DOAD 6001-1, Programme de gestion de l'information

Table des matières

1. Introduction
2. Définitions
3. Aperçu
4. Principes de gestion de l'information
5. Outils de soutien
6. Conformité et conséquences
7. Responsabilités
8. Références

1. Introduction

Date de publication : 2013-03-14

Date de la dernière modification : 2022-02-08

Application : La présente DOAD est une directive qui s'applique aux employés du ministère de la Défense nationale, ci-après nommés « employés du MDN », et une ordonnance qui s'applique aux officiers et aux militaires du rang des Forces armées canadiennes (FAC), ci-après nommés « militaires ».

Document annulé : DOAD 6421-0, Gestion des documents

Autorité approbatrice : Sous-ministre adjoint (Gestion de l'information) / Dirigeant principal de l’information (SMA[GI]/DPI)

Demandes de renseignements : Directeur – Connaissance et gestion de l’information (DCGI)

2. Définitions

architecture de l’information (information architecture)

La structure des composantes de l’information et des données d’une organisation, leurs interrelations et les principes et lignes directrices qui régissent leur conception et leur évolution au fil du temps. L’architecture de l’information permet de partager, de réutiliser, d’agréger horizontalement et d’analyser l’information. (Politique sur les services et le numérique, Conseil du Trésor)                                                        

données (data)

Ensemble de valeurs liées à des sujets concernant des variables qualitatives ou quantitatives qui représente de façon officielle des faits, des statistiques ou des éléments d’information et qui est propice à la communication, à la réinterprétation ou au traitement. (Politique sur les services et le numérique, Conseil du Trésor)

Nota – Au sein du MDN et des FAC, les données sont créées, recueillies et utilisées dans le cadre d’opérations et d’exercices militaires, ainsi que dans les processus administratifs ministériels.

gestion de l’information (information management)

Discipline qui encadre et facilite le traitement de l’information durant son cycle de vie, y compris la planification, la collecte, l’organisation, le contrôle, la diffusion, l’utilisation et la disposition. (Banque de terminologie de la défense, fiche numéro 42250)

information (information)

Représentation qu’un être humain ou une machine attribue à des données, des faits ou des connaissances au moyen de conventions connues telles que des rapports, des événements, des processus, des décisions, des idées ou des opinions, sous quelque support ou forme que ce soit. (Banque de terminologie de la défense, fiche numéro 696374)

information éphémère (transitory information)

Information qui est nécessaire seulement pour une durée limitée, afin de terminer une activité ou de préparer d'autre information. (Banque de terminologie de la défense, fiche numéro 696515)

officier de gestion de l’information (information management officer)

Personne qui est un spécialiste fonctionnel en gestion de l’information dans l’organisation du conseiller de niveau un, du commandant de commandement ou dans un autre niveau organisationnel. (Banque de terminologie de la défense, fiche numéro 696377)

ressource d’information (information asset)

Ensemble d’informations définies et gérées comme une seule unité afin que cet ensemble d'informations puisse être compris, partagé, protégé et exploité efficacement.

Nota – Une ressource d’information a une valeur, un risque et un contenu reconnaissables et gérables pour les activités du MDN et les opérations des FAC. (Banque de terminologie de la défense, fiche numéro 696375)

spécialiste fonctionnel en gestion de l’information (information management functional specialist)

Personne qui fournit aux employés du MDN et aux militaires des conseils, un suivi et une surveillance d'expert en gestion de l'information. (Banque de terminologie de la défense, fiche numéro 696376)

3. Aperçu

Contexte

3.1 La gestion de l’information (GI) est la responsabilité de chaque employé du MDN et de chaque militaire pour assurer l’intendance de toute information relative aux activités du MDN et aux opérations des FAC. Le SMA(GI)/DPI, dans son rôle de DPI de la Défense, dirige la GI stratégique et s’assure que la GI est bien établie par la livraison, en temps opportun, d’information sécurisée et fiable à l’appui d’une prise de décision efficace et efficiente.

3.2 La présente DOAD

1. énonce les principes, les pratiques, les outils de soutien, la gouvernance, les rôles et les responsabilités du Programme de GI nécessaire à la GI stratégique au sein du MDN et des FAC;
2. établit les fondements du Programme de GI sain et mature qui permet constamment au MDN d’atteindre ses objectifs d’affaires et aux FAC de réussir leurs opérations.

3.3 Toute information découlant des activités du MDN ou des opérations des FAC, y compris les documents gouvernementaux ou institutionnels du cabinet du ministre, est la propriété du MDN et des FAC.

3.4 L’information du MDN et des FAC, indépendamment de son support ou de son format, doit être gérée conformément à la présente DOAD et aux autres instruments pertinents qui sont énumérés dans la section Références.

3.5 La présente DOAD doit être lue conjointement avec le Cadre stratégique de la GI et de la TI du MDN et des FAC et les autres politiques, directives, instructions, normes et lignes directrices pertinentes.

Objectifs

3.6 Les objectifs de la présente DOAD sont les suivants:

1. énoncer les principes de GI du MDN et des FAC et permettre leur application;
2. établir la gouvernance, les rôles et les responsabilités en matière de GI stratégique au sein du MDN et des FAC.

Résultats attendus

3.7 Les résultats attendus de la présente DOAD sont les suivants:

1. la mise en œuvre de pratiques de GI efficaces découlant des principes de GI;
2. l’utilisation d’instruments de politiques, d’outils et de services de GI agiles pour respecter les exigences des activités du MDN et opérationnelles des FAC;
3. le soutien de l’orientation du gouvernement du Canada (GC) en matière de GI par le MDN et les FAC.

    

4. Principes de gestion de l’information

Généralités

4.1 Cette section énonce les huit principes clés de la GI et les pratiques connexes nécessaires à une GI efficace et stratégique du MDN et des FAC. Les huit principes sont regroupés selon les quatre catégories suivantes :

1. reddition des comptes;
2. transparence et disponibilité;
3. intégrité, protection, rétention et disposition;
4. conformité.

4.2 Tous les principes de GI doivent être simultanément soutenus et mis en application par le biais d’approches numériques et axées sur le client, comme décrit aux paragraphes 4.25 à 4.27.

Reddition des comptes

4.3 Le principe de reddition des comptes est respecté par la détermination de rôles et de responsabilités clairs pour la GI du MDN et des FAC et par l’inclusion de la gouvernance de la GI dans tous les aspects des activités du MDN et des opérations des FAC. Ce principe exige:

1. un modèle de gouvernance de la GI du MDN et des FAC;
2. des officiers de gestion de l’information dans les organisations de conseillers de niveau un (OGI de N1);
3. le Comité directeur, connaissance et gestion de l’information (CDCGI);
4. d’autres structures de gouvernance comprenant des représentants de la GI.

4.4 Dans le cadre du modèle de gouvernance de GI du MDN et des FAC, la reddition des comptes est assurée par :

1. le DPI de la Défense qui:
   1. agit à titre d’autorité fonctionnelle pour la GI du MDN et des FAC;
   2. fournit l’orientation, la gouvernance, la surveillance et des conseils en matière de GI pour les organisations du MDN et des FAC afin de s’assurer que l’information est gérée comme une ressource stratégique;
2. les N1 et les commandants de commandement ou de formation qui
   1. sont tenus de se conformer à l’orientation du DPI de la Défense en matière de GI;
   2. rendent compte de leurs progrès du Programme de GI;
   3. publient des ordres et des directives complémentaires en matière de GI selon les besoins de leur organisation.

       

4.5 Un N1 ou un commandant de commandement ou de formation doit :

1. désigner un OGI de N1 responsable de la coordination des activités de GI dans son organisation;
2. établir et mettre en œuvre, au sein de son organisation, une structure de gouvernance de GI qui intègre les rôles et les responsabilités de son OGI de N1, des autres OGI et des autres personnes qui effectuent des tâches de GI au sein de leur organisation conformément au modèle de gouvernance de GI du MDN et des FAC.

4.6 Un OGI de N1 :

1. est un employé du MDN au N1 ou un militaire au niveau du commandant de commandement ou de formation;
2. est le principal point de contact dans son domaine de responsabilité pour les questions de GI;
3. fournit des conseils et une surveillance en matière de GI au sein de son organisation;
4. recommande des orientations, des procédures, des services, de la formation et de l’instruction en matière de GI au N1 ou au commandant de son organisation;
5. rend compte au DCGI des progrès du Programme de GI de son organisation.

4.7 Les responsabilités détaillées d’un OGI de N1 sont énoncées dans le tableau du paragraphe 7.1.

4.8 Les N1, les commandants de commandement ou de formation et les commandants d’unités devraient nommer d’autres OGI au sein de leur organisation, au besoin, afin de collaborer étroitement avec l’OGI de N1 pour l’accomplissement des tâches relatives à la GI.

4.9 Le CDCGI :

1. est établi sous l’autorité du DPI de la Défense pour :
   1. fournir une surveillance, une gouvernance et des conseils à la communauté de la GI du MDN et des FAC;
   2. conseiller le DPI de la Défense sur les besoins en matière de GI et fournir des recommandations;
2. est composé de représentants de GI désignés au niveau directeur ou l’équivalent au sein des FAC pour chaque organisation de N1 du MDN et des FAC;
3. est présidé par le Directeur du DCGI;
4. se réunit au besoin;
5. est aligné sur les autres structures de gouvernance et appuie l’orientation générale du MDN et des FAC en matière de gestion intégrée des services, de l’information, des données, des technologies de l’information (TI) et de la cyber sécurité;
6. peut établir des groupes de travail supplémentaires, au besoin, pour aborder les enjeux en matière de GI et appuyer les objectifs de la présente DOAD.

4.10 Les OGI de N1 devraient participer au CDCGI en tant qu’experts en la matière mais n’ont pas le droit de vote, sauf s’ils sont les représentants désignés du CDCGI de leur organisation.

4.11 Les responsabilités détaillées et la structure hiérarchique du CDCGI sont définies dans ses termes de références. Un lien vers les termes de référence du CDCGI est fourni dans la section Références.

4.12 Puisque la GI est une composante essentielle des activités du MDN et des opérations des FAC, toute structure de gouvernance au sein duquel la GI ou le Programme de GI est discuté doit avoir un représentant de GI au niveau approprié afin de s’assurer que l’information est gérée comme une ressource stratégique.

Transparence et disponibilité

4.13 Le principe de transparence est respecté lorsque les activités du MDN et les opérations des FAC sont menées et documentées de manière transparente et vérifiable dans le respect des exigences de sécurité, de confidentialité et de légalité.

4.14 Le principe de disponibilité repose sur la capacité des organisations du MDN et des FAC à accéder à de l’information sécurisée et fiable en temps opportun.

4.15 Sous réserve des exigences de sécurité, de confidentialité et de légalité, les N1 et les commandants de commandement ou de formation doivent s’assurer que:

1. l’information est ouverte par défaut pour faciliter la collaboration, l’utilisation et la réutilisation, et est partagée le plus largement possible au sein du MDN et des FAC ainsi qu’avec les autres ministères et organismes gouvernementaux;
2. les ressources d’information éligibles à la diffusion publique sont déterminées, y compris celles qui font l’objet d’une divulgation proactive, et sont diffusées en temps opportun par le biais du site web du Portail du gouvernement ouvert du GC.

Nota : Dans la présente DOAD, les « ressources d’information »:

1. ont la même signification que les « ressources documentaires à valeur opérationnelle » dans la Politique pour rendre la collection disponible de Bibliothèque et Archives Canada (BAC);
2. sont considérés comme des « informations ayant une valeur opérationnelle» au sens de la Directive sur les services et le numérique du Conseil du Trésor (CT);
3. ne comprennent pas l’information éphémère.

4.16 L’information doit être créée dans un format accessible, selon le cas, conformément à la Loi canadienne sur l’accessibilité, et à toutes les autres politiques, directives, instructions, normes et lignes directrices pertinentes du GC, du MDN et des FAC.

4.17 Les N1 et les commandants de commandement ou de formation doivent s’assurer que leurs organisations :

1. maximisent la suppression des restrictions d’accès à l’information ayant une valeur archivistique avant son transfert à BAC dans le cadre des activités de disposition;
2. conçoivent, élaborent et mettent en œuvre des répertoires ministériels désignés, conformément aux directives du paragraphe 4.15.

4.18 Les N1 et les commandants de commandement ou de formation doivent s’assurer que les exigences établies aux paragraphes 4.15 à 4.17 soient intégrées dans tout nouveau plan d’acquisition, de conception, d’élaboration ou de modernisation des applications, des systèmes, des processus ou des solutions d’information du MDN et des FAC à l’appui de la prestation des programmes, des services et des objectifs opérationnels.

Intégrité, protection, rétention et disposition

4.19 Le principe d’intégrité est respecté lorsque les ressources d’information ont une assurance d’authenticité et de fiabilité. Toute modification apportée aux ressources d’information doit être traçable.

4.20 Le principe de protection est respecté lorsque les N1 et les commandants de commandement ou de formation s’assurent que l’information du MDN et des FAC dans leurs organisations :

1. reçoit le niveau de protection approprié;
2. est sauvegardée, étiquetée, traitée et stockée conformément aux mesures de protection du MDN et des FAC;
3. est protégée contre l’accès, la divulgation ou la disposition non autorisés, conformément aux politiques, aux directives, aux instructions et aux normes du MDN et des FAC, y compris en ce qui concerne :
   1. la sécurité de l’information;
   2. les risques juridiques, réglementaires et de confidentialité;
   3. les exigences en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels.

4.21 Les principes de rétention et de disposition sont respectés lorsque les N1 et les commandants de commandement ou de formation s’assurent que l’information du MDN et des FAC dans leurs organisations est :

1. conservée uniquement en fonction des exigences de légalité, des activités et opérationnelles et de sa valeur archivistique;
2. disposée régulièrement, conformément aux périodes de rétention établies applicables à l’information du MDN et des FAC.

4.22 L’information ayant une valeur archivistique doit être transférée à BAC.

4.23 Les N1 et les commandants de commandement ou de formation doivent adopter les pratiques suivantes pour appuyer l’intégrité et la protection de l’information, ainsi que les activités de rétention et de disposition :

1. les ressources d’information sont :
   1. déterminées selon une analyse des fonctions et des activités exercées par le MDN et les FAC pour permettre et appuyer leur mandat prescrit par la loi;
   2. gérées, indépendamment du support ou du format, tout au long de leur cycle de vie;
   3. créées, stockées, transférées et gérées dans les répertoires ministériels désignés par le MDN et les FAC, conformément aux exigences de sécurité, de confidentialité et de légalité;
   4. organisées de façon logique et systématique en fonction de l’architecture intégrée ou des structures de classification établies du MDN et des FAC;
2. l’information éphémère est éliminée lorsqu’elle n’est plus nécessaire, conformément aux exigences et aux procédures de GI, de sécurité, de confidentialité et de légalité.

Conformité

4.24 Le principe de conformité est respecté lorsque les N1 et les commandants de commandement ou de formation s’assurent que les principes, les pratiques, les rôles et les responsabilités en matière de GI décrits dans la présente DOAD sont mis en œuvre conformément aux lois applicables, et aux politiques, aux directives, aux instructions et aux normes du GC, du MDN et des FAC.

Approche numérique

4.25 Les N1 et les commandants de commandement ou de formation doivent s’assurer que des systèmes et des outils numériques sont adoptés et que l’utilisation de processus sur papier est réduite dans la mesure du possible lors de la GI dans leurs organisations. Cela comprend :

1. d’adopter principalement une approche numérique lors de la conception, de l’élaboration et de la mise en œuvre de nouveaux processus, outils, services et pratiques, conformément aux exigences de GI, de sécurité, de confidentialité et de légalité;
2. d’élaborer une justification à soumettre dans le cadre du processus d’examen de l’architecture lorsque de nouveaux processus, outils, services et pratiques sont rendus possibles par une approche autre que numérique.

Approche axée sur le client

4.26 Les instruments de politique, les services et les outils de GI doivent être conçus et mis en œuvre pour soutenir les activités du MDN, les opérations des FAC et les organisations de N1 de façon centralisée, en veillant particulièrement à être inclusif et accessible tout en respectant les exigences de sécurité, de confidentialité, de légalité et de langues officielles du GC.

4.27 Toute solution intégrée de GI approuvée, utilisée pour documenter les activités, les décisions et les processus décisionnels du MDN et des FAC, doit s’harmoniser avec les principes de solution intégrée de GI du GC. La solution intégrée de GI approuvée doit :

1. être mise en œuvre en fonction des exigences des activités et opérationnelles;
2. adopter une approche itérative et agile en intégrant les commentaires des utilisateurs et les exigences de rétention à long terme.

5. Outils de soutien

Autorisations de disposition

5.1 Le paragraphe 12(1) de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada stipule que l’élimination ou l’aliénation des documents fédéraux ou ministériels est subordonnée à l’autorisation écrite de l’administrateur général ou de la personne à qui il a délégué, par écrit, ce pouvoir.

5.2 Afin de permettre aux ministères du GC d’effectuer des activités de disposition, BAC émet des autorisations de disposition qui délèguent des pouvoirs de disposition aux différents ministères.

5.3 Le Système de classification par sujet, de conservation et d'élimination des documents de la Défense (SCSCEDD) est l’autorité de disposition qui fournit des instructions et des lignes directrices au MDN et aux FAC pour s’assurer que la rétention et la disposition des ressources d’information sont effectuées conformément à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada.

5.4 Le SCSCEDD a documenté la plupart des autorisations de disposition en vigueur au sein du MDN et des FAC. Cependant, il existe encore des autorisations complémentaires au SCSCEDD qui sont des autorisations de dispositions individuelles. Ces autorisations complémentaires sont disponibles dans le Système de contrôle des autorisations de disposition des documents de BAC.

5.5 Toute modification ou dérogation des autorisations de disposition actuelles ou du SCSCEDD doit être approuvée par le DPI de la Défense et BAC.

Architecture d’information intégrée (AII)

5.6 L’AII est un élément architectural d’information qui permet de classer les ressources d’information selon les fonctions et les activités menées par le MDN et les FAC à l’appui de leur mandat.

5.7 Le SCSCEDD et les autorisations de disposition supplémentaires complètent l’AII et associent les exigences appropriées de rétention et de disposition aux ressources d’information.

5.8 Les N1 et les commandants de commandement ou de formation doivent s’assurer que leurs organisations :

1. adoptent l’AII validée et approuvée;
2. collaborent avec le DCGI pour harmoniser leurs répertoires, leurs outils, leurs services et leur structure d’information avec l’AII;
3. informent le DCGI et les administrateurs du SCSCEDD de toutes les nouvelles fonctions ou activités de leurs organisations;
4. examinent et approuvent, si nécessaire, les parties de l’AII qui reflètent leurs fonctions et leurs activités pour en vérifier l’exactitude, la pertinence et la représentativité.

5.9 La structure d’information du SCSCEDD doit être utilisée comme solution provisoire pour identifier l’information jusqu’à ce que l’AII validée et approuvée ait été formellement avalisée et mise en œuvre.

5.10 Toute modification ou dérogation à l’AII doit être approuvée par le DCGI.

6. Conformité et conséquences

Conformité

6.1 Les employés du MDN et les militaires doivent se conformer à la présente DOAD. Si des éclaircissements aux politiques ou aux instructions énoncées dans la présente DOAD sont nécessaires, les employés du MDN et les militaires peuvent demander des directives par l’entremise de leur voie de communication ou de leur chaîne de commandement, selon le cas. Les gestionnaires et les supérieurs militaires sont les principaux responsables, et détiennent les principaux moyens, d’assurer que les employés du MDN et les militaires qui relèvent d’eux se conforment à la présente DOAD.

Conséquences d’une non-conformité

6.2 Les employés du MDN et les militaires sont tenus de rendre compte respectivement à leur gestionnaire ou à leur supérieur militaire de tout cas de non-conformité aux directives énoncées dans la présente DOAD. La non-conformité à la présente DOAD peut entraîner des conséquences tant pour le MDN et les FAC, en tant qu’institutions, que pour les employés du MDN et les militaires, en tant qu’individus. Tout cas de non-conformité soupçonnée pourrait faire l’objet d’une enquête. Les gestionnaires et les supérieurs militaires doivent prendre ou imposer les mesures correctives appropriées dans le cas où la non-conformité à la présente DOAD entraîne des conséquences pour le MDN ou les FAC. La décision d’un N1 ou d’un autre haut fonctionnaire de prendre des mesures ou d’intervenir dans un cas de non-conformité, sauf en ce qui concerne une décision prise en vertu du Code de discipline militaire à l’égard d’un militaire, dépendra du niveau de risque évalué en fonction des incidences et de la probabilité d’un résultat défavorable découlant du cas de non-conformité et des autres circonstances entourant ce cas.

6.3 La nature et la gravité des conséquences découlant d’une non-conformité devraient être proportionnelles aux circonstances entourant le cas de non-conformité et aux autres circonstances pertinentes. Une non-conformité pourrait entraîner une ou plusieurs des conséquences suivantes :

1. l’ordre de suivre l’apprentissage, la formation, l’instruction ou le perfectionnement professionnel approprié;
2. l’inscription d’observations dans l’évaluation du rendement individuel;
3. le renforcement des mesures de suivi et de contrôle du rendement;
4. la révocation de toute ou partie de l’autorité qu’accorde la présente DOAD à un employé du MDN ou à un militaire;
5. le signalement des infractions soupçonnées aux autorités chargées de l’application de la loi;
6. l’imposition des conséquences particulières énoncées dans les lois et les codes de conduite applicables ainsi que les politiques et directives du MDN ou des FAC;
7. l’application de toute autre mesure administrative, incluant l’imposition de mesures disciplinaires, à l’endroit d’un employé du MDN;
8. l’application de toute autre mesure administrative ou disciplinaire, ou les deux, à l’endroit d’un militaire;
9. l’imposition de la responsabilité de Sa Majesté du chef du Canada, des employés du MDN ou des militaires.

Nota – En ce qui concerne la conformité des employés du MDN, voir le Cadre stratégique sur la gestion de la conformité du Conseil du Trésor pour de plus amples informations.

7. Responsabilités

Tableau des responsabilités

7.1 Le tableau suivant énonce les responsabilités relatives à la présente DOAD :

8. Références

Lois, règlements, politiques des organismes centraux et DOAD – politique

• Loi canadienne sur l’accessibilité
• Loi sur l'accès à l'information
• Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada
• Loi sur la défense nationale
• Loi sur les langues officielles
• Cadre stratégique sur la gestion de la conformité, Conseil du Trésor
• Politique pour rendre la collection disponible, Bibliothèque et Archives Canada
• Politique sur la sécurité du gouvernement, Conseil du Trésor
• Politique sur les services et le numérique, Conseil du Trésor
• Directive sur le gouvernement ouvert, Conseil du Trésor
• Directive sur les services et le numérique, Conseil du Trésor
• Norme pour les systèmes de gestion électronique des documents et des dossiers (SGEDD), Conseil du Trésor
• Norme sur la gestion du courriel, Conseil du Trésor
• Norme sur les métadonnées, Conseil du Trésor
• Ligne directrice à l’intention des employés fédéraux : Rudiments de la gestion de l’information (GI), Conseil du Trésor
• Ligne directrice sur les services et le numérique, Conseil du Trésor
• Lignes directrices sur la gestion des documents dans un cabinet de ministre, Bibliothèque et Archives Canada
• Gestion de l’information dans un cabinet de ministre, Conseil du Trésor
• DOAD 6001-0, Gestion de l'information

Autres références

• DOAD 6000-0, Gestion de l'information et technologies de l'information
• DOAD 6002-0, Technologies de l’information
• DOAD 6003-0, Sécurité des technologies de l'information
• DOAD 6003-1, Programme de sécurité des technologies de l’information
• DOAD 6004-0, Terminologie de la défense
• DAOD 6500-0, Gestion des données et analytique 
• Stratégie d'information de la Défense
• Cadre stratégique de la GI et de la TI du MDN et des FAC
• Ordonnances et directives de sécurité de la Défense nationale
• Termes de référence du Comité directeur, connaissance et gestion de l'information
• Développement d'instruments de politique de GI et de TI, site intranet du SMA(GI)
• Directives, instructions et d’autres articles de correspondance intérimaire, site intranet du SMA(GI)
• DOAD, normes et guides de GI et de TI, site intranet du SMA(GI)
• Portail du gouvernement ouvert, site Web