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Stratégie intégrée en matière de ressources humaines et de paye
Rapport d’étape trimestriel : Été 2024

Le gouvernement du Canada change la façon dont il gère les ressources humaines (RH) et la paye des fonctionnaires.

Le présent rapport fait le point sur notre stratégie intégrée en matière de ressources humaines et de paye. Il décrit les améliorations que nous apportons au système de paye actuel et à nos opérations, ainsi que la manière dont nous relevons les défis qui s'y rattachent. Il présente également notre démarche d'exploration d’une nouvelle solution de RH et de paye moderne pour les employés du gouvernement du Canada.

Les avantages pour les employés

L'expérience des employés est au cœur des efforts que nous déployons. Au cours des 3 derniers mois, nous avons fait des progrès dans notre démarche visant à faire en sorte que les employés puissent consulter facilement leurs renseignements sur les RH et la paye et obtenir un soutien adéquat en cas de besoin.

Le présent rapport présente les projets clés que nous menons pour soutenir les employés du gouvernement du Canada. Ces projets visent entre autres à accélérer le traitement des opérations de RH et de paye, à améliorer le service au Centre de contact avec la clientèle et à consulter les employés pour les faire participer à l'orientation des RH et de la paye de demain.

État de la stratégie

Jusqu’à présent, la mise en œuvre de la stratégie intégrée progresse selon la portée, les coûts et les étapes importantes établis. Le présent rapport d'étape vise à présenter, chaque trimestre, de l'information sur chacun de ces critères, ainsi que des projets clés.

Portée

Coût

Étapes importantes

Portée

La stratégie intégrée en matière de RH et de paye comprend 2 volets : les opérations actuelles et la transformation. Apprenez en plus sur nos projets clés liés à chaque volet.

Opérations actuelles

Nous poursuivons nos efforts pour maintenir et améliorer notre système de paye actuel.

Depuis le début de 2024, la paye que nous versons aux 2 semaines atteint un taux d'exactitude moyen de 97,8 % à l'échelle de l'organisation.

Les travail mené pour réduire le nombre de mouvements non réglés se poursuit également. Nous avons présentement pour objectif d’atteindre un état stable, c'est-à-dire traiter les mouvements selon les normes de service établies dans 95 % des cas et n'avoir aucun mouvement non réglé sur une période de 1 an.

  • Projet clé : Assistant virtuel du Centre des services de paye

    En octobre 2023, une équipe de projet a été mise sur pied pour élaborer un outil d'intelligence artificielle (IA) destiné à soutenir la conduite de nos opérations de RH et de paye. Le projet a pour objectif d'aider les conseillers en rémunération du Centre des services de paye à traiter les mouvements avec plus de rapidité et d'efficacité. Grâce à la collaboration entre différents experts, nous avons pu mettre au point un outil utile et novateur qui pourra aider les conseillers en rémunération.

    En août 2024, nous avons réalisé un prélancement d’un nouvel outil d'IA, que nous avons appelé l'« assistant virtuel ». À l'heure actuelle, l'assistant virtuel peut aider les conseillers en rémunération à traiter les mouvements liés aux nominations intérimaires. Il extrait automatiquement les données essentielles, ce qui fait gagner du temps aux conseillers en rémunération et leur évite des efforts manuels considérables. L’assistant virtuel présente également une comparaison entre le poste d'attache et le poste intérimaire de l'employé. Il montre en outre la différence entre les taux de rémunération, les versements et les indemnités et les cotisations syndicales.

    Les conseillers en rémunération qui utilisent l'assistant virtuel pourront accroître leur productivité de 77 % dans le traitement de ces mouvements. Concrètement, le traitement d’un cas pourrait leur prendre moins de 10 minutes.

    Nous utiliserons l'assistant virtuel pour traiter d'autres types de mouvements dans le futur. Les mouvements qui s'ajouteront comprendront :

    • les congés non payés
    • les nominations intérimaires des cadres supérieurs

    État d’avancement : Sur la bonne voie.

    Lancement de nouvelles fonctionnalités de l'assistant virtuel cet hiver.

  • Projet clé : Amélioration de MaPayeGC

    Nous introduisons plusieurs nouvelles fonctionnalités dans MaPayeGC pour que les employés puissent accéder plus facilement à leurs renseignements de RH et de paye. Nous avons réalisé des progrès considérables à l'égard de 2 initiatives distinctes qui seront prêtes à être lancées dans les prochains mois.

    Nouvel onglet sur les ressources humaines dans MaPayeGC

    Avec le nouvel onglet sur les RH dans MaPayeGC, les employés auront accès à des renseignements de RH clés dans la même application que les renseignements sur la paye. Bientôt, ils pourront consulter les renseignements tels que :

    • les soldes de congés
    • l’horaire de travail actuel
    • la date d’admissibilité aux avantages

    Forts d'un projet pilote réussi à Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), nous sommes maintenant prêts à lancer officiellement cette nouvelle fonctionnalité à l'automne 2024. Comme le système est relié à MesRHGC, la fonctionnalité sera accessible uniquement aux employés des ministères et des organismes qui utilisent MesRHGC.

    Accessibilité externe de MaPayeGC

    Nous nous apprêtons également à mettre en œuvre la prochaine étape du projet sur l'accessibilité externe de MaPayeGC. Au terme de cette étape, la majorité des employés pourront accéder à MaPayeGC en dehors du réseau du gouvernement du Canada. Ils pourront utiliser leurs appareils personnels pour consulter les renseignements concernant leur paye, leurs avantages sociaux et l'état de leurs demandes de renseignements.

    Nous avons lancé la première étape du projet sur l'accessibilité externe de MaPayeGC en 2023. Cela a permis à un petit nombre d'employés qui n'avaient pas accès au réseau du gouvernement de consulter MaPayeGC en dehors du réseau.

    Nous prévoyons que tous les employés auront accès à MaPayeGC en dehors du réseau du gouvernement au plus tard en mars 2025.

    État d’avancement : Sur la bonne voie

    La mise en œuvre à l'échelle des ministères du nouvel onglet sur les RH se fera à l'automne 2024. Tous les employés auront accès à MaPayeGC en dehors du réseau du gouvernement à l'hiver 2025.

Transformation

Parallèlement, nous continuons d’explorer des options de remplacement pour nos systèmes de RH et de paye existants et de tester différents modèles de gestion de données.

  • Projet clé : Séances de sensibilisation des utilisateurs concernant Dayforce

    En août 2024, nous avons commencé à offrir aux utilisateurs des séances d'information sur Dayforce, une nouvelle solution de RH et de paye qui pourrait éventuellement remplacer Phénix. Nous offrons ces séances à de plus en plus de ministères, et tous les employés du gouvernement du Canada y auront bientôt accès. Vous pourrez découvrir la solution Dayforce que nous testons et développons pour répondre aux besoins modernes des employés.

    Les séances sont d'une durée approximative de 90 minutes. Au cours des séances, les participants sont invités à exécuter certaines tâches et à donner une rétroaction. Les séances seront mises en œuvre en 4 phases pour permettre les ajustements et les améliorations nécessaires tout au long de l'initiative.

    Les données recueillies au cours de ces séances éclaireront les décisions prises à l'égard de la solution Dayforce. De plus, lors des séances, les employés pourront se familiariser avec la plateforme, ce qui facilitera une éventuelle transition vers Dayforce.

    État d’avancement : Sur la bonne voie

    Les séances ont d'abord été offertes aux employés de l'équipe de la Gestion du capital humain de SPAC au cours de l'été. Elles seront offertes à tous les employés du gouvernement au cours de l'automne.

    Projet clé : Nouvel outil de gestion des cas et des relations avec la clientèle

    Au cours de l'été, nous avons commencé à planifier le projet de remplacement de l'outil de gestion des cas (OGC). Les ministères et les organismes l’utilisent actuellement pour gérer et suivre les mouvements et les demandes de renseignements concernant la paye.

    Il faut une solution moderne et plus solide qui améliorera la conduite des opérations et facilitera une éventuelle transition vers une nouvelle solution de RH et de paye. La solution permettra aux agents de rémunération d’être plus efficaces dans l'attribution, le suivi et le traitement des demandes.

    Une demande de renseignements a d'abord été publiée, puis une demande de propositions pour des services-conseils en gestion destinés à faciliter la planification et la préparation de la transition. Le contrat a été attribué à Systemscope le 6 août 2024.

    L'OGC actuel, qui a été mis en service en 2012, permet de suivre les événements de la vie courante et du travail de plus de 250 000 fonctionnaires anciens et actuels appartenant aux ministères et aux organismes desservis par le Centre des services de paye. Ces événements comprennent notamment les promotions, les embauches, les congés de maternité et les congés parentaux. Ces événements, considérés comme des cas dans l'OGC, ont une incidence sur la paye et les avantages sociaux des clients. En 2023, le Centre des services de paye a traité 1,1 million de cas dans l'OGC. Phénix a traité 0,5 million de cas supplémentaires de façon automatisée.

    État d’avancement : Sur la bonne voie

    La demande de propositions pour des services-conseils en gestion de projet a pris fin en juillet. Elle permettra de planifier et de préparer les prochaines étapes. Le nouvel outil de gestion des cas et des relations avec la clientèle sera lancée pour remplacer l'outil de gestion des cas en préparation d'une transition vers une nouvelle solution potentielle de ressources humaines et de paye.

Coûts

Il est primordial que nous investissions dans les systèmes et les opérations de RH et de paye actuels pour que les 430 000 employés actuels et anciens de la fonction publique puissent recevoir leur paye toutes les 2 semaines. Les employés desservis par le centre des services de paye de leur propre ministère ou organisme en font partie. Il faut également investir pour résoudre les mouvements en attente des années précédentes. Parallèlement, nous mettons à l'essai un nouveau système de RH et de paye moderne et intégré qui a été conçu pour répondre aux besoins actuels et futurs de la fonction publique.

Exercice financier 2024 à 2025

Opérations actuelles

Graphique à barres pour l'exercice financier 2024 à 2025, description textuelle ci-dessous.

  • Opérations actuelles (2024 à 2025)

    Ces chiffres sont des prévisions pour l'exercice en cours. On s'attend à ce que les montants changent selon les besoins et les priorités tout au long de l'année.

    • 350,3 millions de dollars (44%) pour permettre au Centre des services de paye et à ses conseillers en rémunération de traiter les mouvements relatifs à la paye et aux avantages sociaux de plus de 250 000 employés, ainsi que de réduire le nombre de mouvements en attente
      • Les mouvements à traiter comprennent notamment les nominations intérimaires, les nouvelles embauches, les mutations et les promotions
    • 234,6 millions de dollars (29%) pour les applications de paye et le soutien des technologies de l'information (TI), qui comprennent la programmation, l'amélioration des systèmes de RH et de paye, ainsi que la conduite des opérations de TI permettant d'assurer le bon fonctionnement des systèmes 24 heures sur 24, 7 jours sur 7
      • Ce montant comprend le contrat avec IBM Canada d'une valeur de 120,2 millions de dollars (taxes comprises) pour la prestation de services essentiels de soutien technique et de soutien au traitement de la paye jour et nuit, tous les jours de l’année, et pour la mise à niveau de logiciels, entre autres
      • Ce montant comprend le contrat avec Oracle d'une valeur de 8 millions de dollars (taxes comprises) pour la base de données, les licences et le soutien d’un nouveau système de paye
    • 101,3 millions de dollars (13%) pour l'administration de la paye, responsabilité qui consiste à gérer la paye et les avantages sociaux (paye bihebdomadaire) de plus de 430 000 employés actuels et anciens, à assurer l'exactitude des données, à mettre en œuvre les conventions collectives, à émettre les feuillets de renseignements fiscaux et à mener des audits, entre autres
    • 63,9 millions de dollars (8%) pour le soutien opérationnel et les services internes, y compris la surveillance des programmes, la formation ainsi que la présentation des rapports à la direction et à d'autres ministères, entre autres
    • 50,5 millions de dollars (6%) pour le Centre de contact avec la clientèle, qui répond aux questions de tous les fonctionnaires et résout les problèmes simples
      • Ces fonds sont destinés également à l'application MaPayeGC, qui aide les employés à comprendre leur paye et leurs avantages sociaux

Transformation

Graphique à barres pour transformation 2024 à 2025, description textuelle ci-dessous.

  • Transformation (2024 à 2025)

    Ces chiffres sont des prévisions pour l'exercice en cours. On s'attend à ce que les montants changent selon les besoins et les priorités tout au long de l'année.

    • 85 millions de dollars (52%) pour permettre à Dayforce de continuer de nous soutenir dans la poursuite des essais selon des scénarios plus complexes et dans la configuration du système en fonction de nos besoins particuliers, pendant que nous continuons de déterminer s’il s’agit d’un système viable
      • Ce montant comprend 2 millions de dollars de fonds non dépensés provenant de l'exercice 2023 à 2024
    • 55 millions de dollars (34%) pour permettre à SPAC de poursuivre l'étude sur une nouvelle solution de RH et de paye moderne
      • Ce montant englobe les salaires des fonctionnaires, les services internes et la formation, entre autres dépenses
    • 22,7 millions de dollars (14%) pour permettre au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada de poursuivre la simplification des processus et des procédures de RH et de soutenir les initiatives telles qu

Étapes importantes

Les étapes importantes des projets nous permettent de suivre les progrès réalisés et d'en rendre compte au public.

Coche = Achevé; Cercle = En cours

2024

Printemps

Été

  • Achevé : Publication du premier rapport d'étape trimestriel
  • Achevé : Déploiement de 4 nouvelles meilleures pratiques de gestion des RH et de la paye dans l'ensemble des ministères, dans le cadre des Mesures unifiées pour la paye
  • Achevé : Commencement de l’utilisation d’un conseiller automatisé (IA) destiné à soutenir les conseillers en rémunération
  • Achevé : Lancement de la demande de renseignements et de la demande de propositions pour des services-conseils concernant l'initiative d'outil de gestion des cas et des relations avec la clientèle
  • Achevé : Lancement au Centre de contact avec la clientèle des nouvelles options de menu téléphonique destinée à mieux aider les employés
  • Achevé : Début des séances d'information sur Dayforce à l'intention des employés de la Gestion du capital humain, dans le cadre des essais en cours de cette éventuelle solution de RH et de paye

Automne

  • Achevé : Publication du deuxième rapport d'étape trimestriel et tenue de séances de mobilisation auprès des employés, des syndicats, des médias et des parlementaires, dans le cadre de l'initiative de la transparence intégrée
  • En cours : Migration de la base de données du système de paye vers une nouvelle solution fournie par Oracle
  • En cours : Mobilisation de tous les employés du gouvernement du Canada au sujet des séances d'information des utilisateurs concernant Dayforce, pour que le plus grand nombre possible d'employés mettent à l'essai cette éventuelle solution de RH et de paye
  • En cours : Commencement de la divulgation proactive des documents internes relatifs aux initiatives de RH et de paye sur le portail Gouvernement ouvert
  • En cours : Lancement de l'amélioration et du développement de MaPayeGC dans le but d’y inclure des renseignements de RH additionnels
  • En cours : Diffusion de 5 nouvelles vidéos pratiques destinées à soutenir les employés
2025

Hiver

  • En cours : Lancement de l'accès externe à MaPayeGC pour tous les employés du gouvernement
  • En cours : Ajout à l'assistant virtuel de fonctionnalités destinées à aider les conseillers en rémunération à traiter les mouvements liés aux congés non payés et aux nominations intérimaires des cadres supérieurs
  • En cours : Publication du troisième rapport d'étape trimestriel et poursuite des séances de mobilisation dans le cadre de l'initiative de la transparence intégrée
  • En cours : Traitement de tous les mouvements prioritaires en attente
  • En cours : Déploiement de 3 nouvelles meilleures pratiques de gestion des RH et de la paye dans l'ensemble des ministères, dans le cadre des Mesures unifiées pour la paye

Plein feu sur un projet

Chaque trimestre, nous braquons les projecteurs sur un aspect du travail accompli pour améliorer les RH et la paye au service des employés.

Amélioration des services au Centre de contact avec la clientèle. Longue description ci-dessous.

Amélioration des services au Centre de contact avec la clientèle

Le Centre de contact avec la clientèle cherche constamment à améliorer ses services et le soutien qu'il offre à tous les employés du gouvernement du Canada. Au cours du présent exercice, nous avons répondu à 78 % des demandes de renseignements adressées par téléphone dans un délai de 3 minutes.

En août, à la suite de tests sur l'expérience utilisateur, nous avons mis à jour les options de menu proposées aux clients qui appellent le numéro sans frais. Ces nouvelles options permettent de mieux répondre aux demandes de renseignements des clients. Les appels en attente sont maintenant attribués aux agents selon leur expérience et leurs compétences. Par exemple, certains agents peuvent offrir une aide technique ou une aide à la navigation concernant les applications Web de la rémunération, tandis que d'autres sont capables de traiter des types de mouvements particuliers, selon le cas.

Les employés peuvent communiquer avec le Centre de contact avec la clientèle en soumettant une demande à l’aide du formulaire Ma demande de paye.

Liens connexes

De : Services publics et Approvisionnement Canada

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