Groupe consultatif sur la transparence en matière de sécurité nationale (GCT-SN) : Mandat

1. Préambule

En 2016, le gouvernement du Canada a mené à terme une série de consultations publiques sur diverses questions de sécurité nationale. Les résultats de ces consultations ont montré que le public réclame une plus grande transparence sur les questions clés de sécurité nationale. L'Engagement de transparence en matière de sécurité nationale a été (NSTC) annoncé en 2017, dans le but de renforcer la responsabilisation des ministères et des organismes du Canada responsable de la sécurité nationale.

2. Mandat et Portée

2.1 Le mandat du Groupe consultatif sur la transparence de la sécurité nationale (GCT-SN) est de conseiller le sous-ministre de Sécurité publique Canada (le sous-ministre) et les ministères et organismes fédéraux du gouvernement du Canada ayant des responsabilités en matière de sécurité nationale sur la façon de mettre en œuvre l'engagement de transparence en matière de sécurité nationale. Le Secrétariat de la transparence (Secrétariat) de Sécurité publique Canada leur apportera son soutien.

2.2 Le GCT-SN s'acquittera de ce mandat en donnant des conseils sur la façon de procéder pour :

• intégrer la transparence dans les politiques, les programmes, les pratiques exemplaires et les activités du Canada en matière de sécurité nationale d'une manière qui accroîtra la responsabilisation démocratique;
• accroître les connaissances, la mobilisation et la sensibilisation du public en ce qui concerne la sécurité nationale et les enjeux connexes en matière de renseignement, tout en continuant de protéger les renseignements délicats, selon les besoins;
• Établir un équilibre entre la transparence et l'engagement du gouvernement à protéger la sûreté et la sécurité des Canadiens et du pays. Cela comprend aussi la protection de la sécurité nationale, de la défense nationale, des affaires internationales et de l'efficacité opérationnelle du Canada ainsi que la sécurité des personnes qui travaillent dans ces domaines.

Responsabilités du GCT-SN

2.3 Les fonctions du GCT-SN sont les suivantes :

• fournir des conseils et des recommandations au sous-ministre et à d'autres représentants du gouvernement, au besoin, sur la sécurité nationale, la transparence et d'autres sujets connexes, par écrit ou dans le cadre de discussions en personne;
• dans la formulation de conseils et de recommandations, tenir compte de la diversité des points de vue exprimés dans le cadre de consultations menées auprès d'intervenants et d'activités de mobilisation d'experts en la matière et du public (activités coordonnées par le Secrétariat de la transparence);
• participer à l'élaboration du compte rendu des décisions et de recommandations (rapports de réunions) après chacune des réunions, avec l'aide du Secrétariat

2.4 Les membres du GCT-SN et les participants invités à se joindre à leurs réunions et discussions doivent se conformer aux dispositions du présent mandat, notamment :

• éviter de faire circuler ou de divulguer publiquement des renseignements personnels ou protégés;
• tenir toutes les discussions du GCT-SN selon la règle de Chatham House. En vertu de cette règle, les participants sont libres d'utiliser les renseignements collectés, mais ils ne doivent révéler ni l'identité ni l'affiliation des intervenants ou des participants;
• préserver la confidentialité des conseils et des recommandations du GCT-SN jusqu'à ce qu'ils aient été finalisés et qu'il y ait consensus à leur égard.

3. Composition

Nominations

3.1 Conformément à l'article 3.7.1, le sous-ministre peut nommer jusqu'à onze membres du GCT-SN, dont un qui pourrait être un haut fonctionnaire du gouvernement.

3.2 Chaque membre sera nommé pour un mandat unique de deux ans, à compter de la date de la première réunion qui suit son avis de nomination.

3.3 Les membres dont le mandat expirera sous peu ou a expiré peuvent être renommés pour une année additionnelle, à la discrétion du sous-ministre.

3.4 Les membres sont libres de démissionner à tout moment.

3.5 En cas de non-respect de ces conditions, le sous-ministre se réserve le droit de nommer et de renvoyer un membre si nécessaire.

3.6 Le non-respect des conditions énoncées dans le présent document constituera un motif de retrait immédiat du GCT-SN.

Coprésident gouvernemental

3.7 Si le sous-ministre nomme un haut fonctionnaire comme membre du GCT-SN, ce membre siégera à titre de coprésident gouvernemental au sein du Groupe.

3.8 Le coprésident gouvernemental est le représentant du sous-ministre et agit à titre d'intermédiaire entre le GCT-SN, la communauté de sécurité nationale et les autres initiatives liées à l'engagement de transparence en matière de sécurité nationale du gouvernement.

3.9 Dans l'éventualité où un membre siégeant à titre de coprésident gouvernemental ne serait pas en mesure de s'acquitter de ses fonctions, le sous-ministre pourrait nommer un autre haut fonctionnaire du gouvernement pour le remplacer à titre intérimaire, lequel exercerait les fonctions du coprésident du gouvernement pendant la durée de sa nomination.

Coprésidence non gouvernementale et vice-coprésidence non gouvernementale

3.10 Les membres du GCT-SN choisiront une coprésidence non gouvernementale entre eux, soit par acclamation ou par un vote à la majorité.

3.11 En plus de s'acquitter de ses fonctions de membre, cette personne fera des déclarations publiques au nom du GCT-SN et agira en tant que liaison principale avec le Secrétariat.

3.12 Les membres du GCT-SN peuvent choisir un vice-coprésident non gouvernemental entre eux. Cette personne remplace le président non gouvernemental si ce dernier ne peut accomplir ses fonctions.

3.13 La durée des fonctions de la présidence ou vice-présidence non gouvernementale est d’un an, débutant le jour où le membre est élu pour exercer cette fonction, à moins que les membres du GCT-SN, expressément, en décident autrement.

3.14 Une personne exerçant la fonction de coprésidence ou vice-coprésidence non gouvernementale dont le mandat vient à terme est éligible pour réélection. Il n’y a pas de limite au nombre de mandats qu’une personne peut servir, pour autant que la personne demeure membre du GCT-SN.

3.15 Une personne qui cesse d’être membre du GCT-SN cesse automatiquement d’exercer la fonction de coprésidence ou de vice-coprésidence non gouvernementale le même jour.

3.16 Une personne membre du GCT-SN exerçant la fonction de coprésidence ou de vice-coprésidence non gouvernementale peut démissionner de cette fonction à n’importe quel moment.

Secrétariat de la transparence

3.17 Le Secrétariat jouera un rôle de soutien auprès du GCT-SN.

3.18 Les responsabilités du secrétariat sont les suivantes :

• de coordonner les réunions du GCT-SN (logistique, participation, invités, conseils de voyages, etc.);
• de préparer les documents requis et de les remettre aux membres avant chaque réunion du GCT-SN;
• d'aider à la préparation de l'ordre du jour des réunions;
• de rédiger et de distribuer des comptes rendus des discussions provisoires après chaque réunion;
• d'établir et de maintenir la présence en ligne du GCT-SN;
• de communiquer les efforts et les conseils du GCT-SN au sein du gouvernement, si nécessaire;
• créer des documents originaux pour appuyer le travail du GCT-SN.

4. Réunions

Lieu, fréquence et modalités

4.1 Par défaut, les rencontres auront lieu à Ottawa, mais les membres du GCT-SN sont encouragés à se rencontrer dans différentes régions du Canada pour faciliter les efforts de sensibilisation et de mobilisation du public. Avant d'organiser une rencontre à l'extérieur d'Ottawa, le Secrétariat déterminera si cette option est envisageable, autant du point de vue logistique que du point de vue financier.

4.2 Le GCT-SN tiendra au plus quatre réunions par exercice financier (c.-à-d. entre le 1er avril et le 31 mars).

4.3 Les réunions auront lieu en personne, mais des réunions virtuelles supplémentaires pourront être organisées au besoin. La participation par vidéoconférence ou téléconférence à une réunion en personne pourrait être envisagée.

4.4 Les membres ne peuvent désigner des remplaçants ou des délégués.

Prise de décisions

4.5 Les décisions seront prises par consensus des membres présents aux réunions du GCT-SN.

4.6 Un quorum de 60 % des membres du GCT-SN est requis pour qu'une décision officielle soit prise ou qu'une recommandation soit formulée. Bien qu'il ne soit pas nécessaire d'atteindre le quorum pour tenir la réunion, les coprésidents peuvent décider de reporter cette dernière s'ils jugent que la faible participation des membres risque de nuire à son efficacité.

4.7Des sous-groupes de travail pourront au besoin être constitués parmi les membres du GCT-SN. Sécurité publique Canada fournira des services de téléconférence aux membres pour faciliter les discussions du GCT-SN, la tenue des réunions des sous-groupes de travail et le travail de collaboration à certaines tâches.

Sécurité

4.8 Les participants doivent détenir une cote de fiabilité attribuée par le gouvernement du Canada pour être membre du GCT-SN. Conformément à la Norme sur le filtrage de sécurité (https://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=28115), le Secrétariat doit s'assurer que les personnes qui doivent obtenir une cote de fiabilité fassent l'objet d'un filtrage de sécurité au niveau approprié

Ordre du jour, comptes rendus de réunions et publications

4.9 Le Secrétariat tentera autant que possible de préparer l'ordre du jour et les documents de réunion et de les envoyer aux membres au minimum 10 jours ouvrables avant les réunions du GCT-SN. Les ébauches des ordres du jour seront préparées par le Secrétariat en consultation avec les coprésidents et les membres.

4.10 Dans la mesure du possible, le Secrétariat rédigera un compte rendu des discussions pour chacune des réunions et le remettra aux membres aux fins de rétroaction au moins 15 jours ouvrables avant la prochaine réunion.

4.11 Le compte rendu des discussions comprendra ce qui suit : l'ordre du jour, la liste des membres présents, un résumé général des discussions ou des séances d'information, de même que les recommandations et les conseils formulés par les membres.

4.12 L'approbation du compte rendu des discussions peut se faire en personne à la réunion suivante ou par courriel selon une procédure d'accord tacite.

4.13 Après approbation du compte rendu des discussions par les membres du GCT-SN, la version définitive du compte rendu sera remise au sous-ministre et, si nécessaire, au ministre ainsi qu'à d'autres représentants du gouvernement concernés par les sujets du compte rendu.

4.14 Les comptes rendus des discussions et le mandat du groupe, ainsi que d'autres documents pertinents seront publiés sur le site Web de l'engagement de transparence en matière de sécurité nationale, dans la mesure du possible.

Langues officielles

4.15 Tous les documents préparés par Sécurité publique Canada sont disponibles dans les deux langues officielles, et tous les membres sont invités à s'exprimer dans la langue officielle de leur choix.

4.16 Le Secrétariat offrira des services d'interprétation simultanée dans les deux langues officielles aux réunions du GCT-SN, à moins que des circonstances exceptionnelles ne l'en empêche.

5. Conflit d'intérêts

5.1. Dans l'éventualité où un membre du GCT-SN aurait un soupçon de conflit d'intérêts ou prendrait conscience d'un conflit d'intérêts apparent qui pourrait nuire au travail du GCT-SN ou à la confiance du public envers l'impartialité et l'intégrité de la fonction publique, il doit immédiatement en avertir les coprésidents par écrit.

5.2 S'ils sont avisés d'un tel conflit d'intérêts, les coprésidents porteront l'affaire à l'attention des autres membres du GCT-SN à la première occasion et décideront avec eux de la solution à prendre. Cette décision sera consignée par écrit.

5.3 Après avoir informé les coprésidents d'un conflit d'intérêts, le membre peut décider, s'il le juge pertinent, de se retirer volontairement des discussions portant sur le sujet du conflit.

6. Remboursement des dépenses de voyage

6.1 Les membres du GCT ont droit au remboursement de dépenses de voyage, d'accueil et d'hébergement raisonnables, conformément à la Directive sur les dépenses de voyages, d'accueil, de conférences et d'événements du Secrétariat du Conseil du Trésor (https://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=27228).

6.2 Des renseignements précis, notamment sur les montants qui peuvent être remboursés, seront fournis dans la lettre d'entente qui sera envoyée aux membres avant chaque réunion.

7. Autre termes

7.1 Les membres ne sont pas rémunérés pour leurs services.

7.2 Le mandat et la composition du GCT-SN peuvent être revus et modifiés par le sous-ministre après consultation des membres.

7.3 Dans le cas où il y a des changements au cadre de référence, les membres devront signer la déclaration ci-dessous et déclarer qu'ils ont lu, compris et approuvé les conditions qui ont été mises à jour.

7.4 Le sous-ministre et le ministre de Sécurité publique Canada, ainsi que d'autres représentants du gouvernement, pourront à l'occasion solliciter l'avis des membres du GCT-SN sur des sujets ayant trait à la transparence de la sécurité nationale. Le cas échéant, la participation des membres est tout à fait facultative et relève de la discrétion de chacun.

7.5 Les membres doivent signer une déclaration indiquant qu'ils ont lu, compris et accepté le présent mandat.