Gestion des biens numériques SPECTRUM

Avantages principaux

• Amélioration du repérage de l’information, tant à l’interne qu’à l’externe
• Accès aux biens numériques pour tout le personnel ou tous les services, dans l’ensemble de l’organisme
• Établissement d’approches plus rapides à l’égard de l’innovation et du prototypage de nouveaux services
• Promotion de la collaboration entre les différentes fonctions organisationnelles
• Amélioration de la gestion des droits au sein de votre organisme

Avantages secondaires

• Promotion de la durabilité, de la longévité et de l’accessibilité aux biens numériques de votre organisme (y compris le contenu créé en format numérique)
• Réduction des coûts découlant de la perte ou de l’inaccessibilité de l’information
• Meilleure visibilité de la valeur et de l’impact des biens numériques
• Plus grande conformité aux responsabilités légales ou réglementaires

Autres avantages

• Démonstration du même engagement à réaliser l’acquisition et une gestion responsables des biens numériques qu’à l’égard de vos collections physiques et des objets de connaissances qui leur sont associés
• Appui à la formation et au perfectionnement professionnel de votre personnel
• Démonstration aux investisseurs et bailleurs de fonds d’une volonté de maintien à long terme de la valeur des biens numériques
• Accès plus facile aux possibilités de financement pour votre organisme (financement de l’UE et projets internationaux)

Quelle que soit votre motivation à l’égard de la mise en œuvre d’une stratégie en matière de GBN pour votre organisme, il importe de déterminer précisément les avantages que vous souhaitez en tirer (et d’en informer vos collègues).

Gestion du changement au sein de votre organisme

Le présent document n’a pas pour vocation de fournir des conseils détaillés sur la gestion du changement. Il importe cependant de garder à l’esprit que la mise en œuvre d’une stratégie en matière de GBN au sein de votre organisme représente un changement important et que certains principes élémentaires vous aideront à gérer ce changement et, fait peut-être plus significatif encore, à faire en sorte que vos collègues appuient ce que vous tentez d’accomplir.

Où votre stratégie en matière de GBN s’intègre-t-elle?

Une fois que vous estimez avoir compris pourquoi vous envisagez d’adopter la gestion des biens numériques au sein de votre organisme et les avantages que vous espérez en tirer, il est utile de consacrer un peu de temps à réfléchir à la façon dont votre stratégie en matière de GBN s’intègre au développement stratégique général de votre organisme.

Dans bien des cas, votre organisme disposera déjà d’un plan stratégique ou fera partie d’un organisme cadre ou global plus important qui fixe les objectifs et les buts stratégiques dont vous devez tenir compte.

Il est toujours préférable que votre stratégie en matière de GBN soit intégrée à la mission, à la vision et aux objectifs stratégiques de votre organisme ou qu’elle cadre étroitement avec ceux-ci. À défaut, vous risquez que la stratégie en matière de GBN ne parvienne pas à concrétiser les ambitions de votre organisme, ce qui aurait éventuellement pour conséquence de la voir mise de côté et ignorée.

Pour être parfaitement efficace, votre stratégie en matière de GBN doit faire partie (et être prise en charge par les mêmes responsables) de l’orientation et la gestion stratégique globale de votre organisme. Cela peut également signifier que vous devez comprendre comment elle s’intègre aux indicateurs de rendement de votre organisme ou à l’interprétation interne de ce que constitue le succès.

Ce processus d’harmonisation peut être essentiel pour veiller à ce que l’organisme dans son ensemble comprenne bien comment la GBN est utile, non seulement au plan des collections et de la préservation, mais aussi au plan de la mobilisation de l’auditoire, de la production de revenus et de la planification stratégique. Globalement, chaque service, équipe ou fonction de l’organisme doit comprendre comment la GBN l’aidera à atteindre ses objectifs.

Composantes d’une stratégie en matière de gestion des biens numériques

Une fois que vous avez compris les principaux déterminants de la mise en œuvre de la GBN et la façon dont celle-ci s’intègre à votre développement stratégique existant, vous devez entreprendre de formuler votre stratégie globale en matière de GBN.

Les stratégies en matière de GBN se présentent sous de nombreuses formes variables et il n’existe aucun modèle uniformisé qui pourrait être appliqué à chaque organisme. Il existe cependant un certain nombre d’éléments de base qui sont présents dans les différentes stratégies :

• Mission — Cadre étroitement avec la mission et la vision de l’organisme

• Objectifs à court, moyen et long termes (p. ex. un, trois et cinq ans) — Cadrent avec les objectifs stratégiques globaux de l’organisme

• Rôles et responsabilités des personnes qui seront responsables de la stratégie

• Interprétation par les utilisateurs/intervenants des résultats de la stratégie

• Critères de réussite et façon dont ceux-ci pourront être validés

• Échéancier/période au cours de laquelle la stratégie sera revue et améliorée

La stratégie en matière de GBN en tant que telle peut se présenter sous la forme d’un document relativement court — ce qui importe est qu’elle témoigne d’un consensus sur l’objectif stratégique et les résultats souhaités de votre activité en matière de GBN auquel adhèrent les différents intervenants de votre organisme.

La stratégie en matière de GBN devrait servir de point de référence tout au long de la planification, la sélection, la mise en œuvre et la gouvernance à long terme tant de votre SGBN que des mécanismes de soutien organisationnel comme ceux qui concernent, à titre d’exemple, la formation et le développement de la TI.

La stratégie en matière de GBN est également un document de revendication essentiel qui démontre aux principaux intervenants comment votre activité de GBN s’intègre à leurs objectifs plus globaux pour l’organisme et appuie ceux-ci.

Procédures de SPECTRUM

La norme SPECTRUM définit 21 procédures qui constituent des processus cohérents, fréquemment répétés auxquels on a couramment recours dans les musées, les galeries et dans d’autres types d’organismes où la gestion et l’utilisation de collections matérielles constituent une responsabilité essentielle.

Les procédures de SPECTRUM sont les suivantes :

La figure qui suit démontre comment les procédures SPECTRUM sont jumelées aux activités fondamentales du développement des collections, des soins apportés aux collections, de l’acquisition, de l’accès et de l’utilisation des connaissances.

L’objectif de la GBN SPECTRUM est de démontrer comment les activités de gestion des biens numériques peuvent être intégrées à une culture organisationnelle existante basée sur SPECTRUM ou compatible avec celle-ci de sorte qu’elles puissent avoir de meilleures chances d’avoir des répercussions optimales.

Jumelage des activités de GBN aux procédures SPECTRUM

Acquisition et dessaisissement

La plupart des musées, des archives, des bibliothèques et des galeries se seront dotées d’une politique de collectionnement, d’une politique d’acquisition et d’aliénation, ou du moins d’un programme quelconque de sélection et de conservation qui définit la portée de la collection et prévoit son développement stratégique au fil du temps.

Puisque le principe fondamental de la gestion des biens numériques tient au fait que ces derniers doivent être perçus et évalués de la même façon qu’une collection physique, il importe de veiller à ce que les politiques de développement des collections couvrent également la création, l’acquisition, la conservation et la préservation des biens numériques.

Dans certains cas, on devra vraisemblablement élargir la portée de l’activité de collectionnement de manière à traiter :

• de l’acquisition de dérivés numériques (copies numérisées, photographies) et de leur intégration à la collection permanente;
• de l’acquisition d’objets créés en format numérique, comme les œuvres numériques;
• de l’acquisition, la sélection, la gestion et l’utilisation de contenus numériques au sujet de la collection qui ont été générés par les utilisateurs.

Il est prudent de s’interroger sur le bien-fondé d’enregistrer officiellement les dérivés numériques dans la collection plutôt que de les considérer comme faisant partie de la documentation et de l’inventaire des objets physiques de la collection.

Manuel des procédures

La plupart des musées agréés et de nombreux autres types d’organismes qui gèrent des collections se sont dotés d’un guide à l’intention du personnel ou d’un manuel des procédures qui sert de référence pour les processus et procédures propres à l’organisme.

Le manuel des procédures est un outil très utile pour l’accueil et la formation du personnel, ainsi que pour veiller à ce que les différents intervenants de l’organisme comprennent leurs rôles et responsabilités à l’égard de différents aspects du travail.

Pour que la gestion des biens numériques soit convenablement intégrée à l’organisme, il importe d’une part que les procédures soient mises à jour pour englober et faire référence à la création et à la conservation des biens numériques, et d’autre part que les procédures propres à ces tâches (comme la conversion des formats) en fassent partie, tout comme les procédures correspondantes relatives à la collection physique.

La politique concernant la création, la conservation et les conversions de format des biens numériques doit être périodiquement revue et validée à la lumière des normes à jour en matière de GBN. Certains SGBN peuvent fournir des outils et rapports répertoriant les biens numériques et les formats gérés par l’organisme.

Une version révisée d’un manuel des procédures qui intègre les processus de gestion des biens ou collections numériques et physiques peut fournir un outil important pour assurer l’acceptation à long terme de votre activité de gestion des biens numériques.

Il est également utile de s’interroger sur la façon dont les biens numériques entrent dans votre organisme. Sont-ils créés progressivement et graduellement au fil de votre travail ou sont-ils tous produits de manière ponctuelle, au terme d’un projet précis, comme dans le cas d’un projet de numérisation? Dans ce dernier cas, il importe de tenir compte, dans la planification du projet, de la façon dont les biens créés entreront officiellement dans l’organisme et s’intégreront à la stratégie de GBN.

Au rang des options envisageables pour assurer l’harmonisation des résultats des projets numériques avec votre stratégie de GBN, on pourrait citer les suivantes :

• Définir et inclure les exigences et processus du SGBN aux spécifications de votre projet (de numérisation);
• Utiliser la stratégie existante de GBN pour planifier la pérennité des biens numériques au terme du projet de numérisation;
• Veiller à ce que le savoir corporatif et l’expertise découlant du projet de numérisation supportent le transfert des résultats au SGBN (et faire en sorte que la connaissance du SGBN soit intégrée à l’infrastructure du projet).

Contexte légal

Comme c’est le cas de toutes les procédures SPECTRUM, il est essentiel de se familiariser avec le contexte légal global ainsi qu’avec les répercussions qu’auront la création, l’acquisition, la gestion, la préservation et l’utilisation des médias numériques avant de mettre en œuvre vos politiques de gestion des biens numériques.

Plusieurs des enjeux d’ordre légal concernant les biens numériques seront analogues à ceux qui s’appliquent aux collections physiques. Cependant, les médias numériques peuvent également soulever un certain nombre d’enjeux qu’il convient d’aborder dans le cadre des traditions et pratiques de l’organisme. À titre d’exemple, on pourrait citer :

• Droits d’exécution des médias numériques
• Lois concernant le respect de la vie privée et la protection des enfants
• Répercussions sur la protection des données
• Lois sur l’accès à l’information du secteur public

Dans la mesure du possible, on recommande de solliciter des avis juridiques appropriés en plus d’élaborer les politiques pertinentes, d’en faire part au personnel, de les revoir et de les modifier périodiquement.

Questions d’ordre éthique

Outre les enjeux légaux et réglementaires propres à la gestion, la préservation et l’utilisation des médias numériques, il se peut également que votre activité de gestion des biens numériques soulève un certain nombre d’enjeux éthiques spécifiques.

Dans bien des cas, ceux-ci correspondront à ceux qui sont associés à la gestion et à l’interprétation des collections physiques. Il convient cependant d’accorder une importance toute particulière à ces problèmes potentiels, notamment :

• la numérisation et la représentation du matériel sacré
• la numérisation et la distribution de matériel diffamatoire, obscène ou de mauvais goût
• la distribution numérique d’artefacts personnels
• le risque de perception de censure ou de présentation erronée d’événements ou de communautés
• la présentation déformée du statut légal, éthique ou concernant la propriété de biens culturels

Les musées, les archives, les bibliothèques et les galeries sont habitués à traiter les documents et objets dont ils ont la garde avec toute la sensibilité et l’attention requises. La meilleure politique consiste à appliquer ces attitudes et valeurs aux documents numériques qui, bien qu’ils soient moins tangibles, peuvent tout aussi bien faire l’objet d’une distribution encore plus large, en conséquence de quoi se pose un risque accru.

Gestion des droits

La gestion des droits dans un contexte de gestion des biens numériques est liée à la gestion des droits des objets d’une collection, bien qu’elle ne soit pas tout à fait identique. Outre le contexte différent propre aux dérivés numériques, l’organisme sera vraisemblablement appelé à gérer un ensemble de conditions et permissions relatives aux droits, selon les différents modèles de distribution et de réutilisation qu’il souhaitera appuyer.

Il convient de se demander dans quelle mesure la politique de gestion des droits des biens numériques appuie ou contrecarre les objectifs stratégiques de l’organisme, son statut juridique (ainsi que les obligations légales associées à son mandat public) et les différentes formes d’utilisation qu’il souhaite appuyer.

L’organisme doit établir une politique claire et justifiable à l’égard de l’octroi de permissions (concession de licence) visant les droits d’accès et de réutilisation (incluant l’utilisation de biens numériques par des plateformes, services et applications de tiers) et le retrait des permissions associées pour appuyer les activités commerciales. Dans bien des cas, il est possible d’établir un cadre de référence permissif pour l’octroi de licences qui appuie et renforce également les activités commerciales de l’organisme.

Gestion de l’accès par les utilisateurs

Le contrôle de l’accès par les utilisateurs représente un volet important de la viabilité à long terme de votre solution en matière de gestion des biens numériques. Vous devriez définir, communiquer et revoir périodiquement une politique qui précise clairement qui est en mesure d’accéder à l’information et aux biens qui se trouvent dans le SGBN, de les modifier ou de les supprimer et le niveau de résilience et de contrôle des versions vous attendez de votre SGBN.

Dans bien des cas, il est utile d’envisager la question du contrôle de l’accès à votre SGBN de la même façon que l’on envisage celle du contrôle des clés des lieux physiques; des permissions limitées doivent être accordées en fonction des besoins identifiés, en limitant le plus possible le nombre de personnes autorisées à apporter des changements à l’ensemble du système, pour promouvoir la sécurité de l’information.

Sécurité de l’information/des biens

Comme il importe d’adopter des mesures de sécurité appropriées pour protéger l’intégrité de vos collections physiques, il faut également élaborer, gérer, revoir et mettre à jour des politiques pour assurer la sécurité et l’intégrité de vos biens numériques.

Pour assurer la sécurité et l’intégrité des biens numériques de votre SGBN, il faut tenir compte de quatre principaux éléments :

• Contrôle de l’accès par les utilisateurs
• Architecture technique
• Contrôle des versions
• Vérification

Les utilisateurs représentent le point le plus vulnérable de tout système et avec le temps, il leur arrive d’oublier combien la sécurité de l’information est importante. Il faut donc tenter de mettre en œuvre une culture de gestion du risque où tous les employés sont conscients des risques auxquels sont exposés vos biens numériques et s’emploient à respecter les politiques sur les mots de passe et l’échange d’information. Il est utile d’intégrer la question de la sécurité de l’information aux cadres de référence, politiques ou pratiques existantes dans votre organisme pour gérer la sécurité physique des édifices, des collections, des visiteurs et du personnel.

La cybercriminalité pose un risque sans cesse croissant et plusieurs incidents sont déjà survenus où des organismes culturels ont été ciblés, par le biais d’attaques de déni de service ou avec pour objectif de modifier, falsifier ou faire disparaître des renseignements concernant des objets de leur collection. La sécurité de votre SGBN devrait faire partie des mesures plus générales adoptées par votre organisme pour protéger votre infrastructure de TI, y compris les serveurs, courriels et pare-feux.

Le contrôle des versions est un aspect important de votre SGBN, tout particulièrement dans le cas de systèmes multisites et multiutilisateurs. Le système devrait offrir des fonctions d’identification de session (permettant de préciser quel utilisateur enregistré a apporté quels changements au système) en plus des fonctionnalités appropriées pour revenir à un état antérieur ou annuler les modifications apportées avant un moment précis.

De nombreux SGBN renferment des dizaines de milliers de biens numériques, ce qui fait en sorte qu’il peut être difficile d’en vérifier le contenu de manière efficace. Vous devriez prévoir un audit de votre SGBN en même temps que l’audit périodique de vos collections (ou de votre audit organisationnel voire de votre mise à jour de l’inventaire, si vous en effectuez un) en plus de veiller à ce que le SGBN intègre des outils d’élaboration de rapports qui appuient cette activité.

Il est également utile de s’interroger sur les mesures de sécurité qui doivent être intégrées à votre SGBN ou appuyées par celui-ci, en ce qui concerne les formats de sortie. À titre d’exemple, si vous souhaitez que votre SGBN intègre le tatouage numérique des images au processus, vous devriez tenir compte de ce besoin dans l’établissement des caractéristiques de votre système.

Empreintes numériques

Puisque votre organisme compte une multitude d’utilisateurs, il est vraisemblable que ceux-ci tenteront, à un moment où l’autre, de verser au SGBN un bien qui a déjà été importé par un autre utilisateur. Si l’adoption de bonnes pratiques en matière de dénomination des fichiers importe, il ne devrait pas s’agir du seul moyen pour éviter les dédoublements.

Chaque bien numérique dispose de sa propre empreinte numérique. Un algorithme de hachage cryptographique auquel on a fréquemment recours est celui du checksum MD5 ou du condensé MD5. Le SGBN devrait générer un condensé MD5 pour chaque bien versé. Il devrait ensuite vérifier la présence de doublons d’après le condensé MD5 avant d’informer l’utilisateur s’il existe déjà une copie du bien. Cette méthode fonctionne peu importe le nom du fichier et elle permet de s’assurer que seuls des fichiers de biens numériques uniques sont versés

Du point de vue de la conservation préventive, les condensés MD5 peuvent également servir à vérifier si un bien numérique a été altéré (ce qui peut survenir lorsque les fichiers sont copiés, déplacés ou manipulés). Certains SGBN fournissent des rapports de comparaison afin de vérifier que le condensé MD5 d’un fichier n’a pas changé.

Formats

La sélection du format approprié pour vos biens numériques représente un aspect important de leur viabilité à moyen et long termes, tout comme les coûts et la complexité de la migration à de nouveaux formats dans l’avenir.

La plupart des SGBN supportent les formats standards courants de l’industrie pour les images, la vidéo, l’audio et autre média. Si votre audit des biens numériques révèle que vous disposez de formats non standards (comme dans le cas de la numérisation d’objets ou d’édifices sous forme de nuages de points au moyen de la technologie tridimensionnelle LIDAR), vous devriez vous adresser au fournisseur du SGBN afin de déterminer de quelle façon ceux-ci peuvent être pris en charge.

Si vous disposez d’un ensemble de biens numériques dans un format obsolète (c.-à-d. des formats traditionnels qui ne sont plus supportés), vous devriez envisager de les mettre à jour, dans la mesure du possible, afin de leur associer un format normalisé de l’industrie avant de les verser au SGBN.

Sur la question des formats, il faut également tenir compte de la multiplicité des formats de sortie que devrait prendre en charge votre SGBN. À titre d’exemple, vous pourriez souhaiter intégrer votre SGBN à un système de gestion du contenu Web de sorte qu’il puisse fournir des images miniatures en format JPEG à faible résolution à partir d’images en format TIFF de haute qualité. Bien qu’il importe d’éviter de définir de manière trop fine vos exigences relatives au SGBN, il est tout aussi important de veiller à préciser les formats et les besoins variés d’utilisation que votre SGBN doit supporter.

Conventions en matière de dénomination des fichiers

Avec l’évolution des SGBN pour prendre en charge les métadonnées de gestion, de repérage et d’utilisation, le recours aux conventions en matière de dénomination des fichiers (qui vise à se doter d’approches normalisées à l’égard de la dénomination des fichiers) a perdu de son importance au plan de la gestion des biens.

Cependant, de bonnes pratiques en matière de dénomination des fichiers demeurent utiles pour réduire les dédoublements et gérer la préservation et la réutilisation de vos biens numériques, tout particulièrement si votre SGBN doit être déployé sur plusieurs sites ou utilisé par de nombreux utilisateurs.

On pourrait avancer l’exemple suivant de convention élémentaire de dénomination des fichiers dans un environnement multiutilisateurs :

Cette convention générerait des noms de fichiers numérotés séquentiellement, par exemple :

12022013_adawson_0001.jpg
12022013_adawson_0002.jpg

Dans l’établissement de vos conventions en matière de dénomination des fichiers, il importe de garder en tête que celles-ci doivent être compatibles avec diverses plateformes. En effet, si certains systèmes informatiques autorisent l’usage de caractères non alphanumériques dans le nom du fichier, comme les signes de ponctuation et l’espace, tel n’est pas le cas de nombreux autres systèmes. Certains sont sensibles à la casse (p. ex. Linux), tandis que d’autres (p. ex. Windows) ne le sont pas. Ceci peut engendrer des problèmes pour les fichiers susceptibles d’être utilisés sans tracas dans une multiplicité d’environnements différents.

De manière générale, il est préférable d’employer des caractères alphanumériques normalisés séparés par un trait de soulignement (_) plutôt que d’avoir recours à une variante plus originale, en plus de s’en tenir systématiquement à l’emploi soit de minuscules ou de majuscules.

Le choix du nom de fichier approprié est fonction tant de l’utilisation potentielle des biens numériques que de la nature de leur contenu. Par conséquent, si vous numérisez une multitude de livres, vous pourriez vouloir adopter une convention de dénomination qui tient compte du titre de l’ouvrage, des chapitres et des pages. Si vous numérisez des images qui font partie d’un tout (comme les images séquentielles d’un rouleau de parchemin ou d’une grande carte géographique), il pourrait être utile d’adopter une convention qui définit tant le tout que la place des parties dans une séquence ou une grille.

Il faut également tenir compte de la façon dont votre utilisation des noms de fichiers influencera les différents formats de sortie que votre SGBN doit être en mesure de prendre en charge. À titre d’exemple, si votre SGBN permet de reproduire les images selon des tailles ou résolutions différentes, vous pourriez opter pour une convention en matière de dénomination qui permet d’identifier ces différentes versions.

Quelle que soit la convention que vous adopterez pour la dénomination des fichiers, vous devrez veiller à ce qu’elle soit adoptée de manière uniforme par les différents utilisateurs de votre SGBN. Pour ce faire, il pourrait être nécessaire :

• de créer et publier une politique en matière de dénomination des fichiers pour votre organisme;
• de former les utilisateurs du SGBN à l’égard de l’utilisation de la convention en matière de dénomination des fichiers (et des raisons de son importance);
• d’assurer le soutien et l’encadrement des utilisateurs qui se posent des questions au sujet de la dénomination des fichiers.

Vous trouverez de plus amples renseignements et des conseils sur la sélection de noms de fichiers uniformes dans l’article intitulé Choosing a File Name^{Note de bas de page 2} de JISC Digital Media (en anglais seulement).

Sauvegarde, rétablissement et planification des mesures d’urgence

Bien qu’il prenne en charge les aspects relatifs à la préservation et à l’archivage numérique, votre SGBN n’est pas en soi un système d’archivage. L’objectif du SGBN est de permettre à votre organisme de maximiser la valeur et l’utilisation de vos biens numériques. Il s’agit d’un système « en ligne », dont les biens et métadonnées font constamment l’objet de changements et modifications.

Il importe de bien faire saisir cette distinction aux utilisateurs de votre SGBN puisqu’ils sont fréquemment tentés de le considérer comme un lieu de stockage de l’ensemble de leurs produits numériques et de penser qu’en versant quelque chose au SGBN, ils archivent cet élément d’information.

Le présent document n’a pas pour mandat de traiter de manière détaillée des politiques et pratiques en matière de préservation numérique. Cependant, il est utile lors de la définition des spécifications, de l’acquisition et de la mise en œuvre d’un SGBN de bien comprendre en quoi il contribuera à votre stratégie de préservation numérique ainsi que comment il cadrera avec vos activités de récupération en cas de sinistre et de planification des mesures d’urgence.

Schémas des métadonnées de la GBN

La sélection et la mise en place d’un schéma de métadonnées approprié pour votre SGBN dépendent de plusieurs facteurs, soit :

• La nature de vos biens numériques
• Les usages que l’on envisage de faire des biens numériques, au niveau de l’ensemble de votre organisme
• Le lien entre le SGBN et le système de gestion des collections
• Le lien entre le SGBN et les autres systèmes de gestion et d’information de l’organisme

Bien que la structure des métadonnées d’un système de gestion de collections SPECTRUM soit relativement complexe — dans la mesure où elle témoigne de la vaste multiplicité des activités de gestion qui surviennent au fil du cycle de vie des objets de collections physiques — les métadonnées qui sont créées, stockées et gérées dans le SGBN (ou dans la fonctionnalité de GBN de votre système de collections, si vous avez recours à une plateforme intégrée), devraient être relativement simples.

On pourrait citer l’exemple suivant de cadre commun de métadonnées pour votre SGBN :

• Dublin Core, pour les métadonnées descriptives, techniques et relatives aux droits
• XMP/IPTC, pour les métadonnées intégrées aux images
• EXIF, pour les métadonnées intégrées par l’appareil de saisie
• Un schéma localement défini pour les métadonnées administratives

Si votre SGBN prend en charge des formats plus complexes, qu’il s’agisse de vidéo, d’audio, de fichiers de données ou d’autres supports, vous devriez vous assurer qu’il soit compatible avec le schéma de métadonnées constituant la norme de l’industrie le plus approprié pour ce format.

Le groupe de travail Embedded Metadata Working Group (EMDaWG) du Smithsonian Institution a assemblé un ensemble utile de recommandations^{Note de bas de page 3} en ce qui concerne les métadonnées descriptives minimums qui doivent être intégrées à des fichiers d’images numériques :

• Titre du document
• Mention de droit d’auteur
• Source
• Auteur
• Date
• Description
• Mots-clés
• Mention de crédit
• Identificateur de travail
• Entête du document

Une fonction essentielle des métadonnées intégrées consiste à faciliter le repérage et l’extraction du système. De nombreux services comme Flickr (www.flickr.com (en anglais seulement)) extraient automatiquement les métadonnées intégrées pour faciliter la recherche et l’affichage d’images. Il importe donc de tenir compte non seulement de la structure de vos métadonnées, mais également de l’usage de vocabulaires contrôlés pour faciliter différents types d’utilisation. Par exemple, notons l’utilisation de mots-clés non techniques ou thématiques pour faciliter l’utilisation au sein de bibliothèques d’images, par des auditoires internes et externes.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur la sélection du schéma de métadonnées approprié pour votre SGBN (ou pour vérifier la compatibilité de votre SGBN avec le schéma approprié), on se reportera au guide Metadata and Digital Images^{Note de bas de page 4} de JISC Digital Media.

SPECTRUM et les métadonnées pour la gestion des biens numériques

La sélection de l’approche appropriée en matière de métadonnées pour votre SGBN est complexe et nécessite une connaissance technique de votre organisme, de ses biens et des divers usages dont ils feront l’objet. Un facteur clé pour la sélection des politiques de métadonnées appropriées est le niveau d’intégration avec le système de gestion des collections de l’organisme.

Le contenu de votre système de gestion des collections représente, pour l’essentiel, les métadonnées qui concernent vos collections physiques. Ces métadonnées s’articulent autour d’une combinaison de deux types d’information, soit :

• les unités d’information définies dans SPECTRUM;
• les champs définis par l’utilisateur.

Les unités d’information SPECTRUM^{Note de bas de page 5} établissent une structure de métadonnées pour la saisie et la gestion des renseignements relatifs aux connaissances et à l’administration découlant du processus de gestion des collections. Cette structure se compose de 46 « groupes » de renseignements, rassemblés en 11 « catégories » :

1. Groupes de l’objet
2. Groupes des procédures
3. Renseignements relatifs à l’adresse
4. Renseignements relatifs à la date
5. Renseignements relatifs à l’emplacement
6. Renseignements relatifs à l’organisme
7. Renseignements relatifs aux gens
8. Renseignements relatifs aux personnes
9. Renseignements relatifs au lieu
10. Groupes de gestion des enregistrements
11. Renseignements de référence

On trouvera à l’annexe 2 une liste complète des groupes d’information SPECTRUM et leurs catégories correspondantes.

L’intégration de l’activité relative à la GBN aux activités de gestion des collections au sein de votre organisme est essentielle pour assurer son adoption à grande échelle et sa viabilité à long terme. Pour que votre GBN cadre avec vos activités de gestion des collections SPECTRUM, il faut envisager l’une des deux avenues suivantes :

• Utiliser un système de gestion des collections qui a été mis en place ou dont la portée a été étendue de manière à ce qu’il intègre au sein du même système de « base » (ou modulaire) tant la fonctionnalité de SGC que celle de SGBN et qui, par voie de conséquence, a recours à une structure de métadonnées commune;

• Veiller à ce que la structure de métadonnées que vous adoptez pour votre SGBN puisse être facilement jumelée ou associée aux renseignements relatifs à vos collections SPECTRUM.

Chacune de ces options possède des forces et des faiblesses. L’utilisation d’un système qui est déjà largement utilisé au sein de votre organisme conférera toutefois des avantages importants en matière de mise en production, formation, gestion du changement et soutien aux utilisateurs.

Vocabulaires contrôlés

Comme c’est le cas pour la gestion des collections physiques, la classification cohérente des biens numériques représente un élément prépondérant pour qu’ils demeurent repérables et utilisables à long terme. Si les métadonnées établissent la structure de votre information (comme le font les champs dans une base de données), les vocabulaires contrôlés définissent les mots-clés qui peuvent être utilisés dans ces champs.

Par vocabulaire contrôlé, on entend « un ensemble prescrit de termes définis avec soin et utilisés de manière uniforme, qui favorise la cohérence au plan de l’indexation des documents en plus de faciliter la recherche ». Votre organisme peut faire un choix parmi de nombreux vocabulaires et listes de termes contrôlés, certains faisant partie de normes internationales couramment acceptées et d’autres ayant été élaborés dans des contextes précis.

Dans la mesure du possible, votre SGBN devrait inclure les vocabulaires contrôlés auxquels on a déjà recours dans votre organisme, comme ceux qui se retrouvent dans votre système de gestion des collections.

Lorsqu’il s’avère nécessaire d’élaborer ou adopter des vocabulaires contrôlés qui sont propres à la nature des biens numériques (comme dans le cas des formats de fichiers), on recommande :

• de faire usage d’un vocabulaire ou d’une liste de termes existants;
• de documenter clairement les listes utilisées;
• de mettre en place un processus de gestion des changements et des modifications apportés à ces listes.

Lorsque l’utilisation de biens numériques englobe également des activités de production participative, comme l’étiquetage social, la folksonomie ou la transcription (génération de mots-clés), il importe de les conserver avec les biens, en précisant le contexte dans lequel ils ont été créés.

Il faut revoir périodiquement les taxonomies folksonomiques afin de déterminer s’il y aurait lieu d’intégrer de nouveaux termes au système de classification « officiel ».

Création de métadonnées

Quelle que soit l’approche que vous retenez quant à la structure de vos métadonnées, vous devrez vous doter de politiques et procédures à long terme en vue de la création de métadonnées et de leur association à vos biens numériques.

La création et le contrôle de qualité des métadonnées peuvent exiger un investissement important en termes de main-d’œuvre. Cette activité se déroule tout au long du cycle de vie du bien numérique, de sa création à sa gestion, sa réutilisation et sa préservation.

Pour être efficace, votre stratégie en matière de GBN doit être supportée par une culture à long terme de création de métadonnées et de contrôle de la qualité au niveau de l’ensemble de l’organisme; quel que soit le niveau d’interaction qu’elles ont avec vos biens numériques, toutes les personnes en cause doivent disposer des compétences nécessaires et être habilitées à créer des métadonnées ou compléter celles que détient déjà votre organisme.

Solution intégrée ou autonome

Comme précité, la gestion des biens numériques et des collections fait partie d’un groupe d’activités que votre organisme devra vraisemblablement supporter. Ces activités pourraient inclure :

Il existe de nombreuses approches différentes à l’égard de la mise en œuvre des systèmes qui soutiennent ces activités. Il est possible de mettre en place une infrastructure technique exclusivement constituée de systèmes autonomes. Il est tout aussi possible d’élaborer ou acquérir des systèmes qui intègrent l’ensemble de ces activités sur une seule et même plateforme logicielle.

Il y a lieu de tenir compte de nombreux facteurs à l’étape de l’acquisition de la solution qui répond le mieux à vos besoins. Cependant, l’un des principaux éléments consiste à déterminer sur quel aspect il y a lieu d’insister par rapport à la fonctionnalité de base de votre système. À titre d’exemple, vous pourriez faire un choix entre :

• Un système de gestion des biens numériques à l’intérieur duquel les procédures SPECTRUM ont été intégrées, mais qui pourrait ne pas prendre en charge vos processus de gestion des collections de manière aussi approfondie que vous le souhaiteriez.

• Un système de gestion des collections offrant une fonctionnalité de base en matière de gestion des biens numériques, qui pourrait s’intégrer à vos pratiques existantes sans toutefois offrir autant de souplesse sur le plan des formats pris en charge.

Il est également possible d’envisager de mettre en place un intergiciel qui assumerait le rôle de médiateur entre votre SGBN et votre système de gestion des collections (voire même de votre système de gestion du contenu Web). Il pourrait s’agir-là d’une stratégie intéressante au plan des coûts pour la mise en place d’un SGBN gérant une importante quantité de matériel existant dans des systèmes actuels, lesquels peuvent déjà compter sur un soutien solide dans l’organisation.

À terme, la sélection de tout système nécessite de faire un choix entre le fonctionnement idéal et votre capacité à adapter votre système à vos besoins précis. Une question existentielle consiste cependant à déterminer si la création, la gestion et la réutilisation des biens numériques constituent une fonction primaire ou distincte pour votre organisme ou s’il s’agit d’une activité qui se déroule principalement dans le contexte de votre gestion des collections.

Processus de travail ou absence de processus de travail

La mise en place d’une fonction de gestion des processus de travail (ou automatisation) est devenue une caractéristique essentielle des SGBN de nouvelle génération. Par processus de travail (ou flux des travaux – workflow), on entend, pour l’essentiel, un processus structuré représenté par une série d’étapes ou d’interactions.

Les systèmes existants sont passifs dans la mesure où ils se bornent à offrir des outils qui appuient certaines fonctionnalités particulières. Par opposition, un système pourrait s’appuyer sur une fonction de gestion des processus de travail pour aider l’utilisateur à se rappeler l’étape du processus à laquelle il est parvenu, et pour l’inciter à compléter un certain nombre d’étapes précises.

À titre d’exemple, un SGBN intégrant une fonctionnalité de gestion des processus de travail permettrait à l’utilisateur de déterminer s’il a complété l’étape de la création des métadonnées avant de télécharger le bien au système, en rappelant à ce dernier de vérifier les renseignements relatifs aux droits avant de passer à l’étape suivante du processus de gestion.

La fonction de gestion des processus de travail peut être particulièrement utile lorsque les utilisateurs d’un SGBN sont répartis un peu partout sur divers sites, en une multiplicité d’équipes ou de services ou lorsque des équipes différentes sont responsables de parties distinctes du processus. En automatisant en partie le processus de création et gestion des métadonnées et les activités de gestion correspondantes, la fonction de gestion des processus de travail permet de rationaliser considérablement la gestion des biens numériques au sein de votre organisme.

Source ouverte ou produit commercial

Les solutions de type source ouverte offrent, depuis la dernière décennie, une alternative intéressante aux solutions traditionnelles que représentent les plateformes logicielles commerciales onéreuses. Cependant, bien que les plateformes de type source ouverte soient largement employées pour appuyer les systèmes des TI d’entreprise et les organisations de grande envergure, il importe d’assurer un juste équilibre entre les forces et les faiblesses relatives des solutions de type source ouverte et commerciales traditionnelles à l’étape du choix d’un SGBN.

Il est particulièrement essentiel de ne pas se laisser distraire par la différence de prix apparente. Si les produits de type source ouverte sont fréquemment « gratuits » dans la mesure où l’obtention du logiciel en tant que tel n’est assujettie à aucune restriction commerciale, il est fréquemment utile de se rappeler que le coût de propriété sur l’ensemble du cycle de vie (c.-à-d. le montant total que vous devrez encourir pendant toute la durée d’utilisation du logiciel au sein de votre organisme) peut fréquemment être plus ou moins équivalent, selon l’étendue du développement sur mesure que vous devrez entreprendre et pourvu que vous disposiez d’experts sur une base permanente (autres que des employés contractuels) pour effectuer les mises à jour nécessaires et assurer le soutien technique en continu.

Que vous choisissiez la solution du développement à l’interne d’un système de gestion de collections avec une fonctionnalité de SGBN intégrée ou une solution de SGBN autonome, vous devrez également consulter votre communauté (y compris le personnel expérimenté ou qui possède une compréhension et une maîtrise du domaine de l’informatique culturelle, ainsi qu’en matière de GBN) pour déterminer les besoins et définir vos exigences en matière de métadonnées, en tenant compte des normes internationales et européennes reconnues. Quoi qu’il en soit, la technologie ne constitue pas, en soi, une solution complète, mais plutôt un outil puissant qui vous permet d’améliorer vos performances en accord avec la vision et les objectifs de votre organisme.

Du point de vue positif, les produits source ouverte sont souvent conformes aux normes (puisqu’ils sont fréquemment élaborés par des communautés qui s’intéressent activement au domaine, au plan technique), ce qui offre une meilleure interopérabilité entre systèmes.

Il n’est pas non plus nécessairement vrai que les solutions « source ouverte » et commerciales sont mutuellement exclusives dans la mesure où il existe un secteur florissant de fournisseurs commerciaux qui offrent l’implémentation sur mesure, le soutien et la maintenance de plateformes source ouverte.

En définitive, votre décision ne devrait pas reposer sur le modèle de licence du logiciel ou seulement sur le prix. Les principaux facteurs que vous devriez prendre en considération incluent :

• Adéquation du produit ou de la plateforme de base avec vos exigences
• Adéquation avec votre capacité et vos habilités
• Disponibilité ou non des ressources nécessaires pour gérer le logiciel à l’interne
• Communauté de soutien
• Souplesse
• Intégration avec vos plateformes existantes

Fournisseur ou partenaire

La définition, la mise en œuvre et l’utilisation d’un SGBN n’est pas une science précise; cette activité évolue et s’adapte aux besoins de votre organisme et aux exigences de vos utilisateurs. Lors de l’acquisition d’un SGBN, il est fréquemment tentant de comparer les groupes de fonctions de différentes plateformes logicielles à une matrice répertoriant vos exigences fonctionnelles.

Bien qu’il s’agisse là d’une partie utile du processus, vous devriez également être conscient du fait qu’à moins que vous ne prévoyiez acquérir et gérer le logiciel vous-même, la conclusion d’un partenariat étroit avec votre fournisseur de logiciels constituera un facteur crucial de la réussite de votre projet.

Durant le processus d’acquisition, il importe de rencontrer le fournisseur, de lui parler de vos besoins et objectifs et d’évaluer dans quelle mesure il peut participer à ce que vous tentez de réaliser. Son intérêt principal consiste-t-il à vous vendre un produit ou à veiller à ce que vous disposiez d’une solution adaptée et stable qui comble véritablement vos besoins? Comprend-il le domaine dans lequel vous êtes et est-il en mesure d’offrir des témoignages de clients antérieurs qui sont satisfaits de ses services?

Vous aurez vraisemblablement à conserver votre SGBN pendant un certain nombre d’années et par le fait même, à traiter avec votre fournisseur tout aussi longtemps. Le fait de prendre le temps de trouver un fournisseur en qui vous avez confiance et qui adhère à votre mission présentera de nombreux avantages à long terme.

L’importance de cette relation devrait également vous inciter à discuter avec votre fournisseur de système de gestion des collections existant pour vous enquérir au sujet de sa fonctionnalité de SGBN intégrée (voire aux fournisseurs de SGBN partenaires qu’il pourrait recommander ou avec lesquels il a déjà travaillé). La plupart des partenaires SPECTRUM offrent désormais la fonctionnalité SGBN dans leur trousse de soutien générale et ceci peut simplifier considérablement le processus d’acquisition, d’intégration, de mise en œuvre et de soutien.

Hébergé localement ou à distance

Le nuage étant désormais fermement ancré sur le marché de la consommation grand public, un nombre sans cesse croissant de fournisseurs de logiciels ont entrepris de mettre en œuvre des solutions auxquelles vous pouvez accéder et avec lesquelles vous pouvez interagir à distance, par le truchement de votre navigateur Web. Fréquemment qualifiés de solutions de type logiciel en tant que service, les logiciels hébergés à distance peuvent offrir d’intéressants avantages à votre organisme, parmi lesquels :

• Réduction du coût des logiciels et du stockage
• Réduction des exigences imposées à la plateforme des TI de votre organisme
• Amélioration du soutien technique et des mises à niveau
• Accès multisites et multiutilisateurs à un répertoire commun de biens numériques
• Interfonctionnement « naturel » avec d’autres fichiers de données hébergés à distance

Cependant, dans certaines situations, une solution d’hébergement à distance pourrait ne pas être la meilleure pour votre organisme, par exemple si votre SGBN doit s’intégrer à un système de gestion des collections hébergé localement ou si vous devez développer une multiplicité de fonctionnalités sur mesure qui ne font pas partie de la plateforme de « base » hébergée à distance.

De nombreux musées, galeries, archives et bibliothèques en sont venus à la conclusion qu’une solution hébergée à distance offrait un excellent équilibre au plan de l’abordabilité, de la stabilité et du niveau relativement peu élevé des obstacles techniques qui se posent à l’entrée. La complexité de vos exigences déterminera si c’est le cas pour votre organisme. Cependant, il est tout aussi possible de mettre en œuvre, pour votre organisme, un SGBN entièrement sur mesure qui serait hébergé et géré à distance pour votre compte, par une tierce partie.

Si votre organisme n’a jamais eu recours à des logiciels accessibles par navigateur Web (à l’exception du courriel Web ou d’un système de gestion de contenu Web), on recommande de réaliser un projet pilote à moins grand déploiement avant de passer à l’étape du SGBN hébergé à distance. En termes de gestion du changement, il se pourrait que certains de vos collègues éprouvent de la difficulté à adopter directement un SGBN Web sans avoir préalablement fait l’expérience des avantages et inconvénients de cette approche dans un contexte à moins grand déploiement!

Approche de l’implémentation rapide du SGBN

Une approche d’implémentation rapide typique pourrait inclure les étapes suivantes :

Bien qu’elles offrent d’indiscutables avantages au plan de la rapidité et de la simplicité de l’implémentation, ces bénéfices peuvent également se transformer en inconvénients si elles font en sorte que l’on rate des opportunités d’intégration et de gestion du changement.

À long terme, le système pourrait ne pas parvenir à « s’installer » au sein de l’organisme voire être rejeté par les utilisateurs auxquels on le destinait.

Mise en place planifiée « typique » d’un SGBN

Bien que l’implémentation rapide permette de mettre en place un système promptement et efficacement au sein de votre organisme, plusieurs projets d’implémentation de SGBN se déroulent sur une période de plusieurs années. Aucune approche en particulier ne permet d’assurer le succès de la mise en place de votre SGBN. L’exemple qui suit met en évidence les caractéristiques d’un certain nombre de projets de mise en œuvre de SGBN qui se sont déroulés avec succès.

Transfert des biens numériques

Votre organisme aura vraisemblablement déjà adopté un certain nombre de solutions pour la création, le stockage, la gestion, l’accès et l’utilisation des médias numériques. Elles peuvent inclure :

• Utilisation d’une unité en réseau ou partagée
• Utilisation d’une simple fonctionnalité de SGBN dans un système existant (comme dans un système de gestion du contenu Web ou d’un système de gestion des collections)
• Élaboration de solutions sur mesure au moyen d’Access, de FileMaker ou d’un système équivalent

Dans bien des cas, les équipes responsables de ces solutions éprouveront un fort sentiment d’appartenance envers elles, il pourrait s’avérer alors plus délicat de les convaincre du bien-fondé de l’adoption d’un système commun.

Compte tenu de ce fait, il est utile d’adopter une approche planifiée, à long terme, à l’égard du transfert des biens numériques des systèmes existants à un SGBN centralisé. Il est souvent plus facile de convaincre certaines personnes de la nécessité de changer une fois qu’elles ont pu constater que s’offre à elles un système viable qui comblera leurs besoins!

Organisations

Collections Trust http://www.collectionstrust.org.uk (en anglais seulement)

JISC Digital Media http://www.jiscdigitalmedia.ac.uk (en anglais seulement)

Digital Preservation Coalition http://www.dpconline.org (en anglais seulement)

British Library Preservation Advisory Centre http://www.bl.uk/blpac (en anglais seulement)

Digital Curation Centre http://www.dcc.ac.uk (en anglais seulement)

JISC http://www.jisc.ac.uk (en anglais seulement)

Ressources/liens (en anglais seulement)

Collections Management Software Survey de Collections Trust qui inclut de l’information sur les fonctionnalités de SGBN des systèmes partenaires SPECTRUM (http://www.collectionstrust.org.uk (en anglais seulement))

Ressources Sustaining Digital de Collections Trust, incluant des guides sur les métadonnées muséales et les stratégies relatives à la viabilité des biens numériques (http://www.collectionstrust.org.uk/item/1058-sustaining-digital-network (en anglais seulement))

Digital Benchmarks for the Culture Sector de Collections Trust
(http://www.collectionstrust.org.uk/collections-link/museum-development-support/mda-codes/item/1608-digital-benchmarks-for-the-culture-sector (en anglais seulement))

Digital Preservation Handbook de la Digital Preservation Coalition
(http://www.dpconline.org/advice/preservationhandbook (en anglais seulement))

Remerciements

Collections Trust souhaite remercier les personnes/organisations suivantes pour leur contribution dans le cadre de l’évaluation et de l’élaboration du présent document :

• Ben Sullivan, KE Software Ltd.
• Richard Light, MODES
• Effie Patsatzi
• Anne Harlow, Vernon Systems
• Eric de Caquerary, Mobydoc
• Sandra van Kleef, Cultureelerfgoed Nederland
• Hannah Pennock, Cultureelerfgoed Nederland
• Sanja Halling, Swedish National Archives
• Neil Smith, Knowledge Integration Ltd.
• Christiano Bianchi, Keepthinking Ltd.
• Roger Layton, Roger Layton Associates