Conformité des employeurs aux normes du travail fédérales

Ce que les registres doivent contenir pour les employés

Le Règlement du Canada sur les normes du travail (Règlement) énumère en détail ce que vous devez inclure dans le dossier de chaque employé. En général, le registre d’emploi et le registre de paie de chaque employé doivent contenir les informations suivantes :

Registres généraux

• Les dates d’entrée en fonction et de départ de chacun de ses employés (paragraphe 24(1) du Règlement);
• Le nom;
• L’adresse;
• Le NAS;
• La catégorie d’emploi;
• Le sexe;
• L’âge (inclut seulement dans le registre pour les employés âgés de moins de 18 ans)
• Le salaire (à l’heure, à la semaine, au mois ou calculé d’une autre façon) et les détails de tout changement de salaire (article 24(2)b) du Règlement);
• Le mode de calcul utilisé quand le salaire est calculé autrement (article 24(2)c) du Règlement);
• Les heures de travail fournies chaque jour sauf dans le cas où l’employé est :
  • un gestionnaire, un superintendant ou un employé qui exerce des fonctions de gestion;
  • un architecte, un dentiste, un ingénieur, un avocat ou un médecin;
  • un membre de n’importe quelle classe d’employé suivantes, soustrait à l’application des heures de travail standards et maximales (article 24(2)d) du Règlement) :
    • Commission des vendeurs de l’industrie de la radiodiffusion;
    • Commission des vendeurs de l’industrie des banques;
    • Employés des chemins de fer.

Registres des gains

• Montants versés chaque jour de paie (article 24(2)e) du Règlement);
• Sommes versées pour les heures supplémentaires (article 24(2)e) du Règlement);
• Indemnités de congé annuel (article 24(2)e) du Règlement);
• Indemnités de jour férié (article 24(2)e) du Règlement);
• Indemnités de congé personnel (article 24(2)e) du Règlement);
• Indemnités de congé pour les victimes de violence familiale (article 24(2)e) du Règlement);
• Indemnités de congé de décès (article 24(2)e) du Règlement);
• Indemnités de congé pour raisons médicales (article 24(2)e) du Règlement);
• Indemnités de cessation d’emploi (article 24(2)e) du Règlement);
• Indemnités de départ (article 24(2)e) du Règlement);
• Sommes versées chaque jour de paie, une fois les déductions effectuées (article 24(2)f) du Règlement);
• Dates de début et de fin de chaque période de congé (article 24(2)g)(i) du Règlement);
• Si un employé interrompt son congé annuel, la date d’interruption du congé. De plus, si l’employé a poursuivi son congé, la date à laquelle son congé s’est poursuivi (article 24(2)g)(ii) du Règlement);
• Si un employé reporte son congé annuel, les nouvelles dates de début et de fin de ce congé (article 24(2)g)(iii) du Règlement);
• L’année de service à l’égard de chaque période de congé annuel qui a été accordé (article 24(1)g.01) du Règlement);
• Copie de tout avis écrit d’interruption ou de reprise (article 24(2)g.02) du Règlement) :
  • De vacances;
  • d’un congé parental;
  • d’un congé de maternité;
  • d’un congé de compassion;
  • d’un congé relié à une maladie critique;
  • d’un congé relié à un décès ou une disparition;
• Date de début et de fin du congé pour tout congé accordé conformément à la section VII - Réaffectation et congé liés à la maternité et congés divers, incluant tout préavis de congé et tout document ou certificat médical fourni par l’employé à l’appui de telles demandes de congé (article 24(2)h) du Règlement);
• Dates du début et de la fin de toute modification des tâches ou réaffectation de l’employée liée à la maternité, et exemplaire de tout préavis s’y rapportant (article 24(2)h.1) du Règlement);
• Tout jour férié ou autre jour payé accordé, tout avis de substitution de jour férié (pour les employés non assujettis à une convention collective), preuve que la substitution a été approuvée (article 24(2)i) du Règlement);
• Périodes de paie adoptées par l’employeur (article 24(2)k) du Règlement).

Moyenne des heures de travail

• Avis affiché (article 24(2)j) du Règlement);
• Calcul de la moyenne des heures de travail (article 24(2)j) du Règlement);
• Date de début du calcul de la moyenne (article 24(2)j) du Règlement);
• Détails des réductions apportées à la durée normale et à la durée maximale du travail (article 24(2)j) du Règlement);
• Nombre d’heures supplémentaires rémunérées, le cas échéant, ou congés compensatoires pour les heures supplémentaires effectuées (article 24(2)j) du Règlement).

Exigences additionnelles

• Exemplaire de tout avis de licenciement donné conformément aux sections IX - Licenciements collectifs ou X – Licenciements individuels (article 24(2)l) du Règlement);
• Exemplaire de la demande écrite de certificat médical présentée par l’employeur conformément à la section XIII – Congé pour raisons médicales (article 24(2)n.7)(iv) du Règlement);
• Exemplaire de tout certificat médical produit par l’employé conformément à la section XIII - Congé pour raisons médicales (article 24(2)n.7)(v) du Règlement);
• Exemplaire de tout certificat médical produit par l’employé conformément aux sections II.1 - Pauses pour raisons médicales ou allaitement, VII - Réaffectation et congé liés à la maternité et congés divers (article 24(2)h) du Règlement), et XIII.1 – Accidents et maladies professionnels (article 24(4)b) du Règlement). Remarque : L’employeur doit maintenir la confidentialité de ces documents;
• Dates de tout congé de décès accordé, ainsi que la copie de l’avis écrit donné conformément à la section VIII – Congé pour décès (article 24(2)m) du Règlement) Tout horaire de travail et toute modification d’un horaire de travail fournis à un employé (article 24(2)n.1) du Règlement);
• Registre des urgences imprévisibles auxquelles un employé a dû faire face et à la suite desquelles l'employeur :
  • n'a pas pu prévenir l'employé 24 heures à l'avance d'un changement de son quart de travail (article 24(2)n.41) du Règlement);
  • a dû soit reporter, soit annuler la pause de 30 minutes de l'employé (article 24(2)n.21) du Règlement);
  • a dû demander à l'employé de travailler des heures supplémentaires, ce qui a entraîné une période de repos de moins de 8 heures (article 24(2)n.22) du Règlement);
• Tout avis écrit ou toute demande écrite faite conformément aux sections I – Durée du travail ou I.1- Assouplissement des conditions d’emploi (article 24 (2)n.2) du Règlement);
• Registre indiquant tout refus effectué conformément au droit de refus de temps supplémentaire ou à l’horaire de travail sans préavis de 96 heures. (article 24(2)n.3) et n.5) du Règlement);
• Dossier décrivant toute situation dans laquelle le refus de travailler d'un employé a été empêché par une situation que l'employeur ne pouvait raisonnablement prévoir (article 24(2)n.4) et n.6) du Règlement)
• Congé pour les membres de la force de réserve aux termes de la section XV.2 :
  • un relevé des dates de début et de fin du congé et d’interruption de ce congé;
  • une copie de l’avis;
  • une copie de tout certificat médical fourni; et
  • une copie de tout avis donné;
• Détails des motifs de l’absence d’un employé en raison d’un accident ou d’une maladie professionnels (article 24(4)a) du Règlement);
• Date du retour de l’employé au travail, ou exemplaire de l’avis de l’employeur informant l’employé de l’impossibilité de le réintégrer, motifs à l’appui (article 24(4)c) du Règlement).

Ce que les registres doivent contenir pour les étudiants stagiaires

Le Règlement sur les normes relatives aux activités d’apprentissage en milieu de travail (le Règlement) énumère en détail ce que vous devez inclure dans le registre de chaque étudiant stagiaire.

De façon générale, vous devez conserver des registres contenant les renseignements et documents suivants :

• le nom complet et l’adresse de l’étudiant stagiaire et son âge s’il a moins de 18 ans (article 4(1)a) du Règlement);
• entente de stage (article 4(1)b) du Règlement);
• toute entente écrite entre l’employeur et l’étudiant stagiaire (article 4(1)c) du Règlement);
• toute correspondance entre l’employeur et l’établissement d’enseignement concernant le stage (article 4(1)d) du Règlement);
• les dates du début et de la fin du stage (article 4(1)e) du Règlement);
• le nombre d’heures et les dates auxquelles l’étudiant stagiaire a exercé les activités (article 4(1)f) du Règlement);
• tout jour férié accordé et l’entente écrite donnée par l’étudiant stagiaire si un autre jour y est substitué (article 4(1)g) du Règlement);
• les dates de début et de fin de tout congé accordé à l’étudiant stagiaire. De plus, tout préavis de congé fourni par l’étudiant stagiaire (article 4(1)h) et 4(1)j) du Règlement);
• approbation écrite donnée par l’étudiant stagiaire de toute modification de l’horaire de travail (article 4(1)i) du Règlement);
• tout certificat délivré par un professionnel de la santé à l’égard de l’étudiant stagiaire :
  • pauses pour raisons médicales;
  • réaffectation liée à la maternité; ou
  • congé;

(article 4(1)k) du Règlement)

• motifs détaillés de toute absence en raison d’une maladie ou d’un accident liés au stage (article 4(1)l)(i) du Règlement) et :
  • une copie de tout certificat délivré par un professionnel de la santé attestant que l’étudiant stagiaire est apte à reprendre les activités. Remarque : L’employeur doit maintenir la confidentialité de ces documents (article 4(1)l)(ii) du Règlement); et
  • date à laquelle l’étudiant stagiaire a repris les activités ou copie d’un avis de l’employeur l’informant que leur reprise n’était pas possible (article 4(1)l)(iii) du Règlement);
• dates de début et de fin de toute modification des activités de l’étudiant stagiaire liée à la maternité (article 4(1)m) du Règlement);
• tout horaire de travail et toute modification d'un horaire de travail qui est fourni à un étudiant stagiaire (article 4(1)n) du Règlement);
• tout droit de refus de travailler de la part d'un étudiant stagiaire qui n'a pas reçu un préavis écrit de 96 heures concernant son horaire de travail (article 4(1)o) du Règlement).