Gabarit de communication pour la prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail : Réponse à un avis d'incident - Partie principale

Avertissement

Conformément aux Ordonnances et directives de sécurité de la Défense nationale (ODSDN), le formulaire Réponse à un avis d'incident – Message à l'intention de la partie principale est désigné « Protégé B » une fois rempli.

Les formulaires remplis « Protégé B » ne doivent pas être sauvegardés sans la protection du chiffrage numérique ni sur un lecteur réseau ou un serveur local, ni sur un support de mémoire. Une fois remplis, les formulaires « Protégé B » peuvent être sauvegardés seulement par chiffrage numérique avec la carte à puce de l'ICP du MDN. Le non-respect de cette exigence constitue un manquement à la sécurité et entraînera des mesures administratives conformément à la politique en vigueur.

Directives

Le texte surligné en jaune entre crochets représente les champs à remplir obligatoirement avant la signature et l'envoi.

Réponse à un avis d'incident – Message à l'intention de la partie principale

Date : [Saisir la date]

Bonjour : [Saisir le nom de la partie principale]

La présente lettre confirme la réception de votre avis d'incident, soumis le [date de réception]. En tant que Chaîne de Commandement (C de C)/gestionnaire, je suis chargé ou chargée de faciliter cet avis d'incident conformément au manuel de la politique de la Prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail (PHVLT) et DOAD 5014-0 du ministère de la Défense nationale (MDN) et des Forces armées canadiennes (FAC). Vous pouvez également consulter la page Web sur le processus de signalement et de règlement pour les parties principales.

OU [Si l'avis d'incident a été soumis par un témoin, supprimer le paragraphe ci-dessus et conserver ce qui suit] Vous avez été identifié comme la partie principale, c'est-à-dire l'employé ou l'employée, ou membre des FAC nommé dans un avis d'incident soumis par un témoin le [insérer la date de réception]. En tant que Chaîne de Commandement (C de C)/gestionnaire, je suis chargé ou chargée de faciliter cet avis d'incident conformément au manuel de la politique de la Prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail (PHVLT) et DOAD 5014-0 du ministère de la Défense nationale (MDN) et des Forces armées canadiennes (FAC). Vous pouvez également consulter la page Web sur le processus de signalement et de règlement pour les parties principales.

[Supprimer la phrase suivante si elle est soumise par un témoin] Tout d'abord, je reconnais qu'il faut beaucoup de courage pour soumettre un avis d'incident. En tant que partie principale, vous disposez de plusieurs options pour tenter de résoudre l'incident, notamment le règlement négocié, la conciliation/Modes alternatifs de résolution des conflits (MARC) et/ou une enquête de PHVLT. En tant que partie principale, vous dirigerez le processus de prise de décision concernant les prochaines étapes du processus de règlement de PHVLT et je vous fournirai des comptes rendu mensuelles sur son avancement.

Une description détaillée de chaque étape du processus de règlement se trouve dans l'annexe de cette lettre. Il n'est pas nécessaire que la partie intimée soit informée de votre avis d'incident ou qu'elle soit impliquée dans cette phase initiale.

Au cours du processus de règlement, vous avez le droit d'être accompagné d'une personne de soutien, telle qu'un collègue ou une collègue, un ami ou une amie, ou un membre de votre famille (toute personne qui n'est pas une partie ou un témoin dans cette procédure). Si vous souhaitez exercer ce droit, veuillez m'indiquer le nom et la fonction de cette personne.

Je comprends que cela puisse être difficile pour vous. Si, à un moment donné, vous avez besoin d'un soutien personnel, veuillez contacter les services de soutien suivants.

Si vous avez d'autres questions ou préoccupations, n'hésitez pas à m'appeler ou à m'envoyer un courriel et je me ferai un plaisir de les aborder avec vous.

Meilleures salutations,

[Signer électroniquement après la sauvegarde en format PDF]

Annexe à un avis d'incident

Vie privée et Confidentialité

La confidentialité et le respect de la vie privée doivent être maintenus tout au long du processus. Les informations concernant l'incident et le règlement doivent rester confidentielles et ne pas être divulguées aux collègues.

Pour encourager la déclaration de harcèlement et de violence au travail, les plaintes seront traitées avec la plus grande sensibilité et discrétion. La confiance et la sécurité sont primordiales. Les renseignements fournis dans un avis d'incident seront lus par le Centre d'expertise (CE) de PHVLT du Chef- Conduite professionnelle et culture ainsi que la C de C/le ou la gestionnaire. Si le processus de règlement passe à la conciliation/mode alternatif de règlement des conflits ou à l'enquête, un résumé de l'avis d'incident sera partagé avec le conciliateur ou la conciliatrice et l'enquêteur ou l'enquêtrice. Un résumé sera également partagé avec la partie intimée et peut être partagé avec des témoins si le processus de règlement passe à une enquête de la PHVLT. Dans des situations limitées et précises, vos renseignements personnels peuvent être divulgués sans votre consentement conformément au paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Toutes les parties doivent respecter la confidentialité et la vie privée, la divulgation des informations doit se faire selon le principe du besoin de connaître. Le principe du besoin de connaître restreint l'accès aux informations sensibles (informations reliées à l'avis d'incident) à ceux dont les fonctions nécessitent un tel accès; c'est-à-dire, à ceux qui ont besoin de connaître l'information. La protection totale de la vie privée peut ne pas toujours être possible en raison des obligations légales et des principes de justice naturelle et d'équité procédurale.

Si la confidentialité est violée, informez immédiatement la C de C/le ou la gestionnaire. La C de C/le ou la gestionnaire doit alors se référer aux mesures disciplinaires et/ou administratives.

Rôles et responsabilités

Options de processus de règlement de PHVLT pour la partie principale

1. Examen conjoint

Les efforts pour résoudre l'incident doivent commencer au plus tard 45 jours après la réception de l'avis. Le processus de règlement commence par une première réunion ou une conversation entre la partie principale et la C de C/ le ou la gestionnaire. Au cours de la rencontre initiale, la partie principale et la C de C/ le ou la gestionnaire déterminerons si l'incident semble répondre à la définition de harcèlement et de violence tel que soulignée dans le manuel de la politique PHVLT.

Il y a trois résultats possibilités :

2. Règlement Négocié

Après avoir examiné l'incident pour déterminer s'il semble répondre à la définition de harcèlement et de violence, la C de C/le ou la gestionnaire et la partie principale doivent faire des efforts raisonnables pour parvenir à un règlement négocié. Cela permet à la partie principale de proposer des mesures préventives pour résoudre l'incident et promouvoir un lieu de travail sûr.

Les résolutions négociées sont des actions concrètes que la C de C/le ou la gestionnaire peut mettre en œuvre pour prévenir davantage de harcèlement et de violence au sein du lieu de travail. Ces mesures sont considérées comme des étapes d'atténuation pour garantir que la partie principale se sente en sécurité et à l'aise au travail. Lors du règlement négocié, la partie principale et la C de C/le ou la gestionnaire négocieront ensemble des mesures pour traiter l'incident.

Vous trouverez ci-dessous des exemples de ce qui constitue et ne constitue pas une résolution dans le cadre du manuel de la politique de PHVLT:

Si des mesures d'adaptation en milieu de travail sont nécessaires, une demande peut être initiée par le Bureau de gestion de l'invalidité en tant que processus distinct mais parallèle.

Si la partie principale parvient à un accord avec la C de C/le ou la gestionnaire (et la partie intimée, si elle est incluse dans ces réunions) par un règlement négocié, alors l'incident est considéré comme résolu et le dossier est clos.

Si la partie principale trouve les mesures insuffisantes, elle peut proposer des options supplémentaires à la C de C/le ou la gestionnaire. Si aucune mesure appropriée n'est proposée, une évaluation de PHVLT sera effectuée et le dossier sera clos.

Si aucun accord n'est atteint, la partie principale peut demander une conciliation/un mode alternatif de règlement des conflits ou une enquête de PHVLT. Les deux processus peuvent se dérouler simultanément jusqu'à ce qu'un règlement soit atteint par la conciliation/un mode alternatif de règlement des conflits ou que le rapport de d'enquête soit terminé.

3. Conciliation/Mode alternatif résolution des conflits (MARC)

La conciliation est facilitée par un mode alternatif de résolution des conflits (MARC) par des praticiens qualifiés ou praticiennes qualifiées des services de gestion des conflits et des plaintes de la DGSSC. Ce processus volontaire, informel et confidentiel implique un praticien ou une praticienne neutre aidant les parties à trouver une résolution satisfaisante.

La conciliation/le mode alternatif de règlement des conflits pour les incidents de harcèlement et de violence ne peut se dérouler que si les parties impliquées acceptent de participer et s'accordent sur le facilitateur ou la facilitatrice. Si la conciliation/le MARC ne peut pas se dérouler ou échoue, la partie principale peut revenir à un règlement négocié ou demander une enquête PHVLT.

La conciliation/le mode alternatif de règlement des conflits peut se dérouler parallèlement aux méthodes de règlement, telles que le règlement négocié ou une enquête PHVLT. Si elle réussit et qu'aucune mesure préventive supplémentaire n'est nécessaire, l'incident sera considéré comme résolu et le dossier sera clos.

4. Enquête de PHVLT

5. Avis d'incident résolu

Le processus de règlement de PHVLT est terminé lorsque :

Le processus de règlement de PHVLT doit être complété dans un délai d'un an à partir de l'avis d'incident. Une fois l'avis d'incident résolu, la partie principale et la partie intimée (si impliquée) doivent être informées, en utilisant la lettre de fermeture du dossier. La C de C /le ou la gestionnaire doit informer le CE de PHVLT de la résolution à des fins de suivi. Toutes les actions liées à un avis d'incident ou à son règlement doivent être documentées et conservées pendant 10 ans dans un endroit sûr et sécurisé (Protégé B).

Mesures disciplinaires et / ou administratives

Les représailles perçues contre un ou une membre de l'équipe de la Défense qui exerces leurs droits en vertu de la politique de PHVLT ou de la loi habilitante sont inacceptables et incompatibles avec le Code de valeurs et d'éthique du MDN et des FC et l'éthos des FAC.

Le Code canadien du travail (article 147) et l'art. 19.15(2) des ORFC, interdisent de menacer de prendre ou prendre des mesures de représailles, punitives ou disciplinaires contre les employés(es) du MDN et les membres des FAC qui ont agi conformément à la présente politique de PHVLT.

  1. Les employés(es) du MDN qui pensent qu'une action interdite a eu lieu peuvent la C de C/ le ou la gestionnaire ou le CE de PHVLT. En cas d'échec, ils ou elles peuvent déposer une plainte, en vertu de l'article 133 du Code, auprès de la Commission des relations de travail et de l'emploi dans le secteur public fédéral.
  2. Les membres des FAC qui pensent qu'une action interdite a eu lieu peuvent en informer la C de C/ le ou la gestionnaire ou le CE de PHVLT. En cas d'échec, ces derniers peuvent déposer un grief conformément à l' ORFC Vol I- Chapitre 7.

Le résultat de l'enquête de PHVLT ne peut être utilisé pour aucune mesure corrective ou disciplinaire.

Si la C de C/le ou la gestionnaire prend connaissance d'un comportement ou d'actions qui contreviennent le Code de valeurs et d'éthique du MDN et des FC ou à toute autre politique applicable, administrative ou disciplinaire les mesures peuvent être poursuivies dans le cadre d'un mécanisme de recours distinct mais parallèle. Dans les cas impliquant une inconduite potentielle d'un employé de la fonction publique, un spécialiste des relations de travail sera engagé pour traiter l'inconduite potentielle par le biais d'un processus administratif distinct.

Dans les cas concernant une inconduite potentielle d'un membre de l'Équipe de la Défense, ou la C de C/ le ou la gestionnaire peut traiter la question par le biais du processus administratif applicable :

  1. Dans le cas d'un employé ou d'une employée de la fonction publique du MDN, il ou elle peut faire appel à un ou à une spécialiste des relations de travail (SMA RH-Civ) et à la DOAD 5016-0, Normes de conduite et de discipline – Personnel civil.
  2. Dans les cas concernant un membre des FAC, celui-ci peut faire appel au Centre de réponse administrative (CRA), au (CPM) et à la DOAD 5019-0 Manquements en matière de conduite et de rendement.

Services de soutien

Le Programme d'aide aux employés (PAE), au 1-800-663-1142 ou 1-888-384-1152 (pour les personnes malentendantes). Le PAE offre un soutien et une assistance à tous les employés qui sont affectés ou employées qui sont affectées par le harcèlement et la violence au travail.

Les militaires des FAC qui désirent obtenir de l'aide peuvent communiquer avec les Services d'aide aux militaires et à leur famille, au 1-800-268-7708 pour avoir accès à un service de conseil confidentiel par téléphone ou en personne, 24 heures sur 24, sept jours sur sept. Les personnes qui rencontrent des problèmes personnels ou professionnels peuvent bénéficier d'une aide confidentielle dans le cadre de ce programme. De plus, une liste des services offerts se trouve à la page : services et ressources.

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