Responsabilités des superviseurs et des agents supérieurs

Principales responsabilités

Les agents supérieurs chargés des divulgations créent des conditions favorables à la divulgation des actes répréhensibles et donnent suite aux divulgations faites par les fonctionnaires de leur organisation. Ils sont tenus d’appuyer leur administrateur général pour satisfaire aux exigences de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles (LPFDAR).

Conformément à la procédure de divulgation interne instituée en vertu de la LPFDAR, les agents supérieurs exercent notamment les tâches et les pouvoirs suivants :

1. Fournir des renseignements, des conseils et une orientation aux fonctionnaires de leur organisation au sujet de la procédure de divulgation interne, notamment sur la façon de faire les divulgations, la procédure d’enquête et le traitement des divulgations faites aux superviseurs.
2. Recueillir et consigner les divulgations et les examiner afin de déterminer s’il existe des motifs suffisants d’y donner suite en vertu de la LPFDAR.
3. Diriger les enquêtes concernant les divulgations et déterminer s’il y a lieu de donner suite à une divulgation faite en vertu de la LPFDAR, d’entreprendre une enquête ou d’y mettre fin.
4. Lorsqu’une divulgation ou une enquête relative à une divulgation vise une autre organisation du secteur public fédéral, coordonner le traitement de la divulgation en collaboration avec l’agent supérieur de cette autre organisation.
5. Communiquer par écrit aux divulgateurs le résultat de tout examen et/ou de toute enquête se rapportant à la divulgation, ainsi que l’état d’avancement des mesures prises pour y donner suite, le cas échéant.
6. Faire rapport à l’administrateur général des résultats des enquêtes et de tout problème systémique pouvant donner lieu à des actes répréhensibles et lui recommander des mesures correctives, le cas échéant.

Informer et conseiller les employés

Les employés qui songent à faire une divulgation peuvent vous consulter pour obtenir des conseils et des directives. Vous devrez notamment expliquer comment on assure la confidentialité de l’information.

Les employés doivent savoir où ils peuvent obtenir des renseignements supplémentaires, par  example à propos de la politique de l’organisation sur la divulgation. Vous pouvez les diriger vers les ressources concernant la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles et sur le site du commissaire à l’intégrité du secteur public.

Traiter les divulgations

Si un employé vous divulgue des renseignements, vous devez déterminer s’il s’agit d’un acte répréhensible conformément à la définition de la LPFDAR, ou si la situation devrait être réglée dans le cadre d’un autre processus ou mécanisme de recours, par example un grief, une plainte de harcèlement ou une plainte en matière de dotation.

Si vous croyez que les renseignements fournis par l’employé concernent un acte répréhensible, veuillez suivre la procédure établie par votre organisation pour traiter la divulgation à votre niveau, puis décrire à l’employé les étapes qui suivront.

Protéger les identités et assurer la confidentialité des dossiers

Vous devez protéger l’identité de l’employé qui fait une divulgation et celle des autres personnes en cause. Vous devez donc classer les dossiers relatifs à la divulgation séparément des autres dossiers. De plus, vous ne devez révéler les renseignements sur la divulgation qu’aux personnes autorisées à intervenir dans la situation, soit les enquêteurs, l’agent supérieur en matière de divulgation d’actes répréhensibles ou votre administrateur général (par example le sous ministre).