Document d'information : Changements proposés au traitement des montants retenus sur les trop-payés de salaire versés aux employés

Les changements proposés aideront les employés touchés par des paiements en trop, notamment ceux reçus en vertu du système de paie Phénix

Quand un employeur paie un employé, il est tenu de déduire une partie du salaire ou du traitement et de la verser à l'Agence du revenu du Canada (ARC). Ces déductions sont effectuées au nom des employés à titre de contributions à l'impôt sur le revenu et à l'acquittement d'autres obligations pour l'année pendant laquelle ils sont rémunérés.

Cette exigence peut engendrer des difficultés lorsqu'un employé reçoit par inadvertance un paiement en trop à la suite d'une erreur administrative, de système ou d'écriture de l'employeur. Dans ces circonstances, l'employeur prélève tout de même habituellement des déductions sur les paiements en trop et verse à l'ARC les montants retenus, comme il le fait pour les salaires et les traitements.

Il arrive parfois qu'un paiement en trop soit décelé seulement après la fin de l'année civile au cours de laquelle il a été versé. Quand cela se produit, l'employé est tenu, en vertu des règles actuelles, de rembourser à l'employeur la valeur brute (totale) du trop-payé, y compris l'impôt sur le revenu, les cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC) et les cotisations d'assurance-emploi déduits par l'employeur sur le trop-payé et versé à l'ARC. Étant donné que ces déductions ont été versées à l'ARC au nom de l'employé, il incombe à l'employé d'en recouvrer les montants auprès de l'ARC et de les remettre à l'employeur dans le cadre du remboursement.

Cette procédure peut imposer un fardeau injuste aux employés concernés et les obliger à effectuer des remboursements supérieurs aux montants en trop qu'ils ont reçus de l'employeur, ce qui constitue une source d'inquiétude et de difficultés financières éventuelles.

Pour alléger ce fardeau et aider les employés touchés, le gouvernement du Canada propose d'apporter des changements qui, dans certaines conditions, permettraient à un employé touché de rembourser à son employeur le montant net du trop-payé reçu au cours d'une année antérieure plutôt que le montant brut (soit le montant net plus l'impôt sur le revenu, les cotisations au RPC et les cotisations d'assurance-emploi prélevés). En vertu des propositions législatives, l'ARC pourrait rembourser directement à l'employeur l'impôt sur le revenu ainsi que les cotisations au RPC et les cotisations d'assurance-emploi prélevés sur un trop-payé (et versés à l'ARC au nom de l'employé touché) survenu à la suite d'une erreur administrative, de système ou d'écriture. Par conséquent, les employés touchés qui ont reçu un paiement en trop sans le vouloir ne seraient plus tenus de recouvrer ces montants auprès de l'ARC et de rembourser le montant brut à l'employeur.

Ces changements s'appliqueraient aux employés ayant reçu des paiements de salaire ou de traitement en trop, y compris les fonctionnaires fédéraux ayant reçu des trop-payés liés au système de paie Phénix. Ils s'appliqueraient de façon prospective à compter de l'annonce d'aujourd'hui, par exemple aux trop-payés reçus pendant l'année d'imposition 2018 et qui n'ont pas encore été traités selon les règles actuelles.

Ces changements proposés s'inscrivent dans le plan du gouvernement du Canada pour régler les problèmes actuels liés à la paie et remplacer le système de paie Phénix par un système mieux adapté à la structure de paie complexe du gouvernement fédéral.

 Pour obtenir plus de détails, veuillez consulter le site Web du gouvernement du Canada Mises à jour et nouvelles au sujet de Phénix.

Exemple de la façon dont les changements proposés aideraient les employés touchés

En 2018, David a reçu de son employeur un salaire de 50 000 dollars pour l'année ainsi qu'un paiement en trop brut de 3 000 dollars. De ce montant, son employeur a déduit 700 dollars au titre de l'impôt sur le revenu, des cotisations au RPC et des cotisations d'assurance-emploi, ce qui lui fait un trop-payé net de 2 300 dollars. L'erreur est relevée en 2020, et David prend des dispositions pour rembourser son employeur en 2020.

Sans les changements proposés, David aurait à rembourser à son employeur le trop-payé brut de 3 000 dollars, et l'ARC lui verserait un remboursement de 700 dollars quand sa déclaration de revenus des particuliers de 2018 aurait fait l'objet d'une nouvelle cotisation.

Après l'entrée en vigueur des changements proposés, l'employeur pourrait recouvrer les 700 dollars déduits du trop-payé directement auprès de l'ARC, et David n'aurait qu'à rembourser 2 300 dollars à son employeur.

Détails techniques sur le fonctionnement des changements proposés

Le système des revenus d'emploi (T4) est fondé sur les montants réels payés et reçus au cours d'une année civile. Cela signifie que le montant total qu'un employeur verse à un employé au cours d'une année correspond au montant indiqué sur le feuillet T4 pour cette année, même s'il est plus bas ou plus élevé qu'il devrait l'être. Les employeurs sont tenus, en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu, du Régime de pensions du Canada et de la Loi sur l'assurance-emploi, de déduire et de verser au receveur général les retenues appropriées sur les salaires et les traitements versés à un employé, même s'ils sont payés par erreur. Ces montants retenus sont considérés comme ayant été versés à l'ARC par l'employé, même si c'est l'employeur qui les a effectivement versés, et ils sont appliqués à l'obligation fiscale et aux autres obligations de l'employé pour l'année civile en question.

Traitement fiscal actuel

Quand un employé reçoit un paiement en trop de salaire (ou de traitement) en raison d'une erreur administrative, de système ou d'écriture, le montant en trop ne constitue pas un salaire si l'employé rembourse ce montant ou s'il prend des dispositions pour le rembourser. Par conséquent, les règles actuelles permettent de recouvrer les montants déduits et versés relativement aux paiements en trop.

Remboursement de salaire net

À l'heure actuelle, un employé peut rembourser à son employeur le montant net du salaire payé en trop (paie brute, moins les retenues à la source au titre de l'impôt sur le revenu, du RPC et de l'assurance-emploi) lorsqu'une erreur de rémunération est relevée avant la fin de l'année d'imposition applicable. Cette procédure peut être suivie dans les cas où l'employé rembourse ou prend des dispositions pour rembourser le montant au cours de l'année pendant laquelle il l'a reçu et que l'employeur peut réduire les retenues lors du prochain versement à l'ARC du montant des cotisations au RPC, des cotisations d'assurance-emploi ou de l'impôt sur le revenu envoyé par erreur à l'ARC avant le dernier versement de l'année.

Dans de tels cas, le paiement en trop, ainsi que les cotisations au RPC, les cotisations d'assurance-emploi et l'impôt sur le revenu retenus sur le montant payé en trop ne sont pas compris dans l'information figurant sur le feuillet T4 de l'employé, et il n'y a aucune répercussion sur l'employé en ce qui concerne l'impôt sur le revenu.

Remboursement de salaire brut

À l'heure actuelle, les employés sont tenus de rembourser à leur employeur le montant brut du salaire payé en trop par erreur si le paiement et son remboursement sont effectués au cours d'années civiles différentes. Dans de tels cas, l'employeur prépare pour l'employé un feuillet T4 modifié qui indique correctement le montant des gains annuels pour l'année. Toutefois, l'impôt sur le revenu, les cotisations au RPC et les cotisations d'assurance-emploi retenus sur le trop-payé paraissent toujours sur le feuillet T4 modifié. Dans une telle situation, l'employé rembourse le montant brut à l'employeur et peut avoir droit au remboursement des retenues excédentaires d'impôt sur le revenu, de cotisations au RPC ou de cotisations d'assurance-emploi sur le trop-payé, remboursement qui serait versé après l'établissement d'une cotisation ou d'une nouvelle cotisation de la déclaration de revenus des particuliers pour l'année du trop-payé.

Traitement fiscal proposé

Les propositions législatives provisoires présentées aujourd'hui aux fins de consultation publique élargiraient effectivement les règles actuelles concernant les paiements en trop remboursés pendant l'année d'imposition du trop-payé pour qu'elles s'appliquent dans les cas de remboursement (ou de prise de dispositions de remboursement) pendant les trois années civiles suivant l'année du trop-payé. Elles permettraient aux employés, dans certaines conditions, de rembourser à leur employeur le montant net d'un trop-payé (après déduction de l'impôt sur le revenu, des cotisations au RPC et des cotisations d'assurance-emploi), même si le salaire payé par erreur et le remboursement n'ont pas lieu au cours de la même année.

Un employeur du secteur public ou du secteur privé pourrait choisir d'appliquer ces nouvelles règles aux paiements en trop versés après 2015 à la suite d'une erreur administrative, de système ou d'écriture, dans les cas où il n'a pas auparavant remis un feuillet T4 corrigeant les erreurs liées aux trop-payés. Par exemple, il pourrait s'appuyer sur ces nouvelles règles au moment de traiter des trop-payés effectués pendant l'année d'imposition 2018 et qui n'ont pas encore été traités selon les règles actuelles.

Ces règles pourraient s'appliquer seulement dans les cas où l'employé a remboursé le trop-payé à l'employeur (ou pris des dispositions pour le rembourser) au cours des trois années suivant l'année du trop-payé. Les règles actuelles continueraient de s'appliquer dans les cas où ces conditions ne seraient pas remplies.

Vu la gestion conjointe fédérale-provinciale du Régime de pensions du Canada, les modifications proposées au Régime seraient assujetties au consentement officiel des provinces et seraient mises en œuvre uniquement quand ce consentement aurait été obtenu.