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Vérification des comptes – Article 34 de la Loi sur la gestion de finances publiques (de la LGFP)

Manuel d’administration financière (MAF), chapitre 1016-3

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  1. 1. Date d’entrée en vigueur

    1. 1.1 La présente politique entre en vigueur le 25 novembre 2020.
    2. 1.2 Cette politique remplace la version précédente du chapitre 1016-3, Vérification des comptes – Article 34 de la LGFP, publiée le 1er mai 2015.
    3. 1.3 La politique a été approuvée par le sous-ministre adjoint (Finances) (SMA[Fin]) l 25 novembre 2020.

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  2. 2. Application

    1. 2.1 L’objectif de ce chapitre du MAF est de fournir au ministère de la Défense nationale (MDN) et aux Forces armées canadiennes (FAC) la politique de gestion financière (GF) sur la vérification des comptes et l’attestation en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). Cette politique s’applique à toutes les dépenses non liées à la paie effectuées avec des fonds publics, y compris les règlements interministériels et les transactions de pièces de journal, qui entraînent une imputation au Trésor.

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  3. 3. Contexte

    1. 3.1 La dépense de fonds publics exige le maintien de normes élevées en matière d’intégrité, de responsabilisation et de transparence. Cela requiert l’établissement de pratiques et de mesures de contrôle pour assurer la conformité à l’article 34 de la LGFP et aux instruments de politique du Conseil du Trésor (CT). Ce pouvoir constitue un mécanisme principal de contrôle interne dans le cadre du processus de gestion des dépenses à l’appui d’une saine gestion des ressources financières.
    2. 3.2 En raison de la nature et de la complexité de leurs programmes, le MDN et les FAC sont confrontés à des situations uniques qui ne peuvent pas être examinées ou exprimées clairement dans les instruments de politique du CT. La présente politique est nécessaire pour décrire et expliquer les directives et les pratiques du MDN et des FAC en matière de vérification des comptes et d’attestation en vertu de l’article 34 de la LGFP qui s’appliquent dans ces circonstances, et elle vise à compléter l’information fournie par les instruments de politique du CT.

    3. 3.3 Par conséquent, la présente politique doit être appliquée parallèlement aux documents ci-dessous et après leur lecture :

      • Politique sur la gestion financière du CT;
      • Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers du CT;
      • Guide de délégation et de mise en œuvre des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers du CT.
    4. 3.4 Tous les documents financiers présentés à l’appui des transactions doivent être conservés pendant six ans à compter de la fin de l’exercice au cours duquel la transaction s’est déroulée. Au moment de la création d’un compte client, il faut conserver toute la documentation jusqu’à ce que le compte soit réglé. Dans les cas où une poursuite au criminel, une mesure disciplinaire ou une mesure de recouvrement est entreprise, toute la documentation doit être conservée et protégée durant les six années financières qui suivent la fin du processus.
    5. 3.5 Consulter l’ annexe A pour connaître les définitions applicables à la politique et la liste des abréviations utilisées.

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  4. 4. Objectifs et résultats escomptés

    1. 4.1 Les objectifs de la politique sont les suivants :

      • Désigner les principaux intervenants du MDN et des FAC participant aux processus de contrôle en matière de vérification des comptes et d’attestation en vertu de l’article 34 de la LGFP, et décrire leurs rôles et responsabilités;
      • Fournir des directives sur les politiques et les pratiques du MDN et des FAC en matière de vérification des comptes et d’attestation en vertu de l’article 34 de la LGFP, qui ne sont pas abordées dans la Politique sur la gestion financière du CT, la Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers du CT et dans le Guide de délégation et de mise en œuvre des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers du CT.

    2. 4.2 Les résultats escomptés de la mise en œuvre de la présente politique comprennent ce qui suit :

      • Application de contrôles internes, d’une gouvernance et d’une surveillance efficaces des processus de contrôle en matière de vérification des comptes et d’attestation en vertu de l’article 34 de la LGFP du MDN et des FAC;
      • Les principaux intervenants du MDN et des FAC connaissent et comprennent leurs rôles et responsabilités en ce qui a trait à la vérification des comptes et à l’attestation en vertu de l’article 34 de la LGFP.

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  5. 5. Exigences

    Pouvoir d’attestation – Article 34 de la LGFP

    1. 5.1 La délégation du pouvoir d’attestation constitue une mesure de contrôle interne essentielle à la gestion des dépenses. Elle donne le pouvoir d’attester, avant qu’un paiement soit effectué pour la réalisation de travaux, la fourniture de biens ou la prestation de services, que :

      • Les travaux ont été réalisés, les biens ont été fournis ou les services ont été rendus;
      • Les modalités du marché ou de l’entente ont été respectées, notamment le prix, la quantité et la qualité;
      • Dans le cas de tout autre paiement, le bénéficiaire est admissible au paiement.

      L’article 34 de la LGFP exige à la fois l’achèvement du processus de vérification des comptes et l’exercice du pouvoir d’attestation. Ces exigences doivent être remplies avant le traitement d’un compte aux fins de paiement dans le Système de gestion financière (SGF).

    Processus de vérification des comptes

    Généralités

    1. 5.2 Une vérification des comptes doit être effectuée pour l’ensemble des demandes de paiement et règlements interministériels. Même si le gestionnaire d’un centre de responsabilité (CR) n’est pas tenu de réaliser personnellement toutes les étapes du processus de vérification des comptes pour chaque demande de paiement, il demeure responsable et comptable de la réalisation du processus de vérification des comptes en temps opportun et de l’attestation des factures en vertu de l’article 34 de la LGFP.

    Étapes

    1. 5.3 Le processus de vérification des comptes ci-après doit être réalisé avant d’attester un compte en vertu de l’article 34 de la LGFP:

      Étape Vérifier et confirmer que
      1

      Dans le cas d’un paiement pour la réalisation de travaux, la fourniture de biens ou la prestation de services :

      1. Les travaux ont été réalisés, les biens ont été fournis ou les services ont été rendus;
      2. Les modalités du marché ou de l’entente ont été respectées, notamment le prix, la quantité et la qualité. Si, en raison de circonstances exceptionnelles, le prix n’est pas indiqué dans le marché ou l’entente, il est raisonnable.
      2 Dans le cas d’un paiement anticipé, le marché prévoit une clause sur les paiements anticipés permettant de faire un paiement avant que les travaux soient réalisés, les biens fournis ou les services rendus.
      3 Dans le cas de paiements de transfert et d’ autres types de paiement, le bénéficiaire est admissible au paiement.
      4

      La transaction est exacte, et les éléments suivants sont respectés :

      1. La facture est un document valable (voir paragraphe 5.22);
      2. La facture n’a pas déjà été enregistrée dans le Système de gestion financière (SGF) (y compris dans un autre module), et n’entraînera donc pas de paiement en double;
      3. Les déductions ont été faites dans les cas où s’appliquent des remises, des retenues de garantie et des retenues d’impôt pour les fournisseurs non résidents offrant des services au Canada;
      4. Les frais non admissibles ont été supprimés;
      5. Le total de la facture ou de la demande de remboursement, y compris les taxes de vente applicables, a été correctement calculé; et l’exonération de la taxe de vente provinciale (TVP) a été réclamée, le cas échéant;
      6. Le montant des notes de crédit autorisées a été soustrait du solde dû, lorsque cette pratique est explicitement autorisée aux termes du marché ou de l’entente.
      5 Les renseignements sur le bénéficiaire sont exacts et complets.
      6 Le codage financier a été fourni, et il est exact et complet.
      7 Le montant de la demande de paiement, ajouté aux paiements précédents connexes pour le même marché, n’est pas supérieur à la valeur totale stipulée dans le marché ou l’entente.
      8 Les lois, règlements, décrets, politiques, directives et autres obligations légales applicables ont tous été respectés.
      9

      La documentation à l’appui ou la preuve électronique est complète :

      1. Elle assure une piste de vérification conformément aux directives de procédure applicables. La documentation à l’appui ou la preuve peut être sur support papier (p. ex. obtenue par la poste), en version électronique (p. ex. obtenue par courriel ou page Web) ou être produite à l’aide d’un système (c.‑à-d. obtenue du SGF). Elle est considérée valable si on peut en prouver l’origine.
      2. Elle montre le prix convenu et les autres exigences.
      3. Elle démontre que les produits ont été reçus ou les services rendus.
      4. Elle montre que la facture a été autorisée de manière appropriée, conformément à la délégation des pouvoirs de signature des documents financiers.
      10 Il existe des preuves vérifiables sous forme écrite ou électronique de la vérification qui permettent d’identifier les personnes qui ont effectué la vérification des comptes.
      Remarque : Les étapes 1, 2 et 3 sont, de par leur nature, des tâches d’approvisionnement et sont ainsi habituellement exécutées par des personnes externes au groupe de gestion des finances. La réception et l’acceptation des éléments livrables demeurent une étape essentielle du processus de vérification des comptes à l’appui de l’application de l’article 34 de la LGFP. La réception des éléments livrables est la réception physique de ces éléments, qui se soldera par leur acceptation ou refus en fonction des dommages subis, de la quantité livrée, ou d’autres critères définis dans le marché.

    Liste de contrôle de la vérification des comptes

    1. 5.4 Une liste de contrôle de la vérification des comptes qui uniformise l’exécution de la vérification des comptes à l’échelle du MDN et des FAC doit être utilisée lorsqu’une transaction est jugée à risque élevé (selon le tableau d’évaluation des risques présenté au paragraphe 5.16) ou que des erreurs importantes et récurrentes liées à la vérification des comptes sont détectées ou selon les directives du contrôleur du Bureau régional de comptabilité ministérielle (BRCM). Dans le cadre de son mandat de publication des instructions permanentes d’opération (IPO) de traitement des comptes, le Directeur – Intégration des systèmes financiers (DISF) a publié l’IPO – « De l’approvisionnement au paiement ». Les lecteurs doivent consulter ce document pour obtenir la version la plus récente de la liste de contrôle de la vérification des comptes et pour savoir quand l’utiliser.

    Paiements de transfert

    1. 5.5 Lorsqu’il est question de paiements de transfert, il incombe au gestionnaire de CR de s’assurer que le bénéficiaire est admissible au paiement et que tous les paiements de transfert sont traités en conformité avec le chapitre 1016-1 du MAF, Paiements de transfert.

    Autres types de paiements

    1. 5.6 Lorsqu’il est question d’autres paiements, comme ceux découlant de décisions judiciaires, réclamations, paiements à titre gracieux ou avances comptables, l’attestation prévue à l’article 34 de la LGFP indique que le bénéficiaire est admissible au paiement. Cela peut exiger de vérifier s’il s’agit du bénéficiaire approprié, surtout lors d’une cession de créances d’un fournisseur (autre bénéficiaire).

    Authentification et autorisation électroniques (AAE) et signatures électroniques

    1. 5.7 Dans le but de rendre les opérations financières aussi efficaces et efficientes que possible, le SMA(Fin)/DPF a approuvé l’utilisation de signatures électroniques sécurisées (SES) sur les documents et formulaires pour les processus qui impliquent une transaction financière. Les signatures électroniques sécurisées peuvent être utilisées pour exercer le pouvoir d’engager des dépenses et les pouvoirs en vertu des articles 32, 33 et 34 de la LGFP sur les formulaires du Ministère, des organismes centraux et/ou ceux produits localement, et elles doivent être conformes aux procédures financières ministérielles relatives à l’application des signatures électroniques énoncée dans la présente politique.
    2. 5.8 L’utilisation de signatures et d’approbations électroniques pour les pouvoirs délégués de signature financière dans les systèmes et applications du Ministère nécessite l’examen et l’approbation du DPF avant leur mise en œuvre afin de garantir que des contrôles appropriés sont en place pour assurer l’intégrité, l’exactitude, l’exhaustivité et la sécurité des transactions financières en cours d’approbation, y compris des contrôles généraux des technologies de l’information, les rôles et l’autorisation ainsi que la gestion appropriée de l’information.

    Séparation des tâches

    1. 5.9 Il convient de séparer les fonctions suivantes lorsque des responsabilités sont attribuées à des personnes participant au processus de gestion des dépenses :

      • Exercice du pouvoir de passation des marchés (pouvoir d’exécuter une opération);
      • Confirmation de la réception des biens, de la prestation des services, ou de l’admissibilité au paiement aux termes de l’article 34 de la LGFP;
      • Attestation d’un compte aux termes de l’article 34 de la LGFP (pouvoir d’attestation);
      • Attestation des demandes de paiement ou de règlement aux termes de l’article 33 de la LGFP (pouvoir de payer).

      Veuillez noter que le paragraphe 5.10 ci-dessous comprend des exceptions limitées à ces exigences.

    2. 5.10 Les assouplissements suivants existent également lorsque la responsabilité est confiée à des personnes qui participent au processus de gestion des dépenses :

      • Une même personne peut exercer le pouvoir de passation des marchés (pouvoir d’exécuter une opération) et attester les factures associées, conformément à l’article 34 de la LGFP (pouvoir d’attestation), à condition que :

        • L’achat soit désigné comme étant de faible valeur (5 000 $ ou moins);
        • L’opération soit jugée à faible risque selon le tableau d’évaluation des risques présenté au paragraphe 5.16; et
        • La même personne n’ait pas confirmé la réception de biens, la fourniture de services ou, dans le cas de paiements de transfert, l’admissibilité au paiement.

      • Une même personne peut confirmer la réception de biens et/ou la prestation de services et attester le compte, conformément à l’article 34 de la LGFP (pouvoir d’attestation), à condition que:

        • L’opération soit jugée à faible risque selon le tableau d’évaluation des risques présenté au paragraphe 5.16; et
        • Cette personne n’ait pas exercé le pouvoir de passation des marchés (pouvoir d’exécuter une opération).
    3. 5.11 Il est à noter que l’exercice du pouvoir d’engager des dépenses, l’exercice du pouvoir en vertu de l’article 32 de la LGFP et l’achèvement de la vérification des comptes (à l’exception de la confirmation de la réception des biens, de la prestation des services ou, dans le cas des paiements de transfert, de l’admissibilité au paiement) ne font pas partie des dispositions relatives à la séparation des tâches, telles qu’elles figurent dans la présente politique.
    4. 5.12 Lorsque les circonstances ne permettent pas la séparation des tâches précitée, d’autres mesures de contrôle doivent être mises en œuvre et clairement documentées. En revanche, l’attestation prévue à l’article 34 de la LGFP et celle prévue à l’article 33 de la LGFP ne peuvent jamais être effectuées par la même personne pour la même opération. Dans de telles situations, les gestionnaires de CR doivent communiquer avec leur contrôleur de niveau un (N1) (par l’entremise de la chaîne de commandement financière) pour obtenir son approbation relativement à ces mesures de contrôle subsidiaires.

    Considérations particulières pour la vérification

    1. 5.13 Un gestionnaire de CR peut demander à une personne qui ne fait pas partie de la même hiérarchie de commandement d’effectuer, en son nom, une partie ou la totalité de la vérification des comptes. Dans ce cas, pour que le gestionnaire de CR ait l’assurance que la vérification des comptes sera effectuée conformément au présent chapitre du MAF, le gestionnaire de CR doit obligatoirement s’assurer que la personne choisie a la formation appropriée pour effectuer une vérification des comptes.

    Attestation et évaluation des risques

    Généralités

    1. 5.14 Même si un compte doit normalement être vérifié avant d’effectuer son paiement, il est toutefois possible, dans certains cas, de terminer sa vérification après l’émission de ce paiement ou de ce règlement interministériel (p. ex. dans le cas du règlement d’un compte mensuel lié à une carte de paiement) si l’opération est jugée à faible risque selon le tableau d’évaluation des risques présenté au paragraphe 5.16.

    Vérification sommaire

    1. 5.15 Il faut au moins faire la vérification sommaire ci-après lorsqu’un compte est considéré comme étant à faible risque :

      • Confirmer que la facture provient d’un fournisseur établi ou d’un bénéficiaire qui a fait ses preuves et avec lequel on a l’habitude de faire des affaires;
      • Confirmer qu’il est simple d’obtenir un remboursement ou l’ajustement d’un paiement futur au fournisseur ou au bénéficiaire;
      • Vérifier que la facture ou la réclamation du fournisseur ou du bénéficiaire ne semble pas contenir des inexactitudes importantes.
      La vérification sommaire doit être effectuée avant l’attestation du compte, conformément à l’article 34 de la LGFP.

    Évaluation du risque

    1. 5.16 Pour déterminer si une transaction peut faire l’objet d’une vérification sommaire, il faut évaluer le risque associé à l’opération au moyen des critères suivants :

      Pour qu’une transaction soit considérée comme représentant un faible risque, les trois critères ci-dessous doivent tous s’appliquer.
      Critères d’une transaction à faible risque Exemples (liste partielle)
      La transaction n’est pas de nature délicate.
      • Aucun des critères de nature très délicate (voir ci-dessous) ne s’applique.
      La transaction ne comporte pas ou peu de risque de perte financière.
      • Le paiement est effectué à un fournisseur fiable où tout recouvrement, le cas échéant, ne constituerait pas un problème.
      La probabilité d’erreur est faible.
      • La probabilité d’erreur est faible compte tenu des informations historiques provenant de sources internes ou externes.
      Pour qu’une transaction soit considérée comme représentant un faible risque, les trois critères ci-dessous doivent tous s’appliquer.
      Critère des transactions à risque élevé Exemples (liste partielle)
      Nature très délicate
      • Accueil
      • Paiement à titre gracieux
      • Paiement faisant l’objet d’une divulgation proactive
      • Réclamation contre la Couronne
      Conférence
      • Participation à une conférence à l’étranger
      • Toutes les dépenses liées à l’organisation de conférences
      Paiement non recouvrable
      • Identifié par le titulaire d’un pouvoir délégué en vertu de l’article 34 de la LGFP
      Transaction discrétionnaire ou pouvant faire l’objet d’interprétations
      • Transaction assujettie à une politique complexe
      • Calcul complexe du prix
      • Nouveau programme
      Projet d’investissement
      • Marché de plus de 25 000 $
      Marché non concurrentiel
      • Marché de plus de 25 000 $
      Valeur monétaire
      • Plus de 250 000 $
      Risque d’erreurs élevé
      • Supérieur à 5 % d’après les relevés d’erreurs
      Pas une transaction à faible risque
      • Transaction qui ne respecte pas les trois critères des opérations à faible risque, conformément au paragraphe 5.15
      Remarque : Aux fins de l’évaluation des risques, les demandes de réinstallation sont réputées être des opérations à faible risque.

    Attestation des comptes – Article 34 de la LGFP

    1. 5.17 Le pouvoir d’attestation est exercé lorsqu’un gestionnaire de CR ou une autre personne déléguée approuve ou signe numériquement une facture, un formulaire, un règlement interministériel ou toute autre demande de paiement et de remboursement, sur support électronique ou papier.
    2. 5.18 Le pouvoir d’attestation en vertu de l’article 34 peut être utilisé dans un formulaire (signature à l’encre ou électronique) ou dans un système d’AAE approuvé par le DPF. Dans le cas d’un support papier, l’attestation doit être lisible et apparaître sous la forme d’une signature écrite ou électronique. Quel que soit le support, les éléments suivants doivent être inclus : le nom, la fonction et la date de l’autorisation et de l’inscription : « CERTIFIÉ CONFORMÉMENT À L’ARTICLE 34 DE LA LGFP ».
    3. 5.19 Lorsque des transactions à faible risque sont attestées après une vérification sommaire, l’inscription « CERTIFIÉ EN VERTU DE L’ARTICLE 34 DE LA LGFP APRÈS UNE VÉRIFICATION SOMMAIRE » doit être utilisée. Il incombe au gestionnaire de CR de s’assurer qu’une vérification complète des comptes est effectuée dans les 30 jours du paiement, sauf si le DP Fin accorde une autorisation fondée sur une justification fournie par le contrôleur N1 du gestionnaire de CR.

    Livraison ailleurs qu’à un établissement du MDN

    1. 5.20 Lors de l’acquisition de produits auprès d’un fournisseur international, les modalités de livraison exposées dans le marché peuvent préciser un lieu de livraison autre qu’un établissement du MDN ou des FAC. Dans de tels cas, les gestionnaires de CR sont autorisés à fournir l’attestation prévue à l’article 34 de la LGFP uniquement à la suite de la livraison et de l’inspection des produits, sauf si la vérification des comptes sera effectuée après que le paiement soit versé en conformité avec les exigences de vérification sommaire exposées au paragraphe 5.15. Le paiement à la date d’échéance (PADE) sera calculé conformément aux paragraphes 5.25 à 5.29.

    Opérations liées à la paie

    1. 5.21 L’approbation des opérations de paie du personnel militaire et civil est assortie d’exigences supplémentaires en matière de vérification des comptes et d’attestation. Pour plus de renseignements, les lecteurs doivent consulter le chapitre 1023-1 du MAF, Gestion financière de la paie du personnel civil, et le chapitre 1023-2 du MAF, Administration financière de la solde.

    Réception, saisie et attestation des factures

    1. 5.22 Une facture peut être sur support papier, (c.-à-d. reçue par courrier ou en personne), ou sur support électronique, (c.-à-d. obtenue par courriel, télécopieur ou une page Web). Une facture est considérée comme valable si l’origine du document peut être prouvée. Lorsque la facture provient d’un courriel ou d’une page Web, le gestionnaire de CR ou une personne désignée doit l’imprimer en vue de son attestation et pour les dossiers officiels, sauf s’ils seront conservés dans un dépôt électronique approuvé.
    2. 5.23 Il est important que les gestionnaires de CR et les utilisateurs du SGF sachent et comprennent la différence entre le droit d’accès au SGF avec un profil de création de documents et l’exercice du pouvoir d’attestation. Le pouvoir d’attestation est exercé par des personnes occupant des postes auxquels ce pouvoir a été délégué et désignées pour l’exercer au moyen de formulaires de délégation de pouvoirs (DdP) valides. L’accès au SGF est accordé aux personnes concernées par les contrôleurs et les gestionnaires de CR en fonction des besoins opérationnels.
    3. 5.24 La saisie dans le SGF d’une facture ou le paiement de celle‑ci par carte de paiement ne peut se faire qu’après l’attestation de la facture sur support électronique ou papier, conformément à l’article 34 de la LGFP. L’attestation en vertu de l’article 34 de la LGFP, le bloc‑signature et la signature écrite ou électronique peuvent être consignés directement sur la facture ou sur un formulaire approuvé. S’ils sont consignés sur un formulaire (y compris un formulaire approuvé permettant la signature électronique), les détails appropriés, notamment le numéro de la facture, la date et le nom du fournisseur, doivent être inclus.

    Paiement à la date d’échéance et remises pour paiement anticipé

    Généralités

    1. 5.25 La politique du Ministère veut que les factures des fournisseurs soient payées à leur date d’échéance.Quand le délai courant de 30 jours est utilisé, la période de paiement est calculée à compter de la plus tardive des deux dates suivantes : la date de réception de la facture ou la date d’acceptation des produits ou des services.

    2. 5.26 Le délai courant de paiement de 30 jours ne s’applique pas dans les cas suivants :

      • Les modalités de paiement prévues au contrat sont différentes de la norme de 30 jours et elles ont été approuvées par le CT;
      • Une agence de réglementation a approuvé la grille tarifaire et les modalités de paiement, comme les comptes des services publics qui doivent être payés à une certaine date chaque mois;
      • Le traitement des paiements versés aux employés (comme le remboursement des frais de déplacement) conformément aux politiques, aux conventions collectives et/ou aux lois pertinentes;
      • Les loyers pour les biens immobiliers, qui doivent être versés selon les conditions du bail ou de l’entente de location;
      • Les modalités de paiement accordent à l’État des avantages manifestes si le paiement est effectué avant la période normale de 30 jours (voir paragraphe 5.27);
      • Le traitement des règlements interministériels, dont la date d’échéance est déterminée selon des modalités propres aux circonstances (p. ex. entente entre deux ministères).

    Remise pour paiement anticipé

    1. 5.27 Les paiements peuvent être effectués avant la date d’échéance uniquement dans les cas suivants :

      • Le fournisseur offre une remise dont la valeur est indiquée sur la facture;
      • Il est plus avantageux pour le gouvernement d’effectuer un paiement avant la date d’échéance, après avoir pris en considération le coût d’emprunt pour un paiement hâtif et tous les frais supplémentaires engagés pour traiter un tel paiement.
    2. 5.28 Pour déterminer si une remise particulière profite au gouvernement, le montant de la remise, déduction faite de tous frais additionnels imputés pour le traitement d’un paiement hâtif, doit être identique ou supérieur au taux du PADE (taux d’escompte moyen de la Banque du Canada du mois précédent majoré de 3%).
    3. 5.29 Si la décision est prise d’accepter une remise pour paiement hâtif, le gestionnaire de CR doit veiller à ce que des mesures soient prises en vue de traiter le paiement avant l’échéance précisée pour le paiement anticipé.

    Paiements anticipés

    Généralités

    1. 5.30 Les paiements anticipés sont des paiements qui sont effectués avant l’achèvement des travaux, la livraison des produits ou la prestation des services. Ils ne devraient être effectués que dans des situations exceptionnelles, notamment lorsqu’ils sont considérés comme une condition essentielle à la réalisation des objectifs de programme, et ils doivent être autorisés selon les modalités du marché ou de l’entente. Les paiements anticipés ne doivent pas dépasser pas la valeur attendue des biens ou des services à recevoir dans l’exercice en cours.
    2. 5.31 Il est recommandé d’utiliser des paiements d’étape ou échelonnés dans le marché ou l’entente plutôt que de prévoir des paiements anticipés. Un gestionnaire de CR qui songe à utiliser des modalités de paiement anticipé doit consulter la rubrique 3.1.3 du Manuel d’administration des achats (MAA) (accessible uniquement sur le réseau de la Défense nationale) pour plus d’information.
    3. 5.32 Les gestionnaires de CR qui traitent des paiements anticipés doivent avoir un système de suivi efficace pour surveiller et concilier ces paiements en fonction de la réception des produits ou services, et être en mesure de procéder au recouvrement de tout paiement anticipé excédentaire.

    4. 5.33 Les modalités sur les paiements anticipés doivent être conformes aux principes de contrôle parlementaire, aux exigences de la LGFP, aux lois de crédits et à tout autre instrument applicable, notamment :

      • Les paiements anticipés doivent être des imputations légales au crédit;
      • Les paiements anticipés ne doivent pas être effectués au cours d’une année financière pour un contrat qui commence dans l’exercice suivant;
      • Les paiements anticipés versés au cours d’une année financière donnée doivent porter sur les travaux, les produits ou les services auxquels il serait raisonnable de s’attendre au cours de cet exercice et ne pas être supérieurs à la valeur de ceux-ci;
      • Les fonds doivent être dépensés durant l’année financière pendant laquelle ils sont affectés, et ils ne doivent pas être reportés au moyen de paiements anticipés;
      • Les paiements anticipés servant à couvrir des frais de démarrage extraordinaires ne sauraient être supérieurs aux frais réels que l’entrepreneur assumera à ce titre au cours de l’année financière où les paiements sont effectués, et doivent être directement liés à ces frais;
      • Les marchés pluriannuels d’entretien doivent prévoir le versement d’au moins un paiement annuel pour chaque année du contrat;
      • Les marchés pluriannuels de concession de licences doivent, dans la mesure du possible, prévoir le versement d’au moins un paiement tous les ans pour chaque année du contrat; et
      • Les fonds ne peuvent pas être reportés d’une année financière à l’autre en les transférant à un fonds renouvelable ou à un compte à fin déterminée, ou en utilisant volontairement ces fonds pour payer à l’avance les produits et/ou les services.
    5. 5.34 Pour tout marché ou toute entente, si le montant du/des paiement(s) anticipé(s) versé(s) au cours d’une année financière donnée est supérieur à la valeur des produits ou des services attendus au cours de l’année financière concernée ou au travail exécuté par le bénéficiaire au cours de cette année financière, le montant excédentaire doit être recouvré immédiatement. Dans ce cas, un compte débiteur doit être établi conformément au chapitre 1018-2 du MAF, Comptabilité et contrôle des comptes débiteurs et des recettes publiques.
    6. 5.35 Les paiements anticipés au titre des subventions, des contributions et des autres paiements de transfert, qui peuvent être effectués lorsqu’ils sont essentiels à l’atteinte des objectifs de programme, doivent être prévus dans l’entente de financement conformément au chapitre 1016-1 du MAF, « Paiements de transfert ».
    7. 5.36 Les paiements anticipés sont des actifs créés lorsqu’on effectue des paiements dans une période comptable, mais qu’on réalise les avantages économiques de ces paiements dans des périodes comptables ultérieures. Les paiements anticipés doivent être effectués en conformité avec le chapitre 1020-3 du MAF, Paiements anticipés.

    Instructions spéciales

    Examen des dépenses

    1. 5.37 Les gestionnaires de CR sont responsables de la gestion efficace et efficiente de leurs ressources et de la fourniture des produits connexes conformément aux politiques et procédures du Ministère. Afin d’assurer l’exactitude du SGF et de se protéger contre les frais erronés, les paiements en double, les frais manquants et les frais non autorisés ou frauduleux, les gestionnaires de CR doivent examiner et surveiller leurs budgets sur une base régulière, au moins une fois par trimestre.

    Processus de fin d’exercice

    1. 5.38 Le gouvernement du Canada a pour politique de comptabiliser les dettes envers les organisations extérieures et les particuliers, y compris les employés, les membres des FAC et les autres ministères (AM), jusqu’au 31 mars inclusivement de chaque année financière, et de les imputer aux crédits existants.
    2. 5.39 Les gestionnaires de CR doivent s’assurer que le passif existant à la fin de l’année financière lié aux travaux exécutés, à la réception acceptable des produits, à la prestation acceptable des services et à d’autres créditeurs est inscrit à titre de créditeur à la fin de l’exercice (CAFE). Conformément aux politiques et procédures ministérielles, les CAFE doivent faire l’objet d’une vérification des comptes et d’une attestation en vertu des articles 33 et 34 de la LGFP, puisqu’ils représentent une imputation à un crédit. Les gestionnaires de CR doivent consulter le chapitre 1021-1 du MAF, Passif, y compris les CAFE, les instructions de fin d’exercice et l’IPO du DISF – Créditeurs à la fin de l’exercice.

    Retenues d’impôt, remises et déclaration

    1. 5.40 Conformément à la Loi de l’impôt sur le revenu (LIR), le MDN doit émettre un formulaire T1204 – Paiements contractuels de services du gouvernement, pour les contrats de services totalisant plus de 500 $ par année passés avec des entrepreneurs/fournisseurs qui résident au Canada.
    2. 5.41 Une liste de tous les fournisseurs ainsi que l’information transactionnelle connexe doivent être soumises à l’Agence du revenu du Canada (ARC) à l’appui des exigences de déclaration des T1204, conformément à l’IPO 1.01, T1204 Paiements contractuels de services du gouvernement.
    3. 5.42 Par ailleurs, le MDN doit retenir 15 %, au titre de l’impôt sur le revenu éventuellement dû par un fournisseur, sur les paiements effectués en faveur des fournisseurs non résidents (particuliers, partenariats ou sociétés) pour des services fournis par ceux-ci au Canada, comme l’exigent l’alinéa 153(1)g) de la Loi de l’impôt sur le revenu et le Règlement 105 de l’impôt sur le revenu. Ces retenues au titre de l’impôt sur le revenu doivent être versées et déclarées à l’ARC sur un formulaire T4A‑NR. Si ces services sont fournis au Québec par un fournisseur non résident, un impôt à la source supplémentaire de 9 % sera retenu, versé et déclaré à Revenu Québec (RQ) sur un relevé 1 (RL-1). Une exception ou une réduction de la retenue est possible, mais seulement si le fournisseur non résident a obtenu de l’ARC (et de RQ, le cas échéant) une dérogation ou une réduction du montant de la retenue, et l’a communiquée au MDN.
    4. 5.43 La note de politique « Retenue d’impôt obligatoire sur les montants versés à des non‑résidents pour des services rendus au Canada », qui se trouve sur le site Web du DPF (accessible uniquement sur le réseau de la Défense nationale), fournit des renseignements supplémentaires concernant les retenues d’impôt sur le revenu des non-résidents et les exigences du T4A-NR et du Relevé 1 en matière de déclaration.

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  6. 6. Rôles et responsabilités

    Ministre de la Défense nationale

    1. 6.1 Responsabilités du ministre de la Défense nationale (Min DN)

      • Déléguer formellement par écrit le pouvoir d’attestation aux postes mentionnés dans l’instrument de DdP.

    Sous-ministre adjoint (Finances)/dirigeant principal des finances

    1. 6.2 Responsabilités du SMA(Fin)/DPF

      • Toutes les responsabilités décrites à la section 4.1 de la Directive du CT sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers;
      • Fournir une orientation et des directives fonctionnelles en matière de finances à l’échelle du Ministère quant aux questions liées à la vérification des comptes et à l’attestation en vertu de l’article 34 de la LGFP;
      • Veiller à ce que les personnes désignées pour exercer le pouvoir d’attestation possèdent les connaissances et les compétences requises pour exercer leur pouvoir de signature délégué;
      • Veiller à ce que le pouvoir d’attestation soit révoqué ou restreint davantage s’il est déterminé que le pouvoir est utilisé de manière abusive ou inappropriée; et
      • Établir les exigences en matière de formation en lien avec l’exercice du pouvoir d’attestation.

    Conseillers de niveau 1

    1. 6.3 Responsabilités des conseillers N1

      • Assurer la conformité avec l’orientation fonctionnelle en matière de gestion financière fournie par le DPF relativement aux directives et pratiques s’appliquant à la vérification des comptes et à l’attestation en vertu de l’article 34;
      • Veiller à ce que les gestionnaires de CR examinent et surveillent leurs budgets sur une base régulière, au moins une fois par trimestre;
      • Veiller au respect des procédures établies par le DISF;
      • S’assurer que les personnes désignées par leur organisation pour exercer le pouvoir d’attestation possèdent les connaissances et les compétences requises pour exercer leur pouvoir de signature délégué; et
      • Veiller à ce que le pouvoir d’attestation délégué à un titulaire de poste au sein de son organisation soit révoqué ou restreint davantage s’il est établi que le pouvoir délégué est utilisé de manière abusive ou inappropriée par la personne désignée ou si un plus grand contrôle est requis en raison de changements touchant les facteurs de risque.

    Contrôleurs de niveau 1

    1. 6.4 Responsabilités des contrôleurs N1

      • Veiller à ce que les personnes désignées pour exercer le pouvoir d’attestation possèdent les connaissances et les compétences requises pour exercer leur pouvoir de signature délégué;
      • Veiller à ce que le respect de la présente politique fasse l’objet d’un suivi au sein de l’organisation N1;
      • Veiller à ce que tout le personnel de leur organisation qui participe aux processus de vérification des comptes et d’attestation en vertu de l’article 34 de la LGFP comprenne bien cette politique;
      • Veiller à ce que tous les processus et contrôles liés à la vérification des comptes et à l’attestation en vertu de l’article 34 de la LGFP fonctionnent efficacement;
      • Veiller à ce que le BRCM soit avisé si d’autres mesures de contrôle liées à la séparation des tâches (voir paragraphe 5.12) sont approuvées;
      • Veiller à ce que le BRCM soit informé immédiatement si le pouvoir d’attestation délégué à un poste au sein de son organisation est retiré ou restreint davantage; et
      • S’assurer que l’information liée à la délégation des pouvoirs est correctement reflétée dans le SGF.

    Directeur général – Gouvernance financière stratégique

    1. 6.5 Responsabilités du Directeur général – Gouvernance financière stratégique (DGGFS)

      • Appuyer la mise en œuvre de la présente politique et surveiller la conformité à son égard;
      • Veiller à ce que cette politique tienne compte des situations et des circonstances uniques du MDN et des FAC;
      • Veiller à ce que des procédures et des processus opérationnels qui appuient adéquatement les processus de vérification des comptes et d’attestation soient élaborés et promulgués;
      • Veiller à ce que les contrôles clés et les programmes d’assurance de la qualité liés à la vérification des comptes et à l’attestation en vertu de l’article 34 de la LGFP soient examinés et que des recommandations soient formulées en fonction des résultats; et
      • Veiller à ce que le SGF du Ministère appuie adéquatement les processus de vérification des comptes et d’attestation en vertu de l’article 34 de la LGFP.

    Directeur général – Opérations et services financiers

    1. 6.6 Responsabilités du Directeur général – Opérations et services financiers (DGOSF)

      • Veiller à ce que des directives et des orientations fonctionnelles obligatoires soient fournies aux BRCM à l’appui des processus de vérification des comptes et d’attestation en vertu de l’article 34 de la LGFP; et
      • Assurer la surveillance de la conformité à cette politique au sein du Ministère.

    Directeur – Politique financière

    1. 6.7 Responsabilités du Directeur – Politique financière (DP Fin)

      • Élaborer et diffuser les politiques liées à la vérification des comptes et à l’attestation en vertu de l’article 34 de la LGFP;
      • Examiner les procédures sur les processus de vérification des comptes et d’attestation en vertu de l’article 34 de la LGFP afin de s’assurer qu’elles sont conformes à toutes les lois financières ainsi qu’aux instruments de politique du CT (y compris aux directives obligatoires) et aux politiques du MDN en matière de gestion financière; et
      • Aider à interpréter et à clarifier les politiques relatives à la vérification des comptes et à l’attestation.

    Directeur – Intégration des systèmes financiers

    1. 6.8 Responsabilités du Directeur – Intégration des systèmes financiers (DISF)

      • Élaborer et publier des procédures obligatoires en conformité avec cette politique qui normalisent la façon dont les activités de vérification des comptes et d’attestation en vertu de l’article 34 de la LGFP sont effectuées dans l’ensemble du MDN et des FAC;
      • Aider le responsable des processus opérationnels à élaborer et à concevoir au besoin des processus opérationnels financiers au moyen d’activités de transformation; et
      • Définir ce qui constitue une preuve vérifiable appropriée à l’appui de l’achèvement de la vérification des comptes et de l’attestation en vertu de l’article 34 de la LGFP.

    Directeur – Contrôles financiers

    1. 6.9 Responsabilités du Directeur – Contrôles financiers (DCF)

      • Évaluer les programmes d’assurance de la qualité et formuler des recommandations fondées sur les résultats des évaluations;
      • Évaluer l’efficacité des principaux contrôles liés à à la vérification des comptes et à l’attestation en vertu de l’article 34 de la LGFP, et formuler des recommandations fondées sur les résultats des évaluations;
      • Faire rapport sur l’état d’avancement des évaluations des programmes et remplir le sommaire annuel à ajouter en annexe des états financiers du Ministère; et
      • Faire un suivi et établir des rapports sur l’état d’avancement des plans de mesures correctives.

    Directeur – Opérations financières

    1. 6.10 Responsabilités du Directeur – Opérations financières (DOF)

      • Veiller à ce que des directives et des orientations fonctionnelles obligatoires soient fournies dans l’ensemble du Ministère à l’appui de la mise en œuvre de la politique; et
      • S’assurer que les BRCM respectent cette politique et les procédures connexes.

    Bureau central de comptabilité ministérielle

    1. 6.11 Responsabilités du Bureau central de comptabilité ministérielle (BCCM)

      • Fournir aux contrôleurs des BRCM des directives et des orientations fonctionnelles à l’appui des processus de vérification des comptes et d’attestation en vertu de l’article 34 de la LGFP; et
      • Surveiller le traitement des opérations financières par l’entremise du programme national de vérification après paiement (VAP) afin d’assurer le respect de la politique.

    Contrôleur de Bureau régional de comptabilité ministérielle

    1. 6.12 Responsabilités des contrôleurs de Bureau régional de comptabilité ministérielle (BRCM)

      • Veiller à la mise en œuvre complète de la politique dans leur région;
      • Veiller à ce que des examens périodiques (p. ex. VAP et examens de la gestion des dépenses) soient effectués afin de vérifier que les cadres de vérification des comptes et d’attestation en vertu de l’article 34 de la LGFP utilisés par les gestionnaires de CR fonctionnent bien; et
      • S’assurer que toutes les personnes qui exercent le pouvoir d’attestation possèdent un formulaire valide de DdP.

    Gestionnaires de centre de responsabilité

    1. 6.13 Responsabilités des gestionnaires de centre de responsabilité

      • Veiller à ce que les processus de vérification des comptes et d’attestation en vertu de l’article 34 soient effectués conformément à la présente politique;
      • Veiller à la mise en œuvre de mécanismes de contrôle afin d’assurer la conformité à la politique;
      • Veiller à ce que tout le personnel participant aux processus de vérification des comptes et d’attestation comprenne et respecte la présente politique et les procédures connexes;
      • Veiller à ce que tout le personnel appelé à exercer le pouvoir d’attestation possède un formulaire de DdP dûment rempli et signé;
      • Veiller à ce que le personnel à qui est délégué un pouvoir ait reçu au préalable une formation sur l’attestation en vertu de l’article 34; et
      • S’assurer que l’information liée à la délégation des pouvoirs est correctement reflétée dans le SGF.

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  7. 7. Conséquences de la non-conformité

    1. 7.1 En vertu de la Politique sur la gestion financière du CT, le sous-ministre (SM) doit enquêter et prendre les mesures qui s’imposent lorsque surviennent des problèmes importants de conformité à la politique et s’assurer de prendre les mesures correctives appropriées pour s’attaquer à ces problèmes au sein du MDN et des FAC. Le Cadre stratégique sur la gestion de la conformité du CT offre des directives sur les éléments permettant de déterminer l’ensemble des conséquences, y compris l’incidence de tout cas de non-conformité, l’existence d’antécédents de non‑conformité, le caractère intentionnel de la non-conformité et d’autres circonstances.
    2. 7.2 Pour appuyer le SM dans ses responsabilités relativement à la Politique sur la gestion financière du CT, le SMA (Fin)/DPF – ou dans le cas d’un militaire des FAC, la chaîne de commandement militaire selon les directives du SMA (Fin)/DPF – doit veiller à ce que des mesures correctives soient prises pour donner suite aux cas de non-conformité aux exigences de cette politique. Ces mesures correctives peuvent prendre la forme d’une formation supplémentaire, de la modification des procédures et des systèmes, de la suspension ou du retrait temporaire ou permanent des pouvoirs délégués de signature de documents financiers, de mesures disciplinaires ou d’autres mesures appropriées.

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  8. 8. Références

    1. 8.1 Loi

    2. 8.2 Instruments de politique en matière de GF du Conseil du Trésor et des organismes centraux

    3. 8.3 Politiques de GF du MDN et des FAC

    4. 8.4 Guides, formulaires et autres outils sur la GF du MDN et des FAC

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  9. 9. Demandes de renseignements

    1. 9.1 Les questions ayant pour but d’interpréter et de clarifier la politique doivent être adressées au contrôleur concerné.
    2. 9.2 Si le contrôleur local a besoin d’aide, la question cheminera par l’entremise de la chaîne de commandement financière.
    3. 9.3 Si le contrôleur N1 a besoin d’aide sur la question soulevée, il peut communiquer avec l’équipe du BCCM.
    4. 9.4 Si l’équipe du BCCM a besoin d’aide sur la question soulevée, elle peut communiquer avec le DP Fin.

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  10. Annexe A – Définitions

    Définitions

    Authentification électronique:
    Processus par lequel on vérifie qu’un individu (une personne, une organisation ou un dispositif) est l’utilisateur unique et légitime.
    Autorisation électronique:
    Processus par lequel un utilisateur authentifié se voit accorder la capacité de rendre des approbations par voie électronique et d’exercer ces pouvoirs à l’égard d’opérations financières électroniques.
    Autre paiement:
    Paiement fondé sur une loi ou sur une entente qui comprend normalement une formule ou un calendrier servant à déterminer le montant.
    Compte:
    Demande de paiement provenant d’une partie externe, d’un employé du MDN ou d’un membre des FAC. À titre d’exemples figurent notamment les factures, les règlements interministériels et les demandes de paiement et de remboursement comme les demandes de remboursement de frais de voyage.
    Paiement de transfert:
    Transfert d’argent et/ou de produits ou de services du gouvernment ou d’un ministère à un particulier ou à une organisation, sans que le gouvernement ou le ministère reçoive des produits ou des services en contrepartie, ou qu’il prévoie d’être remboursé. Cette définition comprend les subventions et les contributions.
    Pouvoir d’attestation:
    Pouvoir permettant, en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, d’attester l’exécution d’un marché et son prix, ainsi que le droit ou l’admissibilité à un paiement.
    Système de gestion financière:
    Combinaison de processus opérationnels (de bout en bout, automatisés et manuels), de procédures, de contrôles, de données et d’applications logicielles, qui sont répartis en systèmes ministériels de gestion financière et du matériel, en systèmes de programme ou en systèmes centraux produisant de l’information financière et de l’information non financière connexe. Le système de gestion financière ministérielle du MDN comprend le Système d’information de la gestion des ressources de la défense (SIGRD) et inclut aussi tout système appelé à remplacer le SIGRD à l’avenir.

    Abréviations

    AAE
    Authentification et autorisation électroniques
    AM
    Autre ministère
    ARC
    Agence du revenu du Canada
    BCCM
    Bureau central de comptabilité ministérielle
    BRCM
    Bureau régional de comptabilité ministérielle
    CAFE
    Créditeurs à la fin de l’exercice
    CR
    Centre de responsabilité
    CT
    Conseil du Trésor
    DCF
    Directeur – Contrôles financiers
    DdP
    Délégation de pouvoirs
    DGGFS
    Directeur général – Gouvernance financière stratégique
    DGOSF
    Directeur général – Opérations et services financiers
    DISF
    Directeur – Intégration des systèmes financiers
    DOF
    Directeur – Opérations financières
    DP Fin
    Directeur – Politique financière
    DPF
    Dirigeant principal des finances
    FAC
    Forces armées canadiennes
    GF
    Gestion financière
    IPO
    Instruction permanente d’opération
    LGFP
    Loi sur la gestion des finances publiques
    LIR
    Loi de l’impôt sur le revenu
    MAF
    Manuel d’administration financière
    MDN
    Ministère de la Défense nationale
    Min DN
    Ministre de la Défense nationale
    N1
    Niveau 1
    PADE
    Paiement à la date d’échéance
    RQ
    Revenu Québec
    SGF
    Système de gestion financière
    SIGRD
    Système d’information de la gestion des ressources de la défense
    SM
    Sous-ministre
    SMA
    Sous-ministre adjoint
    SMA(Fin)/DPF
    Sous-ministre adjoint (Finances)/dirigeant principal des finances
    TVP
    Taxe de vente provinciale

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