Modèle de plan de sûreté pour les marchandises contrôlées

Pour aider votre organisation à respecter les lignes directrices sur l'élaboration d'un plan de sûreté pour la protection des marchandises contrôlées, le modèle suivant est un outil facultatif à l'intention des personnes inscrites au Programme des marchandises contrôlées (le Programme) lors de l'élaboration de leurs plans de sûreté respectif requis pour chacun de leurs établissements, y compris les sites individuels inscrits.

Pour utiliser ce modèle :

• copiez/collez le contenu dans un logiciel de traitement de texte de votre choix
• ajoutez les informations relatives à votre organisation et modifiez-les pour les adapter à vos besoins

À propos de votre organisation

[Nom de l'entreprise (dénomination sociale)]

[Adresse]

[Ville]

[Province/territoire]

[Pays]

[Code postal]

Emplacement des marchandises contrôlées

Veuillez fournir l'adresse civique du (des) emplacement(s) inscrit(s) où des marchandises contrôlées sont conservées.

[Adresse]

[Ville]

[Province/territoire]

[Pays]

[Code postal]

[Ajouter adresses le cas échéant]

Definitions

Les définitions qui suivent s'appliquent à ce plan de sûreté :

Accéder

Être en mesure d'examiner, de posséder ou de transférer une marchandise contrôlée.

Devoir

Signifie une obligation ferme.

Étudiant étranger

Désigne une personne autorisée en vertu d'un permis d'étude ou du Règlement sur l'immigration et la protection des réfugiés à poursuivre des études au Canada et qui n'est pas un agent, ni un directeur, ni un employé d'une entreprise inscrite au Programme des marchandises contrôlées.

Examiner

Étudier en détail ou analyser un objet ou un sujet afin d’en découvrir les principales caractéristiques ou la signification.

Marchandises contrôlées

Les marchandises contrôlées sont principalement des marchandises qui sont sujettes aux mesures de contrôle intérieur du gouvernement du Canada et définies à l'annexe de la Loi sur la production de défense, notamment des composantes et des données techniques d'une importance militaire ou servant à assurer la sécurité nationale. Les marchandises contrôlées peuvent être des biens tangibles, comme des pièces ou des composants, des documents imprimés ou des données électroniques.

Personne autorisée

Le propriétaire ou cadre supérieur de l'organisation désigné comme étant le représentant de l'entreprise et ayant signé la section H de la demande d’inscription (PDF, 498Ko) pour cette organisation.

Posséder

Signifie la possession effective, c'est-à-dire lorsqu'une personne exerce un contrôle matériel direct sur une marchandise contrôlée à un moment donné, ou la possession de droit, notamment lorsqu'une personne a le pouvoir et l'intention à un moment donné d'exercer un contrôle sur une marchandise contrôlée, soit directement ou par l'intermédiaire d'une ou de plusieurs autres personnes.

Représentant désigné

Un représentant de l'entreprise ou un autre employé de l'organisation qui a été nommé par la personne autorisée et qui a suivi avec succès la formation obligatoire destinée aux représentants désignés.

Transfert

Désigne un agent, un directeur ou un employé d'une entreprise inscrite au Programme des marchandises contrôlées et qui n'est pas :

• un citoyen canadien, résidant habituellement au Canada
• un résident permanent, résidant habituellement au Canada

Visiteur

Une personne physique — autre qu'un étudiant étranger – qui n'est pas un agent, un directeur ou un employé d'une entreprise inscrite au Programme des marchandises contrôlées, et qui n'est pas :

• un citoyen canadien, résidant habituellement au Canada
• un résident permanent, résidant habituellement au Canada

Organisation chargée de la sûreté

Les personnes suivantes doivent assurer la protection des marchandises contrôlées :

[Nom complet de la Personne autorisée]

[Nom complet du Représentant désigné]

[Ajouter Représentant désigné le cas échéant]

Responsabilité de l'organisation chargée de la sûreté

La personne autorisée doit :

• s'assurer qu'un représentant désigné est nommé pour chacun de ses établissements au Canada où se trouvent des marchandises contrôlées
• informer le Programme, à l'intérieur d'un délai dans les 10 jours ouvrables, de tout changement apporté aux renseignements contenus dans la demande d'inscription, ou accompagnant celle-ci, en apposant leur signature en guise d'approbation

Le représentant désigné doit, au sens de l’article 13 du Règlement sur les marchandises contrôlées :

• s'acquitter des obligations ci-après à l'égard de chacun des agents, directeurs et employés – à l'exclusion des travailleurs temporaires - de l'entreprise qui doit avoir accès, dans le cadre de ses activités, aux marchandises contrôlées :
  • au moins tous les 5 ans, procéder à une évaluation de sécurité conformément à l'article 15 du Règlement sur les marchandises contrôlées
  • décider dans quelle mesure la personne en cause devrait être autorisée à examiner des marchandises contrôlées, à en avoir en sa possession ou à en transférer
• vérifier les renseignements qui lui sont fournis par les travailleurs temporaires, les étudiants étrangers et les visiteurs pour les besoins des demandes d'exemption au Programme conformément à l'article 18 du Règlement sur les marchandises contrôlées
• transmettre au Programme, tous les 6 mois, le nom et la date de naissance de toutes les personnes physiques ayant été l'objet d'une évaluation de sécurité de la part du représentant désigné dans les 6 mois précédant la transmission, ainsi qu'une indication de l'étendue de l'accès qui leur a été accordé aux marchandises contrôlées

[Nom de l'employé 1]

est chargé de tenir pendant toute la durée de l'inscription et de conserver pendant une période de 5 ans suivant le jour où l'entreprise cesse d'être inscrite des registres en indiquant :

• la description de toutes les marchandises contrôlée reçues, la date de la réception et l'identité de l'entreprise à partir de laquelle ces marchandises ont été transférées
• la description des marchandises contrôlées transférées, la date de leur transfert et l'identité et l'adresse de l'entreprise à qui elles ont été transférées
• les modalités, notamment la date, de l'élimination de la marchandise contrôlée

[Nom de l'employé 2]

doit recueillir et conserver pendant une période de deux ans après que la personne exemptée cesse d'avoir accès aux marchandises contrôlées :

• une preuve que l'individu est un directeur, un agent ou un employé de l'entreprise inscrite pour accéder aux marchandises contrôlées en vertu de l'« International Traffic in Arms Regulations (disponible en anglais seulement) »
• une preuve de l'inscription et de l'admissibilité de l'entreprise en vertu de l'International Traffic in Arms Regulations (ITAR)
• une preuve de l'admissibilité de la personne en vertu de l'ITAR

Description des marchandises contrôlées

[Veuillez fournir un bref énoncé décrivant la raison pour laquelle l'entreprise utilise des marchandises contrôlées. Veuillez décrire, de façon générale, les marchandises contrôlées et la nature du contrat de l'entreprise.]

Procédures de contrôle de l'examen, de la possession et du transfert des marchandises contrôlées

Les procédures suivantes ont été mises en place pour contrôler l'examen, la possession et le transfert des marchandises contrôlées (veuillez supprimer les procédures qui ne s'appliquent pas)

• seuls les agents, les directeurs et les employés ayant fait l'objet d'une enquête de sécurité et obtenu une approbation de la part du représentant désigné ont le droit d'accéder aux marchandises contrôlées
• [décrire la procédure de réception des marchandises contrôlées]
• [décrire la méthode de protection des marchandises contrôlées et indiquer l'endroit où ces marchandises se trouvent à l'emplacement]
• [décrire la méthode de protection des marchandises contrôlées sous forme imprimée et indiquer l'endroit où ces marchandises se trouvent]
• [décrire la méthode de protection des marchandises contrôlées sous forme électronique :]
  • [l'emplacement de l'ordinateur et/ou du serveur du réseau]
  • [la protection de l'ordinateur/du serveur du réseau]
  • [comment les marchandises contrôlées sont stockées sur l'ordinateur et/ou le serveur du réseau]
  • [les mesures mises en place pour protéger les ordinateurs portatifs ou d'autres appareils portatifs contenant des marchandises contrôlées pendant les déplacements]
  • [les procédures mises en place pour assurer un accès à distance aux marchandises contrôlées. Par exemple, un moyen d'accès sûr comme un Réseau privé virtuel (RPV). Décrire si les marchandises contrôlées sont téléchargées par l'utilisateur qui y accède ou si les marchandises contrôlées ne sont pas téléchargées et demeurent sur le serveur]
  • [les procédures mises en place pour assurer la protection des marchandises contrôlées stockées sur un serveur hébergé dans le nuage. Identifier le fournisseur de service et l'emplacement physique du serveur]
  • [l'emplacement des données de sauvegarde contenant des marchandises contrôlées. (Les données de sauvegarde contenant des marchandises contrôlées doivent être conservées dans un emplacement enregistré)]
• [décrire comment l'accès aux marchandises contrôlées est surveillé. Par exemple, les travailleurs n'ayant pas le droit d'accéder aux marchandises contrôlées, comme les préposés à l'entretien, se voient interdire l'accès aux marchandises contrôlées. Ils doivent être accompagnés lorsqu'ils circulent dans des secteurs où se trouvent des marchandises contrôlées]
• [décrire les mesures de protection mises en place pour l'expédition/le transport des marchandises contrôlées]
• [décrire les mesures de protection qui sont appliquées quand les marchandises contrôlées sont retirées temporairement de l'emplacement enregistré]. Cela englobe les déplacements, les déploiements sur le terrain, etc

Atteintes : Enquêtes et signalement

Il est possible de classer les atteintes à la sûreté comme perte, examen/possession/transfert non autorisés, vol, dommages intentionnels ou altération de marchandises contrôlées. Les procédures suivantes doivent être respectées advenant une atteinte à la sûreté mettant en cause des marchandises contrôlées.

Consignes pour les employés

[Décrire les instructions destinées aux employés signalant une atteinte à la sûreté au sein de l’organisation. Par exemple, signaler les atteintes à la sûreté au représentant désigné.]

Signaler l'atteinte à la sûreté à la police locale s'il s'agit d'une atteinte de nature criminelle

[Nom du Service de police]

[Téléphone (999 999 9999)]

Notification d'une atteinte possible à la sûreté

Aviser le Programme des marchandises contrôlées dans les 3 jours suivant la découverte d'une atteinte possible à la sûreté en rapport avec des marchandises contrôlées.

Mesures d'enquête

Des mesures d'enquête doivent être mises en place en cas d'atteinte à la sûreté mettant en cause des marchandises contrôlées.

Répondre aux questions suivantes :

• quand l'atteinte à la sûreté s'est-elle produite
• où l'atteinte à la sûreté s'est-elle produite
• quelles étaient les marchandises contrôlées en cause
• comment l'atteinte à la sûreté s'est-elle produite
• pourquoi l'atteinte à la sûreté s'est-elle produite

Remplir le Formulaire d'atteinte à la sûreté

Formulaire d'atteinte à la sûreté (PDF, 200Ko)

Mesures correctives

Mettre en œuvre des mesures correctives pour éviter la répétition d'atteintes à la sûreté similaires à l'avenir.

Informer le programme des marchandises contrôlées

Aviser le Programme des marchandises contrôlées

Téléphone :

1‑866‑368‑4646

Courriel :

dmc-cgd@tpsgc-pwgsc.gc.ca

Courrier :

Services publics et Approvisionnement Canada
Programme des marchandises contrôlées
Division de la gestion des programmes et apprentissage
Arrêt postal 33-1
130-161 Promenade Goldenrod 
Ottawa, ON  K1A 0S5

Programme de formation

Tous les agents, directeurs, employés et travailleurs temporaires doivent suivre une formation initiale avant d'accéder à des marchandises contrôlées. Cette formation doit tenir compte du contenu du plan de sûreté et permettre aux participants :

• de comprendre la signification des termes examiner, posséder et transférer dans le contexte de la protection des marchandises contrôlées
• de prendre connaissance des procédures de protection des marchandises contrôlées
• de connaître les procédures de déclaration des éventuelles atteintes à la sûreté mettant en cause des marchandises contrôlées

Une formation d'appoint prenant la forme d'une révision annuelle de la formation mentionnée ci-dessus devrait être offerte

Séances d'information sur la sécurité

Les visiteurs qui se présentent à l'entreprise dans le but d'examiner, de posséder ou de transférer des marchandises contrôlées doivent être informés lors des séances d'information de ce qui suit :

• les visiteurs qui ont été exemptés de l'inscription par le Programme doivent être rappelés de toute restriction pouvant avoir été imposée au certificat d'exemption ainsi que toute condition pouvant avoir été établie par l'entreprise concernée
• les visiteurs qui ne sont pas exemptés de l'inscription par le Programme doivent être informés qu'ils n'auront pas l'autorisation d'examiner, de posséder ou de transférer des marchandises contrôlées lors de leur visite

Renseignements supplémentaires

• Lignes directrices sur l'élaboration d'un plan de sûreté pour la protection des marchandises contrôlées
• Établir un plan de sûreté et le mettre à jour : Lignes directrices sur l'inscription au Programme des marchandises contrôlées