Programme de vêtements et de chaussures opérationnels et non opérationnels

Afin de soutenir et d’appuyer les Forces armées canadiennes (FAC) et leurs capacités de défense, le ministère de la Défense nationale (MDN) produit et maintient des stocks et une chaîne d’approvisionnement de matériaux, de systèmes, de renseignements et de biens immobiliers. Ces stocks de biens et ces services permettent de s’assurer que les éléments et les capacités de défense essentiels sont constamment disponibles en quantité appropriée. Un des principaux objectifs du programme Production des éléments de capacité de la Défense est notamment de fournir de manière adéquate et constante du matériel et des fournitures militaires au personnel militaire.

Depuis 1996, les vêtements militaires non opérationnels et certaines fournitures militaires sont gérés et distribués aux membres des FAC par un organisme de services tiers lié par contrat au MDN. Au début de 2021, le Marché regroupé de l’habillement conclu avec l’organisme tiers a pris fin. Il a depuis été remplacé par un contrat de vêtements et de chaussures non opérationnels. La réussite de ce contrat a mené à la conclusion d’un second contrat de vêtements et de chaussures opérationnels pour l’ensemble des besoins opérationnels et professionnels. Ensemble, ces deux contrats couvriront tous les besoins vestimentaires des membres des FAC.

Aux termes de ces deux nouveaux contrats, les fournisseurs sélectionnés seront responsables de l’acquisition, des stocks et de la distribution des vêtements et des chaussures militaires. Une solution de gestion des vêtements et une « boutique » de vêtements en ligne permettront aux fournisseurs d’offrir un système de commandes directes et de livraison de vêtements et de chaussures militaires à tous les membres des FAC. Outre la mise en place d’un système de gestion des commandes en ligne, les fournisseurs devront fournir au MDN une approche complète de gestion de la chaîne d’approvisionnement qui englobe la gestion des programmes et les services professionnels, la fabrication, le stockage et la gestion des stocks, le traitement et la gestion des commandes, ainsi que la distribution et la livraison.

En faisant appel à un fournisseur tiers, le MDN souhaite réduire ses frais généraux d’administration et ses coûts liés à la chaîne d’approvisionnement. L’impartition devrait également réduire les stocks de matériel du MDN et améliorer les cycles d’acquisition et les délais de traitement et de livraison des commandes.

1. Portée de l’Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Le MDN est mentionné dans l’annexe de la Loi sur la protection des renseignements personnels et est assujetti aux politiques et aux directives sur la protection des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT). En vertu de la Politique du SCT sur la protection des renseignements personnels, toutes les institutions fédérales assujetties à la Loi sur la protection des renseignements personnels sont tenues d’évaluer les facteurs relatifs à la vie privée dans le cadre de l’élaboration ou de la mise en œuvre de nouveaux programmes ou services qui prévoient l’utilisation de renseignements personnels (ou lorsque des modifications importantes sont apportées à un programme ou à un service existant).

Compte tenu de ce qui précède, le MDN a décidé d’entreprendre une l’Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) concernant l’administration de ses deux nouveaux contrats de solution de gestion des vêtements. Même si les solutions de gestion des vêtements du Ministère sont prises en charge par des fournisseurs tiers, le MDN peut recueillir, communiquer et conserver des renseignements personnels pour appuyer la solution du fournisseur et du programme de vêtements et de chaussures du Ministère en général.

L’EFVP prévoit un examen du processus utilisé par le MDN pour fournir, recueillir et conserver des renseignements personnels dans le cadre de l’administration générale de ses deux nouvelles solutions de gestion des vêtements. Cet examen vise notamment l’utilisation que prévoit faire le MDN des renseignements personnels dans le cadre de la gestion de la chaîne d’approvisionnement et de son programme de vêtements et de chaussures. L’EFVP prévoit également un examen des dispositions en matière de confidentialité et de sécurité des données à inclure dans les accords du Ministère avec les fournisseurs. L’EFVP ne prévoit pas d’examen des pratiques relatives au traitement des renseignements personnels du fournisseur. Elle ne prévoit pas non plus d’examen des contrôles des systèmes du fournisseur. On s’attend à ce que les fournisseurs effectuent leurs propres évaluations en matière de traitement sécuritaire et de protection des renseignements personnels dans le cadre de leurs solutions de gestion des vêtements et de leurs systèmes de gestion des commandes, et qu’ils traitent les renseignements personnels qui leur sont confiés conformément aux lois canadiennes en matière de protection de la vie privée.

2. Évaluation des renseignements personnels

D’après les résultats de l’EFVP, le risque d’atteinte à la vie privée découlant de la collecte, de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation des renseignements personnels obtenus dans le cadre de l’administration de ses nouveaux contrats de solutions de gestion des vêtements devraient être faible. Les recommandations de l’EFVP, qui ont été adoptées intégralement, devraient ramener ce risque à un niveau négligeable (ou acceptable).

Les renseignements personnels recueillis par le MDN ou les FAC et leurs fournisseurs sélectionnés pour la gestion et la fourniture des vêtements et des chaussures militaires se limiteront à ceux qui sont essentiels à la fourniture des vêtements (soit les données habituellement recueillies). Les renseignements personnels, une fois recueillis, ne seront utilisés que pour la fourniture de tenues de service, de tenues de cérémonie, de vêtements opérationnels et professionnels, ainsi que pour l’administration globale du programme de vêtements et de chaussures. Tous les renseignements personnels recueillis par le MDN ou les FAC et leurs fournisseurs seront protégés de façon proportionnelle à leur nature délicate et conservés aussi longtemps qu’il le faut. L’incidence sur la vie privée des membres des FAC sera gérée par le MDN ou les FAC au moyen des recours juridiques, des politiques et des mesures techniques appropriées visant à protéger les renseignements personnels.

3. Détermination et catégorisation des secteurs de risque

Secteur de risque	Niveau de risque
A : Type de programme ou d’activité Les renseignements personnels servent à la prise de décisions ayant une incidence directe sur la personne (p. ex. détermination de l’admissibilité aux programmes, notamment à des fins d’authentification pour l’accès aux programmes/services, administration des paiements liés aux programmes, des trop-payés ou soutien à la clientèle, à la délivrance ou au refus de permis/licences, traitement des appels, etc.).	2
B : Type de renseignements personnels en cause et contexte Renseignements personnels fournis par l’intéressé, qui consent également à l’utilisation de renseignements personnels détenus par une autre source/en l’absence d’éléments contextuels de nature délicate, après leur collecte.	2
C : Partenaires du programme ou de l’activité et participation du secteur privé Organisations du secteur privé, organisations internationales ou gouvernements étrangers.	4
D : Durée du programme ou de l’activité Programme à long terme : programme établi qui a été modifié ou qui est établi sans date de péremption claire.	3
E : Population visée par le programme Le programme touche certains employés à des fins administratives internes.	1
F : Technologie et vie privée Le programme n'implique pas la mise en œuvre d'un nouveau système électronique, d'un nouveau logiciel ou d'une nouvelle application, ni de modifications substantielles des systèmes ou services informatiques existants. Le programme n'implique pas non plus la mise en œuvre de technologies susceptibles de porter atteinte à la vie privée.	S.O.
G : Transmission de renseignements personnels Les renseignements personnels peuvent être utilisés dans un système qui a des liens avec au moins un autre système. Les renseignements personnels peuvent également être imprimés ou transférés sur un dispositif portable (bien que la circulation des documents sur papier et des dispositifs portables est contrôlée). Les renseignements personnels peuvent être transmis au moyen de technologies sans fil.4	1
H : Risques possibles pour la personne ou l’employé Les impacts sur une personne en cas de violation peuvent inclure des inconvénients.	1
I : Risques possibles pour MND/FAC Les impacts sur le département en cas de violation peuvent inclure des préjudices de gestion (c'est-à-dire que les processus peuvent devoir être revus, les outils peuvent devoir être modifiés, des changements de fournisseurs ou de partenaires peuvent être nécessaires).	1