Programme de placement de titres sur le marché de détail du gouvernement du canada Protocole d'entente entre le Ministère des Finances et la Banque du Canada

En vigueur à compter du 15 décembre 2017

Le présent protocole d’entente (PE) établit la façon dont le ministère des Finances (le « Ministère ») et la Banque du Canada (la « Banque ») collaborent afin d’exécuter le Programme de placement de titres sur le marché de détail (le « Programme ») du gouvernement du Canada.

Le PE décrit le mandat du Programme, sa structure de gouvernance, les rôles et responsabilités du Ministère et de la Banque, le processus de planification et de budgétisation ainsi que les exigences en matière d’établissement de rapports.

Le PE est conforme au Plan stratégique triennal et au Cadre de gouvernance de la gestion des fonds mis au point conjointement par le Ministère et la Banque.

Pour l’application du présent PE, le Programme englobe la gestion, les communications, les systèmes et les opérations relatifs à l’ensemble des titres, ainsi que tous les aspects financiers liés aux Obligations d’épargne du Canada (OEC) et aux Obligations à prime du Canada (OPC), qu’elles soient détenues dans un régime enregistré (par exemple REER, FERR) ou un régime non agréé.

• Mettre en œuvre l’élimination progressive et la transition du Programme tout en offrant une prestation de services de qualité en ce qui concerne les titres en circulation sur le marché de détail.
• Continuer à rechercher des occasions de réduire les coûts d’exploitation généraux du Programme.

Pour assurer l’atteinte des objectifs du mandat, les activités relatives au placement de titres sur le marché de détail sont gérées conformément aux principes suivants :

• Qualité de la fourniture de services : le programme devrait être exécuté et représenté d’une manière qui respecte la qualité et les normes d’un programme du gouvernement du Canada.
• Gestion prudente : les investissements et les coûts du Programme devraient tendre à trouver un équilibre entre la fourniture de services de qualité et le contrôle efficace des dépenses opérationnelles.
• Rapidité d’exécution : Les changements stratégiques au Programme devraient être mis en œuvre en temps opportun tout en gérant les risques.

La responsabilité du Programme incombe au ministre des Finances. Le Ministère est chargé de conseiller le ministre quant aux objectifs stratégiques du Programme et à la stratégie globale permettant d’atteindre ces objectifs, ainsi qu’aux décisions touchant la structure du Programme et l’établissement des prix des titres.

La Banque, en qualité d’agent financier du gouvernement, assume la mise en œuvre et l’administration du Programme; de plus, elle fournit des conseils sur la planification, la politique, l’établissement des prix des titres et la stratégie de marketing. Elle est responsable des décisions concernant l’exécution du Programme en vue de réaliser le mandat approuvé par le ministre. Bien que la Banque rende des comptes de façon autonome, à son Conseil d’administration, elle reconnaît que le PE lui confère la responsabilité d’administrer le Programme.

La gouvernance du Programme est décrite dans le document Gestion de la trésorerie – Cadre de gouvernance, qui porte sur la gouvernance de toutes les responsabilités en matière de gestion financière revenant au Ministère et à la Banque (soldes de trésorerie, réserves de change, titres destinés aux investisseurs institutionnels et titres destinés aux particuliers), de même que des responsabilités en matière de gestion du risque. Trois comités consultatifs interinstitutionnels en matière de politique appuient le Programme : le Comité de gestion des fonds, le Comité de placement de titres au détail et le Groupe de travail sur le placement des titres au détail.

Le Comité de gestion des fonds (CGF) est un organisme décisionnel responsable de toutes les activités couvrant les fonctions financières des éléments d’actif et de passif du gouvernement. Le CGF se réunit habituellement tous les trimestres, et convoque des réunions spéciales au besoin. Le Comité de gestion de la dette et de la trésorerie, le Comité des réserves de change et le Comité de placement de titres au détail appuient le CGF.

Le mandat du CGF compte deux volets de responsabilité principaux : i) conseiller le ministre des Finances, par l’entremise du sous-ministre ou de son délégué, sur la politique et la stratégie de gestion des fonds et des risques; et, ii) fournir une orientation globale à la direction et aux fonctionnaires en ce qui a trait aux politiques et aux stratégies de gestion des éléments d’actif et de passif, conformément à l’orientation fournie par le ministre. Au besoin, le CGF peut aussi considérer des questions opérationnelles émergeant des travaux d’autres comités lorsque ceux-ci ont d’importantes incidences stratégiques.

Le CGF surveille également les principaux risques associés à la gestion des fonds et veille à ce que des pratiques solides soient mises en place pour l’identification, la mesure, le contrôle et l’atténuation des risques. Le CGF est responsable de l’examen des risques associés à ses propres décisions et de les traiter comme il le juge opportun. De plus, le CGF examine les rapports sur les résultats de performance et assure la conduite régulière des examens et des évaluations des programmes. Le CGF sert d’organisme consultatif au Comité de vérification et d’évaluation du Ministère relativement aux évaluations du Trésor.

Le CGF se compose des membres suivants :

Le Comité de placement de titres au détail (CPTD) est un organisme décisionnel responsable de la surveillance du Programme. Il élabore les plans de travail pour l’année, coordonne les initiatives de programme et surveille les campagnes de souscription et de l’établissement des prix. Il formule aussi des recommandations au CGF sur la stratégie globale de placement de titres au détail et les paramètres de l’établissement des prix annuel de ces titres. Le CPTD doit rendre compte au CGF relativement à la gestion du Programme.

Le CPTD se réunit régulièrement (tous les mois) ou au besoin et est appuyé par le Groupe de travail sur le placement des titres au détail, qui comprend des fonctionnaires du Ministère et de la Banque.

Le directeur du Bureau de surveillance des risques financiers (BSRF) à la Banque donne des conseils au CPTD sur les questions de risque associées au Programme, cerne les risques liés aux nouvelles initiatives stratégiques et opérationnelles à l’étude, et décrit les options pour les aborder. Les conseils offerts par le directeur du BSRF font partie intégrante du processus d’élaboration des politiques et d’approbation du CPTD. Le CPTD est responsable de tenir compte et de traiter, comme il le juge approprié, des questions de risque relevées par le BSRF.

La Banque assure les fonctions de secrétariat pour les réunions du CPTD.

Le Groupe de travail sur le placement des titres au détail (GTPTD) se compose de cadres et d’employés courants du Ministère et de la Banque. Il est coprésidé par le directeur de la Section de la Gestion de la dette, Division de la gestion des fonds du ministère des Finances, et la directrice, Administration des titres au détail et des titres aux investisseurs – Département de la Gestion financière et des Opérations bancaires de la Banque.

Le GTPTD élabore le plan stratégique triennal qu’il soumet au CPTD. En outre, il procède à des analyses et formule des recommandations à l’égard des initiatives de programme propres au CPTD, telles que l’ajustement des titres. Le GTPTD se réunit chaque mois ou plus souvent au besoin.

Le cadre de gouvernance (section 3) facilite la coordination des activités entre le Ministère et la Banque et ouvre une voie aux deux parties en vue de donner des commentaires et des conseils sur le Programme. Le cadre définit clairement les rôles et les responsabilités du Ministère et de la Banque, conformément au partage des responsabilités décrit à la section 3.1. Ces rôles et ces responsabilités peuvent être modifiés avec le consentement écrit des deux parties.

Pour s’acquitter de leurs responsabilités respectives, le Ministère et la Banque conviennent de ce qui est indiqué ci-dessous.

Au besoin, des contrats avec des tiers peuvent être conclus pour faciliter l’administration du Programme. Toute activité d’approvisionnement liée à l’administration du Programme par la Banque se déroule conformément à la politique et aux procédures de cette dernière en matière d’approvisionnement. Lorsque se présentent des préoccupations relatives à la réputation ou à la politique en ce qui a trait aux contrats des parties extérieures, ces activités d’approvisionnement seront menées en consultation avec le Ministère, conformément aux pouvoirs délégués par ce dernier.

La Banque, avec le soutien du Ministère, élabore la stratégie de communication, conformément à l’orientation stratégique du Programme et tire parti des communications, aux fins d’une élimination progressive du Programme. Cette stratégie de communication fait l’objet de consultations auprès du Ministère.

Il incombe à la Banque de mettre en œuvre la stratégie de communication, y compris la gestion de l’approvisionnement lié aux activités de communication et l’octroi de tout contrat connexe.

La Banque est également responsable de répondre aux demandes de renseignements et à d’autres demandes du public et des médias concernant le Programme, dans la mesure où celles-ci relèvent de ses responsabilités. En ce qui a trait plus précisément aux demandes des médias, les détails de ces demandes doivent être communiqués en temps opportun, par courriel, aux principales personnes-ressources du Programme, auprès de la Banque et du Ministère. Ces derniers coordonneront alors à une réponse et un plan d’action appropriés. Après avoir donné suite à une demande, un résumé de la réponse ou un compte rendu de l’entrevue est transmis à ces mêmes intervenants.

La Banque assurera la continuité des systèmes de soutien et des autres ressources nécessaires à l’administration du Programme d’épargne-salaire. Concernant les titres actuellement en circulation sur le marché de détail, la Banque gérera les relations contractuelles et les paiements de commissions. Les commissions sont prises en compte en tant que frais de service de la dette; par conséquent, celles-ci doivent recevoir l’approbation du Ministère.

Le Ministère établira les taux d’intérêt des titres sur le marché de détail, en fonction d’un certain nombre de facteurs. La Banque fournit une estimation des éléments suivants : les taux s’appliquant aux obligations coupon zéro – destinées aux investisseurs institutionnels, et aux bons du trésor du gouvernement du Canada, les frais administratifs bruts liés au Programme (Banque et Ministère), y compris les frais de commission, et la valeur des titres à option sur le marché de détail. Par ailleurs, la Banque assume la surveillance des taux d’autres titres destinés aux particuliers.

Le Ministère est chargé de l’établissement des prix des titres sur le marché de détail, conformément aux objectifs du Programme.

La Banque répondra directement à l’ensemble des plaintes et des demandes de renseignements d’ordre opérationnel, de la part des tiers. Lorsque le Ministère reçoit directement des plaintes ou des demandes de renseignement d’ordre opérationnel, il en accuse réception et indique au tiers que la plainte ou la demande de renseignements a été transmise à la Banque, afin que celle-ci prenne les mesures voulues.

Le Ministère répond directement aux plaintes et aux demandes de renseignements liées aux politiques du Programme. Lorsque la Banque reçoit directement des plaintes ou demandes de ce genre, elle en accuse réception et indique au tiers que la plainte ou la demande de renseignements a été transmise au Ministère, afin qu’il prenne les mesures voulues.

Chaque année le GTPTD élaborera un plan stratégique triennal afin que le Programme demeure conforme à ses objectifs stratégiques. Le GTPTD présentera le plan stratégique triennal au CPTD aux fins d’examen et d’approbation. Le plan stratégique triennal peut soit être soumis au CGF aux fins d’approbation soit être fourni comme point d’information, si le CPTD le juge approprié, d’après les initiatives présentées dans le plan.

Le plan stratégique triennal est un plan continu et à ce titre il fera l’objet d’une approbation chaque année au niveau du CGF. Les considérations stratégiques pertinentes seront transmises au CGF sur recommandation du CPTD. Le GTPTD fera le suivi des progrès réalisés dans le cadre du plan stratégique triennal et signalera tout écart important en temps opportun au CPTD.

Parallèlement au processus de planification, la Banque déterminera les besoins financiers¹ liés à la période triennale de planification du Programme.

Les besoins relatifs à la première année seront intégrés au budget annuel proposé par la Banque et que celle-ci a soumis à son Conseil d’administration aux fins d’approbation. Les besoins relatifs à la deuxième et à la troisième année seront intégrés au processus de planification à moyen terme de la Banque. Généralement, le Conseil d’administration de la Banque approuvera le budget annuel avant la fin de décembre et le début de l’exercice financier.

La Banque est responsable de tous les coûts associés au Programme à l’exception du paiement des intérêts et des commissions qui sont considérés comme faisant partie des frais de service de la dette et qui sont réglés directement par le gouvernement.

Tous les changements recommandés à l’égard du plan stratégique approuvé seront soumis au CPTD aux fins d’examen et au CGF, si le CPTD le juge approprié. Si un changement important est jugé nécessaire, le Ministère et la Banque envisageront d’abord de rétablir les priorités du plan de travail et de l’affectation budgétaire approuvés, de manière que le changement ne nécessite pas de ressources additionnelles.

La tenue de livres associée aux émissions en continu de nouveaux placements, aux rachats et à l’encours sera assurée par la Banque, pour le compte du gouvernement.

Les documents suivants sont distribués auprès du Ministère et de la Banque et sont déposés périodiquement aux archives à des fins d’information des cadres supérieurs et de reddition de comptes :

• Rapports financiers trimestriels sur les écarts par rapport au budget du Programme, conformément à l’annexe I (Banque)
• Rapports mensuels sur les rachats et sur l’encours dans le cadre du Programme (Banque)
• Un rapport annuel résumant les rachats ainsi que tout changement ou tendance important dans le cadre du Programme.

Les dépenses engagées par la Banque au titre du Programme et déclarées parmi ses charges sont vérifiées par les vérificateurs externes de la Banque dans le cadre d’un processus d’audit des états financiers annuels reconnu. Les contrôles internes des rapports financiers sur les charges du Programme sont vérifiés par les vérificateurs internes de la Banque dans le cadre du contrôle interne régulier exercé en matière de vérification de l’établissement de rapports financiers.

Les rachats et l’encours constatés dans le « Rapport sur la gestion de la dette » sont vérifiés par les vérificateurs externes de la Banque dans le cadre de l’audit des états financiers annuels en place. Les contrôles internes des rapports financiers en ce qui a trait à ces renseignements sont vérifiés par les vérificateurs internes de la Banque dans le cadre du contrôle interne régulier exercé en matière de vérification de l’établissement de rapports financiers.

Le CPDT effectuera au besoin une évaluation qualitative de l’utilité du présent PE et de l’efficacité de la relation de travail entre les parties. S’il y a lieu, le PE fera l’objet de révisions.

Le Ministère et la Banque assureront la continuité du niveau de confidentialité des renseignements qu’ils s’échangent entre eux sur toute question touchant le Programme, conformément aux lois applicables et aux normes commerciales en matière de protection des entreprises. Par conséquent, la Banque ne publiera aucun document relatif au Programme sans consulter le Ministère et vice versa.

Le présent PE entre en vigueur le 15 décembre 2017 et remplace tout PE antérieur conclu entre le Ministère et la Banque au sujet du Programme. Le présent PE reste en vigueur tant qu’il n’est pas résilié ou remplacé par un PE modifié. Le présent PE peut être résilié avec un préavis d’un an.

Le présent PE est conclu par la Banque du Canada et la Direction de la politique du secteur financier du ministère des Finances du gouvernement du Canada, en date du 15 décembre 2017.

¹ Les besoins financiers du Programme sont déterminés de manière à inclure les charges opérationnelles et les dépenses en immobilisations directes et indirectes que la Banque doit nécessairement engager afin d’administrer le Programme. Ces dépenses comprennent les salaires et les autres dépenses liées au personnel, les contrats conclus avec des tiers, une partie des frais de gestion de la Banque ainsi qu’une partie des dépenses relatives à l’infrastructure et au soutien, comme celles liées aux services financiers, aux services juridiques, aux ressources humaines, aux technologies de l’information ou à la sécurité et aux installations, entre autres.