Status du procès-verbaux de conseil d'administration aux termes de la Loi sur l'accès à l'information

Question :

Les sociétés d'État ont‑elles le droit de cacher les procès-verbaux de leur conseil d'administration?

Contexte :

Les sociétés d'État ont toujours eu la possibilité de se soustraire à l'obligation de publier les procès-verbaux de leur conseil d'administration, aux termes de l'alinéa 21(1)b) de la Loi sur l'accès à l'information. Il s'agit d'une exception discrétionnaire relative aux opérations du gouvernement dont l'objectif est de protéger les comptes rendus des consultations et des délibérations, notamment les procès-verbaux ou une partie de ceux-ci.^{Voir la note en bas de page 1}

En raison des questions que soulève l'interprétation de cette disposition en ce qui concerne les procès-verbaux du conseil d'administration d'une société d'État, le gouvernement a apporté des modifications afin de préciser la question. En conséquence, les modifications apportées à la Loi sur l'accès à l'information ont été ajoutées à la Loi fédérale sur la responsabilité, qui a reçu la sanction royale le 12 décembre 2006. Plus particulièrement, le paragraphe 149(1) de la Loi fédérale sur la responsabilité modifiait l'alinéa 21(1)b) de la Loi sur l'accès à l'information par l'ajout du mot « directeurs » à l'exception (entrée en vigueur par voie de décret depuis le 1^er mars 2007)^{Voir la note en bas de page 2} . De plus, le paragraphe 149(2) de la Loi fédérale sur la responsabilité comprenait une modification similaire par l'ajout du mot « directeurs » figurant à l'alinéa 21(2)b) de la Loi sur l'accès à l'information à la liste des personnes autorisées à rédiger un rapport pouvant être protégé en vertu du paragraphe 21(1)^{Voir la note en bas de page 3} . Ces modifications visent à éliminer toute ambiguïté possible lorsqu'il s'agit de déterminer si les documents contenant des renseignements sur des membres du conseil d'administration d'une société d'État sont visés par ces exceptions particulières.

La Loi fédérale sur la responsabilité a également modifié la définition d'« institution fédérale » afin qu'elle englobe toutes les sociétés d'État mères et leurs filiales à cent pour cent (en vigueur depuis le 1^er septembre 2007).

Analyse :

Étant donné que l'alinéa 21(1)b) porte sur des « comptes rendus de consultations ou délibérations », toute partie d'un compte rendu où il n'est pas question de consultations ou délibérations peut ne pas être protégée en vertu de cette exception. D'autres exceptions peuvent toutefois s'appliquer, selon le contenu du compte rendu. Par ailleurs, il est important de préciser que l'exception prévue à l'alinéa 21(1)b) (avant et après la modification de la Loi fédérale sur la responsabilité) était et demeure de nature discrétionnaire, par opposition à une exception obligatoire. Même dans des situations où la totalité ou une partie d'un compte rendu est visée par l'alinéa 21(1)b), le dirigeant de l'institution [ou son ou sa délégué(e)] devrait exercer son pouvoir discrétionnaire de manière appropriée lorsqu'il s'agit d'établir si l'information doit être ou non rendue public. Le principe de divisibilité énoncé à l'article 25 de la Loi exige que soit publiée toute partie d'un document qui n'est pas visée par une exception ou une exclusion. Par conséquent, il faut toujours procéder à l'examen complet des comptes rendus.

Concrètement, cela signifie que certains procès-verbaux des réunions des directeurs peuvent demeurer confidentiels et ne pas être publiés, mais que le processus servant à déterminer la nature confidentielle nécessite l'application d'une exception discrétionnaire et la prise en considération de la divisibilité afin de rendre publiques les parties de documents qui ne sont pas visées par l'exception. Lors de l'application de ces exceptions discrétionnaires, on encourage notamment les sociétés d'État à faire preuve de la plus grande transparence possible et à publier, voire à divulguer, proactivement tout document (ou toute partie d'un document) susceptible d'intéresser les médias ou le public, pour autant que cette divulgation ne nuise pas aux intérêts publics ou privés.

Il faut garder à l'esprit que l'application d'exceptions peut faire l'objet de plaintes et d'un examen de la part du Commissaire à l'information, ainsi que d'un examen de la part de la Cour fédérale du Canada.

Conclusion:

Chaque société d'État peut juger de la nature confidentielle des procès-verbaux des réunions de leur conseil d'administration. Toutefois, si une demande est formulée en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, les procès-verbaux doivent être passés en revue ligne après ligne afin de déterminer s'ils seront gardés confidentiels en totalité ou en partie.

Autres renseignements :

• Loi sur l'accès à l'information
• Loi fédérale sur la responsabilité

RDIMS# 624608

Mise à jour

Le 10 janvier 2008

Auteur

Secrétariat du Conseil du Trésor
Secteur des opérations gouvernementales
Direction de la gouvernance

Destinataires

Division des politiques de l'information et de la protection des renseignements personnels,
Direction du dirigeant principal de l'information, Secrétariat du Conseil du Trésor
Services juridiques, Secrétariat du Conseil du Trésor