Registres comptables pour les organisations journalistiques enregistrées
Une des principales obligations des organisations journalistiques enregistrées (OJE) est de tenir des registres comptables fiables et complets qui comprennent ce qui suit:
- des renseignements qui permettent à l’Agence du revenu du Canada de vérifier les montants que les donateurs peuvent demander afin d’obtenir des crédits d’impôt ou des déductions.
- des renseignements qui permettent à l’Agence de confirmer que l’entité répond aux exigences relatives au statut de donataire reconnu en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu.
- une copie de chaque reçu officiel remis, comprenant les renseignements prescrits pour le don reçu.
L'OJE doit conserver les registres comptables à l’adresse au Canada qui figure aux dossiers de l'Agence et doit les fournir à celle-ci sur demande.
Les registres comptables comprennent, sans toutefois s’y limiter :
- les documents constitutifs (les actes constitutifs, la constitution, l’acte de fiducie)
- les règlements administratifs
- les états financiers
- les copies des déclarations de renseignements annuelles (formulaire T1000-1)
- les ententes écrites
- les contrats
- les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration et du personnel
- les rapports annuels
- les grands livres
- les relevés bancaires
- les allocations de dépenses
- les inventaires
- les accords d’investissement
- les documents de travail du comptable
- les documents de paie
- les documents promotionnels
- les documents relatifs aux collectes de fonds
Les registres comptables doivent aussi inclure des pièces justificatives, à savoir :
- les factures
- les bons
- les contrats officiels
- les ordres de travail
- les bordereaux de livraison
- les bons de commande
- les relevés de dépôts bancaires
Pour en savoir plus sur la tenue appropriée des registres comptables, y compris les types de dossiers qui doivent être conservés, la période de conservation et les registres électroniques, allez à Tenue de registres comptables.
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