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Cahier de transition du sous ministre d’IRCC 2019 – Secteur de la gestion ministérielle et du DPF

[CAVIARDÉ] apparaît lorsque des informations sensibles ont été soustraites conformément aux principes de la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Aperçu

Le Secteur de la gestion ministérielle (SGM), qui a récemment été créé, comprend les services internes qui permettent de faire progresser les priorités ministérielles et d’aider Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) à atteindre ses objectifs.

Les directions générales du SGM fournissent des conseils et une orientation aux gestionnaires afin qu’ils puissent exercer leurs pouvoirs et responsabilités conformément aux divers cadres stratégiques et législatifs et aux directives concernant les services ministériels dans la fonction publique fédérale. Cela comprend de solides services financiers, des services ministériels, la gestion des personnes, des services de locaux  souples fournis en temps utile, la sécurité, l’approvisionnement et le respect des règles d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels.

En date du 29 mars 2019, l’effectif du SGM comptait 1 028 employés.

Effectif par groupe professionnel

Figure 1 : Effectif par groupe professionnel

Version texte : Figure 1 : Effectif par groupe professionnel
Groupe professionnel Pourcentage de l'effectif
Direction (EX) 3 %
Services Administratifs (AS) 24 %
Gestion financière (FI) 20 %
Commis aux Écritures et aux règlements (CR) 20 %
Gestion du personnel (PE) 16 %
Administration des programmes (PM) 9 %
Économique et services de sciences sociales (EC) 2 %
Autre 4 %

Le SGM dépend de ses partenaires pour fournir des services rapides et efficaces. Les partenaires comprennent, sans toutefois s’y limiter : Services partagés, Services publics et Approvisionnement, l’Agence des services frontaliers du Canada, le Receveur général, Emploi et Développement social, Affaires mondiales, la Commission de l’immigration et du statut de réfugié, le Secrétariat du Conseil du Trésor, le ministère des Finances Canada, le Bureau du Conseil privé.

Secteur de la gestion ministérielle

Mills, Daniel SMA/DPF, Gestion ministérielle et dirigeant principal des finances & champion des langues officielles

Divulgation à venir, DG, Stratégie financière /ADPF

Cardinal, Simon, DG, Secrétariat ministériel

Proulx, Nathalie, DG, Opérations financières

Lanouette, Robert, DG, Administration, sécurité et installations (ASM)

White, Audrey (p.i), Directrice Principale, AIPRP

Flowers Code, Holly, Dirigeante principale des ressources humaines

Divulgation à venir, DG, Partenariat financier

Principales responsabilités

Direction générale des opérations financières (DGOF) - DG, Nathalie Proulx

La DGOF veille surtout à créer et à mettre en œuvre des systèmes financiers, des processus comptables et des pratiques et outils qui sont conformes aux règlements et aux politiques et qui aident IRCC dans sa gérance des ressources publiques.

Activités principales :

Chiffres de direction général :

Direction générale du partenariat en matière financière (DGPF) – DG à déterminer

Les activités de la DGPF sont axées sur la mobilisation des clients par l’analyse des résultats financiers et la prévision des besoins afin d’appuyer la prise de décisions, ainsi que la présentation de conseils stratégiques concernant tous les aspects de la gérance des ressources financières et de l’établissement des coûts.

Activités principals :

Chiffres de direction général :

Direction générale de la stratégie financière (DGSF) – DG, TBD*

La DGSF appuie la haute direction en fournissant des analyses ministérielles stratégiques sur l’utilisation opérationnelle des ressources pour atteindre les objectifs des programmes. À cette fin, la DGSF doit assumer la responsabilité des ressources organisationnelles, des coûts et des frais, des stratégies et des renseignements financiers.

Activités principales :

Chiffres de direction général :

Direction générale des ressources humaines (DGRH) – DG : Holly Flowers Code

La DGRH assure un leadership et offre une orientation stratégique sur les politiques et les programmes ainsi que des services et des conseils opérationnels en matière de gestion des ressources humaines à l’appui des priorités et des objectifs d’IRCC, conformément aux priorités et aux directives du gouvernement.

Activités principales :

Chiffres de direction général :

Direction générale de l’administration, de la sécurité et des installations (DGASI) – DG, Robert Lanouette

La DGASI est responsable de la planification, de l’élaboration et de la mise en œuvre des politiques et des normes ministérielles en matière de sécurité, de gestion des installations et de la chaîne d’approvisionnement à l’appui d’IRCC.

Activités principales :

Chiffres de direction général :

AIPRP et responsabilisation (A et R) – Directrice principale p.i., Audrey White

L’unité responsable d’A et R se concentre sur la gestion des demandes ministérielles d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels, et sur le soutien à IRCC dans le renforcement des pratiques de gestion et de la responsabilisation. Elle fournit également des conseils stratégiques et des recommandations sur les dossiers d’AIPRP.

Activités principales :

Chiffres de direction général :

Secrétariat ministériel (SM) – DG, Simon Cardinal

Le Secrétariat ministériel se concentre sur les activités essentielles pour IRCC, y compris sur la structure des comités décisionnels pour une gouvernance ministérielle et opérationnelle efficace. Il favorise et appuie également la coordination horizontale et la prise de décisions stratégiques à l’échelle d’IRCC, tout en préconisant les perspectives intégrées.

Activités principales :

Chiffres de direction général :

Priorités du Secteur

Le SGM favorise l’avancement des priorités ministérielles et des initiatives de services internes en mettant l’accent sur les priorités sectorielles suivantes.

1. Favoriser la croissance du Ministère

Soutenir la croissance du Ministère grâce à une transformation efficace du milieu de travail et à une répartition efficace des locaux, à une main-d’œuvre qualifiée et à la gestion des risques financiers.

Dossiers principaux: S’appuyer sur les efforts de recrutement pour recruter des talents et fixer des objectifs en matière d’ETP par direction générale ou secteur pour contrôler la croissance (sur une base continue); mener à bien jusqu’à 22 projets d’optimisation pour répondre à la croissance ministérielle et rénover 5 étages supplémentaires au complexe des TJE pour répondre aux besoins de croissance (court terme).

2. Transformer les processus organisationnels

Normaliser les outils et rationaliser les processus en mettant l’accent sur les prévisions financières, l’établissement des coûts, la surveillance des frais, la gouvernance, l’AIPRP et la transparence du gouvernement.

Dossiers principaux: Effectuer des examens financiers des programmes (court terme); [CAVIARDÉ]; mettre en œuvre un nouveau processus d’AIPRP pour les demandes de documents ministériels dans tout le Ministère (court terme); prendre des mesures inspirées des leçons apprises à la suite de la première année de l’examen de la gouvernance ministérielle; terminer la révision des processus et des outils parlementaires.

3. Moderniser la prestation des services

Devenir un partenaire de confiance au sein de l’organisation en adoptant une approche axée sur le client qui augmente l’efficacité et améliore la prestation des services.

Dossiers principaux: Collaborer avec le Bureau du contrôleur général à la mise en œuvre d’un outil de prévision budgétaire (sur une base continue); élargir progressivement  l’accès aux services de voyage pour qu’ils soient offerts à toutes les directions générales d’ici 2020-2021; facturation sans papier; mettre en place la stratégie de service en ligne et la modernisation du Secrétariat ministériel (court terme et moyen terme).

4. Gestion des personnes

Continuer de développer les capacités du modèle de prestation de services en mettant l’accent sur le recrutement, le perfectionnement professionnel, l’apprentissage et le maintien en poste, le mieux-être des employés, la gestion du changement et les questions liées à la paye.

Dossiers principaux: Stabilisation du processus des RH à la paye; mettre en place la déclaration de l’employé (information consolidée sur la paye) dans l’ensemble d’IRCC (court terme); élaborer des stratégies efficaces de gestion des personnes pour favoriser une culture de dualité linguistique, de diversité et d’inclusion; appuyer le développement et le maintien des communautés de pratique (sur une base continue).

5. Essentiels

Continuer de soutenir les initiatives et les projets ministériels complexes (p. ex. Hinton, Phénix, migration irrégulière, hébergement, établissement des coûts des documents du Cabinet).

Dossiers principaux: Appuyer la position d’IRCC à l’égard des recours collectifs; surveiller les paiements excédentaires ou insuffisants résultant de Phénix et permettre des changements dans les processus de comptabilité et de rapprochement; élargir officiellement l’accessibilité aux paiements prioritaires d’urgence sans seuil; aider IRCC à respecter la Loi sur les frais de service; compenser les augmentations des coûts liés à l’indice des prix à la consommation et demander une exemption de frais au besoin (court terme).

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