Embauche ou réembauche

Cette section décrit les divers rôles et responsabilités des parties participant à l’embauche ou à la réembauche d’employés dans la fonction publique.

Sur cette page

• Description du processus
• Responsabilités de l’employé
• Responsabilités du gestionnaire
• Responsabilité des ressources humaines
• Responsabilité des Finances
• Responsabilité de la source fiable
• Responsabilités du Centre des services de paye
• Responsabilités du Centre des pensions

Description du processus

Pour obtenir de plus amples renseignements à cet égard, se reporter au Processus opérationnel commun des ressources humaines 3.05.

Responsabilités de l’employé

L’employé est chargé de respecter une variété d’exigences, selon son statut d’emploi.

Nouvel employé

Le nouvel employé est chargé de signer ce qui suit :

• la lettre d’offre et d’acceptation;
• le serment GC-29 (au besoin).

Le nouvel employé doit remplir tous les documents requis et les transmettre au personnel des RH, accompagnés de tout autre renseignement nécessaire, notamment les suivants :

• le numéro d’assurance sociale;
• le formulaire TD1 et le formulaire d’impôt provincial;
• le questionnaire de l’employé;
• le formulaire d’inscription au dépôt direct TPSGC 8437.

Le nouvel employé doit exécuter les mesures suivantes dans le système de paye Phénix :

• obtenir une maCLÉ ou la mettre à jour :
  • l’employé doit avoir une adresse électronique valide du gouvernement et un code d’identification de dossier personnel (CIDP) et fournir sa date de naissance;
• établir la relation avec le gestionnaire (article 34) dans la fonction de libre-service de Phénix;
• saisir les entrées de gestion du temps appropriées.

Double emploi

L’employé en situation de double emploi doit aviser son gestionnaire qu’il est en congé non payé de son poste d’attache.

Réembauche

L’employé desservi par le Centre des services de paye doit remplir les documents suivants :

• le formulaire TD1 et le formulaire d’impôt provincial;
• le questionnaire de l’employé;
• le formulaire d’inscription au dépôt direct TPSGC 8437.

À la réception de la trousse d’information sur l’adhésion au régime l’employé éligible doit :

• accuser réception du formulaire Avis concernant la participation au régime (TPSGC 2018) au moyen des outils personnalisés de pension, accessibles à partir des Applications Web de la rémunération

ou

• remplir le formulaire Renseignements sur l’adhésion et confirmation de la participation au régime (TPSGC 571).

Responsabilités du gestionnaire

Le gestionnaire disposant de pouvoirs en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques(article 34) et la personne détenant des pouvoirs de dotation sont responsables de ce qui suit :

• signer la lettre d’offre;
• administrer le serment ou l’affirmation solennelle et s’assurer que le document est signé et envoyé aux RH (au besoin);
• confirmer l’arrivée de l’employé le premier jour de travail;
• s’assurer que l’employé a demandé une maCLÉ;
• effectuer toutes les tâches pertinentes dans la fonction de libre‑service des gestionnaires de Phénix, y compris les suivantes :
  • examiner l’horaire de travail de l’employé, notamment vérifier le statut des entrées effectuées en libre-service;
  • créer et assigner l’horaire de travail de l’employé.

Responsabilité des ressources humaines

Le personnel des ressources humaines est chargé de ce qui suit :

• préparer la lettre d’offre pour les nouveaux employés;
• s’assurer que toute la documentation requise, y compris la lettre d’offre et le serment ou l’affirmation solennelle des nouveaux employés (au besoin), est reçue par le gestionnaire recruteur;
• vérifier et créer le code d’identification de dossier personnel (CIDP) de l’employé dans le Système central d’indexation;
• remplir adéquatement et en temps opportun les enregistrements de renseignements personnels dans le Système de gestion des ressources humaines;
  • vérifier les données;
  • s’assurer que l’information a bel et bien été reçue dans Phénix.

Exigences en matière de documentation liées à l’embauche de nouveaux employés ou à des cas de réembauche

Le personnel des RH est chargé de recueillir les documents ci-après et de les envoyer par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste au moyen d’une source fiable au Centre des services de paye; ces documents doivent être accompagnés d’un Formulaire de demande d’intervention de paye dûment rempli :

• le questionnaire de l’employé signé et daté;
• le formulaire TD1 et le formulaire d’impôt provincial remplis;
• la lettre d’offre et d’acceptation (cas exceptionnels uniquement, par exemple, salaire au-dessus du taux minimum, ainsi que certaines indemnités qui pourraient être propres à un employé précis [comme un employé réembauché] ou tout autre document faisant autorité [comme la lettre de nomination]);
  • si la lettre d’offre et d’acceptation est requise, l’approbation en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques doit être authentifiée par la source fiable avant l’envoi de la lettre au Centre des services de paye.
  • le formulaire de dépôt direct signé.

Renseignements supplémentaires

Section A.3.12 Dépôt direct de la Directive sur les conditions d’emploi
Formulaire Demande d’inscription au dépôt direct (TPSGC 8437) (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada)

Responsabilité des Finances

Le personnel des finances est chargé de l’autorisation en vertu de l’article 33 des mouvements d’embauche ou de réembauche dans Phénix.

Responsabilité de la source fiable

À la réception de la lettre d’offre et d’acceptation, la source fiable doit valider et authentifier les signatures figurant sur les demandes en format papier transmises par les ministères au Centre des services de paye, par exemple :

• la signature en vertu de l’article 34 pour toutes les demandes ayant une incidence sur les résultats financiers et/ou le budget du gestionnaire;
• la signature de la personne disposant de pouvoirs délégués en ressources humaines;
  • si un formulaire de demande en version papier envoyé directement par l’employé ne nécessite aucune signature ministérielle, il n’a pas à être validé ni à être authentifié par une source fiable).

Responsabilités du Centre des services de paye

Le personnel du Centre des services de paye est chargé de ce qui suit :

• vérifier la liste des sources fiables;
• s’assurer que tous les documents nécessaires ont été fournis et qu’ils sont accompagnés d’une Formulaire de demande d’intervention de paye.

À la réception de l’avis indiquant que des données ont été entrées dans le Système de gestion des ressources humaines, le personnel du Centre des services de paye doit :

• déterminer l’admissibilité de l’employé;
• inscrire l’employé à tous les avantages sociaux pertinents;
• valider et mettre à jour la fonction de déclaration du temps, si nécessaire.

À la réception d’un Formulaire de demande d’intervention de paye et des documents requis, le personnel du Centre des services de paye doit :

• inscrire les versements supplémentaires et les avantages sociaux en fonction des documents reçus, y compris appliquer les impôts supplémentaires dans Phénix, comme demandé par l’employé;
• saisir le salaire dans Phénix lorsqu’il ne s’agit pas du salaire minimal;
• commencer les paiements par dépôt direct;
• calculer et recouvrer les contributions ouvrant droit à pension tardives;
• établir les droits aux congés payés (y compris les rajustements requis dans les cas de réembauche);
• transmettre à l’employé une lettre type sur la rémunération et les avantages sociaux qui contient tous les renseignements sur les programmes de versements et d’avantages sociaux;
• envoyer des documents supplémentaires le cas échéant (le formulaire SCT 340-51 à l’agent négociateur et le formulaire TPSGC 577 au Centre de pension, etc.).

Responsabilités du Centre des pensions

Le personnel du Centre des pensions est chargé d’envoyer aux employés les notifications d’adhésion au régime en vertu de la Loi sur la pension de la fonction publique.