leurs règlements administratifs, leurs procès-verbaux, leur organigramme, leur politique régissant les conflits d’intérêt et d’autres documents, démontrer :

• que le conseil d’administration se réunit régulièrement;
• qu’une structure de gestion stable est en place;
• que toutes les personnes majeures qui appuient les buts et objectifs de l’établissement ont le droit d’y adhérer en fournissant les critères d’approbation des membres du conseil d’administration;
• que l’organisme est régulièrement vérifié par un vérificateur indépendant;
• que l’organisme a une politique écrite sur les conflits d’intérêts.

Installations

Les installations dans leur ensemble et les zones d'exposition, de consultation et d'entreposage doivent être adaptées pour l'acquisition, l'exposition, l'entreposage, la consultation et la conservation des biens culturels. Les demandeurs dont les installations ne procurent pas une protection adéquate des collections ne peuvent peut-être pas se qualifier pour la désignation.

• Les demandeurs de désignation dans la Catégorie A doivent démontrer que leur installation assurera l’entreposage des biens culturels attestés ainsi que leur accès dans un environnement contrôlé. Dans la plupart des cas, les galeries d’exposition, les salles de lecture et les zones d’entreposage doivent répondre aux exigences en matière de régulation de type « A » de l’ASHRAE concernant la température et l’humidité relative. Les établissements qui présentent une demande de désignation pour la classe 9 (Matériel audiovisuel) doivent fournir au moins l’une des spécifications de l’ASHRAE^{Note de bas de page 6}pour les collections chimiquement instables (entreposage au frais, à froid ou à l’état congelé).
• Les demandeurs de la Catégorie B sont évalués au cas par cas. Certaines variations peuvent être acceptables, en fonction des conditions environnementales et de la nature de l'objet ou de la collection visés par une acquisition. Bien que l'ensemble des installations soit passé en revue, une attention particulière est accordée aux zones d'exposition, de consultation et d'entreposage où l'objet ou la collection sera exposé, entreposé, consulté ou conservé. Les collections de taille importante et mixte peuvent être assujetties à des exigences supplémentaires.

Le demandeur doit également disposer :

• d’un système de surveillance et de régulation des conditions environnementales tout au long de l’année
• d'un système de sécurité et d'alarme surveillé en tout temps
• d'un système de détection et d’alarme incendie surveillé en tout temps

D'autres aspects relatifs à la gestion des installations (protection-incendie, sécurité, lutte contre les insectes nuisibles, éclairage, etc.) sont évalués selon le cas.

Organismes louant des espaces

Les espaces loués peuvent être pris en compte pour les demandes de désignation dans la Catégorie A ou la Catégorie B. Ils doivent répondre aux mêmes critères d’évaluation que les autres installations désignées ainsi qu’aux critères d’évaluation supplémentaires ci-dessous.

• Le demandeur doit connaître les activités des autres occupants du bâtiment, le cas échéant, et les types de produits ou de marchandises que ceux-ci utilisent et entreposent afin de savoir s’ils représentent un risque pour les biens culturels. Si d’autres occupants du bâtiment conservent des liquides combustibles et inflammables, le demandeur doit prendre des mesures pour atténuer le risque d’incendie dans ses espaces d’exposition et d’entreposage de collections.
• Les organismes doivent détenir un bail de location à long terme (au moins dix ans). Ils doivent également consigner et contrôler la température ambiante et l’humidité relative de tous les espaces qu’ils occupent. Ils doivent s’assurer que le niveau de contrôle des conditions environnementales est adapté au type de bien culturel attesté qui est entreposé.
• L’espace d’entreposage des collections en tant que tel ne doit être utilisé que par le demandeur ou l’organisme désigné. Les organismes qui partagent leur espace d’entreposage de collections avec un autre organisme doivent démontrer en quoi l’accès à leur collection est contrôlé.

Politiques et plans

Les demandeurs doivent disposer de politiques, de plans et de procédures écrites complets et à jour démontrant la capacité de l'organisme à gérer, conserver et assurer la sécurité des biens culturels de sa collection. Ces politiques et plans doivent être mis en œuvre depuis au moins deux ans avant de déposer une demande. Des preuves de mise en œuvre peuvent être demandées.

Ces plans comprennent :

• un plan de reprise après sinistre
• un plan de sécurité incendie
• un plan de sécurité

Lorsque des espaces loués sont intégrés dans la désignation, ils doivent être couverts par ces plans ou disposer de leur propre plan.

Parmi les politiques clés, mentionnons les documents ou les clauses traitant des points suivants :

• les acquisitions
• la gestion des documents et des collections (enregistrement, inventaire et catalogage)
• l'entretien des collections (entreposage, conservation, éclairage, régulation de l'environnement, manutention, etc.)
• l'aliénation
• les expositions
• les prêts

Ressources financières

Les administrations et les établissements doivent démontrer qu'ils peuvent engager les ressources financières nécessaires pour garantir la conservation de leur collection et l'entretien de leurs installations.

Les états financiers vérifiés des établissements sont évalués. Les établissements doivent démontrer qu'ils disposent d'une stratégie pour redresser leur situation financière en cas de déficit. Ceux qui ont un taux d'endettement élevé (supérieur à 10 % du chiffre d'affaires) ou un budget de fonctionnement instable pourraient ne pas se qualifier pour la désignation.

Les administrations ou les établissements faisant partie d’une université ou collège public peuvent soumettre les états financiers ou les copies du budget de fonctionnement total de l'unité ou de la division pour laquelle est faite la demande de désignation.

Ressources humaines

Les organismes demandeurs doivent employer un personnel professionnel^{Note de bas de page 7} convenant à la taille et à la nature des collections afin d'assurer leur conservation et leur accessibilité à long terme. Pour ce qui est des demandeurs de désignation dans la Catégorie B, l’organisme doit, à tout le moins, avoir l’équivalent d’un employé professionnel rémunéré à temps plein.

Accessibilité

Les organismes demandeurs doivent être ouverts au public canadien sur une base régulière toute l'année ou rendre leurs collections facilement accessibles au public au moyen d'expositions, de publications, de travaux de recherche ou en ligne.

10. Conditions de désignation

Les organismes désignés acceptent de veiller à ce que le bien culturel attesté par la CCEEBC ou acheté avec l’aide d’une subvention de biens culturels mobiliers :

• soit catalogué et préservé selon les normes professionnelles;
• soit accessible au public au moyen d’expositions, de recherches ou en ligne;
• ne soit pas prêté à des particuliers ou des organismes privés.

Les organismes désignés doivent informer le Programme de désignation lorsque :

• Il y a des changements dans la titularité, la gouvernance, les installations, les politiques, au statut d’organisme de bienfaisance, etc. de l’organisme afin de garder leur désignation à jour.
• L’organisme emménage dans une installation nouvelle ou différente, ou il réalise des travaux importants d’agrandissement ou de rénovation dans une installation désignée existante.
• La collection est à risque en raison d’une catastrophe imprévue, de problèmes récurrents avec les installations ou d’autres circonstances exceptionnelles, comme la fermeture temporaire des bâtiments. Dans de tels cas, le programme pourrait demander à l’organisme de décréter un moratoire sur les demandes présentées à la CCEEBC et au Programme de subventions pour l’acquisition de biens culturels mobiliers. Sinon, les responsables du Programme de désignation pourraient mettre temporairement en suspens la désignation de l’organisme jusqu’à ce que tous les facteurs de risque aient été réglés.
• L’organisme cesse ses activités.

11. Examen de diligence raisonnable

Le Programme de désignation peut, de sa propre initiative, procéder périodiquement à une vérification des organismes désignés pour s'assurer que les critères de désignation continuent d'être respectés. Les organismes qui ne se soumettent pas à la vérification verront leur désignation mise en suspens temporairement jusqu’à ce qu’ils le fassent. Au cours cette période, les organismes ne peuvent présenter de demande d’attestation de biens culturels à la CCEEBC ou de demande de subvention visant les biens culturels mobiliers.

12. Retrait de la désignation

Le ministre est autorisé, en vertu de la LEIBC, à retirer la désignation. Le retrait est recommandé lorsqu'un organisme désigné dans la Catégorie A :

• cesse ses activités
• a son statut d'organisme de bienfaisance enregistré révoqué par l'Agence du revenu du Canada; ou
• ne respecte plus les critères de désignation

L'organisme désigné qui fusionne avec un autre organisme, dont le fondement juridique est modifié ou qui fonctionne sous un autre nom de société doit contacter le Programme de désignation. Si le nouvel organisme continue de respecter les critères de désignation, un nouvel instrument de désignation peut être délivré. Le statut d’un organisme peut être mis en suspens si des renseignements supplémentaires doivent être transmis. Avant de procéder à un retrait de la désignation, le Programme de désignation communique d'abord avec l'organisme désigné pour vérifier que les motifs du retrait sont justifiés.

Pour communiquer avec nous

Les demandeurs sont invités à communiquer avec le Programme de désignation avant de soumettre leur demande afin de vérifier leur admissibilité et d'obtenir des conseils.

Désignation des établissements et des administrations publiques
Direction des politiques et des programmes du patrimoine
Patrimoine canadien
25, rue Eddy
Gatineau QC J8X 4B3

Numéro sans frais : 1-866-811-0055

ATS sans frais : 1-888-997-3123

Courriel : bcmdesign-mcpdesign@pch.gc.ca

Annexe 1 Liste des documents requis pour la Catégorie A

Veuillez joindre à votre demande toutes les clauses et les documents relatifs aux critères d'évaluation ci-dessous. Veuillez communiquer avec le personnel du programme pour toute question concernant les documents qui ne pourraient pas être disponibles ou qui ne seraient pas pertinents par rapport à la demande.

Les demandeurs doivent soumettre des documents prouvant que l'organisme est une administration ou un établissement au sens de la description donnée à la section d’Admissibilité ci-dessus et qu'une structure de gouvernance appropriée est en place. À moins d’indication contraire, tous les documents d’admissibilité et de profil organisationnel suivants doivent être soumis :

Renseignements sur les installations

Veuillez fournir une documentation complète pour chacun des bâtiments ou zone distincte à l'intérieur d'un bâtiment (y compris l'entreposage hors site, les galeries satellites, les directions distinctes ou tout autre endroit) dans laquelle des biens culturels acquis en vertu de la LEIBC seront exposés, entreposés, consultés ou conservés.

Annexe 2 Liste des documents requis pour la Catégorie B

Renseignements sur les installations

Veuillez fournir une documentation complète pour chacun des bâtiments ou zone distincte à l'intérieur d'un bâtiment (y compris l'entreposage hors site, les galeries satellites, les directions distinctes ou tout autre endroit) dans laquelle des biens culturels seront exposés, entreposés, consultés ou conservés.

Annexe 3 Liste des documents requis pour les biens culturels exposés à l’extérieur

Toutes les demandes relatives aux biens culturels exposés à l’extérieur nécessitent une désignation dans la Catégorie B (cette mesure est entrée en vigueur à la suite de la directive du programme du 6 juin 2019).

Les organismes qui sont déjà désignés dans la Catégorie A et qui souhaitent acquérir des biens culturels en vue de les exposer à l’extérieur pour une classe d’objets pour laquelle ils ont déjà une désignation peuvent présenter une demande au moyen d’un processus simplifié. Consultez la liste des documents requis ci-dessous.

Veuillez soumettre des documents pour chaque site extérieur où le bien culturel faisant l’objet de la demande sera exposé.