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Énoncé sur la protection des renseignements personnels du Régime de soins dentaires de la fonction publique

La présente déclaration de confidentialité est entrée en vigueur le 1er novembre 2024.

Sur cette page

Définitions

Les définitions suivantes s’appliquent aux rôles et aux termes utilisés dans l’Énoncé sur la protection des renseignements personnels du Régime de soins dentaires de la fonction publique (RSDFP). Pour d’autres définitions, comme celles de personne à charge, de participant, d’administrateur et de personne dépendante, veuillez consulter le Règlement du régime de soins dentaires de la fonction publique.

Renseignements personnels

Selon la définition donnée à l’article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les renseignements personnels sont des renseignements, quels que soient leur forme et leur support, concernant un individu identifiable. Une liste des renseignements personnels recueillis pour administrer le RSDFP et fournir des prestations et des services aux participants du régime est présentée dans le présent énoncé, sous « Fins de la collecte ».

Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

L’organe administratif du Conseil du Trésor (CT) chargé d’élaborer et de surveiller le cadre de politiques en matière de gestion des avantages sociaux des employés de la fonction publique, y compris le RSDFP.

Conseil de gestion

Ce conseil, composé de représentants des employés et de l’employeur, est chargé d’examiner les appels des participants du régime et de rendre des décisions par rapport à ces appels. Le RSDFP compte 4 conseils de gestion :

  1. le conseil du Conseil national mixte
  2. le conseil de l’Alliance de la Fonction publique du Canada
  3. le conseil des Forces armées canadiennes
  4. le conseil de la Gendarmerie royale du Canada

Introduction

Le Régime de soins dentaires de la fonction publique (RSDFP) est un régime de prestations dentaires privé conçu pour rembourser aux participants la totalité ou une partie des frais qu’ils engagent pour des services et des produits dentaires.

Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) est responsable devant le Parlement et l’électorat canadien de la performance du RSDFP et des avantages que le Canada retire des fonds publics investis dans le régime.

Certaines responsabilités ont été conférées à 3 organismes de gouvernance composés de personnes nommées par le Conseil du Trésor, les agents négociateurs de la fonction publique et des représentants de l’employeur nommés par la présidente du Conseil du Trésor, afin que le RSDFP soit géré en collaboration avec ces parties. Ces organismes de gouvernance sont :

  1. les conseils de gestion du RSDFP, formés de 5 composantes qui se concentrent sur la conception du régime et sur les politiques afférentes :
    1. le Conseil national mixte
    2. l’Alliance de la Fonction publique du Canada
    3. les personnes à charge des Forces armées canadiennes
    4. les personnes à charge et participants civils de la Gendarmerie royale du Canada
    5. les réserves des Forces armées canadiennes
  2. le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, qui est chargé de la gestion des contrats et de surveiller l’administration courante du RSDFP;
  3. Services Publics et Approvisionnement Canada (SPAC), qui assure l’administration de l’adhésion au régime et les cotisations liées aux congés non payés.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les prestations du RSDFP :

Énoncé sur la protection des renseignements personnels

L’objectif de l’Énoncé sur la protection des renseignements personnels du RSDFP est d’informer les personnes qui sont protégées par le RSDFP au sujet de l’organisme qui recueille leurs renseignements personnels, quels renseignements personnels sont recueillis et les fins pour lesquelles ils sont recueillis, du moment où l’organisme disposera de ces renseignements, de la façon d’accéder à leurs renseignements personnels détenus par l’organisme et, au besoin, de la façon de les corriger. Il explique également comment les personnes peuvent déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée si elles ne sont pas satisfaites de la manière dont leurs renseignements personnels sont traités. Ces dispositions sont conformes à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

L’énoncé s’applique aux employeurs qui participent au RSDFP (employeurs participants) qui sont assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces employeurs comprennent le SCT, les ministères, les organismes, les organismes distincts, les organismes de services spéciaux, ainsi que les conseils et les commissions.

L’énoncé ne s’applique pas au nombre restreint d’employeurs participants qui ne sont pas assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels ni à l’administrateur.  Ces organismes peuvent avoir leur propre énoncé conforme aux lois applicables à la protection de la vie privée.  Par exemple, l’administrateur, qui est assujetti à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) ou, dans certains cas, aux lois provinciales ou territoriales applicables dans les juridictions où il exerce ses activités, met à la disposition du public sa politique et ses lignes directrices en matière de protection des renseignements personnels. Celles-ci décrivent l’engagement de l’administrateur à l’égard de la protection de la vie privée dans la gestion quotidienne des renseignements personnels de ses clients, y compris les participants aux régimes d’avantages sociaux qu’il administre.

L’objectif du présent Énoncé sur la protection des renseignements personnels est de décrire aux participants du régime les pratiques exigées des employeurs participants aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels en ce qui concerne la manipulation de leurs renseignements personnels et de ceux de leurs personnes à charge admissibles.

Néanmoins, les sections 1 à 7 renferment des renseignements au sujet des responsabilités de l’administrateur et des employeurs non assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels, afin de de fournir une vue d’ensemble des rôles et responsabilités de toutes les parties qui manipulent des renseignements personnels dans leurs activités visant à administrer le RSDFP et à prodiguer des prestations et des services dentaires aux participants du régime.

Protection des renseignements personnels au Canada 

Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada offre un grand inventaire de fiches d’information et de liens concernant la protection des renseignements personnels au Canada qui peuvent être utiles pour comprendre les lois applicables à la protection des renseignements personnels. Ces renseignements sont disponibles aux adresses suivantes :

Responsabilités

Employeurs participants

Les employeurs participants assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels recueillent des renseignements personnels afin de s’acquitter de leur mandat respectif. Ils sont chargés de protéger les renseignements personnels qu’ils recueillent aux fins décrites à la section 3 du présent énoncé et de veiller à ce que les employés prenant part à la collecte et à la gestion de ces renseignements se conforment aux politiques sur la protection des renseignements personnels dans le cadre de la gestion courante de ces renseignements. Le gouvernement du Canada dispose d’une Politique sur la protection de la vie privée. Les employeurs participants ont désigné un coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels chargé d’assurer le respect de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la Loi sur l’accès à l’information.

Les employeurs participants non assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels sont chargés de protéger les renseignements personnels qu’ils recueillent aux fins de l’administration du RSDFP. Ils peuvent ou non être assujettis à d’autres lois fédérales, provinciales ou territoriales en matière de protection des renseignements personnels. Dans ces cas, on encourage les participants à communiquer avec la personne, au sein de leur organisation, chargée des pratiques de l’employeur en matière de protection des renseignements personnels, et à prendre connaissance des renseignements supplémentaires décrivant l’Aperçu des lois sur la protection des renseignements personnels au Canada.

Employés

Tous les employés dont l’employeur est assujetti à la Loi sur la protection des renseignements personnels et qui prennent part à la collecte de renseignements personnels aux fins de l’administration du RSDFP ont la responsabilité de respecter les procédures mises en place pour assurer le traitement confidentiel et sécuritaire des renseignements personnels.

Administrateur

L’administrateur est assujetti à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques et aux lois provinciales et territoriales applicables dans les juridictions où il exerce ses activités au titre du RSDFP. À cette fin, l’administrateur emploie des professionnels de la protection des renseignements personnels qui examinent continuellement les lois nouvelles et actuelles, intégrant les exigences qu’ils y trouvent dans ses pratiques internes.

Conseils de gestion

Au nom des conseils de gestion, les secrétariats des composantes des Forces armées canadiennes, du Conseil national mixte, de l’Alliance de la Fonction publique du Canada et de la Gendarmerie royale du Canada recueillent des renseignements personnels auprès des participants, comme le nom du participant du régime, son numéro de régime et son numéro de certificat, ainsi que tout autre renseignement pouvant faciliter l’examen de l’appel d’un participant du régime.

Tous les renseignements personnels sont caviardés avant les réunions des conseils de gestion, ce qui inclut le ou les noms, le numéro de certificat, le sexe, les noms de personnes à charge et tout autre renseignement qui n’est pas pertinent pour la prise de décisions par le Conseil de gestion. Les participants du Conseil de gestion n’ont accès aux renseignements caviardés que si l’anonymat du participant du régime est assuré.

Collecte de renseignements personnels

La collecte de renseignements personnels dans le cadre du RSDFP est limitée à ce qui est nécessaire aux fins décrites à la section « Fins de la collecte » du présent énoncé. 

Fins de la collecte

Les employeurs participants assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels qui ont conclu une entente avec SPAC pour des services de paie recueillent des renseignements personnels dans le cadre du RSDFP aux fins suivantes :

Conformément à l’entente conclue entre les parties au sujet des services de paie, SPAC recueille des renseignements personnels auprès des employeurs participants aux fins suivantes :

Dans le cas des employeurs participants assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels qui n’ont pas conclu d’entente avec SPAC pour des services de paie, les renseignements personnels sont recueillis par ces employeurs dans le cadre du RSDFP aux fins suivantes :

SPAC recueille des renseignements personnels pour le RSDFP au nom du SCT aux fins suivantes :

Le SCT recueille des renseignements personnels dans le cadre du RSDFP aux fins suivantes :

L’administrateur recueille des renseignements personnels dans le cadre du RSDFP auprès de SPAC aux fins suivantes :

Les secrétariats des composantes des Forces armées canadiennes, de l’Alliance de la Fonction publique du Canada, du Conseil national mixte et de la Gendarmerie royale du Canada recueillent, au nom des conseils de gestion, des renseignements personnels dans le cadre du RSDFP aux fins suivantes :

Notification et consentement

Au moment de leur adhésion au RSDFP, les participants sont informés par leurs conseillers en rémunération des fins de la collecte de renseignements personnels.

Les participants donnent leur consentement explicite à l'utilisation et à la divulgation par l'administrateur de leurs renseignements personnels et de ceux de leurs personnes à charge admissibles en signant chaque formulaire de demande de prestations et en procédant à l'adhésion préalable auprès de l'administrateur. Les participants admissibles à l’adhésion préalable proactive donnent leur consentement implicite.

Utilisation et divulgation

Dans le cadre du RSDFP, les renseignements personnels sont utilisés et communiqués uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et qui sont indiquées à la section « Fins de la collecte » du présent énoncé.

Vos renseignements peuvent également être partagés entre l’administrateur du régime et ses sous-traitants à l’appui du Régime de soins de santé de la fonction publique, du RSDFP et du Régime de services dentaires pour les pensionnés (quels que soient les régimes auxquels vous adhérez) à des fins d’administration des services, notamment pour mettre à jour vos renseignements pour l’ensemble des régimes afin que vous n’ayez pas à fournir les mêmes renseignements à plusieurs reprises.

Dans le cas d’un trop-perçu où le participant ne se conforme pas au calendrier de remboursement de l’administrateur, les détails connus de la situation de trop-perçu seront communiqués à l’institution gouvernementale concernée dans le but d’obtenir le consentement pour le recouvrement du trop-perçu.

Les employeurs participants veillent à ce que des politiques et des procédures soient en place pour régler toute communication irrégulière et non autorisée de renseignements personnels.

Exactitude

Les employeurs participants qui sont assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels et leurs employés qui administrent des renseignements personnels dans le cadre du RSDFP assurent l’exhaustivité et l’exactitude des renseignements personnels en veillant à ce que des procédures soient en place pour :

Conservation

Les renseignements personnels concernant une personne qui ont été utilisés à une fin administrative par un employeur participant assujetti à la Loi sur la protection des renseignements personnels doivent être conservés par l’employeur :

Outre le délai minimum de 2 ans prévus par la Loi sur la protection des renseignements personnels, la période de conservation peut varier d’un employeur participant à l’autre.

Périodes de conservation pour l’administrateur

La période de conservation pour l’administrateur au titre du RSDFP est de 10 ans.  Cette période garantit le respect des directives de l’Agence du revenu du Canada et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Accès aux renseignements personnels

Les participants du régime sont informés et auront accès sur demande, conformément aux Lois sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels, à leurs renseignements personnels utilisés, et communiqués par l’employeur participant. Les participants du régime peuvent contester l’exactitude et l’exhaustivité de l’information et en demander la correction en communiquant avec les agents désignés de protection des renseignements personnels énumérés à la section 9 du présent énoncé.

Il existe plusieurs outils de référence qui peuvent aider les participants du public à exercer leurs droits en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

L’un de ces outils de référence est l’Info Source. Il s’agit d’une série de publications contenant des renseignements au sujet du gouvernement du Canada, de son organisation et de ses fonds de renseignements. Info Source appuie la politique du gouvernement visant à expliquer et à promouvoir la transparence et l’accès à l’information concernant les activités du gouvernement. D’autres outils de référence se trouvent aux adresses suivantes :

Plaintes

Les participants du régime peuvent adresser toute question ou plainte concernant la conformité aux sections susmentionnées en communiquant avec les personnes-ressources suivantes :

Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
Direction, Accès à l’information et protection des renseignements personnels
90 rue Elgin, 8e étage
Ottawa (Ontario) K1A 0R5
Téléphone : 1-866-312-1511
Courriel :  atip.aiprp@tbs-sct.gc.ca

Employeurs participants assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à la Loi sur l’accès à l’information
Liste des coordonnateurs de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels par institution

Employeurs participants non assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels
Les participants peuvent adresser leurs questions et plaintes à leur organisme respectif.

Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC)
Directeur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
Téléphone : 873-469-3721
Courriel : AIPRP.ATIP@tpsgc-pwgsc.gc.ca

Si vous avez des préoccupations concernant la gestion de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée par téléphone au 1-800-282-1376 ou sur le site Web du Commissariat à la protection de la vie privée.

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