Archivé - Programme de placement de titres sur le marché de détail du gouvernement du canada Protocole d'entente entre le Ministère des Finances et la Banque du Canada

En vigueur à compter du 24 mai 2012

• Annexe I : Rôles et responsabilités.
• Annexe II : Programme de placement de titres sur le marché de détail – Rapports financiers trimestriels.

Le présent protocole d'entente établit comment le ministère des Finances (le « Ministère ») et la Banque du Canada (la « Banque ») collaborent de manière à assurer la prestation du Programme de placement de titres sur le marché de détail du gouvernement du Canada (le « Programme »).

Le présent protocole décrit le mandat du Programme, sa structure de gouvernance, les rôles et responsabilités du Ministère et de la Banque, le processus de planification et de budgétisation ainsi que les exigences en matière de déclaration.

Le protocole est conforme à la Stratégie de gestion de la dette, établie annuellement par le gouvernement, et au document Gestion de la trésorerie – Cadre de gouvernance, mis au point conjointement par le Ministère et la Banque.

Pour l'application du présent protocole, le Programme englobe la gestion des produits, le marketing, la vente, les systèmes et les opérations, ainsi que tous les aspects financiers liés aux Obligations d'épargne du Canada (OEC) et aux Obligations à prime du Canada (OPC), qu'elles soient détenues ou non au sein d'un régime enregistré (REER ou FERR, par exemple).

• Faire en sorte que les Canadiens connaissent l'existence des produits d'épargne de détail du gouvernement du Canada et y aient accès (OEC et OPC).
• Continuer à rechercher des occasions de réduire les coûts globaux de mise en œuvre du Programme.
• Veiller à ce que le prix des titres sur le marché de détail soit établi en fonction de celui d'instruments semblables sur le marché de détail en tenant compte de la proposition de valeur et des caractéristiques uniques qu'offrent les OEC et les OPC.

La responsabilité du Programme incombe au ministre des Finances. Le Ministère est chargé de conseiller le ministre quant aux objectifs stratégiques du Programme et à la stratégie globale permettant d'atteindre ces objectifs, ainsi qu'aux décisions touchant la structure du Programme et le prix des produits.

La Banque, en qualité d'agent financier du gouvernement, assure la mise en œuvre et l'administration du Programme. De plus, elle fournit des conseils sur la planification, l'orientation stratégique, l'établissement des prix et la stratégie de marketing. Elle est responsable des décisions concernant la mise en œuvre du Programme en vue de l'exécution du mandat approuvé par le ministre. Bien que la Banque soit indépendante et relève de son propre conseil d'administration, elle reconnaît que le présent protocole lui confère la responsabilité d'administrer le Programme.

Le Ministère et la Banque s'engagent à travailler en collaboration, chaque partie s'acquittant de ses responsabilités et de ses obligations. Leur relation est fondée sur une communication ouverte et franche, la confiance mutuelle et le respect.

La gouvernance du Programme est décrite dans le document Gestion de la trésorerie – Cadre de gouvernance, qui porte sur la gouvernance de toutes les responsabilités en matière de gestion financière revenant au Ministère et à la Banque (soldes de trésorerie, réserves de change, titres destinés aux investisseurs institutionnels et titres destinés aux particuliers), de même que des responsabilités en matière de gestion du risque. Trois comités consultatifs stratégiques interinstitutions appuient le Programme : le Comité de gestion financière, le Comité de coordination du placement des titres au détail et le Groupe de travail sur le placement des titres au détail.

Le Comité de gestion financière est un comité de hauts dirigeants composé du sous-ministre délégué (principal) des Finances (qui représente le sous-ministre), du sous-ministre adjoint des Finances (Direction de la politique du secteur financier) et du chef (département de la Gestion financière et des Opérations bancaires de la Banque).

Le Comité supervise toutes les activités de gestion de la trésorerie. En ce qui a trait aux titres de détail, le Comité approuve les objectifs du programme et le plan stratégique triennal. Il approuve également les recommandations stratégiques et la stratégie de marketing qui seront soumises au ministre. En règle générale, le Comité se rencontre trois fois par année.

Le Comité de coordination du placement des titres au détail est formé de cadres intermédiaires : deux représentants du Ministère (le directeur de la Division des marchés financiers et le chef de la Section de la politique de gestion de la dette, Division des marchés financiers) et deux représentants de la Banque (le sous-chef du Département de la gestion financière et des opérations bancaires et le directeur adjoint, Titres au détail, Département de la gestion financière et des opérations bancaires).

Le Comité de coordination du placement de titres au détail présente au Comité de gestion financière des recommandations concernant les objectifs du Programme, le plan stratégique triennal et la stratégie de marketing de la campagne. Enfin, il coordonne les initiatives touchant le Programme et surveille les questions relatives aux campagnes de souscription et à l'établissement des prix. Le Comité se réunit à intervalles réguliers (habituellement chaque mois) ou au besoin.

Le Groupe de travail sur le placement des titres au détail se compose de cadres et d'employés du Ministère et de la Banque. Il est coprésidé par le chef de la Section de la politique de gestion de la dette, Division des marchés financiers du ministère des Finances, et le sous-chef du Département de la gestion financière et des opérations bancaires de la Banque du Canada.

Le Groupe de travail élabore le plan stratégique triennal qu'il soumet au Comité de coordination du placement des titres au détail. En outre, il procède à des analyses et formule des recommandations destinées à ce dernier au sujet des initiatives à entreprendre dans le cadre du Programme, par exemple en ce qui concerne la mise au point de produits. Le Groupe se réunit chaque mois ou plus souvent au besoin.

Le cadre de gouvernance (section 3) facilite la coordination des activités entre le Ministère et la Banque. Par ailleurs, il permet aux deux parties d'échanger de l'information et des conseils sur le Programme. Le cadre définit clairement les rôles et les responsabilités du Ministère et de la Banque, conformément au partage des responsabilités décrit à la section 3.1. Ces rôles et responsabilités sont résumés à l'annexe I, laquelle peut être modifiée avec le consentement écrit des deux parties.

Pour s'acquitter de leurs responsabilités respectives, le Ministère et la Banque conviennent de ce qui suit.

Au besoin, des contrats avec des tiers peuvent être conclus pour faciliter l'administration du Programme. Toute activité d'approvisionnement liée à l'administration du Programme par la Banque se déroule conformément à la politique et aux procédures de l'institution en matière d'approvisionnement.

La Banque élabore la stratégie de marketing de la campagne selon l'orientation stratégique établie pour le Programme. La stratégie publicitaire doit d'abord être approuvée par le ministre des Finances.

Il incombe à la Banque de mettre en œuvre la stratégie, y compris l'octroi et la gestion de tout contrat de publicité, de même que la supervision du travail effectué par la ou les sociétés de publicité mandatées pour préparer les outils de marketing, suivant la stratégie approuvée.

La Banque tient le Ministère au courant de tout concept créatif lié aux projets importants afin de démontrer que le concept recommandé est conforme à la stratégie approuvée. Le Ministère est chargé d'obtenir toutes les approbations requises. La Banque collabore avec le Ministère pour déterminer les échéanciers, fournir tous les renseignements nécessaires et répondre aux demandes. En temps normal, le concept recommandé doit être mis à la disposition du ministre, aux fins d'approbation, un mois avant la date prévue de diffusion du message.

C'est aussi à la Banque qu'il incombe de répondre aux questions et demandes du public et des médias à propos du Programme, dans la mesure où ces questions et demandes sont liées aux responsabilités de la Banque. En ce qui a trait aux médias, le détail des demandes doit être communiqué sans tarder, par courriel, aux principales personnes-ressources de la Banque et du Ministère. Ces derniers coordonnent alors la rédaction d'une réponse et un plan d'action appropriés. Après exécution du plan d'action, un résumé de la réponse ou un compte rendu de l'entrevue est transmis à ces mêmes personnes-ressources.

En ce qui a trait aux ventes de produits de titres au détail par l'entremise des institutions financières et des négociants, la Banque établit les liens contractuels, fixe les taux de commission des ventes et verse la rémunération des agents vendeurs autorisés. Les commissions étant considérées comme faisant partie du service de la dette, elles nécessitent l'approbation définitive du Ministère.

En ce qui concerne le Programme d'épargne-salaire, la Banque s'occupe des contrats, de la gestion et de la rémunération des coordonnateurs de services locaux. Elle gère aussi les ententes avec les employeurs inscrits au Programme et s'occupe des systèmes de soutien et des autres ressources voulues pour administrer le Programme d'épargne-salaire.

Le Ministère décide des taux d'intérêt dont sont assortis les produits de titres au détail, en se fondant sur divers facteurs. La Banque fournit une estimation des éléments suivants : taux s'appliquant aux obligations coupon zéro du gouvernement canadien et aux bons du Trésor vendus en gros et frais administratifs bruts liés au Programme (Banque et Ministère), y compris les frais de commission et les valeurs d'options des titres au détail . Par ailleurs, la Banque assure la surveillance des taux d'autres produits de titres au détail.

Le Ministère sera chargé du positionnement du prix des produits de titres au détail par rapport à des instruments comparables sur le marché de détail.

La Banque répond directement aux plaintes et aux demandes de tiers relevant de l'aspect opérationnel du Programme. Si le Ministère reçoit directement des plaintes ou des demandes de ce genre, il en accuse réception et indique au tiers que la plainte ou la demande a été transmise à la Banque, qui prend les mesures voulues.

Le Ministère répond directement aux plaintes et aux demandes relevant de l'orientation stratégique du Programme. Si la Banque reçoit directement des plaintes ou demandes de ce genre, elle en accuse réception et indique au tiers que la plainte ou la demande a été transmise au Ministère, qui prend les mesures voulues.

Chaque année, le Groupe de travail sur le placement des titres au détail prépare un plan stratégique triennal relatif au Programme en se fondant sur la stratégie globale de gestion de la dette et sur les objectifs stratégiques du Programme. Il soumet le plan stratégique triennal au Comité de coordination du placement des titres au détail. Ce dernier en fait l'analyse et formule des recommandations à l'intention du Comité de gestion financière. C'est le Comité de gestion financière qui approuve le plan stratégique triennal.

Le plan stratégique triennal est un plan continu que le Comité de gestion financière approuve chaque année à sa réunion de septembre. Le Groupe de travail sur le placement des titres au détail surveille les progrès du plan stratégique triennal et signale en temps opportun tout écart important au Comité de coordination du placement des titres au détail.

Parallèlement au processus de planification, la Banque établit les besoins financiers^[1] liés à la période triennale de planification du Programme.

Les besoins relatifs à la première année sont intégrés au budget annuel de la Banque proposé en septembre et soumis au Conseil d'administration de l'institution aux fins d'approbation. Les besoins relatifs à la deuxième et à la troisième année sont intégrés au processus de planification à moyen terme de la Banque et doivent être approuvés par son conseil d'administration. Le Conseil approuve généralement le budget annuel à la fin de décembre, avant le début de l'exercice financier.

Depuis le 1^er janvier 2008, toutes les dépenses engagées par la Banque relativement au Programme, qui étaient auparavant remboursées par le ministre des Finances, ne le sont plus. Les commissions sont considérées comme relevant du service de la dette, de même que les frais d'intérêt; le gouvernement continuera donc de les verser directement.

Toute recommandation de changement important visant le plan stratégique approuvé est soumise au Comité de coordination du placement des titres au détail aux fins d'examen et au Comité de gestion financière aux fins d'approbation. Si un changement important est jugé nécessaire, le Ministère et la Banque envisagent d'abord une réorganisation des priorités au sein du plan de travail et du budget approuvés, de manière que le changement ne nécessite pas de ressources additionnelles.

La tenue de livres découlant des ventes, des rachats et de l'encours de la dette est assurée par la Banque, au nom du gouvernement.

Périodiquement, les documents suivants sont distribués au Ministère et à la Banque et placés dans des registres. Ils visent à tenir les hauts dirigeants au courant et à permettre la reddition de comptes.

• Rapports financiers trimestriels sur les écarts par rapport au budget du Programme, conformément à l'annexe II (Banque)
• Rapports mensuels sur les ventes, les commissions allant aux agents vendeurs, les rachats et l'encours de la dette dans le cadre du Programme (Banque)
• Rapports en cours de campagne, destinés au ministre, sur la vente et le rachat des titres au détail (Banque)

Les dépenses engagées par la Banque au titre du Programme et déclarées parmi les charges de la Banque sont vérifiées par les vérificateurs externes de la Banque dans le cadre de la vérification habituelle des états financiers annuels. Les contrôles internes régissant la déclaration des dépenses engagées au titre du Programme sont vérifiés par les vérificateurs internes de la Banque dans le cadre de la vérification périodique du contrôle interne à l'égard de l'information financière.

Les ventes, les rachats et l'encours de la dette constatés dans l'État de l'encours de la dette du gouvernement du Canada sont vérifiés par les vérificateurs externes de la Banque dans le cadre de la vérification habituelle de la déclaration financière annuelle. Les contrôles internes régissant la déclaration financière de ces éléments sont vérifiés par les vérificateurs internes de la Banque dans le cadre de la vérification périodique du contrôle interne à l'égard de l'information financière.

Le Comité de coordination du placement des titres au détail effectue chaque année une évaluation qualitative de l'utilité du présent protocole et de l'efficacité de la relation de travail entre les parties. Au besoin, des modifications peuvent être apportées au protocole.

Le Ministère et la Banque respectent la confidentialité des renseignements échangés par les parties sur toute question touchant le Programme, conformément à la législation applicable et aux normes commerciales au chapitre de la protection des entreprises. Par conséquent, la Banque ne peut publier aucun document relatif au Programme sans consulter d'abord le Ministère, et vice versa.

Le présent protocole entre en vigueur le 24 mai 2012 et remplace tout protocole antérieur conclu entre le Ministère et la Banque au sujet du Programme. Il reste en vigueur tant qu'il n'est pas résilié ou remplacé par un protocole modifié. La résiliation doit être précédée d'un préavis d'un an.

Le présent protocole est conclu par la Banque du Canada et la Direction de la politique du secteur financier du ministère des Finances du gouvernement du Canada ce vingt-quatrième jour de mai 2012.

De façon générale, voici les responsabilités du Ministère et de la Banque en ce qui a trait au Programme.

• Il incombe au Ministère de fournir des conseils au ministre des Finances quant à l'établissement des objectifs stratégiques du Programme et à la stratégie globale menant à la réalisation de ces objectifs. Le Ministère est responsable des décisions se rapportant à la structure du programme et au prix des produits.
• La Banque est chargée de la mise en œuvre et de l'administration du Programme. En outre, elle prodigue des conseils sur la planification du Programme, son orientation, le prix des produits et la stratégie de marketing. Enfin, elle est responsable des décisions prises quant à l'exécution du Programme en vue d'atteindre les objectifs stratégiques fixés par le ministre.

Une fois cette base établie, il convient de préciser comment se répartissent les responsabilités entre le Ministère et la Banque relativement aux activités qu'ils mènent dans le cadre du Programme. La présente annexe résume le partage des responsabilités quant à certaines activités clés. Elle ne constitue nullement une liste exhaustive ou définitive; elle vise simplement à orienter la collaboration entre le Ministère et la Banque pour ce qui est du Programme. Cette annexe peut être modifiée avec le consentement des deux parties.

Légende :
Dans le cas des activités dont le Ministère et la Banque sont conjointement responsables :
D = Diriger = Diriger ou lancer un processus ou une analyse
P = Participer = Participer à un processus ou à une analyse, y contribuer ou l’appuyer

Dans le cas des activités dont une partie est seule responsable :
F = Faire = Effectuer ou superviser la mise en œuvre
C = Conseiller = Seulement fournir des commentaires ou des conseils

Aux termes du présent protocole d'entente, la Banque prépare chaque trimestre un rapport récapitulatif des résultats financiers du Programme. Le rapport met en parallèle les charges d'exploitation effectives et le budget prévu du Programme depuis le début de l'exercice et explique les écarts que la Banque juge notables.

Le rapport comporte une section distincte pour les dépenses en immobilisations, le cas échéant.

Le rapport est préparé suivant les processus internes de la Banque en la matière et ses postes de dépenses. Il doit toutefois comporter les catégories de coûts suivantes :

Dépenses d’exploitation

Banque du Canada – Opérations internes de la Banque
Cette catégorie comprend les coûts internes engagés par la Banque pour la gestion du Programme (activités comme la planification, l'établissement du budget, les prévisions, la gestion des relations, l'analyse des produits, la gestion des contrats, les recherches et analyses de marketing, la gestion de l'effectif de vente, etc.).

Elle englobe aussi les frais d'exploitation indirects engagés et nécessaires pour la gestion du Programme (notamment une partie des frais de gestion de la Banque et des frais liés à l'infrastructure et aux fonctions de soutien comme les Services financiers, les Services juridiques, les Ressources humaines, les Technologies de l'information, les Services de sécurité et des installations, etc.).

Les coûts d'exploitation internes de la Banque liés au Programme figurent dans la catégorie des frais fixes, suivant l'accord conclu avec le Ministère. La hausse annuelle de ces frais suit la hausse annuelle du coût des activités énumérées précédemment.

Tiers (Opérations)
Cette section regroupe l'ensemble des dépenses découlant de contrats avec des tiers et liées aux opérations de base et aux innovations, dans les catégories « Opérations administratives » et « Gestion des changements apportés aux opérations administratives ».

Tiers (Marketing et communications)
Cette section réunit toutes les dépenses découlant de contrats avec des tiers qui concernent l'obtention de services de publicité, des recherches de marketing, la conception, l'effectif de vente, l'entreposage, l'hébergement de site Web, l'impression et la distribution. Ces dépenses sont réparties dans les catégories « Achat de publicité dans les médias et création » et « Marketing, impression et distribution ».

¹ Suivant leur définition, les besoins financiers touchant le Programme comprennent les charges d'exploitation et les dépenses en immobilisations directes et indirectes engagées par la Banque pour administrer le Programme. Ces charges et dépenses comprennent les salaires et autres charges liées au personnel, les contrats conclus avec des tiers, une partie des frais de gestion de la Banque, de même qu'une partie des dépenses d'infrastructure et de soutien se rapportant, par exemple, aux Services financiers, aux Services juridiques, aux Ressources humaines, aux Technologies de l'information ou aux Services de sécurité et des installations.