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Services publics et Approvisionnement Canada
Code de conduite

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Message du sous-ministre et des sous-ministres délégués

Chers collègues,

Chaque jour, nous, les employés de SPAC, guidés par nos valeurs communes, soit le respect, l'intégrité, l'excellence et le leadership, démontrons notre engagement à offrir le meilleur service possible à nos clients. À titre de principal fournisseur de services communs du gouvernement du Canada, nous devons rendre des comptes aux autres ministères fédéraux et à la population canadienne. C'est cette responsabilité qui est à l'origine de l'intégrité personnelle et professionnelle fondamentale dont nous faisons preuve dans notre travail, de même que de la culture de rendement que nous avons établie dans l'ensemble du Ministère.

Notre succès ne repose pas uniquement sur le fait que nous cherchons à atteindre les normes les plus élevées en matière de services et de résultats, mais également sur le fait que nous le faisons avec intégrité chaque jour.

Bien que SPAC soit doté d'une culture d'intégrité personnelle et professionnelle et se soit engagé à adopter un comportement éthique, au quotidien, dans toutes ses pratiques opérationnelles, c'est afin de respecter les exigences prévues par la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles (LPFDAR) que le Code de conduite a été élaboré. Le Code guide de façon claire et constant les comportements et prises de décisions éthiques attendus de toutes les personnes qui travaillent au ministère.

SPAC, qui compte parmi ses clients plus de 100 ministères, organismes et commissions, ainsi que la population canadienne, a une responsabilité unique. Que ce soit dans nos activités d'achats, de gestion bancaire, de gestion immobilière ou dans nos autres principales activités, notre engagement envers une stratégie de service à la clientèle de première qualité et une saine intendance est au cœur de notre mandat. Nous devons assurer l'intégrité de nos processus et de nos décisions en plus d'établir des normes pour des initiatives importantes comme l'écologisation des opérations gouvernementales.

Le Code de conduite rassemble nos responsabilités en vertu du Code de valeurs et d'éthique du secteur public (CVÉSP), l'Énoncé des valeurs et les principes directeurs de SPAC ainsi que des Normes de conduite et l'Énoncé de SPAC sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat, lesquels s'harmonisent avec notre culture et nos rôles et fonctions uniques. Le Code de conduite appuie aussi la Philosophie de SPAC à l'égard de la gestion des personnes et nos engagements, et sert à orienter notre travail et nos interactions.

Le Code de conduite se veut une boussole nous orientant dans la bonne direction alors que nous cherchons à faire preuve d'intégrité, de même qu'à intégrer nos valeurs d’intégrité, de respect, d’excellence et de leadership et des normes élevées dans nos activités et nos décisions quotidiennes. En mettant en œuvre nos valeurs et en travaillant de façon conforme à notre code de conduite, nous continuons de favoriser un milieu de travail positif tout en montrant à nos clients et à la population canadienne que nous sommes dignes de leur confiance.

Nous avons hâte de continuer à mettre en œuvre ce code de conduite avec vous, tout en offrant des services et des programmes de première qualité adaptés aux besoins des organisations fédérales et en assurant une saine intendance au profit de la population canadienne.

Chapitre 1 : Code de valeurs et d'éthique du secteur public

Vous pouvez consulter le Code de valeurs et d'éthique du secteur public disponible sur le site du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. La Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles est en vigueur depuis 2007 et fait partie de la mise en œuvre de la Loi fédérale sur la responsabilité (LFR). L'article 5 de la LPFDAR stipule que le Conseil du Trésor (CT) doit établir un code de conduite applicable à l'ensemble du secteur public y compris les ministères et les organismes, les sociétés d'État mères, et autres organismes du secteur public fédéral.

L'annexe du CVÉSP comprend les responsabilités et les obligations des fonctionnaires.

Chapitre 2 : Valeurs et normes de conduite de SPAC

Le Code de conduite de SPAC englobe plusieurs composantes importantes. En premier lieu, il inclut le Code de valeurs et d'éthique du secteur public. Ensuite, nous y retrouvons :

Objectif

Le Code de conduite de SPAC fournit des conseils aux employés sur la conduite le comportement attendu des employés dans le cadre de leurs fonctions à SPAC. Ce code complète le Code de valeurs et d'éthique du secteur public et sert de guide de prise de décision et de conduite dans les situations qui surviennent dans le cadre de la mission, vision et des responsabilités particulières de SPAC.

Il offre un aperçu des normes élevées de comportement que nous visons, et démontrons à nos collègues, à nos fournisseurs, à nos partenaires, à nos clients et au public. Ce sont les principes clés que nous nous engageons à respecter dans le cadre de nos responsabilités envers la population canadienne. Notre code résume les qualités et les comportements que nous valorisons pour nous-mêmes et pour notre organisation alors que nous visons maintenir une main-d’œuvre grandement efficiente et un environnement de travail moderne, respectueux, sain et sécuritaire en harmonie avec la Politique de la gestion des personnes du Conseil du trésor.

Application

Le Code de conduite s'applique à tous les employés de SPAC, peu importe leur niveau, leur poste ou leur emplacement géographique et, s'il y a lieu, à ceux qui travaillent en notre nom. Le code ne remplace ni ne modifie en aucun cas les politiques ministérielles (accessible seulement par le employés du gouvernement du Canada)  ou les pratiques professionnelles de SPAC ni les conventions collectives mais cherche plutôt à les complémenter.

L'acceptation et le respect de ce code sont une condition d'emploi pour toutes les  personnes employées par SPAC, qui inclut :

Nota : Pour fin de clarté, le mot employé est aussi utilisé dans ce document

Tout manquement au Code de conduite peut entraîner la prise des mesures disciplinaires, lesquelles peuvent aller jusqu'au licenciement. En vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques, l'administrateur général de SPAC a le pouvoir d'établir des normes de discipline et de prescrire des mesures disciplinaires. La Directive sur la discipline de SPAC contient des renseignements utiles sur les attentes du Ministère ainsi que sur les processus relatifs aux mesures disciplinaires.

Il est de la responsabilité de chaque employé de contribuer à un milieu de travail inclusif, respectueux, sain et sécuritaire. Un employé qui pense ou qui est témoin d’un manquement aux normes de conduite attendues devra faire connaitre leurs inquiétudes afin de répondre à la situation. Les employés devraient discuter de leur inquiétude avec leur gestionnaire immédiat, le gestionnaire du prochain niveau ou une personne-ressource attitrée aux divulgations. L’employé devrait aussi lire l’annexe B du Code pour plus de renseignements concernant la protection des employés qui font état d’enjeux de bonne foi.

Le Code de conduite ministériel est en vigueur depuis avril 2012.

Énoncé des valeurs de SPAC

Dans la prestation de services gouvernementaux communs, centraux et partagés, nous, les employés de Services publics et Approvisionnement Canada, sommes guidés par les valeurs suivantes, que nous faisons nôtres avec fierté :

Philosophie de SPAC à l'égard de la gestion des personnes et nos engagements

En tant qu'organisation, SPAC s'efforce d'offrir à tous ses employés la possibilité d'atteindre leurs objectifs organisationnels, professionnels et personnels dans un milieu de travail respectueux et inclusif, en étant mobilisés et soutenus par un leadership à tous les niveaux. Nous valorisons notre intégrité et notre culture axée sur le service ainsi que nos contributions novatrices à la recherche de l'excellence dans les opérations gouvernementales en contribuant à nos engagements dans le cadre de nos activités quotidiennes.

Normes de conduite de SPAC

En tant qu'employés de SPAC, nous respectons et préconisons les normes de conduite les plus élevées, conformément à notre Énoncé des valeurs, dans nos fonctions, nos relations, nos responsabilités tout en appuyant notre vision et notre mission.

Nous nous engageons à respecter les normes de conduite suivante :

Chapitre 3 : Énoncé de SPAC sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat

Tous les employés de Services publics et Approvisionnement Canada doivent, aux termes de leurs conditions d'emploi, se conformer au Code de valeurs et d'éthique du secteur public, à la Politique sur la gestion des personnes et la directive sur les conflits d’intérêts du Conseil du Trésor et à toute autre disposition supplémentaire de SPAC mise de l'avant dans le code ministériel, et produire les déclarations appropriées à leur situation.

Les employés doivent prendre les mesures nécessaires pour éviter tout conflit d'intérêts réel, potentiel ou perçu. Les employés doivent également observer toute règle de conduite spécifique et les lignes directrices sur les conflits d'intérêts qui s'appliquent à leur direction générale ou organisme.

Objet

L'énoncé ministériel sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat vise à renforcer et à maintenir la confiance de la population à l'égard de l'intégrité des employés de SPAC :

  1. en informant les employés des valeurs de la fonction publique et des mesures à adopter afin de se conformer à la Politique sur la gestion des personnes et la directive sur les conflits d’intérêts du Conseil du trésor et à toute autre disposition supplémentaire mise de l'avant par SPAC
  2. en limitant au minimum les possibilités de conflits entre les intérêts personnels, notamment les relations familiales et personnelles, et les fonctions officielles des employés et, s'il y a lieu, en assurant la résolution des conflits conformément à l'intérêt du public
  3. en limitant au minimum les possibilités réelles ou perçues qu'un ancien employé :
    • obtienne un traitement de faveur ou un accès privilégié au gouvernement après avoir quitté à ses fonctions officielles
    • utilise à son avantage des renseignements obtenus dans l'exercice de ses fonctions officielles avant qu'ils soient connus du public
    • tire un avantage indu de sa charge publique pour obtenir des occasions d'emploi à l'extérieur de la fonction publique

Définitions

Activités extérieures
Activités structurées auxquelles les fonctionnaires pourraient participer à l'extérieur du Ministère. Ces activités comprennent, entre autres, les conseils communautaires, et les organismes de bienfaisance. Les employés de SPAC doivent présenter un formulaire de Déclaration de conflits d'intérêts et d'après-mandat pour toute activité extérieure auxquelle ils participent et qui les placent ou pourraient raisonnablement être perçue comme les plaçant dans une situation de conflit d'intérêts.
Administrateur désigné
Titulaire des pouvoirs délégués par le sous-ministre, conformément aux instruments de délégation du Ministère, pour répondre aux déclarations relatives aux conflits d'intérêts.
Biens
Les biens comprennent, entre autres, les biens immobiliers, les valeurs cotées en bourse, es valeurs et les obligations, les actions ou les intérêts dans des entreprises, y compris les entreprises familiales. Veuillez noter qu'il n'est pas nécessaire de remplir une déclaration de conflits d'intérêts pour tous les types de biens. Veuillez consulter le formulaire de Déclaration de conflits d'intérêts de SPAC pour savoir quels biens doivent ou non faire l'objet d'une déclaration de conflits d'intérêts à SPAC.
Comité permanent
Comité convoqué pour examiner les déclarations liées aux conflits d'intérêts de risques élevés. Le Comité est composé :
  • du responsable de la direction générale ou de l'organisme (à tour de rôle)
  • de l'administrateur désigné
  • du sous-ministre adjoint, Direction générale des ressources humaines
  • de l'avocat général principal, Services juridiques
  • du sous-ministre adjoint, Direction générale de la surveillance
  • du directeur, Relations de travail;
  • du gestionnaire, Conflits d'intérêts.
Conflit d'intérêts
Situation où un particulier a des obligations ou des intérêts divergents de nature financière, professionnelle ou personnelle qui pourraient entraver ou être perçus comme entravant sa capacité d'accomplir convenablement ses tâches de façon juste et objective.
Conflit d’intérêts apparent
Situation qui pourrait être perçue comme un conflit d’intérêts par un observateur raisonnable, que ce soit ou non le cas.
Conflit d’intérêts potentiel
Situation de conflit d’intérêts raisonnablement prévisible dans l’avenir.
Conflit d’intérêts réel
Situation de conflit d’intérêts qui existe actuellement.
Déclaration de conflits d'intérêts
Il s'agit d'un court document de déclaration de toute situation de conflit d'intérêts réel, perçu ou potentiel et de tout emploi extérieur concernant les employés de SPAC. Le rapport est présenté à l'administrateur désigné à l'aide du formulaire de Déclaration de conflits d'intérêts et d'après-mandat.
Emploi extérieur
Toute forme d'emploi rémunéré à l'extérieur de SPAC, y compris les entreprises autonomes et les partenariats. Les employés de SPAC doivent présenter un formulaire de Déclaration de conflits d'intérêts dans tous les cas d'emploi extérieur et recevoir une réponse écrite de l'administrateur désigné avant de commencer un emploi extérieur.
Passif
Avoirs pour lesquels une personne est visée par une obligation financière aux termes de la loi. Veuillez noter qu'il n'est pas nécessaire de remplir une déclaration de conflits d'intérêts pour tous les types de passif. Veuillez consulter le formulaire de Déclaration de conflits d'intérêts et d'après-mandat de SPAC pour savoir quels types de passif doivent faire l'objet d'une déclaration de conflits d'intérêts.

Pour plus de définitions relatives aux conflits d’intérêts, consulter l’annexe D de la Politique sur la gestion des personne et le glossaire sur les valeurs et l’éthique.

Responsabilités et obligations

L'administrateur désigné est responsable :

  1. d'examiner les déclarations des employés selon le processus ministériel d'examen établi
  2. d'informer l'employé par écrit de la décision prise quant à l'existence ou non d'un conflit d'intérêts réel, potentiel ou apparent, et ce, aussi rapidement que possible
  3. d'indiquer à l'employé s'il peut ou non occuper un emploi rémunéré extérieur ou participer à une activité extérieure et de lui fournir des explications
  4. d'informer l'employé des mesures à prendre pour se conformer aux dispositions du Code de valeurs et d'éthique du secteur public, la Politique sur la gestion des personnes et la directive sur les conflits d’intérêts du Conseil du Trésor et du Code de conduite de SPAC
  5. en cas de conflit d'intérêts, de vérifier à l'expiration du délai, si l'employé a pris les mesures nécessaires qui inclus documenter les actions, les décisions, les conseils ou les renseignements reliés aux conflits d’intérêts ou de tâches fournis aux employés
  6. d'envoyer des rappels semestriels à tous les employés

Les employés :

  1. doivent prendre toutes les mesures possibles pour reconnaître, empêcher, signaler et régler tout conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel entre leurs responsabilités officielles et leurs intérêts personnels
  2. doivent s'abstenir d'avoir des intérêts personnels, lorsque leur participation à des activités gouvernementales peut indûment avoir une incidence sur celles-ci, à moins d'avoir obtenu le consentement officiel de l'administrateur désigné
  3. doivent déclarer complètement et rapidement toute activité extérieure (non rémunérée) et relations, tout bien ou passif qui les place ou pourrait les placer dans une situation de conflit d'intérêts, à l'aide du formulaire de Déclaration de conflits d'intérêts de SPAC, qui doit être soumis à l'administrateur désigné, aux fins d'examen
    1. Des directives supplémentaires concernant les biens et les passifs devant être déclarés figurent dans le Formulaire de Déclaration de conflits d'intérêts de SPAC
  4. doivent envoyer, dans les cas de conflits d'intérêts réels, apparents ou potentiels et dans tous les cas d'emplois extérieurs rémunérés, un formulaire de Déclaration de conflits d'intérêts décrivant la situation à l'administrateur désigné aux fins d'examen afin de recevoir une réponse écrite avant de commencer l’emploi à l’extérieur
  5. doivent revoir leur situation personnelle au moins une fois par année dans le cadre du Programme de gestion de rendement des employés et, si les circonstances le justifient, doivent soumettre une version révisée du formulaire de Déclaration de conflits d'intérêts à l'administrateur désigné, aux fins d'examen
  6. ne doivent jamais utiliser sciemment à leur propre avantage des renseignements obtenus dans l'exercice de leurs fonctions officielles qui ne sont pas accessibles au public, ni en bénéficier
  7. ne doivent jamais utiliser directement ou indirectement les biens du gouvernement, y compris les biens loués, ni en permettre l'utilisation directe ou indirecte à des fins autres que celles officiellement approuvées
  8. ne doivent pas venir en aide à des entités privées ou à des particuliers dans leurs rapports avec le gouvernement, si cela peut occasionner un traitement de faveur
  9. ne doivent pas intervenir dans les rapports des personnes ou des entités privées avec le gouvernement afin d'influencer leur résultats de façon inappropriée
  10. doivent s'assurer que tout conflit réel, apparent ou potentiel entre leurs activités personnelles et leurs responsabilités officielles à titre de fonctionnaire est résolu dans l'intérêt public

Activités politiques

  1. doivent maintenir l'impartialité de la fonction publique et ne pas participer à des activités politiques ou extérieures qui portent atteinte ou pourraient être considérées comme portant atteinte à leur capacité de remplir leurs fonctions de manière objective et impartiale :
    1. en vertu de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, si vous prévoyez poser une mise en candidature à une élection, vous devez d'abord obtenir la permission de la Commission de la fonction publique (CFP) avant de devenir candidat à une élection. Aussi, vous devez au préalable obtenir la permission de la CFP avant d'annoncer publiquement votre intention d'être candidat et d'entreprendre des activités relatives à votre candidature
    2. pour des activités politiques non reliées à une candidature, la CFP fournit une Outil d'autoévaluation afin de vous aider à évaluer les risques et prendre une décision raisonnable quant à votre engagement dans une activité politique. L’outil vous aidera à déterminer si une activité politique pourrait miner ou être perçue par d’autres comme pouvant miner votre capacité d’exercer vos fonctions de façon politiquement impartiale

L’après-mandat

  1. doivent, lorsqu'ils quittent la fonction publique, réduire au minimum la possibilité de conflits d'intérêts réels, apparents ou potentiels entre leur nouvel emploi et leurs dernières responsabilités à SPAC et le faire avant de commencer à exercer leur nouvel emploi
  2. outre les exigences énoncées ci-dessus, les employés du groupe de la direction, les titulaires d'un poste d'un niveau équivalant à EX moins 1 et les titulaires d'un poste de niveau EX moins 2 ainsi que les employés dont le poste a été désigné à haut risque d'un conflit d'intérêts relatif à l'après-mandat sont assujettis à une période d'attente d'un an. Avant de quitter leurs fonctions officielles et durant l'année qui suit la cessation de leurs fonctions, les employés doivent signaler à l'administrateur désigné toutes offres d'emploi ou activités extérieures qui pourraient les placer en situation de conflit d'intérêts réels, apparents ou potentiel avec leur emploi à SPAC. Les employés doivent déclarer immédiatement s'ils acceptent une telle offre. De plus, les employés ne doivent pas, sans en avoir d'abord reçu la permission par écrit de l'administrateur désigné :
    1. accepter une nomination au conseil d'administration d'une entité avec laquelle ils ont eu, personnellement ou par l'entremise de leurs subalternes, des rapports officiels importants au cours de l'année ayant précédé la cessation de leurs fonctions, ou un emploi au sein d'une telle entité
    2. intervenir pour le compte ou au nom d'une autre personne ou d'une entité auprès d'un ministère ou d'un organisme avec lequel ils ont eu, personnellement ou par l'entremise de leurs subalternes, des rapports officiels importants au cours de l'année ayant précédé la cessation de leurs fonctions
    3. donner à leurs clients, au moyen de renseignements qui ne sont pas accessibles au public, des conseils touchant les programmes ou les politiques des ministères ou des organismes pour lesquels ils travaillaient ou avec lesquels ils entretenaient d'importants rapports directs

Le Comité permanent est responsable d'aider l'administrateur désigné à prendre des décisions qui reflètent la position du Ministère sur les conflits d'intérêts.

Conformité et rapports

  1. Les employés qui n'approuvent pas les mesures que l'administrateur désigné leur a prescrites pour se conformer au Code de conduite de SPAC sont invités à en discuter avec l'administrateur désigné
  2. S'ils n'arrivent pas à trouver de terrain d'entente, les employés peuvent présenter un grief concernant les mesures prescrites conformément à leur convention collective ou à leurs conditions d'emploi
  3. Un employé qui ne se conforme pas aux dispositions du Code de valeurs et d'éthique du secteur public ou du Code de conduite ministériel de SPAC peut faire l'objet de mesures disciplinaires, lesquelles peuvent aller jusqu'au licenciement

Références

Lois et règlements

Publications du Secrétariat du Conseil du Trésor

Publications de SPAC

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