Engagés dans le monde : une enquête systémique sur l’administration des affectations, assignations et emplois du personnel de l’Équipe de la Défense Hors-Canada
Décembre 2020
En juin 2020, il y avait plus de 4 000 militaires des Forces armées canadiennes, employés du ministère de la Défense nationale, employés du Personnel des Fonds non publics et membres des familles en affectation HORSCAN répartis dans 70 pays.
Les affectations HORSCAN sont communément perçues comme de belles opportunités, mais elles s’accompagnent de facteurs de stress et de difficultés uniques.
État de la mise en œuvre des recommandations
October 2024
- 13 recommandations ont été faites
- 13 recommandations ont été acceptées
- 1 recommandation ont été mise en oeuvre
- 12 recommandations ont été partiellement mises en oeuvre
Recommandation 1
Nous recommandons que d’ici septembre 2022, les Forces armées canadiennes, le ministère de la Défense nationale et les Services de bien-être et maintien du moral des Forces canadiennes s’assurent :
1.1 que tous les manques de ressources en personnel de soutien du programme HORSCAN sont établis et comblés;
1.2 que tous les employés et intervenants du programme HORSCAN sont bien informés de leurs responsabilités, et que des mécanismes sont mis en place pour valider l’efficacité de ce processus.
État de la mise en œuvre de recommandation 1 : partiellement mise en œuvre
Recommendation
Depuis la publication de notre rapport, en 2020, le Ministère a pris d’importantes mesures pour définir et combler les lacunes en matière de ressources humaines et de formation du personnel de soutien du programme HORSCAN.
En ce qui concerne les ressources, le Vice-chef d’état-major de la Défense (VCEMD) et les Services de bien-être et moral des Forces canadiennes (SBMFC) ont signé un accord sur les niveaux de service en février 2022 afin d’assurer la dotation du personnel qualifié et l’expansion du soutien pour tous ceux qui sont affectés à l’étranger. En plus d’avoir créé quatre nouveaux postes de soutien et de coordination, le Ministère identifie les besoins en matière de ressources dans les différentes unités de soutien du programme HORSCAN. Une fois pourvus, ces postes permettront d’améliorer l’échange d’information et la coordination ainsi que de fournir des services de soutien supplémentaires à ceux à l’étranger. En outre, le VCEMD a lancé un projet de numérisation de l’administration du programme HORSCAN et a engagé une équipe de spécialistes de la gestion et de la technologie de l’information (GI-TI). L’équipe créera des outils d’administration numériques qui contribueront à normaliser les processus, permettront aux militaires de réaliser leurs propres transactions administratives et aideront à effectuer des analyses en vue de repérer d’autres lacunes en matière de soutien administratif.
En ce qui concerne la formation, le VCEMD veille à ce que les autorités impliquées dans le programme HORSCAN puissent accéder à de la formation tout au long de l’année au moyen du site SharePoint O365 de soutien du service extérieur. Ces autorités comprennent les gestionnaires de carrières, les responsables des unités de soutien pour la tenue des dossiers (USTD HORSCAN, l’administrateur des ressources humaines HORSCAN et le personnel de l’administrateur du soutien financier. La formation permet au personnel du programme HORSCAN d’éduquer les militaires aux outils de soutien et aux exigences uniques liées aux prestations et allocations du programme. Le VCEMD élabore des plans pour permettre à la coordination et au soutien du programme HORSCAN de devenir le centre d’excellence pour l’administration des prestations associées au service extérieur dans le cadre du programme. Il s’agit notamment d’élaborer des programmes de formation officiels pour les différentes autorités qui participent au programme HORSCAN. En avril 2024, les SBMFC ont mis à jour la Politique des ressources humaines, chapitre 32 – Avantages liés à la réinstallation à l’étranger et au service extérieur des FNP, qui contient les définitions et renseigne sur l’admissibilité, les droits, les conditions, les processus applicables à diverses situations et les autorités responsables des divers aspects de la politique. (https://sbmfc.ca/CFMWS/media/images/documents/8.0%20About%20Us/Employee%20Content/HR%20POL%20FR/POLRH-32-Avantages-lies-a-la-reinstallation-a-etranger-et-au-service-exterieur.pdf)
Même si certaines réalisations ont été soulignées, le VCEMD et les SBMFC (https://sbmfc.ca/bienvenue-a-hors-can) ont encore du travail à accomplir. Nous avons également besoin d’information de la part du Programme du service extérieur du ministère de la Défense nationale pour déterminer les progrès accomplis dans la mise en œuvre de cette recommandation. Nous continuerons de faire le suivi de ces efforts pour veiller à ce que des mécanismes et des ressources soient mis en place pour que le personnel de soutien et les autorités clés soient bien informés de leurs responsabilités.
Recommandation 2
Nous recommandons que d’ici septembre 2022, les Forces armées canadiennes, le ministère de la Défense nationale et les Services de bien-être et maintien du moral des Forces canadiennes élaborent et mettent en œuvre un plan de communication. Ce plan devrait comprendre l’évaluation et la résolution des lacunes en communication à toutes les phases du processus, y compris l’accès à de l’information locale, afin que le programme HORSCAN soit mieux connu et que tous les membres du personnel de l’Équipe de la Défense soient bien préparés pour leur affectation HORSCAN.
État de la mise en œuvre de recommandation 2 : partiellement mise en œuvre
Recommendation
Le Vice-chef d’état-major de la Défense (VCEMD), les Services de bien-être et moral des Forces canadiennes (SBMFC)et le Programme du service extérieur (PSE) du Sous-ministre adjoint (Ressources humaines - Civils) ont pris des mesures pour mieux faire connaître le programme HORSCAN.
En novembre 2021, le PSE a lancé un site Web qui contient des renseignements généraux sur son programme à l’intention des employés civils. Le site Web, qui n’est accessible que sur le Réseau de la Défense (http://hrciv-rhciv.mil.ca/fr/programme-du-service-exterieur.page), contient des liens vers les politiques et directives pertinentes, une foire aux questions, des normes de service, des coordonnées pour l’envoi des demandes de renseignements, et des ressources informatives, par exemple un document d’une page donnant un aperçu de ce que le programme offre aux employés civils affectés à l’étranger.
Le groupe de coordination et de soutien HORSCAN du VCEMD collabore avec les unités de soutien des Forces canadiennes aux États-Unis et en Europe afin de consolider l’information relative au programme. Cela permettra à tous les militaires affectés à l’étranger d’accéder aux mêmes renseignements relatifs à la gestion du programme, aux prestations associées au service extérieur, aux formulaires de demande, aux rapports, aux politiques, aux passeports et aux visas, à la santé et à la sécurité ainsi qu’aux procédures opérationnelles normalisées. Il existe déjà une trousse de bienvenue pour les militaires affectés aux États-Unis et en Europe et leurs familles. Au moment de ce suivi en mai 2024, le groupe de coordination et de soutien HORSCAN collaborait avec les SBMFC à l’élaboration d’une trousse de bienvenue pour les militaires et les familles affectés dans des lieux situés ailleurs qu’aux États-Unis et en Europe. Les familles militaires disposeront ainsi d’information propre au lieu d’affectation et seront mieux préparées. Bien que ces trousses de bienvenue soient en cours de création, le groupe de coordination et de soutien HORSCAN du VCEMD a commencé à améliorer ses documents d’accueil. Cela permettra de mieux informer les militaires sur les politiques et les processus liés aux allocations et aux prestations. Ces documents d’accueil sont envoyés par courrier électronique à chaque militaire après réception des messages d’affectation. Toutefois, aucun échéancier n’a été fourni pour ces activités.
Les SBMFC ont identifiée une liste de produits et de ressources qui peuvent aider les militaires, les employés et leurs familles à en savoir plus sur leurs lieux d’affectation. Une communication régulière avec le personnel du VCEMD et les différentes chaînes de commandement à l’étranger a été établie. Ainsi, le personnel des fonds non publics des Forces canadiennes sera stratégiquement positionné pour fournir aux familles des militaires affectés à l’étranger les renseignements dont elles ont besoin, virtuellement et en personne. En s’appuyant sur les leçons tirées de la prestation de services et sur les commentaires des membres de la communauté, l’équipe des Services aux familles des militaires a créé des documents d’une page pour aider les travailleurs sociaux et le personnel impliqués aux étapes de la sélection et de l’affectation. Cela leur permettra de fournir aux familles les renseignements dont elles ont besoin pour prendre des décisions plus éclairées. Les SBMFC ont également incorporé à leur site Web de l’information propre au programme HORSCAN pour les militaires et leurs familles (https://cfmws.ca/).
De nombreuses mesures positives ont été prises pour mieux faire connaître le programme HORSCAN et aider les membres de l’Équipe de la Défense et leurs familles à se préparer pour une affectation à l’étranger. Toutefois, le PSE, le VCEMD et les SBMFC n’ont pas élaboré de plans de communication décrivant leurs objectifs de communication, les publics cibles, les stratégies ou approches prévues, les messages clés, les échéanciers et les mesures d’évaluation. Sans un tel plan, il est difficile de s’assurer que le PSE, le VCEMD et les SBMFC rationaliseront leurs efforts de communication et créeront des possibilités d’amélioration continue de l’expérience vécue à l’étranger pour toutes les personnes concernées.
Recommandation 3
Nous recommandons que d’ici janvier 2023, les Forces armées canadiennes :
3.1 procèdent à un examen comparatif exhaustif pour identifier et modifier toutes les sections des Directives sur le service militaire à l’étranger qui sont un dédoublement des Directives sur le service extérieur; et
3.2 procèdent à un examen pour valider les sections des directives qui concernent spécifiquement le mandat ou les exigences propres aux militaires.
Les résultats de ces examens devraient être compilés et soumis à l’autorité approbatrice.
État de la mise en œuvre de recommandation 3 : partiellement mise en œuvre
Recommendation
Le Directeur général – Rémunération et avantages sociaux (DGRAS) a effectué un examen visant à identifier et à résoudre les problèmes d’incohérence de toutes les sections du chapitre 10 des Directives sur la rémunération et les avantages sociaux (DRAS) – Directives sur le service militaire à l’étranger, y compris celles qui traitent d’exigences ou de mandats militaires particuliers. En avril 2024, le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) a publié la plus récente version du chapitre 10 des DRAS, qui contient ces changements. https://www.canada.ca/fr/ministere-defense-nationale/organisation/politiques-normes/remunerations-avantages-sociaux/chapitre-10-directive-service-militaire-etranger.html#sec-10-2-01 Bien que les incohérences aient été en grande partie corrigées, le DGRAS a indiqué qu’il restait des erreurs à corriger à l’échelon administratif (erreurs liées à la numérotation et à la grammaire). Une demande sera soumise au SCT en 2024 en vue de corriger ces erreurs. Toutefois, aucun calendrier précis n’a été communiqué à notre bureau. Nous continuerons de suivre les progrès accomplis dans la mise en œuvre de cette recommandation.
Recommandation 4
Nous recommandons que d’ici janvier 2023, les Forces armées canadiennes renforcent la surveillance du programme HORSCAN, c’est-à-dire :
4.1 améliorer l’intégrité des données et les contrôles de qualité;
4.2 établir un processus formel permettant de définir les leçons apprises et d’améliorer les opérations;
4.3 améliorer la coordination générale entre les intervenants afin de favoriser les échanges d’information et les pratiques exemplaires; et
4.4 établir une stratégie de mesure du rendement afin de surveiller et évaluer l’administration du programme HORSCAN.
État de la mise en œuvre de recommandation 4 : partiellement mise en œuvre
Recommendation
En juillet 2023, le Vice-chef d’état-major de la Défense (VCEMD) a lancé un projet de numérisation, comprenant un formulaire de sélection numérisé HORSCAN et une base de données centralisée pour la coordination des affectations à l’étranger. Ces éléments sont hébergés sur le site SharePoint O365 du soutien au service extérieur. Le VCEMD utilisera des paramètres pour améliorer l’intégrité des données, le contrôle de la qualité et l’évaluation, et les développeurs s’attendent à tirer parti du portail Défense 365 pour partager les résultats. Toutefois, bon nombre de ces travaux d’analyse sont encore en cours de développement. Selon le VCEMD, il existe plusieurs autres bases de données contenant de l’information pertinente qui n’ont pas encore été intégrées à la plateforme unique. Le projet de numérisation sera encore élargi pour permettre l’intégration de la base de données ainsi que de tous les processus pertinents dans un tableau de bord personnalisable qui pourra être utilisé à tous les niveaux de gestion et d’assistance.
Le VCEMD a mis en place un groupe de travail qui se réunit tous les mois pour discuter des enjeux et échanger de l’information relative au programme HORSCAN. Toutefois, il n’a pas indiqué comment cette information sera utilisée pour améliorer les processus ou mesurer le rendement. Nous continuerons de suivre les progrès accomplis dans la mise en œuvre de cette recommandation.
Recommandation 5
Nous recommandons que d’ici janvier 2022, les Forces armées canadiennes établissent un soutien facilement accessible pour les militaires et les familles pendant le processus de présélection, c’est-à-dire :
5.1 faire en sorte que le formulaire de présélection et l’ensemble du processus soient entièrement numérisés;
5.2 mettre en place des normes de service officielles à toutes les étapes de la présélection; et
5.3 normaliser et communiquer aux militaires et familles des Forces armées canadiennes le processus d’obtention des passeports et des visas.
État de la mise en œuvre de recommandation 5 : partiellement mise en œuvre
Recommendation
Le Vice-chef d’état-major de la Défense (VCEMD) a confirmé que la première itération du processus de sélection numérisé était terminée. Le processus utilise la suite Microsoft Power Platform et de la Défense 365 (D365). Il a été conçu pour simplifier toutes les étapes administratives requises de la préparation des militaires des Forces armées canadiennes et de leurs familles qui transfèrent à l’étranger. Il a été mis à l’essai pour la première fois pendant la période active des affectations (PAA) 2023 et a été utilisé dans la sélection de plus de 850 militaires, puis a été annoncé dans La Feuille d’érable en février 2024 (https://www.canada.ca/fr/ministere-defense-nationale/feuille-derable/defense/2024/02/processus-selection-hors-canada-ameliore-application.html). Une formation a été élaborée pour guider les militaires et leurs superviseurs quant à l’utilisation de Microsoft Office SharePoint et Power Apps ainsi que de remplir la demande de sélection. Toutefois, cette formation n’est accessible que sur le Réseau de la Défense (https://018gc.sharepoint.com/:b:/s/ORG-6594-0001/Eb8pvjFhN9VJufeI2FzeFdIBGqAjeWhlyjjW-K6sCE79oQ?e=bDr9aj). Le VCEMD n’a fourni aucune information sur l’établissement de normes de service formelles pour les différentes étapes du processus de sélection.
Bien que les progrès accomplis dans la mise en œuvre de cette recommandation soient importants, nous continuerons à surveiller les efforts déployés pour établir des normes de service formelles pour toutes les étapes du processus de sélection. En ce qui concerne la sous-recommandation 5.3, nous continuerons à surveiller les progrès vers une meilleure communication par le groupe de coordination et de soutien HORSCAN aux membres lors de l’obtention de passeports et de visas. Bien que l’établissement de standards et de processus pour l’obtention de passeports et de visas soit au-delà du contrôle du MDN et des FAC, le VCEMD a la responsabilité d’assister les membres dans le processus d’application ainsi que dans l’obtention et la garde d'un passeport délivré.
Recommandation 6
Nous recommandons que d’ici avril 2022, les Forces armées canadiennes améliorent les mécanismes de mesure du rendement et de contrôle de la qualité ayant trait aux réinstallations HORSCAN administrées par le fournisseur des services de réinstallations, c’est-à-dire développer des systèmes de suivi et d’analyse :
6.1 du nombre d’inexactitudes dans l’information fournie aux militaires; et
6.2 des tendances dans les demandes d’arbitrage et les décisions connexes.
Ces données devraient servir, à partir de données probantes, à améliorer la prestation des services au quotidien et à supporter des changements futurs à la politique de réinstallation.
État de la mise en œuvre de recommandation 6 : partiellement mise en œuvre
Recommendation
Le Directeur général – Rémunération et avantages sociaux (DGRAS) signale que le Directeur – Rémunération et avantages sociaux (Administration) (DRASA) continue de tenir des réunions mensuelles avec les unités de soutien du programme HORSCAN pour discuter des dossiers et enjeux de l’heure ainsi que des mises à jour des politiques. Le DGRAS indique que le fait de rester en communication avec les unités de soutien du programme facilite l’amélioration de la compréhension et de l’administration des prestations associées au service extérieur. Afin de réduire le nombre d’inexactitudes que contiennent les renseignements fournis aux membres, le DGRAS entend créer et mettre en œuvre un cadre de mesure du rendement plus structuré pour le contrat de services de réinstallation d’ici décembre 2025.
En outre, le DGRAS a lancé la plateforme OPSOFT pour gérer de toutes les demandes d’arbitrage qui doivent être examinées par le DRASA. À partir du 1er avril 2024, tous les dossiers devront être soumis via OPSOFT, qui est accessible uniquement sur le Réseau de la Défense. Toute personne n’ayant pas accès au Réseau de la Défense peut obtenir de l’aide d’un coordinateur de la réinstallation des Forces armées canadiennes. Le message général des Forces canadiennes (CANFORGEN) 097/24 – Lancement de nouveaux services sur la plateforme OPSOFT (http://vcds.mil.ca/apps/canforgens/default-fra.asp?id=097-24&type=canforgen) a été publié en juillet 2024 (disponible uniquement sur le Réseau de la Défense ou à l’aide de l’application des Forces canadiennes). Selon le DGRAS, une fois que l’utilisation de cet outil aura généré suffisamment d’information dans la nouvelle base de données, on pourra exercer un meilleur contrôle des approbations à l’échelle locale et à l’administration centrale. Ce logiciel permettra au DRASA de faire le suivi des demandes d’arbitrage et d’effectuer des analyses en vue d’obtenir des éléments probants qui appuieront les améliorations apportées à la prestation de services et les modifications de la politique de réinstallation.
Bien que des progrès importants aient été réalisés depuis la publication de notre rapport, le DGRAS doit encore démontrer comment ce nouvel outil contribuera à améliorer la prestation de services au quotidien et comment les renseignements recueillis contribueront à améliorer les politiques sur la réinstallation. Nous continuerons de suivre les progrès accomplis dans la mise en œuvre de cette recommandation.
Recommandation 7
Nous recommandons que d’ici janvier 2022, les Forces armées canadiennes s’assurent que tous les militaires affectés HORSCAN comprennent clairement les protocoles et processus de santé et sécurité au lieu d’affectation.
État de la mise en œuvre de recommandation 7 : partiellement mise en œuvre
Recommendation
Le Vice-chef d’état-major de la Défense (VCEMD) a progressé quant à l’amélioration de la compréhension des protocoles et processus locaux en matière de santé et de sécurité. Il a obtenu une licence TRAVAX afin que les médecins du programme HORSCAN qui travaillent dans la région de la capitale nationale (RCN) puissent informer les militaires, lors de leurs rendez-vous médicaux, à propos des préoccupations en matière de santé qui sont associées à leur affectation. TRAVAX est une base de données en ligne qui contient des renseignements sur la prévention et la santé pendant les voyages et qui permet aux professionnels de la santé de se tenir au courant de l’actualité et des pratiques exemplaires en matière de médecine mondiale et opérationnelle. Cependant, le VCEMD n’a pas encore élargi l’accès à la base de données aux médecins du programme HORSCAN qui examinent les militaires affectés à l’extérieur de la RCN. En Europe et aux États-Unis, les soins médicaux sont disponibles sur place, et les membres en affectation dans le reste du monde ont deux médecins disponibles pour communiquer avec eux à distance.
Un accord sur les niveaux de service a été conclu entre le VCEMD et les Services de bien-être et moral des Forces canadiennes (SBMFC) afin que davantage d’informations soient mise à la disposition des militaires du programme HORSCAN et de leurs familles. Le VCEMD encourage les militaires à visiter les divers sites Web des SBMFC : États-Unis (https://sbmfc.ca/etats-unis), Europe (https://cfmws.ca/europe), et Reste du monde (https://cfmws.ca/outcan-global). Ils contiennent des renseignements et des liens utiles sur les ressources en matière de soins de santé pour les militaires du programme HORSCAN et leurs familles. Les SBMFC mettent à jour et améliorent en permanence l’information publiée sur leur site Web. Une collaboration continue avec des représentants d’Affaires mondiales Canada (AMC) et des militaires actuellement affectés à divers endroits est en cours de création afin de créer une trousse d’information plus complète pour chaque emplacement du programme HORSCAN. Le VCEMD n’a fourni aucun échéancier pour cette initiative.
Nous continuerons de suivre les progrès accomplis dans la mise en œuvre de cette recommandation.
Recommandations 8, 11 et 13
Nous recommandons que d’ici janvier 2022, les Forces armées canadiennes, le ministère de la Défense nationale et les Services de bien-être et maintien du moral des Forces canadiennes révisent et mettent à jour leurs plans d’évacuation d’urgence. Cet examen devrait tenir compte de l’ensemble du personnel et des familles de l’Équipe de la Défense.
État des mises en œuvre des recommandations 8, 11 et 13 : partiellement mises en œuvre
Recommendation
Le Vice-chef d’état-major de la Défense (VCEMD) finalise un projet de plan d’évacuation d’urgence pour les militaires. Une fois complétée, cette directive sera distribuée dans tous les bureaux d’HORSCAN, et tous les militaires qui participent au programme y auront accès. Le personnel de l’Unité de soutien HORSCAN et les Services de bien-être et moral des Forces canadiennes (SBMFC) communiqueront directement avec les familles qui doivent évacuer à partir du moment où une évacuation est envisagée jusqu’au retour sur le site ou jusqu’à ce que d’autres dispositions soient prises.
En avril 2024, les SBMFC ont mis à jour la Politique des ressources humaines, chapitre 32 – Avantages liés à la réinstallation à l’étranger et au service extérieur des FNP. (https://sbmfc.ca/CFMWS/media/images/documents/8.0%20About%20Us/Employee%20Content/HR%20POL%20FR/POLRH-32-Avantages-lies-a-la-reinstallation-a-etranger-et-au-service-exterieur.pdf) Cette mise à jour de la politique constitue une étape précieuse pour garantir que toutes les autorités impliquées dans le programme HORSCAN sont bien informées de leurs responsabilités ainsi que des conditions et processus utilisés. En mai 2022, un accord sur les niveaux de service conclu entre les SBMFC et le VCEMD a donné lieu à l’élaboration d’un plan d’évacuation d’urgence adapté aux familles des militaires. Le plan prévoit que les bureaux des services aux familles des militaires des États-Unis et de l’Europe ainsi que le Centre virtuel de ressources pour les familles des militaires mettent sur pied une équipe mobile d’aide aux familles qui offrira des abris d’urgence, de la nourriture et des services de conseil aux familles touchées. Cependant, il ne comprend pas de protocoles précis pour l’évacuation d’urgence du personnel des fonds non publics des Forces canadiennes, si le besoin s’en fait sentir.
Étant donné qu’il reste beaucoup à faire pour que les plans d’évacuation d’urgence soient en place pour les militaires, les employés civils et le personnel des fonds non publics des Forces canadiennes, nous continuerons à surveiller les progrès réalisés en ce qui concerne les recommandations 8, 11 et 13.
Recommandation 9
Nous recommandons que d’ici juin 2021, les Forces armées canadiennes améliorent le processus de gestion des demandes en lien avec l’éducation des enfants. Elles devraient notamment communiquer les décisions aux militaires, par l’intermédiaire des unités de soutien, de manière plus transparente, notamment en expliquant les raisons derrière les décisions et en normalisant la correspondance avec les militaires.
État de la mise en œuvre de recommandation 9 : mise en œuvre
Recommendation
Le Directeur général – Rémunération et avantages sociaux (DGRAS) dispose d’un nouveau processus normalisé pour communiquer les décisions relatives à la gestion de l’éducation des enfants (https://www.canada.ca/fr/ministere-defense-nationale/services/avantages-militaires/solde-pension-indemnites/prestations/gestion-education-enfants.html). En place depuis 2022, le processus fait en sorte qu’une fois la décision prise, un compte rendu de la décision est préparé et transmis aux coordinateurs d’unité à l’aide d’un modèle de courriel normalisé contenant des instructions sur ce qu’il faut communiquer aux militaires. Le modèle de courrier électronique contient un calendrier des soumissions de cas pour les réunions du groupe de travail B, un compte rendu de la décision, un résumé des cas, la liste des documents justificatifs examinés, un énoncé de ce que le militaire demande comme résultat, les recommandations du sous-comité sur l’éducation et la décision du groupe de travail B. Toutefois, le courriel indique aux coordinateurs de fournir aux militaires une copie de la ou des décisions, mais ne donne pas d’autres instructions sur ce qu’ils peuvent dire aux militaires en ce qui concerne les autres options de recours ou les systèmes de soutien accessibles en cas de décision défavorable. Ce nouveau processus normalisé ne fournit pas non plus de justification claire des décisions ni d’information sur la personne que le coordinateur ou le militaire peut contacter pour obtenir de plus amples renseignements.
Pour obtenir plus d’informations sur les allocations et les prestations pour l’éducation des enfants, les militaires et les familles peuvent accéder au produit éducatif de notre bureau intitulé « L’ABC des affectations HORSCAN – Partie B – Vous avez reçu votre directive d’affectation » (https://www.canada.ca/fr/ombudsman-defense-nationale-forces/information-educative/militaires-fac/carriere/horscan/abc-affectations-horscan/vous-recu-daffectation.html).
Recommandation 10
Nous recommandons que d’ici janvier 2022, le ministère de la Défense nationale évalue les processus d’administration du programme HORSCAN, apporte les mises à jour requises et établisse un plan de révision périodique pour ceux-ci.
État de la mise en œuvre de recommandation 10 : partiellement mise en œuvre
Recommendation
Le sous-ministre adjoint (Ressources humaines – Civils) (SMA[RH-Civ]) a produit un plan d’action pour examiner et mettre à jour les processus d’administration du programme HORSCAN. En novembre 2021, il a lancé la section du programme du service extérieur sur l’intranet de l’Équipe de la Défense, qui n’est disponible que sur le Réseau de la Défense (http://hrciv-rhciv.mil.ca/fr/programme-du-service-exterieur.page). Cette section comprend des renseignements généraux destinés aux employés civils, par exemple les politiques et directives pertinentes, une liste des questions fréquemment posées et de réponses, les normes de service, les coordonnées pour les demandes de renseignements et diverses ressources.
Toutefois, le SMA(RH-Civ) n’a fourni aucune autre information sur le reste des mesures qu’il avait annoncées à l’ombudsman en 2022. Ces mesures comprenaient une étude visant à relever les lacunes du processus de sélection et de préaffectation, l’élaboration d’aides à l’emploi qui serviraient à combler les lacunes identifiées pendant l’étude, et la revue des documents d’orientation par rapport aux directives sur le service extérieur (DSE). En outre, le SMA(RH-Civ) n’a pas fourni d’information sur l’établissement d’un plan d’examen périodique. Nous continuerons de suivre les progrès accomplis dans la mise en œuvre de cette recommandation.
Recommandation 12
Nous recommandons que d’ici janvier 2022, les Services de bien-être et maintien du moral des Forces canadiennes établissent un processus de présélection formel pour les employés parrainés du Personnel des Fonds non publics.
État de la mise en œuvre de recommandation 12 : partiellement mise en œuvre
Recommendation
En mars 2024, les Services de bien-être et moral des Forces canadiennes (SBMFC) et les Services de santé des Forces canadiennes (SSFC) d’Ottawa ont signé un accord sur les niveaux de service afin d’établir un processus de sélection officiel pour les employés parrainés du personnel des fonds non publics. Le processus de sélection comprend le recrutement, une sélection propre au site, l’intégration, le soutien en poste et les considérations stratégiques (propres au site) pour le personnel des fonds non publics des Forces canadiennes. Une fois en place, il servira également à évaluer les besoins ou les défis personnels et familiaux en matière de finances, de santé physique et mentale et d’éducation, ainsi que la pertinence d’une affectation parrainée à l’étranger.
Bien qu’il s’agisse d’un progrès considérable dans la mise en œuvre de cette recommandation, nous n’avons pas reçu de copie de l’accord sur les niveaux de service. Nous continuerons de surveiller ce nouveau processus.
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