Rapports sur les acquisitions pour l'année civile 2011 (à présenter en 2012)

Avis sur la politique des marchés : 2012-1

N° de dossier : 7010-003 et 7010-004

Date : 8 mars 2012

Aux : Administrateurs fonctionnels, Finances et administration, tous les ministères et organismes

Objet : Rapports sur les acquisitions pour l'année civile 2011 (à présenter en 2012)

Résumé

Pour l'année civile 2011 (à présenter en 2012) on note trois modifications importantes :

1. Les ministères et organismes doivent rendre compte de toutes les commandes subséquentes à une offre à commandes

   Comme souligné dans les précédentes lettres d'appel, les ministères et organismes doivent maintenant faire rapport de toutes les commandes subséquentes individuelles à une entente d'offre à commandes plutôt que d'une estimation du marché pour une entente d'offre à commandes complète.

2. Au lieu de rendre compte d'un total collectif pour les marchés de moins de 25 000 $, les ministères sont invités à faire rapport de tous les marchés liés aux acquisitions

   Les ministères et organismes sont invités à ne soumettre qu'un fichier dressant la liste de tous les marchés, peu importe leur valeur, en lieu et place des six rapports distincts actuels. Les fonctionnaires de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) seront alors en mesure de compiler les données et de préparer le rapport intitulé « Rapport du volume d'activités dans le cadre d'une offre à commandes ou d'un arrangement en matière d'approvisionnement » au nom du périmètre comptable. À la suite des consultations menées par TPSGC, on a établi que les ministères et organismes sont en mesure d'effectuer ce changement.

3. En plus des champs de données obligatoires existants, TPSGC encourage vivement les ministères et organismes à remplir quatre champs de données additionnels pour tous les marchés, peu importe leur valeur en dollars.

   Dans le cadre d'un vaste effort visant à rationaliser et à réduire les multiples exigences de déclaration pour les ministères et organismes, TPSGC a adopté quatre nouveaux champs de données pour l'année civile 2011 applicables à tous les marchés, peu importe leur valeur en dollars. Dans la limite du possible, on demande aux ministères et aux organismes de fournir ces renseignements pour 2011. Ces champs de données seront obligatoires pour l'année civile 2012. La liste complète des champs de données se trouve en annexe.

Introduction

Chaque année, les ministères et organismes sont invités à fournir à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) les données sur leurs marchés. TPSGC fournit les données au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) avec les données sur les marchés qu'il entreprend au nom des ministères et organismes.

Ces données sont utilisées pour répondre à un ensemble d'obligations de reddition de comptes du gouvernement, notamment celles prévues en vertu d'ententes commerciales internationales et nationales. En outre, ces données sont utilisées pour établir des statistiques qui sont publiées sur le site Web du SCT, sous la forme du rapport annuel sur les activités d'achat du SCT. Ce rapport favorise la transparence dans les marchés du gouvernement fédéral et constitue une source essentielle d'information d'intérêt pour un vaste public, notamment les ministères et organismes fédéraux, les organismes de surveillance, les citoyens canadiens, les médias et d'autres gouvernements.

Périmètre comptable

Sont tenues de rendre compte les autorités contractantes, telles qu'elles sont définies dans le Règlement sur les marchés de l'État.

Autorisation et date limite

Veuillez noter que les ministères et organismes sont responsables de l'exactitude et de l'exhaustivité de leurs données sur les marchés.

Lorsque vous envoyez les données sur les acquisitions à TPSGC, il faut indiquer dans le document de transmission électronique le nom et le poste de la personne (au niveau de directeur général ou supérieur) qui a revu, validé et approuvé les données à divulguer au nom de l'organisation. Sinon, les données seront retournées à l'expéditeur.

Les données sur les acquisitions de votre ministère ou organisme doivent parvenir à TPSGC au plus tard le 31 mai 2012. TPSGC a besoin de cette information pour produire, en temps opportun, les divers rapports sur les acquisitions.

Ancienne procédure d'établissement de rapports

Au cours des années précédentes, les ministères et organismes étaient invités à produire six rapports distincts (marchés de moins de 25 000 $, marchés de plus de 25 000 $, modification positifs, modification négatifs, marchés réservés aux entreprises autochtones et rapport du volume d'activités dans le cadre d'une offre à commandes ou d'un arrangement en matière d'approvisionnement).

Nouvelle procédure d'établissement de rapports pour 2011

Afin de réduire le fardeau de déclaration, on encourage vivement les ministères et organismes à faire rapport de tous les marchés, peu importe leur valeur en dollars, et d'inclure quatre champs de données additionnels pour tous les marchés. Veuillez noter que les champs additionnels seront obligatoires pour 2012. TPSGC signale qu'il y a des avantages pour les ministères et organismes à remplir ces champs dans les dossiers soumis pour 2011 :

• Les ministères et organismes seront en mesure de soumettre un dossier concernant les transactions, au lieu des divers rapports distincts;
• TPSGC sera en mesure de compiler les données et de préparer le rapport intitulé « Rapport du volume d'activités dans le cadre d'une offre à commandes ou d'un arrangement en matière d'approvisionnement » au nom du périmètre comptable;
• Actuellement, TPSGC dispose de ressources pour aider les ministères et organismes à s'adapter à ces changements.

Ne rendez pas compte des transactions effectuées par carte d'achat. Les informations connexes seront obtenues de sources au sein du Secrétariat du Conseil du Trésor.

En ce qui concerne les offres à commandes établies par votre propre ministère/organisme ou par TPSGC, il convient de rendre compte des commandes subséquentes individuelles plutôt que des ententes d'offre à commandes complètes (applicable depuis janvier 2011).

Si votre ministère/organisme n'est pas en mesure de remplir les champs de données additionnels cette année, vous pouvez suivre la procédure précédente et utiliser le logiciel Datacap de TPSGC. La version mise à jour pour 2011 du Rapport du volume d'activités se trouve sur le Web de Datacap. 

Envoi des données

Veuillez envoyer les données électroniques par courriel à l'adresse ncr.gwprs@pwgsc.gc.ca. Vous pouvez également envoyer les fichiers électroniques sur disquette à l'adresse : TPSGC, 11, rue Laurier, Phase III, étage 14A2, Gatineau (Québec)  K1A 0S5, à l'attention de Gérard Degrève.

Demandes de renseignements

Pour les demandes de renseignements concernant les rapports sur les acquisitions, y compris celles concernant les nouveaux champs de données, veuillez communiquer avec Gérard Degrève par téléphone, au 819-956-6500.

Pour de l'information sur tout autre sujet, prière de communiquer avec Christiaan Shanahan, Secrétariat du Conseil du Trésor, par téléphone, au 613-941-7182.

Veuillez noter que toutes les demandes concernant les données publiées seront transmises aux fonctionnaires du ministère/organisme pertinent.
Elisa Mayhew
Directrice exécutive
Politique sur les investissements, la gestion de projet et la politique des acquisitions
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
Diffusion : TB06, TB07, TB21, T22, TB23, T23, T24, T161

Annexe

Les ministères et organismes sont invités à fournir les éléments de données suivants dans leurs rapports :

Champs de données existants :

1. Ministère / Organisme
2. Date d'attribution
3. Type d'accord
   • Y : OMC/ALÉNA/ACI
   • Z: OMC/ALÉNA
   • X: OMC/ACI
   • C : ALÉNA/ACI
   • W : OMC
   • N : ALÉNA
   • I : ACI
   • A : MREA
   • R : MRRT
4. Code de produit – (4 chiffres code NIBS)
   • Biens = 4 numérique
   • Services = 1 car. alpha plus 3 car. numériques OU 2 car. alpha plus 2 car. Numériques
   • Construction = « 51 » plus 1 ou 2 numérique
5. Pays d'origine
6. Méthode d'invitation à soumissionner
   • PAC
   • Invitation ouverte
   • Concurrentielle traditionnelle
   • Non-concurrentielle traditionnelle
7. Raisons justifiant le recours à l'appel d'offres limité
   • Aucune réponse à une invitation à soumissionner
   • Biens achetés conformément à un marché des produits de base
   • Achats selon des conditions exceptionnellement avantageuses court terme
   • Lauréat d'un concours de conception architecturale
   • Droits exclusifs
   • Achat d'un prototype
   • Pièces compatibles
   • Urgence extrême
   • Services confidentiels d'experts-conseils
   • Services de construction supplémentaire
   • Nouveaux services de construction
   • Prix ou fournisseurs déterminés par des règlements gouvernementaux
   • Protection de la vie ou de la santé des personnes, animaux, plantes
   • Objectifs gouvernementaux représentant les meilleurs intérêts/valeurs gouvernementaux
   • Faible valeur
8. Dérogation
   • Aux marchés de construction et de réparation des navires
   • Aux marchés portant sur du matériel et des systèmes de transport ferroviaire urbain et de transport en commun urbain, les éléments et matériaux servant à leur fabrication, ainsi que tous les matériaux de fer ou d'acier reliés à ces projets
   • Aux marchés relevant de la catégorie FSC 58 (matériel de communications de détection et de rayonnement cohérent)
   • Aux marchés réservés aux petites entreprises et aux entreprises minoritaires
   • Les achats de produits agricoles effectués dans le cadre de programmes de soutien à l'agriculture ou de programme d'aide alimentaire
   • Les marchés de Transports Canada, du ministère des Communications, et de Pêches et Océans dans les catégories FSC 70, 74, 36
   • Les exceptions au titre de la sécurité nationale comprennent les achats de pétrole liés aux exigences en matière de réserve stratégique
   • Les exceptions au titre de la sécurité nationale comprennent les marchés passés pour protéger les matières ou la technologie nucléaire
   • Dans des circonstances exceptionnelles, soustraire un marché public à l'application du chapitre 5 à des fins de développement économique et régional
9. Valeur en dollars canadiens
10. Indicateur de marchés réservés aux entreprises autochtones et d'attributions fortuites
11. Exceptions au titre de propriété de l'entrepreneur
    • A1 : Droits appartenant à l'État exception 6.1 
    • A2 : Droits appartenant à l'État exception 6.2 
    • A3 : Droits appartenant à l'État exception 6.3
    • A41 : Droits appartenant à l'État exception 6.4.1
    • A42 : Droits appartenant à l'État exception 6.4.2
    • A43 : Droits appartenant à l'État exception 6.4.3
    • A65 : Droits appartenant à l'État exception 6.5
    • A8 : Droits appartenant à l'État exception 8
    • B : Droits appartenant à l'entrepreneur
    • C : Aucune modalité sur les DPI indiquée au contrat
    • D : Organisation non assujettie à la Politique sur le titre de propriété intellectuel

Nouveaux champs de données :

1. Numéro du document (marché, commande subséquente)
2. Numéro de l'offre à commandes
3. Type de document (par exemple, 942 : commande subséquente à une offre à commandes, marché, modification, etc.)
4. Nom du vendeur

But des champs de données additionnels :

Si les ministères/organismes sont en mesure de remplir ces champs de données additionnels, TPSGC pourra compiler et préparer le « Rapport du volume d'activités dans le cadre d'une offre à commandes ou d'un arrangement en matière d'approvisionnement » en leur nom :

Numéro du document

permet à TPSGC d'extraire les transactions de moins de 25 000 $ et d'en faire rapport, afin de satisfaire l'exigence de déclaration pour le « Rapport du volume d'activités dans le cadre d'une offre à commandes ou d'un arrangement en matière d'approvisionnement » et de renforcer la visibilité des acquisitions de la Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones (et de faciliter la reddition de comptes à Affaires autochtones et Développement du Nord Canada).

Numéro d'offre à commandes/Type de document

ces renseignements permettront à TPSGC d'isoler les commandes subséquentes aux offres à commandes dans le fichier de données et de produire le « Rapport du volume d'activités dans le cadre d'une offre à commandes ou d'un arrangement en matière d'approvisionnement » au nom du périmètre comptable.

Nom du vendeur

ces renseignements permettront à TPSGC et à AADNC de valider les acquisitions par rapport aux fournisseurs agréés de la Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones, assurant ainsi une plus grande précision des déclarations de la Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones.

La Direction des dépenses, rapports et analyses de marché aidera les ministères et organismes qui ne peuvent remplir ces champs de données. Au cas où les ministères et organismes ne peuvent fournir les données additionnelles après la consultation avec TPSGC, le « Rapport du volume d'activités dans le cadre d'une offre à commandes ou d'un arrangement en matière d'approvisionnement » pourra être rempli par les ministères et organismes en suivant la procédure des années précédentes.