Politique sur la limitation du fardeau réglementaire sur les entreprises

7.2.1 Exigence de déterminer les modifications complémentaires aux exigences administratives

Les organismes de réglementation doivent identifier toute augmentation ou réduction du fardeau administratif imposé aux entreprises par les projets de règlement qui sont assujettis à la Loi sur la réduction de la paperasse. Les coûts associés à ces exigences doivent être calculés en utilisant la méthode établie dans le Règlement sur la réduction de la paperasse.

L’application de la règle du « un pour un » se fonde sur l’augmentation ou la réduction progressive du fardeau administratif en fonction d’une référence existante. Pour déterminer cette référence, les organismes de réglementation doivent :

• déterminer si les exigences liées au fardeau administratif sont déjà mises en œuvre de manière volontaire;
• envisager l’imposition ou la suppression d’un fardeau de manière concrète.

Si la modification proposée, par exemple, vise à réglementer une activité qui était précédemment volontaire, l’augmentation progressive s’appliquerait seulement aux entreprises qui ne mènent pas déjà cette activité.

Le ministère ou l’organisme qui parraine le projet de règlement détermine la référence en consultation avec le SCT :

• dans le cas des modifications réglementaires du gouverneur en conseil, l’organisme de réglementation détermine de manière préliminaire, à l’étape du triage, si la règle doit s’appliquer;
• dans le cas des modifications réglementaires d’une autorité autre que le gouverneur en conseil, les organismes de réglementation doivent communiquer avec le SCT afin de discuter de l’application de la règle.

La décision finale sur l’application de la règle incombe au Conseil du Trésor seulement.

Une augmentation ou une réduction progressive du fardeau administratif peut être introduite de nombreuses façons :

• une modification réglementaire ou un nouveau règlement augmente ou réduit le fardeau administratif;
• une modification réglementaire incorpore directement un document par renvoi comme une norme, un document technique ou une loi d’une autre administration;
• le règlement modifie une annexe d’une loi du Parlement ou d’un règlement;
• les exigences ou les processus du gouvernement fédéral sont remplacés par des exigences ou des processus provinciaux ou territoriaux (et inversement).

Consultez l’annexe B pour obtenir une liste des types d’activités administratives.

7.2.2 Exigence de valider les estimations du fardeau administratif

Des facteurs comme le coût horaire du travail et le temps requis pour compléter une activité réglementée sont essentiels au calcul des coûts administratifs. Les organismes de réglementation devraient s’assurer que les hypothèses utilisées pour estimer l’augmentation ou la réduction des exigences administratives se fondent sur les commentaires des intervenants touchés. La rétroaction sur ces hypothèses et d’autres :

• peut être obtenue au moyen d’une consultation formelle ou informelle;
• peut avoir lieu avant l’élaboration des estimations des coûts qui accompagnent le projet de règlement.

7.2.3 Exigence de calculer les coûts administratifs

Les organismes de réglementation doivent utiliser la méthode établie dans le Règlement sur la réduction de la paperasse afin de calculer les coûts des exigences administratives progressives en vertu de la règle. La méthode :

• est basée sur le Modèle des coûts standard;
• exige que l’organisme de réglementation détermine combien d’entreprises seraient touchées par la modification réglementaire, et ce, en utilisant un ensemble d’hypothèses quant aux répercussions sur les entreprises.

Les organismes de réglementation doivent utiliser le Calculateur des coûts réglementaires, ou un autre calculateur approuvé par le SCT, pour chaque projet de règlement qui contient une augmentation ou une réduction du fardeau, et soumettre le calculateur complété au SCT.

Si la modification proposée vise à réglementer une activité qui était précédemment volontaire, l’augmentation progressive s’appliquerait seulement aux entreprises qui ne mènent pas déjà cette activité. Le calcul des coûts administratifs n’est pas nécessaire lorsque le règlement n’est plus en vigueur.

Si une modification réglementaire fournit plus d’une option de conformité ou de présentation de rapports pour une même exigence réglementaire :

• la règle s’applique seulement à l’option qui impose les plus bas coûts administratifs;
• les autres options ne sont pas incluses dans l’établissement des coûts.

Cette approche :

• encourage les organismes de réglementation à faire preuve de souplesse;
• reconnaît que les parties réglementées peuvent choisir des options de conformité plus favorables qui imposent des coûts administratifs plus élevés.

Dans les situations où l’industrie réglementée ne serait pas toute touchée par une modification réglementaire, les organismes de réglementation doivent :

• inclure leurs hypothèses dans le REIR connexe;
• fournir les calculs au SCT.

7.2.4 Exigence d’évaluer les coûts administratifs

Afin de retirer l’effet de l’inflation, les tableaux des coûts doivent être convertis en dollars constants afin de permettre une comparaison utile et conforme, peu importe l’année au cours de laquelle les résultats ont été mesurés initialement. De tels rajustements permettent de veiller à ce que les coûts sont :

• égaux à leur valeur d’échange (rajustement de l’inflation);
• calculés au moment de leur rajustement (actualisation).

Le Règlement sur la réduction de la paperasse établit la façon de rajuster les coûts administratifs inclus dans le projet de règlement. Les tableaux qui sont présentés dans le REIR doivent être identiques à ceux générés par le Calculateur des coûts réglementaires. Le seul arrondissement des tableaux permis est au dollar.

Le Règlement sur la réduction de la paperasse exige que l’année 2012 soit utilisée comme année de référence des coûts aux fins de l’évaluation de l’augmentation et de la réduction du fardeau. Cette année de référence des prix s’applique à la valeur actuelle et annualisée. Un taux d’actualisation de 7 % doit être utilisé aux fins de l’évaluation de l’augmentation et de la réduction du fardeau. Les salaires peuvent être rajustés aux niveaux des prix de 2012 en multipliant le coût horaire estimé par le rapport entre la valeur de l’indice des prix à la consommation pour 2012 et la valeur de l’indice des prix à la consommation pour l’année la plus récente disponible pour laquelle le coût a été estimé, en utilisant les données disponibles dans le tableau 18-10-0005-01 de Statistique Canada.

Les organismes de réglementation doivent utiliser une période de prévisions de 10 ans aux fins de l’évaluation de l’augmentation et de la réduction du fardeau. Ces prévisions sur 10 ans doivent commencer l’année où l’augmentation du fardeau entrera en vigueur ou, dans le cas d’une réduction du fardeau, l’année où elle sera supprimée.

7.2.5 Exigence de compenser par modification réglementaire l’imposition de nouveaux coûts administratifs aux entreprises (élément A)

Les modifications réglementaires qui imposent de nouveaux coûts administratifs aux entreprises doivent être compensées par une réduction équivalente des coûts administratifs découlant de la réglementation existante dans les 24 mois (730 jours). Cette période débute le jour de l’enregistrement de la modification réglementaire, et la réduction du fardeau peut être accumulée en tout temps afin de compenser l’augmentation du fardeau.

La règle s’applique seulement aux modifications réglementaires, telles qu’elles sont définies par les instruments suivants :

• Loi sur la réduction de la paperasse;
• Règlement sur la réduction la paperasse;
• présente politique.

Les organismes de réglementation ne peuvent pas compter les réductions du fardeau découlant des réductions des coûts administratifs qui se fondent sur des sources non réglementaires telles que les lois, les politiques ou les programmes.

7.2.6 Exigence d’abroger un règlement lorsqu’un nouveau règlement impose des coûts administratifs aux entreprises (élément B)

Les organismes de réglementation sont tenus d’abroger un règlement existant dans les 24 mois (730 jours) suivant l’imposition par un nouveau règlement de nouveaux coûts administratifs aux entreprises. Cette période débute le jour de l’enregistrement de la modification réglementaire, et la suppression des titres peut s’accumuler en tout temps afin de compenser l’ajout des titres. L’élément B ne s’applique pas aux modifications réglementaires.

Le règlement qui abroge et remplace un règlement existant mène à un coût net zéro en vertu de l’élément B, indépendamment de la possibilité que le nouveau règlement impose de nouveaux coûts administratifs aux entreprises. Dans ce cas, les organismes de réglementation doivent tout de même compenser toute modification progressive des coûts administratifs en remplaçant le règlement, suivant l’élément A.

Lorsque l’abrogation et le remplacement incluent de nombreuses abrogations, la première est considérée avoir un coût net zéro, tel qu’il est décrit ci-dessus :

• chaque abrogation additionnelle est considérée comme une réduction d’un règlement suivant l’élément B;
• tout coût administratif associé à l’abrogation additionnelle d’un règlement est considéré comme une réduction du fardeau suivant l’élément A.

7.2.7 Exigence de compenser à partir d’un portefeuille

En ce qui concerne les éléments A et B de la règle, le rapprochement peut être effectué par le portefeuille. Les ministères peuvent retirer la réduction du fardeau et des règlements de leur portefeuille.

Le ministre qui parraine le projet de règlement se voit attribuer tous les coûts administratifs en vertu de la règle; les coûts administratifs ne peuvent pas être répartis entre plusieurs ministres. Si deux ministres ont une responsabilité partagée en vertu de la loi, et ils parrainent conjointement la modification réglementaire, on attribue l’augmentation ou la réduction du fardeau, l’ajout ou la suppression du règlement au ministre qui est le principal responsable de la modification réglementaire.

Si le règlement est administré par plus d’un ministère ou organisme, le ministère qui parraine la modification réglementaire se verra attribuer l’augmentation ou la réduction du fardeau ou l’ajout ou la suppression du règlement. Si plusieurs ministres ont une responsabilité partagée dans un portefeuille (comme le ministre de la Famille, des Enfants et du Développement social et le ministre de l’Emploi, du Développement de la main-d’œuvre et du Travail), le ministre responsable du portefeuille doit appliquer la règle.

Une modification de l’appareil gouvernemental pourrait avoir une incidence sur l’équilibre d’un portefeuille suivant les éléments A et B. Le président du Conseil du Trésor déterminera la façon de gérer l’augmentation ou la réduction du fardeau ou l’ajout ou la suppression des règlements associés à une telle modification.

Le SCT surveille et suit les compensations par portefeuille afin d’assurer la conformité avec la Loi sur la réduction de la paperasse et la mise en œuvre efficace des instruments suivants :

• règle du « un pour un »;
• présente politique.

7.2.8 Non-conformité à l’exigence de compenser

Le SCT assure le respect de l’obligation de compenser la réglementation, et il informe les organismes de réglementation qui s’approchent du délai de 24 mois de la règle du « un pour un ». Les organismes de réglementation :

• devraient identifier toute modification réglementaire prévue qui satisferait à l’obligation de compenser suivant les éléments A et B;
• pourraient être tenus d’examiner leurs règlements existants afin d’identifier les exigences réglementaires et les règlements à supprimer.

Le président du Conseil du Trésor peut :

• établir les processus visant à répondre aux situations de non-conformité suivant les éléments A et B de la règle du « un pour un »;
• déclarer publiquement de telles situations, le cas échéant.

7.2.9 Exemption à l’exigence de compenser

Conformément à l’article 6 du Règlement sur la réduction de la paperasse, le Conseil du Trésor peut exempter un règlement de l’exigence de compenser l’augmentation du fardeau et l’ajout de règlements, tel qu’il est établi à l’article 5 de la Loi sur la réduction de la paperasse.

Les exemptions s’appliquent seulement aux règlements qui imposeraient de nouveaux coûts administratifs aux entreprises. Si l’on ne s’attend pas que le projet de règlement impose de nouveaux coûts administratifs, rien ne justifie une demande une exemption.

Lorsqu’une exemption est demandée, l’estimation des coûts du projet de règlement devrait être effectuée conformément aux instruments suivants :

• Loi sur la réduction de la paperasse;
• Règlement sur la réduction la paperasse;
• présente politique.

Il peut exister des situations exceptionnelles où il est difficile d’estimer les coûts administratifs, voire même impossible en consultation avec les intervenants touchés, comme lorsqu’il s’agit d’imposer des sanctions internationales. Dans ces cas, les organismes de réglementation doivent prendre toutes les mesures possibles pour :

• inclure les renseignements relatifs à l’estimation des coûts;
• expliquer les limites de l’évaluation fournie.

La Loi sur la réduction de la paperasse établit que le Conseil du Trésor est la seule entité ayant le pouvoir d’octroyer des exemptions et que ses décisions sont appuyées par le SCT :

• pour les modifications réglementaires du gouverneur en conseil, la demande d’exemption est incluse dans le projet de règlement présenté aux fins d’examen par le Conseil du Trésor;
• pour les modifications réglementaires d’un organisme autre que le gouverneur en conseil, l’organisme de réglementation doit consulter le SCT et fournir les renseignements nécessaires au Conseil du Trésor en guise d’appui de la demande d’exemption.

7.2.10 Exigences relatives aux résumés de l’étude d’impact de la réglementation

Pour tous les projets de règlement ministériels et du gouverneur en conseil, le REIR doit inclure les renseignements suivants dans la section sur la règle du « un pour un » :

• une indication du fait de savoir si la modification réglementaire :
  • impose de nouveaux coûts administratifs aux entreprises et, par conséquent, déclenche l’application de l’élément A de la règle;
  • réduit les coûts administratifs.
• une indication du fait de savoir si la modification réglementaire :
  • est un nouveau règlement qui impose de nouveaux coûts administratifs aux entreprises et qui, par conséquent, déclenche l’application de l’élément B de la règle;
  • abroge un ou plusieurs règlements existants.

Si l’un des deux éléments de la règle s’applique, la section de la règle du « un pour un » du REIR doit inclure les renseignements suivants :

• résumé des calculs des coûts administratifs de l’augmentation ou de la réduction du fardeau et des hypothèses quant à la monétisation, telles qu’elles sont établies aux sous-sections 7.2.1, 7.2.3 et 7.2.4 de la présente politique (le calculateur rempli doit également être fourni au SCT, et les chiffres doivent correspondre à ceux cités dans le REIR);
• un résumé des consultations, telles qu’elles sont établies à la sous-section 7.2.2 de la présente politique, y compris la rétroaction des intervenants et des Canadiens sur les estimations de l’organisme de réglementation des coûts administratifs imposés aux entreprises ou des économies pour ces dernières ainsi que les hypothèses sous-jacentes;
• si une exemption est demandée :
  • une indication de la catégorie d’exemption qui s’applique;
  • une justification à l’appui fondée sur les critères établis à la sous-section 7.2.9 de la présente politique.

7.2.11 Exigence de présentation de rapports annuels

Conformément à la Loi sur la réduction de la paperasse et au Règlement sur la réduction de la paperasse, le président du Conseil du Trésor publie un rapport avant la fin de chaque année civile sur l’application de la règle du « un pour un ». Ce rapport inclut les éléments suivants :

• résumé des augmentations et des diminutions du coût du fardeau administratif qui découlent des modifications réglementaires effectuées au cours de l’exercice financier antérieur;
• nombre de règlements modifiés ou abrogés à la suite des modifications réglementaires effectuées au cours de cette période de douze mois.

En plus de l’exigence de présentation de rapports établie dans la loi et le règlement, le président peut également inclure dans son rapport d’autres aspects concernant l’application de la règle comme la non-conformité à l’exigence de compenser.

Le président du Conseil du Trésor publie le rapport sur le site Web du SCT.

8.2.1 Exigence pour déterminer si un projet de règlement a des répercussions sur les petites entreprises

Les organismes de réglementation doivent déterminer si le projet de règlement aura un impact sur les petites entreprises au Canada. Si les petites entreprises seront touchées :

• la Lentille des petites entreprises s’appliquera;
• une analyse approfondie devra être effectuée.

Les organismes de réglementation sont encouragés à utiliser la liste de vérification de la Lentille des petites entreprises (consultez l’annexe C) afin de faciliter la détermination.

8.2.2 Exigence d’analyser les répercussions pour les petites entreprises

Les organismes de réglementation doivent analyser et décrire les répercussions du projet de règlement pour les petites entreprises. Le type d’analyse exigé :

• est déterminé à l’étape du triage du processus réglementaire;
• s’harmonise avec les exigences de l’analyse coûts-avantages.

En général, plus les coûts estimés d’un projet de règlement sont élevés, plus l’analyse doit être approfondie :

• pour les projets de règlement qui ne génèrent aucun coût anticipé, les organismes de réglementation doivent décrire les avantages et indiquer que le règlement ne génère aucun coût connexe;
• pour les projets de règlement qui génèrent des coûts faibles, c’est-à-dire des coûts annuels totaux de moins d’un million de dollars à l’échelle nationale, les coûts et les avantages doivent être :
  • décrits en utilisant des termes qualitatifs;
  • quantifiés et convertis en valeur monétaire, si les données sont disponibles;
• pour les projets de règlement qui génèrent des coûts importants, c’est-à-dire des coûts annuels totaux d’un million de dollars ou plus à l’échelle nationale, il faut généralement que les avantages et les coûts soient quantifiés et convertis en valeur monétaire. Si les coûts et les avantages ne peuvent pas être convertis en valeur monétaire, il faut effectuer une analyse qualitative rigoureuse des répercussions.

8.2.3 Exigence de validation des estimations du fardeau administratif et de conformité

Des facteurs comme le coût horaire du travail et le temps requis pour compléter une activité réglementée sont essentiels au calcul des coûts administratifs et de conformité. Les organismes de réglementation devraient s’assurer que les hypothèses utilisées pour estimer l’augmentation ou la réduction des exigences administratives et de conformité se fondent sur les commentaires des intervenants touchés. La rétroaction sur ces hypothèses et d’autres :

• peut être obtenue lors d’une consultation formelle ou informelle;
• peut avoir lieu avant l’élaboration des estimations des coûts qui accompagnent le projet de règlement.

8.2.4 Exigence de tenir compte des besoins des petites entreprises lors de l’élaboration de la réglementation

Si les répercussions pour les petites entreprises sont identifiées, l’organisme de réglementation doit réduire au minimum les répercussions économiques nuisibles aux petites entreprises, sauf dans les situations où l’organisme de réglementation n’a pas le pouvoir discrétionnaire d’influencer l’élaboration de la réglementation. Le REIR devrait :

• inclure un aperçu de haut niveau de la façon dont le projet de règlement répond aux besoins des petites entreprises;
• présenter les coûts administratifs et de conformité estimés en faisant la distinction entre eux.

8.2.5 Exigence de considérer la souplesse pour les petites entreprises

Les organismes de réglementation sont encouragés à élaborer d’autres options d’administration ou de conformité que les petites entreprises pourraient utiliser pour remplacer la principale approche de conformité établie dans le projet de règlement, à condition que cela soit permis par la loi habilitante. Les options peuvent être identifiées par divers moyens, notamment :

• approches de mise en œuvre;
• exigences de conformité;
• fréquence des rapports.

Il est reconnu qu’une souplesse additionnelle pour les petites entreprises n’est pas toujours possible. Dans ces situations, le REIR doit :

• indiquer que la souplesse n’est pas possible;
• indiquer clairement pourquoi la souplesse n’est pas possible.

8.2.6 Exigence de calculer les coûts administratifs et de conformité

Les coûts administratifs et de conformité imposés aux petites entreprises doivent être calculés et déclarés dans le REIR. Les organismes de réglementation doivent utiliser le Calculateur des coûts réglementaires ou un autre calculateur approuvé par le SCT pour convertir en valeur monétaire les coûts administratifs et de conformité associés au projet de règlement. Le calculateur rempli doit être fourni au SCT.

8.2.7 Exigences de résumés de l’étude d’impact de la réglementation

Une analyse de la façon dont la Lentille des petites entreprises a été appliquée doit être incluse comme section du REIR. Les répercussions pour les petites entreprises identifiées dans d’autres sections du REIR devraient indiquer que des renseignements détaillés se trouvent dans la « section relative à la Lentille des petites entreprises » du REIR.

La section relative à la Lentille des petites entreprises doit inclure les éléments suivants :

• caractérisation des répercussions anticipées pour les petites entreprises;
• analyse des exigences administratives et de conformité imposées ainsi que des répercussions connexes établies dans un langage qui est conforme aux exigences analytiques pour le niveau de triage attribué, tel qu’il est établi à la sous-section 8.2.2 de la présente politique;
• détails sur les consultations des intervenants, telles qu’elles sont établies à la sous-section 8.2.3 de la présente politique, y compris les modifications apportées en réponse à la rétroaction des intervenants;
• autres options administratives et de conformité, telles qu’elles sont établies à la sous-section 8.2.5 de la présente politique.

B.1.1 Prestation de renseignements

Pour satisfaire à une obligation de fournir des renseignements, il faut soumettre les renseignements aux parties suivantes :

• gouvernement fédéral;
• tiers qui agit au nom du gouvernement fédéral.

En voici des exemples :

• remplir et déposer des formulaires;
• compiler des données et d’autres renseignements;
• déposer des rapports;
• tenir des dossiers à jour (comme maintenir les dossiers de formation des employés);
• conserver des échantillons de graines ou d’eau;
• recueillir des données historiques sur le carburant des véhicules;
• copier et diffuser des renseignements.

B.1.2 Conservation de renseignements

Les entreprises calculent, évaluent et vérifient les renseignements, suivant leur obligation de :

• présenter des rapports sur les renseignements;
• démontrer qu’elles se conforment au règlement.

En voici des exemples :

• calculer et vérifier la consommation de carburant par les véhicules;
• présenter des rapports sur ces renseignements.