Stratégie intégrée en matière de ressources humaines et de paye
Séance de mise à jour sur les progrès, juillet 2024
Depuis le lancement du système de paye actuel en 2016, les efforts consacrés à la stabilisation de ses activités ont continué. Malgré les efforts considérables du Bureau de la dirigeante principale des ressources humaines (BDPRH) du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) et Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), les conséquences sont encore ressenties par les fonctionnaires huit ans plus tard. L’objectif de la session a été d’informer les fonctionnaires des efforts déployés pour stabiliser les opérations et donner une mise à jour sur le projet de transformation pour l’adoption d’une solution moderne de ressources humaines et de paye unique. Nous nous sommes engagés à opérer de façon transparente sur ce dossier en offrant des mises à jour régulières, une page web améliorée et une meilleure mobilisation des utilisateurs. Cette première session trimestrielle sera suivie par d’autres sessions qui seront organisées au courant de la prochaine année.
Séance de mise à jour sur les RH et la paye – Transcription
Début de la vidéo
(Texte à l'écran : Services publics et Approvisionnement Canada)
[Mitos San Diego parle sur le podium.]
Bienvenue à la première mise à jour des progrès en matière de ressources humaines (RH) et paye pour le gouvernement du Canada.
Je m’appelle Mitos San Diego. Je suis la Directrice principale du Bureau de gestion de coordination de projets. Je suis ici aujourd’hui car je crois fondamentalement que nous avons la responsabilité d’opérer de façon transparente afin de regagner la confiance en partageant l’information de notre portefeuille de façon proactive.
Je tiens à reconnaître que nous sommes présentement situés à Ottawa, et reconnaitre que nous nous retrouvons sur le territoire traditionnel non cédé des nations Anishinaabe et Algonquine.
Comme nous travaillons tous dans des endroits différents, veuillez prendre un moment pour réfléchir au territoire autochtone traditionnel de votre région.
La séance d'aujourd'hui vous fournira une mise à jour sur les RH et paye et sur ce à quoi vous attendre dans la prochaine année.
Nous avons aujourd'hui : Chris Fox, Sous-greffière du Conseil privé et secrétaire associée du cabinet, Francis Trudel, Dirigeant principal délégué des ressources humaines au Secrétariat du Conseil du Trésor et Alex Benay, Sous-ministre délégué au sein des Services publics et Approvisionnement Canada (Bureau de coordination de la paye d’entreprise).
Je vais maintenant céder la parole à la sous-greffière.
[Chris Fox parle dans un fauteuil.]
Merci beaucoup à Mitos. Merci Alex et à Francis mais surtout merci aux participants pour aujourd'hui.
Alors notre objectif est simple. C'est vraiment d'avoir une nouvelle conversation avec vous au sujet des efforts continus concernant le dossier de la paye. C'est vraiment une façon d'être plus transparent des décisions et puis des actions de la haute gestion à travers la fonction publique.
On doit aussi reconnaître les difficultés des expériences de nos employés puis on doit rebâtir une certaine confiance dans les décisions qu'on prend. Nous aimerions beaucoup avoir de la rétroaction, de la collaboration avec vous lors de cette conversation dans les prochaines semaines et mois pour vraiment avoir une conversation honnête avec vous tous dans les décisions qu'on prend.
Depuis mon arrivée au Bureau du Conseil privé comme sous-greffière au mois de janvier, je participe très activement aux conversations avec les fonctionnaires sur la question des valeurs et éthiques sur leadership de notre greffier monsieur John Hannaford.
Puis, la question de valeurs et éthiques c'est non seulement comment on vit nos valeurs dans notre jour à jour dans notre service aux canadiens, mais c'est aussi dans l'environnement qu'on crée pour nos employés.
Puis, dans ce contexte, la base, le respect pour les personnes, le respect pour les environnements, la création d'environnement sain, ça l'un lien direct avec le système de paye puis l’appui pour nos employés.
Alors, depuis mon arrivée, je travaille de près avec Alex, avec Francis, avec nos collègues à travers les ministères, avec le Conseil du Trésor afin de vraiment regarder comment est-ce qu'on apprend des systèmes du passé, des décisions qui ont été prises. Puis, comment est-ce qu'on peut améliorer l'approche qu'on va prendre au sein de la fonction publique quand ça vient au système de paye.
Puis, je pense que c'est important qu'on regarde les leçons. C'est important qu'on reconnaisse où on a fait des erreurs et puis de peut-être changer le parcours futur.
Puis c'est aussi de regarder l'impact que ça l’a eu sur les employés, parce qu’on ne parle pas de système, de processus, on parle de personnes et c'est important dans cette conversation qu'on le reconnaisse.
Alors la transparence de nos décisions, des mises à jour régulières sur notre progrès, c'est un investissement qu'on fait aujourd'hui de façon continue. Je pense que c'est important qu’aujourd'hui c'est une première session, on va apprendre un peu comment on va travailler ensemble puis je pense qu'on va ajouter des éléments d'interaction dans le futur. L'opportunité d'avoir des commentaires, l'opportunité d'avoir des questions-réponses mais pour aujourd'hui c'est vraiment la base, la fondation de partager un peu les détails de notre travail, de notre exécution puis aussi comment on va avoir une gouvernance différente dans le futur.
Alors la mise à jour aujourd'hui c'est vraiment la situation des ressources humaines, le système des ressources humaines et de paye, la prochaine génération et aussi ce changement à la gouvernance et à la transparence de notre côté.
Alors avec ça, je vais me tourner au début pour quelques commentaires avec Francis et Alex et suite à ça, j'ai des questions pour mes collègues.
Alors Francis, à toi.
[Francis Trudel parle dans un fauteuil.]
Merci Chris. Bonjour tout le monde, un grand plaisir d'être ici. Sincèrement, ça me fait plaisir de faire partie d'une initiative comme celle-là qui vise vraiment l'ouverture de la transparence sur un projet souvent mal compris. Les enjeux de paye dans la fonction publique fédérale très complexe mais qui touche la totalité des fonctionnaires fédéraux.
En guise d’introduction, Francis Trudel pour ceux que j'ai pas eu la chance de rencontrer dans le passé. Mon rôle au Conseil du Trésor et d'être le sous-ministre associé dans le domaine des ressources humaines; ce qui veut dire principalement avec Jackie Bogden qui est la chef des ressources humaines de la fonction publique fédéral.
Nous sommes ensemble responsables de l'ensemble des politiques qui entourent le régime des ressources humaines, la détermination des conditions d'emploi principalement négocié avec les agents négociateurs à travers les conventions collectives et la revue, la maintenance et la gouvernance de l'ensemble du régime des ressources humaines.
Souvent on nous définit comme l'employeur ça résume passablement bien le rôle qu'on joue dans le système.
Une des plus grandes responsabilités je pense qu'on a ou en tout cas un des projets et peut-être qui a le plus d'impact dans lequel on travaille est celui de la paye et des actions de ressources humaines qui impactent la paye puis justifie probablement nos actions aujourd'hui d'être pleinement transparent dans cette démarche-là.
Notre rôle c'est de travailler à la simplification de certaines des conditions d'emploi dans la fonction publique question d'aider les impacts ou de minimiser les impacts sur la paye et aussi de travailler sur les enjeux de standardisation.
Principalement ce que ça veut dire, c'est qu'on a un regard sur les systèmes de ressources humaines, on a un regard sur les pratiques de ressources humaines mais aussi sur les comportements qu'on a autant au niveau des employés, des gestionnaires et des, jusqu'aux sous-ministres dans la fonction publique fédérale.
Donc aujourd'hui c'est une mise à jour, un peu question de parler de nos leçons apprises. Ça fait longtemps qu'on y travaille. Ça fait longtemps que moi j'y suis dans le domaine aussi puis je pense que je peux témoigner qu'il y a une proximité qui s'est installée, il y a du progrès qui a été fait entre les besoins d'affaires et les solutions qu'on est en train de trouver pour régler cet enjeux-là de paye, on espère une fois pour tout. Je me tourne vers toi Alex.
[Alex Benay parle dans un fauteuil.]
Merci Francis. Qu’est-ce que Francis veut dire quand il y a une proximité entre SPAC et le Conseil du Trésor, c'est qu'on se parle trois fois par jour littéralement, donc je pense que c'est quelque chose qui était pas nécessairement là dans le passé, donc merci Francis pour tout ton support.
Je veux reconnaître en commençant que l’on réalise que les dernières années n’ont pas été nécessairement faciles pour tout le monde à l'intérieur de la fonction publique et que malgré les efforts des gens à SPAC, pour payer les gens à temps, ils ont continué à avoir des problèmes depuis 8 ans.
Je pense c'est notre responsabilité à tous sur l'estrade aujourd'hui et autres gestionnaires dans le système fédéral à s'assurer que nos employés se font payer à temps et une paye exacte aussi donc je veux vous rassurer que l'équipe entière est très dédiée à s'assurer qu'on règle le problème une fois pour tout.
Je pense qu'on a aussi le devoir envers les fonctionnaires, envers tous ceux et celles qui sont sur l'appel aujourd'hui de mieux faire et d'être transparent par rapport à nos succès et les échecs qui vont suivre parce que c'est certain que ça sera pas tous des réussites. On va parler un peu de nos plans dans le futur mais ça va être à nous d'être extrêmement transparent avec notre progrès. Je pense qu'on vous le doit en tant qu'employé.
Donc, dans le cadre du travail on s'est engagé à assurer la transparence intégrée. C'est cette mise à jour comme la sous-greffière a mentionné, c'est la première d'une série d'informations qu'on va avoir avec vous à tous les trimestres qui va viser à accroître la transparence dans le programme des ressources humaines et de la paye. Je pense qu'on vous doit des mises à jour de façon régulière. Comme j'ai mentionné de façon trimestrielle à travers les sessions comme aujourd'hui mais également à travers notre page web qui va avoir plusieurs de notre information comme nos échéanciers, nos dossiers par rapport à toute décision pris dans des comités par rapport au programme ainsi que des agendas et cetera et cetera. On va être capable de lancer sur le nouveau site web davantage de documentation.
Donc, au cours de la dernière année, c'est certain qu'on a regardé tous les rapports qui ont été faits de Phoenix. Que ce soit des rapports internes ou externes et puis il y a certaines conditions clés qu'on va devoir adresser dans la prochaine année. Donc, c'est certain que notre monde des ressources humaines et de la paye sont très séparés présentement.
On est l'un des seuls au monde à avoir un système de la sorte qu'on a et que les ressources humaines et la paye sont séparés de la façon qu'ils sont donc c'est que nos problèmes sont ancrés en partie à cause de cette situation-là. Le système actuel de paye je peux vous dire avoir été à Miramichi une douzaine de fois au centre de paye ne convient pas aux employés. Donc, la solution actuelle n'est pas la solution qu'on veut mettre en place. Un autre exemple c'est que la solution actuelle également nous aide pas à gérer les données de façon centrale donc on doit toujours transférer d'un ministère à un autre de format papier puis ça peut prendre bien du temps donc il y a beaucoup beaucoup de lacunes.
Donc après avoir fait l’examen de toutes les, je dirais, les conditions clés par rapport à notre problème de paye, notre problème collectif de paye, on va parler aujourd'hui de deux thèmes, on va parler d'un volet opérationnel donc la solution qu'on a aujourd'hui parce que on veut faire le plus qu'on peut avec qu’est-ce qu'on a aujourd'hui; c'est pas juste une question de regarder dans le futur, mais également pour parler d'une transformation potentielle vers une nouvelle solution et des nouvelles approches.
Donc ça c'est, qu’est-ce qu’on a pour l'agenda aujourd'hui pour vous. Donc, la prochaine année pour nous du point de vue opérationnel c'est certain qu'on va vouloir parler de choses d'intelligence artificielle, on va vouloir parler de comment est-ce qu'on adresse les arriérés puis du point de vue transformation on va parler de gestion de données puis de la solution ProGen ou le fournisseur Dayforce donc on va parler de ça aussi.
Donc vraiment, cette année, on commence à bâtir une transformation. Mais on va se tourner aux questions pour qu'on puisse, pour pas que je vole toutes les questions de la sous-greffière, ça serait pas bon pour ma carrière donc, Chris, over to you.
[Chris Fox parle dans un fauteuil.]
Merci à vous deux. Puis je pense que je vais commencer depuis mon arrivée au Bureau du Conseil privé je dois dire que j'ai été vraiment, j'ai une nouvelle compréhension puis aussi appréciation pour les complexités dans nos systèmes de ressources humaines. Alors je pense que Francis peut-être pour la première question, est-ce que tu peux peut-être nous donner un peu plus de détails sur la complexité mais aussi sur les besoins qui sont parfois uniques dans le contexte du gouvernement du Canada parce que je pense que naviguer les décisions qu'on va devoir prendre doit tenir en compte non seulement un système informatique mais une revue des ressources humaines puis des processus et des complexités. Alors peut-être pour une première question.
[Francis Trudel parle dans un fauteuil.]
Excellente première question parce que je pense que d'abord tout le monde n’est pas exposé à cette complexité-là, donc les gens ont pas toujours une appréciation de l'impact que ça peut avoir sur le système mais la complexité de notre environnement puis ma phrase que j'utilise toujours pour me rappeler de la complexité mais aussi de la motivation qu'on essaie d'accomplir c'est que les choses seront jamais simples. Mais on devrait pas s'arrêter à tenter de les rendre un peu plus, un peu plus simples qu'ils le sont présentement.
Donc je commencerai en disant qu’il y a une complémentarité ici entre le rôle que Alex joue et le rôle qu'on joue au Conseil du Trésor. Alex et son équipe sont responsables de la grande machine transactionnelle qui met en place des solutions pour payer les gens malgré la complexité qu'on a. De notre côté, on établit les conditions d'emploi. On a beau tenté de négocier des conditions d'emploi qui sont simples, la particularité de notre institution, puis je pense que c'est le cœur de ta question, fait qu'on peut pas standardiser les choses complètement, non seulement on ne peut pas, mais je suis pas sûr qu'on devrait. Donc la complexité prend son ancrage à différents endroits. D'abord il faut commencer par l'entreprise juste comprendre l'entreprise. On oublie souvent c'est le plus grand employeur au Canada, c'est l'employeur le plus décentralisé au Canada, c'est l'employeur le plus diversifié au pays donc on a déjà à la base quelque chose qui est compliqué.
Maintenant les chiffres parlent beaucoup aussi. Donc on parle du cœur de la fonction publique, ce qu'on appelle le noyau le « core of Public Service » est compris de 78 ministères, 78 ou 80 ministères dans son ensemble. Déjà, c'est beaucoup. On parle de 275 000 employés. Ces employés-là sont représentés par 17&Nbsp;différents syndicats, ce qui nous amène à négocier 28 différentes conventions collectives. Si je devais ajouter, si je devais juste incorporer la notion des agences séparées, on parle de 365 000 personnes, 58 conventions collectives.
Puis si c'était pas assez, on se retrouve avec un multiple groupe occupationnel puis Alex tu me corrigeras sur les chiffres, mais ça se transige tout ça en à peu près plusieurs dizaines de milliers voir 80 000 règles de paye que nos gens à la fin doivent administrer. Cette complexité-là est, donc on peut juste s'arrêter à ça puis dire c'est déjà complexe, il faut juste vivre avec. Je pense ça sera peu simpliste. Il y a des actions qu'on peut prendre.
Un autre élément de l'ancrage de la complexité vient de la culture organisationnelle et d'ailleurs la possibilité de bouger au sein de la fonction publique fédérale.
Si c'était pas suffisamment compliqué ce que je vous ai décrit, on a des gens qui, puis c'est une des beautés de l'employeur, c'est une des forces de cet employeur-là, c'est d'avoir la chance de passer d'un ministère à l'autre, expérimenter différents travails, d'avoir des opportunités temporaires par l'entremise d'intérimaire et donc de bouger à l'intérieur de ton ministère et à l'extérieur.
Donc ce qu'il faut, ce qu'on a comme dynamique entre Alex et moi, c'est Alex doit trouver un outil qui rencontre cette complexité-là, puis de mon côté, je dois trouver des façons de simplifier les conditions d'emploi et les pratiques à l'interne de la fonction publique afin que l'outil qui va trouver soit capable de rencontrer ces enjeux-là.
[Chris Fox parle dans un fauteuil.]
Mais c'est vraiment bien dit Francis puis je dirais qu’absolument la mobilité au sein de la fonction publique c'est un atout de notre travail puis on doit faire en sorte qu'on a un système qui peut appuyer les gens quand on les recrute pour venir se joindre à nous.
Puis je pense que la question, il y a des complexités qui vont toujours exister, mais la simplification c'est quand même un changement de culture important pour faciliter le travail d'Alex.
Alex tu as parlé des opérations puis la complexité des opérations, puis tu as aussi parlé du on a des problèmes immédiats qu'on doit prendre action puis là il y a des questions du futur, est-ce que tu peux nous donner un aperçu des efforts pour améliorer les opérations?
[Alex Benay parle dans un fauteuil.]
Oui, absolument. Donc, tout qu’est-ce que je veux décrire dans ma réponse n'inclut pas aucune forme de transformation comme j'ai mentionné on a vraiment deux systèmes en parallèle qu'on est en train de travailler, mais je dirais pour nous qu'est-ce qui nous nuit au centre de la paye c'est toute demande qui va venir d'un ministère qui est en retard, si un ministère n'a pas les bonnes données, ça crée des interventions manuelles au centre de la paye.
Donc, l'année dernière on a eu 1.6 million de demandes pour justement des demandes d'intervention manuelle parce qu'il nous manquait de l'information, l’information n’était pas envoyée à temps. Ce n’est pas une excuse, ça fait juste partie de la réalité des opérations. Donc, nous vraiment notre travail c'est, cette année, puis l'année prochaine, Francis et moi, c'est de simplifier toute demande qui pourrait rentrer au centre de la paye pour qu'on puisse avoir un focus sur les arriérés, donc les 200 000 quelques cas qui sont plus vieux qu'un an.
Donc, on parle de choses par exemple, si un ministère utilise année, mois et jour pour une date et puis un autre ministère utilise année, jour et mois, nous chez nous faut essayer de figurer mais c'est quelle date qui est la bonne, faut contacter des gens. Donc, c'est tout ce genre d'intervention manuelle-là qui nous nuit à notre progression. Donc, ça c'est de un c'est vraiment avoir un focus sur ces opérations de ressources humaines qui demandent une intervention manuelle au sein de la paye.
Pour en arriver justement à être capable de gérer ce genre de demande là on a mis en place un plan d'action unifié pour la paye à travers le gouvernement fédéral qui a commencé il a environ six semaines.
On a sept mesures qu'on demande au ministère à travers nos collègues, au bureau du dirigeant principal des ressources humaines de mettre en place à travers les ministères.
Je vous donne un exemple, la plupart des grandes entreprises mondiales ou canadiennes à travers le monde engage toujours les gens le jour après la paye.
La raison pour laquelle les gens sont engagés après la paye, c'est pour éviter d'avoir des problèmes de paye plus tard. Nous on ne fait pas ça. À travers chaque ministère, un ministère, un autre, ça varie. Donc, on a besoin de standardiser des opérations de la sorte.
On va également à l'automne réintroduire je dirais le concept de notice par courriel, où est-ce que les superviseurs qui ne font peut-être pas toutes leurs transactions à temps vont commencer à recevoir des courriels de la part de Phoenix en disant tu as une transaction dans qui attend d'être mise à jour pour que ton employé puisse se faire payer comme il faut. C'est quelque chose qu’on n’a pas à l'intérieur de nos systèmes actuel, si on va le réintroduire à l'automne. Donc ça c'est le plan d'urgence je dirais ou le plan pour standardiser tout qu'est-ce qui est envoyé au centre le paye en fait de transaction.
Je dirais aussi qu'on va commencer à regarder à comment est-ce qu'on peut standardiser nos systèmes RH actuel. On ne parle pas de transformation mais on a 30 différents systèmes RH à travers le système fédéral qui fournissent de l'information au centre de paye. Donc le centre de paye c'est non seulement un centre de paye, c'est un centre de je dirais de « cleanup » pour tout que ce qui est de données. Donc ça faut standardiser ça rapidement au cours des deux prochaines années. Ça va faire partie de nos plans, vous allez le voir une fois qu'on met l'information en ligne. Puis la dernière chose que je dirais c'est qu'on veut agressivement mettre en place des solutions d'intelligence artificielle.
Quand je dis agressivement, c'est les employés du centre de la paye qui ont fait un design pour créer un nouvel outil où est-ce que ça va être les machines qui vont commencer à calculer davantage, au lieu que ça soit strictement 100 % un calcul humain.
Donc, nous on est très excité. On commence justement le projet pilote le mois prochain avec des vraies données du centre de paye.
On va pouvoir mettre toute l'information en ligne encore pour que les gens puissent voir le résultat des tests. L'algorithme va être publié sur notre site web. Je pense que c'est la première fois au gouvernement canadien qu'on va faire ça. Donc, ça c'est des exemples de choses qu'on est en train de faire présentement opérationnellement pour être capable d'améliorer la situation actuelle.
[Chris Fox parle dans un fauteuil.]
Puis j'aime la façon que tu as catégorisé ça comme c'est un plan d'urgence en fait pour les opérations actuelles. Puis, je pense que si on regarde la question, puis les leçons qu'on a apprises. Je pense que ce n’était pas juste une question d'un système informatique Phoenix qui n’a pas fait ce qu'on a demandé que ça fasse, c'est vraiment des questions plus complexes.
Les questions techniques, les questions culturelles, les questions de la simplification des ressources humaines, c'est comment on va intégrer tous ces éléments-là de notre système en entier pour avoir un impact réel sur un système de paye où les gens peuvent avoir confiance, qui va travailler pour eux.
Alors avec tout ça, on a parlé plan d'urgence. Alex peux-tu nous parler un petit peu de ce plan de transformation, de quoi ça a l'air le futur dans le système de paye?
[Alex Benay parle dans un fauteuil.]
Oui absolument. Je vais commencer en disant que je vais être clair avec tous les gens qui nous écoutent on va être, je veux dire « pris » avec Phoenix pour les années à venir. Je veux juste gérer les attentes des gens, on ne parle pas de remplacer Phoenix l'année prochaine, ça va nous prendre multiples années de 3 à 5-6 ans pour être capable de justement être capable de remplacer Phoenix avec un nouveau système de paye potentiel.
Le focus cette année est vraiment de prendre l'outil Dayforce que j'ai mentionné auparavant et puis de le construire. Donc, cette année, l'année dernière on a parlé de est-ce que c'est viable que le gouvernement du Canada utilise une solution moderne, oui c'est viable, c'est faisable.
Malgré les complexités, les solutions ont évolué depuis les 8 dernières années, donc on peut travailler avec le système actuel de ressources humaines, c'est certain que plus simple, c'est mieux, mais donc c'est viable.
Mais là cette année, il faut le construire. Donc nous notre plan, c'est d'avoir un système Dayforce construit par la fin du mois de juin l'année prochaine. Donc c'est un an et un quart, une année fiscale et un quart. Durant ce temps-là, on va créer des laboratoires ici à Ottawa et au centre de paye. Donc les employés vont pouvoir faire partie du processus. On va être dans vos « lobby », dans vos édifices pour que vous puissiez toucher à la solution, que vous soyez employé, en charge des ressources humaines ou autres. Donc faut vraiment construire le système cette année.
La deuxième chose qu'on veut regarder aussi c'est dans plusieurs des rapports externes nous ont mentionné que la non-gérance dans le fond de nos données de façon centralisée nous coûte beaucoup de coût de transaction, a des impacts sur vous en tant qu'employé. Donc, on veut regarder justement mais ça ressemblerait à quoi une solution de gestion de données centrale. Une solution qui vous permettrait d'éviter d'être obligé d'envoyer vos dossiers d'un ministère à un autre parce que votre historique d'emploi vous comme individu vous existeriez de façon centrale puis des autres systèmes à l'entour pourrait parler aux données.
Donc nous, on va on a un appel pour justement sur un appel pour l'information pour travailler avec notre secteur industriel pour être capable de nous éduquer un peu puis nous donner des pistes par rapport à comment est-ce qu'on serait capable de commencer à gérer les données de façon centrale.
La dernière chose je vous dirais c'est si tout ça fonctionne bien, on a également besoin de regarder à mettre en place un plan de mise en œuvre sur multiples années. Donc, on ne parle pas d’une approche similaire à qu’est-ce qu'on a fait avec Phoenix la dernière fois avec un « Big Bang ». Ça va vraiment être ministère par ministère, petit par petit pour s'assurer que si on a des échecs, c'est des échecs qui sont gérables et puis qu'on est capable de justement aller faire un pivot soit à gauche ou à droite ce qu’on est obligé sans être commis à une solution, une date, une grosse réussite ou un gros échec.
[Francis Trudel parle dans un fauteuil.]
Je pense qu'on a tous appris nos leçons de ce point de vue-là puis ça ne sera pas répété cette fois-ci. Donc, quand on parle de transformation c'est vraiment dans cette ligne de pensée là. C’est le nouveau système puis la gestion centrale des données.
Si je peux me permettre Chris un message que je renforcerais si on parle de cette transformation-là, les gens qui nous écoutent doivent comprendre qu'il y a aucune contradiction entre les efforts de transformation qui sont des efforts à moyen terme, avec les efforts qui sont mis actuellement en place pour régler les enjeux de paye présent.
C'est un message rassurant qu'on veut passer. Il n’y a pas de vase communiquant ici. C'est des équipes qui travaillent sur des choses complémentaires. Puis en fait, je dirais même, puis Alex tu me corrigeras, mais je dirais même qu’établir la fondation adéquate actuelle dans le système présent est une précondition en passage au système de ressources humaines qui sera amélioré.
Évidemment Alex nous donne un paquet de bons exemples concrètes à quoi ça pourrait ressembler. Tout semble tomber en place. Ça tombera en place si on arrête la « customization » ou les ajustements qu'on fait dans les systèmes, mais aussi qu'on ajuste nos comportements aux bonnes pratiques de ressources humaines.
[Chris Fox parle dans un fauteuil.]
C’est ce que j'aime avec le travail qui se passe actuellement c'est la collaboration entre vous deux et vos équipes qui fait en sorte qu’on regarde pas une solution technique, on regarde pas juste des simplifications de paye mais on les regarde dans l'ensemble du système alors je pense que pour les gens qui participe qui avait des craintes un petit peu à ce que ça veut dire en terme d'un nouveau système du système actuel, qu'est-ce que ça veut dire dans leur jour à jour, vous allez vous avez donné un peu des exemples très concrets pour moi pour un peu expliquer comment on va éviter les erreurs du passé.
Un des changements qu'on parle aujourd'hui qui vont devenir un peu la norme de la façon dont on va travailler, c'est vraiment l'élément de transparence.
Alors les gens peuvent s'attendre à quoi exactement quand on parle de transparence dans les décisions?
Alex, peut-être que tu peux nous parler un peu de ta vision en terme de comment on va communiquer avec nos employés? Qu'est-ce qui va être rendu public? Qu'est-ce qui va être différent de la dernière fois? Puis là, d'un autre côté on peut regarder peut-être du côté des ressources humaines avec Francis, qu'est-ce que ça veut dire pour toi cette transparence? Alors Alex.
[Alex Benay parle dans un fauteuil.]
Merci, écoute on est ici aujourd'hui pour vous annoncer justement qu'on veut faire des plus grands efforts pour être transparent par rapport à qu'est-ce qui se passe donc on peut envisager des mises à jour trimestrielles comme celle d'aujourd'hui qu'on est en train d'avoir avec vous.
C'est certain comme Chris a mentionné, la première on n’avait pas de question, on n’a pas encore déterminé comment est-ce qu'on fait les questions-réponses avec toute la fonction publique. Donc pour commencer, on va avoir une boîte à courriel qui va être disponible pour ce que vous allez pouvoir envoyer vos questions. Durant l'été, on va également avoir des groupes de travail avec la plupart des employés qu'on peut dans le fond être capable d'attirer à la discussion d'ici 2 mois. Pour être capable de savoir qu'est-ce que vous voulez savoir de nous la prochaine fois qu'on se parle au mois de septembre.
Je dirais également qu'on va avoir notre site Web comme j'ai mentionné. Notre plan c'est qu'en septembre on va commencer à relancer l'information sur le site web donc à ce point-là on va voir nos échéanciers, qu'est-ce qu'on doit par quand, puis est-ce que c'est à temps ou est-ce qu'on est en train de créer un retard dans le projet pour certaines choses.
Donc ça je peux vous promettre la transparence complète par rapport aux échéanciers. Certains de nos groupes de travail soit au niveau sous-ministre, au niveau sous-ministre adjoint et directeur général, les minutes, les décisions vont être relancées sur le site web aussi. Donc vous allez capable de voir ça. Donc notre but c'est d'essayer d'être le plus transparent possible. Donc ça va être vraiment important pour nous de savoir qu'est-ce que vous vous voulez savoir en tant qu'employé de nous? Qu'est-ce qu'on vous doit comme information? Qu'est-ce que vous voulez savoir parce que je suis certain qu’une analyse technique du système ne va peut-être pas vouloir dire grand-chose pour tout le monde donc comment est-ce qu'on est capable de fournir de l'information de la façon qui va être la mieux, je dirais reçu de votre part? Donc ça fait partie un peu du survol là pour notre effort de transparence.
[Francis Trudel parle dans un fauteuil.]
Une transparence tout « azimuth » en fait parce qu’on va non seulement, on parle à l'ensemble des employés, on a parlé aux agents négociateurs juste un peu plus tôt.
Chris je pense que tu peux attester aussi qu’au-delà de quelque chose que toi et moi on voulait Alex, les sous-ministres sont derrière l'esprit de la transparence. Donc, absolument, oui.
[Chris Fox parle dans un fauteuil.]
Absolument, je pense que c'est ça c'est la transparence entre nous avec nos employés, avec le public, avec les syndicats ça va être, ça va être un élément important.
Puis, je pense que quelques réflexions en terme de l'importance, c'est aussi de gérer les dossiers qui sont plus difficiles alors le cas des dossiers arriérés actuellement, il y a des gens qui participent à l'appel aujourd'hui qui attendent des décisions. Alors est-ce qu'on peut parler peut-être Alex de qu'est-ce qu'on fait avec ces dossiers arriérés puis quelle sorte de nouvelle stratégie est-ce qu'on met en place pour aider nos employés?
[Alex Benay parle dans un fauteuil.]
Oui, écoutez, très, encore… je pense que c'est un des cas que les jeunes me demandent le plus souvent si je suis aux épiceries ou au gymnase les fins de semaine c'est qu'est-ce qui se passe avec les arriérés donc, je vous dirais cette année on va viser à faire je dirais trois ou quatre, trois différentes choses par rapport aux arriérés.
La première chose c'est qu'on a une équipe à temps plein de 200 employés. Ça c'est nouveau. L'année dernière on avait 120 employés qui travaillaient à temps plein sur les arriérés. Cette année on est rendu à 200. Je vais revenir au fait par exemple que si qu'on continue de recevoir l'information non qui n’est pas à temps ou qui manque l'information ben c'est cette équipe de 200 personnes qui ont un focus sur les arriérés doit traiter avec les demandes qui rentent. Donc, faut que l'information qui arrive au centre de paye soit la plus la plus « clean », désolé possible.
Donc, je vous dirais que l'équipe de 200 personnes va être capable de faire environ 112 000 cas dans les arriérés cette année. Donc, le but c'est vraiment s'assurer qu’on n’augmente pas avec les nouveaux cas qui rentrent.
On va être également en mesure comme j'ai mentionné avec l'intelligence artificielle de viser environ 400 00 cas pour tout qu'est-ce qui est « acting », parce que ça c'est notre plus grosse source de douleur dans tout ce qui est arriéré au centre de la paye.
Donc, notre but c'est d'allumer l'engin d'ici le prochain mois et puis s'assurer qu’on est capable, d'être en mesure justement de rajouter la nouvelle technologie par rapport aux arriérés.
Je sais qu'il nous manque un peu de temps, donc je vais arrêter là, mais il y a plusieurs d'autres choses qu'on pourrait parler dans le futur aussi.
[Chris Fox parle dans un fauteuil.]
Alors dernière question rapide pour Francis puis ensuite je vais tourner vers Mitos.
Francis, qu'est-ce que tu peux dire en terme de, si tu avais un message pour les dirigeants des ressources humaines, pour les gestionnaires en terme de leur travail, qu'est-ce que tu donnerais comme conseil?
[Francis Trudel parle dans un fauteuil.]
Je pense que je dirais qu’on parle beaucoup de système, on parle de processus, on parle d'investissement. C'est tout vrai, c'est tout beau. Ne pas minimiser les actions quotidiennes que les gens peuvent faire au niveau de leur comportement qui ont un effet sur l'impact de la paye.
Les gens oublient que dans un processus de ressources humaines, la paye est la composante à la fin du processus. Tout ce qui est fait en amont, c'est pas fait correctement, a des impacts majeurs. Que ce soit prendre votre formation qui est nécessaire, ce qui est à remplir vos informations complètement pour les envoyer à temps, pas juste les envoyer à temps, mais les envoyer de façon complète.
Les sous-ministres mettent en place les plans d'action majeur qu'on leur demande de mettre en place.
Je dirais peut-être comme dernier challenge, dernier défi que je lancerais, c'est générer des conversations entre les gestionnaires délégués de vos organisations puis vos agents de ressources humaines. Ayez des conversations sur les transactions que vous faites, les termes qui sont multipliés uns après les autres, les intérimaires qui sont étendus et ré-étendus trois quatre fois.
Si vous êtes en mesure de diminuer de 10 % le nombre de transactions que vous générez, ça l’a un impact significatif à l'arrière lorsque la paye doit être faite.
[Chris Fox parle dans un fauteuil.]
Alors merci beaucoup Alex. Merci Francis. Je vais me tourner à Mitos pour fermer la session, mais je pense qu'on veut votre feedback de comment on peut se servir de façon quotidienne de cette plateforme pour répondre à vos questions pour entendre vos commentaires puis écouter vos suggestions.
Alors merci de votre participation puis Mitos, je te tourne la parole.
[Mitos San Diego parle sur le podium.]
J'aimerais profiter de l'occasion pour remercier la sous-greffière et les sous-ministres pour leur participation à la séance aujourd'hui.
Nous souhaitons également exprimer nos sincères remerciements à tous ceux qui se sont joints à nous aujourd'hui.
Nous organiserons régulièrement des mises à jour sur les progrès réalisés en matière de RH et paye, la prochaine étant prévue au début de l'automne.
Tel que mentionné, nous allons vous envoyer un sondage et mettrons en place une boîte de réception générique qu'on partagera avec vous dans les prochaines semaines.
Merci, et à plus tard.
(Signature de Services publics et Approvisionnement Canada)
(Mot-symbole « Canada »)
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