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À propos des exigences de vérification de l'identité

Découvrez ce que les organisations ayant fait l'objet d'une enquête de sécurité auprès du Programme de sécurité des contrats (PSC) de Services publics et Approvisionnement Canada doivent faire pour satisfaire aux exigences de vérification de l’identité.

Sur cette page

Exigences d'identité lors des vérifications des antécédents

Toutes personnes devant subir une enquête de sécurité sur le personnel doivent fournir 1 preuve de l’identité essentielle et 1 preuve à l’appui de l’identité à leur agent de sécurité d’entreprise (ASE) ou agent de sécurité d’entreprise remplaçant (ASER).

Cette exigence documentaire fait partie du processus de vérification des antécédents au cours de laquelle les ASE et les ASER sont tenus de vérifier l'identité des employés et d'autres éléments de leur historique. Les ASE et ASER doivent s’assurer que les informations sur l’employé sont exactes et complètes, y compris :

Dans certains cas, l’ASE ou l’ASER peut choisir de contacter les références personnelles de l’employé pour valider certains éléments de leur historique.

En savoir plus sur la façon de mener des vérifications des antécédents pour une enquête de sécurité sur le personnel.

Les responsabilités des agents de sécurité d’entreprise et des agents de sécurité d’entreprise remplaçants

Tous les ASE ou ASER doivent vérifier l'identité d'un employé comme première étape du processus d’enquête de sécurité ou valider que quelqu'un dans l'organisation a vérifié ces informations dans le cadre du processus d'embauche. Ce processus s'applique à tous les différents niveaux d'enquête de sécurité sur le personnel.

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Processus de vérification de l’identité

Pour vérifier l'identité d'un employé, l’ASE ou l’ASER doit prendre les mesures suivantes :

Délégation de responsabilité

Les ASE ou l'ASER de l'organisation doivent effectuer eux-mêmes les vérifications d'identité et d'antécédents, ou déléguer la responsabilité à leur service des ressources humaines ou à un tiers prestataire de services.

Si l’ASE ou l’ASER délègue la responsabilité, ils sont tenus de s'assurer que toutes les vérifications nécessaires ont été effectuées et documentées dans le dossier de la personne avant de soumettre la demande d’enquête de sécurité sur le personnel.

Propriétaires unique

Dans le cas des propriétaires uniques (également appelés entreprises individuelles), dont l’ASE est le seul employé de l'organisation, la vérification de l'identité de l’ASE sera effectuée par le PSC. Tel qu’indiqué dans la nomination d'un agent de sécurité, tous les ASE qui soumettent une demande d’enquête de sécurité en leur nom doivent également soumettre des copies d’une pièce d'identité essentielle et d’une preuve à l’appui de l'identité accompagnées de leur(s) formulaire(s) d’enquête de sécurité rempli(s).

Sous-traitants

Les ASE et ASER doivent seulement vérifier l'identité de leurs propres employés qui ont besoin d'une cote ou d’une attestation de sécurité. Les sous-traitants, y compris les consultants, doivent faire l'objet d'une enquête de sécurité et faire en sorte que leur propre ASE ou ASER effectue les vérifications nécessaires pour leurs employés.

En savoir plus sur les exigences de sécurité des sous-contrats.

Preuve de l’identité

Découvrez quel type de documents peut être accepté par le PSC par l’employé pour satisfaire aux exigences de vérification de l’identité.

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Preuve de l’identité requis

La personne doit fournier deux pièces de preuve de l’identité :

Au moins une des 2 pièces d’identité doit contenir la photo de la personne.

Preuve de l’identité essentielle

Une preuve de l’identité essentielle est une pièce d'identité, délivrée par une source autoritaire canadienne, qui établit les informations d'identité essentielles, telles que :

Les pièces d’identités acceptées

Le PSC accepte les preuves de l'identité essentielle suivantes :

Remarque

Même si un passeport canadien ne peut pas être délivré sans preuve de citoyenneté canadienne, le passeport est d'abord et avant tout un document de voyage et, à ce titre, le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) ne l'accepte pas comme preuve de l'identité essentielle aux fins d’enquête de sécurité.

Preuve à l’appui de l’identité

Une preuve à l’appui de l’identité est une pièce d’identité, délivrée par une source autoritaire canadienne, qui corrobore les informations fournies par la preuve de l’identité essentielle et relie les informations d’identités essentielles à une personne. La preuve l'appui de l'identité fournit des informations supplémentaires telles qu'une :

Les pièces d’identités acceptées

Le PSC accepte les preuves à l’appui de l’identité suivantes (celles-ci doivent être valides):

Remarque

Les cartes d’assurance-maladie ne sont pas acceptées.

Dans certaines provinces, les cartes d’assurance-maladie ne peuvent être remises qu'aux fournisseurs de soins de santé. Pour cette raison, le PSC n'accepte pas les cartes d’assurance-maladie délivrées par une province ou un territoire comme preuve à l’appui de l'identité.

Autres vérifications nécessitant une preuve d'identité

Même si les postulants ont fourni des preuves de leur identité pour d'autres vérifications (c'est-à-dire les empreintes digitales), l’ASE ou l'ASER doit tout de même vérifier l'identité de l'employé dans le cadre du processus de vérification des antécédents.

Par exemple, un fournisseur de services de prise d'empreintes digitales peut ne pas avoir vérifié les preuves d'identité essentielle et les preuves à l’appui de l’identité appropriées, car il n'est pas soumis à cette exigence du SCT.

Outils qui aident à déterminer les documents authentiques

L'index de reconnaissance des cartes d'identité aide les ASE et les ASER à valider l'authenticité des documents d'identité et à valider qu'ils ont été délivrés par la source autoritaire appropriée.

Pour déterminer l'authenticité d'un document, l’ASE ou ASER doit également rechercher les signes suivants :

Circonstances spéciales

Dans le cas de circonstances spéciales, découvrez quel type de documents peut être accepté par le PSC par l’employé pour satisfaire aux exigences de vérification de l’identité.

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Documents suspects non authentiques ou non vérifiables

Si l’ASE ou l’ASER ne peut pas vérifier correctement l’identité d’un employé et confirmer avec certitude que l’employé est la personne qu’il affirme être, il doit arrêter le processus de filtrage et ne doit pas soumettre la demande d’enquête de sécurité au PSC.

Par exemple, l’ASE ne devrait pas demander une enquête de sécurité pour le postulant qui :

La même chose s’applique s’il y a des incohérences entre les documents d’identité et les formulaires d'enquête de sécurité qui ne sont pas attribuables à des coquilles ou à des erreurs accidentelles de saisie de données. Par exemple, si le nom, la date de naissance, le lieu de naissance et/ou la citoyenneté que le postulant a indiqués sur ces formulaires sont complètement différents de ce qui est indiqué dans ces documents d’identité, et s’il ne peut pas fournir d’explication logique pour justifier cette divergence, l’ASE ou l’ASER ne devraient pas continuer la demande d’enquête de sécurité.

L'individu ne s'identifie pas comme un sexe spécifique

Le SCT élabore actuellement de nouveaux formulaires d’enquête de sécurité et inclura une nouvelle catégorie de genre (sexe « X ») pour les personnes qui ne s'identifient pas en tant qu'homme ou femme. D’ici-là, si une personne ne s’identifie pas en tant qu’un sexe en particulier, elle doit indiquer son sexe légal sur le formulaire tel qu’il apparaît sur sa preuve d’identité, par exemple sur son passeport ou son permis de conduire.

Travailleurs ou étudiants étrangers temporaires

Dans le cas d'un travailleur ou étudiant étranger temporaire, l’ASE ou ASER peut accepter un certificat de naissance étranger comme preuve de l'identité essentielle. Pour satisfaire aux exigences en matière de photos, l’ASE et l’ASER peut également accepter un passeport ou un permis de conduire étranger en plus du visa de travail ou d’étude temporaire.

Résidents permanents

Avant 2002, une fiche d’établissement était délivrée aux nouveaux résidents permanents au Canada. Depuis 2002, les nouveaux résidents permanents reçoivent un document de confirmation de résidence permanente.

Si une personne ayant obtenu une fiche d’établissement avant 2002 a quitté le Canada de façon permanente et y est retournée à titre de nouveau résident permanent après 2002, elle est censée avoir obtenu un document de confirmation de résidence permanente, qui est une preuve de l’identité essentielle acceptée. Toutefois, si la personne a perdu son statut de résidente permanente et est retournée au Canada à titre temporaire, elle ne peut pas présenter la fiche d’établissement antérieure.

Réfugiées

Découvrez quel type de documents peut être accepté par le PSC pour satisfaire aux exigences de vérification de l’identité dans le cas des réfugiés réinstallés au Canada en tant que résidents permanents ainsi que les individus demandeurs d’asile au Canada.

Réfugiés réinstallés au Canada en tant que résidents permanents

Les réfugiés de l'étranger qui arrivent au Canada en tant que résidents permanents auront un document de confirmation de résidence permanente, qu'ils peuvent fournir comme preuve de l’identité essentielle. Ils doivent également être en mesure de fournir une preuve à l’appui de l’identité et une pièce d’identité avec photo pour satisfaire aux exigences de vérification de l’identité, notamment:

S’ils n’ont pas l’un des documents à l’appui acceptés par le PSC, ils peuvent faire demande pour l’une de ces preuves documentaires en utilisant leur document de confirmation de résidence permanente.

Individus demandeurs d’asile au Canada

Les individus doivent fournir 1 preuve de l’identité essentielle et 1 preuve à l’appui de l’identité à leur ASE ou ASER s'ils souhaitent se soumettre à une enquête de sécurité sur le personnel. Cette exigence documentaire provient de la norme sur le filtrage de sécurité du SCT.

Si une personne qui demande l'asile au Canada n'est pas en mesure de présenter les documents requis pour satisfaire à l'exigence de vérification de l'identité, l'ASE ou l'ASER devrait arrêter le processus d’enquête de sécurité car ils ne sont pas en mesure de valider l'identité unique de la personne.

Preuve à l’appui de l’identité pour les mineurs au Québec

Les travailleurs n’ayant pas atteint l’âge de la majorité au Québec doivent fournir 1 preuve d'identité essentielle et 1 preuve à l’appui de l'identité à l’ASE ou ASER afin de vérifier leur identité. Bien que le Québec ne délivre pas de cartes photo provinciales pour les non-conducteurs, les travailleurs qui ont moins de 18 ans peuvent satisfaire à l'exigence de vérification de l'identité avec d'autres preuves d'identité valides à l'appui qui contiennent une photo comprenant :

Si un travailleur mineur au Québec n'est pas en mesure de présenter la documentation requise pour satisfaire à l'exigence de vérification d'identité, l'ASE ou l'ASER est responsable de contacter le parent ou le tuteur légal pour valider l'identité du postulant et confirmer sa relation avec lui.

L'ASE ou l'ASER doit également s'assurer que le parent ou le tuteur légal a signé l’énoncé de Loi sur la protection des renseignements personnels du Formulaire de vérification de sécurité, de consentement et d’autorisation du personnel (SCT/TBS 330-23F) et indiqué sa relation avec le postulant à côté de sa signature. Pour les demandes soumises dans le portal des services en direct de sécurité industrielle (SEDSI), l’ASE ou l’ASER doit soumettre une copie du Formulaire de vérification de sécurité, de consentement et d’autorisation du personnel signée par le parent ou le tuteur légal, même si le postulant a signé son formulaire électroniquement dans le portail des SEDSI.

Preuve de l’historique d'immigration

Un document de vérification du statut peut être utilisé lorsqu'un postulant doit fournir une preuve de renseignements historiques sur l'immigration, comme la date et le lieu d'entrée au Canada. Ce n'est pas un document d'identité et, en tant que tel, il n'est pas accepté comme preuve d’identité essentielle ou à l'appui de l'identité.

Si une personne perd son ou ses documents d'immigration, elle doit demander un remplacement à Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada.

Pour des renseignements supplémentaires, consultez la demande de vérification de statut ou de remplacement d'un document d'immigration.

Documents photocopiés comme preuve d’identité

L’ASE ou l’ASER devraient avoir pour pratique exemplaire de demander la pièce d’identité originale; toutefois, s’ils ne sont pas en mesure de voir les originaux parce qu’ils ne se trouvent pas physiquement dans la même ville, zone ou région que le postulant, l’ASE ou l’ASER peuvent accepter des photocopies du postulant. En pareil cas, l’ASE ou l’ASER devraient quand même faire tout leur possible pour que quelqu’un de l’organisation vérifie les originaux, que ce soit un collègue ou un employé de l’organisation qui a accès au postulant.

Demandes de mise à jour, relèvement, réactivation, duplication et transfert

Ce n’est que pour les demandes de mise à jour ou de relèvement que l’employé et l’ASE ou l’ASER sont responsable de remplir la section C1 du Formulaire de vérification de sécurité, de consentement et d’autorisation du personnel (SCT/TBS 330-23F). Ceci confirme que les antécédents et l'identité de l’employé ont été vérifiés lors de l’enquête de sécurité initiale.

Si un ASE ou un ASER a des raisons de croire que les antécédents et l'identité des postulants n'ont pas été correctement effectués lors de l’enquête de sécurité initiale, ils doivent refaire les vérifications pour les demandes de mise à jour, de relèvement, de réactivation, de duplication et de transfert. Dans le cas des demandes de réactivation, de duplication et de transfert, la section C1 du Formulaire de vérification de sécurité, de consentement et d'autorisation du personnel n’a pas besoin d’être remplie, toutefois, l’ASE ou l’ASER doit tout même consigner la vérification dans le dossier de sécurité de l’employé.

Auteur

De : Services publics et Approvisionnement Canada

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