Demande de vérification

Cette section décrit les rôles et les responsabilités des ressources humaines, des Finances, et du personnel du Centre des services de paye dans le traitement des demandes de vérification.

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• Description du processus
• Responsabilités des ressources humaines
• Responsabilités des Finances
• Responsabilités du Centre des services de paye

Description du processus

Les ministères desservis par le Centre des services de paye de la fonction publique doivent faire l’objet de vérifications internes occasionnelles sur leur administration de la paye. L'équipe d'assurance de la qualité mesure le rendement selon les contrôles décrits dans le cadre de contrôle du Centre des services de paye. Un rapport officiel des résultats est présenté régulièrement à la haute direction. Cela devrait rassurer les ministères quant à l'efficacité conceptuelle et opérationnelle des contrôles du Centre des services de paye.

Dans la plupart des cas, il n'est peut-être pas possible de traiter les demandes liées à la vérification à l’aide du logiciel de rapports des contrôles de vérification de votre ministère. Si votre ministère ne peut pas traiter une demande de vérification de cette manière, il peut compter sur l’appui du Centre des services de paye pour traiter la demande de vérification.

Responsabilités des ressources humaines

Le personnel des ressources humaines doit :

• Désigner une personne-ressource unique pour la demande de vérification précise;
• Coordonner les demandes de renseignements provenant du Centre des services de paye;
• Communiquer, par écrit, les besoins précis concernant les demandes de vérification précises (renseignements requis et échéances) aux gestionnaires des Opérations de la paye du Centre des services de paye;
• Communiquer les dernières nouvelles sur les besoins en matière de renseignements sur la paye au Centre des services de paye pour appuyer la vérification;
• Faire connaître les résultats et les recommandations, provenant de la vérification, qui pourraient avoir des répercussions sur le Centre des services de paye, y compris toute mesure correctrice à prendre, le cas échéant;
  • Présenter ces résultats au moyen des voies normales et accompagnés des documents connexes.

Responsabilités des Finances

Le personnel des finances doit :

• Désigner une personne-ressource unique pour la demande de vérification précise;
• Coordonner les demandes de renseignements provenant du Centre des services de paye;
• Communiquer, par écrit, les besoins précis concernant les demandes de vérification précises (renseignements requis et échéances) aux gestionnaires des Opérations de la paye du Centre des services de paye;
• Communiquer les dernières nouvelles sur les besoins en matière de renseignements sur la paye au Centre des services de paye pour appuyer la vérification;
• Faire connaître les résultats et les recommandations qui pourraient avoir des répercussions sur le Centre des services de paye, y compris toute mesure correctrice à prendre, le cas échéant;
  • Présenter ces résultats au moyen des voies normales et accompagnés des documents connexes.

Responsabilités du Centre des services de paye

Le personnel du Centre des services de paye doit :

• Assurer la conformité aux exigences du cadre de contrôle du Centre des services de paye;
• Répondre aux demandes de vérification ponctuelle et informer les ministères si la demande est couverte par le cadre de contrôle du Centre des services de paye ou si une vérification ponctuelle est requise.

Demandes de vérification non couvertes par le cadre de contrôle du Centre des services de paye

Dans ces cas, le personnel du Centre des services de paye doit :

• Informer les ministères si la demande ne peut être réalisée selon le calendrier voulu;
• Fournir aux ministères les copies des documents et l’information que le Centre des services de paye conserve;
• Préparer des exemplaires des documents demandés
  • Les fournir de manière sécuritaire à la personne ressource ministérielle désignée.