Règles de procédures

Les normes et les lignes directrices ayant trait aux procédures constituent un cadre de référence général et un énoncé des pratiques exemplaires pour les musées. Les ressources de la présente section ont été choisies parce qu'elles portent (ou incluent des sections) sur les procédures visant la documentation et la gestion des collections. Les musées peuvent les utiliser comme référence pour établir leurs propres procédures et pratiques pour l'enregistrement, les systèmes de numérotation, les inventaires, la gestion des images, le contrôle des emplacements, le traitement des prêts, la gestion de la propriété intellectuelle, etc.

Le RCIP a élaboré un cours en ligne portant sur les procédures de gestion des collections, et la documentation, et le nettoyage de données.

• Documentation des collections muséales et nettoyage de données

  Ce cours gratuit en ligne à rythme libre est le premier du genre à avoir été conçu par le Réseau canadien d’information sur le patrimoine (RCIP). Le cours porte sur divers sujets liés à la documentation et au nettoyage de données. Il comprend sept modules où sont abordés divers sujets, à savoir une introduction à la documentation, une introduction au nettoyage des données, l’établissement d’une politique et d’un plan de documentation, la saisie de données, le nettoyage des données, la migration de données et la résolution des problèmes de documentation. Le premier module a été mis à jour et remplace le cours antérieur Introduction à la documentation des collections patrimoniales. La documentation et le nettoyage de données sont des notions importantes que tous les employés et bénévoles travaillant au sein d’un établissement du patrimoine doivent connaître, et ce cours vise à fournir les connaissances et les outils de base concernant ces questions importantes.

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De nombreuses associations provinciales de musées ont élaboré des normes ou des lignes directrices pour les pratiques muséales, dont bon nombre incluent des conseils sur la gestion et la documentation des collections :

• Alberta Museums Association Standard Practices Handbook for Museums, 3^e édition

  L'ouvrage intitulé Standard Practices Handbook for Museums donne un aperçu des normes de pratique dans le milieu des musées, ainsi que des suggestions. Il comprend quatre parties, les musées et la société : comment un musée interagit avec les communautés; l'administration : la direction et la gestion d'un musée; les collections : la gestion des collections, la préservation des collections et la recherche; et la programmation : les programmes s'adressant au public, les expositions et les publications. Cet ouvrage n'est offert qu'en anglais, sous forme imprimée.

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• Association of Manitoba Museums Standards for Manitoba Museums

  Cette publication est un guide des normes et des pratiques exemplaires à l'intention des musées du Manitoba. Offerte en anglais seulement.

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• Collections Management Policy for the Nova Scotia Museum

  Ce document comprend la politique relative aux nombreuses fonctions des musées du Nova Scotia Museum, y compris le développement d'une collection, l'acquisition, la documentation, la préservation, l'utilisation, l'aliénation et le rapatriement. Offert en anglais seulement.

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• Museums Association of Saskatchewan Standards for Saskatchewan Museums – 2010

  Ce document porte sur tous les aspects du fonctionnement des musées et s'applique à un large éventail d'institutions. Il comprend des objectifs opérationnels et des lignes directrices. Il n'est disponible qu'en anglais.

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• Museums Association of Saskatchewan Collections Documentation Manual – 2014

  Ce manuel couvre un éventail de sujets structurés en trois parties : l'enregistrement, le catalogage et l'utilisation. Chacune des trois parties décrit le processus que les musées devraient suivre au moment de documenter leurs collections, aborde les problèmes qui doivent être pris en compte ainsi que les formulaires et fichiers à utiliser à chaque étape. (Description tirée du site Web; traduction libre) Offert en anglais seulement.

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• Comment gérer vos collections? Le guide de gestion du Réseau Info-Muse – 2^e édition

  Ce guide, élaboré par le Réseau Info-Muse de la Société des musées québécois (SMQ), décrit des processus tels que l'acquisition, les emprunts et les prêts, l'aliénation, ainsi que les champs de données requis pour documenter ces processus. Il énumère, entre autres, les zones à utiliser pour la documentation de reproductions photographiques, d'images numériques et des droits. Ce document n'est offert qu'en français et est actuellement épuisé. Par contre, il se peut que vous en trouviez un exemplaire dans une bibliothèque ou une librairie.

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En outre, des lignes directrices et des normes élaborées dans d'autres pays pourraient être utiles aux musées canadiens :

• Benchmarks in Collection Care for Museums, Archives, and Libraries: A Self-assessment Checklist

  Benchmarks in Collections Care est une liste d'autoévaluation qui propose des points de repère clairs et réalistes sur le soin des collections. De nombreux musées utilisent cette liste de critères en tant qu'outil de mesure de leur performance pour réviser leurs normes actuelles en matière de soin des collections et pour déterminer où des améliorations s'imposent. (Description tirées du site Web; traduction libre) Ce livret n'est offert qu'en anglais. Pour l'obtenir en PDF : http://www.collectionstrust.org.uk/media/documents/c1/a227/f6/Benchmarks2.pdf

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• The New Museum Registration Methods, 5^e édition, 2010. Sous la direction de Rebecca A. Buck et Jean Allman Gilmore

  Cet ouvrage de référence porte sur les procédures d'enregistrement, de soins et d'entreposage d'objets, la gestion des collections, la documentation, l'informatisation, les assurances, la sécurité, les aspects éthiques et juridiques, etc. Il a été rédigé par le Registrars Committee, un comité professionnel permanent de l'AAM (American Association of Museums). Offert en anglais seulement.

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• Spectrum

  Créée par Collections Trust, la norme Spectrum est un guide « des pratiques exemplaires en matière de documentation muséale, élaboré en collaboration avec le milieu muséal. Elle comprend des procédures de documentation des objets et des activités qui s'y rapportent. Elle indique aussi comment identifier et décrire l'information qu'il faut enregistrer pour documenter ces activités. » Elle constitue donc à la fois une norme relative aux métadonnées pour la documentation des collections de musées et une norme procédurale. La norme Spectrum contient des renseignements sur la norme minimale de documentation muséologique au Royaume-Uni. Spectrum compte 9 procédures primaires sur un total de 21, et celles-ci sont jugées essentielles pour gérer efficacement des collections et les rendre accessibles. Spectrum est une norme reconnue à l'échelle internationale et est de plus en plus employée pour les échanges internationaux de données muséales. Une DTD XML fondée sur la norme Spectrum sert de format d'échange indépendant du système pour les données muséales. Le RCIP a collaboré avec Collections Trust en 2019 pour offrir une version en français sur le site de Collections Trust.

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• Un objet arrive au musée : Enregistrement étape par étape

  Cette fiche technique du CIDOC offre des recommandations sur le processus d'enregistrement des objets. Offerte en anglais, en français, en allemand et en néerlandais.

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• Étiquetage et marquage des objets

  Cette fiche technique, rédigée par le CIDOC, donne un aperçu des « méthodes utilisées pour étiqueter et marquer les objets à l'aide de leur numéro d'acquisition ou d'inventaire ». Offerte en français et en anglais.

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• Numbering museum collections

  Cette fiche sur l’étiquetage d’objets ethnographiques dans le bulletin « ICOM Ethnographic Conservation Newsletter » répond à certaines questions fréquemment posées sur l'étiquetage des objets. (en anglais seulement).

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• Gestion des biens numériques Spectrum

  Proposition d'une méthodologie qui permettrait d'intégrer la gestion des biens numériques (GBN) aux fonctions de conservation et de gestion existantes de l'organisme, l'objectif étant de veiller à ce qu'elles soient largement adoptées et maintenues à titre d'élément de pratique fondamental. Le document fournit de l'information et des conseils sur l'élaboration d'une stratégie en matière de gestion des biens numériques (stratégie en matière de GBN), les politiques en matière de GBN correspondantes, la mise en œuvre d'un système de gestion des biens numériques (SGBN) et l'intégration du processus de gestion des biens numériques (flux des travaux de la GBN), en même temps que les processus de gestion des collections Spectrum existants. (Description tirée du site Web)

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• Museum Handbook (Parties I-III)

  Guide de référence du U.S. National Park Service portant sur la gestion, la préservation, la documentation, l'accès et l'utilisation des collections muséales. Les trois sections abordent les soins requis pour préserver les collections muséales, l'enregistrement et la documentation des collections, ainsi que l'utilisation des collections muséales.

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