12-40 Annexe A – Forteresse

Ordonnances sur l'Administration et l'Instruction des Cadets (OAIC)

Objet

1. La présente ordonnance définit le rôle et l’utilisation de FORTERESSE comme système national de gestion de l’information des Organisations de cadets du Canada (OCC). FORTERESSE est une application d’entreprise utilisée par tous les niveaux hiérarchiques des OCC pour l’administration du programme des cadets.

Généralités

2. Il existe un besoin pour les OCC et ce, à tous les niveaux hiérarchiques, de capturer, gérer, partager et archiver l’information concernant l’instruction, l’administration et le soutien des unités de cadets, et d’utiliser cette information de la façon suivante :

Orientation stratégique. Des statistiques fondées sur l’information centrale seront utilisées pour guider la planification d’affaires des OCC, les modèles de financement, ainsi que les allocations de soutien;
Opérations. Les opérations nationales et régionales pourront être appuyées par l’utilisation de données à des fins de planification et de préparation d’objectifs d’instruction; et
Implantation du programme. L’exécution du programme d’instruction reposera sur l’utilisation de données pertinentes servant à planifier, contrôler, compléter et évaluer les besoins en la matière au niveau local. L’utilisation de rapports, de formulaires pré-complétés, de listes et l’automatisation des tâches administratives routinières ont pour but de réduire le fardeau envers le personnel des OCC.

3. FORTERESSE est un système national de gestion de l’information désigné Protégé A qui est composé d’une base de données contenant l’information administrative et d’instruction des cadets. Cette information est rendue disponible aux utilisateurs autorisés par des fonctionnalités qui sont développées pour livrer la bonne information aux bonnes personnes en soutien à leur mandat.

4. Le concept de FORTERESSE exige que les autorités dirigeantes des OCC, à tous les niveaux, partagent la responsabilité de peupler et de maintenir l’information relative aux membres. Toutes les composantes des OCC doivent peupler et maintenir l’information sous leur ressort dans FORTERESSE en accord avec cette ordonnance. Une fois créés par le corps/escadron, les dossiers des cadets sont partagés avec les utilisateurs travaillant au sein du corps/escadron, des Centres d’instructions d’été des cadets (CIEC) et des quartiers généraux afin que ces derniers puissent y inscrire les données spécifiques à leur mandat.

5. À partir du moment où les données sont inscrites, elles deviennent disponibles à tous les niveaux hiérarchiques des OCC et le système permet la simplification de processus administratifs, telle que la sélection des cadets pour les cours estivaux. Voici quelques exemples servant à illustrer la manière avec laquelle l’information pourra être utilisée :

valider le programme d’instruction des cadets;
fournir des données statistiques précises et à jour pour aider les dirigeants à tous les niveaux dans la gestion efficace des OCC;
valider la participation des corps/ escadrons;
produire des statistiques ayant trait à la participation des membres, en soutien à la planification stratégique;
réduire la charge de travail par l’utilisation de formulaires électroniques pré-complétés;
allocation d’habillement des corps et escadrons pour l’achat en ligne d’articles d’uniforme;
établir les allocations financières fondées sur le nombre de cadets;
établir le type et le nombre de cours estivaux requis;
établir la disponibilité relative aux bourses et aux échanges;
établir la somme de matériel requise pour l’instruction (p.ex. : voiliers, sacs de couchage, munitions, etc.);
déterminer les budgets d’exploitation;
établir des statistiques portant sur l’instruction obligatoire afin d’établir l’efficacité des méthodes de livraison des programmes et de l’intérêt démontré par la jeunesse d’aujourd’hui;
produire des statistiques portant sur les raisons pour lesquelles les cadets joignent et quittent l’organisation dans le but d’établir des plans stratégiques de recrutement et de rétention; et
établir, à partir des données sur le tir et la musique, les besoins de soutien en équipement, instruction et budget.

6. Corps/escadrons – Les commandants sont responsables de colliger les données administratives et d’instruction relatives à la participation et à la qualification des cadets aux activités de l’unité. Il est convenu que les unités doivent fournir les informations nécessaires au peuplement de tous les champs obligatoires et qu’ils maintiennent ces données tout au long de l’année. Ceci permettra de valider les programmes de cadets et d’organiser la collecte, l’analyse et la présentation de ces données.

7. URSC et Détachements – Les commandants d’URSC et de détachements sont responsables de l’entrée de données relatives aux qualifications et à la participation des cadets aux activités pour lesquelles ils sont BPR, et ce, à l’intérieur de 30 jours suivant la fin de l’activité (p.ex. les qualifications musicales et/ou de voile, ainsi que les résultats des centres d’activités).

8. CIEC/EVVR – Les commandants des CIEC et des EVVR sont responsables de l’entrée de données relatives aux résultats obtenus par les cadets au cours des activités estivales, ainsi que toute donnée administrative pertinente.

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Qualités des données

9. Le contrôle de la qualité de l’information colligée est une fonction essentielle visant à en assurer la validité de sorte à pouvoir offrir un soutien aux décisions de gestion. Il est de la responsabilité de chaque utilisateur de s’assurer de la validité de chacune des informations enregistrées dans le système.

10. Les unités sont responsables pour la mise à jour régulière de leurs informations. Cette exigence est primordiale et se doit d’être soulignée. Les informations contenues dans FORTERESSE ne peuvent être modifiées passé un délai de 60 jours après leur entrée dans le système. Les commandants doivent contacter leur URSC dans l’éventualité où un changement est requis pour toute information faisant partie de cette catégorie.

11. Les informations recueillies par le personnel des CIEC et EVVR doivent être mises à jour annuellement dans FORTERESSE au plus tard le 15 septembre.

Accès

12. Corps/escadrons. L’accès sera fourni seulement aux individus qui ont été identifiés par le commandant comme étant responsables d’inscrire, de gérer ou de consulter une partie de l’information dans FORTERESSE. En règle générale, le personnel des corps/escadrons ne peut accéder qu’aux dossiers des cadets appartenant à leur propre corps/escadron.

13. D Cad et RJC / URSC / Détachements / CIEC. L’accès à FORTERESSE pour le personnel de la D Cad et RJC, des URSC / Détachements / CIEC ou autres centres officiels sera fourni aux individus identifiés par la D Cad et RJC et/ou les URSC qui ont un besoin d’accéder aux dossiers administratifs et d’instruction des unités en soutien de leur mandat.

Collecte de l’information

14. Les politiques gouvernementales fédérales sur la protection de la vie privée exigent qu’une autorisation écrite soit obtenue pour toute personne dont des données sont colligées dans une base de données fédérale et afin de gérer cette information en leur nom.

15. Le formulaire DND-2353, Autorisation pour la collecte, utilisation et divulgation de renseignements personnels, doit être signé par les cadets et leurs parents ou tuteurs avant que toute donnée ne soit inscrite dans FORTERESSE. Le formulaire DND-2353 signé doit être gardé en filière au corps/escadron pour des fins de référence.

16. Le formulaire CF-1158, Demande d’admission dans les OCC, représente le document source pour les données de base qui constitueront le dossier FORTERESSE de chaque cadet.

17. Les unités doivent s’assurer que l’information de base des cadets est vérifiée auprès des documents officiels originaux tels que la carte d’assurance maladie, et des pièces d’identité comme le certificat de naissance ou un passeport canadien valide. Toute erreur d’orthographe aura un impact négatif sur les processus qui utilisent cette information.

Accès a l’information

18. En vertu des lois fédérales concernant la protection de la vie privée, le contenu de la base de données FORTERESSE ne sera ni divulgué ni partagé avec des agences extérieures ou de tierces parties. Toute personne ou organisme non autorisé à accéder FORTERESSE désirant consulter l’information colligée devra soumettre une demande officielle au Directeur - Accès à l’information et protection des renseignements personnels.

Divulgation de renseignements

19. Toute divulgation de renseignements personnels concernant les cadets doit être conforme au formulaire DND-2353. Ceci comprend toute information divulguée aux Ligues et/ou aux répondants locaux. L’information médicale ne doit pas être divulguée. Des exemples de types d’information qui peuvent être divulgués pourraient inclure :

coordonnées du cadet;
coordonnées du parent/tuteur;
coordonnées des corps/escadrons;
informations relatives à l’instruction des cadets; et
statistiques.

Protection de l’information

20. Les OCC ont une responsabilité corporative de protection des informations concernant ses membres. Les utilisateurs sont individuellement responsables de prendre les mesures préventives appropriées pour réduire le risque d’accès non autorisé. Ces mesures de sécurité incluent, mais ne sont pas limitées à :

verrouiller les locaux administratifs;
entreposer les ordinateurs portables dans un endroit sécuritaire;
ne pas laisser les ordinateurs sans surveillance pendant une session; et
instaurer les mesures administratives requises pour la gestion de l’information protégée.

Soutien

21. Le bureau de soutien informatique régional est le premier niveau de contact en ce qui a trait aux problèmes techniques reliés aux ordinateurs, au réseau ou à l’accès à l’application. Les coordonnées de chaque bureau de soutien sont incluses dans les règlements de sécurité du RÉOCC, ainsi que dans le manuel de l’utilisateur.