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Obligations des employeurs sous réglementation fédérale envers les stagiaires et les étudiants stagiaires

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Un stagiaire ou un étudiant stagiaire est une personne qui n'est pas un employé mais qui effectue des activités pour un employeur dans le but principal d'acquérir des connaissances ou de l'expérience.

Un stagiaire est traité de la même manière qu'un employé aux fins de la partie III du Code canadien du travail (Code).

Un étudiant stagiaire est une personne qui participe à un stage pour satisfaire aux exigences d'un programme d'études.

Vos obligations envers vos stagiaires

Lorsque vous embauchez des stagiaires, vous devez :

Vos obligations envers les étudiants stagiaires

Dans cette section :

En tant qu'employeur, vous devez tenir un registre de vos documents pendant une période d'au moins 36 mois après la fin du stage.

Vous devez aussi fournir aux étudiants stagiaires les mesures de protection en matière de santé et sécurité au travail et les mesures de protection des normes du travail fédérales suivantes.

Note : ce ne sont pas toutes les normes du travail de la partie III du Code canadien du travail qui s'appliquent aux étudiants stagiaires. Par exemple, en tant qu'étudiant stagiaire, vous pouvez ne pas être rémunéré.

Durée normale du travail

La durée normale du travail pour les étudiants stagiaires est la même que la durée normale du travail pour les employés dans les industries ou milieux de travail sous réglementation fédérale. Toutefois, parce que les étudiants stagiaires ne peuvent pas être compensés avec une rémunération des heures supplémentaires, ils ne peuvent pas excéder la durée normale du travail lorsqu'ils effectuent des activités pour leur employeur.

Modification de l'horaire de travail

Avec l'approbation de l'étudiant stagiaire, vous pouvez établir un horaire de travail qui dépasse les heures normales de travail. Les horaires de travail modifiés ne doivent pas dépasser une moyenne de 40 heures par semaine sur une période de 2 semaines ou plus.

Nombre maximal d'heures de travail pour une personne qui est à la fois un employé rémunéré et un étudiant stagiaire non rémunéré auprès du même employeur

Les étudiants stagiaires peuvent effectuer à la fois un stage non rémunéré et un emploi rémunéré avec le même employeur. Toutefois, le total des heures de travail de l'étudiant stagiaire pour ces deux postes ne doit pas dépasser 10 heures par jour ou 48 heures par semaine. Si l'étudiant stagiaire approuve un horaire de travail modifié, ses heures peuvent dépasser 48 heures par semaine; cependant, l'horaire de travail de l'étudiant stagiaire ne doit pas dépasser une moyenne de 48 heures par semaine sur une période de 2 semaines ou plus.

Pauses et périodes de repos

Vous devez fournir aux étudiants stagiaires les mesures suivantes :

  • une pause non rémunérée de 30 minutes durant chaque période de 5 heures de travail consécutives;
    • vous devez accorder cette pause en une période, vous ne pouvez pas la diviser.
  • des pauses non rémunérées pour des raisons médicales;
    • s’il vous en fait la demande par écrit, l'étudiant stagiaire doit vous fournir un certificat, provenant d'un professionnel de la santé. Ce certificat doit indiquer la durée et la fréquence des pauses nécessaires pour des raisons médicales, ainsi que les dates de début et de fin de la période pendant laquelle les pauses nécessaires pour des raisons médicales doivent être prises.
  • des pauses non rémunérées nécessaires pour allaiter ou extraire le lait;
  • des périodes de repos d'au moins 8 heures entre chaque quarts de travail.

Changements de quart et avis d'horaires de travail

Vous devez informer les étudiants stagiaires par écrit au moins 24 heures avant de modifier leurs horaires de travail. Ceci s'applique aussi si vous changez une période au cours de laquelle ils sont sur appel ou en disponibilité.

Vous êtes également tenus de leur communiquer leur horaire par écrit au moins 96 heures avant le début de leur premier quart de travail. Le nouvel horaire doit aussi inclure toute période au cours de laquelle ils sont sur appel ou en disponibilité. Les étudiants stagiaires ont le droit de refuser un quart de travail qui survient avant les 96 heures précédant la réception de l'horaire.

Employés de moins de 18 ans

Les étudiants stagiaires âgés de moins de 18 ans peuvent seulement exercer des activités sur le lieu de travail s'ils remplissent les conditions suivantes :

Jours fériés

Vous devez accorder aux étudiants stagiaires un congé équivalent à 10 jours fériés par an. Vous ne pouvez pas exiger des étudiants stagiaires qu'ils exercent des activités pendant ces journées. La seule exception est si les 2 parties acceptent de remplacer un jour férié par un autre jour.

Congés avec protection d'emploi et réaffectation liée à la maternité

Une étudiante stagiaire qui est enceinte ou qui allaite a le droit de vous faire une demande pour que vous modifiiez ses activités si elle vous fournit un certificat provenant d'un professionnel de la santé qui déclare que ses tâches peuvent causer un risque à sa santé ou celle du fœtus ou de l'enfant. Vous pouvez soit accepter de modifier ses activités ou bien de fournir une raison écrite expliquant pourquoi ce n'est pas possible dans la pratique.

L'étudiante stagiaire peut s'absenter en attendant votre réponse. Pour une étudiante stagiaire, contrairement à une employée, vous n'êtes pas tenu d'accorder un congé si :

  • la modification de ses activités n'est pas possible; ou
  • si un professionnel de la santé détermine que l'étudiante stagiaire est incapable de poursuivre ses activités en raison de la grossesse ou de l'allaitement.

Vous devez fournir aux étudiantes stagiaires les congés suivants :

Les étudiantes stagiaires n'ont pas droit à une rémunération pendant leur congé.

Plaintes liées à des représailles

Si un étudiant stagiaire exerce ses droits sous la partie III du Code, vous ne pouvez pas :

  • mettre fin à un stage;
  • le suspendre;
  • le mettre à pied;
  • le rétrograder;
  • donner des pénalités financière ou autres;
  • refuser de donner de la formation ou offrir une promotion;
  • prendre toutes mesures disciplinaires; ou
  • menacer de prendre des mesures, parce que l'étudiant stagiaire a fait l'une des actions suivantes :
    • avoir déposé une plainte au Programme du travail;
    • avoir fourni des renseignements au Programme du travail;
    • avoir fourni des informations à un intervenant expert ou à un membre du Conseil canadien des relations industrielles;
    • avoir témoigné dans une instance ou une enquête sur des questions de normes du travail;
    • devenir enceinte; ou
    • avoir pris un congé ou exercé toute autre mesure de protection des normes du travail fédérales qui s'applique aux étudiants stagiaires.

Tests génétiques

Vous ne pouvez pénaliser ou menacer de pénaliser les étudiants stagiaires de quelque façon que ce soit :

  • parce qu'ils ont refusé de subir un test génétique;
  • parce qu'ils ont refusé de divulguer les résultats d'un test génétique;
  • en raison des résultats de leur test génétique.

Indemnisation des étudiants stagiaires

En tant qu'employeur, vous n'êtes pas tenus de rémunérer les étudiants stagiaires, et les activités qu'ils exercent pour vous ne sont pas considérées comme du travail. Le but premier d'un stage doit être l'acquisition de connaissances et d'expérience.

Sur une base volontaire, vous pouvez donner de l'argent aux étudiants stagiaires si ce n'est pas relié aux activités qu'ils exercent. Ceci peut inclure:

  • une gratification;
  • une allocation mensuelle; ou
  • un remboursement de dépenses

Note : si vous versez un salaire (par exemple, une rémunération pour les activités exercées, tel qu'un montant pour chaque heure travaillée par le stagiaire dans un milieu de travail), alors cette personne peut être considérée comme un employé au lieu d'un étudiant stagiaire. En tant qu'employé, la personne devra toucher au moins le salaire minimum et recevoir toutes les autres normes du travail auxquelles elle a droit.

Erreurs de classification des stagiaires et des étudiants stagiaires

En tant qu'employeur, il vous est interdit de traiter un employé comme s'il n'était pas votre employé. Une personne rémunérée par vous est présumée être votre employé, à moins que vous prouviez le contraire.

Voici une liste d’exemples de situations dans lesquelles un employé pourrait faire l’objet d’une classification erronée :

  • le stagiaire ou l’employé est classé comme étudiant stagiaire même si ce n’est pas son statut;
  • le chauffeur constitué en société qui satisfait aux critères pour être un employé est classé de façon erronée comme travailleur autonome ou indépendant;
  • l’employé qui détient des parts dans une entreprise est classé à tort comme associé s’il n’exerce aucun contrôle :
    • sur la propriété; ou
    • les activités de gestion.

Tout employeur qui commet une erreur de classification à l’égard d’un employé contrevient au Code. Le Programme du travail peut prendre à son égard des mesures d’exécution de la loi pouvant aller jusqu’à une sanction administrative pécuniaire (SAP) ou une poursuite.

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