Plaintes et griefs des délinquants

Contenu

• Responsabilités
• Procédures
• Paliers du processus de règlement des plaintes et griefs des délinquants
• Délais
• Coordonnateur des griefs
• Délinquants dans une unité d’intervention structurée/dont les déplacements sont restreints
• Plaintes et/ou griefs collectifs
• Regroupement des plaintes et/ou griefs sur des questions de nature similaire
• Rejet des plaintes et/ou des griefs
• Auteurs de griefs multiples
• Indemnités financières
• Retrait des plaintes et/ou des griefs
• Réponses postérieures à la date d’expiration du mandat
• Décès du plaignant
• Dispositions spéciales – Grief initial
• Dispositions spéciales – Grief final
• Consultation
• Mesures correctives
• Recours judiciaire
• Griefs relatifs au harcèlement, au harcèlement sexuel et à la discrimination
• Détermination de la validité de l’allégation
• Tenue d’une enquête externe
• Ligne 1-800
• Confidentialité du processus de règlement des plaintes et griefs des délinquants
• Annexe A - Renvois et définitions

Responsabilités

1. Le commissaire adjoint, Politiques, a le pouvoir d’élaborer les lignes directrices qui doivent être suivies en ce qui concerne le processus de règlement des plaintes et griefs des délinquants.
2. Les décideurs de tous les paliers veilleront à ce que les plaignants reçoivent, dans les délais prescrits, une réponse complète, étayée et compréhensible à toutes les questions soulevées dans leur plainte ou leur grief original.
3. Lors de la formulation des réponses aux plaintes et griefs des délinquants, les décideurs de tous les paliers s’assureront que les plaignants reçoivent les services auxquels ils ont droit en vertu de la Loi sur les langues officielles.
4. Le décideur veillera à ce que le matériel et les documents utilisés pour l'analyse de la plainte ou du grief, y compris les bandes audio et vidéo, soient conservés afin qu'on puisse s'en servir dans l'éventualité où le plaignant soumettrait un autre grief ou intenterait un autre recours judiciaire (comme la révision judiciaire de la décision finale qui a été rendue concernant le grief).
5. Le directeur de l’établissement/du district veillera à ce que :
1. les délinquants aient libre accès au processus de règlement des plaintes et griefs sans crainte de représailles
2. les délinquants qui en ont besoin obtiennent l'assistance d'un membre du personnel pour utiliser le processus de règlement des plaintes et griefs
3. son unité opérationnelle soit dotée d'un mécanisme de surveillance de l'utilisation du processus de règlement des plaintes et griefs des délinquants
4. tous les membres du personnel reçoivent une formation sur le processus de règlement des plaintes et griefs des délinquants, son importance et ses exigences
5. tous les membres du personnel n’épargnent aucun effort pour régler de façon informelle, au moyen de discussions, les questions soulevées dans les plaintes et griefs des délinquants
6. un membre du personnel soit chargé de remplir les fonctions du poste de coordonnateur des griefs
7. les plaintes et griefs des délinquants soient recueillis tous les jours ouvrables sauf s'il s'agit de délinquants dans une unité d’intervention structurée ou dont les déplacements sont restreints (dans ces cas, il faut les recueillir tous les jours civils)
8. un Comité externe d’examen des griefs soit en place au cas où un délinquant demanderait que son grief initial et la décision rendue à l'égard du grief soient examinés par le Comité externe d'examen des griefs.
6. Les délinquants :
1. utiliseront en toute bonne foi le processus de règlement des plaintes et griefs en vue d’obtenir une réparation lorsqu’ils estiment avoir été traités, par un membre du personnel, de façon injuste ou non conforme à la loi ou aux politiques relativement à des questions qui relèvent de la compétence du commissaire
2. n’épargneront aucun effort pour régler de façon informelle, au moyen de discussions, les questions soulevées dans une plainte ou un grief.

Procédures

Paliers du processus de règlement des plaintes et griefs des délinquants

7. Le processus de règlement des plaintes et griefs des délinquants est composé de trois paliers :
1. plainte écrite – présentée par le délinquant à l'établissement/au bureau de libération conditionnelle du district et traitée par le surveillant du membre du personnel ayant pris la mesure ou la décision faisant l’objet du grief
2. grief initial (palier de l’établissement/du district) – présenté au directeur de l'établissement/du district
3. grief final (palier national) – présenté au commissaire.
8. Le commissaire adjoint, Politiques, a été désigné pour rendre des décisions concernant les griefs au palier national. En outre, le commissaire peut également désigner un membre du personnel du Service correctionnel du Canada (SCC) qui occupe un poste de niveau égal ou supérieur à celui de commissaire adjoint pour rendre des décisions relativement aux griefs au palier national.
9. Lorsqu’un délinquant n’est pas satisfait de la mesure ou de la décision prise par un membre du personnel, il peut présenter une plainte écrite, de préférence à l’aide du formulaire fourni par le Service. La plainte originale sera enregistrée au palier de la plainte, à moins d'indication contraire dans la présente directive ou dans les LD 081-1 – Processus de règlement des plaintes et griefs des délinquants.
10. Un délinquant sous surveillance dans la collectivité peut présenter une plainte ou un grief à son agent de libération conditionnelle ou à l’employé désigné du bureau de libération conditionnelle, de l’établissement résidentiel communautaire ou du centre correctionnel communautaire.

Délais

11. En règle générale, le délinquant devrait initialement présenter sa plainte ou son grief dans les 30 jours ouvrables après avoir pris connaissance de la mesure ou de la décision faisant l’objet du grief. Le décideur peut cependant prolonger ce délai conformément à l’annexe C des LD 081-1 – Processus de règlement des plaintes et griefs des délinquants.
12. Les décideurs rendront une décision relativement aux plaintes et griefs dans les délais indiqués ci‑après.

Plainte et grief initial

• Prioritaire – Dans les 15 jours ouvrables suivant la réception de la plainte ou du grief par le coordonnateur des griefs à l'unité opérationnelle
• Non prioritaire – Dans les 25 jours ouvrables suivant la réception de la plainte ou du grief par le coordonnateur des griefs à l'unité opérationnelle

Grief final

• Prioritaire – Dans les 60 jours ouvrables suivant la réception du grief par le coordonnateur national des griefs
• Non prioritaire – Dans les 80 jours ouvrables suivant la réception du grief par le coordonnateur national des griefs

13. Si le directeur de l'établissement/du district ou le directeur, Recours des délinquants, juge qu’un délai plus long est nécessaire pour traiter une plainte ou un grief de façon appropriée, le plaignant doit être informé, dans une lettre produite avant ou à la date d'échéance, de la (des) raison(s) de la prolongation du délai ainsi que de la date à laquelle la décision est prévue.
14. Lorsque le délinquant n’est pas satisfait de la décision rendue au palier de la plainte ou de l’établissement, il peut acheminer la plainte ou le grief initial au palier suivant, normalement dans les 30 jours ouvrables suivant la réception de la réponse.
15. S’il n’est pas satisfait de la décision rendue au palier national, le plaignant peut présenter une demande de révision judiciaire à la Cour fédérale dans les délais prescrits au paragraphe 18.1(2) de la Loi sur les Cours fédérales.

Coordonnateur des griefs

16. Dès la réception d’une plainte ou d’un grief, les coordonnateurs des griefs de l’établissement ou du district :
1. lui attribueront un code, détermineront son niveau de priorité et l’inscriront dans le Renouvèlement du Système de gestion des délinquant(e)s (RSGD), conformément aux LD-081-1– Processus de règlement des plaintes et griefs des délinquants
2. veilleront à ce que les plaintes et griefs qui ont une incidence considérable sur les droits et libertés d’un délinquant soient classés comme prioritaires
3. veilleront à ce que les plaintes et griefs de nature délicate ou urgente soient identifiés et traités en conséquence, ce qui inclut les griefs relatifs au harcèlement, au harcèlement sexuel et à la discrimination.

Délinquants dans une unité d’intervention structurée/dont les déplacements sont restreints

17. Lorsqu'un détenu est transféré vers une unité d’intervention structurée ou qu’il se voit imposer des restrictions à ses déplacements, il doit être informé qu'il peut déposer une plainte et/ou un grief concernant la décision de le transférer vers l’unité d’intervention structurée ou l’imposition de restrictions à ses déplacements. Il aura également accès aux formulaires de plainte et de grief et pourra, au besoin, consulter le coordonnateur des griefs à l’établissement.
18. Le directeur de l'établissement doit veiller à ce que les plaintes et griefs présentés par des détenus qui se trouvent dans l’unité d’intervention structurée ou dont les déplacements sont restreintsen soient recueillis et examinés quotidiennement. Les plaintes et griefs jugés prioritaires, suivant la définition fournie à l’annexe A, seront immédiatement portés à l'attention du directeur de l'établissement ou de l’agent responsable de l’établissement.

Plaintes et/ou griefs collectifs

19. Une plainte ou un grief peut être déposé par un groupe de plaignants, mais la plainte ou le grief doit être signé par tous les membres du groupe. Un des plaignants doit être désigné pour recevoir la réponse au nom du groupe ainsi que toute correspondance relative à la plainte ou au grief.

Regroupement des plaintes et/ou griefs sur des questions de nature similaire

20. Si un plaignant présente deux ou plusieurs plaintes ou griefs portant sur des questions de nature similaire, le décideur peut choisir de traiter toutes les questions dans une seule réponse. Le cas échéant, il doit indiquer chacune des plaintes ou chacun des griefs sur lesquels porte sa réponse.

Rejet des plaintes et/ou des griefs

21. Les critères de rejet des plaintes et des griefs sont décrits à l'annexe C des LD-081-1– Processus de règlement des plaintes et griefs des délinquants. Seules les plaintes peuvent être rejetées si elles sont jugées futiles, vexatoires ou entachées de mauvaise foi.
22. Si une partie d'une plainte est jugée futile, vexatoire ou entachée de mauvaise foi, le décideur peut rejeter la plainte en partie ou en totalité, en indiquant le (les) motif(s) de sa décision. Lorsqu'un élément de la plainte ou du grief porte sur une question urgente, le décideur doit répondre à cette partie dans les délais prescrits.
23. Le délinquant a le droit de présenter un grief portant sur la décision de rejeter sa plainte ou son grief en tout ou en partie.

Auteurs de griefs multiples

24. Le directeur de l’établissement/du district peut désigner un délinquant auteur de griefs multiples lorsque le nombre de plaintes et/ou de griefs déposés diminue la capacité du Service de répondre aux plaintes et griefs des autres plaignants et/ou entrave l’accès des autres plaignants au processus en place à cette unité opérationnelle.
25. Le directeur de l’établissement/du district peut désigner un délinquant auteur de griefs multiples après avoir étudié les renseignements concernant les plaintes et griefs, et appuyé sa décision sur les statistiques.
26. Le directeur de l’établissement/du district doit informer le délinquant, par écrit, qu'on envisage la possibilité de le désigner auteur de griefs multiples. Il doit également lui fournir les renseignements qui seront pris en considération, conformément aux LD 081-1 – Processus de règlement des plaintes et griefs des délinquants, et lui donner l'occasion :
1. de réfuter les renseignements sur lesquels la désignation envisagée est fondée, et/ou
2. de présenter un plan de rechange ou une autre solution afin de trouver d’autres moyens de régler ses questions.
27. Le directeur de l’établissement/du district prendra en considération les observations du délinquant avant de rendre une décision finale. L’issue de toute discussion entre le délinquant et le directeur de l’établissement/du district sera consignée.
28. Le directeur de l’établissement/du district veillera à ce que le plaignant soit promptement informé par écrit de la décision finale.
29. Lorsque le statut d'auteur de griefs multiples est confirmé, le directeur de l’établissement/du district indiquera, dans l’avis donné au délinquant en cause, le nombre de plaintes et griefs non prioritaires qui seront traités chaque mois, et il l’informera de la durée de son statut d’auteur de griefs multiples. Cette désignation doit être réévaluée au moins tous les six mois.
30. Les plaintes et griefs que présentent les auteurs de griefs multiples et qui sont jugés prioritaires seront traités dans les délais établis.

Indemnités financières

31. Le processus de règlement des plaintes et griefs prévoit qu’une indemnité financière peut être versée à un délinquant :
1. pour des effets personnels perdus ou endommagés, conformément à la DC 234 – Réclamations concernant des effets personnels d’employés et de détenus et programme d’indemnisation des délinquants en cas d’accident, ou
2. lorsque le plaignant demande le paiement ou le remboursement d’une somme d’argent que le SCC est tenu de fournir en vertu de la loi ou des politiques du SCC.

Retrait des plaintes et/ou des griefs

32. Un plaignant peut retirer une plainte ou un grief seulement si la question est réglée, la nature du règlement est consignée et le plaignant accepte ce règlement par écrit, préférablement sur le formulaire Demande de retrait de la plainte ou du grief – délinquant(e) (CSC/SCC 1530). Le document sera signé par le plaignant et un membre du personnel avant d’être acheminé au décideur, puis on consignera dans le RSGD que la plainte ou le grief est réglé.
33. Si le règlement convenu n'est pas mis en application ou ne permet pas de régler la question soulevée, le délinquant peut acheminer la plainte ou le grief au palier suivant.

Réponses postérieures à la date d’expiration du mandat

34. Si la peine que purge un délinquant prend fin avant que la plainte ou le grief qu’il a déposé soit réglé, le Service poursuivra le traitement de la plainte ou du grief comme il se doit, puis enverra la réponse au plaignant. Si l’on ne peut trouver son adresse, la copie originale de la réponse sera versée au dossier du délinquant.

Décès du plaignant

35. Si un délinquant décède après avoir déposé une plainte ou un grief à n’importe quel palier, une réponse sera préparée et mise à la disposition de toute personne qui mène une enquête licite sur la (les) question(s) visée(s) dans la plainte ou le grief. La copie originale de la réponse sera versée au dossier du grief du délinquant.

Dispositions spéciales – Grief initial

36. Avant de rendre une décision, le directeur de l'établissement peut soumettre le grief initial d'un délinquant au Comité d’examen des griefs des détenus lorsque l’établissement est doté d’un tel comité et que le délinquant donne son consentement.
37. Un plaignant peut demander que la décision rendue par le directeur de l’établissement relativement au grief soit examinée par le Comité externe d'examen des griefs. À cette fin, il doit présenter une Demande de revue externe (CSC/SCC 0359) dans les 10 jours ouvrables suivant la réception de la décision prise concernant le grief initial.
38. Dans les situations où le grief a été présenté au Comité d'examen des griefs des détenus ou au Comité externe d'examen des griefs, le grief sera traité conformément aux LD 081-1 – Processus de règlement des plaintes et griefs des délinquants.

Dispositions spéciales – Grief final

39. Lorsque la Division des recours des délinquants à l'administration centrale demande des documents à l'appui pour procéder à l'analyse et à l'examen du grief d'un délinquant, les membres du personnel fourniront tous les renseignements demandés le plus rapidement possible, normalement dans les cinq jours ouvrables.

Consultation

40. Les décideurs consulteront des spécialistes en matière d'opérations et de politiques avant de rendre une décision sur des plaintes ou des griefs traitant de questions qui nécessitent des connaissances spécialisées. Une réponse écrite à toute demande de consultation sera fournie dans les cinq jours ouvrables suivant la réception d’une telle demande. Ainsi :
1. les décideurs de tous les paliers du processus de règlement des plaintes et griefs des délinquants consulteront les Services de santé à l’échelle nationale, régionale ou de l’établissement, selon le cas, avant de rendre des décisions relativement aux plaintes ou aux griefs ayant trait à la prestation de services de santé
2. le décideur au palier national consultera les spécialistes en la matière avant d’approuver les griefs portant sur des sujets particuliers, conformément aux LD 081-1 – Processus de règlement des plaintes et griefs des délinquants
3. dans les autres cas, les décideurs consulteront des spécialistes en la matière chaque fois qu’ils le jugeront pertinent.
41. Les réponses aux consultations seront transmises au décideur, lorsqu’il y a lieu.

Mesures correctives

42. Lorsqu’une plainte ou un grief est maintenu ou maintenu en partie et que des mesures correctives sont nécessaires, ces mesures seront prises dans les 30 jours ouvrables qui suivent. On inscrira clairement dans le dossier du grief et dans le RSGD que les mesures correctives ont été prises.
43. La personne chargée de prendre les mesures correctives fournira une confirmation écrite et les documents indiquant que les mesures correctives ont été prises conformément à la politique. Une copie de ces documents sera versée au dossier du grief.
44. Un délinquant peut présenter un grief au palier suivant du processus de règlement des plaintes et griefs des délinquants lorsque les mesures correctives n’ont pas été prises dans les délais prescrits. Dans le cas de mesures correctives exigées relativement à un grief final, le délinquant peut présenter un grief final à cet égard.

Recours judicaire

45. Si le délinquant choisit d’intenter un recours judiciaire (tel qu’une procédure devant une cour de justice ou le Tribunal canadien des droits de la personne) parallèlement au processus de règlement des plaintes et griefs des délinquants, on indiquera dans le RSGD que le traitement de la plainte ou du grief est reporté conformément aux procédures énoncées dans les LD 081-1 – Processus de règlement des plaintes et griefs des délinquants.
46. À la conclusion du recours judiciaire ou si le délinquant met fin au recours judiciaire, il peut, dans les 30 jours ouvrables, demander par écrit que sa plainte ou son grief soit réactivé.

Griefs relatifs au harcèlement, au harcèlement sexuel et à la discrimination

Détermination de la validité de l’allégation

47. Suivant la réception de griefs relatifs au harcèlement, au harcèlement sexuel ou à la discrimination, le décideur doit déterminer si l'allégation ou les allégations, une fois prouvées, correspondraient à la définition applicable.
48. Après avoir déterminé la validité de l’allégation, le décideur répondra au grief en suivant la procédure décrite dans les LD 081-1 – Processus de règlement des plaintes et griefs des délinquants.

Tenue d’une enquête externe

49. Une enquête sur des allégations de harcèlement, de harcèlement sexuel ou de discrimination formulées par un délinquant peut être ordonnée à n'importe quelle étape du processus par le décideur ou le directeur, Recours des délinquants. L'enquête externe sera effectuée et le grief en question sera traité conformément à la procédure décrite dans les LD 081-1 – Processus de règlement des plaintes et griefs des délinquants.

Ligne 1-800

50. Les délinquants ont accès à une ligne sans frais (1‑800‑263‑1019) pour s’informer sur le processus de règlement des plaintes et griefs des délinquants ou poser des questions particulières sur leurs griefs finaux (état d’avancement du grief, prise de mesures correctives, etc.).

Confidentialité du processus de règlement des plaintes et griefs des délinquants

51. Le fait qu’un délinquant a eu recours au processus de règlement des plaintes et griefs des délinquants, y compris toute mesure corrective associée au processus de règlement des plaintes et griefs, ne peut être mentionné dans d’autres dossiers que ceux qui concernent ce processus sans l'autorisation du directeur de l'établissement/du district. Le cas échéant, cette approbation devrait être consignée dans le dossier.

Commissaire,

 

Original signé par :

Anne Kelly

Annexe A - Renvois et définitions

Renvois

DC 001 – Cadre de la mission, des valeurs et de l'éthique du Service correctionnel du Canada
DC 060 – Code de discipline
LD 081-1 – Processus de règlement des plaintes et griefs des délinquants
DC 234 – Réclamations concernant des effets personnels d’employés et de détenus et programme d’indemnisation des délinquants en cas d’accident
LD 234-1 – Instructions relatives à l’administration des réclamations
DC 700 – Interventions correctionnelles

Guide de référence par code de grief
Politique sur la gestion de l’information
Politique sur la prévention et la résolution du harcèlement du Conseil du Trésor

Définitions

Comité d'examen des griefs des détenus : comité qui est composé d’un nombre égal de détenus et de membres du personnel et qui est établi dans un pénitencier dans le but d’examiner les griefs des détenus, à la demande du directeur de l’établissement, et de présenter des recommandations au directeur de l’établissement à leur sujet.

Comité externe d'examen des griefs : comité composé de membres de la collectivité qui ne sont ni des membres du personnel ni des détenus, qui est chargé d'examiner la décision du directeur de l’établissement relativement à un grief initial et de faire des recommandations au directeur de l’établissement, à la demande du détenu.

Décideur : membre du personnel qui répond à une plainte ou un grief présenté à tout palier du processus de règlement des plaintes et griefs des délinquants (normalement le surveillant, le directeur de l’établissement/du district ou encore le commissaire ou un cadre supérieur désigné par le commissaire).

De nature délicate : qualifie une plainte ou un grief qui contient des renseignements dont la divulgation doit être considérablement limitée en raison de leur nature ou des effets négatifs potentiels de leur divulgation.

Discrimination : des actes, des paroles ou des décisions du personnel du SCC qui incitent le délinquant à s’estimer victime de discrimination fondée sur les motifs de distinction illicite définis à l’article 3 de la Loi canadienne sur les droits de la personne.

Futile : qualifie une plainte ou un grief que le décideur estime être sans motif sérieux d'après la prépondérance des probabilités.

Harcèlement : tout comportement inapproprié de la part d’un membre du personnel du SCC à l'égard d’un délinquant, et dont l’auteur ou les auteurs savaient ou auraient raisonnablement dû savoir qu’il serait offensant ou préjudiciable. Le harcèlement comprend tout acte, propos ou exhibition répréhensible qui diminue, rabaisse, humilie ou embarrasse une personne, ou tout acte d'intimidation ou de menace. Il comprend également le harcèlement au sens de la Loi canadienne sur les droits de la personne.

Harcèlement sexuel : tout commentaire, geste ou contact de nature sexuelle par un membre du personnel du SCC, qui se produit une fois ou est répété dans une série d’incidents, dont l’auteur raisonnablement aurait dû savoir qu’il pouvait offenser ou humilier.

Mécanisme substitutif de règlement des différends : méthode volontaire pour régler un différend au moyen de la discussion entre les parties, qui peut comprendre l’encadrement, le counseling, la médiation et les cercles de guérison ou de résolution de conflits.

Plaignant : pour les fins de la présente directive, délinquant qui présente une plainte ou un grief à tout palier du processus de règlement des plaintes et griefs.

Prioritaire : qualifie une plainte ou un grief portant sur une question qui a une incidence directe sur la vie, la liberté ou la sécurité du plaignant ou qui a rapport à l’accès du plaignant au processus de règlement des plaintes et griefs. Les autres plaintes et griefs sont qualifiés de non prioritaires.

Recours judiciaire : procédure engagée devant une cour de justice ou un tribunal administratif (comme le Tribunal canadien des droits de la personne) ou plainte déposée devant un organisme de surveillance comme le Commissariat à la protection de la vie privée, le Commissariat à l’accès à l’information ou le Commissariat aux langues officielles; n’inclut pas les plaintes déposées devant le Bureau de l’enquêteur correctionnel.

Urgent : qualifie une plainte ou un grief qui pourrait entraîner des conséquences négatives irréparables pour le plaignant s’il n’est pas réglé immédiatement (à une date fixée se situant à moins de 15 jours suivant la réception de la plainte ou du grief).

Vexatoire ou entaché de mauvaise foi : qualifie une plainte que le décideur estime, selon la prépondérance des probabilités, être présentée principalement :

1. dans le but de harceler
2. à une autre fin que celle de réparer un tort présumé, ou
3. pour perturber ou discréditer le processus de règlement des plaintes et griefs.