Directive ministérielle concernant le traitement des renseignements personnels sous la responsabilité du MDN et des FC dans le cadre des enquêtes de l'Ombudsman

1. L'Ombudsman est nommé en vertu de l'article 5 de la Loi sur la défense nationale en vue d'accomplir certaines tâches et d'exercer certaines fonctions au nom du ministre de la Défense nationale. Ces tâches et fonctions particulières sont énoncées à l'article 3 des Directives ministérielles.
    
2. L'Ombudsman et ses délégués peuvent demander directement aux personnes travaillant au sein du MDN et des FC de leur faire parvenir des documents et des renseignements, y compris des renseignements personnels, requis aux fins d'une enquête de l'Ombudsman sans avoir recours à la Loi sur l’accès à l’information ni à la Loi sur la protection des renseignements personnels et sans que la réponse à ces demandes soit traitée en vertu de ces Lois.
    
3. Dans les cas où l'Ombudsman doit obtenir des renseignements personnels recueillis par le MDN et les FC pour mener une enquête, on reconnaît que, en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, l'enquête de l'Ombudsman représente un usage compatible avec les fins auxquelles les renseignements ont été recueillis, conformément à l'alinéa 7a) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
    
4. Le Bureau de l'Ombudsman demandera par écrit, de façon suffisamment détaillée, les renseignements et les documents requis directement à la personne responsable des documents. La demande énoncera que les documents serviront aux fins d'une enquête et expliquera pourquoi les renseignements et les documents demandés sont requis pour mener l'enquête. Le responsable du MDN et des FC qui reçoit la demande de renseignements devra immédiatement répondre au Bureau de l'Ombudsman et recueillir tous les documents et les renseignements requis afin que le personnel de l'Ombudsman puisse mener un examen initial « sur place ». L'examen permettra au personnel de l'Ombudsman d’identifier les documents requis pour mener l'enquête. Il est entendu que la reproduction ou la transcription de documents au cours de l'examen sur place est interdite.
    
5. À la suite de l'examen initial sur place, les personnes responsables des documents et des renseignements au MDN et aux FC passeront en revue les documents et pourront expurger tout renseignement personnel qui, selon elles, n'est pas lié à l'enquête; elles feront parvenir les documents expurgés au personnel de l'Ombudsman dans les 14 jours ouvrables après que celui-ci les ait identifiés comme requis aux fins d'une enquête. Les responsables peuvent consulter des experts compétents au sein du MDN et des FC, notamment le DAIPRP , s'ils ont besoin d'aide et de conseils.
    
6. Si les responsables des documents croient que des renseignements personnels doivent être expurgés des documents requis avant de les faire parvenir au Bureau de l'Ombudsman, ils doivent fournir une description générale du type de renseignement expurgé, en plus des motifs expliquant leur décision de les expurger.
    
7. Si le personnel de l'Ombudsman n'est pas certain que les renseignements personnels ont été expurgés pour des motifs valables ou qu'il croit que les renseignements expurgés sont nécessaires à l'enquête, il communiquera avec le DAIPRP pour avoir l'occasion d’examiner les renseignements expurgés. Si, après avoir examiné les documents, le personnel de l'Ombudsman croit toujours que les renseignements expurgés sont requis aux fins de l'enquête, il fournira au DAIPRP les motifs pour lesquels il requiert les renseignements.
    
8. Si le DAIPRP est d'accord avec les observations du personnel de l'Ombudsman, il fournira sans tarder les renseignements expurgés. Si le DAIPRP n'est pas d’accord avec l'évaluation du personnel de l'Ombudsman selon laquelle les renseignements sont requis aux fins de l'enquête, il enverra un rapport écrit à l'Ombudsman dans un délai de 14 jours ouvrables. Le rapport énoncera de façon spécifique le type de renseignement qui a été expurgé ou retenu et les motifs pour lesquels le DAIPRP n’est pas d’accord avec le personnel de l'Ombudsman. Ce rapport permettra à l'Ombudsman d'évaluer si ces renseignements expurgés sont bel et bien requis aux fins de l'enquête. Par la suite, l'Ombudsman pourra déterminer quelles mesures il entend prendre dans le cadre de son mandat.
    
9. Lorsque le plaignant donne son consentement à l'Ombudsman pour consulter les renseignements personnels le concernant, le personnel de l'Ombudsman peut obtenir le dossier médical, le dossier personnel et la fiche dentaire du plaignant. De plus, l'Ombudsman peut avoir directement accès à tout autre dossier qui ne contient que les renseignements personnels concernant le plaignant par l'entremise du MDN et des FC, sans que l'on mène un examen approfondi dans le cadre du processus décrit dans la présente Directive.

[original signé par]

L'honorable William Graham, C.P., C.R., député.
 

Date : NOV 28 2005