Instructions du personnel militaire des Forces canadiennes 01/06 – Annexes – Rapports de cours et certificats

Annexe A : Lignes directrices relatives aux rapports de cours et aux certificats de réussite militaire 

1. Abréviations

2. Renseignements généraux

2.1 La présente annexe a pour but d’établir les procédures administratives permettant la préparation et la distribution de rapports de cours et de certificats de réussite militaire en fin de formation, tel que prescrit par la présente instruction, pour tout militaire de la F rég ou de la F rés participant à un cours d’II&E des FAC;

2.2 Le rapport de cours, c’est-à-dire le formulaire CF 377, saisit et transmet le rendement atteint par un militaire à un cours des FAC; tandis que le certificat de réussite militaire, que ce soit le formulaire CF 289 ou un document équivalent local, est remis au militaire en reconnaissance de sa réussite au cours. Ces deux documents sont conçus sous format bilingue; 

2.3 Conformément à cette instruction, le DCC applicable du RI/RDI énoncera la nécessité de disposer d’un certificat de réussite militaire ou d’un rapport de cours et indiquera la quantité et le type d’information à inclure dans le rapport de cours. De plus, même lorsque cela n’est pas prescrit par le DCC de l’AG, un certificat de réussite militaire peut être émis pour tout cours, à la discrétion de l’établissement d’II&E;

2.4 Les responsabilités liées à la préparation, à l’administration et à la distribution du formulaire CF 377 ainsi qu’à la préparation et à l’émission des certificats de réussite sont détaillées, pour chaque organisme ou particulier, dans le tableau des responsabilités réf. A;

2.5 Certificat de réussite. Le formulaire CF 289, certificat de réussite, est disponible en format PDF (Portable Document Format) à partir du Répertoire des formulaires de la défense en ligne (https://dfc-rfd.mil.ca/fr); 

2.6 Formulaire CF 377, Rapport de cours. Un modèle du formulaire CF 377 peut être obtenu en ligne sur le RID, à partir du Répertoire des formulaires de la Défense, en format PDF (https://dfc-rfd.mil.ca/fr). 

3. Remplir et distribuer le formulaire CF 377

3.1 Le formulaire CF 377 doit être rempli dans la langue officielle choisie par le militaire, comme indiqué par ce dernier au bloc 7 du formulaire;

3.2 Les formulaires CF 377 doivent être classés ou désignés conformément aux ISDN, selon le contenu de chaque formulaire CF 377. Cette classification ou désignation de sécurité doit apparaître au haut et au bas de chaque formulaire. Au minimum, les formulaires CF 377 doivent porter la désignation PROTÉGÉ A. Cependant, si le formulaire contient de l’information liée à la notation ou au rendement du participant au cours (p. ex., dans l’évaluation narrative) ou de l’information semblable à celle qui se trouve dans les évaluations du personnel, alors la désignation de sécurité doit être plus élevée, au minimum PROTÉGÉ B;

3.3 Reconnaissant les limites de tout modèle de rapport de cours relativement aux besoins précis du grand nombre et de la grande variété de cours offerts au sein des FAC, les indications bloc par bloc, fournies ci-dessous, ont pour but d’aider les utilisateurs à remplir le formulaire CF 377. Les cases marquées d'un astérisque doivent obligatoirement être remplies, faute de quoi le document ne pourra pas être signé électroniquement;

3.4 Bloc 1, NM. Indiquer le NM complet du militaire;

3.5 Bloc 2, Grade. Indiquer le grade abrégé du militaire;

3.6 Bloc 3, Nom de famille. Indiquer le nom de famille complet du militaire;

3.7 Bloc 4, ID SGPM. Indiquer le nom du groupe professionnel militaire tel qu’il apparaît dans le SDPM sous la rubrique « ID SGPM »;

3.8 Bloc 5, Unité d’appartenance. Indiquer le code et le nom de l’unité d’appartenance indiqués dans le SDPM sous la rubrique « UNITÉ »;

3.9 Bloc 6, Première langue officielle. Indiquer la langue inscrite dans le SDPM sous la rubrique « PREMIÈRE LANGUE OFFICIELLE »;

3.10 Bloc 7, LO choisie par le militaire pour remplir ce rapport. Indiquer la LO choisie par le militaire pour remplir ce rapport de cours;

3.11 Bloc 8, Titre du cours. Indiquer le titre complet du cours tel qu’inscrit dans la NORQUAL;

3.12 Bloc 9, ID du cours/Code de qualification. Le cas échéant, indiquer le code de compétence/qualification attribué par le DBPP;

3.13 Bloc 10, Journées d’instruction :

1. Sous-bloc 10 a), Prévues. Indiquer le nombre total de journées d’instruction prévues pour le cours;
2. Sous-bloc 10 b), Suivies. Indiquer le nombre total de journées d’instruction auxquelles le militaire a effectivement participé lors de ce cours et, lorsque l’instruction est une reprise de cours, inclure aussi les journées d’instruction auxquelles il a participé lors du cours initial.

3.14 Bloc 11, Dates du cours. Indiquer les dates de début et de fin de la session du cours. Lorsque le rapport doit faire état de plusieurs sessions de cours, inscrire la date de début de la première session du cours à laquelle on fait référence et la date de fin de la dernière session de ce cours;

3.15 Bloc 12, Numéro de session du cours. Indiquer le numéro de session du cours. Lorsque le rapport fait référence à plusieurs sessions du cours et que différents numéros de sessions du cours s’appliquent, indiquer tous ces numéros les uns à la suite des autres;

3.16 Bloc 13, Langue d’instruction. Une seule case sera cochée;

3.17 Bloc 14, Facilité d’expression évaluée en. Une seule case sera cochée. La sélection indiquera la (ou les) langue(s) officielle(s) dans laquelle (ou lesquelles) la facilité d’expression du militaire a été évaluée. Lorsque la facilité d’expression du militaire n’a été évaluée dans aucune des deux langues officielles, ou n’a pas été évaluée du tout, cocher la case portant la mention « s.o. »;

3.18 Bloc 15, Dispositions. Une seule case sera cochée par sous-bloc selon les critères suivants :

1. Sous-bloc 15 a), Évaluation de base : Réussi, Échoué ou Incomplet. La sélection indiquera si le militaire a réussi, a échoué ou n’a pas complété le cours, conformément aux directives prescrites dans la DOAD 5031-9, à la section Évaluation;
2. Sous-bloc 15 b), Notation alphabétique. Lorsque le militaire obtient « Réussi » au sous-bloc 15 a), et que l’AG indique qu’une note alphabétique doit être utilisée, ceci doit être fait tel qu’établi à la DOAD 5031-9, à la section Évaluation;
3. Sous-bloc 15 c), Classement. Lorsque prescrit dans le DCC, le classement des militaires participant à une même session d’un cours sera fondé sur la comparaison de leur rendement relativement à l’atteinte des OREN/Od’E du cours, tel que détaillé dans le DCC. Ce classement peut être inscrit dans le formulaire CF 377, conformément à la directive établie à la DOAD 5031-9, à la section Évaluation.

3.19 Bloc 16, Évaluation narrative. Indiquer « s.o. » sauf si requis, tel que prescrit dans le DCC correspondant. Dans ce cas, l’évaluation narrative, dont prendra connaissance, au besoin, le cmdt du militaire, son GC ou divers comités, doit faire un rapport exact du rendement du militaire au cours. Le personnel du cours doit émettre des commentaires pour l’une ou l’autre des situations suivantes : 

1. le rendement du militaire sur chaque OREN/Od’E pour lequel, selon le cas : 
   1. le militaire a démontré un rendement exceptionnel;
   2. le militaire a eu de la difficulté à atteindre la norme; 
2. la conduite du militaire si pertinente à son rendement au cours; 
3. les conditions ou situations qui ont eu une incidence sur le rendement du militaire au cours (p. ex., mortalité dans la famille); 
4. l’aptitude du militaire à devenir instructeur pour ce cours, si requis par le DCC. 

3.20 Bloc 17, Officier chargé du rapport. Ce bloc est généralement daté et signé par l’officier chargé du rapport par l’établissement d’II&E;

3.21 Bloc 18, Remarques de l’officier de révision. Si requis, les commentaires de l’officier de révision doivent être conformes aux « renseignements sur les cours » inscrits aux blocs 8 à 16 et n’inclure aucune recommandation relative à la carrière du militaire (p. ex., le militaire devrait être promu immédiatement; devrait être muté à tel endroit; etc). Ce bloc doit être rempli avant que le militaire ne signe son rapport;

3.22 Bloc 19, Étudiant. Le militaire doit dater et signer ce bloc après avoir lu le rapport;

3.23 Mise à jour dans l’IIEM du SGRH : L’établissement d’II&E est chargé de procéder à la fonction d’ACI, complétant les sessions de cours dans le module d’IIEM du SGRH. Ceci assurera l’inscription des résultats de cours du militaire dans l’IIEM du SGRH et la mise à jour du SDPM;

3.24 Distribution du formulaire CF 377 : L’établissement d’II&E doit garder un exemplaire du formulaire CF 377 et est responsable de sa distribution. Il doit remettre un exemplaire au militaire et en envoyer un au cmdt de l’unité (ou de l’unité de soutien) du militaire. Selon l’unité ou les circonstances du militaire, l’établissement d’II&E s’assure aussi de faire parvenir des exemplaires du formulaire CF 377 comme suit :

1. Pour les officiers et élof qui participent à des programmes de formation universitaire. L’original doit être envoyé au QG GRFC/GES, qui le transmettra au SGEDP aux fins de numérisation, ou à la cellule RAP du QGDN/DAGRCM 2 si le formulaire CF 377 doit remplacer un RAP;
2. Pour les militaires de la F rég qui ne participent pas à des programmes de formation universitaire. L’original doit être envoyé au DGCM et, si le militaire est muté à une nouvelle unité immédiatement après la session du cours, un exemplaire doit être envoyé à cette nouvelle unité;
3. Pour les militaires de la Réserve navale. L’original doit être envoyé au QG/N1 de la Réserve navale;
4. Pour les militaires de la milice. L’original doit être envoyé au QG/G1 du secteur du militaire;
5. Pour les militaires de la Réserve aérienne. L’original doit être envoyé au QG de la 1^re Division aérienne du Canada/A1 Pers Rés
6. Pour les militaires de la Réserve des communications. L’original doit être envoyé au DSOGI/G1;
7. Pour les militaires du CPR du QGDN. L’original doit être envoyé au DPPP 5;
8. Pour les militaires du CPR du Gp Svc S FC. L’original doit être envoyé au QG Gp Svc S FC/O Admin;
9. Pour les militaires de la Rés supp. L’original doit être envoyé au DPPP 5;
10. Pour les militaires des forces d’un autre pays. Si l’instruction se fait en vertu du PAIM, les procédures administratives prescrites dans l’OAFC 9-23 s’appliquent. Sinon, pour tous les autres, l’original et un exemplaire sont envoyés au DPLE 3 du BLE. Il convient de noter qu’aucun exemplaire n’est envoyé à l’unité de la force étrangère du militaire. 

4. Remplir et distribuer le formulaire CF 289 et ses équivalents locaux

4.1 La façon de remplir le formulaire CF 289 et ses équivalents locaux est évidente et ne requiert donc pas d’explication. Une fois rempli, le document original est remis au militaire qui a complété le cours.