Archivé - Rapport annuel au Parlement sur l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Introduction

Objet de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Mandat du ministère des Finances Canada

Application de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Principes relatifs à l’aide aux demandeurs

Activités de sensibilisation et de formation

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

Audit interne des systèmes et des processus

Autres activités

Délégation de pouvoirs

Fonds de renseignements

Interprétation du rapport statistique (Annexe A)

Partie 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Autres demandes

Partie 2 – Demandes complétées durant la période visée par le rapport

Disposition et délai de traitement des demandes

Délai de traitement

Format de l’information communiquée

Complexité

Présomption de refus

Traductions

Partie 3 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Partie 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Partie 5 – Prorogations

Partie 6 – Consultations reçue d’autres institutions et organisations

Partie 7 – Délai de traitement des consultations relatives aux documents confidentiels du Cabinet

Partie 8 – Plaintes / enquêtes / vérifications

Partie 9 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Partie 10 – Ressources en lien avec la Loi sur la protection des renseignements personnels

Appels devant la Cour fédérale du Canada

Suivi des demandes

Atteintes substantielles à la vie privée.

Communications aux termes de l’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Annexe A - Rapport statistique sur les demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Le Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) au sein du ministère des Finances Canada (le « Ministère ») est préparé et déposé au Parlement conformément à l’article 72 de la Loi et porte sur la période du 1er avril 2015 au 31 mars 2016.

La Loi est entrée en vigueur le 1^er juillet 1983. Elle protège la vie privée des personnes en ce qui concerne les renseignements personnels dont dispose une institution gouvernementale. En outre, elle accorde aux citoyens canadiens et aux résidents permanents ainsi qu’aux personnes qui se trouvent au Canada le droit d’accéder à leurs renseignements personnels.

Le Ministère reconnaît que l’accès à l’information contenue dans les documents dont il est responsable constitue un élément fondamental de notre système démocratique. Il entend faire preuve d’ouverture et de transparence en respectant à la fois l’esprit et les exigences de la Loi ainsi que de son règlement d’application et des instruments de politiques connexes. Le Ministère est également conscient de l’importance de faciliter l’accès aux documents et demande à cet égard à ses employés de faire tous les efforts raisonnables pour aider les personnes qui présentent une demande d’accès à l’information.

Le ministère des Finances aide le gouvernement du Canada à élaborer et à mettre en œuvre des politiques et des programmes solides et viables sur les plans économique, budgétaire, fiscal, social et international de même qu’en matière de sécurité et relativement au secteur financier. Il joue un rôle important à titre d’organisme central, en collaborant avec d’autres ministères pour veiller à l’exécution du programme du gouvernement et permettre aux ministres de bénéficier d’analyses et de conseils de grande qualité.

Les responsabilités du Ministère comprennent :

• la préparation du budget fédéral et de la mise à jour des projections économiques et financières;
• la préparation du Rapport financier annuel du gouvernement du Canada et, en collaboration avec le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et le receveur général du Canada, des Comptes publics du Canada;
• l’élaboration de lois et de politiques fiscales et tarifaires;
• la gestion des emprunts fédéraux sur les marchés financiers;
• la conception et l’administration des principaux paiements de transfert fédéraux aux provinces et aux territoires;
• l’élaboration de politiques et de lois pour le secteur financier;
• la représentation du Canada au sein de diverses institutions et de divers groupes financiers internationaux.

Le ministre des Finances doit veiller à assumer ses responsabilités à la fois au sein de son portefeuille et relativement aux pouvoirs conférés en vertu de la loi. En particulier, le ministre a la responsabilité directe d’un certain nombre de lois et de politiques financières et fiscales liées à d’autres lois qui relèvent d’autres ministres .

La Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) faisait partie de la Direction juridique jusqu’en octobre 2015. Après une réorganisation, la Division de l’AIPRP s’est intégrée à la Division des politiques de communication, Direction des consultations et des communications. La Division de l’AIPRP est chargée de l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour le Ministère. En tant que service centralisé, la Division de l’AIPRP coordonne le traitement, dans les meilleurs délais, des demandes qui sont présentées en vertu de la Loi, traite les plaintes déposées auprès du commissaire à la protection de la vie privée et répond aux demandes d’information informelles. Le personnel de la Division de l’AIPRP appuie également les fonctionnaires du Ministère sur des questions touchant la Loi. La Division de l’AIPRP se compose d’un directeur, de deux chefs d’équipe, de dix analystes de l’AIPRP à temps plein et de deux adjoints administratifs.

L’adoption de la Loi fédérale sur la responsabilité a permis d’ajouter le paragraphe 4(2.1) à la Loi sur l’accès à l’information :

« Le responsable de l’institution fédérale fait tous les efforts raisonnables, sans égard à l’identité de la personne qui fait ou s’apprête à faire une demande, pour lui prêter toute l’assistance indiquée, donner suite à sa demande de façon précise et complète et, sous réserve des règlements, lui communiquer le document en temps utile sur le support demandé. »

Même si la Loi sur la protection des renseignements personnels ne contient aucune disposition semblable, le Ministère s’engage à respecter l’esprit et l’intention de ces principes et la Directive sur les demandes de renseignements personnels et de correction au moment de traiter les demandes présentées en vertu de la Loi.

Cette année, la Division de l’AIPRP a participé à deux séances d’orientation. Celles-ci sont fournies aux nouveaux employés du Ministère afin qu’ils puissent connaître les activités de chaque direction. Elle a fourni de l’information au sujet de la Division, de la Loi et des pratiques de gestion de l’information à 45 nouveaux employés.

Deux autres séances de formation ont été offertes aux employés de différentes directions du Ministère. La formation a été donnée au moyen du module de formation en ligne sur l’AIPRP de l’École de la fonction publique du Canada afin de veiller à ce qu’elle soit conforme à l’approche pangouvernementale. Au total, 13 employés ont suivi cette formation. On a aussi mené avec des personnes-ressources de l’AIPRP de la Direction des séances de formation portant sur les processus de l’AIPRP, y compris ceux se rapportant à la mise à jour annuelle d’InfoSource. Aucune formation propre aux directions n’a été demandée cet exercice-ci.

De la formation ponctuelle à propos de divers sujets a également été fournie suivant les besoins dans l’ensemble du Ministère, y compris à de nouvelles personnes-ressources de direction de l’AIPRP.

Un audit interne des systèmes et des processus relatifs aux demandes d’accès à l’information (AI), ainsi que de la gestion de la sécurité et de l’information a été achevé en 2015-2016. Dans le cadre de l’audit interne, l’accent était principalement mis sur les demandes d’AI, et plusieurs de pratiques exemplaires qui ont été élaborées à partir des constatations s’appliquent aussi au traitement des demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. L’audit a conclu que le Ministère compte des systèmes et des activités d’information efficaces et fiables pour le traitement des demandes d’accès à l’information. Bien que dans l’audit on ait noté des améliorations récentes au processus d’examen concernant les demandes d’AI, il existe d’autres possibilités permettant de réduire le temps requis pour extraire l’information demandée et simplifier le processus d’examen des trousses de diffusion.

Par conséquent, dans le cadre de l’audit, on a recommandé ce qui suit au sous-ministre :

1. Toutes les directions adoptent des pratiques exemplaires liées à la gestion de l’information qui leur permettront de relever et d’extraire l’information pour les demandes d’AI dans les délais prévus;
2. L’examen effectué par la Direction juridique n’ait plus lieu après l’examen de la Direction des consultations et des communications, à moins que des questions juridiques ne soient concernées.

En réponse à la recommandation 1), des documents d’orientation ont été élaborés afin d’aider tous les responsables ministériels à répondre aux demandes d’AI. Ils comprenaient des documents d’orientation sur la plupart des exemptions les plus utilisées, la sécurité de l’information et la gestion de l’information.

En réponse à la recommandation 2), au 1er juin 2015, le processus d’approbation de l’accès à l’information (AI) a été examiné, et un nouveau processus a été mis en place. Les sous-ministres adjoints, leurs directeurs généraux ou leurs directeurs exécutifs se sont vu déléguer le pouvoir d’approuver la diffusion de l’information pour la plupart des demandes d’AI. De plus, afin d’accélérer le processus, la transmission de la trousse proposée à examiner et à approuver est maintenant effectuée par voie électronique dont le délai d’exécution prévu est de cinq jours ouvrables si le temps le permet.

Afin d’assurer la conformité avec les politiques et le respect des procédures pour le traitement des demandes d’AIPRP et la préparation des réponses de façon adéquate, la Division de l’AIPRP continue de mettre à jour les outils qu’utilisent les employés de la Division de l’AIPRP et de l’ensemble du Ministère, et organise des rencontres en personne avec les nouveaux employés et personnes-ressources. Les outils et les rencontres ont permis de s’assurer que les employés du Ministère connaissent leurs rôles et responsabilités relativement aux demandes d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels.

En raison du changement de gouvernement, la délégation de pouvoirs a été modifiée et a été approuvée le 1^er décembre 2015. Le pouvoir d’approuver ou de refuser la communication des renseignements en vertu de la Loi est partagé entre le sous-ministre, les sous-ministres délégués, les sous-ministres adjoints de la Direction des consultations et des communications et de la Direction des services ministériels, le directeur principal, Division des politiques de communication, la directrice de la Division d’AIPRP, les chefs d’équipe de l’AIPRP et les analystes principaux de l’AIPRP afin d’autoriser d’autres questions administratives. La directrice de l’AIPRP exécute normalement cette fonction, sauf en ce qui concerne les divulgations en vertu de l’alinéa 8(2)e) de la Loi qui incombent habituellement au sous-ministre adjoint de la Direction des services ministériels.

Info Source est une série de publications contenant des renseignements sur le gouvernement du Canada et des renseignements recueillis par ce dernier. Son but premier est d’aider les personnes à exercer les droits qui leur sont conférés par la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Info Source appuie également l’engagement du gouvernement, en ce qui a trait à la facilité d’accès à l’information sur ses activités.

Vous trouverez une description des fonctions, des programmes, des activités et des fonds de renseignements connexes du Ministère dans le document Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux. Info Source donne aux personnes et aux employés du gouvernement (actuels et anciens) des renseignements pertinents visant à leur donner accès aux renseignements personnels les concernant qui sont détenus par les institutions gouvernementales assujetties à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Durant la période visée par le présent rapport, la Division de l’AIPRP a étudié le contenu des chapitres Info Source, notamment les descriptions des fonds de renseignements associés à ses activités, programmes et fonctions.

Toutes les publications Info Source sont disponibles gratuitement sur Internet.

Le nombre de demandes formelles reçues au cours de la période visée par ce rapport était de 36, soit une augmentation de 44 % comparativement aux 20 demandes formelles reçues au cours de l’exercice précédent. Une seule demande de 2014-2015 a été reportée. À la fin de l’exercice 2015-2016, toutes les 37 demandes avaient été traitées.

Le tableau 1 illustre une tendance triennale.

En 2015-2016, le Ministère n’a pas reçu de consultation d’une autre institution ou organisation gouvernementale.

Bon nombre de personnes qui présentent une demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels croient que le Ministère dispose d’autant de renseignements personnels sur elles que l’Agence du revenu du Canada, les banques et les sociétés de fiducie. Ce n’est pas le cas, et cela explique pourquoi beaucoup des demandes ne mènent pas à la récupération de renseignements personnels. Le tableau ci-dessous indique quelles dispositions ont été prises à l’égard des 37 demandes :

Sur les 37 demandes traitées, toutes ont été fermées à temps, ce qui représente une augmentation par rapport au 89,5 % affiché en 2014-2015. Parmi les 37 demandes fermées au cours de la période visée par le rapport, 34 (91,8 %) ont été achevées dans un délai de 30 jours, deux (5 %) ont été réalisées dans une période de deux mois et une demande (2,7 %) l’a été entre 61 et 120 jours.

En 2015-2016, le Ministère a invoqué un total de huit exemptions en vertu d’articles précis de la Loi. Ces exemptions étaient les suivantes :

Aucune exclusion n’a été appliquée.

Des documents ont été communiqués aux demandeurs dans 20 cas, dont 11 sur support papier et neuf sur disque compact. Aucun demandeur n’a exigé de voir les documents originaux au lieu de recevoir une copie.

Six des demandes ont été jugées complexes, car elles portaient sur des renseignements personnels concernant des personnes autres que les demandeurs.

Toutes les demandes ont été répondues dans le délai prévu par la loi.

Il n’y a eu aucune demande de traduction au cours de la période visée par le présent rapport.

L’alinéa 8(2)e) de la Loi permet la communication de renseignements personnels « à un organisme d’enquête […] en vue de faire respecter des lois fédérales ou provinciales ». Le Ministère n’a communiqué aucun renseignement aux termes de l’alinéa 8(2)e) de la Loi au cours de la période visée par le présent rapport.

L’alinéa 8(2)m) de la Loi permet la communication de renseignements personnels pour des raisons d’intérêt public. Le Ministère n’a communiqué aucun renseignement aux termes de l’alinéa 8(2)m) de la Loi au cours de la période visée par le présent rapport.

Au cours de la période visée par le présent rapport, le Ministère n’a reçu aucune demande de correction ni de mention de correction.

Deux prorogations du délai prévu par la Loi ont été prises, soit une pour interférence des opérations et une aux fins de consultation.

Aucune consultation n’a été reçue d’une autre institution ou d’un organisme gouvernemental.

Il n’y a eu aucune consultation relative aux documents confidentiels du Cabinet.

Une plainte concernant l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels a été déposée contre le Ministère au cours de la période visée par le rapport. La plainte a été reportée à l’exercice 2016–2017.

Aucune plainte n’a été fermée au cours de la période visée par le présent rapport.

Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada a lancé un examen d’enquête (audit) au cours de la période visée par le rapport. Il porte sur les dispositions sur l’équité dans le traitement de l’information de la Loi sur la protection des renseignements personnels (articles 4 à 8); il a été reporté à l’exercice 2016-2017.

Comme il a été mentionné précédemment, un audit interne des systèmes et des processus des demandes d’accès à l’information (AI) et de la gestion de la sécurité et de l’information a été réalisé en 2015-2016. Dans le cadre de l’audit interne, l’accent était principalement mis sur les demandes d’AI, et plusieurs de pratiques exemplaires qui ont été élaborées à partir des constatations s’appliquent aussi au traitement des demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. L’audit a conclu que le Ministère compte des systèmes et des activités d’information efficaces et fiables pour le traitement des demandes d’accès à l’information. Bien que dans l’audit on ait noté des améliorations récentes au processus d’examen concernant les demandes d’AI, il existe d’autres possibilités permettant de réduire le temps requis pour extraire l’information demandée et simplifier le processus d’examen des trousses de diffusion.

Le Ministère n’a ni entrepris et ni réalisé une Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée au cours de la période visée par le présent rapport.

Les frais engagés au cours de la période visée sont calculés à la lumière du salaire des employés de Division de l’AIPRP et des dépenses administratives en lien avec l’application de la Loi. Les coûts ne comprennent pas le salaire des autres employés ministériels travaillant au traitement des demandes. L’application de la Loi aura coûté 71 394 $ au Ministère au cours de cet exercice.

Aucun appel n’a été déposé devant la Cour fédérale.

Compte tenu du faible nombre de demandes traitées par le Ministère en vertu de la Loi, y compris les corrections et les mentions, la Division de l’AIPRP effectue un suivi des demandes chaque semaine ou au besoin, afin de s’assurer que le Ministère respecte ses obligations législatives.

Il n’y a eu aucune atteinte substantielle à la vie privée au cours de la période visée par le rapport.

L’alinéa 8(2)m) de la Loi permet la communication de renseignements personnels dans les cas où des raisons d’intérêt public justifient nettement une éventuelle violation de la vie privée ou lorsque l’individu concerné en tirerait un avantage certain. Il n’y a eu aucune communication de renseignements aux termes de l’alinéa 8(2)m) au cours de l’exercice 2015–2016.

Nombre d'ÉFVP terminées :

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